Programma van Eisen Scholen in de Kunst
Inleiding Dit programma van eisen is tot stand gekomen in de periode 30 mei tot en met 30 juni 2011. In 3 sessies heeft Scholen in de Kunst alle functionele, grafische en zakelijke wensen in kaart gebracht. Dit document is het resultaat van de sessies en het tussentijdse overleg. Naast de inhoud van de workshops is dit document aangevuld met onmisbare functionaliteiten en slimme technieken. Het geheel vormt zich tot een totaalconcept waarmee de online (2.0) toekomst van Scholen in de Kunst is verzekerd. Onlosmakelijk verbonden met dit document zijn de wireframes die een visuele vertaling van de functionele wensen zijn. Bovendien dienen deze wireframes als input voor het grafisch ontwerp van de nieuwe site. Het verdient de nadrukkelijke aanbeveling om naast dit document kennis te nemen van het beleidsstuk Kunst als een rivier. Hierin wordt onder andere ingegaan op de vijf kernwaarden en hoofddoelgroepen van Scholen in de Kunst.
Inhoudsopgave Inleiding Inhoudsopgave Visie Van cursusaanbod naar full service Van 1.0 naar future ready Van satelieten naar volle maan Concept Een podium voor cursisten en scholieren Profiel lifecycle Functionele wensen Profielen Interactie Email Beeld en geluid Cursusaanbod Zoeken Locaties Zakelijk Verenigingen Grafische wensen Identiteit Uniforme layout Visuele prikkels per doelgroep Sitemap Database en bronnen Agenda Cursus aanbod Profielen Voortvloeiende werkzaamheden
Visie Van cursusaanbod naar full service De huidige website heeft aandacht voor twee zaken. De doelgroepen (kinderen, jongeren en volwassenen) en het cursusaanbod. In werkelijkheid is deze afspiegeling niet passend voor de organisatie. Scholen in de Kunst stelt zich ten doel ook in het onderwijs een prominente rol in te nemen. Bovendien ambieert ze een nadrukkelijkere positie in het zakelijke segment. De nieuwe website zal moeten uitstralen dat er naast een riant cursusaanbod ruimte is voor zakelijke ontmoetingen en artistieke vorming voor schoolgaande jeugd. Bovendien zullen de verschillende amateurkunstverenigingen vertegenwoordigd zijn met een eigen pagina. Van 1.0 naar future ready De huidige website van Scholen in de Kunst (SIDK) is traditioneel en ouderwets. Dat wil zeggen dat het online uithangbord van SIDK uitsluitend geschikt is om informatie te zenden en nauwelijks kansen biedt voor interactie. Dat wordt bevestigd door de minimale herhaalbezoeken en zeer beperkt inzicht in de demografie van belangstellenden. Voor de nieuwe website is het belangrijk sitebezoek te vertalen naar herhaalbezoeken en bij voorkeur zelfs het registreren van een profiel. Bovendien zal de website meer content gaan bevatten die het delen waard is. Het gaat dan niet om statische cursus informatie, maar dynamische foto s en video s van cursisten. Van satellieten naar volle maan Op dit moment bestaat het totale aanbod voor Scholen in de Kunst uit diverse satellietwebsites. De url s blijven voor SEO 1 doeleinden wel in gebruik en verwijzen direct naar het juiste onderdeel op de SIDK website. In dit document staan de functionele wensen weergegeven vanuit het perspectief van Scholen in de Kunst. Satellieten die onderdeel worden van de nieuwe site zijn onder andere; www.bureaukunsteducatie.nl Moet worden geïntegreerd, want deze eigen site gaat verdwijnen Wordt opgesplitst in onderwijs en amateurkunst op de nieuwe site www.projectbureau.org Moet worden geïntegreerd, want deze eigen site gaat verdwijnen Wordt zakelijk op de nieuwe site www.muziekschoolsoest.nl en www.kunstgebouwleusden.nl Worden vestigingen op de nieuwe site De volgende websites worden geen onderdeel van de nieuwe site en blijven afzonderlijk bestaan; ICOONtheater Cultuurkiezels Kies je kunst 1 zoekmachine optimalisatie (Search Engine Optimalisation)
Concept Aandacht voor de diversiteit van Scholen in de kunst = 1 e fase tot eind maart 2012 De nieuwe website van Scholen in de Kunst kent een duidelijke uitstraling voor vier van haar belangrijkste pijlers. Het cursusaanbod, de zakelijke mogelijkheden, schoolprojecten en amateurkunstverenigingen krijgen in het nieuwe concept allemaal de aandacht die ze verdienen. Met deze nieuwe site gaat SIDK voor een web 2.0 website waarop het draait om delen. Om dat te bereiken is het belangrijk dat de website voldoende deelbare informatie bevat. Hiervoor worden de webpagina s voorbereid en worden de cursisten gemotiveerd hun creaties met vrienden te delen. Doelstellingen Een betere balans tussen amateurkunst, zakelijk, onderwijs en cursusaanbod Cursisten veranderen in ambassadeurs van Scholen in de Kunst Content (cursusaanbod etc.) verspreiden over het internet ten behoeve van site verkeer door middel van social media Een podium voor cursisten en scholieren = 2 e fase tot eind augustus 2012 Op dit moment vindt er helaas een behoorlijke kapitaalvernietiging plaats bij SIDK. Studenten en cursisten brengen, terwijl zij ontwerpen, dansen en spelen, de mooiste creaties voort. Deze uitkomst van de cursussen is het bewijsmateriaal voor belangstellenden van wat SIDK kan bieden. Daarom zal de nieuwe website een podium bieden voor de diverse creaties zodat deze niet door de voordeur het pand verlaten. Deze content is user generated en heeft drie voordelen: 1. gebruikers zullen hun foto s en video s delen met vrienden hetgeen meer verkeer naar de site tot gevolg heeft 2. de websitebeheerder hoeft het materiaal niet zelf te verzamelen; 3. het beeldmateriaal kan worden gebruikt voor promotionele doeleinden. Profiel lifecycle = 2 e fase tot eind augustus 2012 De nieuwe website van Scholen in de Kunst gaat intelligent om met profielen. Op diverse plaatsen wordt een zogenaamde fuik geplaatst om bezoekers zich te laten registeren. Cursisten, scholieren en bezoekers van voorstellingen maken allemaal een profiel aan. De mate waarin ze die invullen zal verschillen per transactie, maar deze werkwijze zal aanmerkelijk actuelere en volledige gegevens opleveren. De profiel lifecycle wil zeggen dat iemand met een minimaal profiel (bijvoorbeeld een bezoeker van een voorstelling) zich op enig moment inschrijft voor een cursus. Zo verrijken de gegevens en is er sprake van upselling bij deze klant. Het profiel is tevens een plaats om jouw werk te presenteren en te delen via verschillende sociale netwerken.
Om de profielen te laten groeien, zullen ze actief deel moeten uitmaken van de marketingstrategie van Scholen in de Kunst. Het is raadzaam het model van de online customer lifecycle 2 hiervoor te gebruiken. Het SIDK-profiel is de online vertegenwoordiging van de positie van de klant in de customer lifecycle. Functionele wensen De functionele wensen zijn het resultaat van een inventarisatie onder medewerkers van Scholen in de Kunst. Deze functionaliteiten zijn niet ingedeeld op prioriteit. Als op basis van dit document een offerte wordt uitgebracht dient de aanbieder rekening te houden met functionaliteiten die niet, of pas later worden uitgevoerd. De functionele wensen dienen als leidraad voor de offerte en stelt SIDK in staat deze op functioneel niveau met elkaar te vergelijken. Profielen M Met 1 profiel toegang tot alle Scholen in de Kunst-onderdelen Single sign on C Gebruikers kunnen een account aanmaken met hun facebook profiel M Het aanmaken van het profiel moet mogelijk zijn met minimale gegevens, daarom is er een controlpanel nodig om je profiel eventueel verder aan te kleden en te beheren M Een profiel kan verschillende rollen kennen waarvan 1 of meerdere tegelijk mogelijk zijn. Een gebruiker op Scholen in de Kunst is; Gebruiker Pers Cursist Bedrijf Lid van amateurkunstvereniging Beheerder amateurkunstvereniging Leerling van een school Docent op een school Docent bij Scholen in de Kunst Bezoeker van een voorstelling Met een profiel kunnen gebruikers M Kaartjes kopen voor voorstellingen (alle) M Inschrijven voor cursussen en schoolprojecten eventueel afrekenen (alle) S Foto s en video s uploaden en koppelen aan hun cursus en publiceren in het open podium (onderwijs, cursisten, amateurkunstverenigingen) C Lid worden van een amateurkunstvereniging eventueel met validatie door beheerders (alle) M Zien voor welke cursussen zij zijn ingeschreven (alle) Afmelden voor aanwezigheid 2 http://www.marketingfacts.nl/berichten/20080825_naar_een_nieuw_online_customer_lifecycle_model/
S Foto s in hoge kwaliteit downloaden (pers) M Instellingen voor nieuwsbrieven en mail beheren (alle) S Social media koppelen aan je profiel (alle) M Avatar uploaden (alle) M Profielinformatie bijwerken en tonen op de site (alle) M Profiel koppelen aan hun cursussen (alle) Het systeem matched een profiel automatisch met Cursief Badges tonen op je profiel voor de cursussen die je volgt Interactie S Foto s en video s kunnen met 1 klik worden gedeeld via diverse social media S Na het aanmelden voor een cursus word je expliciet opgeroepen om je vrienden uit te nodigen. Een cursus is leuker met je vrienden is het motto S Cursisten kunnen in Cursief een beloning ontvangen (certifcaat); zodra deze wordt toegekend, ontvangen de gebruikers een mailtje om hun succes op hun profiel te vermelden en vervolgens te delen met vrienden M De agenda, het cursusaanbod en de voorstellingen kennen een archief dat op verzoek getoond kan worden; alle items waarvan de startdatum is geweest, verdwijnen automatisch in het archief Email Het geautomatiseerd mailen naar geregistreerde gebruikers zorgt voor meer herhaalbezoeken, maar kan ook frustrerend werken. Daarom sturen we via de sites sommige mails naar iedereen, maar ook een aantal alleen op verzoek. Deze staan standaard aan en zijn via het profiel uit te schakelen. M Bevestiging van nieuwe account (altijd) M Jaarlijks een verzoek om je profielgegevens bij te werken (altijd) M Maandelijkse nieuwsbrief (automatisch, uit te schakelen op het profiel) Agenda activiteiten Cursusaanbod Aanbod op basis van voorkeuren van de gebruiker C Status updates over je cursus (uit te schakelen op het profiel)
Beeld en geluid Foto s en video s die door gebruikers worden gedeeld moeten kunnen worden gevalideerd door de webredacteur S Na het uploaden van foto s wordt gevraagd of de gebruiker de foto s wil delen S Foto s kunnen gekoppeld worden aan een cursus waaraan de gebruiker deel neemt S Goedgekeurde fotos en video s van cursisten vormen het open podium en worden opgeslagen in een beeldbank Contentbeheerders kunnen gebruik maken van de foto s en video s om hun uitingen of commerciële boodschap te versterken en maken een keuze uit de beeldbank Cursusaanbod M Het cursusaanbod is op verschillende manieren benaderbaar. Het overzicht wordt bepaald door de filters die intelligent reageren op links op de site M voor Kunstgebouw Leusden Naast het reguliere cursusaanbod biedt de site de mogelijkheid aan docenten hun persoonlijke aanbod te etaleren M Het aantal inschrijvingen voor een cursus is zichtbaar op de detailpagina middels een statusindicatie, om een cursus sneller op te vullen zijn worden bezoekers gestimuleerd hun vrienden uit te nodigen M Bij het cursusaanbod is zichtbaar welke docent de les verzorgt en zijn of haar profiel kan worden aangeklikt Content M Tekstpagina s kunnen childpages 3 kennen; indien dat het geval is, worden ze middels een boomstructuur getoond M Tekstpagina s (template) kunnen bevatten; foto s en video s uit de beeldbank formulier document(en) Zoeken 3 pagina s op een onderliggend niveau
M Aan alle contentitems op de site dienen zoekwoorden gekoppeld te kunnen worden. Zoekresultaten worden getoond op een google-wijze waarbij alles wat aan de zoekcriteria voldoet wordt getoond. De webpagina toont daarbij verschillende categorieën M Het is mogelijk om geavanceerd te zoeken. De criteria hiervoor dienen met SIDK te worden bepaald Locaties M Op de website is een interactieve kaart zichtbaar die op verschillende plaatsen en in verschillende formaten terugkomt op diverse pagina s M In 2012 worden twee vestigingen van Scholen in de Kunst samengevoegd. Dat dient zonder problemen in het CMS aanpasbaar te zijn M voor Kunstgebouw Leusden Locaties kunnen naast het cursusaanbod van SIDK uit Cursief ook privé lessen van docenten bevatten; Docenten hebben een eigen pagina op de locatie waarop ze; Zichzelf kunnen profileren Hun aanbod en werkwijze kunnen toelichten Algemene voorwaarden of vereisten kunnen toelichten Foto s en video s kunnen uploaden Verenigingen M voor eind augustus Verenigingen hebben een eigen pagina op de website van Scholen in de Kunst Deze pagina kan worden beheerd door gebruikers met een Scholen in de Kunst-profiel. Hiervoor moeten zij wel toegang verkrijgen bij de beheerder van de amateurkunstverenigingen Logo uploaden Contactgegevens beheren Leden beheren Tekst plaatsen Foto s en video s uploaden Agenda-items invullen (uitvoeringen, repetities) S Leden kunnen oproepen plaatsen op hun prikbord op de landingpage van de verenigingen worden de nieuwe toevoegingen van alle verenigingen getoond Kaartverkoop & marketing M Bezoekers kunnen via de website kaartjes kopen voor voorstellingen, activiteiten, workshops etc. van SIDK. Hiervoor wordt Active Tickets gebruikt. S Onder bepaalde voorwaarden kunnen ook cursussen direct online worden afgerekend. Het moet daarom mogelijk zijn een betaling te koppelen aan een cursus.
Indien geen sprake is van deze conditie wordt de cursus via de reguliere weg in rekening gebracht (automatische incasso). S Er moeten profielen aangewezen kunnen worden als panel, zij kunnen per email worden uitgenodigd deel te nemen aan onderzoeken. S Om duidelijk inzicht te krijgen in de beoogde herhaalbezoeken en de daaruit voortvloeiende loyaliteit is het noodzakelijk het browsegedrag goed te volgen. S Het totale profielenbestand dient eenvoudig geëxporteerd te kunnen worden voor marketingdoeleinden Algemeen M Wachtwoord vergeten M Wachtwoord aanpassen M Contactformulier M zichtbaar op tablets Optioneel C Blogfunctie C Reageren op de foto s en video s C Learning website Vastleggen welke kliks een bezoeker doet en deze informatie opslaan op zijn profiel Vastleggen welke aankopen een bezoeker doet Emailen met aanbod op basis van eerdere aankopen en klikgedrag C Beschikbaarheid van verhuur op de site weergeven C Koppeling programmeren voor export van active tickets ten behoeve van de boekhouding
Grafische wensen M Identiteit De nieuwe website van Scholen in de kunst voegt diverse websites en onderdelen samen. Het is van belang dat er één SIDK uitstraling uitgaat van de nieuwe site, maar er dient ruimte te zijn voor de eigen identiteit van de vestigingen, verenigingen en docenten. De wireframes bij dit document zijn sober gehouden om ruimte te bieden voor visuele creativiteit. Het staat echter vrij om de visuele kenmerken van de overzichtpagina prikbord volledig te laten afwijken van die van de verenigingen, mits de interactie gewaarborgd blijft. M Uniforme layout De belangrijkste categorieën voor de nieuwe site zijn duidelijk herkenbaar op de hompage met een grote visual (zie ook de wireframes) Overzichtpagina s kennen allemaal een sidebar waarin filtercriteria zijn opgenomen. Deze is zodanig intelligent dat als de bezoeker het cursusaabod benaderd op een locatie, deze filter standaard actief is De footer keert op iedere pagina terug en is hoofdzakelijk voor navigatie en zoekmachine optimalisatie toegepast De hoofdcategorieën kennen een eigen landingspage met een verzameling van de items die er onder te vinden zijn M Visuele prikkels per doelgroep Om een goede vertegenwoordiging van de doelgroep te krijgen, worden websites veelal vormgegeven met een gesegmenteerde groep in het achterhoofd. Voor Scholen in de Kunst is dat niet aan de orde. De nieuwe website zal verschillende doelgroepen gaan aanspreken, die elk middels de vormgeving moeten worden aangesproken. De uitdaging bij het vormgeven van deze site is dan ook het prikkelen van iedere doelgroep in een uniforme lay out zodat de interactie overal herkenbaar blijft. De voornaamste doelgroepen die op de site worden aangesproken zijn; Kinderen (cursusaanbod en Kies je Kunst) Jongeren (cursusaanbod) Volwassenen (cursusaanbod en amateurkunstverenigingen) Amateurkunstverenigingen Bedrijven, organisaties en instellingen (Scholen in de Kunst zakelijk) Docenten van basis- en middelbare scholen (onderwijsaanbod en Cultuurkiezels) Leerlingen (onderwijs)
M Sitemap Homepage Cursusaanbod Aanbod voor kinderen Aanbod voor jongeren Aanbod voor volwassenen Kinderfeestjes Onderwijs Aanbod voor primair onderwijs Aanbod voor voortgezet onderwijs Cultuurcoach Kies je kunst Maatwerk Agenda Zakelijk Projectbureau Verhuur ruimtes SIDK Workshops Projectondersteuning Veel gestelde vragen Contact Amateurkunst Verenigingen Prikbord (prikbord) Agenda Subsidies Over ons Medewerkers Medewerker Docenten Docent Directie en raad van toezicht Vacatures en stages Jaarverslag Ongewenst gedrag Openingstijden Open podium Foto s Video s Agenda Locaties Locatie Aanbod SIDK Aanbod Docenten (optioneel) Agenda Contact Mijn profiel Registreren Controlpanel Wachtwoord vergeten
Database en bronnen M Agenda Er worden op diverse plaatsen agenda-items aangemaakt door verschillende functionarissen. Zo kunnen er items worden aangemaakt door de contentbeheerders, docenten, alsmede door amateurkunstverenigingen. Deze worden allemaal op eenduidige wijze opgeslagen om zo te faciliteren dat er verzamelweergaves gemaakt kunnen worden. Scholen in de kunst onderzoekt of het opslaan van agenda-items in Cursief zou kunnen. Hiertoe hebben de amateurkunstverenigingen vooralsnog geen toegang. Een agenda-item kan een kenmerk hebben zoals amateurkunst. Op de pagina van de amateurverenigingen wordt dan alleen een overzicht gegeven van agenda-items met die parameter. Zo zijn de overzichtpagina s uniform en is het eenvoudig schakelen tussen de verschillende kenmerken (voorstelling, repetitie etc.) Zie ook de wireframes voor meer inzicht. M Cursus en voorstellingen aanbod Het totale cursusaanbod van Scholen in de Kunst wordt opgeslagen in Cursief 4, echter heeft SIDK de contractuele verplichting om docenten die autonoom lesgeven in staat te stellen zich te profileren op de site. Zij kunnen geen aanbod toevoegen via Cursief en moeten daarvoor het CMS gebruiken of via hun profiel het aanbod kunnen verwerken. Het SIDK cursusaanbod wordt ingeladen in het CMS en daar verrijkt met commerciële teksten en foto s uit de database. Het kan voorkomen dat een cursus of voorstelling direct afgerekend dient te worden via de site. In dat geval dient er een betaling via Active Tickets te worden gedaan. De contentbeheerder zal hiervoor een event bij Active Tickets aanmaken en de koppeling in het CMS activeren. 4 Cursisten en cursus administratie (herschreven versie van Imas)
M Onderwijs en zakelijk Het onderwijs en zakelijke aanbod wordt direct in het content management systeem vastgelegd. De presentatie van het aanbod op de site is echter gelijk aan de weergave van het cursusaanbod. M Profielen Om te voorkomen dat de online profielen andere gegevens bevatten dan de database met cursisten wordt deze telkens met elkaar vergeleken. Bij het aanmelden dient opgemerkt te worden dat de gegevens van het profiel overeen komen met de cursisten in Cursief. De gebruiker kan bevestigen dat hij of zij inderdaad de persoon is die al in Cursief voorkomt. Er wordt een relatie gelegd zodat de gebruiker op zijn profiel ook zijn gegevens bewerken. Als de gebruiker zich heeft geregistreerd voor een profiel kan hij gebruik maken van de services waarvoor registratie is vereist. Het wordt van harte aanbevolen om het aanmaken van een profiel te beperken tot een paar eenvoudige vragen. Zo voorkomt SIDK dat het aanmaken van een profiel als te veel moeite gezien wordt. Zeker voor bezoekers die een kaartje willen kopen moet de lat laag blijven liggen. Het is verstandig om businessrules te maken waarin wordt vastgelegd welke gegevens minimaal beschikbaar moeten zijn bij welke actie. Zo is er voor het kopen van een kaartje minder informatie nodig dan bij het inschrijven voor een cursus. Zodra een gebruiker een actie start waarvoor zijn profiel niet voldoende gegevens bevat wordt hem/haar gevraagd deze aan te vullen.
Voortvloeiende werkzaamheden In navolging van dit programma van eisen zijn er diverse voortvloeiende werkzaamheden. Deze activiteiten behoren niet tot de scope van dit programma en kunnen naar alle waarschijnlijkheid door medewerkers van Scholen in de Kunst worden opgesteld. Uitwerken van formulieren Op de website is een aantal standaardformulieren die door de bezoeker kunnen worden ingevuld voor verschillende doeleinden (bestellen, registreren etc.). Door vast te stellen welke informatie nodig is om een functioneel wenselijke actie uit te voeren, ontstaat een lijst met minimale velden 5. Contactpagina algemeen Contactpagina zakelijk Aanmaken profiel Profiel aanmaken kan verschillen per profieltype Inschrijven Cursus Uitwerken van filtercriteria en sorteringen Hoewel in de wireframes al concrete voorstellen staan voor de filtering van cursussen, projecten en de agenda, is het raadzaam deze nader te definiëren. Zodra bekend is welke gegevens worden vastgelegd op deze items kan een weloverwogen keuze worden gemaakt voor de filters. Privacy De nieuwe website zal in grote mate gegevens van gebruikers gaan vastleggen. De wet en regelgeving hieromtrent is de laatste jaren behoorlijk aangescherpt. Op de eerste plaats heeft de gebruiker het recht om te weten waarvoor zijn gegevens gebruikt kunnen worden. Deze condities dienen beschreven te worden in de privacy voorwaarden. Het is niet toegestaan om de profielen en daarbij behorende adressen zonder toestemming te gebruiken voor mailings. Organisatie voorbereiden Bij scholen in de kunst zijn er talrijke medewerkers bezig met het onderhouden van de site. Het is daarom raadzaam om budget op te nemen om hen goed te kunnen instrueren. Tijdens de totstandkoming van dit programma van eisen is er nadrukkelijk samengewerkt met een aantal belangrijke redacteuren van de site. Hierdoor werd al een belangrijke stap gezet voor een soepele acceptatie. Businessrules Businessrules zijn de condities waaronder acties worden uitgevoerd. Van de frequentie waarmee een automatische mail wordt gestuurd tot welke gegevens minimaal nodig zijn om een kaartje te kopen. De opdrachtnemer zal deze met SIDK definiëren. 5 http://www.w3schools.com/html/html_forms.asp
Wireframes Als aanvullende ondersteuning voor de totstandkoming van de nieuwe website voor Scholen in de Kunst is er een wireframe interactiemodel ontwikkeld. Hieronder is een voorbeeld van de homepage weergegeven. Het volledige interactiemodel in PDF is beschikbaar gesteld aan SIDK.