Bijlage 6 VOORSTEL DRECHTRAAD 3 DECEMBER 2013 Portefeuillehouder Datum R.T.A. Korteland 6 november 2013 Steller E-mail Telefoonnummer J. van Dijk Jvan.dijk@drechtsteden.nl (078) 7703954 Onderwerp Nota activeren en afschrijven Voorstel 1. Vaststellen van de nota activeren en afschrijven. 2. De nota toepassen met ingang van boekjaar 2013. Bevoegdheid Drechtraad Samenvatting Voorgesteld wordt de nota activeren en afschrijven vast te stellen, en daarmee in lijn te brengen met de besluitvorming over het Transitieplan I&A. Toelichting op het voorstel De nota activeren en afschrijven is door de Drechtraad vastgesteld in december 2008. In het Transitieplan I&A is voorgesteld de afschrijvingstermijn voor hard- en software te verkorten en uit te gaan van het principe 3 jaar, tenzij, en met afschrijven te starten in het kalenderjaar volgend op het tijdstip van oplevering/ ingebruikneming. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de voorliggende nota. Bij de opiniërende bespreking in de raadscarrousel bestuur en middelen van 5 november 2013 is aandacht besteed aan de activeringsgrens. Dat is het bedrag waarboven uitgaven in activa als investering worden beschouwd. Boven dat grensbedrag moet aan de Drechtraad een krediet worden gevraagd en worden de uitgaven opgenomen in de activa-administratie. Gedurende de afschrijvingstermijn worden vervolgens de jaarlijkse kapitaallasten bepaald en in de exploitatie opgenomen. In relatie tot de begrotingsomvang van de GRD (ruim 250 miljoen) is de huidige activeringsgrens van 10.000 laag. Ook de controlerend accountant heeft daarop gewezen en heeft geadviseerd het grensbedrag te verhogen. In de carrousel is het voorstel gedaan als activeringsgrens 50.000 te gaan hanteren. Dat bedrag is nu in de nota opgenomen. Consequenties Financiële consequenties De verkorting van de afschrijvingsduur van ICT middelen leidt in 2013 tot een (eenmalige) inhaalafschrijving, en tot een verhoging van de jaarlijkse afschrijvingslasten. In het Transitieplan I&A is dit nader toegelicht. Personele en organisatorische consequenties: Niet van toepassing Juridische consequenties: Niet van toepassing Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties: Niet van toepassing Advies en draagvlak Niet van toepassing
pagina 2 Nota activeren en afschrijven Verdere procedure, communicatie en uitvoering Niet van toepassing Onderliggende stukken - Concept Nota activeren en afschrijven. - Ontwerp-besluit Drechtraad.
Concept, 6 november 2013 Nota activeren en afschrijven De financiële verordening van de GRD (verordening artikel 212) stelt in artikel 10 dat de Drechtraad een nota activeren en afschrijven vaststelt waarin de financiële regels over investeringen zijn vastgelegd. De huidige nota activeren en afschrijven is in 2008 door de Drechtraad vastgesteld. In het Transitieplan I&A is voorgesteld de afschrijvingstermijn van hard- en software te verkorten, en vast te stellen op basis van het principe 3 jaar tenzij, en met afschrijven te starten in het kalenderjaar volgend op het tijdstip van oplevering/ ingebruikneming. Dit leidt tot de navolgende financiële regels. De nota kent de volgende opbouw. Allereerst wordt toegelicht wat de belangrijkste van toepassing zijnde wet- en regelgeving voor het activeren en afschrijven van activa is. Daarna wordt beschreven op welke wijze de GRD invulling geeft aan deze wet- en regelgeving. Voor een goed begrip van deze nota wordt onderstaand kort toegelicht wat een investering onderscheidt van andere uitgaven en waarom investeringen geactiveerd worden. Wat zijn investeringen Investeringen zijn net als andere uitgaven noodzakelijk voor het bereiken van bepaalde doelstellingen van de organisatie. Investeringen onderscheiden zich op twee wijzen van andere, reguliere uitgaven. Uitgaven worden gezien als een investering indien dat wat wordt aangeschaft een meerjarig nut heeft. Dat betekent dat het gebruik van dat wat wordt aangeschaft zich over meerdere jaren heen spreidt. Daarnaast onderscheidt een investering zich van andere uitgaven door de hoogte van de uitgaven die direct samenhangen met de aanschaf. Ook wel de activeringsgrens genoemd. Als een uitgave aan beide criteria voldoet, kan het op de balans van de organisatie worden geplaatst. Een investering wordt op de balans gerubriceerd onder de vaste activa. Vandaar dat ook wel gesproken wordt over het activeren van uitgaven op de balans. Door de investering op de balans te plaatsten wordt de waarde van de investering meerjarig tot uitdrukking gebracht. Door het gebruik en bezit van een investering daalt echter ook de waarde van een investering. Om deze waardedaling zichtbaar te maken op de balans wordt op een investering afgeschreven. De wijze waarop wordt afgeschreven is niet voorgeschreven, maar dient wel plaats te vinden op een stelselmatige en bestendige wijze. De kapitaallasten zijn om die reden nauwkeurig te voorspellen. De oorspronkelijke waarde minus de cumulatieve afschrijvingslasten vormt de boekwaarde van een investering. De boekwaarde is de waarde waartegen de investering op dit moment in de begroting is opgenomen. Het moment waarop gestart wordt met afschrijven is niet wettelijk voorgeschreven en ligt besloten in deze nota. Met investeringen zijn bovengemiddeld hoge uitgaven gemoeid waarvoor liquide middelen gereserveerd moeten worden. Om de kosten van financiering zichtbaar te maken worden rentelasten toegerekend aan een investering door een vastgesteld rentepercentage toe te rekenen over de boekwaarde van een investering. De rentelasten vormen samen met de afschrijvingslasten de kapitaallasten. De kapitaallasten dienen in de exploitatie te worden verantwoord. Het activeren en afschrijven vereist een stelselmatig uitvoering met duidelijke kaders. De kaders die de GRD hierbij hanteert liggen vast in deze nota. Wet- en regelgeving biedt de basis voor de kaders van de GRD. 1
Wet- en regelgeving met betrekking tot waarderen en afschrijven De van toepassing zijde wet- en regelgeving voor het waarderen en afschrijven van investeringen ligt vast in het Besluit Begroting & Verantwoording gemeenten en provinciën (BBV). Het BBV onderscheidt drie soorten investeringen: 1. Investeringen met een economisch nut. Dit zijn investeringen met een waarde in het economisch verkeer en/of investeringen die bijdragen aan het genereren van geldmiddelen. Bijvoorbeeld een gebouw, investeringen in riolering, een vervoersmiddel of ICT apparatuur; 2. Investeringen met een maatschappelijk nut. Dit zijn investeringen die uitsluitend een maatschappelijk nut hebben zoals uitgaven voor wegen, dijken en bruggen. Deze investeringen hebben geen waarde in het economisch verkeer. 3. Investeringen in financiële vaste activa. Dit betreft leningen aan verbonden partijen, deelnemingen of andere externe partijen. Ook een bijdrage aan een investering van een derde partij wordt als financiële vaste activa gezien. Het BBV bepaalt dat investeringen met een economisch nut op de balans geactiveerd moeten worden. Investeringen met een maatschappelijk nut mogen geactiveerd worden. Op financiële vaste activa wordt niet afgeschreven, met uitzondering van geactiveerde bijdragen aan activa van derden. De waarde waarvoor de investering op de balans tot uitdrukking wordt gebracht is altijd de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Het BBV staat geen andere waarderingsgrondslag toe. Waarderen en afschrijvingen binnen de GRD Binnen de regelgeving van het BBV wordt met de nota activeren en afschrijven een aantal praktische uitgangspunten vastgelegd, die leiden tot een eenduidige en systematische werkwijze bij het activeren en afschrijven van investeringen met een economisch nut. 1. Activeringsgrens Investeringen van een beperkt bedrag worden niet geactiveerd, maar komen meteen ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de investering plaatsvindt. Gebleken is dat de huidige activeringsgrens van 10.000 laag is gezien de totale omvang van de begroting van de GRD. Een activeringsgrens van 50.000 geeft een beter evenwicht tussen enerzijds de procedurele en administratieve lasten die het activeren van investeringen met zich meebrengt, en anderzijds het inzichtelijk maken van de bezittingen van de GRD. Conform de regelgeving in het BBV activeert de GRD alle investeringen met economisch nut. Voor de uitvoering van haar taken kent de GRD op dit moment geen investeringen in maatschappelijk nut. Mochten deze investeringen in de toekomst plaatsvinden, dan wordt bij het investeringsbesluit van de Drechtraad de afweging gemaakt de kosten van de investering te activeren. GRD hanteert een activeringsgrens van 50.000. Dit grensbedrag is exclusief BTW. Inkoop-BTW vormt voor de GRD over het algemeen geen kostenpost. 2. Bijdragen van derden Het kan voorkomen dat de GRD voor een investering een financiële bijdrage van een derde partij ontvangt, die in directe relatie staat met de investering. In dat geval wordt die bijdrage in mindering gebracht op de waarde van de investering. Bijdragen van derden worden op de waarde van het desbetreffende activum in mindering gebracht. 3. Rentelasten Om een investering te doen wordt beslag gelegd op financiële middelen, wat rentelasten met zich meebrengt. Vanaf het moment dat een activum is opgeleverd/ in gebruik is genomen komen de rentelasten, samen met de afschrijvingen ten laste van de exploitatie. 2
Het rentepercentage waarmee wordt gerekend is momenteel 4%, en wordt ieder jaar in de primaire begroting van de GRD vastgelegd. Het percentage rekenrente wordt jaarlijks in de GRD-begroting vastgesteld. Bij omvangrijke, meerjarige investeringsprojecten kunnen de rentelasten ook tijdens de investering aanzienlijk zijn. Bij de GRD zijn de investeringen echter van dien aard dat de tijdsduur tussen de start van de investering en het moment van oplevering relatief kort is. Rentelasten tijdens de investering zijn dus beperkt. Rentelasten tijdens de investering worden niet geactiveerd. 4. Afschrijvingsmethode Er zijn meerdere afschrijvingsmethoden, waarvan de lineaire en annuïtaire methoden het belangrijkst zijn. Bij een lineaire afschrijving zijn de afschrijvingen jaarlijks gelijk, terwijl de rentelasten dalen. De totale jaarlijkse kapitaallasten laten daarmee een dalend verloop zien. GRD hanteert momenteel de annuïtaire methode; daarbij zijn de totale kapitaallasten jaarlijks juist gelijk. Dit leidt tot een meer stabiel kostenniveau. De methode van annuïtaire afschrijving wordt toegepast. 5. Start van de afschrijving Momenteel wordt nog met afschrijven gestart in het kwartaal volgend op het tijdstip van oplevering of ingebruikneming van de investering. Hiervoor was gekozen om zo goed mogelijk aan te sluiten bij het werkelijke moment van ingebruikneming en op tijd te starten met afschrijven. De afgelopen jaren is gebleken dat dit extra inzicht beperkt opweegt tegen de extra administratieve lasten. Daarnaast is gebleken dat niet in alle gevallen eenduidig kan worden vastgesteld in welk kwartaal een investering gereed is. Daarom wordt voorgesteld over te gaan naar het starten met afschrijven in het volgend begrotingsjaar. Ook de gemeenten passen dit toe, waarmee er een harmonisering en administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. De afschrijving start in het begrotingsjaar volgend op het moment van ingebruikneming. 6. Termijnen van afschrijving De afschrijvingstermijn is afgestemd op de toekomstige gebruiksduur. Het is gebruikelijk hiervoor de economische levensduur te hanteren. Dat is de periode waarbij naar schatting de totale kosten van gebruik, onderhoud, kapitaallasten en vervanging, het laagste zijn. Voor gelijksoortige activa moeten dezelfde afschrijvingstermijnen worden gebruikt, daarvoor wordt de bijgevoegde tabel gehanteerd. Voor hard- en software wordt de afschrijvingstermijn, conform het Transitieplan I&A, gebaseerd op het principe 3 jaar, tenzij. De afschrijvingstermijn wordt gelijk gesteld aan de economische levensduur, volgens de gehanteerde afschrijvingstabel. Soort investering Verbouwing bedrijfsgebouw Inrichting bedrijfsgebouw Technische infrastructuur Meubilair Vervoersmiddelen Hardware Software Afschrijvingstermijn 15 jaar 15 jaar 10 jaar 15 jaar 5 jaar 3 5 jaar 3 5 jaar 3
7.Componentenmethode Binnen één investering kunnen onderdelen voorkomen met een verschillende economische levensduur. De regelgeving staat toe dat voor die verschillende onderdelen dan ook verschillende afschrijvingstermijnen worden gebruikt. Dit wordt de componentenmethode genoemd. In voorkomende gevallen maakt de GRD gebruik van de componentenmethode. 4
BESLUIT DRECHTRAAD d.d. 3 december 2013 Portefeuillehouder R.T.A. Korteland Steller J. van Dijk Onderwerp Nota activeren en afschrijven DE DRECHTRAAD Gezien het voorstel van het Drechtstedenbestuur 3 oktober 2013; Gelet op artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden; BESLUIT: 1. Vaststellen van de nota activeren en afschrijven. 2. De nota toepassen met ingang van boekjaar 2013. Aldus besloten in de openbare vergadering van 3 december 2013. de coördinerend griffier, de voorzitter, A. Overbeek drs. A.A.M. Brok
Bijlage 6 Terugkoppelformulier Carrousel Bestuur en Middelen d.d. 5 november 2013 Onderwerp: Voorzitter: Griffier: Nota Activeren en afschrijven R.V. van Engelen A.P.M.A.F. Bergmans Bestuurlijk portefeuillehouder: R.T.A. Korteland Behandeling in de volgende Drechtraad: ja, in december 2013 Advies aan de Drechtraad: Bespreekstuk. Toezeggingen * Voorstel wordt vóór behandeling in de Drechtraad aangepast waar het gaat om activeringsgrens van 50.000,00, met onderbouwing. Paraaf voorzitter: Paraaf griffier: akkoord 5 november 2013 akkoord 5 november 2013