egov - MovE Verslag aan de Provincieraad registratienr. 0709290 betreft verslaggever EGOV - MOVE Bestendiging MovE 2008-2013 de heer Jozef Dauwe Mevrouwen en mijne Heren, Dit verslag beoogt uw goedkeuring te vragen voor de bestendiging van het succesrijke MovE-project van egov voor de duur van de huidige legislatuur 2007-2012. Opstart en succesrijke ontwikkeling Na de opstartfase van 3 jaar, mede gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap, is MovE uitgegroeid tot een bijzonder succesrijk project met uitstraling tot ver buiten de provinciale grenzen. Momenteel werken meer dan 40 musea mee aan het project (zie bijlage 1: overzicht van de deelnemende musea). Alle musea in Oost- Vlaanderen kunnen deelnemen en regelmatig dienen zich nieuwe leden aan. Ondertussen zijn meer dan 200 000 objecten in de centrale catalogus opgenomen, waarvan 40 000 via de website gepubliceerd (www.museuminzicht.be). Hiermee is de MovE-databank uitgegroeid tot de grootste online databank van museale objecten in Vlaanderen. De collecties én het aanbod van de Oost-Vlaamse musea worden op een kwalitatief hoogstaande manier via het internet ontsloten. De in 2007 volledige vernieuwde website trekt maandelijks vele bezoekers uit zowel Vlaanderen als Nederland. MovE is niet alleen een vaste waarde geworden in het landschap van de Oost-Vlaamse musea, maar geniet ook buiten de grenzen van Oost- Vlaanderen waardering en erkenning (zie bijlage 2: interregionale en internationale uitstraling). MovE is daarom niet meer weg te denken uit het cultuurbeleid en het egov beleid van de provincie Oost-Vlaanderen. Realisaties en meerwaarde van MovE De gepubliceerde objecten (40 000 in 2007) bieden een ware schat aan kunsten cultuurhistorisch materiaal voor zowel de gewone bezoeker, scholen en onderwijs als voor wetenschappelijk (streek)onderzoek. Dit kan een aanzet vormen voor een nieuwe geschiedenis van Oost-Vlaanderen, zoals
p. 2/6 gedeputeerde Jozef Dauwe het zo krachtig verwoordde op de afgelopen jaarvergadering van MovE. MovE biedt dus niet alleen een ontegensprekelijke meerwaarde voor de Oost-Vlaamse musea die meewerken. De musea weten wat ze in huis hebben, en kunnen op basis van de registratie hun collecties op verantwoorde wijze beheren en ontsluiten. De (Oost-)Vlaamse burger, en lokale en toeristische organisaties hebben op een gebruiksvriendelijke manier toegang tot inhoudelijke en praktische informatie over het Oost-Vlaamse museumerfgoed. Zo levert MovE eveneens een meerwaarde voor de Provincie Oost-Vlaanderen in zijn geheel, dankzij de kwalitatieve ontsluiting van onze musea en het toeristisch potentieel dat daarmee gepaard gaat. Andere provincies benijden de provincie Oost-Vlaanderen niet voor niets het bestaan van MovE. Gelijkaardige ambities op nationaal niveau faalden in de jaren 1990. Uit de ervaring van MovE blijkt dat het provinciale niveau een ideaal uitgangspunt is voor de beoogde doelstellingen. De realisaties van MovE beantwoorden aan concrete behoeften en bieden gebruiksvriendelijke en laagdrempelige oplossingen voor professionele en nietprofessionele musea. Iedereen wint met deze aanpak. Wat doet MovE? 1. De Oost-Vlaamse museumcollecties registreren en ontsluiten via een centrale objectencatalogus op het internet. Je kan de virtuele catalogus consulteren via het tabblad 'Ontdek de collecties' op de Move-website www.museuminzicht.be. 2. De object- en collectieregistratie in (Oost-Vlaamse) musea professionaliseren.! MovE ontwikkelt en onderhoudt hiervoor hulpmiddelen als het Invulboek. Handleiding bij digitale collectie- en objectregistratie en de AM-MovE thesaurus. Deze worden op het internet gepubliceerd en zijn voor iedereen gratis toegankelijk via het tabblad 'Musea aan het werk' op de Move-website.! MovE organiseert vormingen en opleiding.! MovE werkt samen met (museum- en andere) opleidingen om de kwaliteit van haar werking te garanderen. MovE wil zo tevens kansen bieden aan studenten en stagiairs. 3. De Oost-Vlaamse musea en hun collecties kwaliteitsvol ontsluiten via het internet. Je kan het activiteitenaanbod consulteren via het tabblad 'Beleef de Oost-Vlaamse musea'. 4. Meer structurele en functionele samenwerking uitbouwen tussen de Oost-Vlaamse musea. Dit kan leiden tot het afstemmen van de collecties en het depotbeheer binnen de Oost-Vlaamse musea, meer bruiklenen voor tentoonstellingen, het uitwerken van educatieve projecten voor het onderwijs en andere specifieke doelgroepen. (zie bijlage 3: doelstellingen en resultaten van MovE)
p. 3/6 Aansluiting van MovE bij het provinciale beleidsplan MovE sluit volledig aan bij het beleidsplan dat het nieuwe bestuur zich voor de legislatuur 2007-2012 tot doel heeft gesteld (zie bijlage 4: MovE in de beleidsverklaring 2007-2012). Intermediair en ondersteunend Uit de aangesloten musea blijkt duidelijk dat het overgrote deel van de musea een gemeentelijk karakter heeft (zie bijlage 1). Dankzij het gemeenschappelijke databeheer van de collecties van de deelnemende musea op de MovE-server een vorm van schaalvergroting worden personeel en middelen beter ingezet, wat leidt tot een kostenvermindering. De ondersteuning en dienstverlening die MovE hier verleent sluit dan ook volledig aan bij de intermediaire functie van het provinciebestuur ten overstaan van de gemeentelijke overheden en instellingen. " MovE staat in voor een laagdrempelige, resultaatgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening waarbij overleg, inspraak, duurzaamheid en participatie geen dode letter zijn (p. 5, 8). " MovE creëert sociale netwerken, bevordert kennis, creativiteit en cultuur. MovE realiseert een duidelijke meerwaarde door de museumwerking positief te stimuleren en te professionaliseren. De resultaten komen ten dienste van alle groepen (leerlingen, leerkrachten, ouderen, individuen, personen met een beperking, allochtonen ) in de samenleving (p. 7). " MovE is afgestemd op de lokale en regionale behoeften van onze provincie (p.8): de musea hebben duidelijk nood aan begeleiding ogv registratie en ontsluiting. Dit wordt ook aangetoond door de hoge participatiegraad van de musea. " MovE ondersteunt de uitgangspunten voor het beleidsdomein Cultuur : en zorgt voor een goede spreiding van het aanbod en de toegankelijkheid van cultuur : MovE richt zich naar alle musea in de provincie, zodat alle objecten toegankelijk zijn voor alle inwoners van Oost-Vlaanderen. MovE vertaalt mee de visie en biedt dankzij de MovE databank en website gelijke kansen aan iedereen (p. 51). Expertise In de voorstelling van haar visie en missie geeft de provincie de waarden aan die ze nastreeft. Door haar werking vult MovE die vooropgestelde waarden ruim in. Zeker op deze vlakken: publieks- en partnergericht, ondernemend, verantwoord en innovatief, expertise. MovE toont aan dat je met een goede expertise en coördinatie met beperkte middelen zeer goede resultaten kan bereiken. Met een beperkt budget, dat vooral bestaat uit personeelskosten en stevig in de hand gehouden technische kosten, worden sterke resultaten behaald dankzij goede samenwerkingsverbanden en een goede coördinatie. (zie bijlage 5: budgetraming 2008). De expertise van het personeel rendeert, als ze goed wordt ingezet.
p. 4/6 Sinds de opstart in 2003 vervult MovE een voortrekkersrol op het vlak van collectieregistratie en dankzij de voortreffelijke resultaten blijft Move een voorbeeldproject voor Vlaanderen. De deskundigheid van MovE reikt ondertussen verder dan de landsgrenzen. De afwerking van het Invulboek werd overigens door een Nederlandse partner via een tijdelijke projectmedewerker gefinancierd precies omwille van de deskundigheid van MovE op dit vlak. Sinds de online publicatie in februari 2006 groeit het Invulboek steeds meer uit tot een standaard in het Nederlandstalige museumveld, die dagelijks door tientallen museummedewerkers wordt geconsulteerd. De deskundigheid van MovE blijkt ook uit het feit dat MovE zeer regelmatig gecontacteerd wordt voor advies door gelijkaardige projecten. Daarom is MovE partner bij andere projecten en zetelt het in stuurgroepen of adviesgroepen (zie bijlage 6: dienstverlening van MovE). De expertise op het vlak van Adlibopleidingen blijkt dan weer uit het grote aantal cursisten dat reeds aan de cursussen van MovE deelnam, waarvan overigens een opmerkelijk aandeel buiten Oost-Vlaanderen (zie bijlage 7: overzicht cursisten MovE). Zo werd MovE in juni 2007 nog door de Provincie West-Vlaanderen gevraagd een Adlib-cursus voor hun museummedewerkers te geven. MovE is tevens een voorbeeldig model van deskundig kennis delen en een geïntegreerde aanpak van gedigitaliseerde bestanden. Zoals bijvoorbeeld de samenwerking met de Cultuurdatabank voor het ontsluiten van het aanbod van al de Oost-Vlaamse musea. Door een goede samenwerking wordt de invoer van gegevens gecoördineerd zodat er maar één keer moet ingevoerd worden. Het aanbod van de Oost-Vlaamse musea (activiteiten, openingsuren, tentoonstellingen, etc ) wordt in de Vlaamse Cultuurdatabank ingevoerd en op de MovE-website opgehaald. Zo beschikt iedereen steeds over geactualiseerde en correcte gegevens. Het MovE-project was het eerste project in Vlaanderen dat via webservices deze gegevens op haar eigen website toegankelijk maakte. De burger heeft alle gegevens op een geïntegreerde manier tot zijn beschikking. Dankzij deskundig samenwerken komt het cultuuraanbod op een laagdrempelige kostenloze manier kwalitatief bij de mensen. Bestendiging van de werking van MovE Ondertussen is MovE haar kinderschoenen ontgroeid. MovE heeft niet langer een louter projectmatig karakter, maar verleent tevens permanente dienstverlening aan de Oost-Vlaamse musea. MovE onderhoudt een permanente helpdesk waar de musea met inhoudelijke en technische vragen terecht kunnen. De databestanden van de objectrecords van de museale collecties worden op de MovE-server bewaard (200 000 records in juni 2007). Waarom moet MovE blijven? De bereikte resultaten kunnen slechts hun kwaliteit behouden als ze blijvend goed ondersteund worden. Door verdere uitbreiding van de databank en de website, van de thesaurus, van de invulinstructies (op andere deeldomeinen van de werking van musea zoals museumbibliotheek) en andere soorten
p. 5/6 collecties (zoals natuurhistorische objecten). Alleen zo kunnen de opgestarte investeringen tot een volledig rendement komen. Ook de geloofwaardigheid van de provincie als partner staat op het spel. Verschillende beleidsmensen hebben reeds publiek aan de musea gezegd dat het voortbestaan van Move moet gevrijwaard worden en de musea leverden grote inspanningen voor het bereiken van de positieve resultaten. MovE maakt nu een onderdeel uit van hun werking en zij hebben hun vertrouwen in de provincie gesteld, omdat de provincie de principes van lange termijn inspanningen en duurzaamheid hoog in het vaandel draagt. MovE is een voorbeeldproject voor andere provinciebesturen. ErfgoedLimburg.be wordt door de provincie Limburg ontwikkeld op basis van de ervaring en basisinstrumenten (invulboek en thesaurus) van MovE. De provincie Vlaams-Brabant sluit aan bij ErfgoedLimburg.be op vraag van de Stedelijke musea van Leuven. Wat zou er gebeuren zonder MovE? De geloofwaardigheid van het provinciebestuur als partner zou een zware deuk krijgen. Hiermee zou het provinciebestuur zich tonen als een totaal onbetrouwbare partner, en zouden alle toekomstige plannen tot samenwerking zwaar ondermijnd worden. Dit zowel naar de Oost-Vlaamse musea als naar de lokale besturen uit de provincie en de Vlaamse Gemeenschap. Bovendien startte MovE met een projectsubsidie van de Vlaamse Gemeenschap, waarbij er van uit gegaan werd dat een succesvol initiatief duurzaam verdergezet wordt eens het de projectmatige opstartfase is ontgroeid. Concreet betekent dit voor het provinciebestuur dat : " het niet langer de mogelijkheid heeft om zich op ICT vlak te profileren in museumwerking " het op ICT gebied geen verdere stimulans en dynamische kracht voor het museale veld is, " het geen technische en ICT coördinatie meer biedt, " het geen uitstraling meer heeft naar het Vlaamse en Nederlandse veld op vlak van de meerwaarde van ICT op de museumsector " het geen intermediair ICT niveau tussen de musea (lokaal) en Vlaanderen (bovenlokaal) meer is. " Inhoudelijk voor de musea betekent dit dat " de thesaurus zal niet meer geactualiseerd worden, " de cursussen ADLiB zullen niet meer georganiseerd worden in Vlaanderen, " de website zal niet meer onderhouden en geactualiseerd worden, " de musea de stimulans en ondersteuning om hun registratie professioneel aan te pakken en te onderhouden verliezen, het een absolute noodzaak voor een goede museumwerking is " de musea het moeten stellen zonder de ICT-coördinatie en de ICTimplusen van het provinciebestuur (server, ICT-gebeuren, software, hardware, helpdesk, ) " de musea zullen vrezen dat hun inspanningen voor niets geweest zijn, "
p. 6/6 Financiële situatie MovE heeft in het verleden steeds gezocht (en gevonden) naar mogelijke inkomsten, financieringsmogelijkheden om door samenwerking tot goede resultaten te komen (Vlaamse subsidies gedurende drie jaar, de financiering voor het Invulboek van het Nederlandse LCM Invulboek, inkomsten voor opleidingen). Ook nu en in de toekomst, telkens opnieuw, onderzoekt MovE of er andere dan provinciale middelen kunnen worden aangesproken. Zo worden momenteel ook enkele internationale pistes van naderbij bekeken. De technische en ICT-kosten (onderhoudscontracten en licenties bij Adlib, software voor museumregistratie) worden stevig in de hand gehouden door op provinciale schaal met Adlib samen te werken. Er is tevens een akkoord uitgewerkt dat MovE toelaat nog 25 musea aan te sluiten, zonder dat er extra onderhoudskosten moeten betaald worden. Hiermee is de groei van het project ook financieel gevrijwaard. De budgetten voor de verdere werking van het project MovE zijn te vinden binnen het budget van de Negende Directie. Via een toelage aan egov van jaarlijks 200 000 kan het project bestendigd worden. Aangezien de financiële middelen voorhanden zijn en het MovE-project zeer succesvol werkt sinds 2003, wordt u verzocht de werking van MovE niet voor 1 jaar te verlengen, maar te bestendigen minstens voor de duur van de huidige legislatuur. Gent, Namens de Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde Gedeputeerde, Jozef Dauwe