Themacirculaire 2007

Themacirculaire 2007 Provincie Zuid-Holland mei 2(X)7 1. inielding Na de invoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) hebben de gezamenlijke toezichthouders (Interprovinciaal Overieg (IPO) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)) besloten leder jaar een onderdeel van de begroting, in de vonn van een onderzoeksthema, nader te bestuderen. Het onderzoeksthema wordt jaariijks bepaald in het Vakberaad Gemeentefinancién'. In voorgaande jaren zijn alle paragrafen onderzocht. Voor het begrotingsjaar 2007 Is de 'financiële begroting' gekozen. In de themacirculaire 2006 hebben wij al uitgebreid aandacht aan dit ondenjeel van de begroting besteed. Daarin is nadmkkelijk gewezen op het belang van een goede financiële begroting. Daamaast hebben wij ook onderzoek gedaan naar het geraamde dividend en de bespaarde rente in de begroting 2007. In deze themacirculaire geven wij de onderzoeksresultaten weer Deze treft u aan in hoofdstuk 1 en 2. In hoofdstuk 3 wordt de stand van zaken aangegeven omtrent de aanlevering van de informatie voor derden (Iv3). FTRA/oooS

2. Onderzoel^sresultaten van de financiële begroting 2007 De grondslag voor het onderzoek is artikel 7, lid 3, van het BBV en dit stelt: De financiële begroting bestaat ten minste uit: a. Het overzicht van baten en lasten en de toelichting. b. De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting. 2.1 Hetonderzoek Voor ons onderzoek hebben wij de financiële begroting in vier onderdelen 'geknipt'. Deze vier onderdelen zijn nader gespecificeerd in een overzicht 'variabel onderzoek financiële begroting 2007 provincie Zuid-Holland' dat als bijlage is opgenomen. Hierin zijn de onderzoeksresultaten van alle Zuid-Hollandse gemeenten verweritt. Eveneens is een bijlage toegevoegd met de resultaten van het landelijk onderzoek. De hiemit voortvloeiende resultaten komen in grote lijnen overeen met de resultaten van de Zuid-Hollandse gemeenten. 2.2 Resultaten van het onderzoek Onderdeel 1; overzicht van baten en lasten Het overgrote deel van de Zuid-Hóllandse gemeenten voldoet aan de gestelde regelgeving wat betrefi het overzicht van baten en lasten. Gebleken is dat een enkele gemeenie geen baten en lasten apart raamt, maar alleen het saldo. Opname van zowel de baten en lasten als het saldo is namelijk van wezenlijk belang voor de inzichtelijkheid. Ook het opnemen van de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma is van belang om inzicht te geven in het verioop van de reserves. Het resultaat voor en na bestemming laat zien in welke mate de exploitatie door mutaties in de resen/es wordt beïnvloed. Onderdeel 2; de toelichting op de baten en lasten Dit onderdeel heefl voomamelijk belrekking op de toelichting van onderdeel 1 en scoort aanzienlijk minder dan het overzichl van baten en lasten. Slechts de helft van de Zuid-Hollandse gemeenten geeft een toelichting op de aanmerkelijke verschillen tussen de ramingen van hel begrotingsjaar en het vorige begrotingsjaar. Daamaast analyseert slechts één op de vijf van de onderzochte gemeenten de belangrijkste verschillen van het begrotingsjaar met de realisatie van het voorvorige begrotingsjaar (c.q. jaanekening). Bij bijna de helft van de gemeenten hebben wij het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten niet aangetroffen. Dit overzicht is van substantieel belang om het materiële evenwicht van de begroting en zodoende de financiële positie te kunnen beoordelen. Voor een materieel sluitende begroting geldt als criterium dat stmcturele lasten gedekt dienen te worden door stmcturele baten. Een kwart van de gemeenten heeft naast de raming van het begrotingsjaar geen raming vorig begrotingsjaar en realisatie voorvorige begrotingsjaar (c.q. jaarrekening) opgenomen. Ter beoordeling van de realiteit van de eigen ramingen is dit wezenlijke informatie, aangezien deze als basis dient voor de toelichtingen op de verschillen tussen de ramingen. FTRA/oooS

Onderdeel 3; de uiteenzetting van de financiële positie Dit onderdeel wordt door een groot aantal gemeenten goed opgepakt. Inzicht in definanciëlegevolgen van het beslaande en nieuwe beleid per programma wordt door driekvrart van de gemeenlen gegeven. De stand van de algemene reserve en bestemmingsresen/es wordt door bijna alle gemeenten toegelicht. Het verioop van de reserves, dat wil zeggen het meerjarige inzicht wordt door minder gemeenten weergegeven, dat geldt eveneens ten aanzien van de stand en het verioop van de voorzieningen. Een tweetal onderdelen is nog onderbelicht. Het betreft hier het inzicht in de investeringen met economisch en maatschappelijk nut en de jaariijks temgkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Maar de helft van de gemeenten maakt onderscheid in vorenstaande investeringen en maar éénderde van de gemeenten gaat op de arbeidskostengerelateerde verplichtingen in. Wij vragen uw aandacht voor deze onderdelen. Onderdeel 4; de toelichting op de uiteenzetting van de financiële positie Driekwart van de gemeenten geeft de gronden aan waarop de ramingen zijn gebaseerd. Slechts de helft van de gemeenten geeft een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de financiële positie van het vorige begrotingsjaar. 2.3 Conclusie De Zuid-Hollandse gemeenten beschikken alle over een financiële begroting en voldoen in belangrijke mate aan het BBV (verplichte elemenlen). De informatiewaarde van de financiële begrotingen loopl echter nog sterit uiteen. Vooral bepaalde onderdelen, met relevante informatie die nodig zijn om een goed oordeel te kunnen vormen over de financiële positie van een gemeente, zijn nog niet altijd (volledig) opgenomen en voor verbetering vatbaar. Dit geldt in het bijzonder voor de toelichting op de baten en laslen en op de uiteenzetting van de financiële positie (onderdelen 2 en 4). Zoals bijvoorbeeld bij hel overzichl van incidentele balen en lasten is geconstateerd dat nog weinig gemeenten dit overzicht hebben opgenomen en dal van het aantal overzichten dat wel is opgenomen, de cijfers niet volledig waren weergegeven. Wij vragen nadmkkelijk uw aandacht voor deze onderdelen. Een goede financiële begroting veritlaart vanuit de jaarrekening en het vorige begrotingsjaar (het verieden) de huidige financiële positie, zijnde het bestaande beleid inclusief de consequenties van het nieuwe beleid (het heden) en geeft inzicht in de toekomstige ontwikkelingen (de toekomst). De financiële begroting geeft zicht op het duurzaam financieel evenwicht van een gemeente. Tot slot adviseren wij voor de leesbaarheid en een goed inzicht in de financiële positie, de financiële begroting en de toelichtingen (artikelen 17,19, 20 en 21 van het BBV) als één geheel aan te bieden. In de praktijk blijkt dat een substantieel aantal gemeentebegrotingen wel de elementen van de financiële begroting bevat, maar dat deze verspreid in de begroting staan en soms zelfs voor een deel in de bijlagen zijn opgenomen. FTRA/ooo8

3. Onderzoeicsresuitaten bespaarde rente en dividend Wij hebben ook onderzoek gedaan naar de bespaarde rente en de opgenomen dividendramingen in de begroting 2007 en meerjarenraming. 3.1 Bespaarde rente Uit het onderzoek is gebleken dat zeer divers met bespaarde rente wordt omgegaan. Het merendeel van de gemeenten gebmikt de bespaarde rente als dekkingsmiddel voor de exploitatie. Daamaast moet opgemeritt worden dal van deze gemeenten ook een deel van de bespaarde rente toevoegt aan de resen/es. Jammer genoeg hebben wij en/aren dat de bestemming van de bespaarde rente bij veel gemeenten niet of niet duidelijk in de financiële begroting wordt toegelicht. Hierdoor hebben wij geen volledig inzicht gekregen en kunnen wij daardoor geen betrouwbaar beeld geven van de onderzoeksresultaten. Wij zullen in de begroting 2008 opnieuw het beleid van de bespaarde rente onderzoeken. Verder past het om hier op te meriten dat bij het gebmikmaken van de bespaarde rente als stmctureel dekkingsmiddel voorzichtigheid op haar plaats is. In feile zijn de reserves daardoor geblokkeerd; immers, aanwending van deze resen/es vermindert de hoogte van de bespaarde rente en dat heefl financiële consequenties voor de exploitatie. 3.2 Dividend Dividend wordt vooral ingezet als algemeen dekkingsmiddel. De hoogte van het dividend wordt door de meeste gemeenten pmdent geraamd. Het ontvangen dividend in 2006 werd daarisij als uitgangspunt gebmikt. Een beperkt aantal gemeenten heeft bij de raming ingespeeld op winstverwachtingen van de energiebedrijven en de aangekondigde wijzigingen in de pay out ratio. Het geraamde dividendbedrag lag daardoor hoger dan het ontvangen bedrag in 2006. Over het superdividend van de BNG, de te verwachten extra dividenduitkering in 2007 en in 2009, kunnen wij minder stellig een uitspraak doen. Bij de helft van de gemeenten is niet duidelijk of het dividend geraamd wordt of is onduidelijk of het als incidentele bate wordt aangemeritt Op basis van de uitkomst van hel onderzoek hebben wij het volgende beleid geformuleerd. In de begroting van 2008 zal het nomiale dividend tot een hoogte van 10 van het in 2007 ontvangen en verantwoorde dividend, zijnde het normale dividend van het (voor-)vorig jaar, als stmctureel dekkingsmiddel worden geaccepteerd. Het meerdere geraamde dividend zal door ons als incidenteel dekkingsmiddel worden aangemerkt. Dit geldt eveneens voor de extra dividenduitkeringen van de BNG. FfRA/oooS

4. Informatie voor derden (IV3) Voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen gelden met ingang van hel begrotingsjaar 2004 nieuwe voorschriften voor de financiële verslaglegging. De toezichthouders, het Rijk, hel Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en de Europese Unie hebben ieder behoefie aan bepaalde informatie. Daarom wordt sinds de invoering van het BBV van de provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verwacht dat zij naast de begrotingsgegevens tevens rapporteren overfinanciëlerealisatiegegevensop kwartaal- en jaarbasis aan het CBS. Een en ander is vervat in de artikelen 71 tot en met 74 van het BBV. 4.1 Kwartaa Igegevens Over het belang en de toegevoegde waarde van Iv3 en de procedure bent u geïnformeerd door het Ministerie van BZK door middel van de circulaire 'Informatie voor derden: belang, procedures en aanwijzingenbeleid' van 26 januari 2007, kenmerit 2007-0000017277. Om de kwaliteit en tijdige aanlevering van de kwartaalgegevens Iv3 te bevomeren, is in 2005 een toetsingsbeleid geformuleerd. Vanaf eind 2005 wordt dit toetsingsbeleid door de provinciale toezichthouders uitgevoerd. Dit betekent dat de toezichthouders naar aanleiding van de resullaten van het CBS daar zonodig consequenties aan verbinden in de vorm van aanwijzingen, emstige waarschuwingen en waarschuwingen. Verzoeken tot uitstel van lv3-rapportage worden tevens schriftelijk gericht aan de toezichthouder. Deze verzoeken worden alleen onder zwaarwegende omstandigheden, zoals bijvooriseeld bij herindeling of de aanschaf van een compleet nieuwfinancieelsysteem, vergezeld van een plan van aanpak gehonoreerd. Uil onderzoek van de resultaten over de afgelopen tijd is gebleken dat de Zuid-Hollandse gemeenten geen stmcturele problemen (meer) ondervinden en dat niets meer in de weg staat aan een tijdige aanlevering van de Iv3-kwartaaIgegevens met voldoende kwaliteit Naar aanleiding van de toetsingsresultaten van het CBS blijven wij er via monitoring erop toezien dat de lv3-rapportage tijdig en van voldoende kwaliteit blijft. 4.2 Accountantsverklaring Iv3 Voor de duidelijkheid geven wij hieronder nog de inhoud van de wettelijke bepaling weer. Artikel 72, lid 5, van het BBV bepaalt dat bij de conversietabel en de verdelingsinformatie over de prod ucten rea lisatie betreffende het begrotingsjaar 2004 een accou ntantsveritlaring wordt gevraagd. Vervolgens stelt hetzelfde artikel dat bij belangrijke wijzigingen in de administratie. Gedeputeerde Staten een accountantsveritlaring aan het college kunnen vragen. Onder een belangrijke wijziging wordt verstaan een wijziging waardoor de relatie lussen de basisadministratie en de Iv3-administratie (Excel/XBRL) stmctureel verandert. Een goed voorbeeld hiervan is de aanschaf van een nieuw financieel systeem. Indien een belangrijke wijziging van toepassing is, dient het college ons hien/an op de hoogte te stellen. Wij kunnen de gemeente verzoeken een onderzoek conform artikel 72, lid 5, in te stellen. Reden hiervoor is dat de kwaliteit van de gegevens gewaarborgd dient te zijn en te blijven, In uitzonderiijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. FTRA/oooS

Variabel onderzoek financiële begroting 2007 provincie Zuid-Holland De financiële begroting (art 7, ib) bestaat uit: ten minste een overzicht van de baten en lasten (art. 7,3a): dit t)evat ten minste (art. 17): 1 a.1 per programma of programmaonderdeel de raming van de baten 2 a.2 per programma of programmaonderdeel de raming van de lasten 3 a.3 per programma of programmaonderdeel de raming van het saldo 4 b.1 een overzichl van de geraamde algemene dekkingsmiddelen 5 b.2 een overzichl van het geraamde bedrag voor onvoorzien 6 c. hel geraamd resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen aenb 7 d.1 de beoogde toevoegingen aan reserves per programma 8 d.2 de beoogde onttrekkingen aan reserves per programma 9 e. het geraamde resultaat na toestemming, volgend uil de onderdelen eend ten minste de toelichting op de baten en lasten (art 7,3a): dit bevat ten minste (art. 19): 10 11 12 13 14 15 a.1 het gerealiseerde bedrag van het voorvorig begrotingsjaar a.2 het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging a.3 het geraamde bedrag van het begrotingsjaar b.1 de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd b.2 bij aanmerkelijk verschil met de raming van hel vorig begrotingsjaar de oorzaken van het verschil. b.3 bij aanmerkelijk verschil met de realisatie van het voorvorig t)egrotingsjaar de oorzaken van het verschil. 16 c.1 een overzichl van de geraamde incidentele baten 17 c.2 een overzicht van de geraamde incidentele lasten ten minste de uiteenzetting van de fmanciële positie (art. 7,3b): dit bevat ten minste (art. 20): 18 1.1 een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en nieuwe beleid per programma 2. a^onderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: 19 a. de jaariijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume b. de invesleringen 20 b.1 investeringen met een economisch nut 21 b.2 investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijke nul 22 c. de financiering d.1 de stand van de reserves 23 d. 1.1 de stand van de algemene resen/e 24 d.1.2 de stand van de bestemmingsreserves d.2 het verioop van de reserves 25 d.2.1 het verioop van de algemene reserve 26 d.2.2 het verioop van de bestemmingsreserves 27 e.1 de stand van de voorzieningen 28 e.2 het verloop van de voorzieningen ten minste de toelichting op de uiteenzetting van de financiële positie ditt )evat ten minste (art. 21): 29 30 a. de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd b. een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzidite van de uiteenzetting financiële positie van het vorig begrotingsjaar ^M = Onvoldoende, 2 = Voldoende, 3 = Goed. Aanwezig 96% 96% 95% 8 81% 82% 92% 77% 76% 77% 5 21% 59% 64% 7 34% 53% 53% 74% 73% 55% Gemiddeld (x>rdeel ^' 1,7 1,8 1,8 1,4 1.3 Opmerkingen in toezichtsbrief 74%

Variabel onderzoek financiële begroting 2007 gemeenten - Totaal Nederiand Ds financiële twgroting (art 7, lb) bestaat uit ten minste een overzicht van de baten en lasten (art 7,3a): dit bevat ten minsto (art. 17): 1 a.1 per programma of programmaonderdeel de raming van de baten 2 a.2 per programma of programmaonderdeel de raming van de laslen 3 a.3 per programma of programmaonderdeel de raming van het saklo 4 b.1 een overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen 5 b.2 een overzicht van het geraamde bedrag voor onvoorzien 6 c. het geraamd resultaat voor beslemming, volgend uit de onderdelen aen b 7 d.1 de beoogde toevoegingen aan reserves per programma 8 d.2 de beoogde onttrekkingen aan reserves per programma 9 e. het geraamde resuttaat na bestemming, volgend uit de onderdelen eend ten minste de tooüchting op de baten en lasten (art 7,3a): dit bevat ten minste (art. 19): 10 a.i het gerealiseerde bedrag van het voorvorig begrotingsjaar 11 a,2 het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging 12 a.3 het geraamde bedrag van het begrotingsjaar 13 b.1 de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd 14 b.2 bij aanmerkelijk verschil met de raming van het vorig begrotingsjaar de oorzaken van het verschil- 15 b.3 bij aanmerkelijk verschil met de realisatie van het voorvorig. begrotingsjaar de oorzaken van het verschil 16 cl een overzicht van de geraamde incidentele baten 17 c.2 een overzicht van de geraamde incidentele lasten ten minste de uiteenzetting van de financiöie positie (art 7,3b): dit bevat ten minste (art. 20): 18 1.1 een raming voor het begrotingsjaar van de financiéle gevolgen van het bestaande het bestaande en nieuwe beleid per programma 2. afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: 19 a. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume b. de investeringen 20 b.1 investeringen met een economisch nut 21 b.2 investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijke nut 22 c. de financiering d.1 de stand van de reserves 23 d.1.1 de stand van de algemene reserve 24 d.1.2 de stand van de bestemmingsreserves d,2 het verloop van de reserves 25 d.2.1 het verloop van de algemene reserve 26 d.2.2 het verloop van de bestemmingsreserves 27 e.1 de stand van de voorzieningen 28 e.2 het verloop van de voorzieningen ten minste de toelichting op de uiteenzetting van de financiöie positie (art7,3b): dit bevat ten minste (art. 21): 29 a. de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd 30 b. een toelichting op belangrijke ontwikkelingen ten opzichte van de uiteenzetting financiële positie van het voriq begrotingsjaar J3 99% 99% 95% 89% 88% 71% 71% 9 9 98% 61% 62% 13% 34% 36% 65% 3 33% 38% 88% 79% 79% 78% 61% 4 Aanwezig nee nvt Igem.scorel 1% 1% 5% 11% 15% 12% 29% 29% 1 1 9% 2% 39% 33% 62% 66% 64% 35% 7 67% 62% 15% 9% 12% 21% 21% 15% 22% 39% 6 5% 24% 2,0 1.8 2,0 1.6 1,8 1