AGENDA* Agenda Wissel ALV van Itiwana, 19 e bestuur / 20 e bestuur 10 oktober 2012, 18.00u Locatie: Café de Keyzer, Kaiserstraat 2-4, Leiden 1. Opening 19:35 opening 2. Mededelingen Geen 3. Vaststellen agenda 4. Benoeming stemcommissie Tessa van Duijvenbode en Laura van der Vegt Aantal aanwezigen: 19 5. Goedkeuren notulen Halfjaarlijkse ALV Tessa: Er stonden geen bespreekpunten in de notulen? Bregje: Alleen een puntje nog over het beste idee van itiwana, komt bij financieel jaarverslag. Stemming over de notulen: Voor: 16 Onthouden: 3 Tegen: 0 6. Bespreken/toelichten jaarverslag Bregje: Ik licht als voorzitter zowel mijn persoonlijke deel toe als het algmene deel. Algemeen/promotie: een van de verbeterpunten op de vorige ALV.. Marieke van Klaveren komt binnen (18:39)..was promotie, dat was bij ons een beetje een rommeltje. We hebben dit de rest van het jaar in ons achterhoofd gehouden, en dit punt is naar onze mening verbeterd.
Sanne gaat zo wat vertellen over de Itiwana app, die zit in de beginfase. Er is een aparte account voor de itiwana facebook, zodat we niet als persoon maar als studievereniging itiwana posten, dit lijkt ons een vooruitgang op het gebied van professionaliteit. De website was gechrashed, en daarvoor in de plaats is een nieuwe gemaakt. Het feit dat we onze website niet uitbesteed hebben, en in plaats daarvan nu een informeel aanspreekpersoon als Sean hebben is iets wat misschien veranderd kan worden, en dit is iets wat we meegeven aan het nieuwe bestuur. Kim: Als je de website uitbesteed, zoals bij SOL, heb je ook dat communicatieprobleem met een tussenpersoon, misschien is het juist wel beter om het zo persoonlijk te houden. Bregje: Het is meer een tip die we doorgeven, er moet nu maar net iemand in het bestuur zitten die er mee om kan gaan, en Sean is niet altijd beschikbaar; Tessa: Dit is hetzelfde wat we hadden met photoshop en indesgin, er moet een draaiboek komen dat ge-update wordt elk jaar. Deze misschien in overleg met Sean maken? Bregje: Nu komt mijn eigen stukje, ik licht alleen de belangrijkste dingen toe en de commissie die ik heb geleid. Commissielid van de stop sportdag: De sportdag was een mooi idee, maar ik ben er uitgestapt omdat de communicatie slecht verliep, en omdat het tijdstip ongunstig was voor de meeste antropologiestudenten. Overdracht verbeteren en intensiveren: Had ik de vorige keer niet, maar heb ik nu wel gedaan. Contact met de WOM en departementsbestuur: Was eerst twijfelachtig, maar ik heb na de halfjaarlijkse ALV goed gebruik gemaakt van de WOM, was heel nuttig. Ook het contact met Peter Pels (nu Gerard Persoon) is goed. Mentoraat: Heb ik begeleid, maar niet als voorzitter. De commissie heeft het niet makkelijk gehad, omdat er een lid vervangen moest worden. Dit werd echter goed opgepakt. Ik ben naar mijn mening af en toe een klein beetje tekort geschoten in de begeleiding, maar ze hadden het zodanig goed voor elkaar dat het wel op zijn pootjes
terecht kwam. Tessa: Hoe is het met het contact tussen DB en opleidingscommissie? Bregje: Er is een nieuw overlegorgaan (DIOO) dat een keer bij elkaar is gekomen, dat gaat nu eigenlijk nu pas lopen, omdat de opleidingscommissie verkiezen heeft gehad. We zullen zien wat er dit jaar van gaat worden. We hebben wel een voordeel ten opzichte van dit jaar: er is beduidend meer gestemd bij de verkiezingen. De afdeling antropologie had het meeste aantal mensen dat heeft gestemd, dat is heel positief. Sanne: Folder voor de vereniging: die gebruikt wordt voor bedrijven om hen beter in te lichten. Niet aan toe gekomen. Alumnibeleid: doorgevoerd wat vorig jaar is ingestemd. We hebben nu 64 alumni in plaats van 20. Alumninieuwsbrief opgesteld: Deze is heel mooi geworden, er is ook een kort draaiboek voor gemaakt. Contact gelegd met departement over alumni: Doorgegeven aan opvolger Mieke, Aukje ter horst wil hier veel mee doen. Europass: Contract verlengt, contact is goed gebleven. Dit is een bedrag dat al vast staat voor volgend jaar. Itiwana app: Sinds een maand staat die in de Google Play store en de Apple store. De app is goed bevallen, er zijn wat problemen geweest met berichtjes sturen, ze kwamen elke keer verlaat, maar dat s nu verholpen. Hij is 45 keer gedownload, dit is een goed begin, maar moet nog meer worden. Er is goed contact met het persoon dat ons kan helpen met de app, gaat ook altijd snel. Marloes Bosch komt binnen (18:55) Tessa: Ik had hem gedownload, maar er werd gevraagd om een wachtwoord en gebruikersnaam? Sanne: Je kunt gewoon je gegevens invullen, dit kan voor reclamedoeleinden gebruikt worden, maar daarvoor kun je je uitschrijven.
Sponsor Tunafish: Ik ben bezig met een contract met TunaFish. Dit is niet voor een vast bedrag, maar er staat een banner van op de website. Als er op die banner geklikt wordt of als mensen die via onze website naar Tunafish gaan, krijgen wij geld. AA: Alumniactiviteit was succesvol, goed publiek. LaSSA: Dit blijft een heikel punt, drempel om naar Utrecht te gaan voor een activiteit is een terugkerend probleem. Aankomend jaar ben ik voorzitter van de LaSSA, dus we gaan dit volgend jaar proberen te verbeteren. Promotie gaat hoog in het vaandel staan volgend jaar. Nadia: De APP is nu uitbesteed aan een bedrijf en een persoon, is hier niet dezelfde situatie als bij de website? Sanne: Ik heb het beheer over de APP, en bij fouten mail ik het bedrijf. Er is een vaste professionele contactpersoon, dit was niet te vermijden, maar het kost niets en werkt tot nu toe goed. Maarten: Het is een bedrijf dat met andere studentenverenigingen werkt, dus ze hebben ervaring met onze wensen. Femke: Boekenactie: Goed verlopen, wat kleine missertjes. Het hielp mee dat StudyStore aan het professionaliseren is. Ze werken nu met templats voor verenigingen en dat is veel overzichtelijker. contact stagecoördinator: Dit was Tessa Minter, die eerst ging verhuizen en toen zwanger was. Over het algemeen biedt de universiteit weinig aan, veel zelf zoeken. Educom: Goede activiteiten neergezet, twee weken geleden nog de Mannen in Genderongelijkheid met SOL. Yanthi tot mei in de commissie, daarna is ze vertrokken naar Bali en Londen. Simone heeft haar taak overgenomen, en dat verliep vrij soepel. Door het Beste Idee van Itiwana was er wat meer ruimte in de financiën, het bedrag is niet helemaal opgegaan, maar de activiteit was heel mooi. Reiscom: Er is goed samengewerkt, ben heel trots op de reis. We hebben bovendien de maximale subsidie gekregen. Aan het einde van de reis was er een onvoorziene catastrofe, we zijn daardoor iets meer dan 100 euro over het budget heen gegaan, maar daar was niks aan te doen.
Linde Lamboo en Sophie Frankenmolen komen binnen (19.03) Tessa: Alle lof voor de educom, jullie hebben een top jaar neergezet. Jullie hebben naar mijn mening ook de ouderejaars bereikt. Nog even kort over de stages: voor het aankomend bestuur is het niet onverstandig om het promoten van stages te laten varen. Tessa heeft maar rond de 6 stages per jaar, en het proces van vinden en goedkeuren duurt sowieso te lang. Irène: Acticom: Sommige dingen gaan goed, en andere lopen wat minder. Soms is de dag verkeerd, of de plek en soms is het een raadsel. We hebben leuke nieuwe dingen neergezet (gala en zwembadfeest), maar sommige0 terugkerende activiteiten, zoals de Drenthe Anekdote-avond liepen niet zo goed. Misschien is het voor volgend jaar verstandig ze tijdelijk te laten varen. Het extra budget is erg goed bevallen. Kroegenbestand: Dit is een format dat in volgende jaren kan worden uitgebreid, er staat nu alles in wat ik kon bieden. Kledinglijn: Er is een tweede verkoopmoment geweest. Tessa: De Drenthe Anekdote-avond is er al zo lang en loopt al een aantal jaren slecht. Denk er goed over na in welk jasje je het wil gieten, misschien kan het nog gered worden. Irène: We hebben het geprobeerd te verbeteren, maar we zaten qua ideeën een beetje vast en hebben toen niet zoveel vernieuwd. Sophie: Dat een activiteit niet zo lekker loopt kan gebeuren, maar ik denk dat het wel een toevoeging heeft voor de tweedejaars. Je moet wel zorgen dat je leuke sprekers hebt. Het zou zonde zijn hem er helemaal uit te gooien, misschien volgend jaar wat meer aandacht in steken? Marloes: Misschien is het een idee om met het WDO te overleggen? De Wulavogelveldwerkavond loopt altijd heel goed. Kijk hoe zij het invullen. Promoten ze bovendien niet ook via het secretariaat? Tessa: Wanneer was de Drenthe avond afgelopen jaar?
Irène: 6 december, toen stonden de BLO onderzoeken al, dus de datum is ook ongelukkig geweest. Tessa: Bespreek met de M&T2 docent of zij het misschien wil promoten. Bregje: Dit alles is meer een tip voor het nieuwe bestuur, kijken wat zij er mee willen. Ik ben van mening dat tradities niet in de weg moeten staan van vernieuwing. Siddiq: ik heb wel een paar ideetjes hoe we het volgend jaar kunnen aanpakken. Sanne: misschien voor de promotie: een quote van de sprekers over het verhaal in het berichtje? Eva Schouten: Dat hebben we op zich dit jaar ook gedaan. Ik denk dat het ligt aan de datum, we gaan kijken of het nog gaat lukken dat dit jaar te wijzigen in de jaarplanning. Maarten: Penningmeester: over het algemeen is dit goed gegaan, ik heb er veel van geleerd. Wat ik goed vond gaan was dat alle informatie er was, maar ik moet toegeven dat ik het overzicht over de lange termijn soms een beetje miste. Welke informatie op welk moment aanwezig moet zijn, op welk moment de subsidies moeten komen. Deze dingen leverden op het einde wat problemen op. Ik heb een schema gemaakt voor volgend jaar wanneer wat gedaan moet worden. Nieuw administratiesysteem (Gnucash): Dit bleek teveel gedoe voor te weinig vooruitgang. Andere bank: Eentje die een meer ethische keuze is dan ING. Dit was een idealistisch project, maar het was niet essentieel en er waren meer accute dingen. Itiwana als vereniging gaat er niet op achteruit. Jaarrekening: Dit is nieuw en ik ben er nog aan bezig. Een accountant vriend van Sanne heeft geholpen. We gaan het jaarverslag wat overzichtelijker maken, zodat het saldo beter bekeken kan worden. We zijn er nog mee bezig, dit ga ik met Merel uitvogelen voor de beleids ALV. Adresboek in ING opgeschoond: Makkelijker bij te houden wie in welk jaar zit, het is handig voor de penningmeester. Samenwerking commissiepenningmeesters: Is goed gegaan, alles was te
verantwoorden op enkele centen na. Ik heb ze niet regelmatig qua tijd geholpen, maar op momenten dat het logisch was (voor het survivalweekend, voor de reis etc.). Het grotere budget was best fijn om mee te werken. Marloes: Waarom is er wel energie om het hele systeem van de jaarrekening om te gooien maar niet om het administratiesysteem te leren? Maarten: Toen ik er naar ging kijken leek het niet zoveel winst op te leveren, daarom was het veel werk voor weinig voordelen; Marloes: Is er geen andere oplossing? Maarten: Het systeem wat we nu hebben is soms bewerkelijk, maar ik had het gevoel dat het een redelijk systeem was. Marloes: Invoerfouten zijn problematisch, het is niet overzichtelijk en kan naar mijn mening beter. Maarten: Het leidde in ieder geval dit jaar niet tot onoverkomelijke fouten. ICA: We hadden een commissie met leden uit alle jaren, er was een goede samenwerking, en door het jaar heen steedse dikkere exemplaren. In het begin had ik wat moeite met delegeren, maar wel goede stappen gemaakt in hoe de commissie werkt, we zijn nu meer bezig als een redactie. Een voordeel is nu dat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden weet. Ook verbeteringen in de vormgeving gemaakt: bijschriften bij foto's, titels ed, legaal beeldmateriaal. De brieven aan auteurs zijn gestandaardiseerd, scheelt in het werk. Marloes: Een opmerking over een advertentie die er instond, die was nu in strijd met het contract van StudyStore. Tessa: Hoe ben je het tegengegaan dat je illegale plaatjes gebruikt? Maarten: We gebruiken nu Flickr, die heeft daar een speciale zoekactie voor/ Eva: Website vernieuwd: Loopt prima. Was bij halfjaarlijkse nog beetje problematisch onderdeel van promotie, dit is nu redelijk ondervangen. Beter gegaan met nieuwe
website, deze is ook gebruiksvriendelijker. Draaiboek secretaris: Schema toegevoegd met jaaroverzicht. Survivalcommissie: Er is iets misgegaan met overboeking, kan ik technisch toelichten maar weet niet of dat nut heeft. We hebben alle mogelijkheden uitgeput om het geld terug te krijgen, maar dit bleek niet mogelijk te zijn en het dossier bij de bank is gesloten. Geld komt waarschijnlijk niet terug. Linde: Hoe is dat geld kwijt geraakt? Eva: Het was een buitenlandse transactie, op het afschrift staat een totaal ander rekening nummer waar het geld naar toe is overgeboekt. Linde: Dat is een grote fout. Eva: Het is tot op heden onduidelijk of dit een invoerfout is of technische fout. Ook de bank kan het niet achterhalen. Marloes: Waarom heb jij dat geld overgemaakt en niet Maarten? Maarten: Het was een drukke tijd, ik had het kunnen doen maar heb het geld naar Eva overgemaakt omdat zij het contact voerde. Het is toen niet bij me opgekomen. Eva: Er staat een totaal ander nummer op afschrift dan ik heb ingevoerd. Het lijkt niet eens op het nummer dat ik gekregen heb van die man. Tessa: IBAN/BIC heb ik zelf ook meegewerkt, en je moet alles zo specifiek invoeren, dus hoe kan dat? Sanne: Je hebt toch 1 cent over geprobeerd te maken? Eva: Ja dat klopt, en dat lukte niet, toen correspondeerde het nummer op het afschrift niet met de BIC code die ik had. Sanne: De combinatie waarnaar het bedrag is gestort is nergens terug te halen, ik ben mee geweest naar de ING. De ING man heeft alles geprobeerd. Wij kunnen niet bewijzen dat zij fout zitten. Eva: Ik heb meerdere malen onderzoek gestart. Sophie: Wat me opvalt is dat je luchtig over dit alles praat. Eva: Geloof me, ik heb hier letterlijk om zitten janken. Dat het luchtig klinkt komt misschien meer omdat ik mijn praatje goed heb voorbereid. Nienke Burgmeijer komt binnen 19:34.
Mieke: Zijn we hier niet voor verzekerd? Bregje: Zijn we niet, maar een verzekering kan dit ook niet ondervangen. Sanne: Wij kunnen niet bewijzen dat de fout bij de bank ligt, dus kunnen we niemand aansprakelijk houden. Mieke: Overschrift print screenen? Jemma: Kun je het niet door de bank laten doen? Rob Vugs komt binnen 19.38. Tessa: Naar welke bank is het geld gegaan? Eva: Argenta. Tessa: Dan moet je daar langs gaan. Eva: De bank doet dit ook, maar Argenta beschermt gegevens van hun klanten. Sanne: ING kan de transactie wel vinden, maar Argenta's klant reageert niet. Tessa: Het kan toch terug gevorderd worden? Eva: Nee, want ik kan niet aantonen dat het niet mijn fout is. De ING kan alleen een verzoek sturen naar die klant. Hangt af van goedwilligheid van die klant of ze het terugstorten. Tessa: Dus het is hun woord tegen het onze. Bregje: Dat klopt. Ik denk dat het duidelijk is, het is gewoon KUT. We zijn het geld kwijt. Eva: Bulletincommissie: Er zijn dingen goed en fout gegaan. Goed: nieuwe rubrieken die aansloegen, en deze werden goed gelezen. Willekeurige selectie van leden voegde iets toe. Minder: de professionaliteit is in de eindredactie is soms mis gegaan. Dit komt waarschijnlijk ook omdat geen enkele van de commissieleden, mij incluus, eerdere ervaring met het bulletin had. Er zijn drie bulletins geweest in plaats van vier, dit om het verlies van de survivalcommissie op te vangen. Nieuwe bulletin krijgt deels budget mee.
Sophie: Het is een kwalijke zaak dat er geen Bulletin is gekomen. Al je leden krijgen dit niet. Jullie spreken elkaar tegen. Eva: Er was op het moment dat hij naar de drukker moest ook simpelweg geen geld op de rekening om het Bulletin nog te laten drukken. Bregje: De subsidies waren nog niet teruggekomen. Maarten: Europass was te laat, reis heel duur. Er was te weinig geld om alle rekeningen te betalen. Content van het zomerbulletin wordt meegenomen in het herfstbulletin. Sophie: Nog steeds zijn het de leden die niets gekregen hebben. Hoe zat het met de spaarrekening? Maarten: Die was leeg. Eva: We zorgen dat de mensen die nog recht hebben op een 4e bulletin die krijgen, daar ga ik voor zorgen. Sophie: Goed idee. Marloes: Je kan toch als alumni ook Bulletin ontvangen? Tessa: Ja. Communiceren naar je leden. Sophie: Ja, dan hadden ze maar op de ALV moeten zijn. Bregje: Goed punt. Sophie: Het afgelopen jaar zijn er pijnlijke fouten gemaakt zoals foto s die niet gedrukt hadden mogen worden, zijn die dingen doorgegeven in het draaiboek? Eva: Ja, dit is doorgegeven. Bregje: Zijn er nog vragen voor iedereen? Simone: Website uitbesteden? Wordpress lijkt me vrij overzichtelijk Sanne: voor de echte problemen hebben we echt iemand nodig; Simone: is de promotie van het WDO via itiwana gegaan? Bregje: afgelopen week met Marit, Nadia en mijzelf dingen besproken over de promotie, er bleek veel miscommunicatie te zijn, er komt nu een overlegmoment tussen WDO en Itiwana, en ze kunnen ook gebruik maken van onze promotiecursussen. Kortom, het WDO weet nu de mogelijkheden; Simone: Hoe zit het met Mediawana?
Eva: Moeilijk, loopt via plexus en lag er een tijdje uit. Sanne: Niet te doen, totaal onhandelbaar programma. Veel via FB. Tessa: Fijn als er een aparte fotowebsite is. Zijn de oude foto's in het archief, zijn ze veilig? Eva: Ja de meeste foto's zijn op een dvd gebrand en de rest op harde schijf. Tessa: Gearchiveerd zoals ze op mediawana staan? Eva: Ja. Sophie: Dingetje over FB, dit spamt onwijs je mail. FB is gewoon FB en een elitair clubje. Houdt rekening met al je leden. Eva: Mediawana is onhandig, dus er moet een nieuwe manier gevonden worden om de foto's op internet te zetten. Zoals Flickr. Marloes: Voordat je gaat studeren wil je misschien ook op de website kijken, het is het visitekaartje voor je vereniging. Is er al contact geweest met Plexus? Bregje: contact was raar met Plexus. Mediawana is onhandig en niet gebruiksvriendelijk. Er moet iets nieuws komen, we zijn er van bewust dat FB niet het hoofdmedium, maar een steuntje. Plan is een nieuwe duurzame oplossing. Tessa: Misschien op hyves. Eva Schouten: Ik ga me volgend jaar op de site richten, ik ga er absoluut voor zorgen dat er foto's op de website staan. Simone: Zijn de opzeggingen goed verwerkt? Eva: Ja, maar 5 leden hebben onterecht betaald, Pepijn is op de hoogte en wordt gerectificeerd. Simone: gelukt met master/alumni categorie? Sanne: Ja, er zijn zelfs drie alumnileden in de zaal! Marloes: Minors goed doorgevoerd? Maarten: Aparte categorie voor buitenlanders en minor studenten. Eva: samen met Maarten ingevoerd in PC leden. Sophie: Hebben jullie je commissieleden gemaild of ze komen? Bregje: Dit is gebeurd, maar persoonlijk en niet via de voorzitter. Maarten: Ja, ik ben het vergeten, sorry. Nadia: We hebben sommige zelfs opgebeld! Linde: Staat er ergens wie de nieuwe commissies zijn?
Bregje: Nee, heb ik nog nooit gezien ook. Simone: Almanakplan? Sanne: Ik heb drie a4tjes met contacten gemaakt en offertes, en wat ideeën neergepend. Simone: Aanwezigheid in het hok; Bregje: Ik ben zelf van mening dat iedereen dat verbeterd heeft, wat vinden jullie? Simone: Er is ergens halverwege het jaar geen geld, hebben jullie daar een plan voor? Maarten: Ga ik proberen te ondervangen, heb nu opgeschreven wanneer subsidies komen, misschien nog een apart segment vasthouden in plaats van een zwevende buffer. Sanne: Europass komt sowieso sneller, dus dat helpt al. Bregje: Geld van instituut, kan ook veel eerder? Moeten er volgend jaar echt even achteraan zitten. Sophie: Handig voor Merel, weet nog gedoe geld departement, moet heel officieel via Peter Pels/Gerard Persoon, vraag het aan de persoon die het zelf doet! Femke: Hebben we dit jaar ook voor de reis gedaan. Bregje: Maar soms ging dat ook niet sneller. Sophie: Vraag van Simone handig voor discussieblok. Bregje: Genoteerd. Marloes: er zijn wel ups en downs elk jaar, in ons bestuursjaar was het ook zo dat er een grote boete was, maar toen waren er geen problemen; meer voor discussieblok? Simone: jullie hebben met die boete onze buffer gekaapt! Tessa: aanwezigheid in het hok, voor het nieuwe bestuur: vorig jaar was het lastig dat iedereen naar dezelfde colleges moest. Deze aanwezigheid is belangrijk voor de leden; de vraag is in hoeverre je voor 100% voor je studie kunt gaan als je ook 100% voor je vereniging gaat. Femke: wij hadden in het eerste semester vooral dit probleem, in het tweede semester kon dit beter afgestemd worden. Bregje: Iedereen gaat er anders mee om. Tessa: MAAK HET JE HUIS. Sophie: Ga niet honderdduizend extra vakken doen, laat itiwana er niet onder lijden.
7. Bespreken/toelichten financieel jaarverslag De contributie leden: ietsje meer dan geschat, meer alumni vastgehouden. donateurs/luf kunnen kiezen om hun donaties naar iti te sturen. Lova Netwerk en Afrikadag zijn nieuwe sponsoren; minder sponsoring van studystore: het gaat geen 1600 maar 1400 worden, want we hebben minder studenten. donateurs: minder door uitschrijvingen. doorgeschoven gelden: camera en alumniactiviteit is voor gespaard en is uitgegeven. overgebleven geld van vorig jaar: 1000 euro door ons uitgeven in commissies en beste idee van itiwana. Marloes: was harde schijf precies 80 euro. Maarten: staat aan de andere kant. AA: alumniactiviteit is duurder geworden door hoge opkomst. Acticom: ietsje overheen omdat het zwembadfeest van dit jaar iets duurder is uitgevallen. Bulletin: uitgave minder hoog, is een bulletin nog niet geweest, deel van budget wordt doorgeschoven. Educom: heeft budget niet opgemaakt, laatste activiteit met SOL ging uit een ander potje, hadden dus meer geld. ICA: zit er ietsje overheen. mentoraat: heeft een beetje over. Reiscom: heeft meer geld uitgegeven door de catastrofe (taxi en buskosten) survivalcommissie: los van geld dat kwijt is geraakt is niet alles opgemaakt maar alsnog hoge kostenpost. beste idee van itiwana: kalender en activiteit; kalender is er niet gekomen; wat er overblijft gaat door naar lustrum (is besloten op halfjaarlijkse ALV). Sophie: activiteit met sol 5-/50? Allen: ja. (Kim van Kastel gaat weg 20.29)
Bregje: idee van kalender is geschrapt omdat de mensen die het hebben gewonnen zich hebben teruggetrokken. Abonnementen: geen bijzonderheden. harde schijf: was ietsje duurder doordat we een hele goede aanbieding vonden (heel veel ruimte voor relatief weinig geld). camera: ook een aanbieding, ietsje meer aan uitgegeven. bedankjes commissieleden: staat er nog niet in, is wel uitgegeven. CoBo en commissiebedankborrel: ietsje minder dan begroot. overige posten: niet helemaal volgemaakt. onvoorziene kosten: bedankje voor wies van het secretariaat; FSW: maar een ding van de grond gekomen (chocomel actie voor serious request). STOP: activiteit is er nooit gekomen. Bregje: overlegplatform studieverenigingen, maar er is geen nieuw bestuur dus de kans is groot dat dat opgeheven wordt; moeten we nog wat van horen. Spaarplannen: is gelukt. Tessa: Tip, geef alsjeblieft de kosten voor kantoorartikelen volgend jaar uit. Sanne: we hebben een gratis printer gekregen. Simone: wordt de nieuwe camera vaak gebruikt. Sanne: heb mijn eigen camera ook vaak gebruikt, maar volgend jaar zal het wel beter gaan; Simone: voor discussieblok? Simone: app heeft meer gekost? Sanne: ja, was onvoorzien. Simone: gekeken naar andere aanbieders? Sanne: ja. Maarten: sponsorgeld van studystore moet nog binnen komen, borg van eerstejaarsweekend ook. Geld apart gezet voor herfstbulletin als opvang voor het zomerbulletin. Dan komen we uit op een resultaat van -317 en als alle toekomstige in en uitgaves zijn
verwerkt, komen we uit op -60 euro. (Stephanie Ratcliffe komt binnen 20.40) Sophie: klopt het dat de jaartallen niet kloppen? Maarten:Ja. Simone: dat geld voor het cadeautje van wies had ook onder diversen gekund. Femke: het was wel heel erg onvoorzien. Simone: het ene komt van de spaar en de andere van de gewoon, maar voor het eindresultaat maakt het niet uit. 8. Adviesbegroting De contributie heb ik vastgesteld op basis van het feit dat we een iets grotere groei hebben dan vorige jaren. Meer alumni zorgt voor de groei, dit compenseert dat er minder nieuwe studenten zijn. Acquisitie: getal van 1600 dit jaar niet gehaald maar er zijn veel plannen, dus we denken dat het realistisch is. sponsorgeld studystore: heeft te maken met het aantal studenten antropologie die we hebben, gaat daarom iets af. donateurs: ietsje meer, omdat ik weet dat er nieuwe bij gaan komen; bulletin: meer, compensatie voor zomerbulletin. AA: heeft geen speciale activiteit en dan is dit het standaard budget. Acticom: ietsje bij gedaan omdat er nu een klein tekort was (2010-2011). Extra opmerking: alle commissies zijn terug naar de bedragen van vorig jaar, in plaats van het extra geld dat wij dit jaar nog hadden. Reiscom: Krijgt wat meer, zodat we de reis toegankelijk kunnen houden. survivalcommissie: had iets over (los van kwijtgeraakt geld), dus is wat afgedaan (ook omdat de bijdrage van leden misschien omlaag kan). Drukwerk en documenten: wordt iets minder; omdat er echt heel weinig van wordt uitgegeven; zat nu iets teveel geld in, kan beter naar commissies. Nadia: Ben benieuwd wat er op de spaarrekening van het lustrum staat. Maarten: Spaarplan plus overgebleven geld van het beste idee van itiwana.
Jemma: Simone had het eerder over onvoorziene kosten en diversen, hoe zit het daar mee (spaar en gewone rekeningen). Maarten: onvoorzien komt van spaarrekening, maakt in principe niet zoveel uit. Simone: het ligt er aan of het door moet naar het volgende jaar of door naar de spaarrekening, dit is wel belangrijk. Onvoorzien naar beneden? Bregje: hier wordt over gestemd op de beleids ALV. 9. Discussieblok Probleem met het geld (halfjaarlijks tekort) Femke: ik denk dat het jaaroverzicht er wel voor zorgt dat je kunt anticiperen, het geeft wat overzicht, je ziet duidelijker wanneer dingen te laat zijn. Bovendien heb je europass dat nu sneller komt. Nienke: zijn de subsidieaanvragen op tijd verstuurd? Femke: ja Sanne: ja, europass had het toegezegd maar niet gedaan. Linde: ik ben het met femke eens. Simone: ik ook, maar als je een financiële tegenvaller hebt is dat ook niet opgelost; Bregje: je kunt niet overal op anticiperen. Simone: is het geen idee om de buffer te laten groeien? Femke: ja dat plan ligt er Marloes: hoeveel staat er nu voor de buffer? Maarten: 2000 euro Bregje: we willen idealiter de buffer laten groeien tot de afgesproken 2400. Simone: anticipeer daar ook op. Mieke: kunnen wij dan niet rood staan als itiwana? Bregje: het is een goed punt om na te vragen. Tessa: wanneer is het tekort en hoelang duurt dat? Is dat fluctuerend? Maarten: meestal vanaf de reis. Femke: subsidie is een maand geleden pas gekomen. Tessa: wellicht is er iets aan de uitgaven te doen? Misschien sommige dingen later betalen? Sanne: ja, app hebben we ook pas later betaald. Marloes: ik heb vraagtekens bij het rood staan, misschien kun je bij andere
verenigingen informeren wat de risico's zijn? Wij hebben als vereniging niet heel stabiele inkomsten/acquisitie. Siddiq: je betaald veel geld over rood staan als zakelijke rekening, je kunt makkelijker over uitstel mailen; Irène: Als je het ziet dat het er aan zit te komen dat je vroegtijdig aanvraagt om in termijnen te betalen. Maarten: waar het bij ons spaak liep was het dat ik geen overzicht had. Als je het op tijd weet, kun je al veel oplossen. Het is een combinatie van onverwacht groots fiasco en late subsidies die voor problemen zorgt. Reserveer dus een vast bedrag, geen zwevende buffer (die geïnvesteerd is), zodat je altijd iets hebt. Nienke: het is wel handig als er een oplossing komt, overzicht helpt al, de buffer moet 10 procent zijn, en dit jaar is er geen geld bijgekomen, dus misschien al een reservering daarvoor maken op de begroting van dit jaar? Marloes: bulletin komt door de cashflow, had ook via de copyshop gekund? Femke: hebben we gewoon nu niet aan gedacht, dit kan in het draaiboek. Sophie: dit zijn dingen voor de WOM. Sophie: er moet 400 euro gereserveerd worden. maarten: kan nu niet zomaar. tessa: cameraplan, mocht dat uitwerken en wordt het niet uitgegeven kunnen we het dan op de spaarrekening zetten? Bregje: kunnen we over nadenken maar niet voor nu (te lange termijn); kunnen maarten en merel even naar kijken; Toekomst Itiwana-camera: Elk jaar wordt er een bepaald bedrag apart gezet voor een nieuwe camera, eens in de drie jaar eentje gekocht. Is dit wel zinnig omdat er genoeg mensen zijn met een spiegelreflex? Het is nu een mooi moment dat stop te zetten? Nadia: we willen misschien de 'fotocommissie' instellen, dus dat kan dit probleem ondervangen, dan is er geen verenigingscamera meer nodig. Marloes: kun je op andere mensen rekenen? Misschien dat je minder spaart maar hem nog wel als backup houdt.
Irène: Wil je iemand verplichten? Heb je altijd iemand die dat doet? Sanne: die commissie lijkt me een goed idee. Tessa: Ik ben het met marloes eens, maak er vijf jaar van. Siddiq: een andere oplossing, we sparen nu op dezelfde door, mochten we het dan niet nodig hebben doen we het ergens anders bij. Heb je ook een goede financiële back-up. Sophie: vraagje over fotocommissie, kun je niet een paar huisfotografen instellen? Femke: iets voor de beleids ALV? Stephanie: wat gebeurd er met materiaal wat kapot gaat in de commissie? Ook iets om over na te denken. Tessa: gewoon vrijwaringsverklaring! Bregje: ofwel we gaan door met het spaarplan zoals het nu is, of vijf keer 30 euro sparen. Tessa: is het een idee om er een vierjaarplan van te maken, zodat je een goede kunt kopen? Sophie: je kunt juist goedkope camera's kopen! Stemming voor het idee van Siddiq: Een drie-jaren-plan. Is er daarna geen camera nodig laten we dat bedrag staan, wordt het uitgegeven gaan we weer verder kijken. 25 aanwezigen voor: 25 tegen: 0 onthouden: 0 Plan aangenomen! Survivalweekend (invulling) Ik (Nienke) vind het heel jammer dat het heel anders is geworden qua inhoud, met activiteiten, grootschaliger; daardoor ben ik niet meegegaan, ik vond het leuk als chillweekend.
Femke: ik ben wel mee geweest, ik heb nog nooit zo hard ge-chilled. Er waren niet heel veel activiteiten. Ik snap dat het geld misschien een drempel was maar het was wel leuk dat er zoveel inschrijvingen waren dit jaar. Tessa: Ik heb het ook georganiseerd met dit idee dat het chillen is, het is wat wij gewend zijn. Dit is iets wat elk jaar een andere invulling krijgt, en dit is voor je leden en niet alleen maar voor het bestuur + 1, en dat was het juist wel toen het een chillweekend was. Marloes: ik ben het eens met Femke en Tessa, je bent er voor je leden. Irène: het weekend was nog steeds chillen, het was een slagje anders maar de essentie was er nog wel. Nienke: je kunt het natuurlijk niet tegenhouden, ik wil het meer als tip geven. Simone: we hebben het er over gehad dat er een nieuwe locatie zou komen? Nu weer meer geld dan vorige jaren is uitgegeven, misschien meer investeren in een verder locatie? Bregje: ik beaam het, maar dit is iets voor de volgende commissie. Tessa: vorig jaar zaten we heel erg met het probleem dat je niet te ver kunt gaan omdat je maar drie dagen hebt. Je hebt je limiet op de grens van Nederland, en dan ga je snel over je budget heen bij een andere locatie. Misschien in plaats daarvan een dag meer? Sophie: er zijn goede redenen om het survivalweekend in het buitenland te doen. Tessa: En je mag geen fikkie steken in Nederland; Bregje: invulling en locatie moeten ze volgend jaar naar kijken, je bent er uiteindelijk voor je leden. Stemming jaarverslag: aanwezigen: 25 voor: 22 tegen: 0 onthouden: 3 financieel jaarverslag aanwezigen: 25
voor: 23 tegen: 1 onthouden: 1 10. Evaluatie Itiwana 2011-2012 Bregje: Ik ben trots. Jemma: ik wil graag iets positiefs zeggen, ik voelde me door jullie als bestuur en als itiwana erg welkom. Eva Schouten: Ja, het is uniek dat je niet denkt bij ouderejaars: o my god wat zijn die eng. Nadia: ik vond siddiq wel een beetje eng; Sophie: ik heb wel een puntje van ontwikkeling, namelijk, aan het begin van het jaar had Bregje nog een beetje het gevoel dat ze zich moest verontschuldigen, en nu kun je ook tegen iemand zeggen dat die zijn of haar mond moet houden, en ik denk dat die leiderschapskwaliteiten heel waardevol zijn. Je hebt ook geleerd om hulp te vragen, dat is iets heel knaps. Tessa: uiteraard wil ik mijn opvolger dikke complimenten geven. Ik dacht heel vaak: 'leuk dat zij dit doet, had ik het maar bedacht'. Voor iedereen, wij hebben de last ook gedragen, en het is moeilijk de zaak drijvende te houden, maar jullie hebben het overleefd. Een extra bravo aan Sanne dat ze het heeft overleefd als voorzitter van de AA (met mij en linde er in ;) ). Nienke: ik vind dat jullie als bestuur goed overkwamen, hele leuke ontwikkeling dat jullie altijd in de Odessa waren (op tijd enzo), goede ontwikkeling dat de borrel vervroegd is. Femke is maar twee keer met een vraagje gekomen, maar heeft het wel heel goed gemand. Sophie: Het is voor jullie handig om na te denken over een nieuwe hobby, want je hebt ineens zoveel tijd! Femke: ik heb voor iedereen een brief geschreven. Sanne: Ik zou het zo weer over doen, heb een geweldig jaar gehad en vrienden voor het leven gemaakt. Bregje: Er rest mij enkel te zeggen, het is niet altijd even makkelijk geweest en ik vind het geweldig dat wat er ook was, er altijd steun was bij deze zes mensen. Ik ben heel
trots op deze groep die zich gevormd heeft. Ondanks alles had ik het zo over gedaan. 11. Decharge commissies cadeautje met persoonlijke boodschap. 12. Decharge 19 e bestuur 2011-2012 13. Installatie 20 e bestuur 2012-2013 14. Installatie commissies 15. Nagekomen punten / w.v.t.t.k. Bregje: GO FOR IT:) 16. Sluiting 22:34 KANDIDAATSBESTUUR Functie 2011/2012 2012/2013 Voorzitter Bregje Schreuders Nadia Teunissen Secretaris Eva Salman Pepijn de Wit Penningmeester Maarten Vreeburg Merel de Schepper Assessor Activiteiten Irène Leibbrand Siddiq Raams Assessor Onderwijs Femke Gubbels Jemma Middleton Assessor Extern Sanne Hogesteeger Mieke Zaal Assessor Publicatie - Eva Schouten