Stemcommissie: Simone de Boeren Sanne Hogesteeger. Aantal Aanwezig: 19

Transcriptie

1 Agenda Beleids-ALV van Itiwana, 20 e bestuur 13 december 2012, 18:15 Locatie: FSW, 1A37 1. Opening 18:31 uur 2. Mededelingen Openingsgrap: Het is groen en het zegt: ik ben een kikker? Een pratende kikker. Om 21:45 een einde eraan breien omdat de FSW om 10 uur dichtgaat. Stemcommissie: Simone de Boeren Sanne Hogesteeger. Aantal Aanwezig: Vaststellen agenda (Eva Salman komt binnen 18:32 uur.) 1. Opening 2. Mededelingen 3. Vaststellen agenda 4. Goedkeuren notulen Wissel- ALV 5. Bespreken/toelichten Beleidsplan 2012/ Begroting 7. pauze 8. Discussieblok, betreffende beleidsplan 2012/ Evaluatie Bestuur en Itiwana vanaf de wissel tot nu 10. Jouw eigen inbreng, voorstellen en ideeën

2 11. Nagekomen punten / wvttk 12. Sluiting 4. Goedkeuren notulen Wissel-ALV Stemming: Voor: 9 Tegen: 0 Onthouden van stem: Bespreken/toelichten Beleidsplan 2012/2013 Voorzitter Nadia Teunissen: Het beleidsplan is gebaseerd op twee hoofdpijlers, professionaliteit en innovatie (zie beleidsplan). Een manier om structuur en vertrouwen te bieden, dat wordt ondersteund door betrokkenheid en communicatie. Betrokkenheid is nodig om zelf op de hoogte te blijven. Mensen moeten weten wat er speelt. Betrokkenheid is nodig om vertrouwen vast te houden. Betrokkenheid apart is nodig om een vereniging draaiende te houden. Communicatie (Irene Leibrand leibrand komt binnen: 18:37uur.) Innovatie en motivatie: Dit jaar goed aanpakken en alles van voorgaande jaren aanpakken en vernieuwen. Itiwana heeft een bepaald karakter, laagdrempeligheid, kleinschalig en openheid. Nieuw: maandelijks brainstorm uurtje omdat mensen bij een ALV het misschien moeilijk vinden om nieuwe ideeën te vertellen. De wissel van het bestuur willen we meer gestructureerd laten verlopen zodat iedereen op eenzelfde moment ingewerkt wordt. Eventueel met een extern persoon die helpt en er verstand van heeft. Lustrum: Itiwana bestaat bijna 20 jaar, er komt een lustrumcommissie.

3 Betrokkenheid: hokdienst verloopt goed. Ik ga mijn best doen om zoveel mogelijk eerstejaars enthousiast te maken. Ik houd iedereen op de hoogte van de informatie uit de VerO. (Aukje Postma komt binnen, 18:42 uur ) Er zijn nog geen vergaderingen uit de hand gelopen. Alle activiteiten gaan geëvalueerd worden, vooral de Drenthe avond. Deze wordt dit jaar anders aangepakt. De Drenthe avond wordt met het bestuur georganiseerd omdat het kort dag is en we niet wisten onder welke commissie dit nog kon passen. Volgend jaar zal het eerder plaatsvinden dan dit jaar zodat men er nog enthousiaster voor is. Het tijdstip was niet handig, omdat men al een tijdje bezig is met het BLO en het eigenlijk al zat is, maar er was alsnog een goede opkomst. Volgend jaar zal het weer onder de educom vallen en aan het begin van het college jaar plaatsvinden. Innovatie: Dit jaar willen we 2 commissies in het leven roepen. De fotocommissie en de lustrumcommissie. Voor de fotocommissie zijn er al mensen die hiervoor enthousiast waren. De Lustrumcommissie: Samen met het WDO omdat zij ook een lustrum hebben. Deze commissie staat tot nu toe nog erg vrij. Ze zijn nu aan het brainstormen wat mogelijk is qua geld voor de almanak bijvoorbeeld. Oud itiwaniërs willen we ook aantrekken om naar het gala te komen. Vragen? Sophie Frankenmolen: Wanneer wil je het lustrum laten plaatsvinden? Nadia Teunissen: Niet in ons bestuursjaar maar volgend studiejaar. Sophie Frankenmolen: Niet onderschatten hoeveel je ervoor moet doen. Nu alvast voor BLO eraan werken en contact zoeken, ook omdat er een zomervakantie tussenzit.

4 Nadia Teunissen: Het is moeilijk in te schatten dus ik wil in februari beginnen. Sophie Frankenmolen: Leg nadruk op een supergoed symposium. Nadia Teunissen: Aparte alumni activiteit, staat nog open. Sophie Frankenmolen: Kan via de WOM nog contact leggen. Sean van der Steen: Goed overleggen met WDO. Stephanie Ratcliffe: Komt de fotocommissie nog terug in het discussieblok? Nadia Teunissen: Ja. Maarten Vreeburg: Hoe gaat het met de acticom in verband met het gala? Siddiq Raams: Gaat goed. Nadia Teunissen: Eerste halfjaar bij de lustrumcommissie is voor de voorbereiding van de almanak. Hier houden drie commissieleden zich mee bezig en de andere vier met het symposium. Voor het gala is de locatie belangrijk. Marloes Bosch: Almanak: Discussie over persoonlijke gegevens. Kun je dat online zetten? Sanne Hogesteeger: Weten jullie dat er een draaiboek is voor de almanak? Nadia Teunissen: Ja. Marloes Bosch: Jullie hadden het over een buitenstaander die ons helpt. In hoeverre. Kosten. Nadia Teunissen: Dat hoeft niet persé. Alle andere gangbesturen hebben al een trainingsdag. Wij kijken naar de mogelijkheden. Anna de Keijzer: Gaat het erom dat de gegevens openbaar zijn of alleen voor Itiwana leden? Marloes Bosch: Wil niet dat mensen haar gegevens hebben. Nadia Teunissen: Verder nog vragen? Nee.

5 Secretaris Standaard taken: Post: Pepijn stuurt dit door wanneer het nodig is. Archiveren, notuleren, ledenbestand. Ledenbestand is ook een puntje bij innovatie. We willen kijken naar een systeem wat samenloopt met het boekhoud systeem samen met Merel de Schepper. Daarnaast willen we kijken naar de mogelijkheden voor online inschrijven. Dit is lastig omdat je hier te maken hebt met allerlei voorwaardes met betrekking tot gegevens. Betrokkenheid: Snelheid, hier had ik in het begin moeite mee maar dat gaat nu beter. Ik wil dit natuurlijk ook met de post doen. Ik ben ook een aanspreekpunt voor informatievoorziening. Daarnaast houd ik me aan de algemene bestuursrichtlijnen. Ik zal regelmatig in het hok zijn voor wanneer er vragen zijn. Extern: We wilden in eerste instantie een criteria lijst opstellen voor wat we wel en niet promoten. We hebben dit besproken met de WOM en hebben besloten naar eigen inzicht te handelen. Sophie Frankenmolen: We kunnen tijd besparen, dus niet je algemene stukken toelichten maar alleen specifieke stukken. Voor de algemene stukken hadden de mensen maar het beleidsplan moeten lezen. Simone de Boer: Weet iedereen wat de WOM is? Sean van der Steen: Raad van advies zeg maar. Pepijn: Reiscom; Dit gaat prima. Er zijn niet veel veranderingen omdat we hebben gezien dat de planning en indeling van vorig jaar goed werkt, ook bij ons.

6 Marloes Bosch: Hoe ging de inschrijving? Pepijn de Wit: Matig, we hebben plekken over. Marloes Bosch: Hoe kan dat?! Het is een super vette reis! Sanne Hogesteeger: Er zijn nu nog wel mensen bezig geld te vragen aan ouders. Penningmeester - Merel de Schepper: Innovatie: Mogelijkheid tot boekhoudsystemen onderzoeken in combinatie met het ledenbestand. Ik wil ook de online inschrijf mogelijkheden onderzoeken samen met Pepijn. Voor de rest wil ik in dezelfde lijn doorgaan omdat dit goed bevalt. Mentoraat: We willen het mentorschap verlengen. Hierbij vragen we hulp van Nina. Zij kan onder andere ledenlijsten naar ons sturen zodat wij snel groepjes in kunnen delen om hen te begeleiden. De naam van het mentoraat willen we misschien veranderen. Stephanie Ratcliffe: Willen jullie ook minors betrekken onder de mentoren? Merel de Schepper: Dat zou kunnen. Mieke Zaal: De communicatie tussen mentoraat en de FSW was slecht. Lijsten waren vorig jaar niet op tijd en konden we de minors geen brief sturen. Vragen: Maarten Vreeburg: Er is volgens mij betaald voor pc leden. Ik weet niet over hoeveel geld het gaat als je het wil veranderen? Marloes Bosch: Er zijn wel besturen die bestanden hebben gekoppeld. Wij hebben de stap niet genomen maar een tussenstap met twee aparte bestanden. Als je binnen de grenzen van de kosten kan blijven moet je vooral vernieuwen. Sophie Frankenmolen: Pc leden leek;) Is het niet een kwestie van communicatie ter verbetering? Merel de Schepper: Het is al verkeerd verwerkt en is moeilijk om naast elkaar

7 te leggen. Bestanden aan elkaar linken heeft dus voordelen om menselijke fouten in de communicatie te voorkomen. Eva Salman: We hebben schriftelijke uitschrijvingen. Maarten Vreeburg: Je moet het bij de wissel goed verwerken. Marloes Bosch: Je moet schriftelijke opzeggingen hebben. Nadia Teunissen: Verder nog vragen voor Merel de Schepper? Nee Assessor Onderwijs - Jemma Middleton: Innovatie: Verkoop van de boeken overzichtelijker houden. Zorgen dat veel Itiwana leden hun zegje kunnen doen. Veel contact onderhouden. De inhoud van de functies verbeteren en verduidelijken door de commissieleden zelf de kans te geven om hun functies te omschrijven in het draaiboek. Ik wil kijken naar mogelijkheden om te betalen met Ideal. Dit kan niet via de webshop dus hier moet iets anders op gevonden worden. Educom: Innovatie: Er is een draaiboek met functies alleen had ik daar zelf als commissielid nooit naar gekeken. Jemma Middleton hamert er nu op dat de commissieleden dit inkijken en gaan verbeteren en verduidelijken. Promotie: Ik wil dit gestructureerd laten verlopen en de functies specificeren. Hierbij willen we facebook meer betrekken, wat Lisanne Zoet zal doen. Evaluatie verbeteren: Zelf evaluatie invoeren en ook schriftelijk. Samenvattingen verkoop: Lizet Wesselman is een goede hulp in het gestructureerd laten verlopen van de verkoop.

8 (Bregje Schreuders Schreuders komt binnen, 19:17uur) Vragen? Maarten Vreeburg: Wat zijn de voordelen van Ideal betalingen? Jemma Middleton: Geen foutjes meer. Nadia Teunissen: (aanvulling) We blijven niet meer zitten met boeken. Er komen boeken in de hoeveelheid die besteld zijn. Nadeel: Je kunt niet checken of iemand lid is. Hierbij in de voorwaarden zetten dat mensen lid moeten worden bij ophalen wanneer ze geen lid zijn. Maarten Vreeburg: Soms kun je boeken niet binnenkrijgen door fouten van andere bedrijven en dan hebben mensen al wel betaald. Sanne Hogesteeger: In hoeverre doen ze dit al bij andere verenigingen? Jemma Middleton: weten we niet. Nadia Teunissen: Andere gangverenigingen stappen al af van studystore. Marloes Bosch: Voordat je boeken gaat bestellen kun je mensen een inschrijfformulier laten invullen. Er blijkt rondom studystore veel verwarring en onduidelijkheid te zijn omtrent de boekenacties. (Marloes Bosch: wat een motherfuckers) Anna de Keijzer: eigen inbreng: Je zou een ledenaccount op itiwana.org kunnen maken en mensen eerst moeten inloggen om boeken te bestellen. Dingen die liever niet zichtbaar zijn voor mensen zoals rare foto s kun je achter de schermen zetten, eerst inloggen dan kun je pas zulke dingen zien. Irene Leibrand: Tip: zorg dat nieuwe eerstejaars die niet lid zijn ook foto s kunnen zien.

9 Assessor publicatie Eva Schouten: Ik ben verantwoordelijk voor de media en de bulletincommissie. Innovatie: Ik wil een goed draaiboek maken waarin alles beschreven wordt, voor de site, de app etc. We veranderen het binnenwerk van het bulletin, de pagina anders gebruiken voor een goede vulling. Het eerste bulletin dat uit is gekomen zijn we niet tevreden over. Voortaan laten we eerst een proefdruk laten maken. De kalender is gemaakt met onder andere oog voor de betrokkenheidpijler. Alle jaren moeten gerepresenteerd worden in het bulletin. Iedereen in de commissie kan goed photoshoppen dus kunnen we gekke dingen doen zoals de itibaby. Vragen? Bregje Schreuders: Is de drukker de reden voor 2 lege pagina s? Eva Schouten: Ja. Sophie Frankenmolen: Bulletin verschuiven we naar het discussieblok. Simone de Boer: Hoe gaat het met de app? Eva Schouten: Dat gaat goed. Niet teveel berichtjes op sturen zodat mensen niet gek worden. De promotie zal waarschijnlijk goed verlopen omdat steeds meer smartphones in gebruik genomen worden. Sean van der Steen:Wordt het ook geüpdate? Jemma Middleton: Ja.

10 Assessor activiteiten - Siddiq Raams: Ik ben verantwoordelijk voor de acticom en ICA. Er zijn weinig veranderingen. De voorgaande jaren zagen we een stijgende lijn die we stijgende gaan houden. Innovatie: De feesten zijn in het thema de wereld over (topografisch). ICA: Er is een nieuwe rubriek met foto s. De omslag kunnen we misschien door leden laten doen. Vragen? Marloes Bosch: Let op spelfouten komma s etc. Assessor extern - Mieke Zaal: Innovatie: Geld binnenhalen is lastig bij kleine bedrijven. De commissie richt zich op een grote vis. De naam is niet vermeld in beleidsplan.????? als tweede hoofdsponsor. We kunnen stemmen over de Itiweek en een stukje voor de leden. Sponsors of leden kunnen in de Itiweek adverteren voor 5 euro. Wanneer ze dit vaker doen, wordt het goedkoper. Maximum is 1 advertentie per Itiweek. Dit idee is ontstaan, onder andere door facebook. Facebook moet ook niet als spam gebruikt worden (de Iti facebook). De AA is een bloeiende commissie. Qua alumni wordt er een en ander veranderd. De alumniborrel wordt dit jaar anders dan vorige jaren. De vormgeving hiervan wordt nog besproken. Nog één punt: Sanne Hogesteeger heeft vorig jaar aandacht besteed aan de almanak. Dit heeft voor Mieke Zaal niet de prioriteit. Nadia zal kijken of ze dit kan oppakken met de lustrumcommissie.

11 Sophie Frankenmolen: Als je een alumniborrel organiseert bij een carrièredrang zijn er twee verschillende doelgroepen. Pas op dat het departement denkt dat Itiwana dat wel organiseert. Mieke Zaal: Dit is niet zo, juist niet. De carrièredag wordt mede mogelijk gemaakt door alumni. Zij zijn al uitgenodigd voor de carrièredrang dus ze zijn er sowieso. Algemene opmerkingen/vragen: Sean van der Steen: jullie willen veel online gaan doen. Jullie hebben hier een zekere mate van kennis voor nodig. Mieke Zaal: We hebben onderling discussie gevoerd dat we niet altijd op Sean kunnen leunen. We gaan kijken naar mogelijkheden naar eventuele uitbesteding, of dit haalbaar en handig is. Eva Schouten: we stellen het ten eerste alleen ter discussie. Foto s zijn niet handig voor op de facebook omdat die elke keer omhoog komen op de facebook. We willen de site meer linken aan facebook. Als het toegevoegde waarde heeft doen we het anders niet. Sean van der Steen: zoek mensen die het leuk vinden. Kijk uit dat het werkend blijft en niet na een paar dagen eruit vliegt. Anna de Keijzer: Met behulp van een cursus doorgeven aan de volgende die dit gaan bijhouden. Eigen webbuilder leger bouwen. Anna wil dit wel leren maar kan het niet. Stephanie Ratcliffe: Niet te veel op een nieuwe Sean leunen. Eva Schouten: Je kunt niet per jaar wisselen. Sophie Frankenmolen: Maak een vacature.

12 Simone de Boer: De nieuwe persoon moet alles weten. Eva: Kan zich niet overal voor inlezen. Misschien met een goede leraar gaat dit wel. Krijg nu info die ze niet begrijpt. Sean van der Steen: Gooi niet mediawana weg, GEEN FLICKR. AUB! Simone de Boer: Waarom doet iemand die niks van sites weet deze bepaalde functie op dit moment. Moet je in de toekomst niet iemand neerzetten die hier kennis van heeft? Nadia Teunissen: Voor de toekomst goed om naar te kijken, maar in ons huidige bestuur had niemand het beter kunnen doen dan dat Eva nu doet. Sanne Hogesteeger: aan Simone de Boer: Bedoel je publicatie? Eva heeft wel kennis voor bulletin en Itiweek. Simone de Boer: Ligt eraan of diegene ook de site doet en alles in dezelfde stijl wil hebben is het handig om 1 persoon al deze dingen te laten doen die hier kennis van heeft. Eva: Ik kan alles makkelijk zelf doen voor Itiweek en bullletin en wil hier goede draaiboeken van maken. Sophie Frankenmolen: Eens met Simone dat iemand hier kennis van moet hebben. Zorg dat je het onder de knie krijgt en de opvolger dit ook kan doen. 6. Begroting Merel de Schepper: De begroting is aan de hand van de adviesbegroting gemaakt. Studystore inkomsten zijn gedaald omdat er minder studenten zijn en krijgen wij minder subsidie. De activiteiten commissie heeft iets meer geld dan twee jaar geleden. Vorig jaar beviel het extra geld goed en daarom is dit zo gebleven. Survivalcommissie is minder geworden omdat dit vorig jaar niet nodig was. Verdeling van bedankjes en commissieborrels is duidelijker gemaakt. Het kopje hokartikelen krijgt een nieuwe naam. FSW activiteiten heeft nu meer geld omdat daar nu meer vraag naar is en hier meer aandacht aan besteed moet worden.

13 Vragen: Simone de Boer: Waarom krijgt WDO meer geld dan vorig jaar? Bregje Schreuders: Die afspraak is vorig jaar gemaakt. WDO moet beter aan promotie werken. Nadia Teunissen: De promotie van het WDO gaat nu ook beter. Verbetering is te zien. Sean van der Steen: Dat tientje voor STOP. Als dat zo slecht loopt, kun je eruit stappen. Er waren mooie plannen maar er gebeurd niet zoveel mee. Sophie Frankenmolen: Drie jaar geleden gebeurde er ook al niet veel. Merel de Schepper: laat het tientje voor dit jaar staan. Marloes Bosch: Terugkomend op WDO. Het bedrag van de bijdrage wordt elk jaar hoger. Kan WDO aantonen dat het dit waard is? Nadia Teunissen: Marit betrekken bij de volgende ALV zodat zij haar zegje kan doen. Merel de Schepper: Hoe zit het met de financiering van het WDO? Marloes Bosch: WDO moet aan Itiwana een financieel verslag leveren. Daar weten Merel de Schepper (en Maarten Vreeburg) niks van. Sophie Frankenmolen: Jaarkalander aan elkaar voorleggen. Ik vind dat het WDO moeite heeft met opereren en kunnen zij zien wie hun leden zijn. Bregje Schreuders: Over het puntje cobo s en commissieborrels. Wat zijn commissieborrels? Merel de Schepper: Nu valt eronder: themaborrels en onze eigen cobo. Bregje Schreuders: Commissieborrel is een rare term. Simone de Boer: Commissieborrel is commissiebedankborrel? Nadia Teunissen: We gaan deze term duidelijker omschrijven. Merel de Schepper: We stellen er alle bedankjes voor de commissies onder.

14 Marloes Bosch: Donateurs Hoe zit het hiermee? Nadia Teunissen: Dit komt bij het discussieblok. 7. Pauze 8. Discussieblok betreffende het Beleidsplan 2012/2013 Bulletin Simone de Boer: Waarom heb je hem verstuurd als het niet zo is als je wil en waarom betaal je ervoor? Eva Schouten: We hadden niet het gevoel dat mensen er last van zouden hebben. Simone de Boer: De inhoud viel tegen en er zaten spelfouten in. Sophie Frankenmolen: Zou deze bulletin niet dikker worden omdat er geen zomerbulletin is geweest? Eva Schouten: Mij is niet gezegd dat ik een extra dik bulletin moet maken maar er is extra geld aan besteed aan de kalender. Wat er met die kalender is gebeurd is dat er een verkeerde versie is gedrukt. (Er wordt gezocht in de notulen van de wissel ALV over wat er besloten is over het Bulletin). Simone de Boer: De kalender opmaak was goed. Stephanie Ratcliffe: Waarom staan er alumni foto s en geen eerstejaarsfoto s? Eva: Het idee was om Itiwana door de jaren heen te laten zien zoals eerstejaarsweekend. Ik heb iedereen gevraagd of ik een foto van hen mocht gebruiken. Daarbij staan er wel degelijk foto s van eerstejaars bij. Marloes Bosch: Is dit wel echt gebeurd? Anna de Keijzer: Nee, mij is niet gevraagd. De foto s moeten Itiwana door de jaren heen representeren, en dezelfde persoon op twee foto s is misschien niet zo goed. Dikker bulletin? In de wissel ALV notulen staat niet dat het bulletin anderhalf keer zo dik zou worden.

15 Simone de Boer: Het budget zou doorgeschoven worden. Eva Schouten: Het enige wat ik kan herinneren dat er gezegd is, is dat er meer in moest, wat in dit geval de kalender is. Simone de Boer: Dus er is geen nieuwe inhoud? Eva Schouten: jawel, dat kun je zien aan de schrijvers. Quotes in het bulletin Simone: Bij de quotes staan nu initialen. Beter idee om dat niet te doen? Mieke Zaal: We kunnen richtlijnen opstellen en er nu over stemmen. Toestemming vragen en of men anoniem wil blijven. Marloes Bosch: Dit is al besproken in voorgaande ALV s en daar is uitgekomen dat het anoniem moet zijn. Irene Leibrand: Die discussie was in mijn eerste jaar. Marloes Bosch: Zelfs initialen waren niet genoeg bij ons. Zet dit in het draaiboek, dat een quote anoniem moeten blijven. Anonimiteit is ook om kliekjesvorming te voorkomen. Eva Schouten: Ik heb niet veel dezelfde personen. Stemmen hierover is niet nodig, men vertrouwt Eva. Sean van der Steen: Heb het bulletin gezien. Thema vooroordelen kwam niet echt terug in de artikelen, en als het terugkwam bleef het een beetje oppervlakkig. Ik miste het thema een beetje. Neem dit mee. Eva Salman: Dit kan ook komen doordat de inhoud van vorig bulletin is doorgeschoven. Simone de Boer: Indesign werkt goed. Sanne Hogesteeger: Bulletin ziet er wel heel mooi uit! Bulletin is dunner dan normaal. Sophie Frankenmolen: is het mogelijk om het volgende bulletin meer content te geven? Eva schouten: Het extra geld zit al in de kalender. We gaan nog een discussie met de drukker voeren over de hoeveelheid geld die we moeten betalen.

16 Marloes Bosch: Als je het niet goed genoeg vindt, moet je het niet sturen. Idee: Bulletin commissie stemt toe voor een dikker en meer volledig bulletin? Eva: volledig is vanzelfsprekend. Voor een dikker bulletin moet er gekeken worden naar geld. Mieke Zaal: Aukje heeft een blog, die misschien externe bulletin schrijvers inneemt. Voorstel: Wanneer Itiwana geld terugkrijgt van de drukker, moet dat geld gestoken worden in het volgende bulletin (qua inhoud en meerdere pagina s). IS AANGENOMEN. Mentoraat: Bij de introductiedag hield het begeleiden van eerstejaars op na één dag maar nu willen we dit verlengen tot een mentorschap van minimaal een half jaar. Per groep eerstejaars zijn er dan twee mentoren. De functie van het mentoraat, van eerstejaars voor eerstejaars, blijft hetzelfde maar de naam eerstejaars voor eerstejaars is dus gepaster. Sean van der Steen: Ik vind het mentoraat een goed iets uit de historie. Irene Leibrand: Kun je de inhoud van het mentoraat niet veranderen en de mentorgroepjes een andere naam geven. Mieke Zaal: Er wordt best vaak gezegd dat iets een traditie is. Het gaat nu om een naam, het gaat niet om veranderen van een functie. Dit is slechts om duidelijker weer te geven wat men doet. Simone de Boer: Is het nou de bedoeling dat de mentoren een soort van nieuwe commissie worden als een nieuw orgaan? Nadia Teunissen: Niet perse een nieuwe commissie, misschien eerder een nieuw hulporgaan voor eerstejaars. We wilden dit afgelopen juni al starten maar dat was nog niet haalbaar. Simone de Boer: Wie gaat dat begeleiden? Nadia Teunissen: Het bestuur. Eventueel zelfs onder de voorzitter omdat de

17 voorzitter in het algemeen meer informatie heeft over de gang van zaken in het onderwijs bijvoorbeeld. Bregje Schreuders: Mentoraat is geen duidelijke naam, geeft niet duidelijk aan wat het doet. Sean van der Steen: mentoraat heeft nog steeds wel een mentoraat functie op bijv. Eerstejaars weekend. Marloes Bosch: Boeit me geen kut hoe het genoemd wordt als het maar functioneert. Mieke Zaal: Nina vond dat wij (mentoraat) geen mentorfunctie uitvoerden. Dat vindt Mieke Zaal ook. Het mentoraat is geen orgaan waar je als eerstejaars naartoe kan voor hulp, zo wordt het niet geprofileerd. Simone de Boer: Als je het wil splitsen wat doe je dan met EJW en intro dag? Mieke Zaal: Dezelfde commissie doet dat. Anna de Keijzer: Waarom twee commissies? Mentoraat valt onder eerstejaars. Jemma Middleton: Het is het mentoraat versus mentorschap. Een bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het mentoraat, kan het overzicht houden. Sanne Hogesteeger: Onder het mentoraat, de mentoren scharen, niet als commissieleden maar als vaste pool die je gebruikt. Mieke Zaal: de naam blijft raar. Merel de Schepper: Sluit zich aan bij het idee van Sanne. Marloes Bosch: Jullie zijn een aanspreekpunt (mentoraat) dat zij dan naar het bestuur gingen voor mij. Is het een idee dat zij meer met Nina om de tafel gaan zitten? Bregje Schreuders: Ziet geen problemen. Je kunt het makkelijk oplossen. We sluiten het puntje af.

18 Fotocommissie Nadia Teunissen: We hebben gemerkt dat er veel foto s worden gemaakt en overal gepost worden. We willen dit overzichtelijk gaan regelen. We hebben ook gemerkt dat veel mensen het leuk vinden om te fotograferen. Sean van der Steen: Wat is de meerwaarde? Nadia Teunissen: Één iemand die foto s maakt, komt er zelf bijvoorbeeld niet op. Ook heb je een beter overzicht van wat er met de foto s gebeurd. Stephanie Ratcliffe: Hoe ga je het doen met afschrijving van eventueel materiaal zoals camera s, wat als daar iets mee gebeurd? Nadia Teunissen: Dat moet nog onderzocht worden. Stephanie Ratcliffe: Ik vind het vreemd dat er al namen gepubliceerd zijn terwijl de commissie nog niet officieel is. Nadia Teunissen: Het is inderdaad raar om al namen te publiceren omdat deze commissie nog niet bestaat. Excuses daarvoor. Marloes Bosch: Hoeveel leden mogen in de commissie? Is er al een strakke planning? En hoe zit het met de kosten? Nadia Teunissen: Hoe groter de commissie hoe beter in feite, omdat er dan altijd wel iemand is om op een activiteit foto s te maken. Ik denk dat een commissie van rond de zes voldoende is. Qua kosten kan ik dit niet begrijpen. Camera is er, mensen hebben zelf een camera. In nood kan ik zelfs mijn eigen camera gebruiken en deze is verzekerd. Sanne Hogesteeger: Goed idee, je weet dat er iemand verantwoordelijk is voor foto s. Het kan zonder commissie voorkomen dat er ineens geen camera is. Anna de Keijzer: Je zegt dat jij een eigen camera hebt, mocht het doorgaan en blijven bestaan blijft jou eigen camera natuurlijk niet meegaan. Simone de Boer: Als je drie commissieleden hebt, hoe gaat dat dan in zijn werk? Nadia Teunissen: Niet ieder commissielid hoeft aanwezig te zijn op een activiteit. Ze kunnen of rouleren of de activiteiten wisselen.

19 Marloes Bosch: Is er een commissie voor nodig? Mieke Zaal: Die commissie moet er wel komen voor professionaliteit, je hebt een verantwoordelijke en er kan zelfs censuur toegepast worden. Marloes Bosch: Als bestuurslid moet je er voor zorgen dat er iemand aanwezig is op een activiteit. Sophie Frankenmolen: Probleem: Het oprichten van een commissie kan nu sowieso niet omdat er geen plan geschreven is. Maar oplossingsgericht gedacht, ligt de verantwoordelijkheid niet bij het bestuur om te zorgen dat er foto s zijn met de Iticam gemaakt door een commissielid van bijvoorbeeld de acticom? En dat alle andere mensen die mooie fotos maken, bijzaak zijn. Eva Schouten: Begrijpt het punt maar je hebt een legitiem ding als je dit via een commissie doet. Je hebt niet altijd een commissielid die fotografeert. Sanne Hogesteeger: Als je alleen de Iticam doet, en dit op mediawana zet, zijn er altijd mensen met mooie camera s die het gewoon op facebook zeten. Als je deze commissie in het leven roept, heb je mooie foto s die allemaal op mediawana staan. Siddiq Raams: Iedereen wacht op de mooiste foto s van de mooiste camera s. Nadia Teunissen: Het is een idee van de leden. Marloes Bosch: Dan hadden die leden hier moeten zijn. Sean van der Steen: Geen verkeerd idee, maar het is niet voldoende uitgewerkt. Suggesties: goed op papier hebben wat de verantwoordelijkheden zijn met betrekking tot de camera s. Wat je doet met foto s is belangrijker dan het maken. De mediawana moet goed gevuld en georganiseerd worden. Doe er iets mee. Maak een plan voor de halfjaarlijkse ALV. Je kunt experimenteren zonder een commissie op te richten. Maak duidelijk dat mensen voor deze experimenten niet verzekerd zijn om in de fotocommissie te komen als deze wordt opgericht.

20 Lustrum: Nadia Teunissen: Stemmen of deze commissie wordt opgericht in februari t/m dec. het jaar daarna. Sanne Hogesteeger: Kun je nu een commissie inslaan zonder commissieleden? Nadia Teunissen: Voorstel: We stemmen nu om de commissie op te richten, commissieleden inslaan doen we dan bij de halfjaarlijkse ALV. We zijn nu al wel begonnen met brainstormen. Nadia Teunissen: Ik stuur morgen een vacature de deur uit. Voor: 22 Tegen: 0 Onthouden van stem: 0 Alumni en donateurs Marloes Bosch: Staat er ergens hoeveel donateurs we mogen hebben? Siddiq Raams: Met het gala doen we hier niks hiermee. We hebben geen acties om veel donateurs binnen te halen. Nadia Teunissen: Wat misschien wel een goed idee is, is om lustrumdonateurs te krijgen? Simone de Boer: (donateurs) Gaat het om acquisitie of over vrienden van leden? Mieke Zaal: Wil je stemmen over het aantal donateurs? Misschien kunnen we het bedrag van de donateurs verlagen? Simone de Boer: Lustrum donateurs gaat om lustrum acquisitie, dat is iets anders dan donateurs. Anna de Keijzer: Moeten we een maximaal aantal opstellen of een definitie van donateurs aanpassen? Eenmalige donateurs of langdurige donateurs? Plan om voor de volgend ALV, een plan gemaakt hebben.

21 Mieke Zaal: wat doen we met mensen die gewoon itiwana willen sponsoren? Wil de ALV daar een limiet op. Simone de Boer:je moet eigenlijk denken aan vrienden. Sophie Frankenmolen: schat het in en dan wordt het op de ALV goedgekeurd, of niet. (denk aan Mieke Zaal haar donateurs idee) Nadia Teunissen: Wat zijn de rechten van Alumni? Marloes Bosch: Dat is gewoon een lid. Heeft gestudeerd aan de universiteit leiden. Ledenaccount: Anna de Keijzer: probleem: de site wordt niet bezocht naar hoe wij dit willen. Op een manier meer mensen naar laten kijken. Een goede oplossing: Je zet een ledenaccount op waarbij je kunt zien, zoals een discussiepagina of een soort van barboek, wat is er gebeurd. Daarbij foto s, kun je selecteren en vragen of die erop mogen in het publiek die iedereen kan zien. Iets meer genante foto s kunnen dan op het ledenaccount. Sean van der Steen: Een forum werkt niet. Mensen zijn teveel bezig met andere dingen. Ik zou het niet eens proberen. Het afgeschermde deel van mediawana is wel een goed idee. Mediawana en itiwana.org zijn twee verschillende sites met twee verschillende systemen. Ik kan dat niet combineren. Maar wat je kunt doen is itiwana.org openbaar houden en mediawana afschermen. Geen account per persoon maar 1 account voor iedereen. Anna de Keijzer: Dan mist er een punt, namelijk de boeken. Jemma Middleton: Dan moet je een account per persoon hebben als je boeken wil bestellen. Nadia Teunissen: als je een algemene inlogcode doet, geeft men dit makkelijk door. Jemma Middleton: wat is nu precies de discussie

22 Sophie Frankenmolen: Genante foto s afschermen en boeken via internet bestellen per account. Is het goed mediawana af te schermen? Marloes Bosch: is het niet een kwestie van goed filteren van foto s? Irene Leibrand: Als het eenmaal op internet staat, blijft het ergens rondzwerven. Sophie Frankenmolen: Zoek hier meer over uit en maak een concreet plan. Anna de Keijzer: Je kan hetzelfde account van de boeken gebruiken bij mediawana. Adverteerders in de Itiweek: Mieke Zaal: Ik had een idee om adverteerders in de Itiweek toe te laten. Er komt dan een vakje waar men een advertentie in kan plaatsen voor 5,- per keer. Een maximum van 1 per week zou worden ingesteld. Maken mensen er wel gebruik van? Willen mensen dit in hun inbox hebben? Bregje Schreuders: Zit hier niet op te wachten. Sean van der Steen: Ik ga akkoord hiermee. Bedrijven kunnen toch ook adverteren? Laat hen dus meer betalen. Mieke Zaal: Bedrijven betalen sowieso meer. Het idee om adverteerders toe te laten in de Itiweek wordt niet gewaardeerd. Simone de Boer: Jullie zijn wel goed en creatief bezig om geld binnen te halen. GOEDKEUREN BELEIDSPLAN MET ALLE OP EN AANMERKINGEN Voor: 22 Tegen: 0 Onthouden van stem: 0 GOEDKEUREN VAN BEGROTING MET AANPASSINGEN

23 Voor: 21 tegen: 0 Onthouden van stem: 1 9. Evaluatie Bestuur en Itiwana vanaf de wissel tot nu Nadia Teunissen: er zijn hier en daar slordigheid foutjes gemaakt. Wordt ondertussen al verbeterd. Onderling gaat het goed, irritaties worden uitgesproken. Daar wordt goed mee omgegaan. Met VerO gister overleg gehad, en stom verbaasd hoorden ze dat wij nog niks raars hadden. ALV inbreng. Sophie Frankenmolen: goede eerste ALV. Op de laatste WOM was ze onder de indruk. Iedereen is hier kritisch maar jullie zijn erg enthousiast. Marloes Bosch: speciaal naar Eva, alles wat jij doet zien de leden. Anna de Keijzer: Hele bestuur een complimentje geven. Je laat je leden ook met ideeën komen. Simone de Boer: Ik vind de activiteiten goed en leuk. Hoe zit het met de boekenbrief? Nadia Teunissen: Marloes Bosch en Simone de Boer zijn de enige die een andere brief hadden. In de Alumnibrief stond ook een uitnodiging dus iedereen is bereikt. Bregje Schreuders: In het hok werden dingen besproken die de leden niet hoeven te horen. Vermijd dit. Sanne Hogesteeger: Ik sluit mij hierbij aan maar het enthousiasme is bij jullie erg groot! APPLAUS. 10. Jouw eigen inbreng, voorstellen en ideeën

24 Bregje Schreuders: Beleidsplan: Er staan nog wat foutjes in, zij kijkt het na en dan wordt het weer op de site gezet. Nadia Teunissen: Er is een nieuw hokprotocol. Mieke Zaal: Met een knipoog is het gemaakt. Sophie Frankenmolen: Met een vleugje humor kan dit wel. Nadia Teunissen: Hoe zit het met alcohol en drugs in het gebouw? Sophie Frankenmolen: Vorig jaar zijn er nieuwe regels over gemaakt. Vraag het na. Drink bier in het hok als je wil. Op opendagen is dit niet de bedoeling. Simone de Boer en Marloes Bosch vinden het internationaal stukje in de itiweek geniaal. Bregje Schreuders: Nu de mooie fles champagne opdrinken die jullie op de cobo hebben gekregen. 11. Nagekomen punten / w.v.t.t.k. Anna de Keijzer: Wat is er nou met de vissen gebeurd? Siddiq Raams: Ze overleefden het weekend niet. Nadia Teunissen: Ze aten elkaars baby s op. Anna de Keijzer: Jullie moeten elk jaar een groter beest krijgen 12. Sluiting 21:47 uur.