vä/ Provincie Zeeland Gedeputeerde Staten De voorzitter van Provinciale Staten T.a.v. de Statengriffier onderwerp Statenvoorstel inzake de nieuwe Europese privacyverordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG kenmerk 18009809dg llllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll behandeld door J.J.H. Beenhakl<er verzonden 1 8 A PR. 2 018 Middelburg, 17 april 2018 Geachte voorzitter, Hierbij zenden wij u bijgaand Statenvoorstel over de nieuwe Europese privacyverordening (de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Wij stellen voor dit Statenvoorstel te behandelen in de vergadering van de commissie Bestuur van 25 mei 2018 en aansluitend in de vergadering van Provinciale Staten van 8 juni 2018. Met vriendelijke groet, gedeputeerde staten. A.W. Smit, secretaris Bijlagen: Statenvoorstel en mandaatbesluit PS. Provinciehuis Abdij 6 4331 BK Middelburg Postbus 6001 4330 LA Middelburg 0118-63 10 11 wvw.zeeland.nl KvK 20168636 IBAN NL08 BNGH 0285010557
Provinciale Staten Financiële consequenties externe inhuur: Kostensoort: Bedrag: 0,00 Kostensoort:Financiële consequenties opdracht / 0,00 Gedeputeerde Vergadering PS: 8 juni 2018 belast met Nr: behandeling: A.J. van der Maas Agenda nr: Vergadering GS: 17 april 2018 Nr: 18009810 Onderwerp: de nieuwe Europese privacyverordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Aan de Provinciale Staten van Zeeland Samenvatting: Met ingang van 25 mei 2018 is in de hele Europese Unie een nieuwe Europese privacyverordening van toepassing, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening vervangt vanaf die datum de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). statenstukken Er wordt in de AVG vooral meer de nadruk gelegd op de verantwoordelijkheid van organisaties om aan te tonen dat zij zich aan de privacyregels houden. Deze zogenoemde verantwoordingsplicht brengt voor de provincie met zich mee dat op 25 mei a.s. twee belangrijke verplichtingen geregeld moeten zijn: 1. het inrichten van een verwerkingsregister dat informatie bevat over de persoonsgegevens die de provincie verwerkt en 2. de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG interne toezichthouder) die intern toezicht houdt op de wijze waarop door de provincie wordt omgegaan met persoonsgegevens. Omdat bovengenoemde verplichtingen zowel voor GS, PS als CvdK gelden, wordt voorgesteld dat de ambtelijke organisatie zowel PS (via de Statengriffie) als de CvdK zal ondersteunen bij het inrichten van het verwerkingsregister en dat er één (gezamenlijke) FG voor GS, PS en CvdK komt, zodat niet drie aparte FG s aangewezen behoeven te worden. Om juridisch de benoeming van één gezamenlijke FG te regelen, is mandaat nodig van PS. De mandaatverlening van PS aan GS wordt middels een mandaatbesluit geregeld. Wat willen we bereiken? Inleiding AVG algemeen Vanaf 25 mei aanstaande is in de hele Europese Unie een nieuwe Europese privacyverordening van toepassing, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening werkt rechtstreeks en vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AVG brengt een aantal veranderingen met zich mee. Zo zorgt de AVG onder meer voor een versterking en uitbreiding van privacyrechten van betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Denk hierbij bijvoorbeeld aan het recht op informatie, het recht op overdraagbaarheid van de gegevens en het recht op gegevenswissing (vergetelheid). Daarnaast krijgen organisaties die persoonsgegevens verwerken, meer verplichtingen en de nadruk ligt (meer dan onder de Wbp) op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden, de zogenoemde verantwoordingsplicht.
Onderwerp: de nieuwe Europese privacyverordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Gevolgen Provincie Om als provincie aan deze verantwoordingsplicht te kunnen voldoen, moeten met de komst van de AVG in ieder geval twee belangrijke verplichtingen geregeld zijn: 1. het inrichten van een verwerkingsregister dat informatie bevat over de persoonsgegevens die de provincie verwerkt en 2. de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG interne toezichthouder) die intern toezicht houdt op de wijze waarop door de provincie wordt omgegaan met persoonsgegevens. Deze verplichtingen gelden zowel voor GS, als voor PS en CvdK, omdat zij in het kader van de AVG ieder hun eigen verantwoordelijkheid hebben voor de naleving van deze verordening. Voorstel/besluit Met ingang van januari dit jaar is een kleine projectgroep bezig met de implementatie van de AVG binnen de ambtelijke organisatie. Omdat zowel GS, als PS en CvdK aan bovengenoemde verplichtingen (het verwerkingsregister en de aanstelling van een FG) moeten voldoen, wordt het volgende voorgesteld: Ondersteuning van PS/Statengriffie en CvdK op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens door de projectgroep. Dit betekent concreet dat de projectgroep naast het inrichten van het verwerkingsregister voor de GS-organisatie, dit ook faciliteert voor PS (via Statengriffie) en de CvdK. Dit is in lijn met de bestaande praktijk binnen onze organisatie. Er worden door de projectgroep dan (in samenwerking met de Statengriffie en CvdK) drie aparte verwerkingsregisters gemaakt, één voor GS, PS en CvdK. Het conform de voorgestane aanpak aanstellen van één (gezamenlijke) FG voor GS, CvdK en PS, zodat niet drie aparte FG s aangewezen behoeven te worden. Dit is juridisch mogelijk omdat in de AVG is opgenomen dat een overheidsinstantie, in dit geval de provincie, één FG kan benoemen voor verschillende organen binnen dezelfde overheidsinstantie. Om juridisch de benoeming van één gezamenlijke FG te regelen, is mandaat nodig van PS en de CvdK. Het Presidium is hier op 26 maart jl. al middels een memo over geïnformeerd. Door het bijgevoegde mandaatbesluit wordt de mandaatverlening van PS aan GS geregeld. De CvdK is eveneens op 26 maart jl. geïnformeerd over dit voorstel en heeft reeds ingestemd met de voorgestelde aanpak. Waaraan kunnen we zien of alles bereikt is? Het voorstel betreft de ondersteuning van PS door de ambtelijke organisatie bij de implementatie van de AVG. PS zal met de komst van de AVG een eigen verwerkingsregister moeten inrichten waarvoor de projectgroep de nodige ondersteuning zal bieden. Er worden door de projectgroep (in samenwerking met de Statengriffie en CvdK) uiteindelijk drie aparte verwerkingsregisters opgeleverd, één voor elk bestuursorgaan (GS, PS en CvdK). Daarnaast wordt één gezamenlijke FG benoemd die intern toezicht zal houden op de wijze waarop GS, PS en CvdK omgaan met de verwerking van persoonsgegevens waar zij op grond van de AVG verantwoordelijk voor zijn. Voor andere zaken die voortvloeien uit de AVG, kan PS aansluiten bij de voorzieningen en/of middelen die de projectgroep daarvoor treft of heeft getroffen voor de hele Provincie. Denk dan bijvoorbeeld aan het privacybeleid of de privacyverklaring op de website van de Provincie. Wat zijn de klimaateffecten? Wat mag het kosten? Financiële consequenties externe inhuur: geraamd op (kostensoort ) 2
Onderwerp: de nieuwe Europese privacyverordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerp-besluit. Gedeputeerde staten, A.W. Smit, secretaris. Ontwerp-besluit De staten der provincie Zeeland, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 17 april 2018, nr. 18009810; b e s l u i t e n : - Kennis te nemen van de nieuwe Europese privacyverordening (AVG) en daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de provincie Zeeland; - In te stemmen met de ondersteuning van PS op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens door de ambtelijke organisatie; - Mandaat te verlenen aan GS conform bijgaand mandaatbesluit voor de benoeming van één gezamenlijke Functionaris Gegevensbescherming voor zowel GS, als PS en CvdK. 3
k Besluit van provinciale staten van Zeeland, houdende verlening van mandaat aan gedeputeerde staten van Zeeland tot aanwijzing van een gezamenlijke functionaris gegevensbescherming provinciale staten van Zeeland, - Overwegende dat het voor een efficiëntere uitvoering van taken wenselijk is gedeputeerde staten van Zeeland te mandateren een gezamenlijke functionaris gegevensbescherming aan te wijzen voor zowel gedeputeerde staten, als voor provinciale staten en de commissaris van de Koning; - Overwegende dat gedeputeerde staten van Zeeland hebben ingestemd met het mandaat; - Gelet op de artikelen 10:3 en10:4 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming; Besluiten Mandaat te verlenen aan gedeputeerde staten van Zeeland om mede namens hen een gezamenlijke functionaris gegevensbescherming aan te wijzen als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zowel gedeputeerde staten, als voor provinciale staten en de commissaris van de Koning, zover dit hun bevoegdheid betreft. Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van (datum) Drs. P. Joosse, griffier Provinciehuis Abdij 6 4331 BK Middelburg Postbus 6001 4330 LA Middelburg 0118-63 10 11 www.zeeland.nl KvK 20168636 IBAN NL08 BNGH 0285010557