functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Baliemedewerker voor de Landcommanderij Alden Biesen contractueel bepaalde duur Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Alden Biesen, Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als baliemedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de bezoeker van Alden Biesen. Je geeft graag informatie en houdt van administratief werk? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! Je onthaalt de bezoeker en verkoopt tickets. Je houdt inschrijvingen en inkomsten bij. 2 FUNCTIECONTEXT De Landcommanderij Alden Biesen is een schitterende erfgoedsite, een internationaal cultuur- en congrescentrum en een toeristische trekpleister. Alden Biesen, ooit gebouwd door de Duitse Ridderorde, is nu een van de grootste kasteeldomeinen in de Euregio. Alden Biesen behoort tot het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid, er werken een veertigtal personeelsleden. Tijdens de openingsuren van het bezoekerscentrum van 09.00 17.00 uur sta je bezoekers te woord. Je werkt ook op weekends en feestdagen volgens de opgemaakte planning die je vooraf krijgt.
3 TAKENPAKKET Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de landcommanderij Alden Biesen. Voorbeelden van activiteiten: - Permanentie verzekeren in het onthaalcentrum (ook in het weekend) - Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal van klanten, bezoekers, toeristen, cursisten en docenten - Ontvangen en begeleiden van bezoekers: vriendelijk onthalen van de bezoekers, eerstelijnsonthaal aan de balie van het kasteel, de bezoekers wegwijs maken in wat zij er allemaal kunnen bezoeken en beleven. - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie. Naast praktische informatie ook meer inhoudelijke info geven over bv. een tijdelijke tentoonstelling. - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen en mails: telefonische oproepen voor de balie beantwoorden en bij telefoonpermanentie oproepen naar de juiste collega s doorgeven. - Inspelen op onvoorziene vragen en noden van de klant - Verspreiden van informatiepakketten - Tickets/brochures/ verkopen aan bezoekers: correct afrekenen van aankopen Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: - Rapporteert periodiek over de stand van zaken: over het aantal bezoekers en de verkoop aan de balie - Doorsturen van gegevens naar de interne personeelsdienst: uurroosters van het baliepersoneel doorsturen naar de personeelsverantwoordellijke - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ): dag- en maandstaten van de bezoekers en verkoop opmaken - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers bv. bezoekersaantallen - Bijhouden van overzicht van inkomsten Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de landcommanderij Alden Biesen. Voorbeelden van activiteiten: - Oplossen van praktische problemen tijdens activiteiten met het oog op het feilloos verloop - Fotokopies nemen en verspreiden - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, - Briefwisseling verdelen - Helpen bij of zelf versturen van uitgaande stukken bv. bestelde publicaties, brieven, promotiemateriaal, pagina 2 van 7
- Helpen bij tijdelijke vermeerdering van werkzaamheden in andere afdelingen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke ( Els Caes, els.caes@cjsm.vlaanderen.be, 02/553 31 45). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je spreekt vlot Nederlands, kennis van Frans of Engels is een pluspunt Ervaring met kassa- of geldbeheer is een pluspunt Je kan vlot met de standaard Office-toepassingen (Word, Excel, Outlook) overweg. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) pagina 3 van 7
Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur, voltijds, van 1 april tot en met 30 september 2018. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 4 van 7
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1949 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van jouw CV en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19 maart 2018. 6.2 VOORSELECTIE Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief worden tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: motivatie en beeld van de functie relevante ervaringen (onthaal, administratie, ) Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend De voorselectie vindt plaats in de week van 19 maart 2018. pagina 5 van 7
6.3 JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Alden Biesen op 27 maart 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 18 maart 2018. Stuur je CV, motivatiebrief en kopie van je diploma naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Vermeld duidelijk waarom je solliciteert voor de functie en omschrijf je relevante ervaringen. Op basis van deze documenten maken we een eerste selectie van de kandidaten. pagina 6 van 7
8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Guy Tilkin Waarnemend directeur Guy.tilkin@cjsm.vlaanderen.be tel 089/51 93 40 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Caes selectieverantwoordelijke els.caes@cjsm.vlaanderen.be tel 02/553 31 45 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 7 van 7