Verslag Archief- en informatiebeheer 2017-2018 - Gemeente Westvoorne t.a.v. college van Burgemeester en wethouders Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE contact drs. A.A. (Aart) van der Houwen T. 0181 478 992 E. aa.vanderhouwen@streekarchiefvp.nl Aan Datum 21 kenmerk: november AH/2017/074 2018 Geacht college, Als zorgdrager voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente bent u verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de gemeentelijke archieven. Ingevolge de Wet Dualisering Gemeentelijke Medebewindsbevoegdheden, alsmede de gemeentelijke Archiefverordening, legt u verantwoording af van uw handelen in deze aan de gemeenteraad. Het feitelijke toezicht op het archief- en informatiebeheer binnen uw gemeente hebt u belegd bij de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Jaarlijks of tweejaarlijks vindt verslaglegging plaats van de bevindingen van de archiefinspecteur. Hierbij treft u het verslag aan over de periode 2017-2018. 1 Opgemerkt zij dat het hier uitsluitend de niet-overgebrachte archieven betreft. Het beheer van de overgebrachte archieven is door u opgedragen aan de bovengenoemde gemeenschappelijke regeling. De streekarchivaris legt verantwoording over zijn beheer af aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Aart van der Houwen Streekarchivaris q.q. gemeentearchivaris Westvoorne
VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2017-2018 1
Ten Geleide Door of namens de archivaris wordt toezicht uitgeoefend op het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin wordt voldaan aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Hiervan wordt u jaarlijks geïnformeerd in de vorm van een rapportage die mede dient om te worden overlegd aan de gemeenteraad in het kader van de verantwoording aan de gemeenteraad. Voor de gemeentelijke organisatie werd de periode 2017-2018 gekenmerkt door intensieve en tijdrovende werkzaamheden om te komen tot een ambtelijke fusie met de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis tot de zogeheten Werkorganisatie Voorne (WoV). De werkzaamheden waren vooral gericht om te komen tot harmonisering en standaardisering van de werkprocessen en het opstellen van gelijkluidende protocollen. Tekortkomingen zoals in het verslag archief- en informatiebeheer over 2016 opgemerkt, zijn niet of ten dele opgepakt maar in de voorbereidingen van de WoV meegenomen. Dit is niet afwijkend van de situatie bij de andere gemeenten die tot de beoogde WoV zouden toetreden. Zoals bekend is onlangs besloten om van de ambtelijke fusie af te zien. Dit staat verdere harmonisatie overigens niet in de weg. De archivaris heeft in de diverse besprekingen een uiterst bescheiden rol gespeeld, deels noodgedwongen omdat de formatieve ruimte meer inzet niet toeliet. Waar mogelijk heeft hij advies uitgebracht en zijn ook de reguliere werkzaamheden, zoals de jaarlijkse machtiging tot vernietiging, uitgevoerd. In evenwicht met de bemoeienis is de verslaglegging kort en vermeldt het slechts de verschillen met de vorige rapportage. Het verslag is ingericht volgens de door de VNG aangereikte Kritische Prestatie Indicatoren, de KPI s, voor archief- en informatiebeheer. Aart van der Houwen, Streekarchivaris, q.q. gemeentearchivaris Westvoorne november 2018 2
KPI-1 Lokale regelgeving De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer dateert van 2006 en dient herzien te worden. Er is een nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer opgesteld die binnenkort zal worden voorgelegd aan de raad respectievelijk het college. Gelijkluidende verordeningen en besluiten worden bij de gemeenten Brielle en Hellevoetsluis voorgelegd. Eind 2018 is een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten vastgesteld. De wijziging was noodzakelijk vanwege het uittreden van twee deelnemers (Waterschap en Rozenburg, nu Rotterdam), het fuseren van twee gemeenten tot één (Nissewaard) en de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Ook in de nieuwe GR blijft toezicht op het archief- en informatiebeheer tijdens de dynamische fase en het beheer van het zgn. oud archief, gewaarborgd. KPI-2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van burgemeester en wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een algemeen landelijk aanvaard kwaliteitssysteem was tot voor kort niet ontwikkeld. In december 2016 is, in het kader van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) gereed gekomen. De handreiking is op tafel geweest bij de voorbereidingen van de WoV om te komen tot een gezamenlijk kwaliteitssysteem. Dit moet nog worden opgepakt. Het toezicht op de niet-overgebrachte is geregeld in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne Putten. De archivaris onderhoudt contact met het hoofd Facilitaire Zaken en de medewerkers van de afdeling DIV. KPI-3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Landelijk heeft de invoering van zogeheten Zaakgericht werken grote gevolgen voor het informatiebeheer. Verseon, het programma waarvan de gemeente Westvoorne al jaren gebruik maakt, is min of meer op deze manier ingericht, wat een voorsprong betekent voor de gemeentelijke organisatie. Niettemin zal de invoering aanpassingen vragen. KPI-4 Digitale Sinds 2016 werkt de gemeente vrijwel volledig digitaal. Hiertoe is door het college een Vervangingsbesluit genomen, zodat papieren stukken vervangen kunnen worden door digitale originelen. In het onderliggende Handboek is het protocol beschreven hoe de substitutie in de praktijk geregeld is. In 2018 is een audit uitgevoerd door een derde partij (de archiefinspecteur verbonden aan het stadsarchief van Vlaardingen) naar de vervanging. Deze stelde in zijn rapportage vast dat de substitutie correct verloopt en benadrukte het belang en de noodzaak van het tijdig vernietigen van digitale bestanden. KPI-5 Vernietiging en vervreemding van De selectie van te vernietigen stukken geschiedde aan de hand van de geactualiseerde Selectielijst voor van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996, laatst geactualiseerd in 2012. Deze is gebaseerd op papieren dossiervorming op basis van taken van de gemeente. Het college heeft op 6 november 2018 ingestemd met de nieuwe ontwerpselectielijst 2017 voor gemeenten. Op 13 november is de bewaartermijn van cliëntendossiers IZ WIS verkort van 20 naar 7 jaar. Overigens is een inhaalslag gaande om achterstallige vernietiging door te voeren, niet slechts uit oogpunt van ruimte, maar om te voldoen aan de wettelijke eisen van goed archiefbeheer. 3
KPI-6 Overbrenging van naar de openbare archiefbewaarplaats De te bewaren dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, i.c. het Streekarchief Voorne Putten. In 2019 zal de Archiefwet worden gewijzigd. Hierin zal naar alle waarschijnlijkheid een verkorting van de overbrengingstermijn worden opgenomen. Rekening wordt gehouden met een verkorting van twintig naar tien jaar. In 2017 is het secretariearchief over de periode 1980-1989 overgebracht naar De Rik. De omvang daarvan bedraagt 28 meter. Het is door een extern bureau bewerkt en van een inventaris voorzien. In 2020 dient het archiefblok 1990-1999 te worden overgebracht. Vóór overbrenging dient het nog bewerkt te worden. Met het oog op de genoemde wijziging van de Archiefwet zal waarschijnlijk gelijktijdig ook het blok 2000-2009 moeten worden overgebracht. De serie bouwvergunningen van de gemeente Westvoorne over de jaren 1980-1989 en die van de voormalige gemeenten Oostvoorne en Rockanje van vóór die tijd, zijn nog niet overgebracht. Dat is ongewenst maar wel begrijpelijk. Enerzijds worden bouwvergunningen nog vaak door de vakambtenaren gebruikt in het kader van handhaving zodat de overbrengingstermijn van 20 à 30 jaar een probleem kan vormen, anderzijds was er ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats. Overbrenging krijgt echter prioriteit. Er zijn afspraken gemaakt om op korte termijn te komen tot overbrenging van de bouwvergunningen tot minimaal 1980. Opgemerkt moet worden dat de omvang van dit zogeheten bouwarchief indrukwekkend is. Over de periode 1920-2010 is dat bijna 230 meter. KPI-7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne Putten aan De Rik 22 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. In 2018 is het klimaatbeheerssysteem gerenoveerd. Het Streekarchief en daarmee de gemeente Westvoorne beschikt nog niet over een e-depotvoorziening. KPI-8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte. Na de overbrenging van de naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne Putten is de informatie openbaar. KPI-9 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft geen calamiteitenplan, specifiek gericht op de archief- en informatievoorziening. Voor de digitale data is een informatie-beveiligingsplan opgesteld. KPI-10 Middelen en mensen Hier hebben zich geen wijzigingen voorgedaan. 4
Bijlage 1: Tabel KPI score met betrekking tot niet overgebrachte groen oranje rood Wit KPI Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing Niet overgebrachte archieven 1 Lokale regelgeving 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Er is geen vastgesteld kwaliteitssysteem, voorgeschreven in de Archiefregeling 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 4 Specifieke eisen digitale 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding 6 Overbrenging van naar archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Toegankelijkheid van archieven in semi-statische fase vraagt verbetering. Het ontbreekt aan (vastgestelde) functionele eisen qua inhoud, verschijningsvorm en gedrag van digitale bescheiden, alsmede de implementatie daarvan, voorgeschreven in de Archiefregeling. Laatste opname heeft enkele tekortkomingen aan het licht gebracht; deze zijn opgepakt. 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Verwezen wordt naar het jaarverslag van de GR Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg Er zijn back-up procedures voor de digitale bestanden. Er is geen calamiteitenplan. 5
Bijlage 2: Voorstellen tot verbetering Hieronder worden de verschillende punten nogmaals opgesomd, nu met het oog op verbetering. Weliswaar is de ambtelijke fusie op korte termijn van de baan; standaardisatie heeft voordelen, zeker voor de permanent te bewaren archiefbestanden. Samenwerking en overleg blijven daarom van groot belang. KPI Voorgestelde acties 1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer in 2019 aanpassen. 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Een kwaliteitssysteem vaststellen. 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 4 Specifieke eisen digitale 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding In overleg treden met het streekarchief en de andere deelnemende gemeenten om voor te bereiden op een e-depot. In overleg treden met het streekarchief en de andere deelnemende gemeenten om voor te bereiden op een e-depot. Vaststellen en implementeren van de nieuwe Selectielijst. Aandacht besteden aan het schonen c.q. vernietigen van de digitale data. Bewerking van de archiefblokken 1990-1999 en 2000-2009 in gang zetten. In 2019 zal de archiefruimte opnieuw geïnspecteerd worden. n.v.t. 6 Overbrenging van naar archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Een calamiteitenplan opstellen. 10 Middelen en mensen 6