JAARSTUKKEN 2012
1
Inhoud Bladzijde JAARSTUKKEN 2012 1. JAARVERSLAG 2012 Aanbiedingsnota 6 Kerngegevens 7 Programmaverantwoording 8 Paragrafen 13 2. JAARREKENING 2012 Inleiding jaarrekening 19 Programmarekening 20 Balans 21 Grondslagen van de financiële verslaglegging 23 Toelichting op de programmarekening 25 Toelichting op de balans 28 Vaststellingsbesluit 32 Controleverklaring 33 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2012 34 2
3
1.JAARVERSLAG 4
5
Aanbiedingsnota jaarverslag 2012 Met genoegen bied ik u het jaarverslag over 2012 aan van het RAWB West-Brabant (RAWB). De toetreding van de gemeente Rucphen was in dit jaar uiteraard een belangrijke gebeurtenis. Per 1-1-2012 is ca. 500 meter archief en documentatie overgebracht naar de depots van het RAWB in Oudenbosch. Met die archieven kwamen ook twee medewerkers mee en zes nieuwe vrijwilligers. Een gevolg van de aansluiting van Rucphen was dat de uit 2003 daterende Gemeenschappelijke Regeling moest worden aangepast. In nauwe samenwerking met juristen van de deelnemers (incl. Rucphen) werd een gewijzigde regeling opgesteld, die begin 2012 in werking trad nadat alle deelnemers hadden ingestemd. Behalve op de toetreding van Rucphen lag een ander samenwerkingsaccent op West-Brabants archiefgebied. De gemeenten Bergen op Zoom en Breda toonden al in een vroeg stadium interesse in een samenwerkingstraject. Gelukkig sloot per april 2012 de gemeente Roosendaal zich eveneens aan. In goede harmonie werd toegewerkt naar het overleg van 20 september, waarbij bestuurlijke vertegenwoordigers van de vier betrokkenen akkoord gingen met de samenwerkingsplannen en een intentieverklaring ondertekenden. Een onverwachte bestuurswisseling in Breda liet de ondertekening vanuit die gemeente nog even wachten. Aan de provincie Noord-Brabant werd verzocht om ondersteuning bij het samenwerkingstraject. In eerste instantie stelde de provincie een organisatiedeskundige gratis ter beschikking, eind 2012 werd dit omgezet in een betaalde detachering voor een aantal dagdelen tot en met 2013. Samen met deze functionaris werden eind 2012 twee kerndocumenten opgesteld: een analyse voor de samenwerkingsargumentatie en een opzet voor een businesscase. Op 10 januari zijn deze beide documenten vastgesteld door een tweede overleg met betrokken bestuurders. Vervolgens is aan de colleges van alle betrokken gemeenten om instemming met de samenwerkingsplannen gevraagd. De planning van dit traject voorziet in een afronding eind 2013/begin 2014. Het jaar 2012 stond ook in het teken van de bezuinigingen en in het bijzonder van de wijze waarop het RAWB de begroting daarnaar inricht. Strak vasthouden aan uitvoering van de bezuinigingsopdracht zou in de jaren vanaf 2013 gaan leiden tot niet alleen onvoldoende budget, maar eveneens tot onverantwoord interen op de reserves. Dat laatste zou dan nadelige gevolgen hebben voor de fiscale status van het RAWB en kunnen leiden tot een mogelijke naheffing van de belastingdienst alsmede een structureel tekort van ruim 30.000 jaarlijks! In goed overleg met de accountant zijn maatregelen genomen die moeten gaan zorgen voor een gezondere financiële huishouding voor het RAWB, waarbij zo goed als mogelijk aan de bezuinigingsopdracht wordt voldaan. Zoals eerder aangeduid hebben de bezuinigingen wel het verlies van twee volledige fte tot gevolg. En zelfs ondanks die aderlating komt het RAWB vanaf 2016 nog steeds ruim 16.000 tekort. Dit weinig rooskleurige toekomstbeeld was aanleiding om het reguliere uitgavenpatroon nog eens grondig onder de loep te nemen, om de kosten voor het gebouwbeheer te herzien en om naar een andere wijze van dataopslag over te gaan (zie de programmaverantwoording Algemene Zaken). Naar verwachting zullen deze maatregelen vanaf 2013 positieve effecten hebben voor de financiën van het RAWB en op de langere termijn ook voor de deelnemersbijdragen. Eind 2012 stelde het bestuur een nieuw Beleidsplan vast voor de periode 2013-2015. Daarin wordt de noodzaak tot regionale archiefsamenwerking bevestigd. Als gevolg van deze focus, maar ook vanwege de effecten van de vermindering van het aantal fte s door de bezuinigingen, gaat het Beleidsplan 2013-2015 vooral uit van bestendiging van het bestaande beleid en van continueren en afronden van bestaande projecten en werkzaamheden. Het RAWB heeft ook onvoldoende ruimte, zowel in personele als in financiële zin, om andere keuzes te maken. In het verslagjaar lag het inhoudelijke accent, net als het jaar ervoor, vooral op de concrete invulling van de speerpunten die zijn genoemd in het Beleidsplan 2008-2012. In de programmaverantwoording wordt daar nader op ingegaan Met het jaarverslag over 2012 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. J.H.M. Janssen, directeur 6
Kerngegevens 2012 De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca. 157.500 inwoners (aantallen volgens VNG). Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseur Directeur : de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : mevr. M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf, vertegenwoordiger van Zundert : de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.P. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur : de heer J.H.M. Janssen Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2011 : 674.726,-- Begroting 2012 : 771.455,-- Rekening 2012 : 771.453,-- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2011 : 4,99 Begroting 2012 : 4,90 (geraamd inwoneraantal 157.500) Rekening 2012 : 4,88 (geraamd inwoneraantal 158.300) Aantal doorberekende uren 2012: 11.348 uur Tarief doorberekende uren 2012: 45,23 (2011: 46,13) 7
Verslag over programmaplan 2012 Programma Behouden Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen om hun archieven in goede en geordende staat te bewaren. Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. Het RAWB coördineert, begeleidt en controleert daartoe namens de aangesloten gemeenten en het waterschap de externe restauratie van beschadigde archiefbescheiden, zorgt voor het maken van gebruikersduplicaten in digitale vorm en verzorgt de juiste verpakking van de archiefdocumenten in omslagen en archiefdozen. In 2012 zijn diverse archieven voorzien van nieuwe omslagen en archiefdozen, o.a. het archief van de voormalige gemeentepolitie van Etten-Leur en enkele Rucphense archieven. In het verslagjaar zijn voor de gemeente Zundert restauratieprojecten uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. Een schadeanalyse, opgesteld door een erkend restauratieatelier, wees uit dat er nog voor enkele jaren restauratievoorraad ligt in Zundert. Helaas bleek het vanwege bezuinigingen niet mogelijk om deze restauratie de komende jaren af te ronden. De restauratie van de archieven van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen en voor het Waterschap Brabantse Delta is reeds afgerond. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen is geïnvesteerd in de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. In totaal werden 359.026 eenheden gescand. Vrijwel al deze nieuwe opnamen staan voorlopig in de wacht en zijn nog niet toegevoegd aan de bestanden die via de website te raadplegen zijn. Reden hiervoor zijn de hoge kosten voor hosting en opslag. (zie verder bij Programma Algemene Zaken) Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie worden in dit verband zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten verstaan. In 2012 veranderde er veel op toezichtgebied. Op 1 oktober trad de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) in werking. Met die Wet RGT verschuift de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening naar de gemeenten zelf. Het college, als zorgdrager, dient voortaan periodiek aan de raad te rapporteren over zowel zorg als beheer van de informatiehuishouding. Daarvoor heeft de VNG een instrument ontwikkeld, de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). De gemeentearchivaris is aangewezen om die KPI s in de praktijk toe te passen, dus namens het college de rapportage voor de raad samen te stellen. In 2012 werd, als pilot, voor de gemeente Moerdijk een KPI rapportage opgesteld. Deze zal begin 2013 aan de raad worden aangeboden. Ook anderszins staan er vele ingrijpende veranderingen te gebeuren t.a.v. de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2012 vond diverse keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Verder organiseerde het RAWB twee studiemiddagen en werd op initiatief van het RAWB samen een bezoek gebracht aan het E depot in Rotterdam. Het gaat in het verband van dit jaarverslag te ver om alle relevante ontwikkelingen en veranderingen uitvoerig te belichten, maar conclusie is dat de rol van het RAWB bij de digitalisering van de gemeentelijke informatie intensiever en intenser wordt. Een veelheid van nieuwe taken komt op ons af. En juist omdat al eerder bleek dat het RAWB niet in afdoende mate die nieuwe rol kan vervullen wordt de samenwerking op regiogebied gezocht. Ook de archieven van Bergen op Zoom, Breda en Roosendaal zijn onvoldoende in staat om de nieuwe taken op te pakken en uit te voeren. In samenwerking hopen we daar wel aan toe te komen. Er werden in 2012 voornamelijk enkele kleine archieven verworven. In de particuliere sfeer zijn van belang om te melden de verwerving van de archieven van o.a. de H. Hart Parochie van Etten-Leur, basisschool De Schakel Oudenbosch en de collectie Straasheijm. Aanvulling op overheidsarchieven was er in de vorm van het grote archief van het Waterschap Land van Nassau (circa 70 meter). De geplande overbrenging van ruim 220 meter bouwvergunningen over de periode 1904-1996 van de 8
gemeente Moerdijk werd op verzoek van die gemeente, en met instemming van de provincie voorlopig uitgesteld. Moerdijk gaat alsnog proberen om die dossiers te scannen en daarna te vernietigen (volgens de procedure vervanging archiefbescheiden). De bereikte effecten van het programma Behouden zijn: - verbetering van de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen - een goede bewaring en ontsluiting van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Gerestaureerde archiefstukken 150 documenten 227 documenten Geconserveerde archiefstukken 50 meter 80 meter Verworven archieven 10 meter 90 meter Gewerkte productieve uren 1.100 uur 1.374 uur Programma Bewerken Het RAWB heeft zich ook in 2012 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden. De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca. 1500 tot ca. 1996. Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken, de dorps- en stadsbesturen en de archieven van de voormalige waterschappen. In 2012 werd de bewerking van het archief van het waterschap Land van Nassau gestart en afgerond en werd het archief van het gemeentebestuur van Klundert (1971-1996) definitief bewerkt en in een eigentijdse toegang gegoten. Met de bewerking van het archief van de gemeente Rucphen periode 1975-2000 werd een start gemaakt. De inventaris van het gemeentebestuur van Oudenbosch 1940-1996 is klaar voor de website, evenals van het gemeentebestuur van Klundert 1971-1996. Begonnen is er met de inventaris van het gemeentebestuur van Hoeven 1933-1996. Alle nieuw verworven archieven zijn direct beschreven en toegankelijk gemaakt. De aanvullingen op het archief van de Broeders van St. Louis werden door een extern bureau bewerkt. Dit project wordt door de Broeders zelf gefinancierd, het RAWB zorgt voor de inhoudelijke begeleiding. Veertien enthousiaste vrijwilligers waren actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten en uit de raadsnotulen en zorgden voor volledigheid van het aanbod aan genealogische toegangen. De bereikte effecten van het programma Bewerken zijn: - verbetering van de toegankelijkheid van de beheerde archieven en verzamelingen - beschikbaar komen van toegangen voor het publiek t.b.v. de raadpleging en het gebruik van die archieven en verzamelingen Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Toegankelijk gemaakte archieven 125 meter 152 meter Gewerkte productieve uren 3.000 uur 3.781 uur Programma Benutten Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2012 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Die website werd eind 2010 al vernieuwd: de vormgeving werd gemoderniseerd, de functionaliteit werd aanzienlijk uitgebreid en de site werd aangepast aan de webrichtlijnen overheid. In 2012 werden tal van nieuwe bestanden toegevoegd aan de website. Naast uiteraard die van Rucphen gaat het dan ook o.a. om de volledige toegangen op de archieven van de notarissen van Fijnaart en Willemstad. In samenwerking met de Suikerunie en met de archiefdiensten van Breda en Roosendaal is een internetproject in voorbereiding rond de geschiedenis van de voor West-Brabant zo kenmerkende suikerindustrie. In 2013 hopen de samenwerkende instellingen een (deel)website over de suikerhistorie te presenteren. 9
Op de website zijn naast de toegangen ook de gescande documenten die nuttig zijn voor stamboomonderzoek en veel foto s online raadpleegbaar. Het aantal bezoekers van de website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl bedroeg ruim 178.000 maal. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De webstatistiek leert dat onze website steeds vaker wordt gevonden via een zoekmachine, vooral Google. Gebruikers raadplegen de site gemiddeld ruim 18 minuten. Veel bezoekers komen ook regelmatig terug op de website, bijna een derde ervan vaker dan 25 maal in het jaar. Eind 2012 is er onderzocht of betaalde webraadpleging een haalbare optie is. Op meerdere plaatsen vind namelijk een ontwikkeling plaats richting betaling voor webservices. Het RAWB bestuur concludeerde dat vooralsnog geen betaling zal worden ingevoerd. De studiezaal was gedurende twee en halve dag per week geopend. Er was sprake van een redelijke stijging van het fysieke archiefbezoek, voornamelijk doordat nieuwe archieven van Rucphen vaak door klanten werden geraadpleegd. Speciaal voor klanten die een kopie vroegen van een bouwtekening werd een groot formaat scanner/printer aangeschaft. Daarnaast was er veelvuldig sprake van alternatief bezoek aan de studiezaal door schoolklassen. 15 Klassen van vooral Halderbergse basisscholen bezochten het archief en maakten gebruik van de twee onderwijsprojecten nl. Huys van Bewaeringh en Wie schrijft die Blijft. Voor t eerst werd een project rond de eerste wereldoorlog georganiseerd samen met vierdeklassers van het Markland College. De cursus Genealogisch onderzoek op internet werd in het voorjaar voor de laatste keer gegeven. Vervolgens zal het RAWB alleen nog maar cursussen of workshops aanbieden in het kader van de lezingenreeksen rond een bepaald thema. Het RAWB participeerde in het voorjaar samen met het gemeentearchief van Roosendaal en het Markiezenhof Bergen op Zoom in een lezingenreeks rond het thema Conflicten en Gevechten. Deze trok grote belangstelling. In het najaar werd wederom een lezingenreeks georganiseerd, nu samen met de archieven van Breda en Roosendaal en het Markiezenhof Bergen op Zoom rond het thema Groen van Toen. Deze nieuwste lezingenreeks is geheel gefinancierd door de Mastboom Brosensstichting en heet daarom voortaan de Henri Mastboom Lezingencyclus. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering. Zoals altijd zorgde het RAWB voor uitlening van dossiers aan de deelnemers (ruim 650 in 2012) en verstrekte het RAWB adviezen inzake historische onderwerpen. Ook participeerde het RAWB in tal van historische initiatieven in de regio, o.a. de Canon van Moerdijk, de historie van de gemeentehuizen van Rucphen (in het kader van het nieuw te openen DVC) en de herdenking van 200 jaar Napoleonsweg in Zundert. Medewerkers van het RAWB gaven lezingen en hadden zitting in de redactie van historische periodieken. Tenslotte is vermeldenswaard dat het RAWB medewerking verleende aan twee televisiedocumentaires: een over armoede in de jaren 50 (programma: Andere Tijden) en een over de beschieting van een bus tijdens WO II (programma: Oorlogsgeheimen). Voor die laatste documentaire werden in het RAWB depot opnamen gemaakt. De bereikte effecten van het programma Benutten zijn: - hoog gewaardeerde en zeer goed bezochte website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl met daarop gratis online raadpleging en inzage van films, foto s en genealogische bronnen - vergroting van de rol en betekenis van het RAWB op het gebied van de promotie en verspreiding van de lokale en regionale historie Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat bezoeken website 180.000 bezoeken 178.089 bezoeken bezoeken studiezaal 1.250 personen 1.379 personen Cultuurhistorische activiteiten 20 activiteiten 37 activiteiten Gewerkte productieve uren 5.350 uur 4.844 uur 10
Programma Algemene Zaken Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar driemaal. Belangrijkste agendapunten van die vergaderingen waren: - de samenwerkingsplannen tussen de West-Brabantse archiefdiensten, - het Beleidsplan 2013-2015 - de begrotingssystematiek voor 2013 en volgende jaren en daaraan gekoppeld de bezuinigingsopdracht 2012-2016 - de herziening van het onderhoud aan het RAWB-pand en de financiering ervan Op de samenwerkingsplannen en het Beleidsplan is in de aanbiedingsnota al ingegaan. De financiën van het RAWB vormen uiteraard een permanent punt van aandacht voor de bestuurders. Het relatief hoge nadelige saldo over 2011 baarde zorg. Juist daarom werd in 2012 veel energie gestoken in het op orde brengen van de financiën met name de begrotingssystematiek en inspanningen voor vermindering van kostenposten zoals onderhoud van gebouw en databeheer. Begrotingsbesluiten van de laatste jaren boden het RAWB onvoldoende ruimte voor een verantwoorde budgetbeheersing. Vooral een eerder besluit om loonstijgingen niet in de begroting te verwerken zorgde voor financiële problemen. In het voorjaar werd daarom, in samenwerking met de accountant en de financieel adviseur van het RAWB, een nieuwe gedragslijn uitgezet voor de komende jaren. Daarin is uitgegaan van een normaal stijgingsniveau van de uitgaven gecombineerd met een structurele verlaging van de eerder genoemde hogere kostenposten. Hierdoor zal het RAWB de komende jaren nog steeds in staat zijn om aan de bezuinigingsopdracht van de deelnemers te voldoen, maar zullen de feitelijke effecten pas later merkbaar worden. Evenwel is nu al een bezuinigingstekort van ruim 16.000 te voorzien voor 2016, maar daarvoor zullen tijdig maatregelen worden genomen. Met behulp van het Inkoopbureau West-Brabant werd de herijking van het meerjarig onderhoud van het RAWB pand aanbesteed. Complan uit Eindhoven heeft vervolgens een nulmeting verricht en op basis daarvan de meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Daaruit bleek dat het RAWB pand nog in een zeer goede staat verkeert en dat daarom de onderhoudskosten de komende jaren lager uit zullen vallen dan bij de oplevering van het gebouw in 2006 voorzien. Daarnaast assisteerde het inkoopbureau bij het opnieuw aanbesteden van onderhoudswerkzaamheden. Deze werden tegen gunstiger condities (deels opnieuw) afgesloten. Al eerder kwam de dataopslag en webhosting aan de orde. Het RAWB digitaliseert op grote schaal. Daarvoor stellen gemeenten afzonderlijke budgetten beschikbaar. Dit resulteert in vele honderden gigabytes aan data, die toegevoegd moeten worden aan het dataopslag- en beheersysteem, dat door onze webhost wordt gefaciliteerd. De kosten van opslag stijgen evenredig met de toename van het aantal data. Op den duur zou dit tot erg hoge structurele kosten gaan leiden. Om die reden is eind 2012 besloten over te gaan naar een ander opslagformaat: JPEG2000. Daarmee reduceert het opslagvolume met meer dan de helft, zonder dat de kwaliteit inboet. Dat die verminderde opslag ook minder kosten betekent is evident. De effecten zijn echter pas in 2014 echt merkbaar. Gunstig neveneffect van de hiervoor genoemde maatregelen is dat de fiscale status van het RAWB gehandhaafd blijft en de bestaande belastingvoordelen ook voor 2013 en verder blijven gelden. De bereikte effecten van het programma Algemene Zaken zijn: - gezonde financiële huishouding van RAWB met continuering van fiscale status van belast ondernemer - exploitatie van een efficiënt en modern nieuw archiefgebouw - efficiënte inzet van ICT Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Aantal medewerkers in fte 8 fte 7,8 fte Percentage ziekteverzuim 3,5 % 2,38 % Gasverbruik in m³ 15.000 m³ 13.168 m³ Electraverbruik in Kwh 100.000 Kwh 107.527 Kwh Gewerkte productieve uren 950 uur 1.349 uur 11
Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma s Behouden Begroting 2012 Rekening 2012 Lasten 57.901 64.486 Baten 0 0 Saldo 57.901 64.486 Bewerken Begroting 2012 Rekening 2012 Lasten 154.024 172.257 Baten 0 0 Saldo 154.024 172.257 Benutten Begroting 2012 Rekening 2012 Lasten 280.662 227.178 Baten 4.100 5.145 Saldo 276.562 222.033 Algemene zaken Begroting 2012 Rekening 2012 Lasten 298.510 300.335 Baten 6.125 5.527 Saldo 292.385 294.808 Samenvatting programma s: Totaal Begroting 2012 Rekening 2012 Totaal programma s 780.872 753.584 Bijdrage deelnemers 771.455 771.453 Saldo voor mutatie reserves -/- 9.417 17.869 Mutaties in reserves 9.417 9.417 Resultaat na mutaties in reserves 0 27.286 12
Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening terzake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting 2012 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB IS een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het Regionaal Archief beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In 2012 zijn de bestemmingsreserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen en de reserve automatisering opgeheven en toegevoegd aan de algemene reserve. De algemene reserve van het Regionaal Archief bedraagt voor bestemming van het resultaat 2012 per 31 december 2012 circa 16.700 en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers. Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het Regionaal Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot ad 50% dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het regionaal archief heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per 1-1-2012 132.800. Per 31-12-2012 bedraagt het financieringsoverschot 97.500. De terugloop van het financieringsoverschot wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het nadelig resultaat 2011 ad 20.700 uit de algemene reserve is gedekt en omdat een bedrag van 9.400 aan de algemene reserve is onttrokken ter dekking van de inmiddels afgelopen uittredingsbijdrage van Steenbergen. Het tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van de vervanging van het netwerk. De kosten van de aanschaf van programmatuur zijn gefinancierd met eigen middelen. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten 13
Ten tijde van het opstellen van de begroting 2012 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2012 sterk. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2012 ± 0,5%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 1,7%. De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2012 tussen 1% en 3,50% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen gaan we uit van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau. Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatisering systemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2012 zijn 8 medewerkers in vaste dienst van het RAWB. De medewerker studiezaal is via de regeling ID-banen werkzaam. De formatie bedraagt 7,8 fte. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een veertien enthousiaste vrijwilligers. In de loop van het jaar vielen helaas enkele vrijwilligers af. Ronduit dramatisch was het plotse overlijden van onze vrijwilliger Ruud Martens op 7 september 2012. Het ziekteverzuim van het personeel in 2012 bedroeg 2,38 % (in 2011: 3 %). Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere onderhoudswerkzaamheden plaats. In 2012 vond een herijking plaats van het onderhoud. Dit leidde tot een nieuw meerjarig onderhoudsplan. De reguliere onderhoudskosten komen daardoor lager uit en ook is het resultaat een verlaging van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. Hierdoor ontstaat een incidentele vrijval en een verlaging van de toekomstige stortingen. In 2012 is het reguliere onderhoud opnieuw aanbesteed. Daarin werd de archiefdienst ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant. De nieuwe contracten zijn gunstiger dan voorheen, met instandhouding van de kwaliteit. Automatisering De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel de lucht ingegaan. De vormgeving is aangepast en de functionaliteit verbeterd en aanmerkelijk uitgebreid. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Alle voor genealogen relevante registers uit de periode 1587 1962 zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen. Het RAWB biedt bezoekers de mogelijkheid om online beeldcollecties te raadplegen. Foto's van personen, gebouwen, straten en gebeurtenissen en tal van andere historische afbeeldingen kunnen via een eenvoudige zoekfunctie worden gevonden en bekeken. Tot maart 2012 konden reproducties worden besteld via een webwinkel, maar daarvan bleken de opbrengsten lager dan de kosten en heeft het RAWB om die reden de webwinkel beëindigd. 14
De fotocollectie van Rucphen werd eind 2012 gedigitaliseerd, maar moet nog beschreven worden. Pas in 2013 zullen daarom ruim 33.000 foto s van alle twaalf voormalige gemeenten 24/7 toegankelijk zijn. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een verdere doorontwikkeling van de nieuwe website in de richting van interactie met gebruikers én in een toename van het aanbod aan digitale archieven. De beoogde interactiviteit is nog niet gerealiseerd, maar in 2012 zijn wel vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen; liefst 359.026 scans werden aan het imagebestand toegevoegd. Echter vanwege de kosten voor hosting en opslag werden deze nieuwe beelden nog niet online geplaatst. Zoals eerder uitgelegd zal een conversie naar het nieuwe opslagformaat JPEG2000 de oplossing bieden voor de almaar stijgende kosten voor dataopslag en webhosting. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account. Begrotingsrechtmatigheid De begroting wordt ieder jaar al in een zeer vroeg stadium (februari voorafgaand aan het begrotingsjaar) opgesteld. De kans dat om die reden werkelijke lasten afwijken van begrote lasten is daarmee aanzienlijk. In 2012 is één begrotingswijziging vastgesteld waarin de geraamde gevolgen van de nieuwe cao zijn opgenomen. In totaal zijn de begrote lasten ± 27.000 lager dan geraamd. De begrote baten waren ± 400 hoger. In onderstaande tabel zijn de verschillen opgenomen per programma. Programma Lasten Verschil Baten Verschil Saldo V / N Begroot Werkelijk Begr-Werk Begroot Werkelijk Begr-Werk Behouden 57.901 64.486 6.585- - - - 6.585- N Bewerken 154.024 172.257 18.233- - - - 18.233- N Benutten 280.662 227.178 53.484 4.100 5.145 1.045 54.529 V Algemene Zaken 298.510 300.335 1.825-6.125 5.527 598-2.423- N totaal 791.097 764.256 26.841 10.225 10.672 447 27.288 V De overschrijding op de lasten op de programma s Behouden, Bewerken en Algemene Zaken zijn het gevolg van de hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten omdat meer uren aan deze producten zijn besteed dan geraamd. Daartegenover zijn minder uren besteed aan het programma Benutten. In totaal is de doorbelasting naar de producten 12.800 lager dan geraamd. 15
16
2.JAARREKENING 17
Inleiding jaarrekening 2012 Inleiding Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2012 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar twee keer een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves ná de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt. Het boekjaar 2012 sluit met een positief resultaat vóór mutaties in de reserves van 17.870. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat over 2012 27.287. De belangrijkste oorzaken die tot het positieve resultaat hebben geleid zijn (afgerond): Lagere salariskosten o.a. vanwege premievrijstelling / premiekorting 9.700,-- oudere werknemers waarmee in de begroting geen rekening was gehouden Lagere overige personeelskosten waaronder reiskosten dienstreizen en - 3.100,-- kosten cursusssen en opleidingen Lagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 11.100,-- In 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvan de benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld. Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2012 24.000. In de begroting was nog rekening gehouden een bedrag voor onderhoudskosten van 35.100 Overige kleinere verschillen per saldo voordeliger - 3.300,-- De in bij de 1e begrotingswijziging geraamde hogere lasten zijn 9.765 lager uitgevallen om dat in de ramingen ten onrechte geen rekening was gehouden met premiekorting en -vrijstelling voor oudere werknemers. In de bestuursvergadering van november 2012 is het nieuwe MJOP besproken en daarbij is besloten om bij de jaarrekening voor te stellen het voordelig resultaat op onderhoud toe te voegen aan de algemene reserve. In zijn vergadering van 7 maart 2013 heeft het algemeen bestuur besloten om het voordelige saldo over 2012 van 27.287 in zijn geheel toe te voegen aan de algemene reserve. In onderstaand (fictief) verrekenoverzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer en van het resultaat 2012 vóór bestemming. Afgezet tegen het over 2012 in rekening gebrachte voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend zou worden als niet met de voorgestelde bestemming van het saldo zou worden ingestemd. deelnemers bijdrage 2012 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2012 bijdrage 2012 Saldo Toevoeging aan voor mutaties 2012 in reserves na mutaties voorschot 2012 algemene reserve Etten-Leur 104.251,56 1.522,14-102.729,42 106.544,35 3.814,93-3.814,93 Halderberge 177.556,87 2.592,45-174.964,42 181.462,06 6.497,64-6.497,64 Moerdijk 219.403,82 3.203,45-216.200,37 224.230,20 8.029,83-8.029,83 Rucphen 86.620,25 21.994,00 108.614,25 112.296,34 3.682,09-3.682,09 Zundert 83.986,52 1.226,26-82.760,26 85.834,09 3.073,83-3.073,83 Brabantse Delta 59.770,90 872,70-58.898,20 61.085,96 2.187,76-2.187,76 731.589,92 21.994,00 9.417,00-744.166,92 771.453,00 27.286,08-27.286,08 De deelnemersbijdrage 2012 is met toepassing van een nieuwe verdeelsleutel omgeslagen over de deelnemers. Niet alleen is Rucphen toegetreden als deelnemer, tevens zijn de percentuele bijdragen aangepast aan de werkelijk per deelnemer beheerde archieven op 1 januari 2011. De vorige verdeelsleutel dateerde van 2006 ten tijde van de verhuizing van het RAWB van Zevenbergen naar Oudenbosch. In de tussenliggende periode zijn de archieven van de ene deelnemer meer gegroeid dan de andere, waardoor een aanpassing van de verdeelsleutel zinvol en nodig werd. Het bestuur heeft die nieuwe verdeling op 3 maart 2011 vastgesteld. 18
Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. In dit verband is in de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 de Mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld. Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het regionaal archief van toepassing is. Het regionaal archief maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het regionaal archief belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. 19
Programmarekening over het begrotingsjaar 2012 Raming begrotingsjaar voor wijziging Raming begrotingsjaar na wijziging Realisatie begrotingsjaar Programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Behouden 0 56.471-56.471 0 57.901-57.901 64.486-64.486 Bewerken 0 150.126-150.126 0 154.024-154.024 172.257-172.257 Benutten 4.100 273.711-269.611 4.100 280.662-276.562 5.145 227.178-222.033 Algemene zaken 6.125 297.275-291.150 6.125 298.510-292.385 5.527 300.335-294.808 Subtotaal programma's 10.225 777.583-767.358 10.225 791.097-780.872 10.672 764.256-753.584 Algemene dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers 757.941 0 757.941 771.455 0 771.455 771.453 0 771.453 Resultaat voor bestemming 768.166 777.583-9.417 781.680 791.097-9.417 782.125 764.256 17.869 Toevoeging / onttrekking Programma Behouden 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Bewerken 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Benutten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Algemene Zaken 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 Subtotaal mutaties reserves 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 Resultaat na bestemming 777.583 777.583 0 791.097 791.097 0 791.542 764.256 27.286 20
Balans per 31 december 2012 ACTIVA 31-12-2012 31-12-2011 Omschrijving ( ) ( ) Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen 11.521,51 11.679,51 Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut 1.480.354,92 1.534.886,32 Financiële vaste activa Leningen u/g 250.000,00 250.000,00 Totaal vaste activa 1.741.876,43 1.796.565,83 Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen 3.112,72 2.681,02 Liquide middelen Bank- en girosaldi 132.032,41 112.084,52 Kas 56,30 209,85 Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen 10.416,35 9.698,00 Vooruitbetaalde bedragen 11.873,09 9.576,58 Kruispost kasafdracht - - Totaal vlottende activa 157.490,87 134.249,97 Totaal generaal 1.899.367,30 1.930.815,80 21
PASSIVA 31-12-2012 31-12-2011 Omschrijving ( ) ( ) Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve 16.682,06 5.451,70 Bestemmingsreserves - 41.318,36 Te bestemmen resultaat 27.286,07 20.670,97- Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris 83.954,44 89.093,05 Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk 1.738.769,52 1.793.521,80 Totaal vaste passiva 1.866.692,09 1.908.713,94 Vlottende passiva Netto vlottende schuld - Overige schulden 2.829,47 3.734,90 Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen 1.368,54 - - Nog te betalen bedragen 28.477,20 18.366,96 Totaal vlottende passiva 32.675,21 22.101,86 Totaal generaal 1.899.367,30 1.930.815,80 22
Grondslagen van de financiële verslaglegging. Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven. Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Stichtingskosten nieuwbouw 40 jaar annuïtair Inrichtingskosten nieuwbouw 15 jaar lineair Computernetwerk en programmatuur 5 jaar lineair Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico s op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd. Reserves De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven en is verder gevoed met eerdere rekeningoverschotten. In 2012 zijn op basis van het bestuursbesluit van 23
8 november 2012 de reserve automatisering en der reserve uittreding Steenbergen opgeheven en overgeheveld naar de algemene reserve. Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het in 2012 nieuw opgestelde meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting voor het vervangend onderhoud is gebaseerd op een reeks van 10 jaren te rekenen vanaf 2013. Per jaar wordt 7.451 gestort. De werkelijke kosten vervangend onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2012 en op die basis doorberekend aan de producten. 24
Toelichting op de programmarekening 2012 In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar 2012. De analyse vindt plaats voor ieder afzonderlijk deel van de programmarekening. Programma Behouden Realisatie 2012 Begroting 2012 na wijziging Begroting 2012 voor wijziging Lasten 64.486 57.901 56.471 Baten 0 0 0 Resultaat voor bestemming 64.486 57.901 56.471 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 64.486 57.901 56.471 Het nadelig resultaat op het programma Behouden bedraagt 6.600. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 6.500 Nadelig Hogere uitgaven conservering en restauratie 100 Nadelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het nadelig verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 274 uur hoger uitkwam dan begroot (1.374 t.o.v. 1.100 uur); Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 5,36 lager uit dan begroot ( 45,23 t.o.v. 50,59). Programma Bewerken Realisatie 2012 Begroting 2012 na wijziging Begroting 2012 voor wijziging Lasten 172.257 154.024 150.126 Baten 0 0 0 Resultaat voor bestemming 172.257 154.024 150.126 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 172.257 154.024 150.126 Het nadelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt 18.200. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 19.300 Nadelig Lagere kosten externe indicering 1.000 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het nadelig verschil wordt veroorzaakt doordat het werkelijke bestede aantal uren 781 uur hoger uitkwam dan begroot (3.781 t.o.v. 3.000). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 5,36 lager uit dan begroot ( 45,23 t.o.v. 50,59). Kosten externe indicering De kosten externe indicering zijn in 2012 beperkt gebleven tot de afgesproken vergoedingen voor de vrijwilligers. 25
Programma Benutten Realisatie 2012 Begroting 2012 na wijziging Begroting 2012 voor wijziging Lasten 227.178 280.662 273.711 Baten 5.145 4.100 4.100 Resultaat voor bestemming 222.033 276.562 269.611 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 222.033 276.562 269.611 Het voordelig resultaat op het programma Benutten bedraagt 54.500. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 51.500 Voordelig Overige verschillen 3.000 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 506 uur lager uitkwam dan begroot (4.844 t.o.v. 5.350 uur). Daarbij kwam het werkelijke tarief van de uren 5,36 lager uit dan begroot ( 45,23 t.o.v. 50,59). Overige verschillen Het gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan PR en educatiemateriaal werd 1.800 minder uitgegeven dan geraamd terwijl we ook nog 500 hebben kunnen doorbelasten aan derden wegens educatieve activiteiten. Verder werd in 2012 een bedrag van 1.700 ontvangen aan doorberekende kosten digitalisering. De overige baten en lasten op het programma benutten kwamen per saldo 1.000 nadeliger uit dan begroot. Programma Algemene Zaken Realisatie 2012 Begroting 2012 na wijziging Begroting 2012 voor wijziging Lasten 300.335 298.510 297.275 Baten 5.527 6.125 6.125 Resultaat voor bestemming 294.808 292.385 291.150 Toevoeging/onttrekking reserves 9.417 9.417 9.417 Resultaat na bestemming 285.391 282.968 281.733 Het nadelig resultaat op het programma Algemene Zaken voor bestemming bedraagt 2.400. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 13.000 Nadelig Hogere kosten IT en digitaal beheer 2.300 Nadelig Lagere renteopbrengst spaarrekening 800 Nadelig Lagere kosten kantoorbenodigdheden 2.300 Voordelig Lagere kosten onderhoud gebouw 11.200 Voordelig Overige verschillen 200 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 399 uur hoger uitkwam dan begroot (1.349 t.o.v. 950 uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 5,36 lager uit dan begroot ( 45,23 t.o.v. 50,59).. 26
Kosten IT en digitaal beheer: De overschrijding van de begrote lasten van de post IT en digitaal beheer worden voornamelijk veroorzaakt door hogere kosten van webhosting en opslag. Rente spaarrekening De rente op de spaarrekening is als gevolg van teruglopende rente in 2012 bijna 800 lager uitgevallen dan geraamd. Kantoorbenodigdheden In de begroting 2012 is rekening gehouden met een gemiddelde aanschaf van kantoorbenodigdheden tot een bedrag van 3.000. Vanwege het ontbreken van een post voor correctief onderhoud, was het budget kantoorbenodigdheden eveneens bedoeld daarvoor. Doordat in de loop van 2012 de onderhoudsbeleid en begroting zijn gewijzigd, werden die correctieve onderhoudskosten overgeheveld. Overige verschillen De overige voor- en nadelige verschillen op het programma algemene zaken bedroegen per saldo 200 voordelig. 27
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa bestaat uit: Boekwaarde ultimo 2012 2011 Kosten afsluiten geldleningen 11.522,00 11.680,00 Totaal 11.522,00 11.680,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2012: Boekwaarde 1-1-2012 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2012 Kosten sluiten geldleningen 11.680,00 0,00 158,00 11.522,00 Totaal 11.680,00 0,00 158,00 11.522,00 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo 2012 2011 Bedrijfsgebouwen 1.210.750,00 1.227.353,00 Machines, apparaten en installaties 269.605,00 307.533,00 Totaal 1.480.355,00 1.534.886,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde 1-1-2012 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2012 Bedrijfsgebouwen 1.227.353,00 0,00 16.603,00 1.210.750,00 Machines, apparaten en installaties 307.533,00 0,00 37.928,00 269.605,00 Totaal 1.534.886,00 0,00 54.531,00 1.480.355,00 Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2012 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen/ Boekwaarde 1-1-2012 aflossingen 31-12-2012 Overige langlopende leningen 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00 Totaal 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00 28
Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Saldo 31-12-2012 Voorziening oninbaarheid Saldo 31-12-2011 Overige vorderingen 3.113,00 0,00 2.681,00 Totaal 3.113,00 0,00 2.681,00 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2012 2011 Kassaldo 56,00 210,00 Banksaldi 132.033,00 112.084,00 Totaal 132.089,00 112.294,00 Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: 2012 2011 Vooruitbetaalde bedragen 11.873,00 9.577,00 Nog te ontvangen bedragen 10.416 9.698,00 Kruispost kasafdracht 0,00 0,00 Totaal 22.289,00 19.275,00 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: 2012 2011 Algemene reserve 16.682,00 5.452,00 Bestemmingsreserves: overige bestemmingsreserves 0,00 41.318,00 Eigen vermogen voor bestemming 16.682,00 46.770,00 Resultaat na bestemming 27.286,00 -/- 10.917,00 Totaal 43.968,00 35.853,00 Het verloop in 2012 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven. Reserves Saldo 1-1-2012 Toevoeging Onttrekking Bestemming resultaat 2011 Vermindering tbv dekking afschrijvingen Saldo 31-12-2012 Algemene reserve 5.452,00 41.318,00 9.417,00 -/- 20.671.00 0,00 16.682,00 Automatisering 5.465,00 0,00 5.465,00 0,00 0,00 0,00 Opvang uittreden Steenbergen 35.853,00 0,00 35.853.00 0.00 0,00 0,00 Totaal 46.770,00 41.318,00 50.735,00 -/- 20.671,00 0,00 16.682,00 Het bestuur van het RAWB heeft in 2012 besloten de bestemmingsreserves op te heffen en die toe te voegen aan de algemene reserve. Aan de algemene reserve werd vervolgens een bedrag onttrokken van 9.417,-- ter opvang van de uittredingsbijdrage Steenbergen en 20.671,-- ter dekking van het nadelig saldo 2011. 29
Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: 2012 2011 Onderhoud gebouw en inventaris 83.954,00 89.093,00 Totaal 83.954,00 89.093,00 Het verloop in 2012 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven. Voorzieningen Saldo 1-1-2012 Toevoeging Onttrekking Saldo 31-12-2012 Onderhoud gebouw en inventaris 89.093,00 7.451,00 12.590,00 83.954,00 Totaal 89.093,00 7.451,00 12.590,00 83.954,00 In 2012 is voor het RAWB een nieuw meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld. In het nieuwe MJOP is onderscheid gemaakt in preventief, correctief en vervangend onderhoud. Preventief en correctief onderhoud worden ten laste van de jaarlijkse exploitatie verantwoord. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening gevormd. Voor de periode 2012 2022 is op grond van het nieuwe MJOP een bedrag benodigd van ruim 171.000. Het saldo van de voorziening bedroeg per 1 januari 2012 89.000. Voor 2012 en de aansluitende 10 jaar is daarvoor jaarlijks een storting nodig van 7.451,-- per jaar. De werkelijke kosten van vervangend onderhoud worden ten laste van de voorziening gebracht. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo 1-1-2012 Vermeerderingen Aflossingen Saldo 31-12-2012 Onderhandse leningen 1.793.522,00 0,00 54.752,00 1.738.770,00 Totaal 1.793.522,00 0,00 54.752,00 1.738.770,00 De rentelast van de vaste schulden 2012 bedroeg 75.104,00 Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: 2012 2011 Schulden < 1 jaar 2.829,00 3.735,00 Overlopende passiva 29.846,00 18.367,00 Totaal 32.675,00 22.102,00 De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: 2012 2011 Bank- en girosaldi 0,00 0,00 Overige schulden 2.829,00 3.735,00 Totaal 2.829,00 3.735,00 De belangrijkste schuld per balansdatum betrof de kosten van vervaging van een onderdeel van de verwarming. Alle per 31 december 2012 te betalen crediteuren waren eind januari 2013 afgewikkeld. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt: 2012 2011 Vooruit ontvangen bedragen 1.369,00 0,00 Nog te betalen bedragen 28.477,00 18.367,00 29.846,00 18.367,00 30
Het per balansdatum vooruitontvangen bedrag betreft een bijdrage van de Mastboomstichting voor het organiseren van lezingen. In totaal werd 1.800,00 ontvangen waarvan in 2012 ruim 400,00 werd besteed. In de jaarrekening 2011 bedroeg de afdracht loonheffing over december 2011 16.601,00. Ultimo december 2012 was de loonheffing over december 2012 verschuldigd. Die bedroeg 26.408,00. Dat verklaart grotendeels het verschil in saldo per balansdatum. 31
Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 27 juni 2013: De voorzitter, (ir. P.J. Bons) de secretaris, (M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf) 32
Controleverklaring Deze is afzonderlijk bijgevoegd. 33
BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2012 34