STATUTEN SPORTRAAD OVERIJSE versie gemeenteraad van 23 oktober 2018 Artikel 1. Doelstelling van de sportraad Sportraad Overijse is een feitelijke vereniging, erkend door de gemeente, met een adviesfunctie inzake sport in al haar aspecten. De sportraad, met zetel gevestigd op het Begijnhof 9, 3090 Overijse, heeft tot doel het gemeentelijk sportbeleid en beweegbeleid te ondersteunen en te stimuleren. Om deze doelstelling te verwezenlijken zal de sportraad: a) autonoom advies geven aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, over alle aangelegenheden die de sportraad belangrijk acht in het kader van het sportbeleid en beweegbeleid b) betrokken zijn bij de opmaak van en advies geven over de strategische meerjarenplanning m.b.t. het beleidsveld sport c) overleg en samenwerking stimuleren tussen alle Nederlandstalige sportinitiatieven en organisaties, zowel private als publiek, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente of voor inwoners van de gemeente Overijse d) initiatieven voorstellen op het gebied van sportbeoefening en kaderopleiding e) advies geven omtrent het beheer van de sportaccommodaties f) Elk lid van de sportraad dient het algemene belang en gemeentelijke belang te vertegenwoordigen en niet zozeer het persoonlijke belang of het belang van een organisatie. g) De voorgaande opsomming van de doelstellingen is niet limitatief maar wordt aangevuld met alle maatregelen die zich zouden aandienen om het lokaal sportbeleid en beweegbeleid te ondersteunen en te stimuleren. Artikel 2. Organen van de sportraad: samenstelling De sportraad is samengesteld uit twee verschillende organen: een kernbestuur en een sportplatform. De samenstelling van de sportraad is bij voorkeur voldoende representatief voor alle bestaande vormen van sportbeoefening in Overijse. Het kernbestuur is het eerste bestuursorgaan van de sportraad met als leden minimum 4 en maximum 12 vaste vertegenwoordigers. Maximum 30% van de verkozen leden heeft geen actieve functie (*) in een sportvereniging erkend door de gemeente Overijse bij de initiële samenstelling van de sportraad. De leden zijn vaste vertegenwoordigers en dienen aan volgende voorwaarden te voldoen: Gedomicilieerd zijn in de gemeente Overijse Maximaal één lid van eenzelfde organisatie (zie artikel 2: sportplatform) mag in het kernbestuur zetelen. Binnen het kernbestuur zetelen minstens volgende bestuurders: voorzitter, secretaris, penningmeester en ondervoorzitter (zie artikel 3). (*) Als actieve functie wordt gezien een lid van een bestuur of algemene vergadering, een bezoldigde vrijwilliger of een personeelslid van een sportvereniging erkend door de gemeente Overijse. Sportplatform Het sportplatform is het tweede sportraadorgaan met als leden organisaties, losse vertegenwoordigers en de leden van het kernbestuur. a) Een organisatie is een vereniging, erkend door de gemeente Overijse, die op regelmatige basis sportieve activiteiten aanbiedt op het grondgebied van de gemeente Overijse of gericht op Overijsenaren. 1
Een organisatie is automatisch lid indien het voldoet aan bovenstaande voorwaarden en indien de organisatie een of meerdere organisatievertegenwoordigers kan afvaardigen naar de bijeenkomsten die voldoen aan volgende voorwaarden: Lid zijn van de organisatie (**) Niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen (**) Een persoon wordt aanvaard als lid van een organisatie indien dit schriftelijk bevestigd wordt door de voorzitter of secretaris van die organisatie. b) Een losse vertegenwoordiger is een individu die uit persoonlijke interesse in de gemeentelijke sportaangelegenheden zetelt in het sportplatform. Losse vertegenwoordigers die wensen toe te treden tot het sportplatform dienen te voldoen aan onderstaande voorwaarden: Gedomicilieerd zijn in de gemeente Overijse c) De leden van het kernbestuur zijn automatisch lid van het sportplatform. Artikel 3. Organen van de sportraad: bevoegdheden Tot de bevoegdheden van het kernbestuur behoren: Bespreken van sportgerelateerde onderwerpen en minstens die onderwerpen die aangebracht zijn door het sportplatform (hoofdtaak) Adviseren van het gemeentebestuur (hoofdtaak) Oordelen over lidmaatschap op basis van de statuten (na analyse en voordracht van de sportdienst) Aanstellen van de secretaris, penningmeester en ondervoorzitter uit de leden van het kernbestuur Goedkeuren van rekening en begroting van de sportraad Voorbereiden van statutenwijziging en ontbinding van de sportraad Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan het sportplatform zijn toegewezen Tot de bevoegdheden van het sportplatform behoren: Bespreken en aanbrengen van sportgerelateerde onderwerpen (hoofdtaak) Adviezen formuleren via het kernbestuur naar het gemeentebestuur (hoofdtaak) Aanstellen van de voorzitter Aanstellen van de leden van het kernbestuur Goedkeuren van statutenwijziging en ontbinding van de sportraad als voorstel naar de gemeenteraad Artikel 4. Bestuurders van de sportraad: bevoegdheden De voorzitter, secretaris, penningmeester en ondervoorzitter zijn de officiële bestuurders van de sportraad en beoefenen deze functies zowel voor het kernbestuur als het sportplatform. Zij hebben de volgende bevoegdheden die niet gedelegeerd kunnen worden (met uitzondering van de externe vertegenwoordiging zie artikel 9). Voorzitter Algemene leiding van de sportraad Leiden van de vergaderingen van kernbestuur en sportplatform Toezicht houden op het correct naleven van de statuten en bevoegdheden Externe vertegenwoordiging van de sportraad (kan gedelegeerd worden, zie artikel 9) Ondertekenen van de officiële briefwisseling van de sportraad en opmaken van de vergaderagenda van het sportplatform en kernbestuur (samen met secretaris, zie artikel 9) Secretaris Verslaggeving van de vergaderingen van kernbestuur en sportplatform Verwerken van inkomende en uitgaande post en communicatie Ondersteuning van de voorzitter Ondertekenen van de officiële briefwisseling van de sportraad en opmaken van de vergaderagenda van het sportplatform en kernbestuur (samen met voorzitter, zie artikel 9) 2
Penningmeester Jaarlijkse opmaak van jaarrekening en begroting Gerechtigd om alle financiële uitgaven te volbrengen die zijn goedgekeurd in de begroting Opvolgen van alle financiële verrichtingen, zowel credit als debet Ondervoorzitter Overnemen van de taken van de voorzitter bij afwezigheid of verontschuldiging Overnemen van de externe vertegenwoordiging van de voorzitter bij delegatie Het diensthoofd sport van de gemeente Overijse of zijn afgevaardigde heeft als taak om de diverse organen en bestuurders te ondersteunen in het uitvoeren van hun bevoegdheden. Artikel 5. Vergaderingen van de sportraad: bepalingen en adviezen Het kernbestuur vergadert minstens 4 keer per jaar. De uitnodiging wordt minstens 10 dagen voor de vergadering verstuurd naar alle leden en bevat ten minste de agenda. Het is de bevoegdheid van de voorzitter en secretaris om de agenda samen te stellen. Elk onderwerp dat ten minste 14 dagen op voorhand schriftelijk of per e-mail door een van de leden wordt bezorgd aan de voorzitter of secretaris dient verplicht opgenomen te worden. Alle vergaderingen worden geleid door de voorzitter, bij afwezigheid leidt de ondervoorzitter de vergaderingen. Adviezen die verder komen uit vergaderingen van het kernbestuur worden bezorgd aan het gemeentebestuur. Indien een advies van het kernbestuur tegenstrijdig is aan een advies van het sportplatform, worden beide adviezen bezorgd aan het gemeentebestuur. Volgende bepalingen worden nageleefd tijdens de vergaderingen: Geldige beslissingen of adviezen kunnen slechts genomen worden indien twee derde aanwezig is of vertegenwoordigd via een geldige volmacht. Adviezen en beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden en volmachthouders. Elk lid heeft 1 stem. Een lid van het kernbestuur kan bij afwezigheid volmacht geven aan een ander lid door dit voor de start van de vergadering schriftelijk kenbaar te maken aan de voorzitter of indien vacant in volgorde aan secretaris en diensthoofd van de sportdienst. Elk lid kan maximaal 1 volmacht krijgen. Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van een meerderheid. Bij gelijke stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend (uitzondering: geheime stemming). Een geheime stemming volgt wanneer het gaat om personen of wanneer minstens twee vijfde van de aanwezige leden hierom vraagt. Indien ex-aequo volgt een herstemming tot een meerderheid is bereikt. Er kunnen slechts geldige adviezen of beslissingen worden gemaakt m.b.t. de officiële agendapunten. Ter zitting kunnen variapunten als mededeling meegegeven worden, maar hier kan niet geldig over gestemd of advies opgesteld worden. Sportplatform Het sportplatform vergadert minstens 2 keer per jaar. De uitnodiging wordt minstens 10 dagen voor de vergadering verstuurd naar de secretaris van elke organisatie die lid is en naar de losse vertegenwoordigers. Het is de bevoegdheid van de voorzitter en secretaris om de agenda samen te stellen. Elk onderwerp dat ten minste 14 dagen op voorhand schriftelijk of per e-mail door een van de leden wordt bezorgd aan de voorzitter of secretaris dient verplicht opgenomen te worden. Alle vergaderingen worden geleid door de voorzitter, bij afwezigheid leidt de ondervoorzitter de vergaderingen. Adviezen die verder komen uit vergaderingen van het sportplatform worden via het kernbestuur bezorgd aan het gemeentebestuur. Volgende bepalingen worden nageleefd tijdens de vergaderingen: Adviezen en beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Stemgerechtigde leden. o Elke organisatie heeft 1 stem (gezamenlijk uitgeoefend door zijn vertegenwoordigers) o Leden van het kernbestuur hebben elk 1 stem (***) Niet-stemgerechtigde leden: o Losse vertegenwoordigers Afwezige leden kunnen geen volmacht geven. Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van een meerderheid. Bij gelijke stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend (uitzondering: geheime stemming). Een geheime stemming volgt wanneer het gaat om personen of wanneer minstens twee vijfde van de aanwezige leden hierom vraagt. Indien ex-aequo volgt een herstemming tot een meerderheid is bereikt. Er kunnen slechts geldige adviezen of beslissingen worden gemaakt m.b.t. de officiële agendapunten. Ter zitting kunnen variapunten als mededeling meegegeven worden, maar hier kan niet geldig over gestemd of advies opgesteld worden. 3
De goedgekeurde vergaderverslagen met inbegrip van de adviezen van het kernbestuur en het sportplatform zijn openbaar raadpleegbaar en worden via de sportdienst schriftelijk overgemaakt aan het gemeentebestuur. De beslissingen of feedback van het gemeentebestuur die volgen op een advies van de sportraad worden steeds teruggekoppeld naar het kernbestuur en het sportplatform. (***) Volgende interpretatie van het stemrecht tijdens vergaderingen van het sportplatform is correct: Als een stemgerechtigde organisatie die lid is van het sportplatform ook een individueel lid heeft die vertegenwoordigd is in het kernbestuur, dan heeft dit lid van het kernbestuur individueel stemrecht en de eventueel andere aanwezige leden van deze organisatie kunnen als organisatievertegenwoordigers de gezamenlijke stem van de organisatie uitbrengen. Artikel 6. Kandidatuur en aanvaarding lidmaatschap De voorwaarden tot lidmaatschap van kernbestuur en sportplatform staan omschreven in artikel 2. Kandidaten die niet voldoen aan deze voorwaarden kunnen geen lid of vertegenwoordiger zijn. Lidmaatschap kernbestuur Een kandidaat-lid van het kernbestuur dient zijn kandidatuur met motivering schriftelijk of via e-mail te bezorgen bij de voorzitter of indien vacant in volgorde bij de secretaris of diensthoofd van de sportdienst. Een kandidaat-lid dient aanvaard te worden door de eerstvolgende bijeenkomst van het sportplatform bij geheime stemming via een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Lidmaatschap is in principe geldig tot nieuwe samenstelling van de sportraad. Een lid kan op elk moment op eigen initiatief zijn ontslag met onmiddellijke ingang indienen. Lidmaatschap sportplatform Indien een organisatie voldoet aan de voorwaarden bepaald in artikel 2 is het automatisch lid en kan het vanaf de volgende bijeenkomst van het sportplatform eigen vertegenwoordigers afvaardigen. Indien een losse vertegenwoordiger voldoet aan de voorwaarden bepaald in artikel 2, mag deze deelnemen aan de vergaderingen van het sportplatform. Indien een lid niet meer voldoet aan de voorwaarden bepaald in de statuten is het lid automatisch ontslagnemend. Indien er twijfel is of een kandidaat-lid of een lid voldoet aan de voorwaarden bepaald in de statuten dient het kernbestuur hierover te oordelen. Artikel 7. Kandidatuur en aanstelling van de bestuurders: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester De voorzitter dient rechtstreeks verkozen te worden door het sportplatform door een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Dit is verplicht een geheime stemming. De kandidaturen voor het voorzitterschap moeten schriftelijk of via e-mail bezorgd worden bij de uittredende voorzitter of indien vacant in volgorde bij de secretaris of diensthoofd van de sportdienst. Bij meer dan 2 kandidaten voor het voorzitterschap wordt gestemd tot één van de kandidaten meer dan 50% van de stemmen behaald heeft. Indien in een stemronde geen enkele kandidaat 50% van de stemmen heeft behaald, valt de kandidaat met het minste stemmen weg in de volgende stemronde. Het kernbestuur stelt bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden en de volmachthouders minstens een secretaris, penningmeester en ondervoorzitter aan uit de leden van het kernbestuur. Deze stemming is verplicht geheim en is pas geldig indien minstens twee derde van de leden van het kernbestuur aanwezig zijn of vertegenwoordigd worden via een volmacht. De kandidaturen voor deze functies kunnen op de vergadering zelf gesteld worden. De functies van voorzitter, secretaris, penningmeester en ondervoorzitter gelden in principe tot nieuwe samenstelling van de sportraad. Een bestuurder kan op elk moment op eigen initiatief zijn ontslag met onmiddellijke ingang indienen. Een opvolger kan slechts verkozen worden als een van de bestuurders ontslagnemend is. Artikel 8. Waarnemers De schepen van sport en het diensthoofd sport van de gemeente Overijse (of afgevaardigde) kunnen steeds als waarnemer optreden bij het sportplatform en het kernbestuur van de sportraad. Waarnemers zijn geen lid van de sportraad en zijn niet stemgerechtigd. Waarnemers hebben wel de mogelijkheid om via de voorzitter een vergadering bijeen te roepen voor een dringend agendapunt. Artikel 9. Externe vertegenwoordiging en ondertekenen van documenten De sportraad wordt extern vertegenwoordigd door de voorzitter. De voorzitter kan dit in eerste instantie delegeren aan de ondervoorzitter en in tweede instantie aan elk ander lid van het kernbestuur. Om geldig te zijn dienen alle officiële documenten uitgaande van de sportraad ondertekend te zijn door de voorzitter en de secretaris. 4
Artikel 10. Begroting en rekening van de sportraad Jaarlijks worden de rekeningen van het verlopen jaar en de begroting van het volgende jaar door de penningmeester voorgelegd aan het kernbestuur ter goedkeuring. Op de volgende bijeenkomst van het sportplatform worden de rekening en begroting ter kennisname besproken. Het boekjaar loopt steeds van 1 september tot en met 31 augustus. Artikel 11. Wijziging van de statuten Bij wijziging van de statuten van de sportraad is er in eerste instantie een twee derde meerderheid nodig van de aanwezige stemgerechtigde leden en volmachthouders van het kernbestuur en in tweede instantie een twee derde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden van het sportplatform. Een statutenwijziging dient aanvullend goedgekeurd te worden door de gemeenteraad. Artikel 12. Ontslag of uitsluiting van een lid Vrijwillig ontslag Elk lid kan op elk moment op eigen initiatief zijn ontslag indienen door dit schriftelijk of via e-mail te bevestigen aan de voorzitter of indien vacant in volgorde aan de secretaris en diensthoofd van de sportdienst. Automatisch ontslag Een lid dat niet meer voldoet aan de statutair bepaalde voorwaarden voor lidmaatschap van kernbestuur of sportplatform wordt automatisch uitgesloten. Uitsluiting Bij een afwezigheid op 3 opeenvolgende vergaderingen van het kernbestuur, kunnen de andere leden van het kernbestuur beslissen om tot uitsluiting van het lid over te gaan. Een lid van het kernbestuur kan worden uitgesloten door het kernbestuur wanneer uit een uittreksel uit het strafregister blijkt dat de betrokkene strafrechtelijke veroordelingen heeft opgelopen Een ontslag of uitsluiting wordt steeds ter kennisname meegedeeld op de eerstvolgende bijeenkomst van het kernbestuur en het sportplatform. Artikel 13. Hersamenstelling van de sportraad De sportraad wordt opnieuw samengesteld uiterlijk 1 jaar na de installatie van een nieuwe gemeenteraad tijdens een herinstallatievergadering. Minstens 1 maand voorafgaand aan de herinstallatievergadering wordt een openbare oproep gedaan naar kandidaat-leden voor het sportplatform, naar kandidaat-leden voor het kernbestuur en naar kandidaat- voorzitters. Bij de start van de herinstallatievergadering is elk lid van het kernbestuur automatisch ontslagnemend. De herinstallatievergadering wordt geleid door de uittredende voorzitter of indien vacant in volgorde door de uittredende ondervoorzitter of diensthoofd van de sportdienst. Op de herinstallatievergadering kiezen de aanvaarde en aanwezige stemgerechtigde leden van het sportplatform de nieuwe voorzitter en leden van het kernbestuur. Alle binnengekomen kandidaturen worden bekend gemaakt bij de start van de herinstallatievergadering. De aanwezige stemgerechtigde leden van het sportplatform stemmen over de aanvaarding van de geldige binnengekomen kandidaat-leden voor het kernbestuur in de volgorde van ontvangst van deze kandidaturen. De bepalingen uit artikel 6 blijven hier ook integraal geldig. Elk kandidaat-lid dat meer dan 50% van de stemmen haalt, is aanvaard als lid van het kernbestuur en sportplatform voor zover voldaan wordt aan alle statutaire bepalingen. Voorzitter De aanwezige stemgerechtigde leden van het sportplatform kiezen vervolgens een voorzitter uit de geldige binnengekomen kandidaturen. De bepalingen uit artikel 7 blijven hier ook integraal geldig. Bij meer dan 2 kandidaten voor het voorzitterschap wordt gestemd tot één van de kandidaten meer dan 50% van de stemmen behaald heeft. Indien in een stemronde geen enkele kandidaat 50% van de stemmen heeft behaald, valt de kandidaat met het minste stemmen weg in de volgende stemronde. Artikel 14. Erkenning en ontbinding De sportraad vraagt zijn erkenning aan de gemeenteraad en legt daartoe zijn statuten en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor. Bij ontbinding van de sportraad is in eerste instantie een twee derde meerderheid nodig van de aanwezige stemgerechtigde leden en volmachthouders van het kernbestuur en in tweede instantie een twee derde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden van het sportplatform. Bij ontbinding van de sportraad, worden de netto kasgelden overgemaakt aan het gemeentebestuur. 5