VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: J. van Leer Tel.nr.: 8344 Nummer: 14A.00466 Datum: 03 september 2014 Team: Vastgoed Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 3 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): van Leer, Smits, Vd Berg, Groenendaal, weth. Stolk, weth. Van Tuijl nvt Onderwerp: afronding project nieuwbouw milieustraat Advies: 1. Vaststellen Raadsinformatiebrief; 2. Kennis nemen van Oplevering Projectresultaat; 3. Kennis nemen van Projectevaluatie. Paraaf teammanager: Begrotingsconsequenties Nee B. en W. d.d.: Gewenste datum behandeling in de raad (datum: zie vergaderschema): Nee Fatale datum besluit van de raad: Portefeuillehouder: wethouder Stolk Nee
Extra overwegingen / kanttekeningen voor College Het projectresultaat en de projectevaluatie is in maart 2014 besproken met de toenmalig verantwoordelijk wethouder Van Tuijl. Nu ook de laatste facturen zijn betaald kan het project financieel worden afgerond en de raad op de hoogte gebracht worden van het financieel eindresultaat. De RIB is besproken met wethouder Stolk. Extra overwegingen / alternatieven / argumenten Kanttekeningen: Standpunt consulenten Samenhang met eerdere besluitvorming Vaststellen projectplan d.d. 15 februari 2011 (11A.00107) RIB d.d. 13 september 2011 (11A-00609) Gunnen nieuwbouw 19 juni 2012 (12A-00785) Afvalbeheerplan 2013-2017 (12R.00354). Bijlagen 14R.00077 - Raadsinformatiebrief 14i.02958 - Oplevering projectresultaat 14i.02404 - Projectevaluatie
RAADSINFORMATIEBRIEF 14R.00077 rj on gemeente WOERDEN Van college van burgemeester en wethouders Datum 9 september 2014 Portefeuillehouder(s) : Wethouder Stolk Portefeuille(s) : Afval & Reiniging Contactpersoon : J. van Leer Tel.nr. : 8344 E-mailadres : leer.j@woerden.nl Gemeente Woerden 14R.00077 Onderwerp: afronding project nieuwbouw milieustraat Kennisnemen van: De financiële afronding van het project. Het krediet kan met 531.107 worden afgeraamd. We ronden de pilot "duurzaam inkopen" af. Daarna volgt een voorstel aan de raad omtrent verrekening in de afvalstoffenheffing, conform afspraken met de raad. Inleiding: In de raadsvergadering van 23 september 2010 heeft u een krediet gevoteerd voor het oprichten van een toekomstbestendige milieustraat. Na een jaar van voorbereiding heeft de nieuwbouw in 2012 met een korte doorloop naar 2013 plaatsgevonden. Op 23 februari 2013 is dit groots gevierd met een Open Dag voor alle inwoners. Inmiddels is de contractuele onderhoudstermijn van de aannemer afgelopen zodat wij het project administratief en financieel afgesloten hebben. Kernboodschap: Functionaliteit Doel was dat de gemeente Woerden beschikt over een toekomstbestendige milieustraat die voldoet aan de milieueisen en waar de burgers op een vlotte en veilige manier hun grof afval kunnen aanbieden. Het milieustation moet daarbij voldoen aan alle ARBO- en veiligheidseisen. Het afval wordt op een efficiënte manier gescheiden en op een milieuvriendelijke manier verwerkt zodat de gemeente voldoet aan het landelijke afvalbeleid. In het in december 2012 door de raad vastgestelde afvalbeheerplan is in aanvulling hierop vastgelegd dat de milieustraat alléén toegankelijk is voor inwoners van gemeente Woerden door gebruik te maken van een afvalpas voor identificatie en toegangscontrole. Ons college is van mening dat wij deze doelstelling met de nieuwe milieustraat, binnen de kaders die door de raad zijn gesteld, hebben bereikt. De verkeersopstoppingen die er waren bij de ingang aan de Touwslagersweg zijn verleden tijd. De ingang via de Pijpenmakersweg functioneert naar behoren. Er is een ruime opstelmogelijkheid op eigen terrein en eventueel nog op de Pijpenmakersweg. Met betrekking tot de afhandeling van het afval op het perron waren er direct na de in gebruik name enkele aanloopproblemen. Door het verwisselen van de fracties en het instellen van het maximum aantal voertuigen op het perron is de doorstroming sterk verbeterd. Inmiddels hebben alle inwoners van Woerden een afvalpasje ontvangen. Vanaf medio maart 2014 functioneren de slagbomen via de afvalpasjes. Door deze digitale toegangscontrole worden bedrijven en
bezoekers van buiten de gemeente Woerden geweerd. Tegelijkertijd kan de bezoekersstroom gedoseerd worden waardoor een betere doorstroming verkregen wordt. Ook de veiligheid voor de bezoekers is enorm verbeterd door de scheiding die ontstaan is tussen de brengende bezoekers en het vrachtverkeer voor het wisselen van de containers. Het afval kan vanaf het perron in de lager gelegen containers gedeponeerd worden. Dit is een sterke verbetering voor zowel bezoekers als voor ons eigen personeel. Het personeel heeft met het nieuwe kantoor een functioneel onderkomen gekregen. Financieel resultaat Voor het project was een krediet beschikbaar gesteld van 3.030.000. Kostenbewust ontwerpen was één van de uitgangspunten bij de voorbereiding en heeft er voor gezorgd dat de kosten in de hand zijn gehouden. Maar zeker ook de gunstige aanbesteding heeft bijgedragen aan het uiteindelijke positieve financiële resultaat. De uiteindelijke kosten, die gedekt zijn uit de Reserve Afval, hebben 2.498.893 bedragen. Het krediet kan met 531.107 worden afgeraamd. Door de lagere investeringskosten zijn de exploitatielasten (kapitaallasten) voor de milieustraat 46.444 lager uitgevallen ten opzichte van de raming. De lagere lasten hebben een positief effect op de Reserve Afval en indirect dus ook op de tariefstelling voor Afval & Reiniging. We ronden de pilot "duurzaam inkopen" af. Daarna volgt een voorstel aan de raad omtrent verrekening in de afvalstoffenheffing, conform afspraken met de raad. Vervolg: Bijlagen: De loco-secretaris, GA Ka GA. Karssenberg
Oplevering projectresultaten Projectnaam: Nieuwbouw Milieustraat Ambtelijk opdrachtgever: Martin Fransen, teammanager Vastgoed Bestuurlijk opdrachtgever: het college van B&W, vertegenwoordigd door Margot Stolk, wethouder Afval & Reiniging Projectleider: Jan van Leer, team Vastgoed 1. Projectomschrijving, gewenst resultaat 2. Gerealiseerd conform projectplan 3. Gerealiseerd afwijkend van projectplan (meer-/minderwerk) 4. Resterende verplichtingen 5. Beheer en borging 6. Financiën 7. Risicoparagraaf 8. Evaluatie 9. Overige zaken en/of toelichting 10. Ondertekening Oplevering project Nieuwbouw Milieustraat Versie: 03 Datum: 21 juli 2014
1. Projectomschrijving, doelen en gewenste resultaten Projectomschrijving: Het oprichten van een toekomstbestendige milieustraat die voldoet aan de huidige milieu-eisen en waar de burgers op een vlotte en veilige manier hun grof afval kunnen aanbieden. De milieustraat voldoet daarbij aan alle ARBO- en veiligheidseisen. Het afval wordt op een efficiënte en effectieve manier gescheiden, zodat het op een milieuvriendelijke manier verwerkt kan worden en de gemeente voldoet aan het landelijk afvalbeleid. Doel: Dat de gemeente Woerden over een toekomstbestendige milieustraat beschikt dat voldoet aan de milieueisen en waar de burgers op een vlotte en veilige manier hun grof afval kunnen aanbieden. Het station voldoet daarbij aan alle ARBO- en veiligheidseisen. Het afval wordt op een efficiënte en effectieve manier gescheiden, zodat het op een milieuvriendelijke manier verwerkt kan worden en de gemeente voldoet aan het landelijk afvalbeleid. Resultaten: Resultaat Prestatie-indicator (wat wordt Streefwaarde gemeten) Perron afvalinzameling eindoplevering Voldoen aan vergunningsvoorwaarden Vlotte verkeersafwikkeling Aantal wachtende voertuigen 10 voertuigen Optimale afvalscheiding Ingezamelde hoeveelheid tonnage 2. Gerealiseerd conform projectplan Gerealiseerd Omschrijving Plandatum gereed (proj.plan) Werkelijke datum gereed Reden afwijking planning perron Prefab betonconstructie geplaatst op palenfundering 15 jan 2013 04 mrt 2013 Winterperiode + planaanpassing Kantoor/personeelsruimte Prefab geplaatst op perron 15 jan 2013 04 mrt 2013 Winterperiode + planaanpassing infrastructuur Verharding/groen/verwijssysteem 15 jan 2013 04 mrt 2013 Winterperiode + planaanpassing Milieu-vergunningen Activiteitenbesluit + bodemverontwreiniging 15 jan 2013 Jan 2014 Overleg provincie over evaluatie-verslag Met Modulo is een realisatieovereenkomst gesloten waarbij de oplevering is gesteld op 15 januari 2013. De nieuwe milieustraat is op deze datum wel in gebruik genomen. Een aantal werkzaamheden (kitwerk, hekwerken, asfalteren wegen) zijn om een tweetal redenen daarna uitgevoerd. De temperatuur was te laag voor een aantal onderdelen. In de tweede plaats is een wijziging door de gemeente doorgevoerd vanwege verkoop van een strook grond an Gerritse IJzerwaren. Oplevering project Nieuwbouw Milieustraat pagina 2 van 5 Versie: 03 Datum: 21 juli 2014
Samenvatting van besluiten die i.h.k.v. het project zijn genomen Besluit Genomen door (raad, college, directie,..) Datum besluit Nr. besluit Vaststellen projectplan college 15-02-11 11A-00107 Vaststellen definitief ontwerp afdelingshoofd 24-08-11 11A-00589 Raadsinformatiebrief college 13-09-11 11A-00609 Gunnen nieuwbouw college 19-06-12 12A-00785 Verkoop strook grond aan Gerritse afdelingshoofd 28-01-13 13A-00097 3. Gerealiseerd afwijkend van Projectplan (meer-/minderwerk) Meer-/minder werk Vervangen houten beschoeiing 13.126 Toegangssysteem 18.793 Vervangen bestaande lantaarnpalen 9.712 Diverse kleine meerwerkzaamheden 27.868 Reden Onderhoud: Beschoeiing in slechte staat Wijzing beleid afvalinzameling Onderhoud: verlichting matige staat, toep. LED verlichting Uitvoering/kleine aanpassingen De kosten voor het meewerk vanwege de verkoop van een strook grond aan Gerritse is in mindering gebracht op de grondverkoop. 4. Resterende verplichtingen Onderwerp Verantwoordelijke Verwachte datum gereed geen 5. Beheer en borging 5.1 Aan wie zijn de projectresultaten overgedragen Onderwerp Overgedragen Eigenaar / Opmerkingen (ja of n.v.t.)? verantwoordelijke Bouw & infrastructuur (eigendom) ja Team vastgoed Bouw & infrastructuur (gebruiker) ja Team R&B milieuvergunning ja Team R&B Via bijeenkomst met alle belanghebbenden. 5.2 Op welke manier zijn de projectresultaten afgestemd met Beleid Wijze van afstemming Opmerkingen Gehandicaptenbeleid n.v.t. Integraal veiligheidsbeleid VRU + activiteitenbesluit Handhavingsbeleid Omgevingsvergunning + activiteitenbesluit Provincie bevoegd gezag Wijkgericht werken n.v.t. ICT-beleid Team ICT Aansluiting netwerk Oplevering project Nieuwbouw Milieustraat pagina 3 van 5 Versie: 03 Datum: 21 juli 2014
5.3 Projectdossier Bij wie is het projectdossier in beheer gegeven? Team : Documentaire Informatievoorziening De revisiestukken zijn aangeboden aan team DIV. De revisiestukken zijn gedigitaliseerd en geplaatst op het netwerk. 6. Financiën Kostensoort (ECL) Budget Werkelijke uitgaven Opmerkingen 33.101 verbouwkosten 2.700.000 2.345.146 33.103 inhuur extern personeel 250.000 40.356 Projectleiding door team Vastgoed 33.119 vergunningen/leges 50.000 1.730 34.152 bijdragen derden 0-1.300 62.281 uren ODRU 0 12.255 62.xxx uren teams 30.000 24.579 62.852 projectleiding vastgoed 0 48.638 Keuze interne projectleiding Totaal budget volgens vastgesteld krediet 3.030.000. Totaal bedrag van uitgaven en rekening houdend met enkele openstaande verplichtingen is totaal verantwoord 2.498.893.. Restkrediet/onderschrijding bedraagt 531.107. 7. Risicoparagraaf Omschrijving risico geen Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) Genomen maatregel Verantwoordelijke 8. Evaluatie Een projectevaluatie heeft plaatsgevonden. Het project is geëvalueerd door de projectleider Jan van Leer in aanwezigheid van teammanager Afval & Reiniging Arij Groenendaal. Zie de opgestelde korte projectevaluatie. 9. Overige zaken en/of toelichting op bovenstaande Het is een juist besluit geweest om de projectleiding van dit project intern op te pakken. De samenwerking tussen team Vastgoed (eigendom & projectleiding) en team Realisatie & Beheer is optimaal verlopen. Er was sprake van een duidelijke scheiding van belangen en verantwoordelijkheden. Afspraken over en weer zijn steeds goed nagekomen. Ook de goede voorbereiding met de projectgroep en de samenwerking met de marktpartijen heeft tot het positieve resultaat geleid. De overlast voor de burgers is tot een minimum beperkt door fasering in de uitvoering en optimale communicatie. Tenslotte is de opening van de milieustraat op 23 februari 2013 gevierd met een Open Dag. Oplevering project Nieuwbouw Milieustraat pagina 4 van 5 Versie: 03 Datum: 21 juli 2014
10. Ondertekening De ambtelijk opdrachtgever verklaart zich door ondertekening akkoord met het projectresultaat en verleent de projectleider decharge. N.B. decharge wil zeggen dat de projectleider in principe ontheven is van zijn taak. Dat wil niet zeggen dat hij/zij niet meer aanspreekbaar is als er onverhoopt toch nog zaken naar boven komen die niet (goed) zijn afgerond! Ambtelijk opdrachtgever, Projectleider, Martin Fransen Jan van Leer Datum: 26 augustus 2014 Datum: 26 augustus 2014 Oplevering project Nieuwbouw Milieustraat pagina 5 van 5 Versie: 03 Datum: 21 juli 2014
Projectevaluatie Projectnaam: Nieuwbouw Milieustraat Woerden Start- en einddatum project: februari 2011 maart 2014 1. Inleiding 2. Samenvatting en aanbevelingen 3. De evaluatie 4. De projectopdracht 5. Bereikte resultaten 6. Risicomanagement 7. Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en besluitvorming 8. Organisatie en samenwerking 9. Planning 10. Financiën en budgetbewaking 11. Communicatie en rapportages 12. Overdracht Standaard projectevaluatie nieuwbouw milieustraat Versie: 02 Datum: 05 maart 2014
1. Inleiding De evaluatie is om redenen van efficiëntie kort gehouden. Zaken die goed gegaan zijn worden niet uitgebreid beschreven. Deze format is gehanteerd als checklist zodat alle stappen in het proces langs gelopen worden. 2. Samenvatting en aanbevelingen - Wat ging goed en waardoor (succesfactoren) De ontwerper/bouwer (Modulo) die een redelijk nieuw systeem op de markt brengt wil dit project absoluut tot een voorbeeld-project maken. Zij hebben zich maximaal ingespannen. In de projectgroep waren alle disciplines vertegenwoordigd. Dat heeft tot een integrale aanpak geleid. - Wat ging niet goed en waardoor (valkuilen) Het haalbaarheidsonderzoek voor de nieuwe milieustraat tot en met de kredietvotering is uitgevoerd door Team R&B. Bouwkundigen zijn niet bij deze voorbereiding betrokken. Dit heeft destijds tot wrijvingen geleid tussen bouwkundige en externe projectleider. Onderdeel van de besluitvorming is geweest om een contract te sluiten met Modulo, echter zonder dat hiervoor op dat moment de uitgangspunten waren afgesproken. Modulo als jong bedrijf is nog volop in ontwikkeling. Zaken als CAR-verzekering, werken via realisatie-overeenkomst etc. waren nog onbekend ofwel in ontwikkeling. De gepropageerde turn-key aanpak bleek niet altijd volledig doorgevoerd te zijn. Het contract sloot een aantal werkzaamheden uit, waardoor een aantal punten door de gemeente opgepakt zijn. Overigens zeer beperkte punten die niet tot directe meerkosten geleid hebben, maar die wel enige ruis in de afstemming tot gevolg hebben gehad. - Aanbevelingen Integrale aanpak vanaf het begin van een haalbaarheidsonderzoek waarbij alle disciplines betrokken worden. Bij volgende aanbestedingen is het aan te bevelen aan de voorkant van de contractvorming (nog) strakkere afspraken te maken. Risico s en verantwoordelijkheden nog meer bij de marktpartij neerleggen. Deze aanbeveling sluit ook aan op de andere manier van inkopen (regiegemeente) 3. De evaluatie - Wat is het doel van de evaluatie? Lering trekken uit het proces. - Wie hebben aan de evaluatie meegewerkt (vergeet je opdrachtgever(s) niet!)? Martin Fransen teammanager vastgoed (opdrachtgever) Arij Groenendaal teammanager R&B (eindgebruiker) Jan van Leer projectleider vastgoed Doke van Niekerk -- projectleider Modulo Beton - Welke werkwijze is voor de evaluatie gehanteerd? Projectleider heeft eerst het concept van de projectevaluatie ingevuld. Dit concept is intern besproken en vervolgens aangevuld.met de externe partij heeft alleen een afrondend evaluatie-gesprek plaats gevonden. 4. De projectopdracht - R&B is als beleidsafdeling verantwoordelijk geweest voor de startnotitie, het haalbaarheidsonderzoek en de voorbereiding van de besluitvorming. Na besluit van de Standaard projectevaluatie nieuwbouw milieustraat pagina 2 van 4 Versie: 02 Datum: 05 maart 2014
raad is het project overgedragen aan Team Vastgoed. Voor de projectopdracht wordt verwezen naar het projectplan. 5. Bereikte resultaten - Voor de resultaten wordt verwezen naar het opleverdocument. 6. Risicomanagement - Een volledige risico-scan vooraf is niet uitgevoerd. Wel zijn een aantal risico s benoemd in het projectplan. Daarnaast heeft er 2-wekelijks overleg plaatsgevonden: tijdens de voorbereiding in de vorm van projectgroep en tijdens de uitvoering in de vorm van een bouwteam. Tijdens deze overleggen zijn de knelpunten en mogelijke risico s steeds besproken. Gesteld kan daarom worden dat voortdurend risicobeheersing heeft plaatsgevonden. - In het projectplan is het risico omschreven dat er bezwaar gemaakt wordt tegen de vergunningen. Dat risico heeft zich inderdaad voorgedaan. Met de bezwaarmaker heeft overleg plaatsgevonden en zijn afspraken gemaakt die geleid hebben tot het intrekken van het bezwaar. 7. Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en besluitvorming - Interne bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het projectplan. De gemaakte afspraken zijn door alle betrokkenen nagekomen. Met name de samenwerking tussen Vastgoed en R&B is perfect verlopen. - Het externe architecten-adviesbureau dat ingeschakeld was bij het haalbaarheidsonderzoek heeft vanaf de voorbereiding een beperkte rol gekregen (alleen coördinatie milieuvergunningen). Bij dit bureau was de verwachting gewekt dat zij de volledige projectleiding zouden vervullen. Dit adviesbureau heeft even tijd nodig gehad om te wennen aan de nieuwe rol met beperkte bevoegdheden. - Een groot knelpunt is ervaren bij de behandeling van de vergunningsaanvragen. De provincie Utrecht is bevoegd gezag. Tijdens de lopende aanvraag heeft er een wetswijziging opgetreden. Dat heeft geleid tot intrekken van de aanvraag en weer starten van een nieuwe procedure-aanvraag. Hierover bestond grote onduidelijkheid bij de provincie. Verschillenden personeelswisselingen bij de provincie heeft geleid tot ruis, vertraging en extra kosten. Omdat geen tijd was voor discussie zijn extra onderzoeken uitgevoerd die in onze ogen onredelijk en onnodig waren. 8. Projectorganisatie en samenwerking - Zie projectplan en opleverdocument. 9. Planning - Zie ook projectplan en opleverdocument. - Ten opzichte van projectplan is de oplevering met enkele maanden opgeschoven. Reden daarvoor was de langere voorbereidingstijd van milieuvergunningen en overleg met provincie. - Voor de gebruiker heeft de uitloop van de planning niet tot problemen geleid. Het ingerichte tijdelijke afvalbrengstation functioneerde naar behoren. Standaard projectevaluatie nieuwbouw milieustraat pagina 3 van 4 Versie: 02 Datum: 05 maart 2014
10. Financiën en budgetbewaking - Projectleider heeft maandelijkse budgetoverzichten opgesteld. Zie verder het opleverdocument. 11. Communicatie en rapportages - Een werkgroepje onder aanvoering van de consulent communicatie heeft een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd. Successen zijn gevierd (eerste paal, plaatsing eerste Modulo-element, oplevering en open dag). - Via diverse communicatie uitingen zijn stakeholders en alle burgers op de hoogte gebracht van wijzigingen in de route en vorderingen van het werk. - De projectleider heeft persoonlijk de direct omwonenden op de hoogte gebracht van de plannen en uitvoeringsmethoden. Daarna zijn de contacten onderhouden door de beheerder van het stadserf. 12. Overdracht - Na ondertekening van het proces-verbaal van oplevering is het gebruik en de verantwoordelijkheid formeel overgedragen aan team R&B. De verantwoordelijkheden en scheiding van bevoegdheden zijn vastgelegd in de Spelregels Vastgoed. - De projectleider is verantwoordelijk gebleven voor de nazorg. - De afdeling Vastgoed blijft als eigenaar verantwoordelijk voor eventuele garantiepunten van de aannemer. De projectleider wordt ontheven van zijn taak, maar zal vanuit een andere verantwoordelijkheid (budgethouder stadserf) betrokken blijven. Standaard projectevaluatie nieuwbouw milieustraat pagina 4 van 4 Versie: 02 Datum: 05 maart 2014