Veiligheidsplan Schoolsportdag Een richtlijn voor organisatoren
Autorisatie OPSTELLERS: DIRK-JAN DE GRAAF (VOORZIITER SCHOOLSPORTDAG) Versiegegevens VERSIE:1 DATUM: MAART 18 OMSCHRIJVING: @ [2013], Veiligheidsregio Twente, Enschede, Auteursrechten voorbehouden. Overname van dit rapport (of gedeelten daarvan) is toegestaan, mits de bron wordt vermeld.
Veiligheidsplan evenementen Een richtlijn voor organisatoren Versie:1
Voorwoord De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Door het opstellen van een calamiteitenplan bereidt men (de organisator) zich voor op de bestrijding van een mogelijk incident. Relevante informatie als belangrijke telefoonnummers en afspraken over onder andere brandveiligheid, EHBO en verkeer en de taken en verantwoordelijkheden van betrokken partners staan hierin beschreven. Verzocht wordt om het calamiteitenplan door te sturen naar de betrokken partijen (o.a. beveiliging en EHBO organisatie), zodat ook zij op de hoogte zijn van de calamiteitenorganisatie.
Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Inhoudsopgave... 5 Inleiding... 6 1 Beschrijving van het evenement... 7 1.1 Algemene gegevens... 7 1.2 Programma... 7 2 Risico-inventarisatie... 9 3 Organisatie... 10 3.1 Doel calamiteitenorganisatie... 10 3.2 Gegevens calamiteitenorganisatie... 10 3.3 Taken en instructies calamiteitenorganisatie... 10 3.4 Herkenbaarheid... 10 3.5 Communicatie... 11 4 Beveiliging en veiligheid... 13 4.1 Bereikbaarheid... 13 4.2 Brandveiligheid... 14 4.3 Geneeskundige hulpverlening (indien dit niet van toepassing is dan verwijderen uit het plan)... 14 5 Scenario s... 16 5.1 Inleiding... 16 5.2 Scenario: Ordeverstoring... 16 5.3 Scenario: Ongeval of paniek in menigte... 17 5.4 Scenario: Ontruiming... 17 5.5 Scenario: Brand... 19 5.6 Scenario: Extreem weer... 19 5.7 Vermissing kind... 20 Bijlage 1 Schema: Ordeverstoring... 21 Bijlage 2 Schema: Ongeval... 21 Bijlage 3 Schema Ontruiming... 21 Bijlage 4 Schema: Brand... 21
Inleiding Ten behoeve van het evenement de Schoolsportdag op 25 mei 2018 heeft het bestuur van de schoolsportdag dit veiligheidsplan opgesteld. Het plan is een weergave van de gemaakte afspraken en getroffen maatregelen van de organisator ten behoeve van de veiligheid gedurende het evenement. De organisator blijft altijd verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers, ook als de gebeurtenis niet in dit plan is voorzien. De organisator van de Schoolsportdag stelt zichzelf ten doel boven alles de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen na te streven. Daartoe is op locatie de directie leiding in handen van Dirk-Jan de Graaf, voorzitter dagelijks bestuur schoolsportdag. Deze onderhoudt alle contacten met de verschillende faciliterende bedrijven (o.a. techniek en catering), met de hulpdiensten en de gemeente. 6 // SCHOOLSPORTDAG
1 Beschrijving van het evenement 1.1 Algemene gegevens 1. Gegevens evenement Naam evenement Schoolsportdag Datum evenement 25 mei 2018 Tijdsduur evenement 09:00-17:00 Locatie evenement Sportpark De Vinken Korte omschrijving evenement Doelgroep evenement Een sportdag georganiseerd voor alle basisschoolleerlingen van groep 3 t/m 8 uit de gemeente Bunschoten Basisschoolleerlingen Verwacht bezoekersaantal evenement 09:00-12:30 1600 deelnemers en plus minus 600 vrijwilligers en bezoekers. 12:30-17:00 800 deelnemers en plus minus 600 vrijwilligers en bezoekers. 2. Gegevens organisator Naam organisator Dagelijks bestuur Schoolsportdag Adres organisator p.a. Bachlaan 8 Postcode en woonplaats organisator 3752HH Bunschoten Telefoonnummer organisator voorzitter Dirk-Jan de Graaf: 06-13 015 361 secretaris Ilona van Rooijen: 06-83 384 612 leden: Margreet Laseur: 06-37173491 Anne Kemman: 06-19859362 Andries Korlaar: 06-16496484 Karin Koelewijn: 06 53 312 307 Email organisator Voorzitter: dirkjan.de.graaf@degrondtoon.nl Secretaris: ilonavanrooijen@kruisrak.nl 1.2 Programma 9.00 uur Spelletjesprogramma op het hoofdveld en de bijvelden van VV Eemdijk( eindtijd rond 11:45) Groep 3 en 4 : Veld 1 (hoofdveld) van Eemdijk Groep 5 en 7 : Veld 2 van Eemdijk (veld naast het hoofdveld) Groep 6 en 8 : Veld 3 van Eemdijk (veld met sintelbaan) 7 // SCHOOLSPORTDAG
12:40 uur Middagprogramma met Voetbal-, Matbal-, en Lijnbaltoernooi Voetbal 5 en 6 Voetbal 7 en 8 Meisjesvoetbal Lijnbal 7 en 8 Matbal 5 en 6 : Veld 2 van Eemdijk (veld naast het hoofdveld) : Veld 3 van Eemdijk (veld met sintelbaan) : Veld 2 en 3 van Eemdijk : Veld van Rugbyclub Spakenburg : Veld van Rugbyclub Spakenburg Rond 15.30 uur Estafette voor jongens en meisjes op het hoofdveld van Eemdijk Rond 15.45 16.15 uur Kruis- en finales voetbal-, matbal-, en lijnbaltoernooi. (zie velden hierboven) Tussen 16.30 17.00 uur Prijsuitreiking 8 // SCHOOLSPORTDAG
2 Risico-inventarisatie Beschrijf de (realistisch) te verwachten risico s bij je evenement. Dit kun je benaderen vanuit drie invalshoeken: De locatie waar je evenement plaatsvindt (bijv. in een binnenstad of in een weiland). Het type publiek dat op je evenement afkomt (bijv. het aantal en het type publiek). De activiteiten die organiseert (bijv. sportwedstrijd, optredens, stuntshow). TIP: gebruik onderstaande tabel. DATUM TIJD ACTIVITEIT LOCATIE MAX. AANTAL GELIJKTIJDIGE DEELNEMERS BEZOEKERS PIEK + TIJDSTIP VAN PIEK REALISTISCHE RISICO S TER VOORKOMING MAATREGELEN GENEESKUNDIGE INZET INZET BEVEILIGING 25-5-2017 09:00-17:00 u Sportdag Sportpark De vinken 1600 + 500 begeleiders 500 Valpartij deelnemer Slechte weersomstandigheden Alle velden en materialen worden gecontroleerd vooraf. Er is een protocol opgesteld hoe te handelen bij slecht weer. EHBO: 12-15 geen 9 // SCHOOLSPORTDAG
3 Organisatie 3.1 Doel calamiteitenorganisatie Door het opzetten van een calamiteitenorganisatie wordt beoogd de direct nadelige gevolgen voor bezoekers, medewerkers van en eventuele deelnemers aan een evenement van een calamiteit/incident zoveel mogelijk te beperken. 3.2 Gegevens calamiteitenorganisatie Naam Functie Telefoonnummer Dirk-Jan de Graaf Organisatie Schoolsportdag 06 13 015 361 Ilona van Rooijen Organisatie Schoolsportdag 06-83384612 Gemeente Bunschoten Rode Kruis n.v.t. EHBO Beveiliging Brandweer Politie 3.3 Taken en instructies calamiteitenorganisatie De coördinatie en aansturing van alle medewerkers en vrijwilligers op het gebied van veiligheid wordt gedaan door het calamiteitenteam. Op welke wijze dit georganiseerd is kan in deze paragraaf beschreven worden. - Welke functies zijn er in de calamiteitenorganisatie?; Bij een eventuele calamiteit wordt er door de organisatie een beslissing genomen. Hieraan valt vooral te denken bij snel veranderende weersomstandigheden. Een plan is hiervoor beschikbaar. Bij een eventuele verwonding door een val van een deelnemer is er een rode kruispost beschikbaar. - Welke functie moet welke taken verrichten? De organisatie van de schoolsportdag zorgt voor de beslissingen rondom slecht weer. Bij eventuele verwondingen wordt gebruik gemaakt van het Rode Kruis. - Op welke wijze verloopt de alarmering? Via de externe geluidsinstallatie waar de schoolsportdag gebruik van maakt. Hiermee kunnen mits nodig, direct mededelingen worden gedaan. Het bestuur en de vertegenwoordigers van de scholen staan in contact via de mobiele telefoon 3.4 Herkenbaarheid Medewerkers van de organisatie moeten herkenbaar zijn voor de deelnemers, bezoekers en hulpverleningsdiensten. Raadzaam is om het hoofd en/of de coördinatoren van de calamiteitenorganisatie te onderscheiden van de andere medewerkers. Dit kan onder andere door het gebruik van verschillende hesjes Onderstaand overzicht dient als voorbeeld. Kleding Functie Blauw jasje met groen shirt Bestuur DB Sportdag 10 // SCHOOLSPORTDAG
Blauw jasje met oranje shirt Geel hesje Rood met wit Alle vertegenwoordigers van de elf basisscholen. Toegangsbewakers (zorgen voor toegang van de hulpdiensten) EHBO 3.5 Communicatie 3.5.1 Communicatie intern De wijze waarop de communicatie intern verloopt, kan in deze subparagraaf beschreven worden. Over onder andere de volgende punten dient nagedacht te worden. - Hoe verloopt de interne communicatie? (portofoons, mobiele telefonie en wat als deze niet werken?);; Er wordt gebruik gemaakt van mobiele telefoons en er is een externe partij die een geluidinstallatie op de verschillende velden plaatst. Mededelingen kunnen hiermee worden gedaan. - Welke communicatiemiddelen worden gebruik?; Mobiele telefoons, externe geluidsinstallatie, geluidsinstallatie VV Eemdijk. - Op welke wijze worden de bezoekers/deelnemers geïnformeerd?; Via de geluidsinstallatie en via de contactpersonen van de elf scholen. - Wat is het verzamelpunt bij een ontruiming? De Ark Het Talent De Vlucht De Wegwijzer t Kruisrak Gr. v. Prinsterer Van Amerongen Calvijnschool Eigen school De Vlucht De Ark De Grondtoon Bavinckschool School met de Bijbel Eemdijk. Het Talent 3.5.2 Communicatieschema Om de wijze waarop de interne communicatie verloopt te verduidelijken kan een communicatieschema gebruikt worden. Onderstaand is een voorbeeld opgenomen van een communicatieschema. Commandopost evenement (ofwel calamiteitenorganisatie Hulpdiensten EHBO-ers Vertegenwoordiger scholen begeleiders 11 // SCHOOLSPORTDAG
3.5.3 Briefing Om alle betrokken personen bij de calamiteitenorganisatie 1 op de hoogte te brengen van de werkwijze omtrent communicatie en inzet wordt een briefing georganiseerd. Deze briefing vindt voorafgaand plaats op een vergadering van alle vertegenwoordigers van de sportdag. Relevante informatie wordt uitgewisseld en vragen beantwoord. Aan het einde van het evenement/ wordt een schriftelijke evaluatie gehouden, zodat men kan leren van de opgedane ervaringen. 1 O.a. vrijwilligers, EHBO-ers, beveiligers enz. 12 // SCHOOLSPORTDAG
4 Beveiliging en veiligheid 4.1 Bereikbaarheid In deze paragraaf staan de maatregelen om de bereikbaarheid van het terrein en om de verkeersstromen in goede banen te leiden beschreven. Voor een plattegrond van de maatregelen ten aanzien van bereikbaarheid en de situatie ten tijde van het evenement wordt verwezen naar bijlage?. 4.1.1 Verkeerstromen Uitgaande van maximaal 500 bezoekers, leert de ervaring dat 20 % met eigen vervoer (auto) komt. De overige bezoekers zullen met de fiets (meeste bezoekers) komen. Op het sportpark en in de omliggende wijk is voldoende parkeergelegenheid voor auto s zo leert de ervaring in de voorgaande jaren. Aan het begin van het sportpark is er voor de fietsers meer dan voldoende gelegenheid om de fiets te parkeren. Een vertegenwoordiger van de scholen staat aan het begin van de toegangsweg om de fietsers de weg te wijzen. De toegangsweg blijft op deze manier vrij voor hulpdiensten. De deelnemers en een groot deel van de vrijwilligers verzamelen bij de diverse scholen in de buurt en bij de Immanuelkerk en komen lopend naar het sportpark. Aangezien de schoolsportdag alleen op Sportpark De Vinken plaatsvindt, willen we proberen te voorkomen dat er s morgens rond 8.30 uur een chaos ontstaat rond de parkeerplaatsen. We hebben voor alle kinderen van de scholen vaste verzamelpunten vastgesteld. We hebben de volgende indeling gemaakt: De Ark Het Talent De Vlucht De Wegwijzer t Kruisrak Gr. v. Prinsterer Van Amerongen Calvijnschool De Grondtoon Bavinckschool School met de Bijbel vertrekt met de kinderen vanuit de eigen school en hoeft dus geen fietsen mee te nemen (men gaat lopend). De leerkrachten en kinderen kunnen hun fietsen bij De Vlucht plaatsen op het schoolplein. Op het schoolplein is aangegeven waar de scholen de fietsen kunnen neerzetten. Vanaf hier verzamelen de groepen en vertrekken vanaf het plein lopend naar het sportpark. De leerkrachten en kinderen kunnen hun fietsen bij De Ark plaatsen op het schoolplein. Op het schoolplein is aangegeven waar de scholen de fietsen kunnen neerzetten. Vanaf hier verzamelen de groepen en vertrekken vanaf het plein lopend naar het sportpark. De leerkrachten en kinderen kunnen hun fietsen bij de Het Talent plaatsen op het schoolplein. Op het schoolplein is aangegeven waar de scholen de fietsen kunnen neerzetten. Vanaf hier verzamelen de groepen en vertrekken vanaf het plein lopend naar het sportpark. De Bavincschool vertrekt vanaf de Immanuelkerk. De leerkrachten en kinderen kunnen hun fietsen plaatsen op sportpark De Vinken, naast Keet & Koters. Vanaf hier verzamelen de groepen en vertrekken vanaf hier naar de velden. 4.1.2 Toegankelijkheid hulpdiensten en calamiteitenroutes Om de toegang tot het terrein voor hulpverleningsdiensten te waarborgen dient een calamiteitenroute ingesteld te worden. Deze route dient te alle tijde toegankelijk te zijn. Veldindeling schoolsportdag ochtendprogramma 13 // SCHOOLSPORTDAG
tribune Veld Rugbyclub Veld voetbalver. Veld voetbalver. Spakenburg Eemdijk Eemdijk Veld 1 Veld 1 Veld 2 Circuit groep 3/4 Circuit groep 5/6 3A/3B 4A/4B 5A/5B 6A/6B Kantine RC Spakenburg Kantine + Kleedkamers VV Eemdijk EHBO Vrije toegang voor hulpdiensten Veld voetbalver. Eemdijk Veld 1: RC Spakenburg Circuit groep 3 en 4 Veld 1: Vv Eemdijk Veld 3 Veld 2: Vv Eemdijk Circuit groep 5 en 6 Veld 3: Vv Eemdijk Circuit groep 7 en 8 Circuit groep 7/8 7A/7B 8A/8B 4.2 Brandveiligheid 4.2.1 Algemeen De schoolsportdag is een buitenactiviteit waarbij gesport wordt op grasvelden. Hier is geen gevaar voor brand. 4.3 Geneeskundige hulpverlening (indien dit niet van toepassing is dan verwijderen uit het plan) 4.3.1 Inzet EHBO en medische voorzieningen Tijdens het evenement ligt de coördinatie over de EHBO bij één EHBO coördinator. De EHBO voorziening valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de organisator. De EHBO-ers zijn gecertificeerd en goed herkenbaar. Ze beschikken over een EHBO-koffer met een standaard uitrusting volgens het Oranje Kruis, inclusief AED. De EHBO-ers worden alleen ingezet als EHBO-er en zijn gedurende het evenement als zodanig beschikbaar. Wat inhoudt dat ze geen overlappende functies hebben, zoals beveiliger of BHV-er. De complete EHBO organisatie wordt hieronder nader beschreven: Naam van de (in te huren) EHBO organisatie: Rode Kruis Bunschoten Contactgegevens van de EHBO coördinator: volgt nog Totaal aantal in te zetten EHBO-ers: 10 Aantal EHBO posten: 1 14 // SCHOOLSPORTDAG
Locaties en inzettijden van de EHBO posten en per post aantal EHBO-ers: Het Rode Kruis is er de gehele dag op de post aangegeven op de plattegrond onder 4.1.2 De EHBO is als zodanig herkenbaar en heeft geen gelijkenis met het ambulancepersoneel. Tip: maak gebruik van hesjes met EHBO-opdruk. 4.3.2 Inzet ambulance Tijdens het evenementen zal geen ambulance stand-by staan. 15 // SCHOOLSPORTDAG
5 Scenario s 5.1 Inleiding Tijdens evenementen kunnen zich verschillende zaken voordoen, bijvoorbeeld: - Ordeverstoring (bijvoorbeeld een vechtpartij); - Ongeval; - Ontruiming; - Brand; - Extreem weer - Vermissing kind Deze scenario s zijn in de volgende paragrafen nader uitgewerkt. Op basis van de beoordeling van de hulpverleningsdiensten kan het zijn dat er nog meer scenario s van toepassing zijn op het desbetreffende evenement. Dit wordt vanuit de hulpverleningsdiensten aan het bevoegd gezag doorgegeven, waarna het bevoegd gezag de organisator hiervan op de hoogte stelt. De aanvullende scenario s zullen dan ook worden uitgewerkt in dit hoofdstuk (in samenwerking met de hulpverleningsdiensten). 5.2 Scenario: Ordeverstoring Voor, tijdens of na een evenement kan de orde verstoord worden doordat bezoekers problemen veroorzaken. Bij ordeverstoring (bijvoorbeeld het uitbreken van een vechtpartij) is het bestuur van de schoolsportdag (als eerste verantwoordelijk voor het de-escaleren. Mocht er toch een misdraging plaatsvinden zal er contact worden opgenomen met de politie. Daarnaast is het een evenement waarbij de deelnemers maximaal 12 jaar zijn, het risico op een ordeverstroring is nihil. 16 // SCHOOLSPORTDAG
5.3 Scenario: Ongeval of paniek in menigte De mogelijkheid bestaat dat er zich tijdens het evenement een ongeval voortdoet. Medewerkers van de EHBO zullen gedurende het evenement tussen het publiek surveilleren en helpen bij de post als zich ongelukken voordoen. - Indien een persoon zich bezeerd heeft zal een begeleider van de kinderen hem tussen het publiek vandaan halen en naar de dichtstbijzijnde EHBO-post brengen. Daar wordt de bezoeker behandeld en bekeken of een ambulance nodig is; - Indien zich een probleem voordoet met meerdere betrokkenen of ernstige ongevallen dan dient altijd direct 112 gebeld te worden en daarna dient het bestuur van de sportdag op de hoogte gesteld te worden. De organisator zal in alle gevallen haar volledige medewerking aan de hulpverleningsdienst(en) verlenen. 5.4 Scenario: Ontruiming 5.4.1 Ontruimingsprocedure De ontruimingsprocedure kent de volgende stappen: - Ontstaan van de calamiteit; - Het ontdekken van de calamiteit. Bij kleine calamiteit (portofonisch) melden aan coördinator beveiliging. Bij grote calamiteit direct 112 bellen en daarna melden aan coördinator beveiliging. - Overleggen over al dan niet opstarten van de daadwerkelijke ontruiming van het evenemententerrein; - Nadat besloten is dat er ontruimd gaat worden, wordt bepaald welk soort ontruiming wordt toegepast: - Volledige ontruiming = evacuatie van alle personen die op het evenemententerrein aanwezig zijn. - Gedeeltelijke ontruiming = Bij een gedeeltelijke ontruiming wordt er in het geval van een calamiteit slechts een gedeelte (een sector) ontruimd. Degene die zich in die sector bevinden, moeten in geval van een calamiteit de sector verlaten. De overige toeschouwers hoeven hun sector niet te verlaten en blijven op het evenemententerrein of verlaten later het terrein. Dit gaat volgens het volgende schema: Bij de ontdekking van de calamiteit wordt de sportdag onmiddellijk stilgelegd; de kinderen dienen zich dan met hun groepsleid(st)er te begeven naar de hieronder vermelde verzamelplaats: De groepen 3 en 4, verzamelen zich in eerste instantie op de tribune (- de groepsleid(st)er houdt zijn / haar groepje kinderen goed bij elkaar op de tribune - zoveel mogelijk inschikken); is de tribune echt vol, dan naar kantine van VV Eemdijk. De groepen 5 en 6 verzamelen in de kantine en de kleedkamers van Eemdijk. De groepsleid(st)er blijft bij de kinderen! De groepen 7 en 8 verzamelen in de kantine van Qua Vadis en de Rugbyclub. Indien we na een onbepaalde tijd toch weer verder kunnen gaan met het programma, gaat men gewoon met het groepje kinderen verder bij het spelletje waar men gebleven was. Dit kan inhouden dat niet alle spelletjes kunnen worden afgewerkt, want om uiterlijk 11.45 uur dient er te worden gestopt. Als er sprake is van een ontruiming verlaten de kinderen het sportpark lopend onder begeleiding van de aanwezige volwassenen. Ontruiming - Het ontruimingsbevel gegeven door de leidinggevende van de hulpverleningsdienst(en) wordt door de voorzitter van de sportdag aan alle bestuursleden doorgegeven. Zij zullen de vertegenwoordigers van de scholen inseinen. - Ook omliggende bedrijven/organisatie worden op de hoogte gesteld van de lopende situatie en de te ondernemen maatregelen; - De coördinator beveiliging zorgt via één van zijn medewerkers er voor dat via de aanwezige installatie de bezoekers op de hoogte worden gesteld. De bezoekers worden verzocht het evenemententerrein snel maar zonder paniek te verlaten, daarbij verplicht de aanwijzingen van de vertegenwoordigers van de scholen op te volgen; - De hulpverleningsdiensten worden opgevangen door het bestuur van de sportdag 17 // SCHOOLSPORTDAG
5.4.2 Opvang/verzamelplaats De eerste interne opvang van slachtoffers is geregeld middels EHBO-posten op het terrein. In deze ruimten kunnen één of enkele slachtoffers opgevangen worden. Bij meerdere slachtoffers worden deze slachtoffers opgevangen in kleedkamer 1 van V.V. Eemdijk. 18 // SCHOOLSPORTDAG
5.5 Scenario: Brand Ondanks alle getroffen voorzorgsmaatregelen, kan een brand nooit helemaal voorkomen worden. In geval van brand is één bestuurslid verantwoordelijk voor de externe alarmering naar de hulpverleningsdiensten en het alarmeren en de communicatie met de coördinator van het beveiligingsbedrijf. De andere(n) is/zijn bij een kleine of beginnende brand, verantwoordelijk voor het blussen. Bij een brandmelding kunnen zich onderstaande situaties voordoen: Loos alarm; Brand; Brand en aanleiding tot ontruiming (geheel of gedeeltelijk). Bij bovenstaande situaties is het echter altijd noodzakelijk direct te bellen met 112, omdat bij brand altijd de brandweer gewaarschuwd dient worden. Omdat het een buitenactiviteit is, is het risico op brand nihil. 5.6 Scenario: Extreem weer Er zijn verschillende (extreme) weersomstandigheden te bedenken die een gevaar kunnen opleveren voor zowel de deelnemers als de medewerkers en toeschouwers. Hierbij valt te denken aan extreme storm, onweer, hittegolven en of hevige regen. Hevige weersomstandigheden worden over het algemeen goed voorspeld. En dus kan er al voor de start van het evenement rekening mee gehouden worden of zelfs in het meest extreme geval afgelast worden. Hoe om te gaan met extreme weersomstandigheden is aan het bestuur om te bepalen. Het meest voorkomende is extreme warme weersomstandigheden. De procedure is als volgt: Indien de afgelasting reeds donderdag 18 mei bekend is, worden de scholen hiervan in kennis gesteld en deze geven het dan door aan de kinderen; op vrijdag 19 mei wordt er dan s morgens op school een alternatief programma gedraaid (iedere school vult dit ochtendprogramma zelf in). s Middags treedt er, indien mogelijk, eventueel een alternatief programma in werking dat in de diverse sporthallen plaatsvindt; hiervoor wordt dan een apart programma samengesteld. Dit is alleen mogelijk bij beschikbaarheid van de sporthallen! Indien de afgelasting bekend wordt na donderdag 18 mei 15.00 uur en voor vrijdagmorgen 19 mei 7.30 uur, dan worden de scholen hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.! Op vrijdag 19 mei wordt er dan zowel s morgens als s middags gedraaid/gespeeld zoals boven staat vermeld! Hoe wordt dit nu bekend bij de kinderen? Bij twijfel dienen de ouders zelf contact op te nemen met school; de school begint dan om 9.00 uur, zodat er voldoende speling is. Kinderen die desondanks al op 't sportpark aanwezig zijn, moeten dan naar school gaan. Wat te doen bij plotseling opkomend slecht weer in de morgenuren? Bij de eerste fikse regenbui wordt de zaak onmiddellijk stilgelegd; de kinderen dienen zich dan met hun groepsleid(st)er te begeven naar de hieronder vermelde verzamelplaats: De groepen 3 en 4, verzamelen zich in eerste instantie op de tribune (- de groepsleid(st)er houdt zijn / haar groepje kinderen goed bij elkaar op de tribune - zoveel mogelijk inschikken); is de tribune echt vol, dan naar kantine van VV Eemdijk. De groepen 5 en 6 verzamelen in de kantine en de kleedkamers van Eemdijk. De groepsleid(st)er blijft bij de kinderen! De groepen 7 en 8 verzamelen in de kantine van Qua Vadis en de Rugbyclub. Indien we na een onbepaalde tijd toch weer verder kunnen gaan met het morgenprogramma, gaat men gewoon met het groepje kinderen verder bij het spelletje waar men gebleven was. Dit kan inhouden dat niet alle spelletjes kunnen worden afgewerkt, want om uiterlijk 11.45 uur dient er te worden gestopt. Bovendien zijn misschien enkele spelletjes onbruikbaar geworden door de weersomstandigheden. Dit alles houdt tevens in dat de reguliere telling niet gehandhaafd kan blijven (i.v.m. de moeilijkheidsgraad van de spelletjes) en er dus geen klassenprijzen kunnen worden uitgereikt. Indien het weer niet opknapt en algehele afgelasting noodzakelijk is of als er voor de 2e maal moet worden gestopt en eveneens algehele afgelasting noodzakelijk is, wat doen we dan? 19 // SCHOOLSPORTDAG
Treedt er tijdens het ochtendprogramma vóór 10.00 uur een dusdanige verslechtering van het weer op dat algehele afgelasting noodzakelijk is (zodat het ochtend- en het middagprogramma op de velden niet verder kunnen doorgaan), dan wordt er bekeken of er nog een alternatief middagprogramma in de diverse sporthallen kan plaatsvinden. Treedt er tijdens het ochtendprogramma tussen 10.00 en 12.00 uur een dusdanige verslechtering van het weer op dat algehele afgelasting noodzakelijk is (zodat het ochtend- en het middagprogramma op de velden niet verder kunnen doorgaan), dan dienen de leerlingen van groep 5 t/m 8 echter s middags wel op school aanwezig te zijn; er wordt dan op school zelf eventueel een alternatief programma gedraaid! Treedt er s middags na 12.00 uur een dusdanige verslechtering van het weer op dat algehele afgelasting van het middagprogramma noodzakelijk is, dan zijn alle kinderen s middags verder vrij! Voor afgelasting tijdens het ochtendprogramma geldt: * De kinderen van groep 3 t/m 8 gaan onder begeleiding van hun groepsleid(st)er en / of leerkracht terug naar school en de leerkracht is er dan met de groepsleid(st)er verantwoordelijk voor dat de kinderen of thuisgebracht worden of worden opgehaald op school of ergens worden ondergebracht. Bij dit laatste moet men wel goed bedenken dat de ouders hiervan zo spoedig mogelijk in kennis worden gesteld. Bij twijfel of ouders wel of niet thuis zijn, de kinderen op school houden of evt. zelf contact zoeken met de ouders. Bij een algehele afgelasting van het morgenprogramma wordt door de commissie ook bekeken of het middagprogramma al dan niet doorgang kan vinden op de velden zelf! 5.7 Vermissing kind Het verzamelpunt voor een vermist kind is de geluidswagen / tent nabij de ingang van het sportpark VV Eemdijk. Wanneer een kind wordt aangetroffen zonder ouder/begeleider worden de volgende gegevens genoteerd: Noteer naam van het kind, signalement (leeftijd, haar kleding, lengte, speciale kenmerken) Verspreid de gegevens van het kind onder de medewerkers. Indien er gevraagd wordt naar een kind, kan er geverifieerd worden of het het gevonden kind betreft Het kind blijft onder toezicht van één van de medewerkers tot er contact is met een ouder/begeleider. Bij de vermissing van van een kind worden de volgende gegevens genoteerd;: Naam kind, signalement (leeftijd, haar, kleding, lengte, speciale kenmerken) Waar en hoe laat voor het laatst gezien Naam en TELEFOONNUMMER van de ouder/begeleider Deze gegevens worden verspreid onder de sportdagvertegenwoordigers, het aanwezige publiek via de omroepinstallatie en de politie wordt direct in kennis gesteld. 20 // SCHOOLSPORTDAG
Bijlage 1 Schema: Ordeverstoring Melding ordeverstoring Calamiteiten coördinator inlichten. Deze zal verdere hulpdiensten in schakelen. Calamiteiten coördinator vangt hulpdiensten op en draagt in overleg leiding over aan politie. - Ontruimen ja/nee; - Soort ontruiming: geheel of gedeeltelijk; - geen ontruiming. Alarmeren en opvangen eventuele hulpdiensten. Bij ontruiming dient de calamiteiten coördinator de volgende zaken te regelen: Contact opnemen met: - Organisator; - Omliggende bedrijven. Informeert en instrueert zijn beveiligingsmedewerkers en de EHBO ers. Beveiligingsmedewerkers - Begeleiden ontruiming; - Controle terrein; - Aangeven terrein leeg Beveiligingsmedewerkers begeven zich naar verzamelplaats. 21 // SCHOOLSPORTDAG
Bijlage 2 Schema: Ongeval Ernstig ongeval of meerdere slachtoffers: bel 112. Deze zal hulpdiensten inschakelen indien nodig. Ongeval Licht ongeval, informeer calamiteiten coördinator. Zorg voor medische verzorging (EHBO). Calamiteiten coördinator vangt hulpdiensten op en overlegt met leider hulpdiensten (evt. telefonisch) over: - Ontruimen ja/nee; - Soort ontruiming: geheel of gedeeltelijk; - geen ontruiming. Bij ontruiming dient de calamiteiten coördinator de volgende zaken te regelen: Opdracht geven tot: - Afschermen slachtoffer(s); - Vrijmaken wegen; - Vrijmaken medische ruimte. Informeert en instrueert zijn beveiligingsmedewerkers en de EHBO ers. Beveiligingsmedewerkers - Begeleiden ontruiming; - Controle terrein; - Aangeven terrein leeg Beveiligingsmedewerkers begeven zich naar verzamelplaats. 22 // SCHOOLSPORTDAG
Bijlage 3 Schema Ontruiming Ontstaan calamiteit Melding calamiteit Dringend/grootschalig: bel 112, Daarna informeer calamiteiten coördinator beveiliging Melding calamiteit Klein incident: coördinator beveiliging. Coördinator beveiliging vangt hulpdiensten op en overlegt met leider hulpdiensten (evt. telefonisch) over: De beveiligingsorganisatie kan de calamiteit intern afhandelen. - Ontruimen: ja/nee; - Soort ontruiming: gedeeltelijk/geheel Bij ontruiming dient de coördinator beveiliging de volgende zaken te regelen; Alarmeren en opvangen eventuele hulpdiensten Informeer en instrueert zijn beveiligingsmedewerkers en de EHBO ers Alarmeren en opvangen eventuele andere hulpdiensten Beveiligingsmedewerkers: - Begeleiden ontruiming; - Controleren terrein; - Aangeven terrein leeg. Beveiligingsmedewerkers begeven zich naar verzamelplaats 23 // SCHOOLSPORTDAG
Bijlage 4 Schema: Brand Ontdekking brand Gebruik indien mogelijk blusapparatuur. Bel 112, bel daarna de calamiteiten coördinator Calamiteiten coördinator vangt hulpdiensten op en overlegt met leider hulpdiensten (evt. telefonisch) over: - Ontruimen ja/nee; - Soort ontruiming: geheel of gedeeltelijk; - geen ontruiming. Alarmeren en opvangen eventuele hulpdiensten. Bij ontruiming dient de calamiteiten coördinator de volgende zaken te regelen: Contact opnemen met: - Organisator; - Omliggende bedrijven. Informeert en instrueert zijn beveiligingsmedewerkers en de EHBO ers. Beveiligingsmedewerkers - Begeleiden ontruiming; - Controle terrein; - Aangeven terrein leeg Beveiligingsmedewerkers begeven zich naar verzamelplaats. 24 // SCHOOLSPORTDAG