Memo aan : Bestuurlijk Overleg Jeugd Datum BO Jeugd : 18 oktober 2018 Onderwerp : Advies aan BO Jeugd Klachtenafhandeling Jeugdhulp Regio Eemland Van : Dienke van Dijk (Bunschoten), Frans van Eck () namens AO Jeugd Advies: 1. Zet de huidige situatie met betrekking tot de Regionale Klachtencommissie Jeugd voort voor de periode tot en met 2022. 2. Neem de nieuwe kostenverdeling op in de Dienstverlening Overeenkomst (DVO) die tussen de gemeente en de regio gemeenten wordt afgesloten. Aanleiding: In 2015 hebben de colleges van de regio Eemland een besluit genomen ten aanzien van de oprichting van de Regionaal Klachtencommissie Jeugd, conform de Jeugdwet. Deze klachtencommissie behandelt klachten die door cliënten zijn ingediend over medewerkers van de sociale (wijk)teams. Naast de oprichting van de klachtencommissie is besloten de algemene kosten die gemoeid zijn met klachtafhandeling gezamenlijk te dragen. Maar de kosten van een hoorzitting bij de desbetreffende gemeente in rekening te brengen. Ten tijde van dit besluit hebben de wethouders Jeugd gevraagd om te onderzoeken of deze klachtencommissie (eventueel op termijn) samengevoegd zou kunnen worden met andere klachtencommissies. Uit het meerjarenverslag van de Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland blijkt dat er over de periode 2015 2017 in totaal 13 klachten zijn voorgelegd. Voor 6 van deze klachten geldt dat ze daadwerkelijk in zitting zijn behandeld, terwijl de overige 7 op informele wijze zijn afgehandeld. Mogelijkheden: Er zijn er twee scenario s denkbaar voor de afhandeling van jeugdhulpklachten aan het adres van de hulpverleners van de sociale (wijk)teams, namelijk we houden de situatie zoals het is of de uitvoerende organisaties worden zelf verantwoordelijk voor het inrichten van een klachtenregeling Jeugdhulp. Onderstaand de belangrijkste overwegingen per scenario opgenomen: A. Houden zoals het is: De Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland blijft verantwoordelijk voor afhandeling van jeugdhulpklachten aan het adres van de sociale (wijk)teams. Belangrijkste overwegingen bij dit scenario zijn: Gemeenten houden binding met klachtenafhandeling sociale (wijk)teams Genereert regionaal leereffect voor sociale (wijk)teams/ onderlinge intervisie Klachtenafhandeling is voor alle soc. sociale (wijk)teams op gelijke wijze en centraal op één plek geregeld Sluit aan op huidige situatie: geen aanpassing in communicatie, financiën, werkwijzen noodzakelijk Relatief lage kosten: Algemene kosten: 10.816,- (via verdeelsleutel macro budget jeugd verdeeld over alle gemeenten) (zie bijlage 1). Variabele kosten: 460 per zitting (rechtstreeks doorbelast aan de betreffende gemeente) Staat haaks op de beweging om soc. sociale (wijk)teams te verzelfstandigen Kennis over klachtenafhandeling blijft beperkt tot de bij de zittende leden aanwezige kennis (geen input/ breed leereffect vanuit andere zorginstellingen) Leereffect blijft beperkt door het relatief lage aantal klachten per jaar Memo BO Jeugd 18 oktober 2018 Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland 1
B. Uitvoerende organisaties worden zelf verantwoordelijk: De uitvoerende organisaties van de lokale sociale (wijk)teams voor zover zelfstandig 1 worden zelf verantwoordelijk voor de wettelijk verplichte klachtenafhandeling in een onafhankelijke commissie. Dan lijken drie varianten mogelijk: i. zij sluiten zich gelijk andere zorgaanbieders aan bij het KJMN; ii. zij sluiten zich (indien van toepassing) aan bij de lokale klachtenregeling van de betreffende gemeente; iii. Zij sluiten zelfstandig aan bij de Regionale Klachtencommissie Jeugd en maken onderling afspraken over de algemene werkzaamheden van de secretaris + bekostiging. Belangrijkste overwegingen voor elk van deze scenario s zijn: Ad. I (KJMN): Professionele, specifiek op klachten gerichte infrastructuur met meer dan 10 jaar ervaring op het gebied van jeugdzorg Breder dan alleen sociale (wijk)teams waarmee andere zorgaanbieders vanuit andere disciplines direct worden betrokken bij klachtenafhandeling: breed leereffect voor de soc. sociale (wijk)teams Voor alle klachten ihkv jeugdhulp in de regio is één centrale commissie van kracht Onafhankelijkheid van procedure mogelijk in geding: diezelfde zorgaanbieders zitten in de commissie waarnaar door sociale (wijk)teams in hun beschikkingen wordt verwezen Vereist (eenmalig) aanpassing in communicatie, financiën, werkwijzen etc. Gemeentelijke binding met klachtenafhandeling soc. sociale (wijk)teams neemt af Vraagt tijdsinvestering van wijkteammedewerkers, die periodiek moeten aanschuiven als lid van de klachtencommissie Regionale verschillen: voor Eemnes zal een individuele regeling moeten komen Relatief hoge aansluitkosten: o o Vaste kosten: 2.500 3.190 (indicatie) per jaar Variabele kosten: 1.784,20 per zitting Ad ii (lokale klachtenregeling) Gemeenten houden binding met klachtenafhandeling sociale (wijk)teams Eén en dezelfde klachtenregeling voor gemeente en sociale (wijk)teams Breder dan alleen sociale (wijk)teams. Er ontstaat leereffect voor zowel de soc. sociale (wijk)teams als de gemeente Staat haaks op beweging om sociale (wijk)teams te verzelfstandigen Vereist in sommige gemeenten het inrichten van een nieuwe onafhankelijke klachtencommissie (wettelijk vereist), omdat deze nu nog ontbreekt Onderling leereffect door intervisie tussen sociale (wijk)teams ontbreekt Vereist (eenmalig) aanpassing in communicatie, financiën, werkwijzen etc. Per gemeente kan de klachtenprocedure voor sociale (wijk)teams verschillen Ad iii (zelfstandig zorgdragen voor Regionale klachtencommissie Jeugd) Volgt de lijn tot verzelfstandiging van de sociale (wijk)teams Eenduidige klachtenregeling voor alle sociale (wijk)teams in de regio Sociale (wijk)teams kunnen van elkaar blijven leren/ houden binding met elkaar Klachtenafhandeling jeugdhulp door sociale (wijk)teams blijft voor de klant zoals het was. Alleen achter de schermen verandert een en ander 1 NB Eemnes heeft geen uitvoeringsorganisatie dus daar moet eventueel een alternatief voor bedacht worden Memo BO Jeugd 18 oktober 2018 Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland 2
Er hoeven geen nieuwe leden geworven te worden Vereist investering in tijd en geld om secretariaat in te richten Leereffect blijft beperkt door beperkt aantal klachten Vereist (eenmalig) aanpassing in interne communicatie, financiën, werkwijzen etc. Conclusie Naar aanleiding van bespreking in het AO Jeugd adviseren wij het BO Jeugd de huidige situatie voorlopig voort te zetten tot en met in elk geval 2022 (analoog aan inkoopperiode). Belangrijkste argument is wat ons betreft dat de huidige situatie genoeg structuur biedt om via klachtenafhandeling te sturen op kwaliteitsverbetering van de sociale (wijk)teams. Wel achten we het van belang dat er beheersmaatregelen worden genomen om de genoemde risico s te beperken/ voorkomen: 1) het leereffect voor de sociale (wijk)teams te vergroten door jaarlijks te sturen op een gedegen managementrapportage (op te stellen door de secretaris van de regionale klachtencommissie jeugd Eemland). Naast algemene gegevens als aantal klachten, zittingen, kosten etc. dient er expliciet aandacht te zijn voor analyse van afgehandelde klachten (formeel en informeel), bevindingen en mogelijke aanbevelingen aan de sociale (wijk)teams; 2) periodiek in het AO Jeugd de klachtenafhandeling door de regionale klachtencommissie Jeugd Eemland te evalueren aan de hand van het jaarverslag. 3) Daarin ook, afhankelijk van het aantal klachten en hoorzittingen, de werkelijk gemaakt uren te evalueren in relatie tot de kostenverdeling. Memo BO Jeugd 18 oktober 2018 Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland 3
Bijlage 1 Kostenverdeling per gemeente: Oude verdeling van de kosten. In 2015 was dit de verwachting met betrekking tot de kosten: Algemene activiteiten secretaris Op basis van 66 klachten 27.090,- Hoorzittingen Op basis van 34 hoorzittingen 50.728,- Totaal: 77.818,- En in 2015 is de volgende verdeling voorgesteld: Totaal: Baarn Bunschoten Eemnes Leusden Soest Woudenberg 77.818 47.585 4.540 3.083 1.963 5.909 11.396 3.342 Deze kosten zijn niet gemaakt. De kosten voor hoorzittingen zijn in de periode 2015 2017 rechtstreeks aan de desbetreffende gemeente doorberekend. De algemene kosten zijn in het totaal van gezamenlijk kosten verrekend. Nieuwe verdeling van de kosten. Op basis van het meerjarenverslag is een nieuwe inschatting van de kosten gemaakt. En wordt de volgende verdeling voorgesteld: Nieuwe verdeling kosten Op basis van verwachte kosten. Zie onderstaande tabel. Deze percentuele verdeling is wederom als uitgangspunt genomen voor de nieuwe verdeling van algemene kosten over de 7 gemeenten. Totaal: Baarn Bunschoten Eemnes Leusden Soest Woudenberg 100% 60% 6% 4% 3% 8% 15% 4% 10.816 6.490 649 433 324 865 1.622 433 Memo BO Jeugd 18 oktober 2018 Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland 4
Bijlage 2. Voor- en tegenargumenten op een rij. Regionale klachten-cie Jeugd Eemland Klachten-cie Jeugd Midden-Nederland Voor- en tegenargumenten: Sluit aan op huidige situatie: geen aanpassing in communicatie, financiën, werkwijzen noodzakelijk Gemeenten houden binding met klachtenafhandeling sociale (wijk)teams Genereert regionaal leereffect voor sociale (wijk)teams/ onderlinge intervisie Klachtenafhandeling is voor alle soc. sociale (wijk)teams op gelijke wijze en centraal op één plek geregeld Onafhankelijkheid in procedure is optimaal gewaarborgd, doordat commissieleden volledig onafhankelijk zijn van de soc. sociale (wijk)teams Kennis over klachtenafhandeling blijft beperkt tot de bij de zittende leden aanwezige kennis (geen input/ breed leereffect vanuit andere zorginstellingen) Soc. sociale (wijk)teams hebben geen eigen keuze over hoe zij hun onafhankelijke klachtencommissie inregelen Professionele, specifiek op klachten gerichte infrastructuur met meer dan 10 jaar ervaring op het gebied van jeugdzorg Breder dan alleen sociale (wijk)teams waarmee andere direct worden betrokken bij klachtenafhandeling. Er ontstaat breed leereffect voor de soc. sociale (wijk)teams Voor alle klachten ihkv jeugdhulp in de regio is één centrale commissie van kracht Onafhankelijkheid van procedure in geding: diezelfde zorgaanbieders zitten in de commissie waarnaar door soc. Sociale (wijk)teams in hun beschikkingen wordt verwezen Vereist (eenmalig) aanpassing in communicatie, financiën, werkwijzen etc. Gemeenten verliezen binding met klachtenafhandeling soc. sociale (wijk)teams Per gemeente kan de klachtenprocedure voor soc. sociale (wijk)teams verschillen Advies Aan de hand van bovenstaande stellen wij voor de huidige situatie voort te zetten in ieder geval tot en met 2022 (analoog aan inkoopperiode). Dwz dat klachten over sociaal (wijk)teammedewerkers op het gebied van jeugdhulp blijvend terecht kunnen bij de Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland. De doorslag geeft wat ons betreft niet zozeer het aantal voor- en nadelen voor het één of ander als wel de zwaarte van het argument dat de onafhankelijkheid in de huidige situatie het best gewaarborgd is. KJMN hanteert een model waarbij één van de commissieleden vertegenwoordiging vanuit de aangesloten zorgaanbieders betreft. In de praktijk zou dit betekenen dat bij de afhandeling van klachten aan het adres van sociaal (wijk)teammedewerkers zorgaanbieders worden betrokken waarnaar ook in beschikkingen wordt verwezen. Dit is een mogelijke bedreiging voor de onafhankelijke positie van de sociale teams. Memo BO Jeugd 18 oktober 2018 Regionale Klachtencommissie Jeugd Eemland 5
Kostenverdeling Klachten-cie Jeugd Eemland Tabel 1. Urenopgaaf 2017 JDA Toelichting: Voor de berekening van de nieuwe kostenverdeling is als peiljaar 2017 genomen. De klachtencoördinator/ secretaris van de commissie - werkzaam bij de afdeling JDA van de gemeente - heeft haar uren voor deze taak bijgehoden, incl. de uren die zij aan secretariële ondersteuning heeft ontvangen. Zie tabel 1 voor het overzicht. Voor de berekening van de nieuwe verdeling voor de algemene kosten voor het voeren van het secretariaat van de regionale klachtencommissie Jeugd Eemland zijn de kosten voor implementatie van het werkproces in mindering gebracht en is een aanname gedaan van 50% van de uren die worden besteed voor het beantwoorden van algemene vragen, overdracht en het opstellen van het jaarverslag 2017 Secr./Klachtencoö rd. Secr. onderst. Totaal klachten op hoorzitting 2016 maar nog nawerk in 2017 Baarn 9,5 1 10,5 Leusden klachten op hoorzitting 2017 8 1 9 30,5 1 31,5 17,5 1 18,5 klachten niet op hoorzitting 3 0 3 2,75 0 2,75 n.b. 0 n.b. klachten op hoorzitting in 2018 (ontvangen in 2017) 5 1 6 Inrichting werkproces in zaaksysteem algemene vragen, overdracht, opstellen meerjarenverslag 0 24 24 39 20,5 59,5 Totaal 2017 115,25 49,5 164,75 Tabel 2 Verdeling algemene kosten 2017 Toelichting: Voor de berekening van de nieuwe verdeling voor de algemene kosten voor het voeren van het secretariaat van de regionale klachtencommissie Jeugd Eemland zijn de kosten voor implementatie van het werkproces in mindering gebracht op het totaal en is een aanname gedaan van 50% van de uren die worden besteed voor het beantwoorden van algemene vragen, overdracht en het opstellen van het jaarverslag. Functie Tarief: Hoorzittingen (uren) Werkproces (uren) algemene vragen, overdracht, opstellen meerjarenverslag (uren) Secretaris/ klachtencoördinator 105 76 0 39 19,5 10.054 Secretaresse 50 5 24 21 10,25 763 Totaal te verrekenen 10.816 50% Totaal Tabel 3 Nieuwe verdeling kosten over regio-gemeenten Bij het instellingsbesluit is op een inschatting gemaakt van de te verwachten kosten. Zie onderstaande tabel. Deze percentuele verdeling is wederom als uitgangspunt genomen voor de nieuwe verdeling van algemene kosten over de 7 regio-gemeenten. Totaal: Baarn Bunschoten Eemnes Leusden Soest Woudenberg 77.818 47.585 4.540 3.083 1.963 5.909 11.396 3.342 100% 60% 6% 4% 3% 8% 15% 4% 10.816 6.490 649 433 324 865 1.622 433