Deloitte, Rapport Ondcrzoek verantwoording besteding fractievergoedingen 1 januari 213 31 maart 214 Gemeente Breda 2141789/jd - 1
Deloitte. Inlioud 1. Inleiding 3 2. Opdracht 3 3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamlieden 3 4. Uitgevoerde specifieke werkzaamheden 4 5. Bevindingen specifieke werkzaamheden 5 5.1 Algemeen 5 5.2 Bevindingen 6 6. Overige aspecten beperking in verspreidingskring en liet gebruik 7 Bijiage: Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 januari 213 31 maart 214 8 2141789/jd - 2
op Deloitte. 1. Inleiding De gemeente Breda verleent ondersteuning aan de fracties. Deze fractieondersteuning komt onder andere tot uiting in eenjaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage mogen de fracties, op grond van de Verordening op de fractieondersteuning 26, besteden aan het uitvoeren en het versterken van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. Dc hoogte van de financiële bijdrage is athankelijk van bet aantal leden van de fractie. In bet fractievoorzittersoverleg van 15 april 213 is besloten de fractievergoeding vanaf 213 te versoberen. Dit heeft geresulteerd in een vast bedrag van 1.5 per fractie en 3.43 per raadslid per fractie per jaar (prijspeil 21). De gemeente indexeert bet bedrag per raadslid per fractie jaarlijks in overeenstemming met bet prijs indexcijfer wat de gemeente jaarlijks bij de begroting vaststelt. Voor 213 betreft deze index 6,7714% ten opzichte van 21. De index voor 214 ten opzichte van 213 is vastgesteld op 1,5%. De griffie van de gemeente Breda heeft verzoek van de fractievoorzitters Deloitte verzocht onderzoek te doen (zie uitwerking bij 2. Opdracht hierna) naar de verantwoordingen over de periode 213-214. Hiertoe heeft de griffie de fracties verzocht een verantwoording op te stellen over de periode 1 januari 213 tot en met 31 maart 214. Ons is gevraagd om naar aanleiding van ons onderzoek een rapport uit te brengen. Dit rapport is primair bedoeld om te komen tot verbeteringen in de beheersing van en de verantwoording over de besteding van de fractievergoedingen. Om deze reden zijn de bevindingen niet per individuele fractie weergegeven. 2. Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verantwoording van de fractievergoedingen over de periode januari 213 maart 214, zoals beschreven in onze opdrachtbevestiging d.d. 26 mel 214, kenmerk 3 11386446-19414/jd. De voorliggende rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zeif een oordeel vormt over de werkzaambeden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op, dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. 3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden De in de opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als overige dienstverlening met als doelstelling bet verstrekken van een schriftelijke rapportage naar aanleiding van de in de opdrachtbevestiging opgenomen uit te voeren werkzaamheden. 2141789/jd - 3
Deloitte. Aangezien wij slechts versiag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat ii aan onze rapportage geen zekerheid kunt ontlenen over de getrouwheid van bet in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Voorts merken wij op dat: Ons onderzoek is niet gericht op de fiscale aanvaardbaarheid van de bestedingen. Onze werkzaamheden hebben wij uitsluitend verricht op basis van de administratie en verantwoordingen van de fracties over de periodejanuari 213 tot en met maart 214. Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de financiële administratie van de fracties over de periode vanaf 1 april 214. 4. Uitgevoerde specifieke werkzaamheden Wij zijn met de griffie overeengekomen om alle verantwoordingen van de fracties en de bestedingen volgens de ingediende verantwoordingen op grond van de Verordening op de fractieondersteuning 26 op de volgende aspecten te beoordelen: Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens bet voorgeschreven format Model jaarlijkse verantwoording fractievergoedingen (op grond van artikel 8 van de verordening op de fractieondersteuning) hebben overlegd; Vaststellen dat de verantwoordingen zijn ondertekend door de voorzitter en penningmeester van de fractie; Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in bet normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie a 1.25 + aantal raadsleden x ( 3.43 + indexatie 213 a 6,7714% + indexatie 214 a 1,5%); Vaststellen dat het saldo voorgaandjaar overeenkomt met het saldo 3 1-12-212 volgens de verantwoording 212; Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen; Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties; Vaststellen dat de beginsaldi van het vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze door de fracties aan ons zi.jn overlegd; Vaststellen dat de eindsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze door de fracties aan ons zijn overlegd; Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader, in die zin dat wij zullen verifiëren dat de omschrijvingen van de facturen geen aanwijzingen opleveren dat de aard van de kosten in strijd is met de bepalingen in artikel 3 van de Verordening op de fractieondersteuning 26 en dat alle onderzochte facturen door de fractievoorzitter of diens plaatsvervanger zijn getekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding. 2141789/jd -4
V m Do D N c t ci) t p t 1 t t t N I -f 2 ) J (D U) U) U) U) a D On : < < q, <, ) )Q 5) a Vaststellen dat alle fracties o.g.v. bet normenkader vereiste verantwoording uolgens het voorgeschreuen format ModeI jaarlijkse verantwoordingfractievergoedingen (o.g.v. art.8 van de verordening op de fradieondersteuning) hebben cwerlegd; (J S.) S. %J Vaststellen dat de uerantwoordingen ondertekend zijn door de voorzitter en penningmeester van de fractie; (i )) )c) stel vast dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in het normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie ã 1.25 + aantal raadsleden x ( 3.43 + indexatie 21-213 ã6,7714%); ) ) S. 1J ) )c(c) ) ( (.) () )) stelvastdathetsaldovoorgaandjaarovereenkomtmethetsaldo3l-12-212 volgensde verantwoording2ol2; Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen; Vaststellen van de aansluptingtussen de verantwoardingen en de onderliggende financiele specificaties; S.) Vaststellen dat de beginsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. dv bank- en giroafschriften zoals deze aan ons door de fracties zullen warden ovedegd; S.) S.i Vaststellen dat de eindsaldi van bet vermogen (kas, bank en giro) aansluiten op de eindsaldi volgens de kasstaten resp. de bank- en giroafschriften zoals deze aan ons door de fracties zullen warden overlegd; Onderzoeken aide verantwoorde fractiekosten oldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader (niet in strijd met bepahngen art. 3 van de verordening en ondertekeningen facturen door de fractlevoorzltter). OD OD I! (Dc,) O D () D OD D N tjq D : <D D D D D D D D D D D - < ZD D- DO - D D- D D D- M D - -td < o D D1 N p-d -D OD M D. - D D- D N :J1 J1 Dci r O-f. D. < OD D tz < ;_. < - (D DN & D - < _ td D D D :D O. DD D (DO
in de Deloitte Wi] merken op dat wij van alle fracties een verantwoording inclusief onderliggende documentatie hebben verkregen. Echter is gebleken dat een tweetal fracties een ander format heeft gehanteerd (wat overigens wel alle volgens het standaard model vereiste gegevens bevat) en één fractie abusievelijk een verkeerde verantwoordingsperiode heeft vermeld, terwiji de verantwoording wel dejuiste periode beslaat. Uit het schema blijkt dat vooral afwijkingen zijn geconstateerd op de volgende punten: De aansluiting van de beginsaldi 213 van de fractievergoedingen met de eindsaldi volgens de verantwoording 212 is niet in alle gevallen zichtbaar aanwezig (2 van de 9); De aansluiting van de eindsaldi met kas, bank en giro is niet in alle gevallen zichtbaar aanwezig (2 van de 9); Het ontbreken van een onderbouwing van de uitgaven waaruit blijkt waarvoor de uitgaven zijn gedaan en / of waaruit blijkt dat de uitgaven terecht ten laste van de fractievergoeding zijn verantwoord (7 van de 9). In de volgende paragraaf gaan wij meer in detail in op deze en onze overige bevindingen. 5.2 Bevindingen Naar aanleiding van ons onderzoek melden wij bevindingen: willekeurige volgorde volgende Twee fracties (Leefbaar Breda en Trots op Nederland) hebben bij het opstellen van de financiële verantwoording een ander format gehanteerd. Ret gehanteerde eigen format bevat wel alle volgens bet model vereiste gegevens. Eén fractie (SP) heeft abusievelijk een verkeerde verantwoordingsperiode vermeld, terwijl de verantwoording wel de juiste periode beslaat. Eén fractie (Leefbaar Breda) heeft de verantwoording nietjuist en volledig ondertekend. Bij twee fracties (D66 en Leefbaar Breda) is bij de verantwoording van de gemeentelijke bijdrage in de fractiekosten voor 213 geen rekening gehouden met de doorgevoerde versobering van de hi] drage. In één geval (Leefbaar Breda) is de verantwoording rekenkundig nietjuist (beginsaldo + fractievergoeding -I- uitgaven eindsaldo). Bij édn fractie (Leethaar Breda) is geen ziclitbare aansluiting aanwezig van de ingediende verantwoording met de financiële specificaties van de fractie. De eindsaldi van de liquide middelen zijn in twee gevallen (DA en Leefbaar Breda) niet af te stemmen met de bankafschriften of kasstaten. In beide gevallen is dit veroorzaakt door bet ontbreken van de onderliggende bewijsstukken, zoals bankafschriften of kasstaten van de frac tie. 2141789/jd - 6
31 Deloitte. Bij zeven fracties (DA, D66, Groen Links, SP, Breda 97, Leethaar Breda en Trots op Nederland) kunnen wij van diverse bestedingen op basis van de ons overlegde stukken niet zonder meer vaststellen dat de bestedingen terecht ten laste van de fractievergoeding zijn verantwoord. In deze gevallen ontbreekt een adequate onderbouwing en/of toelichting (bijvoorbeeld waarom een bijeenkomst of diner heeft plaatsgevonden of waarom elektronische apparatuur is aangeschaft). Het verdient de aanbeveling op iedere declaratie het fractiebelang te vermelden (bijvoorbeeld in het geval van diners het betreffende gezelschap en de relatie tot de fractie). De bewijsstukken geven op deze manier inzicht in de motivering om uitgaven uit de fractieondersteuning te betalen. Hiermee is, gezien het inherent arbitraire karakter van sommige uitgaven, zoveel mogelijk transparantie bewerkste!!igd. Door diverse fracties zijn onkostenvergoedingen betaald voor werkzaamheden in het kader van de fractieondersteuning. Deze vergoedingen betalen de fracties op basis van schriftelljke of mondelinge afspraken. De fracties gaan verschillend om met de fiscale regelingen (via inhoudingen en afdracht dan we! opgave van uitbetaa!de bedragen aan de fiscus). Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de juist- en vo!!edigheid van de inhoudingen, afdrachten en opgaven aan de fiscus noch naar de mogelijke samen!oop van uitgaven ten laste van de fractievergoedingen en de regu!iere maandelij kse onkostenvergoedingen voor raadsleden. 6. Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de griffie en de fracties van de gemeenteraad van de gemeente Breda aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resu!taten onjuist kunnen interpreteren. Het is daarom niet toegestaan de rapportage aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Breda, 11 decemb,r 214 Deloitte Acc /? ntantsb.v. W.deLee MGARA Bij!age: Totaa!overzicht fractievergoedingen en fractiekosten 1 januari 213 maart 214. 2141789/jd - 7
WD D66 Trots op Nederland Fractievergoeding 213-214 15337, 19.928 38294 1.746, 29.122, 6.479, 42.879, 26144, 6.154, Ftactiekosten 213-214 16.6362 39.9385 52.3289 11.397,75 21.879,9 8.376,9 61.91,34 25,65.74 1.561,95 Saldo inkomsten -1- uitgaven (1.299,2) (19.975,85) (14.26,89) (651,75) 7.242,91 (1.897,9) (19.31,34) 78,26 4.592,5 21417$9/jd - 8 Deloitte. Bijiage: Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 januari 213 31 maart 214 Omschrijving SP Groen PVDA Breda 97 DA Leethaar Links Breda