Jaarplan 2015 2016 1. Inleiding Dat is het thema van Rotary International dit jaar. In de carnavalsmuts en de gezelligheid die daaruit spreekt herkennen wij ons wel en ook het thema is op ons van toepassing. Veel geld hebben we niet te verdelen maar wat wij doen is minstens even waardevol. Activiteiten zoals een symposium, de jeugddag, de Indische avond, de kleine doe projecten en aandacht voor de zieken in ons midden, zijn onze gaven aan de wereld om ons heen en daar zijn we goed in.
De vraag is of we dat zowel intern als extern voldoende zichtbaar maken. Intern wordt veel werk verzet, maar we communiceren dat maar mondjesmaat en dat is jammer. Voor nieuwe leden is het daardoor niet eenvoudig vast te stellen wat er door wie gebeurt en hoe de besluitvorming daarover plaatsvindt. Dat geeft een gevoel van er buiten staan. Wie niet betrokken wordt voelt zich ook niet betrokken. Dat is niemands bedoeling en het is ook niet nodig. We gaan proberen dat te ondervangen door periodiek de commissies in de woensdagavond vergadering verslag te laten doen van hun activiteiten. Voor de commissie leden is het leuk te vertellen waar ze mee bezig zijn en anderen worden meer betrokken en wellicht ook geïnspireerd. We zijn ook nog al naar binnen gericht en extern nauwelijks zichtbaar. Om binnen Rotary wat meer contacten te leggen is het voorstel dat ieder van ons in de loop van dit jaar één Rotary in West- Brabant bezoekt. Bij het rondje voor de jeugddag heb ik gemerkt hoe leuk het is kennis te maken met andere Rotarians. Als andere Rotary s zich daarbij aansluiten leidt dat alleen al tot een intensieve uitwisseling. Ook buiten Rotary zijn we niet erg zichtbaar en daar hebben we last van bij het aantrekken van nieuwe leden en fundraising. Om te zien wat we daar aan kunnen doen en in hoeverre onze koppeling aan Steenbergen daarbij een rol speelt wil ik dit jaar de commissie ledenbeleid extra zwaar bezetten. We zijn goed in bedenken en het doen van dingen maar we kunnen er nog veel meer rendement uithalen. Er zijn ook zaken waar we niet goed in zijn. Geld voor goede doelen is er niet of nauwelijks en we slagen er onvoldoende in betalende bezoekers te krijgen voor onze activiteiten. We willen niet naar een vorm van verplichting, maar dat betekent niet dat Rotary lid zijn vrijblijvend is. Het is logisch dat projecten door enkele personen getrokken worden, maar het laten slagen daarvan moet iets van ons allemaal zijn. Gebrek aan commitment en niet reageren op vragen kan voor hen die iets proberen te organiseren bijzonder frustrerend zijn.
Hallo, Waar Waar kijk kijk jij naar? jij naar? De uitdaging voor het komende jaar is datgene waar we goed in zijn te versterken en de punten waar we niet goed in zijn te verbeteren. Dat is niet spectaculair - en ook niet nieuw - maar als we daar in slagen ben ik dik tevreden. Mijn streven voor het komende jaar is dan ook meer openheid, meer communicatie en meer commitment en dat brengt mij tot het jaarthema: Open blik, Open mind: Samen sterk!!
Ik wens ons allen een goed, communicatief en vooral gezellig Rotary jaar. Uw voorzitter 2015-2016, Mary-lou Simons
II De organisatie van onze club Bij het indelen van de comissies/avenues ben ik uitgegaan de hoofdlijn van bovenstaande door Rotary voorgestelde structuur. De bestaande commissies zijn daarin ongewijzigd ingepast. Daar hoeft niets aan te worden toegevoegd.
1. Clubbestuur Voorzitter: Mary-lou Simons Inkomend voorzitter: Roel van Wamel Secretaris: Paul Schoenmakers Penningmeester; Cees de Looze Oud voorzitter: Willem Verhoeff Bij de indeling wordt een onderscheid gemaakt tussen Club Service en de externe avenues of service. Club service omvat alles m.b.t. het functioneren van de club zelf: clubzaken (communicatie, programma, interne activiteiten), PR, ledenbeleid. Dit deel van de taken wordt q.q. aangestuurd door de inkomend voorzitter. Daarnaast is er een groep die zich bezig houdt met het organiseren van de externe service activiteiten: community, vocational, international en youth. II.1 Taken 2. Clubzaken: Attendance: Paul Programma: Marijke (Vz), Willem FF, Cent, Tim, Arie Feest commissie: Willem FF (Vz), Marnix, Anita, vacature Fellowship: Roel (Vz), Anita, Jan F Sergant at Arms: Margré, Annemiek Kascommissie: Sylvia, Willy 3. PR & Communicatie Publiciteit: Margret, Weekbericht: Paul Website: Paul Social media: Marnix 4. Ledenbeleid: Margareth (Vz), Anita, Willy, Marnix, Jan, Roel 5. Service Projecten: Community: Dicky (Vz), Annemiek, Wim L, Willem F Vocational: Willem F. (Vz), Cent, Arie Jeugd: Dicky (Vz), Marnix Internationaal: Wim L (Vz), Ella, Jan 6. Fundraising: Willy (Vz), Sylvia, Tim, Arie Voor zo ver de taken van een sub- commissie niet vanzelf spreken volgt hieronder een korte beschrijving.
II.1.1. Bestuur We werken net als vorig jaar met één bestuur en niet met een afzonderlijk DB en AB. De voorzitters van de commissies kunnen ad hoc voor een bestuursvergadering worden uitgenodigd en leggen waar nodig besluiten voor aan het bestuur. Zij rapporteren in de ledenvergadering. De data daarvoor zijn opgenomen in het activiteitenrooster. Wanneer een voorzitter niet aanwezig kan zijn, zorgt hij of zij voor een vervanger. II.1.2. Clubzaken Programma De programmacommissie is een belangrijke commissie. Een interessant programma zorgt voor een hogere attendance en dus voor een goed clubgevoel. Het maakt daardoor een club aantrekkelijk voor het aantrekken van nieuwe leden en kan bijdragen aan het behoud daarvan. We hebben een mooi jaar achter de rug. Het zou fijn zijn wanneer meer leden een lezing voor hun rekening willen nemen maar goede sprekers van buiten zijn een noodzakelijke aanvulling die we met open armen - opkomst/interesse moeten ontvangen. Het zou goed zijn daarvoor aan het begin van het nieuwe club-jaar, budget te reserveren en om dit gedurende het club-jaar te monitoren, opdat duidelijk is welke financiële armslag er is om externe sprekers uit te nodigen. Fellowship Deze commissie bewaakt het functioneren van de club, contact met leden, zieken en alles wat daarmee samenhangt. II.1.3. PR & communicatie De taken van deze commissie spreken voor zich. Vanuit het district is gevraagd om het weekbericht / clubnieuws door te sturen naar de assistent gouverneur (ag.regio3@rotary-d1610.nl). II.1.4. Ledenbeleid Deze commissie is dit jaar extra zwaar bezet. Wij slagen er onvoldoende in nieuwe, jonge, leden aan te trekken en te behouden. Gezien de vergrijzing in de club en de uitval van de afgelopen jaren is dit wel dringend nodig. Het aantal leden zit tegen een acceptabel minimum aan, aan de voorwaarde dat de helft van de leden uit het gebied waaraan de club verbonden is moet komen voldoen we allang niet meer en onze koppeling aan Steenbergen voelt vaak als een blok aan het been
Omdat de verschillende taken met betrekking tot het ledenbeleid nauw met elkaar samenhangen is er geen onderverdeling in subcommissie gemaakt. De taak van deze commissie is te inventariseren en analyseren welke disciplines in de club vertegenwoordigd zijn en welke aanvulling wenselijk is. De vraag is vervolgens hoe we dat kunnen bevorderen en hoe we nieuwe leden blijvend bij de club kunnen betrekken. Ook de vraag of wij gekoppeld willen blijven aan Steenbergen zal daarbij aan de orde moeten komen. Hoewel eerder in de club besproken, lijkt een meer planmatige aanpak in de zoektocht naar nieuwe leden toch nodig om de club op termijn voldoende vitaal te houden. De commissie ledenbeleid wordt gevraagd om hiervoor een voorzet te doen. II.1.5 Service projecten Community Een van de basistaken van Rotary is het organiseren, uitvoeren en ondersteunen van activiteiten om de minder bedeelden in onze samenleving te helpen. Het Symposium en de Jeugddag zijn daarvan mooie voorbeelden. We ondersteunen op beperkte schaal projecten met alleen geld zoals Foetsie, Kune Zuva, de PLusbus en Spelenderwijs. Daarnaast zetten we ons in voor concrete kleinschalige initiatieven zoals NL Doet en het Doorgeefpunt. Aangezien we slechts over beperkte middelen beschikken zal uitbreiding vooral in de z.g. Doe projecten moeten plaatsvinden. Vocational De taak van vocational is te bevorderen dat de binnen de club beschikbare professionele vaardigheden zo goed mogelijk worden benut. Dit kan onder meer door het houden van beroepspraatjes, bedrijfsbezoek, levensberichten van nieuwe leden, interviews, bijdragen van eigen leden aan het programma en het ten dienste stellen van onze beroepservaring aan de gemeenschap. Jeugd Naast de Jeugddag, die om pragmatische redenen onder community valt, doen wij elk jaar mee aan de Ryla. Daarnaast zou nog kunnen worden gekeken naar de verschillende uitwisselingsprogramma s die Rotary kent zoals de Intercontinentale jeugduitwisseling (1 jaar, 16-19 jaar)
family-to-family (1 tot 3 maanden, 16 tot 19 jaar), en het Youth exchanche progamma (1 week tot 3 maanden. 18 tot 25 jaar). Ook door verbinding te zoeken met Roteract kunnen we onze jeugdpoot versterken. II.1.6. Fundraising Fundraising was binnen onze club tot voor kort onderdeel van community. Omdat de cie. Community heeft aangegeven dat zij onvoldoende mogelijkheden ziet hieraan invulling te geven en deze taak te willen afstoten is het afgelopen jaar is de commissie fundraising van start gegaan. De lopende één op één projecten blijven bij Community en Fundraising zal zich primair richten op het verwerven van geld voor kale sponsoring. Onder andere met het oog op de timing van activiteiten houdt de voorzitter fundraising de voorzitter community regelmatig op de hoogte van de voortgang. III. Blik naar de Toekomst Veel nieuws hoeven we niet te bedenken. In de afgelopen jaren zijn wat projecten blijven liggen of verwaterd en bij de Pets werden er door anderen wat activiteiten genoemd die de moeite waard zijn om eens naar te kijken: III.1 Intern Nieuwe leden vinden Attendance van alle leden in beginsel op minimaal 50% Een gezamenlijk bezoek aan theater of concert Bedrijfsbezoek Gezamenlijk project met andere Rotary s Met samen koken, of voor elkaar koken Tafel van 6 (6 leden spreken over een onderwerp en de week daarop worden de bevindingen uitgewisseld) Onderlinge competitie zoals eerder spaghetti- en papieren bruggen Vaker partners en/of externe geïnteresseerden uitnodigen bij lezingen In de zomer maanden partners uitnodigen/ gezamenlijke BBQ III.2 Extern Jeugd dag Diner voor goed doel Symposium Shelterbox
Project ten gunste van de Steenbergse Jeugd Wandelen met ouderen Beroepen voorlichting op scholen Nieuw fundraising project Waar mogelijk naar buiten treden met onze projecten Tot slot We zijn trots op onze club en de goede onderlinge verhoudingen. Laten we ze koesteren. Laten we ook de ramen open zetten en nieuwe mensen en ideeën een kans geven. Met een open blik en een open mind zijn we samen sterk. Mary-lou Simons
Activiteitenkalender 2015-2016 Onderstaand de activiteiten die al bekend zijn. Datum Activiteit 15-7- 015 Commissies ( verslag 2014-2015 /plannen 2015-2016) 22-8-015 Jeugddag 26-8-015 Evaluatie Jeugddag 31-08-15 Bestuur 02-09- 15 Clubzaken 04 t/m 06-9 2015 Jaarmarkt, poffertjes verkoop 21-10-015 Commissies 23-11- 015 Bestuur 25-12-015 Clubzaken 2-12- 015 (16.30 uur) Bezoek gouverneur 16-12-015 Kerstviering 06-01-016 Nieuwjaarsbijeenkomst 03-02-016 Commissies 07-03-016 Bestuur 09-03-016 Clubzaken 11-05-016 Commissies 16-05-016 Bestuur 18-05-016 Clubzaken 29-06- 016 Bestuurswissel