Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013-2015

Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013-2015 Inloophuis voor mensen met kanker en hun naasten Professionaliteit met het hart Inleiding In 2009 werd de Stichting Inloophuis Helmond/De Peel, genaamd De Cirkel, opgericht. De stichting stelt zich ten doel een inloophuis te creëren, een ruimte waar ondersteuning wordt geboden aan mensen met kanker en hun naasten. Het Inloophuis wordt grotendeels gerund door actieve vrijwilligers en richt zich op het bieden van ondersteuning, informatie, lotgenotencontact en organiseert tevens activiteiten van diverse aard. Missie Volgens de statuten van de stichting is het doel: a. Het creëren, oprichten en in stand houden van een ontmoetingsplaats waar mensen met kanker en hun naasten terecht kunnen voor ondersteuning; b. Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. De stichting stelt zich ten doel de kwaliteit van leven voor mensen met (chronische) kanker, die direct of indirect worden, of werden, geconfronteerd met kanker te bevorderen. Dit door het bieden van een eigen ontmoetingsplek, waar iedereen welkom is. Op die plek wordt in een huiselijk sfeer de mogelijkheid geboden voor een praatje, steun en warmte. Men kan praten met lotgenoten en/of vrijwilligers over de vragen, ervaringen, angsten en emoties, die kanker met zich meebrengt. Naar behoefte kunnen activiteiten worden bijgewoond. De stichting is inmiddels sedert 2010 gehuisvest aan de Piet Heinstraat 59 te Helmond. Terugkijkend kan met gepaste bescheidenheid maar wel met een enorme trots gesteld worden dat het inloophuis, dankzij de enorme inzet van tal van vrijwilligers, haar bestaan heeft weten te rechtvaardigen. Ook in de regio is het inloophuis een begrip geworden en wordt met diverse instellingen, waaronder het inloophuis De Eik te Eindhoven, samengewerkt om de doelstellingen en activiteiten, zoals beschreven in het ondernemingsplan en statuten van de stichting, uit te kunnen voeren. In de afgelopen tijd is het inloophuis vooral naar binnen gericht geweest; het zoeken naar een geschikte locatie, de inrichting van het pand, de verdere uitwerking van de stichting en de activiteiten ervan. Het inloophuis gaat na deze periode haar blik op de toekomst richten en een strategie uitzetten voor de komende jaren. Na de aanloopperiode ontstaat behoefte aan een richtinggevend document voor de komende jaren, een Strategisch Meerjaren Beleidsplan (SMB). Enerzijds als leidraad voor de eigen organisatie en anderzijds vanwege het feit dat externen (partners, sponsors, gemeentes etc. ) er naar vragen. In die behoefte voorziet dit plan ondanks kanttekeningen van vele onzekerheden, die het lastig maken om het realiteitsgehalte van plannen in te kunnen schatten. Het plan is tot stand gekomen onder andere op grond van: - Ervaringen; - Discussies; - Gedeelde ervaringen van andere inloophuizen; - Informatie en overleg met de landelijke koepels; Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 1

De totstandkoming heeft plaatsgevonden onder de randvoorwaarde dat het SMB een kort, krachtig en hanteerbaar plan voor onze organisatie zou worden, tegelijkertijd ook visionair en uitdagend voor de komende jaren. Het plan heeft vijf aspecten: 1. Organisatiestructuur en leiderschap; 2. Strategie en beleid; 3. Medewerkers; 4. Middelen; 5. Processen. Daarop aansluitend schetst het plan in welke resultaten en vormen van waardering het behalen van de gekozen doelstellingen zich zal moeten vertalen. Het gaat daarbij om de waardering van: a. Gasten die begeleiding ontvangen van vrijwilligers; b. Medewerkers; c. Fondsen- en subsidieverstrekkers; d. Samenleving en maatschappij. 1. Organisatiestructuur en leiderschap Bestuur De stichting heeft een bestuur dat de strategische lijnen voor het inloophuis uitzet. Tot op heden zijn de taken van het bestuur hoofdzakelijk van uitvoerende aard geweest. De bestuursleden vertegenwoordigen het bestuur in diverse commissies van het bestuur: - De Sponsorcommissie; - De Lezingencommissie; - De Activiteitencommissie. - De PR-commissie. Deze commissies worden gevormd door vertegenwoordigers van het bestuur en diverse vrijwilligers. De werkzaamheden van de genoemde commissies zijn uitvoerend van aard. Regeling dagelijkse gang van zaken Het inloophuis wordt gerund door vrijwilligers, één uitzondering daargelaten; de coördinator, die voor een aantal uren betaalde werkzaamheden verricht en zorg draagt voor de dagelijkse aansturing van de vrijwilligers en een zogenaamde linking pin vormt met het bestuur van de stichting. Kleinschalige aanpak In de werkwijze van het inloophuis wordt uitgegaan van een kleinschalige aanpak, waarbinnen de kwetsbare doelgroep zoveel mogelijk zichzelf kan zijn. Gewerkt wordt vanuit de vraag en aanbod. Tegelijkertijd wordt aan de andere kant samengewerkt met inloophuis De Eik in Eindhoven, een inloophuis dat al langere tijd bestaat en inmiddels op allerlei gebied ervaringen heeft opgedaan. Qua regio vullen de inloophuizen elkaar perfect aan: De Eik is meer gericht op de doelgroep in Eindhoven en de regio terwijl De Cirkel zich meer richt op de regio De Peel. De contacten met De Eik zijn met name op het gebied van samenwerking betreffend het plaatsen van advertenties, opleidingen en cursussen voor de vrijwilligers en het bepalen van een positie ten aanzien van landelijke aangelegenheden. Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 2

Bovendien is het noodzaak, gezien de economische recessie met schaarse middelen in tijd en geld, een en ander zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten ten dienste van de doelgroep. Binnen regio Zuid-Nederland zitten alle Inloophuizen voor overleg in het IKZ (Integraal Kankercentrum Zuid). Ook wordt aansluiting gezocht bij de landelijke organisaties zoals het KWF-Kankerbestrijding en de Stichting IPSO (Instellingen Psycho/Sociale Oncologie). 2. Strategie en beleid Wat betreft strategie en beleid zijn een aantal punten van belang. - De realisatie van groei en de instandhouding van het aantal gasten; - Het op peil houden van het aantal vrijwilligers en eventueel uitbreiding er van; - De eventuele uitbreiding van de categorieën gasten. Om het inloophuis rendabel te maken dient gezocht te worden naar mogelijkheden om het aantal gasten uit te breiden. Verwezen wordt naar het specifieke plan. Verbetering van de kwaliteit gaat boven groei. Kwaliteit van de door het inloophuis voorgestane dienstverlening staat voorop. Ook dient De Cirkel oog te hebben voor de uitbreiding van het aantal vrijwilligers. Verwezen wordt naar het specifieke plan. Streven naar verscheidenheid aan financiële bronnen voor het werk Geen afhankelijkheid van financiers Verbreding draagvlak Per saldo leidt dit tot een beheerste groei van de organisatie, binnen de mogelijkheden van financiën en onder voorwaarde van groei en kwaliteit van de dienstverlening. De Cirkel wil haar onafhankelijkheid, inhoudelijk en financieel behouden, ongeacht van welke financier, en streeft in dat kader naar spreiding van financiën en naar een breed netwerk van samenwerkingspartners. Het Comité van Aanbeveling De leden van het Comité van Aanbeveling fungeren als ambassadeurs van De Cirkel. Zij verlenen hun goede naam aan het Inloophuis. De leden zijn immers aangetrokken vanwege hun maatschappelijke positie en hun bekendheid met de diverse organisaties in de regio Helmond en De Peel. Uitbreiding verwijzers: - Huisartsen; Zij worden uitgenodigd hun regionale bijeenkomst periodiek te houden in De Cirkel zodat zij worden geïnformeerd over het bestaan van De Cirkel en hun patiënten in voorkomende gevallen naar de Cirkel kunnen verwijzen; - Fysiotherapeuten; - Medisch Specialisten; - Gezondheidscentra; - Zorgverzekeraars; - Oedeemtherapeuten; - Notarissen. Zij dienen van het bestaan van De Cirkel op de hoogte te zijn zodat zij bij eventuele vragen van erflaters het inloophuis kunnen voorstellen voor het doen van legaten etc. Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 3

Voor alle verwijzers is van toepassing dat zij van het bestaan van De Cirkel op de hoogte worden gebracht zodat verwijzing daar naar plaats kan vinden in voorkomende gevallen. Naamsbekendheid Het plan van aanpak van de Fontys Hogeschool wordt ten uitvoer gelegd om de naamsbekendheid van het inloophuis te vergroten. Daarnaast zal het aantal lezingen en activiteiten worden uitgebreid evenals het aantal categorieën bezoekers met de doelgroepen: kinderen, allochtonen en mannen. 3. Medewerkers Met betrekking tot medewerkers onderscheiden we de navolgende aspecten: - Betaalde coördinator; - Schaduw coördinator; - Professionalisering vrijwilligers; - Beleid ten aanzien van vrijwilligers. Betaalde coördinator; Zoals reeds aangegeven streeft het bestuur ernaar stapsgewijs op afstand te gaan functioneren. Dit betekent dat de dagelijkse gang van zaken in toenemende mate de verantwoordelijkheid wordt van het dagelijks bestuur: de coördinator, de schaduw coördinator en enkele vrijwilligers. Het bestuur streeft er naar deze verzwaring van taken gepaard te doen gaan met een groei in betaalde uren van de coördinator. Schaduw coördinator; Vanwege de kwetsbare positie van de coördinator wordt een tweede (schaduw-) coördinator aangesteld, die de coördinator vervangt tijdens afwezigheid, vakanties etc. De schaduw coördinator is een vrijwilliger, een primus inter pares, die de vrijwilligers aanstuurt als de betaalde coördinator niet aanwezig is. Professionalisering vrijwilligers; De Cirkel kiest voor professionaliteit met het hart : begeleiding van gasten laat ook de aanbieder van die begeleiding niet onberoerd en vraagt ook om diens eigen oriëntatie op vragen rond identiteit, zingeving en levensbeschouwing. Een belangrijk aspect daarvan is het behoud van de vrijwilligers, de spil die het inloophuis draaiend houdt, te behouden. Voor alle instellingen is het een uitdaging om die vrijwilligers vast te houden. Zeker is dit het geval voor het inloophuis. Men deelt lief en leed. Inmiddels is bij andere inloophuizen gebleken dat door scholing de vrijwilligers ondersteund en geschoold kunnen worden bij hun activiteiten en een manier vinden om met de problematiek om te kunnen gaan zodat zij hun activiteiten kunnen uitvoeren. Investeren in vrijwilligers in geld, inzet, ruimte, tijd, is in het werk essentieel. Bij een eventueel vertrek van een vrijwilliger vindt een exitgesprek plaats om te bekijken of de activiteiten van de vrijwilliger conform de verwachtingen waren en/of De Cirkel hier iets van kan leren. Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 4

Beleid ten aanzien van vrijwilligers; Voor vrijwilligers geldt het navolgende beleid: - De Cirkel stimuleert het deelnemen aan deskundigheidsbevorderingen activiteiten, faciliteert dit in tijd en geld en stelt dit zo nodig verplicht; - Uitwisseling en stages in nabijgelegen inloophuizen wordt gestimuleerd; - Vrijwilligers worden actief betrokken bij de opstelling van beleid op lokaal niveau; - Differentiatie van de vrijwilligers vindt plaats in die zin dat een onderscheid in de vrijwilligers wordt gemaakt: vrijwilligers die ondersteunen bij de opvang van gasten en vrijwilligers die zorgdragen voor de uitvoering van de activiteiten. 4. Middelen Gestreefd wordt naar uitbreiding van : - Activiteiten - Financiën - Vrienden van De Cirkel - Intranet De Cirkel streeft een continuering na van de goede relatie zoals die is opgebouwd met andere inloophuizen, gemeentes in de regio, sponsors etc. Tegelijkertijd hecht De Cirkel aan haar onafhankelijke positie ten opzicht van financiers. In dit kader is het van belang dat het aantal financierende instellingen groeit in omvang en in diversiteit. Naarmate de organisatie groeit, neemt ook de verantwoordelijkheid naar de coördinator, naar vrijwilligers en naar de ons begeleidende personen toe om zorg te dragen voor een solide financiële basis. De Cirkel kiest er daarom voor om, zoveel mogelijk in gezamenlijkheid, een beperkt maar verantwoord weerstandsvermogen op te bouwen. Ook waar het gaat om middelen in de zin van kennis en technologie, vergt groei en professionalisering een toenemende investering. Ten aanzien van de ontwikkeling van (financiële) middelen kiest De Cirkel daarom voor het volgende beleid; - Groei van subsidies, sponsorgelden, etc; - Groei van inkomsten uit donaties van met name particulieren; - Het onderhouden van contacten met charitatieve fondsen ter financiering van specifiek projecten en in het kader van bijzondere investeringen; - Etc Deze doelstellingen dienen er aan bij te dragen dat De Cirkel de komende jaren collectief een verantwoord weerstandsvermogen opbouwt. Goede inzet om financieringstekort het hoofd te bieden door public relations te versterken; het aantal sponsors uit te breiden; inschakeling van de huidige social media. Structurele middelen De Sponsorcommissie onderzoekt de mogelijkheden van structurele sponsoring. Stichtingen die goede doelen sponsoren blijken statutair vaak geen mogelijkheden te hebben om bijdragen voor de exploitatie van het inloophuis te leveren. Andere bronnen dienen aangeboord te worden. Vrienden van De Cirkel. Gevers kunnen hun (al dan niet structurele) donatie wellicht onder fiscaal aantrekkelijke voorwaarden aan De Cirkel overmaken. Inloophuis De Cirkel heeft een ANBI status. Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 5

Er zal aandacht worden besteed om met onderstaande aspecten tot een meer structurele financiering te komen. - Aansluiting bij landelijke koepels; - Zorgverzekeraars; - WMO-budget; - KWF-Kankerbestrijding; - Etc Vragenuurtje deskundigen Onderzocht zal worden of specifieke deskundigen een vragenuurtje voor de gasten kunnen formaliseren, waar de gasten met hun vragen naar toe kunnen gaan. Financiën In de aangehechte bijlage is een vertaling gemaakt naar een financieel plan voor de komende jaren. 5. Processen Met al het voorgaande gaat het binnen een organisatie ook om de wijze waarop vanuit strategie en beleid de diverse processen worden geïdentificeerd, beheerst, verbeterd of vernieuwd, dusdanig dat de organisatie voor alle belangstellenden tot betere prestaties komt. Daarbij kiest De Cirkel voor een gezonde balans tussen vastgestelde procedures, sturing door bestuur en coördinator, en professionaliteit van individuele medewerkers en vrijwilligers. Voor De Cirkel is het noodzakelijk dat in de periode 2013 2015 de volgende processen worden afgerond c.q. naar wens gaan functioneren: - De instelling van een Intranet waarbinnen bestanden toegankelijk en bereikbaar zijn voor de betrokken medewerkers: alle procedures, notulen, formulieren etc.; - Een voortschrijdend onderzoek naar de resultaten van de opvang etc.; - Een eenduidige en heldere organisatiestructuur met heldere lijnen t.a.v. taken bevoegdheden, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen tussen bestuur, coördinator en eventuele anderen. De navolgende aspecten dienen verder geactualiseerd te worden. Profielschetsen betreffend: - De Bestuurders - De Coördinator - De Vrijwilligers - De regelingen betreffend bedankmomenten sponsors - Activiteiten van en het omgaan met het Comité van Aanbeveling - Regeling prijsuitreiking - Rooster aftreden van Bestuur - Het opzetten van de financiële administratie Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 6

Waardering Met de invulling van de hierboven geschetste beleidsdoelstellingen streeft De Cirkel de waardering na van de diverse belanghebbenden waarmee de organisatie te maken heeft. a. Gasten De waardering van de gasten dient als het ware meetbaar te zijn. De dienstverlening in het inloophuis dient van dermate kwaliteit te zijn dat de gasten het gevoel hebben dat De Cirkel er toe doet, dat De Cirkel aanreikt wat zij zoeken. Gasten zullen worden gevraagd dit kenbaar te maken. Het KWF zal met een landelijk voorstel gaan komen. b. Medewerkers/vrijwilligers De waardering van de medewerkers dient zich te vertalen in de volgende aspecten: o Medewerkers zijn gemiddeld.. verbonden aan De Cirkel; o De medewerker tevredenheid wordt jaarlijks gemeten. De organisatie scoort hierbij een gemiddelde van. o Ziekteverzuim/uitval c. Verwijzers De waardering van deze groep verwijzers dient zich te vertalen in termen als dat De Cirkel gezien wordt als een organisatie die er bij de desbetreffende doelgroep toe doet en resultaten oplevert. Dat vergt een goede communicatie. d. Samenleving/ maatschappij Waardering van de samenleving dient weerspiegeld te worden (en juist aangewakkerd te worden) door een continue stroom van aandacht in alle vormen van beschikbare media. Strategisch Meerjaren Beleidsplan Inloophuis De Cirkel 2013 2015, juni 2013, pagina 7