GEBRUIKSREGLEMENT ONTMOETINGSCENTRUM TER DEEVE MEULEBEKE Het OCMW stelt de volgende infrastructuur ter beschikking aan derden: - De feestzaal en bijhorende artiestenloge, scène, regiekamer, vaatwas (in feestzaal) en bar - 1 lokaal (restaurant) naast cafetaria - 1 vergaderlokaal (crealokaal) - 2 vergaderlokalen in het nieuw administratief centrum - 1 cafetaria die tevens kan dienen als vergaderlokaal. Artikel 1: AANVRAAG GEBRUIK LOKALEN 1.1. Gebruikerscategorieën Categorie 1 Meulebeekse vereniging die aangesloten is bij een Meulebeekse adviesraad of Meulebeekse VZW s Meulebeekse onderwijsinstelling Meulebeekse kunstenaars die een tentoonstelling inrichten Meulebeekse organisatie: is een Meulebeekse niet-erkende vereniging met een bestuur waarvan minstens 2/3 in Meulebeke woont. Voorbeelden: supportersclubs, spelletjesclubs, Koepelorganisatie met minstens één vereniging aangesloten bij een Meulebeekse adviesraad Categorie 2 Een vereniging die niet in Meulebeke gevestigd is Een VZW die niet in Meulebeke gevestigd is Commerciële of privé-instelling met een socio-culturele activiteit die voor iedereen toegankelijk is (niet voorbehouden aan leden of personeel ) Voorbeelden: banken, bedrijven, service-clubs, vakbondsorganisaties, die een culturele avond geven of een lezing voor een open publiek Kunstenaars buiten Meulebeke die een tentoonstelling inrichten Categorie 3 Adviesraden, Rode Kruis, Gemeentelijke diensten, OCMW, Brandweer, bewoners Woonzorgcentrum Ter Deeve, bewoners Residentie Deeveland: gratis
1.2.Toegestane activiteiten FEESTZAAL Alle gebruikers kunnen deze zaal huren voor volgende evenementen : Podiumvoorstelling (muziek, dans, theater, comedy, ) Lezing, film, workshop, quiz, tentoonstelling Vergadering Receptie Activiteit voor socio-culturele aard (muziek, dans, ) die geen of wel een podium vereist. Receptie Etentje Deze zaal kan niet gebruikt worden voor: Fuif VERGADERLOKAAL, CAFETARIA EN RESTAURANT Alle gebruikers kunnen deze lokalen huren. De lokalen worden telkens teruggezet in de opstelling zoals bij aanvang gebruik. De lokalen kunnen voor de volgende zaken gehuurd worden: Vormingsavond, lezing, workshop Vergadering Repetitie of aanvullend gebruik bij de feestzaal (als extra lokaal) Receptie Etentje Deze lokalen kunnen niet gebruikt worden voor Fuif 1.3. Niet toegestane activiteiten Privé-activiteiten Privé-feesten Voorbeelden: bruiloft, verjaardagsfeest, jubileum, bedrijfsfeest, communiefeest, personeelsfeest, modeshow van een winkelketen,
1.4. Reeksen activiteiten Voor een reeks activiteiten (minimum 3 in hetzelfde in de feestzaal wordt er 25% korting gegeven op de serie. Indien er door omstandigheden toch maar 2 activiteiten doorgaan in de feestzaal, wordt dit verrekend. 1.5. Aard van de activiteiten De aard en inhoud van de activiteit moet overeenstemmen met datgene dat vermeld is in het aanvraagformulier. De aanvrager moet meerderjarig zijn en de daadwerkelijke gebruiker van het ontmoetingscentrum. Onderverhuring is niet toegestaan. In geval van misbruik beslist de raad over de schadevergoeding en/of eventuele schorsing. 1.6. Reservaties en opties Elke aanvraag dient de administratie ten laatste 14 kalenderdagen voor de datum van de geplande activiteit te bereiken. De aanvraag van de zalen moet schriftelijk gebeuren via het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient volledig ingevuld te worden. De aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld. Het vergaderlokaal, de cafetaria en het restaurant kunnen mondeling of via e-mail aangevraagd worden. Gebruikers uit categorie 1 kunnen ten vroegste 1 jaar voor de gevraagde datum hun aanvraag indienen. Zij kunnen eventueel een optie nemen voor een jaarlijks op een vast tijdstip terugkerende activiteit. Deze optie moet bevestigd worden ten laatste 6 maanden voor de gevraagde datum via het aanvraagformulier. Deze mogelijkheid geldt enkel wanneer de gebruiker tijdens de vorige 2 werkjaren reeds een soortgelijke activiteit organiseerde. Gebruikers uit categorie 2 kunnen ten vroegste 6 maanden voor de gevraagde activiteit hun aanvraag indienen. Zij kunnen geen optie nemen voor een jaarlijks op een vast tijdstip terugkerende activiteit. Alle gebruikers kunnen een optie van veertien dagen nemen. Deze optie vervalt automatisch wanneer de schriftelijke aanvraag niet tijdig gebeurt. 1.7. Huurcontract Na het indienen van het aanvraagformulier ontvangt men een bevestiging van de administratie. Deze bevestiging dient getekend per kerende aan de zaalverantwoordelijke terugbezorgd worden. Dan pas is de huurovereenkomst geldig.
Door de ondertekening van het huurcontract gaat men akkoord met de voorgestelde betaling (huurprijs) na ontvangst van de factuur. De factuur wordt na afloop van de activiteit bezorgd, eventueel aangevuld met drankkosten en met extra kosten in overeenstemming met het gebruiksreglement. 1.8. Annulering Annulering van de activiteit zal als volgt gefactureerd worden: tot vier weken voor de activiteit: de helft van de huurprijs minder dan vier weken voor de activiteit: de volledige huurprijs Annuleringskosten gelden niet voor het vergaderlokaal, de cafetaria en het restaurant. Elk geval van overmacht wordt door de raad behandeld. Indien de lokalen, in geval van overmacht, niet beschikbaar zijn tijdens de periode aangevraagd door de gebruiker, heeft de gebruiker geen recht op schadevergoeding. 1.9. Sancties Bij het niet ordelijk houden van de lokalen en/of het niet opruimen, kan een schadevergoeding aangerekend worden ter waarde van de arbeidsduur voor het opruimen. De waarde van de arbeidsduur wordt berekend volgens hetzelfde tarief als van de technicus. Wanneer een inbreuk wordt vastgesteld op het verplicht afnemen van bepaalde dranken, wordt een forfaitaire schadevergoeding van 125 euro aangerekend. Wanneer een inbreuk wordt vastgesteld op de toegestane activiteiten, zal een schadevergoeding aangerekend worden ter waarde van de arbeidsduur voor het opruimen van het lokaal en wordt de huurprijs aan 300 % gerekend. Voor de berekening van de dranken geldt in dit geval het kortingstarief niet. Niet-naleving van betalingsvoorschriften, veiligheidsvoorschriften en andere geldende voorschriften kunnen een geldelijke sanctie of een weigering van verhuring in de toekomst tot gevolg hebben. Het bedrag van de geldelijke sanctie en de weigering tot verhuring wordt bepaald door de raad. Deze sancties zijn bijkomstig en doen niets af van de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.
1.10 Huurprijzen en specifieke bepalingen per locatie Locatie: feestzaal Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 1 ste dag Volgende dag * 1 ste dag Volgende dag * Zaalactiviteit (theater,muziek, dans, ) 80 40 160 80 Gratis Bestuursvergadering, repetitie, decoropbouw, klaarzetten zaal avond vóór activiteit tijdens weekdag (maandag-, dinsdag-, woensdag-, donderdagavond) of opruimen dag na activiteit tijdens weekdag 10 10 20 20 Gratis Etentje met dansgelegenheid** 150 100 Niet mogelijk Niet mogelijk Gratis Bar Regiekamer * dit tarief geldt ook voor klaarzetten zaal vóór activiteit tijdens weekend (vrijdagavond, zaterdagavond, zondagavond) of opruimen dag na activiteit tijdens weekend eveneens als voor repetities en decoropbouw tijdens weekend. Het opruimen op de dag zelf mag duren tot 7 uur s morgens van de dag daarop. ** het gebruik van de keuken is ingegrepen (zie punt 2.5 Gebruik van de keuken)
Voor het huren van de feestzaal wordt er een waarborg gevraagd van 75 euro. De waarborg wordt binnen de week na de schriftelijke bevestiging van het contract overgeschreven op het rekeningnummer 091-0009265-79 van het OCMW. De waarborg wordt na betaling van alle rekeningen (drank, telefoon, huur...) volledig terugbetaald, tenzij er een schadegeval of ernstige tekortkoming wordt vastgesteld. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist over het in te houden bedrag. Annuleringskosten worden van de waarborg afgehouden. Locatie: Categorie 1: Categorie 2 Categorie 3 vergaderlokaal, cafetaria en restaurant 1 ste dag Volgende dag 1 ste dag Volgende dag Vormingsavond 10 10 20 20 Gratis Socio-culturele 10 10 20 20 Gratis activiteit (vormingsavond, workshop) Repetitie of 10 10 20 20 Gratis aanvullend gebruik bij huur ander lokaal Maaltijd,receptie, koffietafel 30 15 60 30 Gratis 1.11. Gebruik beamer/scherm Voor het huren van beamer en/of scherm wordt er een waarborg van 50 euro gevraagd. 1.12. Gebruik micro s Voor het gebruiken van de micro s worden er 2 batterijen aangerekend. Artikel 2: VOOR DE ACTIVITEIT 2.1. Sleutels/Badge De zaalverantwoordelijke spreekt met de gebruiker af wanneer de sleutels/badge afgehaald en teruggebracht worden. Het afhalen en terugbrengen van de sleutels/badge gebeurt aan het onthaal tijdens de kantooruren. Bij het afhalen en terugbrengen van de sleutel/badge wordt er door de gebruiker afgetekend. Feestzaal: bij het afhalen van de badge wordt er een waarborg van 15 gevraagd. (Toegang feestzaal: met badge, andere lokalen: met sleutel).
De sleutel van de regiekamer kan pas na afspraak met de technicus verkregen worden. De infrastructuur wordt enkel betreden op de aangevraagde dagen en vanaf het afgesproken uur, ook al werd de sleutel/badge vroeger afgehaald. 2.2. Klaarzetten zaal De gebruiker staat zelf in voor het klaarzetten van de zaal en zorgt zelf voor handdoeken en vaatdoeken. Het klaarzetten gebeurt in principe onmiddellijk voor de activiteit maar mag nooit voorafgaande activiteiten storen. Wanneer men een dag voordien wil klaarzetten, betaalt men hiervoor het overeenkomstig tarief. De gebruiker vult zelf de frigo s in de feestzaal. Bij de vergaderingen in de kleine lokalen is de frigo gevuld. 2.3. Weetjes bij de organisatie van activiteiten Sabam: door de huurder te regelen. De aanvraag dient gericht te worden aan BVBA Auteursrechten Inningskantoor Kortrijk, Rijselsestraat 51 te 8500 Kortrijk. Tel.: 056/21 07 38. Fax: 056/25 74 72. De billijke vergoeding moet niet meer betaald worden door de huurder gezien het centrum het maximum jaartarief heeft betaald. Algemene aansprakelijkheid: de huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. De activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Verzekering en aansprakelijkheid: door de huurder te regelen. OCMW Meulebeke staat enkel in voor de brandverzekering van het gebouw en is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade met betrekking tot de ingerichte activiteit. De gebruiker is verantwoordelijk voor ongevallen en schade, dit zowel tegenover derden als tegenover OCMW Meulebeke. Het OCMW ook niet verantwoordelijk voor achtergelaten materiaal, voor mogelijke diefstal of voor beschadiging. 2.4. Gebruik van de regiekamer Gebruik van de regiekamer moet op voorhand aangevraagd worden. De regiekamer mag enkel betreden worden door de verantwoordelijke techniek aangeduid door de gebruiker. Kinderen zijn niet toegelaten.
De gebruiker neemt uiterlijk 1 maand voor de activiteit contact op met de technicus. Afspraken ivm belichting en geluidsinstallatie worden in overleg met hem gemaakt. Deze bijstand is gratis tijdens de gewone werkuren en met een maximum van 2 uur. Na de gewone werkuren betaalt men het overeenkomstig uurtarief. 2.5. Gebruik van de keuken De keuken kan enkel gebruikt worden bij de formule etentje met dansgelegenheid in de feestzaal. Er dient vooraf contact opgenomen te worden met het diensthoofd van de keuken voor verdere afspraken. De normale schoonmaak en afwas wordt gedaan door de huurder, indien daaraan niet wordt voldaan zullen de extra poetsuren aangerekend worden aan de vereniging ter waarde van de werkelijke arbeidsduur. Voor de afwas mag enkel de vaatwas in de feestzaal gebruikt worden. (zie ook 3.2 Eten) 2.6. Bestelling drank Bij het aanvraagformulier is in bijlage een basislijst dranken bijgevoegd. Deze dranken zijn verplicht af te nemen. Bij niet naleving van deze bepaling wordt een forfaitaire schadevergoeding van 125,00 euro aangerekend. De bestelling moet minstens een week op voorhand aan de zaalverantwoordelijke doorgegeven worden. Indien dit niet tijdig gebeurt, kunnen wij niet garanderen dat de nodige dranken aanwezig zijn. Wijnen, schuimwijnen en aperitiefsoorten zijn niet verplicht af te nemen bij de vaste drankleverancier. Voor deze dranken neemt de huurder zelf contact op met de gewenste drankleverancier. Er moet op deze dranken wel een schenkrecht betaald worden. Dit schenkrecht bedraagt 25 euro tot 100 aanwezigen, bezoekers of deelnemers en per begonnen schijf van 100 aanwezigen extra telkens 25 euro extra. Het schenkrecht bedraagt maximum 125 euro. Indien gewenst, kan men ook de huiswijn van het OCMW gebruiken tegen het gebruikelijke tarief. De keuze moet duidelijk bij de drankbestelling vermeld zijn. 2.7. Bestelling materiaal Het gebruik van materiaal (voor koffietafel, receptie, etentje) wordt door de huurder schriftelijk aangevraagd bij de reservatie bij het onthaal. Hiervoor gebruikt men de daartoe bestemde aanvraagformulieren. De bestelling moet minstens een week op voorhand aan de zaalverantwoordelijke doorgegeven worden. Indien dit niet tijdig gebeurt, kunnen wij niet garanderen dat het nodige materiaal aanwezig is.
De huurder is verantwoordelijk voor het terugplaatsen van de materialen op hun daartoe bestemde plaats. De begin- en eindstock van het materiaal wordt door de huurder opgenomen en ondertekend door de verantwoordelijke van de vereniging. Het ondertekend blad wordt afgegeven aan het onthaal, of in de brievenbus gedeponeerd. De stock wordt vervolgens gecontroleerd door de verantwoordelijke van het OCMW en de ontbrekende of beschadigde materialen worden aangerekend aan de huurder. Bij betwisting geldt de telling van de verantwoordelijke van het OCMW als juist. Artikel 3: TIJDENS DE ACTIVITEIT 3.1. Verbruik drank Twee vijfde van het verbruik is ten voordele van de huurder. De factuur wordt berekend op de geldende drankprijzen van het ontmoetingscentrum zelf. De verkoopprijs van drank door de huurder mag vrij door de huurder bepaald worden. Bij niet naleving van deze bepaling wordt een schadevergoeding in verhouding tot gebruik van de zelf meegebrachte drank aangerekend. Er gebeurt een dranktelling voor en na de activiteit door OCMW Meulebeke en door de gebruiker op de daartoe bestemde formulieren. Indien de inrichters de telling niet opnemen, geldt de telling van de verantwoordelijke als juist. Drank in de regiekamer is verboden. Vergaderlokalen nieuw administratief centrum: voor vergaderingen en bijeenkomsten in dit lokaal mag men uitsluitend drank uit de automaat gebruiken. 3.2. Eten Het is verboden om in de zalen zelf warme maaltijden te bereiden. Elke huurder moet: - Een afspraak maken met de verantwoordelijke van de keuken. - Voorafgaandelijk navraag doen naar de werking van alle apparaten. - Alle gebruikte materialen, apparaten en ovens onmiddellijk na gebruik reinigen. Buiten het gebouw is bereiding van maaltijden (vb. frituren, barbecueën) enkel toegestaan mits voorafgaande aanvraag via aanvraagformulier. De voorwaarde is dat de vluchtwegen en nooduitgangen helemaal vrij blijven.
3.3. Verbodsbepalingen Het is strikt verboden: Zonder toelating van de technicus de regiekamer te betreden. Kinderen zijn nooit toegelaten in de regiekamer. Te roken. Het rookverbod geldt voor het hele ontmoetingscentrum. Materialen, van welke aard ook, in het ontmoetingscentrum of bijhorende ruimte binnen te brengen zonder toestemming van de verantwoordelijke van het centrum. Kennisgevingen, affiches, reclame of aankondigingen van welke aard ook, in het centrum aan te brengen zonder voorafgaande toestemming. Ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Versieringen of bewegwijzeringen kunnen enkel worden aangebracht i.s.m. het personeel van het ontmoetingscentrum. Lawaai te maken dat de gebruikers in de andere lokalen van het ontmoetingscentrum kan storen. Zich in de gangen of kelders van het Woonzorgcentrum en Serviceflats te begeven of lawaai te maken die de bewoners kan storen. De vaatwas in de keuken te gebruiken. Open vuur en gasflessen te gebruiken in de infrastructuur. De nooduitgangen te belemmeren. 3.4 Capaciteit van de zalen Aangewezen capaciteit van de zalen: Capaciteit feestzaal met gebruik tafels en stoelen: 208 personen Capaciteit feestzaal zonder tafels en stoelen: 300 personen Capaciteit restaurant bij gebruik tafels en stoelen: 60 personen Capaciteit restaurant bij gebruik enkel stoelen: 100 personen Capaciteit cafetaria bij gebruik tafels en stoelen: 40 personen Capaciteit cafetaria bij gebruik enkel stoelen: 70 personen Bij overschrijden van de aangewezen capaciteit dient de gebruiker vooraf contact op te nemen met de brandweer.
3.5.Veiligheid Het gebruik van het podium, de regiekamer en de technische installatie zal steeds gebeuren op aanwijzingen van de technicus van het centrum. De richtlijnen verstrekt door de verantwoordelijke van het ontmoetingscentrum of door de aanwezige theatertechnicus, dienen strikt te worden nageleefd, zoniet kan bevel gegeven worden tot het stopzetten van de activiteit of tot ontruimen van de zaal. Alle nooduitgangen moeten ten allen tijde worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid moeten gemakkelijk bereikbaar zijn. 3.6.Toegangsverbod De toegang tot het ontmoetingscentrum kan steeds geweigerd worden aan: Groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt Personen die door hun wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid storen Personen onder de 16 jaar, tenzij vergezeld door een meerderjarige verantwoordelijke. Bij een activiteit hoofdzakelijk gericht naar kinderen of waarbij kinderen aanwezig zijn, moet voorzien worden in begeleiding van de kinderen. Ook na de activiteit (bv tijdens openhouden bar) is het toezicht van de kinderen de verantwoordelijkheid van de huurder. Opmerking: Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van het OCMW in werkopdracht. 3.7.Schade De huurder is verantwoordelijk voor iedere schade aangebracht aan het gebouw en /of accommodatie en materiaal, zowel door hemzelf, zijn medewerkers, de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit. De huurders dienen alle beschadigingen, die tijdens het gebruik ontstaan zijn, onmiddellijk te melden aan de zaalverantwoordelijke. Herstellingen gebeuren in opdracht van OCMW Meulebeke. De huurders die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden. Artikel 4: NA DE ACTIVITEIT 4.1. Schoonmaak Onmiddellijk na iedere activiteit moet de gebruikte infrastructuur terug in de basisopstelling worden geplaatst. De huurder volgt hierbij de checklist per locatie.
Indien de organisator niet opruimt zoals afgesproken, wordt een schadevergoeding ter waarde van de arbeidsduur aangerekend. De normale schoonmaak en afwas worden gedaan door de huurder, indien daaraan niet wordt voldaan zullen de extra poetsuren aangerekend worden aan de vereniging ter waarde van de werkelijke arbeidsduur. Enkel de vaatwas in de feestzaal mag door de huurder worden gebruikt voor de afwas. De frigo s in de feestzaal moeten achteraf leeggemaakt worden door de huurder en het leeggoed wordt door de huurder in de daarvoor voorziene bakken geplaatst. De vaatwas in de feestzaal wordt proper achtergelaten. De vuilniszakken worden in de containers gedaan. Het glas wordt in de glascontainer op de parking achteraan gedaan. De verenigingen die gebruik maken van de feestzaal zijn verantwoordelijk voor het uitschakelen van de verwarming en de verlichting. Bij einde activiteit worden de gebruikte zalen afgesloten door de huurder: - Tijdens de kantooruren melden aan het onthaal. - Indien activiteit eindigt na 21u: nachtdienst verwittigen voor openen/sluiten van buitendeur. Artikel 5: BIJZONDERE BEPALINGEN 5.1. Podiumactiviteiten Toneel- en muziekverenigingen moeten de volgende regels in acht nemen: De podiumruimte wordt maximum twee weekends voorbehouden Er wordt afgesproken met de zaalverantwoordelijke wanneer het decor kan geplaatst worden. Als een vereniging een aanvraag doet om het podium te gebruiken tijdens de periode voorbehouden voor een toneelvereniging, dan kan aan de vereniging enkel het voorpodium (de plaats voor het gordijn) toegestaan worden. Afwijkingen op deze regel worden in overleg met de betrokken partijen besproken.
5.2. Gebruik hulpstukken Het maken en opstellen van het decor gebeurt in afspraak met de zaalverantwoordelijke. Alles wordt nadien onmiddellijk opgeruimd. 5.3. Tentoonstellingen De huurder die een tentoonstelling inricht stelt zelf het materiaal op. De huurder staat in voor het risico en voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis van nagel tot nagel, dwz alle risico s. De huurder staat zelf in voor toezicht, kosten van publiciteit en dergelijke n.a.v. de tentoonstelling. Artikel 6 Dit gebruiksreglement treedt in voege vanaf 1 januari 2011.