OCMW HARELBEKE. Dorpshuis de Rijstpekker Hulste A RTIKEL 1. HUUR EN TARIEVEN RETRIBUTIEREGLEMENT

Transcriptie

1 RETRIBUTIEREGLEMENT de Rijstpekker Hulste A RTIKEL 1. HUUR EN TARIEVEN 1.1. Volgende gebruikerscategorieën worden gehanteerd: CT1: Gratis gebruikers (vrijstelling verleend door Stadsbestuur) : S tadsbestuur en OCMW Harelbeke, personeelskring Stad Harelbeke, gemeentelijke VZW s, politiezone Gavers, erkende adviesraden, erkende feestcomités, Harelbeekse scholen (pedagogische activiteite n), andere gemeentebesturen in het kade r van wederzijdse uitwisseling. CT2: Feitelijke en erkende Harelbeekse verenigingen. CT3: Niet -Harelbeekse verenigingen en niet Harelbeekse scholen. CT4: (Semi -) commerciële gebruikers Harelbeke. CT5: (Semi -) commer ciële gebruikers niet -Harelbeke 1.2. Volgende activiteitengroepen worden gehanteerd: Activiteitengroep 1: Vergaderingen (samenkomst met het accent op overleg en informatie - uitwisseling). Repetities. Vormingen, voordrachten & cursussen. Clubkaartingen. Activiteiten vereniging met een sociale werking. Goede doelen en benefietactiviteiten. Tentoonstellingen / per dag. Klaarzetten en voorbereiden van activiteiten (enkel dag vooraf). CT 4 en 5: initiatieven met een publiek karakter. Activiteitengroep 2: Re cepties. Kaartingen. Bijeenkomsten. Maaltijden & eetfestijnen. Film-, theater - toneelvoorstellingen. Retributiereglement Pagina 1

2 Podiumactiviteiten (einde activiteiten cfr politiereglement). Activiteitengroep 2.1.: Podiumactiviteiten (enkel van toepassing in socio s - einde activiteiten cfr. politiereglement). Activiteitengroep 3: Fuiven (niet van toepassing). Activiteitengroep 4: ( ) Initiatieven met een publiek karakter, drankverkoop mogelijk (geen private- en/of familiefeesten). Het centrum in Hulste kan niet gebruikt worden voor private feesten en stamboomfeesten. IN GEVAL VAN GECOMBINEERD GEBRUIK GELDT HET HOOGSTE TARIEF! 1.3. Volgende tarieven worden gehanteerd voor de verhuur van de infrastructuur: Activiteitengroep 1: ( ) CT2 CT3 CT4 CT5 Polyvalente zaal 7,00 14,00 50,00 75,00 cafetaria 7,00 14,00 50,00 75,00 Resto en keuken 7,00 14,00 50,00 75,00 Polyvalente zaal en cafetaria 7,00 14,00 50,00 75,00 Cafetaria, resto en keuken 7,00 14,00 50,00 75,00 Polyvalente zaal, cafetaria, 7,00 14,00 50,00 75,00 resto en keuken Vergaderzaal 1 7,00 14,00 50,00 75,00 * Bij concerten, toneelopvoeringen en dergelijke mag gratis de gehuurde zaal worden gebruikt voor één repetitie. Retributiereglement Pagina 2

3 Activiteitengroep 2: (..) CT2 CT3 Polyvalente zaal 40,00 60,00 Cafetaria 40,00 60,00 Resto en keuken 40,00 60,00 Polyvalente zaal en cafetaria 40,00 60,00 Cafetaria, resto en keuken 40,00 60,00 Polyvalente zaal, cafetaria, 40,00 60,00 resto en keuken Vergaderzaal 1 en 2 40,00 60,00 * Gratis zaalgebruik 1 x maal per jaar voor concert van Harelbeekse muziekvereniging (zaal waar concert in doorgaat). Activiteitengroep 2.1.: (..) CT2 CT3 Polyvalente zaal 20,00 40,00 Cafetaria 20,00 40,00 Resto en keuken 20,00 40,00 Polyvalente zaal en cafetaria 20,00 40,00 Cafetaria, resto en keuken 20,00 40,00 Polyvalente zaal, cafetaria, 20,00 40,00 resto en keuken Vergaderzaal 1 en 2 20,00 40,00 * Gratis zaalgebruik 1 x maal per jaar voor concert van Harelbeekse muziekvereniging (zaal waar concert in doorgaat). Activiteitengroep 3: Fuiven (niet van toepassing). Activiteitengroep 4: (..) (..) ( ) CT4 CT5 Polyvalente zaal 150,00 200,00 Cafetaria 150,00 200,00 Resto en keuken 150,00 200,00 Polyvalente zaal en cafetaria 150,00 200,00 Cafetaria, resto en keuken 150,00 200,00 Retributiereglement Pagina 3

4 Polyvalente zaal, cafetaria, 150,00 200,00 resto en keuken Vergaderzaal 1 en 2 150,00 200, Volgende tarieven worden gehanteerd voor burgerlijke afscheidsplechtigheden: Het centrum te Hulste kan ook worden gebruikt voor burgerlijke afscheidsplechtigheden. Het tarief is 150,00 euro per afscheidsplechtigheid. De toelating zal enkel gelden voor inwoners van Harelbeke en als het geen andere organisaties en/of activiteiten hindert en het in de bestaande planning kan toegevoegd worden. Maaltijden en/of koffietafels achteraf worden niet toegestaan Volgende tarieven worden gehanteerd voor de verhuur van het beschikbare materiaal: Code Omschrijving Aantal (.) CT2 CT3 CT4 CT5 01 Beamer polyvalente 1 30,00 45,00 37,50 60,00 zaal 02 Beamer vergaderzalen 2 30,00 45,00 37,50 60,00 02 Klankinstallatie 1 10,00 15,00 12,50 20,00 polyvalente zaal 03 Koffieperculator 3 2,00 3,00 2,50 4,00 04 Micro met statief 1 2,00 2,50 3,00 4,00 06 Partytafel 10 5,00 7,50 6,25 10,00 07 Projectiescherm 1 5,00 7,50 6,25 10,00 polyvalente zaal 08 Projectiescherm 2 5,00 7,50 6,25 10,00 vergaderzalen 08 Radio in de cafetaria 1 2,00 3,00 2,50 4,00 09 TV in de cafetaria 1 2,00 3,00 2,50 4, Drankverkoop in het : CO² per vat: 5,20. Schenkrecht: 0,10 per hoofd / eetmalen. Glasbreuk: Receptieglas 1,00, fles klein 0,10, fles groot 0, Afwijkingen op dit artikel kunnen worden verleend door de raad van het OCMW. Retributiereglement Pagina 4

5 ARTIKEL 2. AANVRAAG EN RESERVATIE 2.1. De gebruikersaanvraag dient minstens 3 weken voor de gewenste gebruiksdatum schriftelijk per post opgestuurd te worden naar t, Kasteelstraat 13, 8531 Hulste of per naar lieze.bakelant@ocmwharelbeke.be. Via het officiële aanvraagformulier, dat op de website van het OCMW Harelbeke gedownload kan worden, kunnen uur, aard van de activiteit, zaalgebruiker en organisatie, adres, het benodigde materiaal en/of uitrusting en alle andere nuttige informatie gespecifieerd worden. Er worden geen privé- noch stamboomfeesten toegelaten Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag zal de zaalgebruiker een reservatiebevestiging krijgen met hierbij een activiteitenfiche voor het benodigde materiaal en/of drankverbruik dat tenminste 14 dagen vóór de aanvang van de activiteit terugbezorgd dient te worden aan de reservatieverantwoordelijke Er dient vooraf geen waarborg betaald te worden De zaalgebruiker kan voor een periode van 2 weken een optie nemen op een bepaalde datum. Indien binnen deze termijn geen schriftelijke aanvraag gebeurt, vervalt die optie definitief. Een optie kan maar 1 jaar op voorhand genomen worden en dient telkens opnieuw aangevraagd te worden door de gebruiker, zelfs als het om een vaste datum gaat Alle te betalen gebruiksvergoedingen moeten na de ingebruikname gestort worden binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur op rekening van het OCMW Harelbeke. Bij niet betaling kan de Raad van het OCMW het verdere gebruik van het ontzeggen aan een zaalgebruiker of organisatie en kunnen verdere juridische stappen volgen Bij de aanvraag van een zaal dient zoveel mogelijk rekening gehouden te worden met de verwachte groepsgrootte voor de activiteit. Een zaal wordt altijd aangevraagd in functie van het verwachte aantal geïnteresseerden. Vanuit deze optiek kan het OCMW Harelbeke in overleg met de zaalgebruiker, een andere zaal toewijzen dan de gevraagde zaal Als de georganiseerde activiteit niet conform is aan de aangevraagde activiteit, heeft het OCMW Harelbeke het recht om het prijsverschil tussen de 2 activiteitengroepen te verhalen op de zaalgebruiker of de organisatie. Retributiereglement Pagina 5

6 ARTIKEL 3. ANNULATIE 3.1. Alle reservaties kunnen door de zaalgebruiker opgezegd worden tot 14 dagen voor de dag van de geplande activiteit(en). Reservaties die echter verbroken worden na deze gestelde tijdslimiet zullen toch verrekend worden aan de gangbare tarieven. ARTIKEL 4. VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN 4.1. Bij het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften, wordt alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten laste gelegd van de zaalgebruiker De bezettingsgraad van de verschillende lokalen van het, het maximaal aantal personen per locatie, is aldus beperkt en mag in geen geval overschreden worden: Polyvalente zaal zonder podium: 107 personen Polyvalente zaal met podium: 88 personen Cafetaria: 66 personen Resto en keuken: 17 personen Polyvalente zaal en cafetaria zonder podium: 173 personen Polyvalente zaal en cafetaria met podium: 154 personen Cafetaria, resto en keuken: 83 personen Polyvalente zaal, cafetaria, resto en keuken zonder podium: 190 personen Polyvalente zaal, cafetaria, resto en keuken met podium: 171 personen Vergaderzaal 1: 27 personen 4.3. Evacuatie. Alle (nood-)uitgangen, evacuatiewegen en veiligheidsinrichtingen dienen te allen tijde vrij gehouden te worden en vlot toegankelijk te zijn (zie ook plan). Breedte van de gangenmoet steeds minstens 1,20m zijn Brandveiligheid. De blustoestellen dienen steeds vlot bereikbaar te zijn. De gebruikte materialen en versieringen zijn brandveilig. Open vuur en vuurwerk zijn strikt verboden binnen het. Het opslaan en gebruik van brandbare vloeistoffen, vloeibaar gemaakte gassen en licht brandbare vaste stoffen is verboden binnen het. Enkel veilige apparatuur, producten en activiteiten (eventueel met noodzakelijk attesten en/of CE gekeurd) zijn toegelaten. Retributiereglement Pagina 6

7 4.5. Technische installaties. De elektrische installaties, verwarming, verlichting, mogen slechts bediend worden door de zaalverantwoordelijke. Zonder bijzondere toelating is de berging niet toegankelijk voor publiek Algemeen rookverbod. Er geldt een algemeen rookverbod in het De billijke vergoeding wordt betaald door het OCMW Harelbeke. Voor het concreet gebruik van de reglementering ervan, dient de zaalgebruiker voorafgaand contact op te nemen met het OCMW Harelbeke. Sabam is ten laste van de zaalgebruiker. ARTIKEL 5. CONCRETE AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT DE VOORBEREIDING EN HET VERLOOP VAN DE ACTIVITEIT 5.1. Indien de zaalgebruiker de zaal een dag op voorhand wil klaarzetten, wordt hiervoor 25,00 euro aangerekend Minimum 2 weken voor de activiteit neemt de zaalgebruiker contact op met de de centrumleider of de zaalverantwoordelijke van het om verdere afspraken te maken over de te gebruiken materialen, het openen en sluiten van het, het plaatsen van het podium en dergelijke.net voor de activiteit worden de nodige afspraken overlopen en gemaakt met zaalverantwoordelijke De gebruiker moet zich als een goede huisvader gedragen. Het spreekt vanzelf dat hij alle nodige voorzorgen treft om brand of andere schade te voorkomen. Hij blijft zelf verantwoordelijk tegenover derden voor alle ongevallen, ook in niet gehuurde maar wel gebruikte ruimten. Desgevallend dient hij voor dit risico een verzekering af te sluiten Publiciteit mag slechts worden opgehangen op de voorziene plaatsen na goedkeuring door de centrumleider. Het is belangrijk dat aangebrachte, recupereerbare versieringen zo snel mogelijk door de zaalgebruiker weggehaald worden Opkuis. De gebruikers zullen de grootst mogelijke netheid nastreven. In het bijzonder moeten tafels en stoelen proper worden achtergelaten en aan de kant geplaatst worden. Ook gebruikte glazen dienen afgewassen te worden. Is dit niet het geval, dan zal het teveel aan kuisuren voor de rekening van de zaalgebruiker Retributiereglement Pagina 7

8 zijn. Op basis van het activiteitenverslag van de zaalverantwoordelijke of de centrumleider kan de Raad van het OCMW beslissen geen toelating meer te verlenen aan de zaalgebruiker of de organisatie die slordig aangemerkt worden. De grondige schoonmaak van de lokalen gebeurt door de onderhoudsmedewerker die aangesteld en vergoed wordt door het OCMW Harelbeke Technische materialen. Alle technische materialen die door de zaalgebruiker worden meegebracht voor de activiteit, dienen onmiddellijk terug meegenomen te worden na de activiteit. Indien dit de dag erna gebeurt, wordt een bedrag van 25,00 euro aangerekend. ARTIKEL 6. DRANKVERBRUIK EN VERKOOP 6.1. Verplichte drankafname. De dranken voorzien in de concessie moeten afgenomen worden uit de voorraad die aanwezig is in het Indien een banket wordt gegeven, mag tijdens het eten wijn geschonken worden. Wijnen mogen in de gekoelde berging worden geplaatst, ten vroegste de dag van de activiteit zelf, tijdens de normale werkuren en vallen onder de verantwoordelijkheid van de zaalgebruiker Drankprijzen. De drankprijzen worden gebaseerd op de verkoopsprijzen van de concessiehouder. Het staat de zaalgebruiker vrij om bij de activiteit zelf de verkoopprijs van de drank te bepalen Systeemafrekening. Na iedere activiteit met drankverbruik uit de voorraad wordt een stockopname gemaakt door de zaalverantwoordelijke, samen met de zaalgebruiker. De dranken die per fles of per vat beschikbaar zijn, worden per fles of per vat aangerekend. Hierbij wordt een begonnen fles of vat volledig aangerekend. Na afloop van de activiteit wordt door de zaalverantwoordelijke de afrekening gemaakt en dient de zaalgebruiker bij ontvangst van de factuur binnen de 30 dagen de gebruiksvergoedingen te betalen via overschrijving op de rekening van het OCMW Harelbeke Bijkomende bepalingen. De zaalgebruiker verbindt zich tot het naleven van alle wetgeving in verband met drankverkoop (waaronder de wet op zedelijke bescherming van minderjarigen). De zaalgebruiker is zelf verantwoordelijk voor alle voorbereidingen met betrekking tot de drankverkoop of het drankverbruik bij de activiteit (onder andere opvullen frigo s). De zaalgebruiker volgt de aanwijzingen van de zaalverantwoordelijke voor het plaatsen van volle en lege bakken op. Indien wordt vastgesteld dat (gedeeltelijk) lege bakken tussen de volle geplaatst worden, Retributiereglement Pagina 8

9 zal hiervoor per bak een schadevergoeding aangerekend worden. De zaalgebruiker staat in voor de uitbating van de toegestane lokalen, voor het opdienen van de dranken en voor de werking van de bar en tapinstallatie. ARTIKEL 7. SPECIFIEKE BEPALINGEN BIJ DE ORGANISATIE VAN FUIVEN Niet van toepassing in het. ARTIKEL 8. SCHADE Door het gebruik van het engageert de zaalgebruiker zich tot het vergoeden van alle schade die voortvloeit uit de activiteit. Ook als de schade toegebracht werd door een derde zal de zaalgebruiker hiervoor aangesproken worden. ARTIKEL 9. SANCTIES Indien de bepalingen van onderhavig reglement niet nageleefd worden, kan de Raad van OCMW het verder gebruik van het ontzeggen aan de zaalgebruiker of de organisatie. ARTIKEL 10. NALEVING REGELGEVING De organisatie is ertoe gehouden alle toepasselijke wet- en regelgeving, ook in verband met veiligheid na te leven. ARTIKEL 11. TOEPASSELIJKHEID Voor de zaalgebruiker Door een gebruikersaanvraag voor 1 of meerdere zalen van het in te dienen en door er een activiteit te organiseren, aanvaarden de zaalgebruiker en de organisatie alle bepalingen van het huishoudelijk reglement en de politieverordening van de stad Harelbeke en engageren zij zich om deze na te leven. Retributiereglement Pagina 9

10 Voor de bezoekers Het betreden van het terrein of de lokalen van het veronderstelt dat de bezoekers akkoord gaan met de bepalingen van het gebruikersreglement. Dit reglement en alle toepasselijke reglementering kan geconsulteerd worden respectievelijk aan de ingang van het en op de website van het OCMW Harelbeke. Retributiereglement Pagina 10