Stappenplan overstap Standaarden 2.0 Dit stappenplan helpt u een haalbare datum te bepalen voor overstappen naar de Standaarden 2.0. Alle acties die u moet ondernemen zijn erin beschreven. Gebruik dit stappenplan als checklist binnen uw gemeente. Bespreek waar relevant stappen met uw softwareleveranciers en zorgaanbieders. Benoem een verantwoordelijke De overstap naar Standaarden 2.0 heeft gevolgen voor verschillende medewerkers: managementverantwoordelijken WMO en Jeugd, beleidsmedewerkers WMO en Jeugd, beleidsmedewerker financiën, beheerders van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt, applicatiebeheerder en de systeembeheerder. Het is daarom belangrijk dat één persoon de overstap coördineert. Hij zorgt dat alle betrokkenen op het juiste moment op de hoogte zijn. Samenwerkingsverbanden Is uw gemeente onderdeel van een samenwerkingsverband? Mogelijk regelt één gemeente binnen het samenwerkingsverband de overstap naar Standaarden 2.0. Neem contact op met deze gemeente om de overstap in uw samenwerkingsverband te bespreken. Het is mogelijk om voor ijw op een andere datum over te stappen dan voor iwmo, bijvoorbeeld: voor ijw berichten in 1.0 en voor iwmo berichten in 2.0. Dat geldt ook per berichtenpaar, bijvoorbeeld: bericht 301 en retourbericht 302. Dit betekent dat goede afstemming binnen het samenwerkingsverband nodig is. Samenwerkingsverbanden kunnen de stappen uit dit stappenplan volgen. Het is daarbij belangrijk dat u eerst antwoord hebt op de volgende vragen: Verstuurt de gemeente zelf toewijzingen en ontvangt de gemeente zelf declaraties? Zo nee, dan is de gemeente waarschijnlijk onderdeel van een samenwerkingsverband. Voor welke taken wordt samengewerkt? Sommige samenwerkingsverbanden werken samen voor ijw en iwmo, andere alleen voor ijw of iwmo. Is het samenwerkingsverband via één applicatie aangesloten op het GGK? Wordt er gebruik gemaakt van een SAAS of on premise oplossing? Meer weten over het GGK? Kijk op de webite van het Inlichtingenbureau. 1
Neem contact op met softwareleveranciers en zorgaanbieders Overleg met alle betrokken partijen over het tijdstip waarop u wilt overstappen naar de Standaarden 2.0. Softwareleveranciers Bespreek met uw softwareleverancier de volgende punten: De impact van de overstap naar 2.0. Hoeveel werk is de overstap naar 2.0? Is het een nieuwe release of moet er eerst andere updates worden gedaan? Kijk voor meer informatie in de releasekalender voor iwmo en ijw- software. Ondersteuning. Wanneer heeft uw leverancier tijd voor ondersteuning bij de overstap? Gebruikersinstructie/opleiding. Is er extra gebruikersinstructie of opleiding nodig? Van welke wijzigingen moeten uw medewerkers op de hoogte worden gesteld? Werkzaamheden. Welke werkzaamheden zijn nodig om te kunnen overstappen? Hoeveel tijd hebt u nodig om intern te testen? Bepaal met uw softwareleveranciers aan de hand van de antwoorden op deze vragen een planning voor de overstap naar 2.0. Overstappen na 1 januari 2016 Ook als uw gemeente na 1 januari overstapt, moeten uw softwareleveranciers actie ondernemen. Er is anders risico op veel uitval. Uw softwareleveranciers moeten mogelijk tabelwijzigingen doorvoeren. Sommige softwareleveranciers hebben andere aanpassingen waarmee u 1.0 nog kunt gebruiken. Informeer bij uw softwareleveranciers. Bekijk het nieuwsbericht over tabelwijzigingen op istandaarden.nl. In de releasekalender voor iwmo en ijw- software op vng.nl, ziet u welke release van uw leverancier de Standaarden 2.0 ondersteunt. Zorgaanbieders Bespreek met uw zorgaanbieders de volgende punten: Uw planning en die van uw zorgaanbieders. Zorgaanbieders die zijn aangesloten op VECOZO moeten net als gemeenten uiterlijk op 1 april 2016 zijn overgestapt op de Standaarden 2.0. Tussen 1 januari en 1 april kunnen ze gebruik maken van een conversiedienst. Het maakt niet uit of gemeenten en zorgaanbieders op verschillende tijdstippen overstappen. Dankzij de conversiedienst is het mogelijk om toch berichten uit te wisselen. Om goed te kunnen blijven samenwerken is het van belang dat u de overstap met elkaar bespreekt. 2
LET OP: Werkvoorraad wegwerken. Het is belangrijk dat vóór uw overstap naar 2.0 de werkvoorraad in het portaal van het GGK is weggewerkt. Spreek daarom een datum af met uw zorgaanbieders waarop u geen berichten meer met elkaar uitwisselt. Dan kunt u de werkvoorraad wegwerken en met een leeg portaal overstappen op 2.0. Spreek ook af op welk moment u weer begint met het uitwisselen van berichten via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Zo voorkomt u uitval: berichten in 1.0 die nog in het webportaal staan op het moment van de overstap worden namelijk niet geconverteerd, maar vallen uit Nieuwe berichten. In de Standaarden 2.0 zijn nieuwe berichten opgenomen die zorgaanbieders kunnen gebruiken: 303- F, declaratiebericht als factuur en 315, Verzoek om Toewijzing van de zorgaanbieder aan de gemeente (VOT). Als u deze berichten wilt gebruiken, moet u hierover afspraken maken met zorgaanbieders. Deze berichten kunnen alleen worden gebruikt als zorgaanbieder en gemeente beide zijn overgestapt naar de Standaarden 2.0. Leg de gemaakte afspraken vast met behulp van de publicatie Standaardartikelen administratieve processen WMO en Jeugdwet. Download de publicatie Standaardartikelen voor contracten Wmo en Jeugdwet op vng.nl Hoe kunnen zorgaanbieders aansluiten op het berichtenverkeer via VECOZO? Bekijk het Stappenplan Aansluiten op VECOZO voor zorgaanbieders op vecozo.nl 3
Analyseer huidig gebruik Om goed te kunnen werken met de standaarden 2.0 is het noodzakelijk dat u weet hoe de standaarden 1.0 in uw gemeenten worden gebruikt. Analyseer daarom het huidige gebruik en knelpunten en los deze op. Breng huidig gebruik in kaart Welke berichten van 1.0 worden nu in uw gemeente gebruikt? Dit zijn de eerste berichten waarmee u overstapt naar 2.0. U kunt voor ijw en iwmo op verschillende momenten overstappen. Het is ook mogelijk per berichtenpaar (bijvoorbeeld 301 en retourbericht 302) over te stappen. Later kunt u meer berichten gaan gebruiken. Los bestaande problemen op Analyseer uw huidige gebruik van versie 1.0 en breng in kaart wat niet goed gaat. Denk aan: Correctheid van berichten Hoge werkvoorraden Lange doorlooptijden Onjuiste adressering Los eventuele problemen met het huidig berichtenverkeer op voordat u overstapt. Is er veel uitval van berichten? Dan is er vermoedelijk structureel iets niet goed ingericht. Werk achterstanden weg Welke berichten zijn nog niet verstuurd en welke hebben nog geen retourbericht? Probeer zo veel mogelijk berichten te voorzien van een retourbericht voor de overstap. Meer weten over foutmeldingen in berichtenverkeer en oplossingen daarvoor? Kijk op inlichtingenbureau.nl 4
Plan datum overstap Na inventarisatie van alle werkzaamheden en gesprekken met softwareleveranciers en zorgaanbieders bepaalt u wanneer u overstapt naar de Standaarden 2.0. Overstap doorgeven in GGK Op het webportaal van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt geeft u per bericht door of u op 1 januari 2016 overgaat naar 2.0 of blijft op 1.0. U geeft dit door per berichtsoort, voor zowel iwmo als ijw. Let op: als u niets doorgeeft, staat de instelling in het webportaal voor alle berichten standaard op 2.0. Stapt u niet op tijd over, en wijzigt u de instellingen niet, dan werkt de conversiedienst niet en worden vanaf 1-1- 2016 al uw berichten afgekeurd. Lees de instructie voor het doorgeven in GGK op inlichtingenbureau.nl Let op bij overstap na 1 januari Ook als uw gemeente na 1 januari overstapt, moet uw softwareleverancier actie ondernemen. Het risico op veel uitval wordt anders groot. Uw softwareleveranciers moet tabelwijzigingen doorvoeren. Sommige softwareleveranciers hebben andere aanpassingen waarmee u 1.0 nog kunt gebruiken. Informeer bij uw softwareleverancier. Bekijk het nieuwsbericht over tabelwijzigingen op istandaarden.nl In de releasekalender voor iwmo en ijw- software op vng.nl, ziet u welke release van uw leverancier de Standaarden 2.0 ondersteunt. 5
Bereid overstap voor LET OP: Geen berichtenverkeer van 31 december tot 4 januari Van 31 december 2015 om 8:00 uur tot 4 januari 2016 om 9:00 uur is er geen berichtenverkeer via het GGK en VECOZO. In deze periode kunt u geen berichten uitwisselen met uw zorgaanbieders via deze infrastructuur. Spreek af met uw zorgaanbieders dat u op tijd stopt met het verzenden en ontvangen van berichten. Spreek ook af wanneer u weer begint met het verzenden en ontvangen van berichten vanaf 4 januari. Maak een overzicht van alle acties die nodig zijn voor de overstap: Maak een planning voor de dagen rondom de overstap. Zorg dat alle betrokkenen van dat moment op de hoogte zijn en weten wat ze moeten doen. Plan in overleg met de leverancier zo nodig een testperiode in. Houd hierbij rekening met een doorlooptijd die realistisch is voor uw gemeente. Bepaal de vervolgstappen nadat de testresultaten bekend zijn. Vragen? Neem contact op met uw regionale accountmanager ISD. 6
Monitor overstap Houd na de overstap bij hoe het gaat met het gebruik van de Standaarden 2.0: Monitor het berichtenverkeer zodat u snel inzicht heeft als zich problemen voordoen. Krijgt u een foutmelding omdat een bericht is uitgevallen? Bied binnen één werkdag een nieuw bericht aan zodat de verwerking ervan niet te veel vertraging oploopt. Lees conversieverslagen en analyseer foutmeldingen. Bekijk retourberichten inhoudelijk. Een retourbericht kan een foutmelding bevatten. Na het versturen van een toewijzingsbericht ontvangt u een 302- retourbericht van uw zorgaanbieder. In dit retourbericht kan staan dat uw toewijzingsbericht niet is aangekomen. Spreek met uw zorgaanbieders af dat zij ook het berichtenverkeer monitoren. Bespreek knelpunten met uw zorgaanbieders. Toewijzing in 1.0, declaratie in 2.0 Als een toewijzingsbericht is gestuurd in 1.0, en het bijbehorende declaratiebericht komt in 2.0, kan de declaratie afwijken omdat in de standaard 2.0 tabeleenheden en frequentie zijn aangepast. Het advies is om in de beginperiode de bedrijfsregels niet te strikt te hanteren; wijs de declaratie daarom niet direct af. Meer weten over foutmeldingen in berichtenverkeer en oplossingen daarvoor? Kijk op inlichtingenbureau.nl 7
Gebruik Standaarden 2.0 Ga na de overstap naar Standaarden 2.0 opnieuw het gesprek aan met uw zorgaanbieders. Bespreek hoe u het sociaal domein organiseert (voor welke uitvoeringsvariant kiest u?) en welke informatiestromen daarbij horen. Bij deze gesprekken kunt u de VNG publicatie Inzicht in uitvoering gebruiken. Op basis daarvan bepaalt u welke berichten u gaat gebruiken. Leg afspraken hierover ook vast bij inkoop. Gebruik hiervoor de Standaardartikelen administratieve processen WMO en Jeugdwet. Bekijk de publicatie Inzicht in uitvoering op vng.nl Download de Handreiking Uitvoeringsvarianten iwmo en ijw op vng.nl Hebt u vragen? Neem contact op met uw regionale accountmanager ISD. 8