Bladzijde 1 Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op maandag Aanwezig Afwezig (met kennisgeving) Afwezig (zonder kennisgeving) Notulist : mevr. I. Baks-Vrieswijk, dhr. A. Bijkerk, mevr. C. Fledderus, mevr. M. Hoegen, mevr. G. Huizing-Bult, dhr. J. Landman, dhr. B. Karstenberg, mevr. S. van Maanen, mevr. D. Nevels-Soetebier, dhr. W. Platje, mevr. T. Redder, mevr. H. van Rijn, mevr. N. Vleems, dhr. H. Vrooland : mevr. A. Dorgelo-Robben, dhr. R. Dries, dhr. P. Kuiper, mevr. E. Min, dhr. A. Strijker, dhr. C. Visser : dhr. S. Hoogland, mevr. M. Tuinier : mevr. D. Zandbergen 1. Opening Dhr. Vrooland opent de vergadering om 19.30 uur. Dhr. Vrooland meldt dat hij in verband met afwezigheid van dhr. Strijker de rol van voorzitter van deze vergadering op zich neemt. Er zijn deze vergadering drie nieuwe OR-leden aanwezig: mevr. I. Baks, mevr. G. Huizing en mevr. T. Redder. Dhr. Vrooland heet de nieuwe OR-leden van harte welkom en bedankt mevr. Vleems voor het werven van vier nieuwe OR-leden. 2. Notulen vergadering d.d. 24 juni 2014 Blz. 2, punt 4 - Notulen vergadering d.d. 7 mei 2014: dhr. Platje meldt dat dhr. Jansen dhr. Fransen moet zijn. Blz. 5, punt 10 - Tablets in het onderwijs: mevr. Huizing vraagt of de prijs van 100 euro huur per dag voor een tablet via de mediatheek klopt. Dhr. Karstenberg geeft aan dat dit 1,00 euro moet zijn. De mogelijkheid voor het huren van een tablet via de mediatheek zal volgend schooljaar ingaan. Dit zal nog worden onderzocht, aangezien een heel jaar huren via de mediatheek voor 1,00 euro per dag goedkoper is dan zelf aanschaffen. Notulen: worden vastgesteld. 3. Actielijst vergadering d.d. 24 juni 2014 Actiepunt 2014-28: Met betrekking tot een leerlingenraad in de bovenbouw in plaats van klassenouders geeft dhr. Karstenberg aan dat binnen de directie de meningen hierover zijn verdeeld. Op nieuwe klassenouders in de onderbouw komt veel af en voor hen is toelichting van klassenouders uit de bovenbouw prettig. Er zal in de bovenbouw echter gewerkt worden met de leerlingenraad en er zal geen werving van nieuwe klassenouders plaatsvinden. Klassenouders in de bovenbouw die mee willen praten, zijn van harte welkom. Actiepunt 2014-30: Mevr. Zandbergen zend mevr. Van Rijn per e-mail de kwartaalrapportage toe.
Bladzijde 2 Actiepunt 2014-32: Mevr. Vleems heeft contact gehad met mevr. Zwols inzake eventuele verbetering van de contactmogelijkheden met de klassenouders via de website. Mevr. Zwols heeft laten weten dat de huidige wijze van contactmogelijkheid het meest voor de hand liggend is. Mevr. Vleems stemt hiermee in. Actiepunt 2014-34: Mevr. Vleems meldt dat mevr. Sewüster geen bloemen heeft ontvangen van mevr. Dorgelo, maar dat besloten is dat mevr. Sewüster een uitnodiging ontvangt voor het uitje van de OR (afscheid en welkom van leden) in januari 2015. Actiepunt 2014-36: Dhr. Karstenberg geeft aan dat in de genoemde situatie de havo-leerlingen tijdens de Terugkomdag op school waren, maar docenten niet in het genoemde lokaal aanwezig waren. Dhr. Karstenberg heeft dit besproken met mevr. Smid (afdelingsdirecteur havo) en mevr. Smid heeft de Terugkomdag niet als zodanig ervaren. Mevr. Fledderus geeft aan mevr. Smid hierover te hebben gesproken en mevr. Smid neemt dit mee als punt van aandacht voor de Terugkomdag van dit schooljaar. De actiepunten 2014-26, 2014-29 en 2014-35 blijven staan. De overige actiepunten zijn uitgevoerd. 4. Ingekomen stukken Dhr. Platje meldt dat er van mevrouw Remmelts (docente Nederlands op de mavo) een kaartje is ontvangen als dank voor de attentie van de OR ten behoeve van haar jubileum. 5. Mededelingen Mededelingen directie Dhr. Karstenberg meldt dat gepland stond dat mevr. Raat aan deze OR-vergadering zal deelnemen en licht toe waarom hij nu in plaats van mevr. Raat aanwezig is. Vlak na de zomervakantie is een reorganisatie in gang gezet, waarbij er een andere scheiding van taken heeft plaatsgevonden. Dhr. Karstenberg zal vanaf heden bij de OR-vergaderingen van de locaties Coevorden en Hardenberg aanwezig zijn. Op 9 september a.s. vinden er bestuursgesprekken plaats met Inspectie van het Onderwijs inzake achterblijvende resultaten van een aantal afdelingen (met name BGL). Er zullen managementcontracten met de afdelingsdirectie worden afgesloten, waarin onder andere voldoende rendement en het gemiddelde CE-cijfer worden opgenomen. Er is door Ben een brief ter informatie verzonden aan de secretaris van de OR inzake Going Global. Going Global is het goede doel waar de opbrengst naartoe zal gaan van de financiële acties van leerlingen op de vrijdag voor de kerstvakantie. De brief is door dhr. Platje niet ontvangen. Dhr. Karstenberg zal de brief nogmaals aan dhr. Platje verzenden. De predicaatverlenging voor het Technasium is ontvangen. De gezonde schoolkantine is volop in gang gezet en is een succes (ook op locatie Hardenberg). Het team de Veste Vaarders van De Nieuwe Veste heeft met hun boot de blauwe engel de zonnebotenrace van de DONG Energy Young Solar Challenge gewonnen! Als prijs mogen de leerlingen de snelste boot van Nederland bezichtigen. De zonneboot van De Nieuwe Veste doet op 20 september a.s. ook mee aan de sloepenrace in Coevorden. Mededelingen OR Dhr. Vrooland deelt mee dat het huishoudelijk reglement van de OR binnenkort zal worden aangepast en in de eerstvolgende OR-vergadering zal worden besproken. Er zijn wijzigingen in de vergaderdata en de data van de diploma-uitreikingen. De OR-leden ontvangen daarom binnenkort via mevr. Zandbergen een nieuw overzicht met de aangepaste data. Dhr. Karstenberg verzoekt om de OR-vergaderingen niet op woensdagen te laten plaatsvinden. Er staat nog een vacature open voor penningmeester van de OR. Dhr. Karstenberg licht toe wat deze functie inhoudt. Om de OR te ontzorgen, gaat school de betalingen voor de OR verzorgen en controleert de penningmeester of de betalingen kloppen. Daarnaast voert de kascommissie van school jaarlijks controle uit. Een ieder die deze functie op zich wil nemen, kan zich hiertoe melden bij dhr. Vrooland.
Bladzijde 3 De gegevens op de OR-ledenlijst zijn niet compleet of correct. Mevr. Zandbergen zal de ledenlijst opnieuw rondmailen met het verzoek wijzigingen door te geven. Verzoek van dhr. Vrooland is om afmeldingen via de groepsapp te doen, aangezien de e-mail voorafgaand aan de vergadering niet meer gelezen wordt. Mevr. Hoegen merkt op dat OR-leden mevr. Tuinier en dhr. Hoogland nog niet aanwezig zijn geweest bij OR-vergaderingen. Dhr. Vrooland zal contact met hen opnemen om hun ORlidmaatschap te bespreken. 6. Werkgroepen en commissies Mevr. Hoegen vraagt naar het overzicht met de verdeling van de OR-leden over de werkgroepen. Dhr. Platje geeft aan dat de bestaande lijst verouderd is. De lijst zal door mevr. Zandbergen aangepast worden en aan een ieder worden verstuurd ten behoeve van bespreking in de eerstvolgende OR-vergadering. Dhr. Platje meldt dat de commissie Schoolfeesten (dhr. Vrooland, dhr. Platje en dhr. Landman) toegevoegd zal worden ten behoeve van zichtbaar van de OR op school. De werkzaamheden van deze commissie worden afgestemd met mevr. Smid (afdelingsdirecteur havo). Klassenoudervergaderingen Mevr. Vleems geeft aan dat nu zij de coördinatie van de klassenoudervergaderingen van mevr. Vuuregge overgenomen heeft er een vacature is ontstaan voor notulist van de klassenoudervergaderingen van KB. Mevr. Nevels geeft aan dat in het verleden de klassenoudervergaderingen van BB en KB weleens gezamenlijk hebben plaatsgevonden, maar dit bleek niet te werken. De volgende OR-leden zijn reeds ingedeeld als notulist: - BB : mevr. Nevels - Mavo : mevr. Dorgelo - Havo : dhr. Platje - Vwo : mevr. Fledderus - Reserve : dhr. Landman Dhr. Karstenberg geeft aan dat dhr. Visser gevraagd kan worden als notulist voor de klassenoudervergaderingen van KB. Mevr. Vleems zal hiertoe contact opnemen met dhr. Visser. Mevr. Vleems heeft tijdens de afgelopen ouderavonden van zo n twaalf klassenouders en vier ORleden geworven. 7. MR Dhr. Vrooland verwijst een ieder naar de website voor informatie over de OR. De daar vermelde vergaderdata zijn echter verouderd. Dhr. Karstenberg meldt dat hij een goede lijn mist tussen de OR en de MR. Hij geeft aan het fijn te zullen vinden als een OR-lid zich verkiesbaar wil stellen voor de MR, zodat er vanuit de MR een terugkoppeling komt naar de OR. Dhr. Vrooland geeft aan dat dhr. Strijker dit reeds heeft opgepakt. 8. Pauze 9. Algemene ouderavond (uitslag onderzoek oudertevredenheid) Mevr. Fledderus zit samen met mevr. Dorgelo in de commissie Algemene ouderavond. Mevr. Dorgelo is afwezig bij de OR-vergadering. Mevr. Fledderus en mevr. Dorgelo hebben elkaar voorafgaand aan deze OR-vergadering hierover niet meer gesproken. Het onderwerp van de algemene ouderavond op 12 november a.s. is Oudertevredenheid. Mevr. Fledderus vraagt zich af of dit onderwerp avondvullend is en of er daarnaast nog een andere invulling aan de avond gegeven moet worden. Dhr. Karstenberg verzoekt om eerdere verzending van de agenda aan de OR-leden, zodat agendapunten door hem beter voorbereid kunnen worden. Met betrekking tot het onderzoek
Bladzijde 4 oudertevredenheid heeft dhr. Karstenberg de volgende vragen bij mevr. Akhavin (bestuurssecretaris) neergelegd om te onderzoeken: Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen het oudertevredenheidsonderzoek van het LAKS en van De Nieuwe Veste? Wat is het verschil in uitkomst met het vorige oudertevredenheidsonderzoek? Zijn de verbeterpunten van het vorige oudertevredenheidsonderzoek opgelost? De bevindingen van deze vragen zullen op de algemene ouderavond gepresenteerd worden. Dit is echter geen avondvullend programma. Dhr. Karstenberg vertelt dat in het verleden de algemene ouderavond weleens gecombineerd is met gewone ouderavonden. De opkomst was hierdoor hoger. De beslissing hiertoe ligt echter bij de OR. Mevr. Fledderus zal binnenkort contact opnemen met mevr. Dorgelo over wat toegevoegd kan worden aan de algemene ouderavond, waardoor deze aantrekkelijker wordt en de opkomst hoger. Dhr. Karstenberg geeft aan dat Martin Heerspink van Samen-Binden zo af en toe contact met hem opneemt om te informeren of zij nog iets kunnen betekenen voor school. Dhr. Karstenberg geeft aan dat het onderwerp actueel blijft en voor veel ouders nieuw is. Dhr. Vrooland vraagt hoe de communicatie over de algemene ouderavond zal gaan verlopen. Dhr. Karstenberg adviseert om contact op te nemen met mevr. Zwols om te bespreken hoe de ouders het best bereikt kunnen worden. 10. Zichtbaarheid OR/klassenouders Dhr. Vrooland meldt dat vorig schooljaar door mevr. Otten een flyer over de OR is gemaakt. Of deze flyer voldoet, daarover verschillen de meningen van de OR-leden. Dhr. Vrooland geeft aan dat de flyer nog concept lijkt te zijn. Mevr. Nevels geeft aan dat in de kast van de OR definitieve exemplaren van de flyer zijn te vinden. Dhr. Karstenberg geeft aan dat er gezocht moet worden naar een geheel andere, pakkende en onderscheidende wijze van promotie. Een aantal OR-leden geven aan informatie op papier ook prettig te vinden. Dhr. Bijkerk vraagt wat de OR wil bereiken met een flyer of andere wijze van promotie? Dhr. Karstenberg geeft aan dat de uitstraling van plezier en exclusiviteit bereikt moet worden, waardoor de OR aantrekkelijk wordt en ouders daarbij willen horen. Dhr. Karstenberg oppert het idee om hiervoor een prijsvraag uit te schrijven onder leerlingen. Dhr. Platje geeft aan dat het DB een ruwe opzet voor een plan voor promotie zal maken, welke in de eerstvolgende OR-vergadering besproken zal worden. 11. Rondvraag Dhr. Platje geeft aan dat de foto van de OR op de website verouderd is en er door mevr. Zandbergen een afspraak met dhr. Bosschieter gemaakt zal worden voor het maken van een nieuwe groepsfoto ten behoeve van de website. Dhr. Platje meldt met betrekking tot de fietsenstalling van de onderbouw dat geconstateerd is dat er niet te weinig fietsenrekken zijn, maar fietsen breder worden (vanwege kratten e.d.) en daardoor meer ruimte vragen. De fietsenstalling van klas 2 is hierom uitgebreid. De fietsenstalling voor klas 1 zal binnenkort ook uitgebreid worden (vertraging wegens leverproblemen). Mevr. Huizing vraagt of het werken met de kleurvakken het gewenste effect heeft. Dhr. Platje geeft aan dat dit goed werkt. Mevr. Van Maanen meldt dat leerlingen via de mentor onvoldoende geïnformeerd zijn over het verplicht plaatsen van de fiets in het fietsenrek in plaats van alleen in het kleurvak. Daarnaast waren er leerlingen die geen tie rib hadden ontvangen. Dhr. Vrooland geeft hierop aan dat de conciërges de eerste twee schoolweken bij de fietsenstalling hebben gestaan om leerlingen op het beleid te wijzen en indien nodig tie ribs uit te delen. Dhr. Karstenberg geeft aan dat het nieuwe beleid voor de fietsenstalling succesvol is. Echter gaat het wel eens mis tijdens tussenuren of wanneer leerlingen met de fiets terugkomen van CQ of de sporthal en er niet meer voldoende stallingsruimte is. De conciërges zijn hier alert op en daarnaast zal dhr. Hilbink (hoofd facilitaire zaken) dit met de afdelingsdirecteuren bespreken. Mevr. Huizing geeft aan in de OR op de basisschool gebruik te maken van een groepsapp om ouders te informeren of te herinneren en dit werkte zeer goed. Dhr. Karstenberg geeft aan dat
Bladzijde 5 hierin gevaar schuilt en dit (nu nog) niet past binnen het beleid van school over communicatie tussen docenten en leerlingen (alleen via de afgeschermde omgeving van Itslearning). Mevr. Nevels geeft aan een voorstelrondje ten behoeve van de nieuwe OR-leden te hebben gemist. Een voorstelrondje wordt alsnog gedaan. Op verzoek van de nieuwe OR-leden zal mevr. Zandbergen zorgen voor een lijst met gebruikte afkortingen. Mevr. Vleems vraagt of er bij de komende ouderavonden nog werving voor OR-leden moet plaatsvinden. Dhr. Karstenberg geeft aan dat het aantal van 15 tot 18 OR-leden aangehouden moet worden, waarbij alle afdelingen vertegenwoordigt zijn. 12. Afsluiting Dhr. Vrooland sluit de vergadering om 21.20 uur. De eerstvolgende vergadering vindt plaats op maandag 17 november 2014.