Ontwerpfase fase 3 Dit is de laatste denk-fase. Tijdens deze fase gaan jullie het product ontwerpen. Jullie weten hoe jullie product of activiteit er uit moeten zien omdat jullie een eisen en wensen onderzoek hebben uitgevoerd tijdens de definitiefase. Dit is de hoe fase: tijdens deze fase bepalen jullie hoe de vorm en de inhoud er uit zullen gaan zien en uit welke onderdelen het zal bestaan. Voorbeeld: tijdens de definitiefase hebben jullie besloten dat het personeelsfeest een kerstborrel met hapjes moet zijn. Tijdens de ontwerpfase kiezen jullie uit welke hapjes geserveerd zullen worden. Leerdoelen Jullie kunnen individueel een eigen ontwerp maken dat voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever. Jullie kunnen in een klein team met andere projectmedewerkers een eigen ontwerp maken dat voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever. Jullie kunnen vertellen waarom jullie een risicoanalyse voor jullie ontwerp moeten maken. Jullie kunnen een risicoanalyse voor jullie ontwerp maken. Nut en belang Over het ontwerp moet goed nagedacht worden. Het ontwerp moet voor het resultaat zorgen waar de opdrachtgever in de startnotitie om heeft gevraagd. Het ontwerp moet ook voldoen aan de eisen en wensen van de opdrachtgever, die tijdens de definitiefase zijn onderzocht. Opdrachten en projectdocumenten Aan het einde van de ontwerpfase leveren jullie de volgende documenten in: 1. Het ontwerpvoorstel (opdracht 11). 2. De risicoanalyse (opdracht 12). Er zijn drie opdrachten waar jullie aan gaan werken: 1. Opdracht 11 : voorstel voor het ontwerp, 2. Opdracht 12: risicoanalyse voor je ontwerp, 3. Opdracht 13: GO vragen aan de opdrachtgever/docent voor het ontwerp. 1
Rol van projectmedewerkers en projectleider Tijdens de initiatiefase en de definitiefase hebben jullie als team alles samen gedaan. Vanaf nu gaan jullie als projectmedewerkers en projectleider individueel of in kleine groepjes aan het werk. De projectmedewerkers gaan het resultaat of product ontwerpen. De projectleider speelt in principe geen rol bij het ontwerpen. De projectleider kan echter wel meedenken over de verschillende ontwerpen en over de risico s. De projectleider bewaakt de grove planning die opgenomen is in het projectplan. Dit kan de projectplanner doen door: regelmatig aan de projectmedewerkers te vragen hoe ver zij zijn met hun ontwerp en risicoanalyse, projectmedewerkers regelmatig een herinnering te sturen over hoeveel tijd projectmedewerkers nog hebben voordat de deadline verstreken is, de projectmedewerkers te assisteren om de problemen op te lossen zodat de deadline nog steeds gehaald wordt. De projectleider bewaakt ook de kwaliteit van de ontwerpen. Dit doet de projectleider door: de ontwerpen te vergelijken met de eisen en wensen en het gewenste resultaat: deze staan in het projectplan en zijn daardoor makkelijk terug te vinden. Als alle ontwerpen af zijn, bundelt de projectleider de ontwerpen en legt hij/zij de ontwerpen voor aan de opdrachtgever voor een GO. 2
Stap 1 Ontwerpen Het is nu voor het projectteam en de opdrachtgever duidelijk hoe het resultaat of product er uit moet zien. Het eisen en wensen onderzoek uit de definitiefase is hier heel belangrijk omdat hierin precies beschreven staat aan welke eisen en wensen het ontwerp moet voldoen. Wat houdt een ontwerp in? Soms is het heel makkelijk om te vertellen wat een ontwerp is. Bijvoorbeeld als het gaat om het ontwerpen van een speciale fiets of een shirt voor een voetbal elftal. Dat kan je zien. Maar ook voor een tuinfeest of een kerstborrel kan je een ontwerp maken. Het ontwerp bestaat dan uit: Welk eten en drinken wordt er geserveerd? Op welke plek (locatie) wordt het feest georganiseerd? Welke versiering wordt gebruikt? Waar parkeren de gasten? Enz. Verschillende ontwerpen maken Het is mogelijk om verschillende ontwerpen te maken. De opdrachtgever, gebruikers en het projectteam kunnen de ontwerpen dan vergelijken en het beste ontwerp uitkiezen aan het einde van de ontwerpfase. 3
Voorbeelden van ontwerpen Een ontwerp voor een tuin Een ontwerp voor de inrichting van een boerenmarkt Een ontwerp voor versieringen 4
Een informatiefolder voor een speelproject Een gedekte tafel voor een feest Een originele menukaart 5
Taken verdelen bij het ontwerpen Bij de rollenverdeling in het projectplan staat duidelijk omschreven wie verantwoordelijk is voor welk deel van het resultaat. Soms ben je alleen verantwoordelijk voor een deel van het eindresultaat, soms ben je samen met anderen verantwoordelijk voor een deel van het eindresultaat. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat jij voor verschillende delen verantwoordelijk bent, samen met anderen. Dan werk je in een aantal kleine teams samen om een deel van het eindresultaat te ontwerpen. Als team ga je dus tijdens het ontwerpen in aparte groepen aan de slag. Zo wordt ieder deel van het eindresultaat ontworpen. Als alle teamleden klaar zijn, worden alle delen bij elkaar gelegd. Alle delen samen vormen het resultaat of product net als de puzzelstukjes die een puzzel compleet maken. 6
Opdracht 11 projectmedewerkers 7
Stap 2 Ontwerpen: meer dan ontwerpen alleen Er komt meer kijken bij het ontwerpen van een product, dan alleen het ontwerpen zelf. Risicoanalyse Het is belangrijk om tijdens de ontwerpfase goed na denken over het ontwerp zelf, maar ook over de risico s die bij dat ontwerp horen. Als jullie van te voren weten wat er mis zou kunnen gaan, kunnen jullie het probleem vaak al oplossen voordat het misgaat. Bij een risicoanalyse hoort altijd een oplossing of voorstel om het risico te verkleinen of weg te nemen. Voorbeeld 1: Jullie moeten een natuurgebied, met daarin wilde dieren, inrichten met bruggen en paden voor wandelaars. De bruggen moeten stevig en veilig zijn zodat bezoekers geen gevaar lopen om in het water te vallen. Het risico bestaat in dit voorbeeld uit de wilde dieren in het water. Jullie kunnen dit risico verkleinen door een stevige en hoge brug te bouwen. Voorbeeld 2: Een tuinfeest in de zomer: het risico bestaat dat het gaat regenen. Je hoeft het tuinfeest niet te veranderen: je kan partytenten met een terrasverwarmer neerzetten zodat alle gasten warm en droog blijven. Dan kan het feest ondanks de regen doorgaan. De nazorg Vergeet niet om de nazorg die jullie in de startnotitie hebben afgesproken, mee te nemen in het ontwerp. Ontwerp dus ook de nazorg. 8
Opdracht 12 projectmedewerkers Maak een risicoanalyse voor jullie ontwerp en bedenk passende oplossingen. RISICOANALYSE Ontwerp: Naam projectmedewerkers : Risico Oplossing Opdracht 13 projectleider 1. De projectleider controleert de ontwerpen door ze met de eisen en wensen van de opdrachtgever te vergelijken. 2. De projectleider legt de ontwerpen voor aan de opdrachtgever of docent voor een GO. 3. De projectleider laat de opdrachtgever het beslisdocument ondertekenen. Hoe rond je de ontwerpfase af? Je bent klaar om de ontwerpfase af te ronden als jullie: 1. Het ontwerp af hebben, met een akkoord van de opdrachtgever, 2. Jullie een risico analyse hebben gemaakt voor jullie ontwerpen, 3. Het beslisdocument hebben laten ondertekenen door de docent/opdrachtgever. De volgende stap Nu dat al het denkwerk af is, kunnen jullie aan de voorbereidingsfase beginnen. Dit is de eerste doefase en jullie gaan beginnen met het plannen en voorbereiden zodat jullie tijdens de realisatiefase jullie product kunnen maken of jullie activiteit kunnen organiseren. 9