Statuten voor de Milieu- en natuurontwikkelingsraad

Statuten voor de Milieu- en natuurontwikkelingsraad Gecoördineerde versie 30/05/2013 Afdeling 1 Algemeen kader Artikel 1 Het gemeentebestuur van Laarne herbevestigt de erkenning van de Minaraad in uitvoering van volgende bepalingen: 1 het gemeentedecreet van 15 juli 2005, houdende het regels van de burgerinspraak van doelgroepen bij de beleidsvoorbereiding, bij het uitwerken van de gemeentelijke dienstverlening en bij de evaluatie ervan. 2 De samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Laarne en de Provincie Oost-Vlaanderen Artikel 2 De zetel van de Minaraad is gevestigd in het gemeentehuis van Laarne, Dorpsstraat 2, 9270 Laarne. De Minaraad is door de burger te bereiken via dienst Milieu en via een daartoe bestemd e- mailadres: Minaraad@laarne.be. Deze mailbox wordt beheerd door de ambtenaar Milieu, als secretaris van de Minaraad. Afdeling 2 Doelstellingen van de Minaraad Artikel 3 De Minaraad stimuleert het gemeentebestuur via adviezen tot kwalitatief en integraal beleid en bevordert het gemeenschapsleven in de gemeente Laarne. Andere taken van de Minaraad zijn de verspreiding van informatie, de permanente vorming en begeleiding van het middenveld. Tevens tracht de Minaraad het overleg en de samenwerking tussen de initiatieven in de sector en het gemeentebestuur te bevorderen. Artikel 4 De Minaraad heeft volgende doelstellingen: 1 Op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen betreffende alle aspecten van het meerjarenbeleid en de meerjarenplanning met betrekking op Milieu en Natuurontwikkeling 2 Het bevorderen van samenwerking tussen de diverse actoren binnen hun specifieke sector 3 Alle aspecten met betrekking tot het voorkomen, het aanwijzen en het bestrijden van milieuhinder en milieuverontreiniging die op het grondgebied van de gemeente voorkomen en die tot de gemeentelijke bevoegdheden behoren

4 Alle aspecten met betrekking tot het behoud en de bescherming van de natuur op het grondgebied van de gemeente, voor zover die aspecten tot de gemeentelijke bevoegdheid behoren 5 Initiatieven nemen om de coördinatie en het overleg tussen diverse actoren binnen het vakgebied te bevorderen. 6 Het nemen van eigen initiatieven en het ondersteunen van gemeentelijke initiatieven inzake milieu en natuurontwikkeling 7 Het bekendmaken van het lokale beleid rond Milieu en Natuurontwikkeling bij alle inwoners van de gemeente en hen sensibiliseren. 8 Bespreking van de jaarrekening met betrekking tot Milieu en Natuurontwikkeling Afdeling 3 Oprichting van de Minaraad Artikel 5 1 De Minaraad moet representatief zijn voor de lokale gemeenschap. 2 De Minaraad bestaat minimaal uit een Algemene Vergadering. Optioneel kan een Dagelijks Bestuur/ Raad van Bestuur ingericht worden 3 Binnen de Algemene Vergadering dient steeds rekening gehouden te worden met het feit dat slechts 2/3 van de aangeduide leden van hetzelfde geslacht mogen zijn. Artikel 6 1 De Minaraad dient uiterlijk zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad opnieuw te worden samengesteld. Het gemeentebestuur zal via verschillende informatiekanalen de burgers-deskundigen, verenigingen, initiatievengroepen en organisaties, oproepen een aanvraag in te dienen voor lidmaatschap. Verenigingen, organisaties en initiatievengroepen kunnen een afgevaardigde voordragen. Artikel 7 Elke afgevaardigde van een vereniging, organisatie of initiatievengroep kan er voor kiezen een plaatsvervanger aan te duiden. Indien de plaatsvervanger de vergadering bijwoont, moet hij ingelicht worden door het effectieve lid over de agenda van de Minaraad. Afdeling 4 Samenstelling van de Minaraad Artikel 8 1 De Minaraad bestaat uit maximaal 21 stemgerechtigde leden: 1 Maximaal 1/3 van de stemgerichtigde leden behoort tot een milieugroepering 2 Maximaal 1/3 van de stemgerechtigde leden behoren tot de deel- en belangengroepen; zijnde werkgevers- en werknemersorganisaties, landbouwers en Polder van Belham, sociale organisaties, culturele organisaties, oudercomités en scholen

3 Maximaal 1/3 van de stemgerechtigde leden zijn burger-deskundigen, die in Laarne wonen of een aantoonbare band met de gemeente kunnen voorleggen 2 Deze leden hebben stemrecht binnen de Minaraad. Artikel 9 De ambtenaar milieu maakt per definitie deel uit van de Minaraad zonder stemrecht als secretaris van de adviesraad. Dit houdt in dat de ambtenaar volgende taken op zich neemt: 1 het bijhouden en verzamelen van de e-mails en briefwisseling gericht aan de Minaraad 2 het bezorgen van alle e-mails en briefwisseling aan de voorzitter van de Minaraad 3 het doorsturen van de oproepingsbrief en de agenda, opgemaakt in samenspraak met de voorzitter, naar alle leden van de Minaraad 4 opmaken en verspreiden van het verslag van de vergadering Artikel 10 De Algemene Vergadering van de Minaraad kan worden aangevuld met waarnemers zonder stemrecht, zijnde 1 De bevoegde schepen 2 Ambtenaren van andere gemeentelijke diensten en OCMW die belang hebben bij de behandeling van bepaalde thematieken 3 Leden van andere gemeentelijke adviesraden 4 Eén afgevaardigde per politieke partij Afdeling 5 Kandidaatstelling Artikel 11 1 Voor de hersamenstelling van de Minaraad, dienen kandidaten een kandidatuur in voor deelname aan de werking van de Minaraad. Dit gebeurt schriftelijk en gericht aan het gemeentebestuur Laarne (ter attentie van het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 2). 2 De kandidaturen voor de hersamenstelling van de Minaraad worden door het college van burgemeester en schepenen onderzocht op de relevantie voor de gemeente. Wanneer de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria, wordt de kandidatuur aanvaard door het college van burgemeester en schepenen. Indien een kandidatuur niet wordt aanvaard, stelt het college van burgemeester en schepen de kandidaten en de Minaraad in kennis via een gemotiveerde beslissing. 3 Een lijst van aanvaarde kandidaten voor de installatie van de Minaraad wordt ter kennis voorgelegd aan de gemeenteraad.

4 Ook na de installatie van de Minaraad kunnen nog kandidaturen ingediend worden. Deze dienen gericht te worden aan het secretariaat van de Minaraad, die deze kandidatuur zal voorleggen op de Algemene Vergadering. Artikel 12 1 Alle kandidaten dienen te voldoen aan volgend profiel: 1 Lid zijn van een vereniging, een professionele organisatie, een initiatief of deskundig zijn in de materie van de Minaraad 2 Wonen in Laarne of een aantoonbare band kunnen voorleggen 3 Leden met stemrecht mogen geen politieke mandaat bekleden of voorgedragen worden vanuit een politieke fractie 5 Bereid zijn volledig afstand te nemen van elke vorm van persoonlijk belang 6 Bereid zijn tot engagement binnen de Minaraad 2 In deze kandidaatstelling tonen de kandidaten aan dat zij voldoen aan het opgegeven profiel. Zij lichten eveneens hun deskundigheid, hun motivatie en hun band met de gemeente toe. 3 Kandidaat leden voor de Algemene Vergadering die zich ook kandidaat willen stellen voor het eventueel op te richten Dagelijks Bestuur / Raad van Bestuur maken dit reeds kenbaar bij het bezorgen van hun kandidatuur aan het college van burgemeester en schepenen. Afdeling 6 Einde van het mandaat Artikel 13 1 Het mandaat van de stemgerechtigde leden van de Minaraad loopt van de installatie van de Minaraad tot de volgende installatie. 2 Het mandaat van de stemgerechtigde leden in de Minaraad kan echter vroegtijdig beëindigd worden ten gevolge van volgende elementen 1 ontslag uit de vereniging, de organisatie of de initiatievengroep waardoor het lid werd afgevaardigd. De Minaraad dient hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld te worden 2 het intrekken van de opdracht van de afgevaardigde door de betreffende vereniging, organisatie of initiatievengroep waarvoor het lid is afgevaardigd. Ook dit dient schriftelijk meegedeeld te worden aan de Minaraad. 3 niet meer voldoen aan de vooropgestelde criteria of de plichten van de stemgerechtigde leden vermeld in artikel 8 1 en artikel 12 1 4 drie achtereenvolgende niet voorafgaande schriftelijk aangekondigde afwezigheden op de vergadering van de adviesraad. Afwezigheid dient uitdrukkelijk doorgegeven te worden aan de secretaris van de Minaraad. 5 het aanvaarden van een politiek mandaat

6 het einde van de werking van de vereniging, de organisatie of de initiatievengroep die in de adviesraad vertegenwoordigd is 7 Overlijden of rechtsonbekwaamheid Artikel 14 1 Wanneer een mandaat van burger-deskundige of professional in de Algemene Vergadering vervalt, wordt deze niet vervangen. 2 Wanneer een einde komt aan het mandaat van een afgevaardigde van een vereniging of initiatievengroep kan de aangeduide plaatsvervanger het mandaat overnemen. Dit kan enkel in de Algemene Vergadering. 3 Indien er geen plaatsvervanger werd aangeduid, dient de vereniging of de initiatievengroep zelf in te staan voor een nieuwe afgevaardigde voor haar vereniging of initiatievengroep binnen de drie maanden. Indien dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de vereniging of de initiatievengroep in de adviesraad. Opnieuw lid worden van de algemene vergadering kan, indien een nieuwe schriftelijke aanvraag wordt ingediend bij het secretariaat van de Minaraad. Artikel 15 Wanneer een mandaat van burger-deskundige, professional of een afgevaardigde van een vereniging of voor een initiatievengroep in het eventueel op te richten Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur vervalt, kiest de Algemene Vergadering een nieuw lid voor het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur uit haar eigen leden, mits zich nieuwe kandidaten hebben aangeboden op eerstvolgende algemene vergadering. Afdeling 7 Installatie van de Algemene Vergadering van de Minaraad Artikel 16 1 De gemeenteraad installeert de Algemene Vergadering van de Minaraad 2 Alle kandidaten worden na installatie door de gemeenteraad voor een eerste vergadering door de gemeentelijke administratie opgeroepen. 3 Elk uitgenodigd lid verklaart zich bij aanvaarding van het lidmaatschap automatisch akkoord met volgende punten vooraleer zij definitief opgenomen worden in de Algemene Vergadering 1 De doelstellingen van de Minaraad onderschrijven 2 De vergaderingen bijwonen en indien dit niet mogelijk is zich uitdrukkelijk verontschuldigen 3 De onafhankelijke status van de Minaraad in eer houden. 4 De statuten van de Minaraad ondertekenen

Artikel 17 1 Tijdens de Algemene Vergadering wordt minstens een voorzitter en een penningmeester gekozen. Deze verkiezing gebeurt bij geheime stemming, bij gewone meerderheid. 2 Het mandaat van de verkozen kandidaten loopt vanaf de verkiezing tot de installatie van de nieuwe Minaraad Afdeling 8 Bevoegdheden van de Algemene Vergadering Artikel 18 De Algemene Vergadering van de Minaraad heeft volgende bevoegdheden 1 De beslissing over het al dan niet inrichten van een Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur 2 Het benoemen en ontslaan van leden van de Algemene Vergadering en, indien van toepassing, het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur 3 Het adviseren van het jaarprogramma en de actieplannen van de betreffende diensten 4 Advies geven over de uitvoering die de gemeente geeft aan de Samenwerkingsovereenkomst 5 Vaststellen van de begroting en begrotingswijzigingen inzake leefmilieu 6 Het oprichten van werkgroepen ter ondersteuning van specifieke projecten of materies die vastgesteld zijn in het jaarprogramma 7 Het uitnodigingen van externe deskundigen en sprekers 8 Voorstellen formuleren en voorstellen tot wijziging van de statuten adviseren aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad 9 Het opmaken van een jaarverslag en jaarrekening en de voorstelling ervan aan het college van burgemeester en schepenen op het eerste college van november 10 op regelmatige basis communiceren met de achterban Artikel 19 Bij de oprichting van een Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur worden volgende bijkomende bevoegdheden toegewezen aan de Algemene Vergadering 1 Controleren en adviseren van het werk van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur op basis van de verslagen en gerealiseerde acties 2 Goedkeuren van het jaarverslag en de jaarrekening opgemaakt door het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur. Dit verslag dient ten laatste in oktober voorgesteld te worden aan de Algemene Vergadering.

Afdeling 9 Installatie van een Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur Artikel 20 1 Om lid te worden van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur dient men eerst lid te zijn van de Algemene Vergadering. 2 De voorzitter en penningmeester zijn automatisch lid van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur. Het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur wordt aangevuld met een oneven aantal personen tot maximum 9 leden. Artikel 21 De verkiezing van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur gebeurt bij geheime stemming, bij gewone meerderheid Afdeling 10 Bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur Artikel 22 Bij het eventueel oprichten van een Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur kan de Algemene Vergadering volgende taken delegeren: 1 Adviesverlening 2 Het voorbereiden van de algemene vergaderingen en het opstellen van de agenda, de datum en de plaats 3 Het uitvoeren van de beslissingen van de Algemene Vergadering 4 Het opmaken van een jaarverslag en jaarrekening en de voorstelling ervan aan de Algemene Vergadering ten laatste in oktober en aan het college van burgemeester en schepenen tijdens het eerste college van november 5 Op regelmatige basis communiceren met de achterban: verenigingen, organisaties en initiatieven 6 Het oprichten van werkgroepen, het uitnodigen van sprekers en externe deskundigen 7 het goedkeuren van de verslagen van de Algemene Vergadering Afdeling 11 Werking van de organen Vergaderritme en oproeping Artikel 23 1 De Algemene Vergadering vergadert minimum 2 maal per jaar. Deze vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Bij de voorbereiding van de vergadering kan echter beslist worden om de vergadering een openbaar karakter te geven. Wanneer dit het geval is moet de agenda, de vergaderdatum en de vergaderplaats meegedeeld te worden via de gemeentelijke website.

Geïnteresseerde burgers kunnen aanwezig zijn op deze Algemene Vergaderingen met openbaar karakter. 2 Indien een Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur wordt opgericht, vergadert dit orgaan minstens 5 keer per jaar. Deze vergadering gebeurt in gesloten zitting. Artikel 24 1 De leden van de organen van de Minaraad worden door de secretaris digitaal uitgenodigd via een oproepingsbrief en agenda. Deze documenten worden in samenspraak met de voorzitter van de Minaraad opgesteld en ondertekend. 2 De leden van de organen van de Minaraad krijgen de oproepingsbrief en agenda ten laatste 10 dagen voor de vergadering digitaal doorgestuurd. 3 In geval van hoogdringendheid kan de voorzitter van de Minaraad de termijn van 10 dagen inkorten tot minimum 3 dagen. Verloop van de vergadering Artikel 25 1 De vergaderingen van de Minaraad handelen enkel over de punten die werden opgenomen op de agenda. 2 De stemgerechtigde leden van de organen kunnen agendapunten toevoegen aan de doorgestuurde agenda. Dit kan door binnen de 3 dagen na ontvangst aanvullende punten door te sturen naar het secretariaat en de voorzitter van de adviesraad. Deze punten vormen een aanvullende agenda die ten laatste 5 dagen voor de vergadering wordt bezorgd bij alle leden van de Minaraad. Artikel 26 1 De Minaraad bediscussieert alle agendapunten, waarna wordt overgegaan tot het nemen van een beslissing. Indien voor bepaalde agendapunten bijkomende informatie dient verkregen te worden, kan de Minaraad beslissen een agendapunt te verdagen naar de volgende vergadering. 2 Per agendapunt wordt uitdrukkelijk vermeld welk gevolg gegeven wordt aan welk punt. Dit wordt opgenomen in het verslag. Stemming Artikel 27 1 De Minaraad neemt per agendapunt beslissingen bij consensus. Enkel wanneer deze niet bereikt wordt, dient overgegaan te worden tot een stemming bij gewone meerderheid. Dit kan op volgende manieren: 1 Bij handopsteking. In het verslag wordt melding gemaakt van het stemgedrag en worden eveneens een motivatie van de beslissing en afwijkende meningen opgenomen. 2 Bij geheime stemming. Dit gebeurt enkel voor voordrachten voor de Algemene Vergadering en het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur

2 Bij een staking der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Verslagen Artikel 28 1 De vergadering wordt genotuleerd door de secretaris van de Minaraad of bij diens afwezigheid door één van de andere stemgerechtigde leden uit de vergadering. Deze maakt achteraf een verslag van de vergadering. 2 Het verslag van de vorige vergadering (zowel van de Algemene Vergadering als van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur) wordt goedgekeurd op de volgende vergadering van het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur. Hiertoe krijgen de bestuursleden het ontwerp van verslag digitaal doorgestuurd voorafgaand aan de volgende vergadering. 3 Alle leden van de Minaraad krijgen een goedgekeurd verslag digitaal toegestuurd, ten laatste tien dagen na goedkeuring. 4 Het goedgekeurde verslag wordt ter beschikking gesteld voor het publiek in het gemeentehuis van Laarne en via de gemeentelijke website Werkingsmiddelen en ondersteuning Artikel 29 1 Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een forfaitaire financiële ondersteuning voor de Minaraad. Deze wordt gestort op de daarvoor voorziene bankrekening op naam van de Minaraad. 2 De bankrekening wordt beheerd door de penningmeester. Hij houdt eveneens een gedetailleerd kasboek bij waarin alle verrichtingen worden opgenomen. De penningmeester deelt bij elke vergadering de financiële stand van zaken mee aan de andere leden van de vergadering. Ook de rekeninguittreksels zijn ter beschikking van het college van burgemeester en schepenen. 3 De financiële werkingsmiddelen mogen aangewend worden voor: 1 het organiseren van de vergaderingen van de Algemene Vergadering en het Dagelijks Bestuur/Raad van Bestuur 2 het organiseren van activiteiten of lezingen in het kader van de thematiek van de Minaraad 4 De overschotten van het forfait kunnen behouden worden op de rekening van de Minaraad. Dit overschot kan besteed worden aan de organisatie van een activiteit, een vorming of een lezing voor de belanghebbenden van de Minaraad. 5 De financiële middelen kunnen niet aangewend worden als bezoldiging voor de leden van de Minaraad Artikel 30 Het gemeentebestuur voorziet naast financiële middelen ook ondersteuning op volgende vlakken: 1 Logistieke en administratieve ondersteuning

2 Het afsluiten van een verzekeringspolis voor de leden van de Minaraad Afdeling 12 Relatie tot het gemeentebestuur Artikel 31 De Minaraad communiceert via het secretariaat van de adviesraad op regelmatige basis met het gemeentebestuur door 1 De agenda s, adviezen en goedgekeurde verslagen bekend te maken aan het college van burgemeester en schepenen 2 De adviezen worden eveneens opgestuurd naar de alle leden van de gemeenteraad Artikel 32 1 Het gemeentebestuur kan in het kader van beleidsvoorbereiding en evaluaties advies te vragen aan de Minaraad over de aangelegenheden opgenomen in dit reglement. Artikel 33 1 Het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad kunnen de Minaraad expliciet vragen advies uit te brengen over een bepaalde thematiek. 2 Een adviesvraag wordt gericht aan de zetel van de Minaraad (Dorpsstraat 2) of via het daartoe bestemde e-mailadres. De adviesvraag bevat volgende elementen: 1 Een duidelijke omschrijving van de concrete vraag 2 De opgaven van de wettelijke, administratieve en financiële randvoorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden. 3 De uiterste datum van inlevering van het advies bij het college van burgemeester en schepenen of bij de gemeenteraad die per advies bepaald wordt 3 Indien de Minaraad geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn, mag de adviesvraag als gunstig worden beschouwd. Artikel 34 1 De Minaraad heeft eveneens het recht op eigen initiatief adviezen te formuleren over beleidsdossiers. 2 Om deze spontane adviesfunctie mogelijk te maken, zijn eventueel volgende mogelijkheden ter beschikking: 1 de agenda van de gemeenteraad wordt digitaal meegedeeld aan de voorzitter van de Minaraad. 2 de Minaraad kan zelf informatie opvragen bij de gemeentesecretaris via het daartoe bestemde invulformulier op de website van de gemeente.

3 Tijdens de vergadering van de adviesraad kan de bevoegde schepen steeds een toelichting geven over agendapunten van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad die betrekking hebben op de bevoegdheden van de Minaraad Artikel 35 De Minaraad brengt het college van burgemeester en schepenen en alle leden van de gemeenteraad binnen de 2 weken na de vergadering digitaal of schriftelijk op de hoogte van de geformuleerde adviezen. Volgende zaken worden zeker vermeld 1 De wijze waarop het advies tot stand kwam 2 De argumenten die geleid hebben tot het tot stand komen van het advies 3 Een duidelijke weergave van het uiteindelijke advies van de adviesraad met vermelding van de afwijkende meningen Artikel 36 Het gemeentebestuur houdt de Minaraad steeds op de hoogte van het gevolg dat werd gegeven aan het advies. Dit gebeurt als volgt: 1 het gemeentebestuur formuleert een gemotiveerd antwoord op het advies en laat ook weten welk gevolg hieraan gegeven wordt binnen een termijn van twee weken na behandeling op het college van burgemeester en schepenen 2 Indien de behandeling van het dossier langere tijd duurt, dient het gemeentebestuur de Minaraad binnen de vier weken op de hoogte te brengen van het verdere verloop van de procedure. Er dient ook vermeld te worden wanneer de adviesraad een definitief antwoord kan verwachten. Afdeling 13 Inwerkingtreding Artikel 37 Dit reglement treedt in werking na goedkeuring van de gemeenteraad en na advies van de Minaraad Artikel 38 De gemeenteraad kan ook zelf wijzigingen aan de statuten aanbrengen, mits voorafgaand advies van de Minaraad