Afdeling 2 Omvang van het gemeenschapscentrum

Transcriptie

1 Organiek en huishoudelijk reglement en statuten van het beheersorgaan van HET GEMEENSCHAPSCENTRUM Afdeling 1 Algemeen kader Artikel 1 Er wordt een beheersorgaan opgericht dat als opdracht krijgt de inrichtende overheid (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) bij te staan bij het beheer van het gemeenschapscentrum. Artikel 2 De zetel van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum is gevestigd in de dorpsstraat 2, 9270 Laarne. Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum is door de burger te bereiken via de deskundige Jeugd en Vrije Tijd. Afdeling 2 Omvang van het gemeenschapscentrum Artikel 3 Onder gemeenschapscentrum verstaan we de culturele infrastructuur door de gemeente beheerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Het gemeenschapscentrum Laarne is een verzameling van alle gemeentelijke ontmoetingszalen en lokalen voor socio-cultureel gebruik. We onderscheiden: Naam gebouwencomplex Adres Zalen Keistraat Keistraat 5, Laarne zaal Skala Colmanstraat 51, Laarne Schoolhuis Kouterstraat 14, Kalken Polyvalente ruimte gemeentehuis Kalken Nerenweg 3, Kalken Paviljoen slot van Laarne Eekhoekstraat 2, Laarne Turnzaal school Laarne Schoolstraat 8, Laarne Turnzaal school Kalken Kouter 14, Kalken Raadzaal Laarne nieuw gemeentehuis Dorpsstraat 2, Laarne Raadzaal Laarne oud gemeentehuis Dorpsstraat 2, Laarne Afdeling 3 Doelstellingen van het beheersorgaan Artikel 4 Het beheersorgaan zal het gemeentebestuur bijstaan bij het beheer van het gemeenschapscentrum en de socio-culturele infrastructuur ervan: Het beheersorgaan wil via een goeddraaiend gemeenschapscentrum het culturele leven in de gemeente ondersteunen en stimuleren en de culturele competentie van de lokale bevolking bevorderen. Het gemeenschapscentrum is een culturele infrastructuur door de gemeente beheerd met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten

2 behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Deze taken worden geconcretiseerd in het strategisch meerjarenplan. Afdeling 4 Oprichting en samenstelling van het beheersorgaan Artikel 5 1 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum moet uiterlijk zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad opnieuw worden samengesteld door de gemeenteraad. Het gemeentebestuur zal via verschillende informatiekanalen de burgers-deskundigen en de ideologische en filosofische strekkingen oproepen een aanvraag in te dienen voor lidmaatschap. 2 Het bestaande beheersorgaan van het gemeenschapscentrum blijft in functie totdat het nieuwe beheersorgaan geïnstalleerd is. Artikel 6 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum wordt als volgt samengesteld: 1 Afgevaardigden van de inrichtende overheid, waarbij zowel meerderheid als minderheid naar evenredigheid vertegenwoordigd zijn 2 Vertegenwoordigers van filosofische en ideologische strekkingen 3 Eventueel te coöpteren leden Artikel 7 Het beheersorgaan kan, na installatie door de gemeenteraad, deskundigen coöpteren als werkend lid. Het aantal deskundigen mag niet groter zijn dan één derde van het totale aantal leden van het beheersorgaan vóór coöptatie. Artikel 8 Alle vertegenwoordigers, zoals bepaald in artikel 6 en artikel 7, hebben stemrecht binnen het beheersorgaan. Artikel 9 1 Het totaal aantal leden van het beheersorgaan bedraagt maximaal 15 leden. De zetelverdeling wordt als volgt vastgelegd: 1 maximaal vijf zetels voor de politieke afgevaardigden 2 maximaal vijf zetels voor vertegenwoordigers van gebruikers en filosofische en ideologische strekkingen 3 maximaal vijf zetels voor gecoöpteerde deskundigen 2 De berekening van het aantal afgevaardigden per politieke fractie gebeurt op basis van de methode Imperiali, waarbij rekening wordt gehouden met het aantal leden dat elke politieke fractie telde op het ogenblik van de installatievergadering van de gemeenteraad.

3 Politieke Samenstelling Proportionele vertegenwoordiging Fractie GR NVA 5 zetels afgevaardigde SPA 1 zetel afgevaardigde OPEN VLD 9 zetels afgevaardigde KLIK 2 zetels afgevaardigde CD&V 6 zetels afgevaardigde 3 Binnen het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum dient steeds rekening gehouden te worden met het feit dat slechts 2/3 van de aangeduide leden van hetzelfde geslacht mogen zijn. 4 Vertegenwoordigers van de gebruikers en vertegenwoordigers van de ideologische en filosofische strekkingen worden opgeroepen door een melding via gemeentelijke infokanalen. De afgevaardigden van andere adviesraden kunnen zich ook kandidaat stellen voor het beheersorgaan. Een adviesraad kan ook een afgevaardigde uit de groep geïnteresseerd inwoners aanduiden. Artikel 10 De deskundige cultuur maakt per definitie deel uit van het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum zonder stemrecht als secretaris van het beheersorgaan. Dit houdt in dat de ambtenaar volgende taken op zich neemt: 1 het bijhouden en verzamelen van de s en briefwisseling gericht aan de adviesraad 2 het bezorgden van alle s en briefwisseling aan de voorzitter van de adviesraad 3 het doorsturen van de oproepingsbrief en de agenda, opgemaakt door de voorzitter, naar alle leden van de adviesraad 4 opmaken en verspreiden van het verslag van de vergadering Artikel 11 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum kan aangevuld worden met waarnemers zonder stemrecht, zijnde 1 De bevoegde schepen 2 Ambtenaren van andere gemeentelijke diensten en OCMW die belang hebben bij de behandeling van bepaalde thematieken 3 Leden van andere gemeentelijke adviesraden Afdeling 5 Kandidaatstelling Artikel 12 1 De kandidaten voor deelname aan het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum dienen hun kandidatuur schriftelijk in bij het gemeentebestuur van Laarne (ter attentie van het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat2). 2 De kandidaturen van deskundigen en afgevaardigden van ideologische en filosofische strekkingen voor de hersamenstelling van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum

4 worden door het college van burgemeester en schepenen onderzocht op de relevantie voor de gemeente. Wanneer een kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria, wordt de kandidatuur aanvaard door het college van burgemeester en schepenen. Indien een kandidatuur niet wordt aanvaard stelt het college van burgemeester en schepenen de kandidaten en het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum in kennis via een gemotiveerde beslissing. Artikel 13 1 Kandidaten, die niet voorgedragen worden vanuit een politieke fractie dienen te voldoen aan volgend profiel: 1 Wonen in Laarne of een band met de gemeente kunnen aantonen 2 Lid zijn van een vereniging, een professionele instelling of deskundig zijn in de materie van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum. 4 Bereid zijn volledig afstand te nemen van elke vorm van persoonlijk belang 5 Bereid zijn tot engagement binnen de adviesraad 2 In deze kandidaatstelling tonen de kandidaten aan dat zij voldoen aan het opgegeven profiel. Zij lichten eveneens hun deskundigheid en hun motivatie toe. Afdeling 6 Einde van het mandaat Artikel 14 1 Het mandaat van de stemgerechtigde leden van het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum loopt van de installatie van het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum tot de volgende installatie. 2 Het mandaat van de stemgerechtigde leden van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum kan echter vroegtijdig beëindigd worden ten gevolge van volgende elementen: -Specifiek voor het beheersorgaan -Algemeen 1 voor de leden die benoemd zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad: indien op voorstel van deze fractie een ander lid wordt benoemd door de gemeenteraad 2 voor de leden die benoemd werden als afgevaardigde van ideologische en filosofische strekkingen: indien op voorstel van het beheersorgaan een nieuwe afgevaardigde wordt benoemd door de gemeenteraad. 3 voor gecoöpteerde leden: indien het beheersorgaan beslist om tot vervanging over te gaan 1 niet meer voldoen aan de vooropgestelde criteria of de plichten van de stemgerechtigde leden vermeld in artikel drie achtereenvolgende niet voorafgaande schriftelijk aangekondigde afwezigheden op de vergadering van de adviesraad

5 3 Door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van het beheersorgaan meegedeeld te worden 4 Door uitsluiting, waarover het beheersorgaan met een meerderheid van tweederden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist 5 Overlijden of rechtsonbekwaamheid Artikel 15 1 Wanneer een mandaat van politieke vertegenwoordiger of van vertegenwoordigers van de gebruikers of van en filosofische en ideologische strekkingen vervalt, dient de gemeenteraad een vervanger te benoemen binnen de drie maanden. De aangepaste ledenlijst moet opnieuw ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad. 2 Wanneer een einde komt een aan mandaat van een gecoöpteerd lid, dient het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum zelf in te staan voor een nieuwe vertegenwoordiger binnen de drie maanden. Afdeling 7 Installatie van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Artikel 16 1 De leden van het beheersorgaan die een politieke fractie of een ideologische of filosofische strekking vertegenwoordigen, worden benoemd door de gemeenteraad. Gecoöpteerde leden worden aangesteld door het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum. 2 Alle kandidaten worden, na installatie door de gemeenteraad, voor een eerste vergadering door de gemeentelijke administratie opgeroepen. 2 Elk uitgenodigd lid dient zich akkoord te verklaren met volgende punten vooraleer hij of zij definitief het mandaat kan opnemen in het Beheersorgaan van het gemeenschapscentrum: 1 De doelstellingen van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum onderschrijven 2 De vergaderingen bijwonen en indien dit niet mogelijk zich uitdrukkelijk verontschuldigen 3 de statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum Artikel 17 1 Tijdens de eerste bijeenkomst van het beheersorgaan wordt een voorzitter en een ondervoorzitter gekozen. Deze verkiezing gebeurt bij geheime stemming, bij gewone meerderheid. Eén van beide behoort tot de leden afgevaardigd door de gemeenteraad, en de andere tot de leden afgevaardigd door de gebruikers. Beide personen vertegenwoordigen een verschillende ideologische of politieke strekking. 2 Het beheersorgaan verkiest eveneens een penningmeester uit haar leden. Deze wordt verkozen bij geheime stemming, bij gewone meerderheid.

6 3 Het mandaat van de kandidaten loopt vanaf de verkiezing tot de installatie van het nieuwe beheersorgaan. Artikel 18 Tijdens de eerste bijeenkomst van het beheersorgaan wordt beslist welke leden worden opgenomen als gecoöpteerd lid. Afdeling 8 Bevoegdheden van het beheersorgaan Artikel 19 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum heeft volgende bevoegdheden 1 Het benoemen en ontslaan van gecoöpteerde leden van het beheersorgaan 2 De taken die vernoemd werden onder afdeling 3, artikel 4 van dit reglement (de doelstellingen van het beheersorgaan) 3 Het adviseren van het jaarprogramma en actieplannen van het gemeenschapscentrum 4 Het oprichten van werkgroepen ter ondersteuning van specifieke projecten of materies die vastgesteld zijn in het jaarprogramma 5 Het uitnodigen van externe deskundigen en sprekers 6 Voorstellen formuleren of voorstellen tot wijziging van de statuten adviseren 7 Adviesverlening rond alle beslissingen in verband met de werking, de promotie en het gebruik van het gemeenschapscentrum 8 op regelmatige basis communiceren met de achterban Afdeling 9 Werking van het beheersorgaan Vergaderritme en oproeping Artikel 20 1 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum vergadert minimum 2 maal per jaar en zo dikwijls als de belangen van gemeenschapscentrum het vereisen. 2 Deze vergaderingen gebeuren in gesloten zitting. Artikel 21 De leden van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum worden door de secretaris digitaal uitgenodigd via een oproepingsbrief met toevoeging van de te behandelen agenda. Deze documenten worden in samenspraak met de voorzitter van het beheersorgaan opgesteld en ondertekend. Artikel 22 1 De leden van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum krijgen de oproepingsbrief en agenda ten laatste 10 dagen voor de vergadering digitaal doorgestuurd. 2 In geval van hoogdringendheid kan de voorzitter van het Beheersorgaan van het

7 gemeenschapscentrum de termijn van 10 dagen inkorten tot minimum 3 dagen. Verloop van de vergadering Artikel 23 1 De vergaderingen van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum handelen enkel over de punten die werden opgenomen op de agenda. 2 De leden van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum kunnen agendapunten toevoegen aan de doorgestuurde agenda. Dit kan door binnen de 3 dagen na ontvangst de aanvullende punten door te sturen naar het secretariaat en de voorzitter van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum. Deze punten vormen een aanvullende agenda die ten laatste 5 dagen voor de vergadering wordt bezorgd bij alle leden van het beheersorgaan. Artikel 24 1 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum bediscussieert alle agendapunten, waarna wordt overgegaan tot het nemen van een beslissing. Indien voor bepaalde agendapunten bijkomende informatie dient verkregen te worden, kan het beheersorgaan beslissen een agendapunt te verdagen naar de volgende vergadering. 2 Per agendapunt wordt uitdrukkelijk vermeld welk gevolg gegeven wordt aan welk punt. Dit wordt opgenomen in het verslag. Stemming Artikel 25 1 Het beheersorgaan neemt per agendapunt beslissingen bij consensus. Enkel wanneer deze niet bereikt wordt, dient overgegaan te worden tot een stemming bij gewone meerderheid. Dit kan opvolgende manieren: 1 Bij handopsteking. In het verslag wordt melding gemaakt van het stemgedrag en worden eveneens een motivatie van de beslissing en afwijkende meningen opgenomen. 2 Bij geheime stemming. Dit gebeurt enkel bij verkiezing of uitsluiting van leden uit het beheersorgaan. 2 Bij een staking der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. 3 Alle beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezigen, behalve bij wijziging van Organiek en huishoudelijk reglement en statuten van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum moet 2/3 de van de aanwezige leden zich akkoord verklaren. Verslagen Artikel 26 1 De vergadering wordt genotuleerd door de secretaris van het beheersorgaan en bij diens afwezigheid door één van de andere leden uit de vergadering. Deze maakt achteraf een verslag van de vergadering. 2 Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd op de volgende vergadering. Hiertoe krijgen de leden van het beheersorgaan het ontwerp van verslag digitaal doorgestuurd voorafgaand

8 aan de volgende vergadering. 3 Alle leden van het beheersorgaan krijgen een goedgekeurd verslag digitaal toegestuurd, ten laatste tien dagen na goedkeuring. 4 Het goedgekeurde verslag wordt ter beschikking gesteld voor het publiek in het gemeentehuis van Laarne en via de gemeentelijke website. 5 De leden en het college van burgemeester en schepenen ontvangen het verslag van de samenkomsten van het beheersorgaan binnen één maand na de samenkomst. Werkingsmiddelen en ondersteuning Artikel 27 1 Het bestuur voorziet jaarlijks een forfaitaire financiële ondersteuning voor het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum. Deze wordt gestort op de daarvoor voorziene bankrekening op naam van het beheersorgaan. 2 De bankrekening wordt beheerd door de penningmeester. Hij of zij houdt eveneens een gedetailleerd kasboek bij waarin alle verrichtingen worden opgenomen. De penningmeester deelt bij elke vergadering de financiële stand van zaken mee aan de andere leden van de vergadering. Ook de rekeninguittreksels zijn ter beschikking van het college van burgemeester en schepenen. 3 De financiële werkingsmiddelen mogen aangewend worden voor: 1 het organiseren van de vergaderingen van het beheersorgaan 2 het organiseren van activiteiten of lezingen in het kader van de thematiek van het beheersorgaan 4 De overschotten van het forfait kunnen behouden worden op de rekening van de adviesraad. Dit overschot kan besteed worden aan de organisatie van een activiteit, een vorming of een lezing voor de belanghebbenden van de adviesraad. 5 De overschotten dienen binnen de vijf jaar gebruikt te worden. Deze uitgave dient eveneens opgenomen te worden in het jaarverslag en de jaarrekening. Artikel 28 De gemeente voorziet naast financiële middelen ook ondersteuning op volgende vlakken: 1 Logistieke en administratieve ondersteuning 2 Het afsluiten van een verzekeringspolis voor de leden van de adviesraden Afdeling 10 Relatie tot het bestuur Artikel 29 Het beheersorgaan communiceert via het secretariaat van het orgaan op regelmatige basis met het gemeentebestuur door 1 De agenda s, adviezen en verslagen bekend te maken aan het college van burgemeester

9 en schepenen op de collegezitting volgend op de vergadering van het beheersorgaan. 2 De adviezen worden eveneens opgestuurd naar de voorzitter van de gemeenteraad Artikel 30 1 Het gemeentebestuur dient in het kader van beleidsvoorbereiding en evaluaties advies te vragen aan het beheersorgaan over die aangelegenheden waarvoor zij op basis van de statuten bevoegd zijn. 2 Het bestuur dient geen advies te vragen over de opmaak van het gemeentelijk budget. Artikel 31 1 Het college van burgemeester en schepenen kan het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum expliciet vragen advies uit te brengen over een bepaalde thematiek. 2 Een adviesvraag wordt schriftelijk geformuleerd aan de voorzitter van het beheersorgaan. De adviesvraag bevat volgende elementen: 1 Een duidelijke omschrijving van de concrete vraag 2 De opgaven van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever rekening dient te houden. Ook informatieve documenten worden ter beschikking gesteld 3 De uiterste datum van inlevering van het advies bij het college van burgemeester en schepenen die per advies bepaald wordt 3 Indien het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn, mag de adviesvraag als gunstig worden beschouwd. Artikel 32 1 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum heeft eveneens het recht op eigen initiatief adviezen te formuleren over beleidsdossiers. 2 Om deze spontane adviesfunctie mogelijk te maken, zijn eventueel volgende mogelijkheden ter beschikking: 1 de agenda van de gemeenteraad dient meegedeeld te worden aan alle adviesraden. 2 Het beheersorgaan kan zelf informatie opvragen bij de gemeentesecretaris via het daartoe bestemde formulier op de website van de gemeente. 3 Tijdens de vergadering van het beheersorgaan kan de bevoegde schepen steeds een toelichting geven over agendapunten van het college van burgemeester en schepenen die betrekking hebben op de bevoegdheden van het beheersorgaan Artikel 33 Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum brengt het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad binnen de twee weken na de vergadering schriftelijk op de hoogte van de geformuleerde adviezen. Volgende zaken worden zeker vermeld 1 De wijze waarop het advies tot stand kwam 2 De argumenten die geleid hebben tot het tot stand komen van het advies

10 3 Een duidelijke weergave van het uiteindelijke advies van de adviesraad met vermelding van de afwijkende meningen Artikel 34 Het bestuur houdt rekening met de adviezen en voegen deze toe aan het dossier. Artikel 35 Het bestuur houdt het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum steeds op de hoogte van het gevolg dat werd gegeven aan het advies. Dit dient als volgt te gebeuren: 1 het bestuur schrijft steeds een gemotiveerd antwoord op het advies van het beheersorgaan en laat ook weten welk gevolg gegeven wordt aan het advies binnen een termijn van twee weken 2 Indien de behandeling van het dossier langere tijd duurt, dient het bestuur het beheersorgaan binnen de vier weken op de hoogte te brengen van het verdere verloop van de procedure. Er dient ook vermeld te worden wanneer het beheersorgaan een definitief antwoord kan verwachten. Afdeling 11 Inwerkingtreding Artikel 36 Dit reglement treedt in werking na goedkeuring van de gemeenteraad en na advies van het beheersorgaan Artikel 37 Het bestuur kan ook zelf wijzigingen aan de statuten aanbrengen, mits voorafgaand advies van het beheersorgaan Artikel 38 De beslissing van de gemeenteraad over het reglement van het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum wordt binnen de twintig dagen ter kennis gegeven aan de provinciegouverneur op de wijze bepaald in artikel 252 van het gemeentedecreet KANDIDATEN