code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 1 van 9 Versie Goedkeuring datum 1.4 28-05-2015 Wijzigingen ten opzichte van vorige versie Aanpassing van de tekst, aangegeven d.m.v. kantlijn. Opmaak aangepast aan de voorgeschreven layout 1 Onderwerp Dit voorschrift beschrijft de controle op de voorgeschreven maximumtermijn van 30 dagen waarbinnen een partij producten van dierlijke oorsprong, gekeurd op een BIP, de opgegeven Veterinair Vrij Entrepot (VVE) of bij een Scheepsleverancier (SL) moet hebben bereikt (bestemmingscontroles) Dit voorschrift beschrijft tevens de controle op de voorgeschreven maximumtermijn van 30 dagen waarbinnen een partij producten van dierlijke oorsprong, verzonden vanuit een VVE of een SL de opgegeven BIP van uitgang of plaats van bestemming moet hebben bereikt. 2 Wettelijke basis Europese regelgeving: Richtlijn 97/78/EG, Artikel 11 t/m 13. Verordening (EG) nr. 136/2004 Beschikking 2000/571/EG Nationale regelgeving: Gezondheids- en welzijnswet voor Dieren: Regeling veterinairrechtelijk voorschriften handel dierlijke producten 3 Begrippen Zie het hoofdstuk Begripsbepalingen van het Werkhandboek BIP s (webdossier import op internet) TRACES: Trade Control and Expert System; database van DG SANTE. TRACES NL: nationale applicatie, ontwikkeld ter ondersteuning van bestemmingscontroles 4 Benodigdheden N.v.t.
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 2 van 9 5 Werkwijze 5.1 Bestemmingscontroles Het doel van deze controles is het bevestigen dat elke partij bestemd voor een VVE/SL gevestigd in Nederland, die door de bevoegde autoriteit van verzending in TRACES is gemeld, binnen de wettelijk voorgeschreven aankomsttermijn (30 dagen) bij het juiste VVE/SL van bestemming gearriveerd is. De NVWA verantwoordelijk voor dit VVE/SL dient dit te bevestigen middels een terugmelding. Voor de afhandeling van de bestemmingscontrole en de terugmelding wordt een termijn van 5 dagen als redelijk beschouwd. De terugmelding dient dan ook uiterlijk 35 dagen na verzending uit de BIP van binnenkomst of het VVE van oorsprong te zijn voltooid 5.1.1 Inslagcontrole en terugmelden in TRACES De NVWA controleert bij inslag: 1- of de aangeboden partij bij het juiste VVE/SL aangekomen is; 2- of de aangeboden partij binnen 30 dagen na verzending aangekomen is; 3- of het desbetreffende CVEDP in TRACES correct is ingevuld. Dit wordt altijd verricht aan de hand van het inslag GDB. Hiervoor wordt de partij in TRACES opgevraagd en wordt bij de optie controle de terugmelding verricht. De NVWA verantwoordelijk voor het ontvangende VVE/SL is de Lokaal Veterinaire Eenheid (LVE) Bij conformiteit van de verzending wordt Ja aangegeven. Indien de partij aan de eisen 1 en 2 voldoet, maar de gegevens in TRACES zijn niet correct ingevuld of er is geen overeenstemming met etikettering of aantal colli, worden dergelijke omissies z.s.m. gecorrigeerd. Daarna meldt de NVWA de aankomst van de partij alsnog conform in TRACES. Indien de partij niet binnen 30 dagen bij het juiste VVE/SL is aangekomen, wordt bij conformiteit van de verzending Neen aangegeven.
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 3 van 9 Indien de partij niet aan alle drie eisen voldoet wordt de NVWA dierenarts hiervan op de hoogte gesteld en hij behandelt de partij als volgt: Indien de partij niet binnen 30 dagen na verzending bij het juiste VVE/SL van bestemming is aangekomen, wordt de bevoegde autoriteit van de BIP van verzending of het VVE van verzending hiervan op de hoogte gesteld. Hierbij wordt tevens om aanvullende informatie over de partij aangevraagd. Indien noodzakelijk kan ook de belanghebbende bij de lading of het VVE van verzending om nadere informatie worden gevraagd. In geval de partij op géén enkele wijze is te traceren, dient de zaak te worden voorgelegd aan de douaneautoriteiten voor verder onderzoek conform instructie BIPVS-16 Voorleggen van veterinaire partijen aan de Douaneautoriteiten. Indien na onderzoek door de Douane de partij nog steeds niet getraceerd kan worden zal de belanghebbende bij de lading of de VVE erkenninghouder om opheldering te geven omtrent de daadwerkelijk bestemming van de partij. Indien daartoe aanleiding bestaat zullen passende maatregelen worden genomen. Indien een op een VVE/SL aangekomen partij niet of niet correct in TRACES is geregistreerd, stelt de NVWA dierenarts de autoriteit van verzending op de hoogte en vraagt om aanvullende informatie/herstel. Wanneer het niet melden door een bepaalde autoriteit structureel blijkt, kan via de officiële weg een klacht hierover worden geformuleerd. 5.1.2 Controle op TRACES meldingen De bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor de BIP/VVE van verzending dient van tevoren de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor het VVE/SL van bestemming (in Nederland of in andere EU-lidstaat) te hebben geïnformeerd over de komst van de zending van de partij door middel van een TRACES melding. In de applicatie TRACES NL worden partijen uit TRACES ingelezen met als bestemmingsadres een Nederlandse VVE/SL. Ook de controle gegevens worden vanuit TRACES opgehaald. Wekelijks wordt in TRACES NL nagegaan of alle door de bevoegde autoriteit van verzending in TRACES gemelde partijen binnen 30 dagen bij het juiste VVE/SL van bestemming zijn gearriveerd.
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 4 van 9 De bevoegde autoriteit van de BIP/VVE van verzending wordt per mail op de hoogte gesteld van de partijen die niet binnen 30 dagen na verzending zijn aangekomen. Hierbij wordt er tevens om aanvullende informatie over de partij aangevraagd. Indien noodzakelijk kan ook de belanghebbende bij de lading/vve erkenninghouder om nadere informatie worden gevraagd. De NVWA houdt controle op de terugkoppeling van de gevraagde informatie. Indien de partij op geen enkele wijze is te traceren, dient de zaak te worden voorgelegd aan de douaneautoriteiten voor verder onderzoek conform instructie BIPVS-16 Voorleggen van veterinaire partijen aan de Douaneautoriteiten. 5.2 Controle op terugmeldingen 5.2.1 Partijen uitgeslagen uit een VVE art. 12.4 Bestemming Derde land of leverancier aan zeevervoermiddelen gevestigd in Nederland Elke niet EU-waardige partij die wordt verzonden vanuit een Nederlands VVE met bestemming een derde land of een SL wordt in TRACES geregistreerd door de NVWA. De partij dient binnen 30 dagen bij de uitgaande BIP of de SL van bestemming te arriveren. Voor de afhandeling van de bestemmingscontrole en de terugmelding wordt een termijn van 5 dagen als redelijk beschouwd. De terugmelding dient dan ook uiterlijk 35 dagen na vertrek uit het VVE van verzending te zijn verstuurd. De autoriteit, verantwoordelijk voor de plaats van bestemming (de uitgaande BIP of een in Nederland gevestigd entrepot erkend volgens art 13.1), dient dit te bevestigen middels een terugmelding. De terugmelding mag in TRACES maar ook per fax, mail In Nederland dient er altijd een terugmelding in TRACES te worden gedaan. Met behulp van TRACES NL wordt informatie ontvangen over de terugmelding van partijen uitgeslagen uit een VVE in NL met bestemming een derde land of een SL. TRACES NL importeert ook de controle gegevens vanuit TRACES. Wekelijks wordt in TRACES NL nagegaan of alle door de NVWA in TRACES geregistreerde partijen binnen 30 dagen zijn gearriveerd bij de juiste BIP van uitgang / SL van bestemming Voor partijen waarvan 35 dagen na de uitslag vanuit het VVE geen terugmelding ontvangen is, wordt er rechtstreeks in TRACES nagegaan of een terugmelding van de partij plaatsgevonden
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 5 van 9 heeft. Tevens controleert de NVWA dierenarts of er terugmeldingen via andere weg zijn binnengekomen (post, fax, mail ) Om te constateren of de terugmelding in TRACES is gedaan, dient in het tabblad controle van het TRACES bericht te worden gelet op: - de invulling ja dan wel nee bij conformiteit van de verzending en - de datum van terugmelding. Zie plaatje bij 5.1.1 (inslagcontrole en terugmelden in TRACES) In geval van omissies (b.v. géén (tijdige) terugmelding), onderneemt de NVWA dierenarts verantwoordelijk voor het VVE van verzending actie: Indien er daadwerkelijk geen terugmelding is ontvangen, dient de dierenarts van het VVE van verzending contact op te nemen met de bevoegde autoriteit, verantwoordelijk voor de BIP van uitgang of het SL van bestemming (als het een Nederlands VVE is) Hiervoor kan het formulier van Bijlage 1 ( aanvraag aan de bevoegde autoriteit van de BIP/SL van bestemming m.b.t terugmelding ) te worden gebruikt. Als de partij wel binnen 30 dagen bij de bestemming (BIP van uitgang/sl) was aangekomen, wordt de betreffende autoriteit verzocht om alsnog een terugmelding te doen. Wanneer het niet terugmelden door een bepaalde autoriteit structureel blijkt, kan hierover via de officiële weg een klacht worden geformuleerd. Als de autoriteit van verzending of van bestemming vaststelt dat de partij binnen 30 dagen bij een andere bestemming is aangekomen dan is opgegeven, wordt de VVE erkenninghouder om opheldering gevraagd. Hiervoor kan het formulier van Bijlage 2 ( aanvraag aan het VVE van verzending m.b.t. transportgegevens tussen het VVE en de exit BIP/SL van bestemming) te worden gebruikt. In TRACES worden de gegevens gecorrigeerd. Wanneer de autoriteit van bestemming bevestigt dat de partij niet is aangekomen op de aangegeven bestemming en de daadwerkelijke bestemming onbekend is, wordt de VVE erkenninghouder om opheldering gevraagd. Indien de bestemming van de zending niet te achterhalen is, zal de zaak worden voorgelegd aan de Douaneautoriteit voor nader onderzoek conform instructie BIPVS-16 Voorleggen van veterinaire partijen aan de Douaneautoriteiten.
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 6 van 9 Indien na onderzoek door de Douane blijkt dat de partij niet te traceren is, zal aan de VVE erkenninghouder weer om opheldering worden gevraagd. Indien daartoe aanleiding bestaat zullen passende maatregelen worden genomen volgens het geldende interventiebeleid. Partijen met bestemming een VVE art. 13.1 gevestigd in andere EU lidstaat Het terugmelden vanuit een VVE art 13.1 is niet verplicht maar de controle op de 30 dagen termijn wel. Enkele lidstaten melden net als Nederland de aankomst van de partijen terug. Indien de autoriteit in de andere EU lidstaat een terugmelding gedaan heeft, wordt de controle op de 30 dagen n.a.v deze terugmelding verricht. 5.2.2 Partijen uitgeslagen vanuit een Scheepsleverancier (VVE art. 13.1) Rechtstreekse levering aan zeevervoermiddelen: een partij bestemd voor rechtstreekse levering aan zeevervoermiddel gaat vergezeld van een veterinair certificaat (VC) De zending dient uiterlijk 30 dagen na aftekening van het VC geleverd te zijn aan het op VC vermelde zeevervoermiddel. Als bewijs van levering dient het tegengetekende VC te worden terugbezorgd aan de officiële dierenarts op het bedrijf van verzending conform de werkwijze beschreven in NVWA_WIEP_004 Retournering veterinair certificaat bij scheepsleveranciers. Indien na controle tijdens week 5 na afgifte door de verantwoordelijke dierenarts, blijkt dat het VC niet en/of correct is geretourneerd naar de SL van verzending, wordt de werkwijze toegepast die in NVWA_WIEP_004 Retournering veterinair certificaat bij scheepsleveranciers beschreven is. Op het moment dat er een Proces Verbaal van bevindingen wordt opgemaakt en overhandigd aan de afdeling Juridische zaken, wordt ook de zaak voorgelegd aan de Nederlandse Douaneautoriteiten voor verder onderzoek conform werkinstructie BIPVS-16 Voorleggen van veterinaire partijen aan de Douaneautoriteiten. 6 Registratie en archivering 6.1 Registratie N.v.t. 6.2 Archivering N.v.t.
code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 7 van 9 7 Interventie N.v.t. 8 Arbo, milieu en veiligheid Zie ook de NVWA intranetpagina over ARBO. In dit dossier vind je ARBO informatie en voorschriften over Arbo. 9 Divers 9.1 Verantwoordelijkheden De assistent inspecteur/dierenarts is verantwoordelijk voor: - De controle op het arriveren van de partij binnen 30 dagen; - De controle op het arriveren van de partij bij het juiste VVE/SL; - Het (tijdig) terugmelden van de partij in TRACES; - Het (tijdig) invoeren van de melding horend bij een VVE uitslag partij in TRACES; - Het inschakelen van de NVWA dierenarts bij omissies. De officiële dierenarts is verantwoordelijk voor: - Het wekelijks bewaken van de aankomst van alle partijen bestemd voor het VVE/SL in TRACES NL; - Het wekelijks bewaken van de terugmelding (binnen 35 d) van alle partijen bestemd voor een derde land of een SL gevestigd in NL; - Het actie ondernemen bij omissies; - Het contact opnemen met de bevoegde autoriteit van de BIP/VVE/SL; - Het voorleggen van de partij aan de Douane wanneer noodzakelijk; - Het vervolg van de genomen acties bij omissie. 9.2 Registratie formulieren Formulier aanvraag aan de bevoegde autoriteit van de BIP/SL van bestemming m.b.t. terugmelding (bijlage 1) Formulier aanvraag aan het VVE van verzending m.b.t. transportgegevens tussen het VVE en de exit BIP/SL van bestemming (bijlage 2)
Controle op 30 dagetermijn op Nederlandse VVE s en Scheepsleveranciers code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 8 van 9 Bijlage 1 Bijlage 1: aanvraag aan de bevoegde autoriteit van de BIP/SL van bestemming m.b.t terugmelding Aan: naam van de BIP / bev.autoriteit van de SL van bestemming Container/ Departure CVED TRACES nummer Plate number date number (CVEDP.NL.)
Controle op 30 dagetermijn op Nederlandse VVE s en Scheepsleveranciers code BIPVS-14 versie 1.4 ingangsdatum 28-05-2015 pag. 9 van 9 Bijlage 2: Bijlage 2: aanvraag aan het VVE van verzending m.b.t. transportgegevens tussen het VVE en de exit BIP/SL van bestemming Aan: (naam van het VVE van verzending) Container/ Vertrek GDB TRACES nummer Zeevervoermiddel T1/ MRN Gezuiverd? Gezuiverd op Gezuiverd te kenteken nummer datum nummer (CVEDP.NL.) van vertrek (indien nummer Ja/ Nee (datum) (plaats) van toepassing)