Welstandsnota Emmen Koers op Kwaliteit Organisatie 41855-0110 Opdrachtgever: Gemeente Emmen 2010 emmen Maakt Meer Mogelijk OMSLAGEN.indd 5-6 19-01-10 14:04
Welstandsnota Emmen Organisatie Koers Op Kwaliteit Opdrachtgever: Gemeente Emmen 2010 1
Organisatienota voor het nieuwe welstandsbeleid van de gemeente Emmen "Koers Op Kwaliteit" Inhoud: Leeswijzer 1 De organisatienota 2 Werkwijze van de welstands-monumentencommissie 1. begeleiding vanaf het begin van het ontwerpproces. 2 De ontwikkelingsgebieden en de supervisor 3 Vooroverleg en spreekuur 4 Gemandateerde behandeling voor welstandsadviezen 5 Openbare vergaderingen van de commissie 5 1. Locatie, jaarrooster en agenda 5.2. Toelichting opdrachtgever / ontwerper 5.3. Spreekrecht 6 Het advies 6.1. Afwijking van het welstandsadvies / second opinion 3 Reglement van Orde welstands-monumentencommissie 1 Benoeming van de commissie 2 Benoemingsprocedure 3 Samenstelling van de commissie 4 Taken van de commissie 5 Taakomschrijving commissieleden 6 Taken afdelingen Vergunningen en Fysiek Ruimtelijke Ontwikkeling 4 Profielschetsen voor de leden van de welstands-monumentencommissie 5 Invoering van de trendsetters- en de trendvolgerregeling. 6 Evaluatie en aanpassing van de welstandsnota en het monumentenbeleid 7 Protocol supervisor. 2
Leeswijzer Het nieuwe welstandsbeleid wordt u aangeboden in drie delen: 1 De aanbiedingsnota Deze geeft in het kort de doelstellingen en de uitgangspunten weer voor het nieuwe beleid. Zij gaat in op de verschillende kwaliteitsniveaus voor het welstandsbeleid en geeft de stimulansen welke in het nieuwe welstandsbeleid opgenomen zijn, weer. De aanbiedingsnota geeft ook de belangrijkste verschillen aan van het huidige welstandsbeleid ten opzichte van het voorliggende nieuwe welstandsbeleid. 2. De welstandsnota. In deze nota wordt het welstandsbeleid, geheel gericht op de gebruiker, weergegeven. 3. De organisatienota. Deze nota geeft alle organisatorische aspecten van het welstandsbeleid weer zoals de geïntegreerde welstands-monumentencommissie, het verloop van de vergaderingen, bemensing van de commissie, verantwoordelijkheden en functieprofielen van de commissieleden. De organisatienota is uitvoerend gericht en vooral van belang voor het college van B en W en het ambtelijk apparaat. 1 De organisatienota Deze organisatienota is gericht op het anders organiseren van de uitvoering van het welstandsbeleid. Het doel is om een heldere organisatiestructuur te hebben. Een organisatiestructuur waarbij de welstandscommissie in een vroegtijdig stadium bij de planvorming kan worden betrokken waardoor er aan het eind van het proces tot een hoger percentage positieve adviezen kan worden gekomen. 2 Werkwijze van de commissie Het vroegtijdig betrokken zijn van de welstands-monumentencommissie stimuleert de uiteindelijke kwaliteit van het in te dienen plan en voorkomt in de loop van het ontwerpproces onduidelijkheden over het gemeentelijk beleid en staat borg voor een snel toetsingsproces. Het vroegtijdige overleg kan reeds plaats vinden, vóórdat een eerste plan ingediend wordt bij de afdeling Vergunningen. De secretaris van de commissie begeleidt dit vroegtijdig overleg en betrekt de gewenste deskundigen hierbij. Hij meldt deze vroegtijdige overleggen aan de afdeling vergunningen. 2.1 Begeleiding vanaf het begin van het ontwerpproces. De begeleiding door de welstands-monumentencommissie of een samengesteld kwaliteitsteam in een vroeg stadium van ontwerpen heeft veel voordelen: -de indiener heeft grote garantie op spoedig verloop van het ontwerpproces zonder verrassingen achteraf. -de begeleiding door deskundigen geeft uiteindelijk hogere kwaliteitsresultaten. - inbreng van ervaring betekent veelal kostenbesparing voor planindiener. 3
De begeleiding in een vroeg stadium kan op verschillende manieren vorm gegeven worden. Per situatie moet in overleg met de planindieners overlegd worden, wat de beste methode van begeleiding is: De supervisor begeleidt, stuurt, bewaakt grotere bouwplannen, welke zeer veel aandacht vragen. Het kan wenselijk zijn, om de supervisor bij te laten staan of de supervisie uit te breiden met meerdere disciplines, zoals bv. stedenbouwkundige, landschapsarchitect of monumentendeskundige. Een kwaliteitsteam begeleidt grotere ontwikkelingsgebieden en bestaat uit diverse disciplines zoals bij de supervisor aangegeven. De beheerdiscipline mag niet vergeten worden. Ontwikkelen met hoge kwaliteit is de goede start. Beheren met goede kwaliteit en deskundigheid geeft een duurzame omgeving. De secretaris van de welstandscommissie begeleidt grote en kleinere ontwikkelingen in samenspraak met de stedenbouwkundigen en zo nodig, andere disciplines. Welke vorm van begeleiden ook gekozen wordt: 2.2 De ontwikkelingsgebieden en de supervisor Voor de ontwikkelingsgebieden is in veel gevallen een extra begeleiding nodig om de gewenste kwaliteit te kunnen realiseren. Een ontwikkelingsgebied kan onder het reguliere welstandsbeleid vallen maar het kan zeker gewenst zijn om een nieuwe ontwikkeling met een hoge stedenbouwkundige en architectonische kwaliteit te ontwikkelen en pas na de ontwikkeling onder het minder zware reguliere welstandsbeleid te laten vallen. In de laatste situatie legt de gemeente in samenspraak met de ontwikkelende partijen de gewenste eindkwaliteit vast in een beeldkwaliteitplan. Dit beleidstuk geeft de marges en de minimale eisen aan welke gerealiseerd moeten worden om de gewenste stedenbouwkundige en architectonische kwaliteit te waarborgen.in dit beeldkwaliteitplan wordt ook opgenomen, welke welstandscriteria gaan gelden na de realisreing van een bouwplan, dus in de beheerfase. Daarmee wordt automatisch het toekomstige welstandbeleid vastgelegd. Het beeldkwaliteitplan wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Bij eenvoudige ontwikkelingsgebieden worden de ingediende bouwplannen getoetst door de secretaris van de welstandscommissie, zo nodig met inschakeling van de welstandscommissie. Bij langdurig in ontwikkeling zijnde gebieden en complexe gebieden, waarin meerdere architecten een hoge kwaliteit moeten leveren en deze kwaliteiten onderling afgestemd moeten worden, kan de gemeente een supervisor aanstellen, welke de bouwplannen vanaf het eerste stadium van ontwerp begeleidt. Het is niet doenlijk om de in ontwikkeling zijnde diversiteit van plannen met hun onderlinge samenhang regelmatig aan de welstandscommissie voor te leggen. Dit zou zeer vertragend werken. Het college van B en W kan voor deze gebieden een supervisor benoemen, welke de bouwplannen vanaf de eerste schetsen intensief gaat begeleiden en toetsen aan de kaders van het beeldkwaliteitplan. De opdracht voor een supervisor wordt per situatie gedefinieerd.. Hij kan voor tussentijdse toetsing en ondersteuning een beroep doen op de voltallige welstands-monumentencommissie. De definitieve bouwplannen worden aan de commissie ter beoordeling voorgelegd. De supervisor begeleidt de eindtoets in de welstandscommissie met een verslag van zijn bevindingen en een eventuele mondelinge toelichting. De supervisor kan lid zijn van de welstandscommissie en van deze commissie mandaat krijgen om de bouwplannen ook goed- dan wel af te 4
keuren. Dan hoeft het bouwplan niet automatisch na de begeleiding door de supervisor ook nog aan de welstandscommissie voorgelegd te worden. Per ontwikkelingsituatie wordt door het college besloten of de supervisor wel- dan geen lid is van de welstandscommissie, met of zonder mandaat. De raad benoemt de supervisor tot commissielid voor bepaalde tijd indien het college besluit tot aanstelling van een supervisor als welstandscommissielid. 2.3 VOOROVERLEG/ SPREEKUUR 1. De aanvrager (of de gemeente) kan in beginsel wekelijks een nog niet formeel ingediende aanvraag om een bouwvergunning ter bespreking/ advisering voorleggen aan de gemandateerde secretaris. 2. Van het vooroverleg/ het spreekuur wordt altijd een verslag gemaakt, dat met de besproken bescheiden wordt opgenomen in een projectdossier. Dit verslag wordt openbaar als het plan formeel aan de commissie wordt voorgelegd. 3. Het vooroverleg vindt in principe in beslotenheid plaats. Hiervan kan worden afgeweken na overleg tussen de gemeente, de aanvrager en de commissie, c.q. diens gemandateerde. 2.4 GEMANDATEERDE BEHANDELING VOOR WELSTANDSADVIEZEN. 1. De secretaris behandelt in de regel wekelijks op locatie de adviesaanvragen. Hij heeft een mandaat van de commissie om zelfstandig welstandsadviesaanvragen af te handelen. Het uitgangspunt voor de mandaatverlening is dat de secretaris alleen die aanvragen beoordeelt van een relatief geringe ruimtelijke betekenis, of van aanvragen waar gelet op meerdere vergelijkbare gevallen, de mening van de commissie als bekend mag worden verondersteld. In geval van twijfel legt de gemandateerde de aanvraag alsnog voor aan de welstandscommissie. 2. De secretaris heeft voor regulier vergunningplichtige plannen evenals lichtvergunningplichtige plannen het mandaat om zowel positieve als negatieve adviezen uit te brengen. Uitgangspunt bij deze laatste categorie blijft echter dat de gemeente deze zelf afdoet. 3. De voorzitter van de commissie is eindverantwoordelijk voor het onder mandaat uitgebrachte advies. Tenminste twee maal per jaar vindt overleg plaats tussen de secretaris en de voltallige commissie over het gebruik van het mandaat. 4. De behandeling van adviesaanvragen onder mandaat is niet openbaar. Mandaat kleine commissie De gemandateerde secretaris kan -op verzoek van de commissie, de gemeente of op eigen verzoek- worden bijgestaan door een ander commissielid. Deze 'kleine commissie' beschikt over hetzelfde mandaat als de secretaris. Het mandaatadvies De secretaris brengt adviezen uit aan burgemeester en wethouders over de vraag of 'het uiterlijk en de plaatsing van een bouwwerk of een standplaats, zowel op zichzelf als in verband met de omgeving of de te verwachten ontwikkeling daarvan, niet in strijd is met redelijke eisen van welstand' (artikel 12, lid 1, Woningwet 2002). Dit wordt beoordeeld aan de hand van de criteria zoals opgenomen in de welstandsnota. Een positief mandaat-welstandsadvies wordt uitgebracht door een stempel 'akkoord' op de bouwaanvraag te plaatsen. Een negatief mandaat-welstandsadvies (alleen bij lichtvergunningplichtige plannen) wordt schriftelijk gemotiveerd met een verwijzing naar de relevante criteria uit de welstandsnota. 5
2.5 OPENBARE VERGADERING VAN DE COMMISSIE 2.5.1. Locatie, jaarrooster en agenda De commissie vergadert in de regel eenmaal per twee weken op een vaste locatie, een vaste dag en een vast tijdstip, volgens een tevoren, per kalenderjaar vast te stellen rooster. De secretaris behandelt in de tussenliggende periode de kleinere adviesaanvragen De data en tijdstippen van de vergaderingen worden opgenomen in het jaarrooster. Deze data en tijdstippen en de locatie van iedere vergadering worden tijdig vóór de vergadering openbaar gemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huisaan-huisblad dan wel op een andere, naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders, geschikte wijze. De conceptagenda voor de commissievergadering wordt een week voor de vergadering op het digitale gemeenteloket gepubliceerd. Twee dagen voor de vergadering wordt de agenda definitief gemaakt. De behandeling van plannen door de commissie is openbaar, tenzij de voorzitter, burgemeester en wethouders, of de belanghebbende van oordeel is dat er op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding. De openbaarheid geldt zowel voor de beraadslagingen als voor het formuleren van de conclusie, c.q. het advies. 2.5.2. Toelichting opdrachtgever / ontwerper De aanvrager of diens gemachtigde kan (al dan niet op verzoek van de commissie) in de vergadering van de commissie waarin het betreffende plan wordt behandeld, dit plan nader toelichten. Zij kunnen dit vermelden op hun bouwaanvraag of rechtstreeks melden bij de afdeling Vergunningen. Deze afdeling zorgt voor de uitnodigingen. 2.5.3. Spreekrecht Tijdens de openbare vergadering van de commissie wordt de aanvrager of diens gemachtigde de mogelijkheid tot spreekrecht geboden. 2.6 HET ADVIES De commissie toetst het plan aan het gemeentelijk welstands- en monumentenbeleid. Indien de commissie van oordeel is dat bijzondere omstandigheden nopen tot afwijking van dit beleid, geeft zij bij het uitbrengen van het advies aan burgemeester en wethouders gemotiveerd en schriftelijk aan op grond waarvan een afwijking is gerechtvaardigd. De commissie formuleert het uit te brengen advies in heldere en duidelijk toetsbare bewoordingen. Het gebruik van abstracte taal en jargon wordt vermeden. Een advies kan de volgende uitkomsten hebben: akkoord : De commissie adviseert positief aan burgemeester en wethouders omdat het plan niet strijdig is met het gemeentelijke beleid. Desgewenst motiveert de commissie haar advies schriftelijk. Bij het gunstige advies kan de commissie aanbevelingen doen voor aanpassingen van het plan. niet akkoord, tenzij: De commissie is van mening dat het plan op onderdelen niet voldoet aan de toetsingscriteria uit het beleid, tenzij aan de in het advies nauwkeurig nader omschreven voorwaarden (verwijzend naar de beleidscriteria) wordt voldaan. De commissie geeft nauwkeurig aan welke onderdelen van het plan gewijzigd moeten worden. 6
De aanvrager krijgt vervolgens de gelegenheid zijn plan aan te passen, voor zover de gemeente van oordeel is dat dit nog binnen de resterende vergunningtermijn kan worden gerealiseerd. Burgemeester en wethouders kunnen ook besluiten om de voorwaarden van het advies op te nemen in de bouwvergunning. niet akkoord: De commissie is van oordeel dat het plan strijdig is met het gemeentelijke beleid. Een negatief advies betekent dat een bouwplan ingrijpend gewijzigd moet worden. Adviseert de commissie negatief, dan geeft ze een nauwkeurige schriftelijke motivering. Deze bevat een korte omschrijving van het ingediende plan, een verwijzing naar de van toepassing zijnde beleidscriteria en een samenvatting van de beoordeling van het plan op die punten. aanhouden: De commissie kan het advies aanhouden wanneer meer informatie of een toelichting van de ontwerper noodzakelijk is. DE afdeling Vergunningen geeft daarbij aan of en hoe lang dit mogelijk is binnen de resterende vergunningtermijn. 2.6.1 AFWIJKING VAN HET WELSTANDSADVIES / SECOND OPINION 1. Burgemeester en wethouders kunnen bij het besluit tot verlening van een bouwvergunning afwijken van het advies van de commissie, indien zij van mening zijn dat de commissie de van toepassing zijnde criteria niet juist heeft geïnterpreteerd of toegepast. De redenen voor de afwijking worden bij de bekendmaking van het besluit vermeld. Alvorens definitief te besluiten, bieden burgemeester en wethouders de commissie de mogelijkheid tot heroverweging van het eerder uitgebrachte advies. 2. Burgemeester en wethouders hebben op grond van artikel 44, lid 1 van de Woningwet de mogelijkheid om bij strijdigheid van een bouwplan met de redelijke eisen van welstand toch een bouwvergunning te verlenen, indien zij van oordeel zijn dat daarvoor gewichtige redenen zijn. De afwijking wordt in de beslissing op de aanvraag van de bouwvergunning gemotiveerd. 3. Burgemeester en wethouders kunnen eventueel op advies van de commissie gemotiveerd afwijken van de in de gemeentelijke welstandsnota vastgelegde welstandscriteria. Dat kan in het geval dat een bouwplan niet voldoet aan de welstandscriteria, maar wel aan redelijke eisen van welstand. In die gevallen moet worden verwezen naar algemene beoordelingscriteria die in de welstandsnota zijn opgenomen. 4. Indien Burgemeester en wethouders zich niet kunnen verenigen met het advies van de commissie, kunnen zij een 'second opinion' inwinnen bij een andere commissie. Alvorens daartoe over te gaan, stellen burgemeester en wethouders de commissie daarvan op de hoogte. 3 Reglement van Orde welstands-monumentencommissie Onafhankelijkheid De commissie is een door de gemeenteraad benoemde commissie die aan burgemeester en wethouders advies uitbrengt over de vraag of het uiterlijk of de plaatsing van een bouwwerk, waarvoor een aanvraag om een bouwvergunning is ingediend, in strijd is met redelijke eisen van welstand en/of in strijd is met de gemeentelijke monumentenverordening. De commissie voert haar taak uit in onafhankelijkheid. De commissie is beleidsmatig gebonden aan het gemeentelijk welstands- en monumentenbeleid en baseert haar advies uitsluitend op de in dit beleid genoemde criteria. 7
3.1 Benoemingsprocedure van de commissie Een voordrachtscommissie, waarin zitting hebben: - een afgevaardigde van de afdeling Vergunningen, - een afgevaardigde van de afdeling Stedenbouw, - een afgevaardigde van de afdeling Monumentenbeleid, adviseert het college van B en W omtrent de bemensing van de welstandsmonumentencommissie. De gemeenteraad benoemt op voordracht van het college van Burgemeester en wethouders de leden van de commissie. De voorzitter, de gewone leden, de burgerleden en de secretaris en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid van verlenging met nog eens drie jaar. Na benoeming hebben zij, met uitzondering van de voorzitter, stemrecht. Bij afwezigheid van de voorzitter en de gewone leden van de commissie treden plaatsvervangers op in de commissievergadering. De secretaris kan zich door een collega secretaris laten vervangen. De voorzitter, de gewone leden, de burgerleden en de secretaris en hun plaatsvervangers zijn onafhankelijk ten opzichte van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan het advies over de welstandsaspecten wordt beïnvloed. Indien incidenteel een binding of relatie bij de behandeling van een bouwplan aanwezig is, trekt het commissielid zich uit de beraadslaging terug. 3.3 Samenstelling van de commissie De commissie bestaat uit een voorzitter, drie gewone leden en de secretaris. De secretaris en de gewone leden zijn deskundig op het terrein van architectuur, stedenbouw en monumentenzorg en aanverwante vakgebieden. De commissie kan zich naar eigen inzicht laten bijstaan door externe deskundigen. Dit betreft disciplines als architectuurhistorie, bouwhistorie, landschapsarchitectuur, etc. Afhankelijk van het type plan dat moet worden beoordeeld nemen de extra deskundigen deel aan de vergadering. Zij hebben geen stemrecht, tenzij ze als commissielid zijn benoemd door de gemeenteraad. De commissie kan slechts adviezen uitbrengen indien tenminste drie leden aanwezig zijn (waaronder de secretaris of zijn plaatsvervanger) en waarvan twee leden deskundig zijn op het gebied van architectuur en/of monumentenzorg 3.4 Taken van de commissie De commissie is belast met zowel wettelijk verplichte als niet wettelijk verplichte taken. De wettelijk verplichte taken worden uitgevoerd op grond van de Woningwet en de Monumentenwet. De commissie is beleidsmatig gebonden aan het gemeentelijk welstandsbeleid, zoals dat is vastgelegd in de gemeentelijke welstandsnota en aan de gemeentelijke monumentenverordening. Wettelijke taken 1. Toetsing van vergunningplichtige bouwwerken De commissie is bevoegd om burgemeester en wethouders te adviseren over de welstands- en monumentenaspecten van reguliere en gefaseerde aanvragen om bouwvergunning als bedoeld in artikel 44, lid 1 van de Woningwet 2002 en de monumentenwet en monumentenverordening 2. Toetsing van licht-vergunningplichtige bouwwerken De licht-vergunningplichtige bouwwerken worden in beginsel door de gemeente zelf getoetst aan de sneltoetscriteria uit de welstandsnota. Voldoet het bouwwerk niet aan deze criteria, dan legt de gemeente de betreffende aanvraag voor aan de gemandateerde secretaris. Slechts 8
in tweede instantie wordt de aanvraag zo nodig aan de commissie voorgelegd. De commissie is bevoegd om burgemeester en wethouders te adviseren over de welstandsaspecten van aanvragen om een lichte bouwvergunning als bedoeld in artikel 44, lid 2 van de Woningwet. 3. Jaarverslag commissie De commissie legt het college van burgemeester en wethouders eenmaal per jaar een verslag voor van de door haar verrichte werkzaamheden. In het verslag zet de commissie tenminste uiteen op welke wijze zij toepassing heeft gegeven aan de welstandscriteria en de monumentenverordening. Tenminste eenmaal per jaar vindt, ten behoeve van het jaarverslag, een evaluatiegesprek plaats tussen een vertegenwoordiging van het gemeentebestuur en de commissie. Niet wettelijk verplichte taken De commissie krijgt de opdracht om naast de wettelijke, ook niet wettelijk verplichte taken uit te voeren. Het betreft hier bijvoorbeeld: de beoordeling van aanvragen voor reclames; onder de regie van de gemeente, en op verzoek van de commissie, de gemeente of de aanvrager, noodzakelijk geacht overleg voeren met betrokkenen bij de voorbereiding van bouwplannen; desgevraagd adviezen uitbrengen aan burgemeester en wethouders over de welstands-, monumenten- en landschapsaspecten van in voorbereiding zijnde structuurplannen, bestemmingsplannen, beeldkwaliteitplannen, stedenbouwkundige plannen en andere relevante beleidsstukken; desgevraagd adviseren over stedenbouwkundige en architectonische ontwikkelingen die van belang zijn voor de ruimtelijke kwaliteit in de gemeente; desgevraagd adviseren in het geval van excessen; buitensporigheden in het uiterlijk van bouwwerken die ook voor niet-deskundigen evident zijn; desgevraagd voorlichting geven inzake ruimtelijke kwaliteit aan de gemeenteraad, burgemeester en wethouders en burgers. 3.5 Taakomschrijving commissieleden Taken voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en de kwaliteit van de advisering. De voorzitter waakt er voor dat de commissie adviseert binnen de kaders van het gemeentelijke welstands- en monumentenbeleid. Indien de commissie niet tot unanieme besluitvorming kan komen dient er gestemd te worden. De voorzitter is een technisch voorzitter, hij heeft geen stemrecht. De voorzitter geeft leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang van de agenda. In de discussies draagt hij er zorg voor dat alle commissieleden hun mening voldoende naar voren kunnen brengen. Hij geeft na de inhoudelijke discussie over een adviesaanvraag voor alle aanwezigen een korte en heldere samenvatting. Bij het overleg met de gemeente (bestuurders en ambtenaren) en met de pers treedt de voorzitter namens de commissie naar buiten. De voorzitter organiseert met de commissie een jaarlijkse, inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden. De resultaten worden opgenomen in het jaarlijkse verslag van de commissie aan het college. Taken van de gewone leden van de commissie De gewone leden geven op basis van hun deskundigheid een onafhankelijke visie op de adviesaanvragen. 9
Wanneer een gewoon lid een zakelijke binding heeft met een plan waarvoor advies wordt gevraagd, treedt hij voor de duur van de behandeling van de aanvraag terug uit de commissie, dan wel wordt hij voor de betreffende vergadering vervangen. De gewone leden overleggen ter vergadering met aanvragers, architecten en andere ontwerpers. Taken van de secretaris De secretaris onderhoudt wekelijks op een vast dagdeel de contacten met de contactambtenaar van de afdeling Vergunningen, neemt de adviesaanvragen in, verzamelt relevante informatie en bereidt de eventuele behandeling in de commissie voor. Bij plannen, waarvoor het beleid niet voldoende duidelijk is of de gemeente nieuwe ontwikkelingen voorziet, overlegt de secretaris met de stedenbouwkundigen. Indien de adviesaanvragen niet zijn voorzien van de in artikel 4.1. genoemde bescheiden, neemt de secretaris de adviesaanvraag niet voor behandeling aan. Tijdens de commissievergadering introduceert de secretaris de plannen. De secretaris legt de beraadslaging en conclusie over een bouwplan in een schriftelijk advies vast. De secretaris voorziet ter plaatse de plannen, waarvoor hij een mandaat heeft, van een advies op hoofdlijnen (negatief) dan wel stempelt deze af (positief). De verdere uitwerking en afronding van de adviezen wordt verzorgd door de ambtelijke ondersteuning. De secretaris voert als gemandateerd lid van de commissie het vooroverleg en het overleg naar aanleiding van een schriftelijk advies, met de gemeente, de planindieners, de ontwerpers en andere belanghebbenden. De secretaris is verantwoordelijk voor het spreekuur dat daarvoor in de gemeente bestaat en legt van elk gevoerd gesprek puntsgewijs de gemaakte afspraken vast. Taken externe deskundigen De eventueel bij de commissievergadering aanwezige externe deskundigen geven vanuit hun ervaring en inzicht in het vakgebied een onafhankelijke visie op de adviesaanvragen. Zij hebben geen stemrecht. Wanneer een extern deskundige een zakelijke binding heeft met een plan waarvoor advies wordt gevraagd, dan laat hij zich voor de betreffende commissievergadering vervangen. 3.6 Taken afdelingen Vergunningen en Fysiek Ruimtelijke Ontwikkeling De ambtelijke ondersteuning vanuit de afdeling Vergunningen draagt er zorg voor dat alleen bouwplannen waarvan de planologische aanvaardbaarheid vaststaat, voor advies aan de commissie worden voorgelegd. De afdeling Vergunningen controleert of plannen (inclusief plannen die worden aangeboden voor vooroverleg) voldoen aan de indieningvereisten als genoemd in de AmvB 'indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning en openbaar bouwregister'. Onder Gegevens en bescheiden ten behoeve van toetsing aan welstandscriteria zijn hier als vereiste bescheiden aangegeven: Tekeningen van alle gevels van het bouwwerk, inclusief de gevels van de belendende bebouwing Detailtekeningen van gezichtsbepalende delen van het bouwwerk Foto s van de bestaande situatie en omliggende bebouwing Opgave materiaal- en kleurgebruik van toe te passen bouwmaterialen (uitwendige scheidingsconstructie). De afdeling Vergunningen stelt namens de voorzitter de agenda voor de 10
commissievergaderingen op en geeft die, via de secretaris, door aan alle commissieleden. De afdeling Vergunningen voorziet de commissie van de benodigde bescheiden. Relevante informatie voor het beoordelen van plannen is: a) de gemeentelijke welstandsnota b) de bestemmingsplanbepalingen c) de beeldkwaliteitplannen d) luchtfoto s (indien mogelijk) e) het stedenbouwkundig advies of advies ruimtelijke ontwikkeling f) vergelijkbare aanvragen die door de commissie zijn beoordeeld. Tijdens de zitting van de commissie zijn een contactambtenaar van de afdeling Vergunningen en, indien gewenst, van de afdeling Fysiek Ruimtelijke Ontwikkeling (FRO) aanwezig om informatie te verstrekken over achtergronden en procedures. Plannen die in ontwikkelingsgebieden liggen, worden door een stedenbouwkundige van de afdeling FRO toegelicht. Zij maken als zodanig geen deel uit van de commissie. De secretaris voorziet de plannen van een advies op hoofdlijnen dan wel stempelt deze ter plaatse af. De verdere uitwerking en afronding van de adviezen wordt verzorgd door de afdeling Vergunningen. De afdeling Vergunningen is verantwoordelijk voor het openbaar maken en publiceren van de agenda van de vergaderingen van de commissie. 4 Profielschetsen van de welstands-monumentencommissieleden en de supervisor. Bij de voordracht voor de voorzitter, de secretaris, de burgerleden en de leden van de welstands-monumentencommissie hanteert de voordrachtscommissie de volgende profielschetsen: de VOORZITTER van de welstands-monumentencommissie taken en verantwoordelijkheden is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en de kwaliteit van de advisering en waakt er voor dat de commissie adviseert binnen de kaders van het gemeentelijke welstandsbeleid/-nota treedt tijdens openbare vergaderingen op als gastheer voor alle aanwezigen draagt er zorg voor dat alle commissieleden hun mening voldoende naar voren kunnen brengen geeft na de inhoudelijke discussie over een adviesaanvraag voor alle aanwezigen een korte en heldere samenvatting. treedt bij overleg met gemeente (bestuurders en ambtenaren) en met de pers namens de commissie naar buiten. organiseert met de commissie een jaarlijkse, inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden en communiceert hierover met het gemeentebestuur draagt zorg voor het jaarverslag en voor het tijdig verschijnen daarvan eisen en vaardigheden De voorzitter kan zeer wel een burger uit Emmen zijn. Hij/zij heeft aantoonbare ervaring met het efficiënt en effectief leiden van (openbare) vergaderingen heeft ervaring met het openbaar bestuur en gevoel voor bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen. 11
kan richting gemeentebestuur fungeren als beleidsadviseur ruimtelijke kwaliteit heeft een oplossingsgerichte houding en kan beraadslagingen en discussies helder en in begrijpelijke taal samenvatten en op basis daarvan conclusies formuleren is in staat te bewerkstelligen dat de commissie consistente en goed gemotiveerde adviezen uitbrengt heeft gevoel voor de verhoudingen tussen de toelichters enerzijds en de leden van de commissie anderzijds en schept ruimte voor een voor alle partijen zinvolle inbreng is beschikbaar voor overleg met het College van B&W en (eventueel) de gemeenteraad heeft affiniteit met en/of toont betrokkenheid bij aspecten betreffende ruimtelijke kwaliteit (architectuur, landschap, monumenten, enz.). heeft ervaring in de omgang met de pers beschikt over email de SECRETARIS van de welstands-monumentencommissie taken en verantwoordelijkheden draagt zorg voor een goede welstandsadvisering aan gemeenten door objectieve toetsing van bouwaanvragen aan de welstandsnota onderhoudt de contacten /treedt in overleg met de relevante gemeentelijke diensten, college van burgemeester en wethouders, opdrachtgevers en ontwerpers over aangeboden adviesaanvragen neemt de adviesaanvragen in verzamelt relevante informatie en bereidt de behandeling in de commissie voor stelt namens de voorzitter de agenda voor de commissievergaderingen op en geeft die door aan de ambtenaar vergunningen ter publicatie legt de beraadslaging en conclusie over een bouwplan vast in een schriftelijk advies voorziet de plannen, waarvoor hij een mandaat heeft, van een advies voert als gemandateerd lid van de commissie het vooroverleg en het overleg naar aanleiding van een schriftelijk advies, met de gemeente, de planindieners, de ontwerpers en andere belanghebbenden is verantwoordelijk voor het spreekuur dat daarvoor in de gemeente bestaat en legt van elk gevoerd gesprek puntsgewijs de gemaakte afspraken vast legt verantwoordelijkheid af aan de commissie over het gebruikte mandaat eisen en vaardigheden is ingeschreven in het architectenregister of register stedenbouwkundigen heeft kennis van bestuurlijke processen heeft ervaring met advisering aan en beleidsontwikkeling voor gemeenten en provincies is ontwikkelingsgericht en creatief is in staat bouwplannen snel te beoordelen is communicatief sterk in woord en geschrift de deskundige LEDEN van de welstands-monumentencommissie taken en verantwoordelijkheden 12
NB. geven op basis van hun deskundigheid een onafhankelijke visie op de adviesaanvragen binnen het kader van het beleid zoals verwoord in de welstandsnota en het monumentenbeleid overleggen ter vergadering met aanvragers, architecten en andere ontwerpers. wanneer een gewoon lid een zakelijke binding heeft met een plan waarvoor advies wordt gevraagd, treedt hij voor de duur van de behandeling van de aanvraag terug uit de commissie, dan wel wordt hij voor de betreffende vergadering vervangen. eisen en vaardigheden beschikken over de vereiste deskundigheid in hun betreffende vakdiscipline (architectuur / stedenbouw / landschapsarchitectuur / monumentenzorg) en zijn in staat een evenwichtig en in de tijd passend beoordeling te geven zijn in staat zijn het oordeel goed te motiveren en hierover helder en duidelijk te communiceren. beschikken over voldoende analytisch vermogen en hebben een oplossingsgerichte houding zijn bereid en in staat om in commissieverband tot een gezamenlijk advies te komen. zijn onafhankelijk van het gemeentebestuur of het ambtelijk apparaat hebben affiniteit met gemeentelijk beleid en zijn in staat relevante ontwikkelingen te (laten) vertalen in beleidsadvies hebben belangstelling voor de gemeente(n) waarvoor de commissie is ingesteld. eisen en vaardigheden hebben affiniteit met de plaatselijke welstands- en/of monumentenzorg en kennis van het gemeentelijk grondgebied met bebouwing en cultuurhistorie zijn in staat zijn om bouwkundige tekeningen te lezen en een in de tijd passend oordeel te geven over voorliggende bouwplannen hebben gevoel voor bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen hebben oog voor het algemeen belang hebben goede communicatieve vaardigheden, zowel naar burgers en het gemeentebestuur als naar architecten en opdrachtgevers beschikken over analytisch vermogen en een oplossingsgerichte houding zijn onafhankelijk van het gemeentebestuur of ambtelijk apparaat zijn woonachtig in de gemeente Emmen de SUPERVISOR ( geen lid van de welstands-monumentencommissie ). taken en verantwoordelijkheden begeleidt op basis van architectonische en stedenbouwkundige kennis en ervaring de architecten bij het ontwikkelen van plannen geeft op basis van deskundigheid een onafhankelijke visie op de adviesaanvragen binnen het kader van het beleid zoals verwoord in de welstandsnota of in het beeldkwaliteitplan overlegt met aanvragers, architecten en andere ontwerpers eisen en vaardigheden beschikt over de vereiste deskundigheid in de betreffende vakdisciplines (architectuur / stedenbouw / landschapsarchitectuur / monumentenzorg) en is in staat een evenwichtig en in de tijd passende begeleiding en beoordeling te geven 13
is in staat goed te motiveren en hierover helder en duidelijk te communiceren beschikt over voldoende analytisch vermogen en heeft een oplossingsgerichte houding is onafhankelijk van het gemeentebestuur of het ambtelijk apparaat heeft affiniteit met het gemeentelijk beleid en is in staat relevante ontwikkelingen te (laten) vertalen in een beleidsadvies heeft sterke belangstelling voor de ruimtelijke en stedenbouwkundige ontwikkelingen in de gemeente Emmen. 5 Invoering van de trendsetters en trendvolgers regeling: De welstandscommissie loopt tegen een verbouwing of een uitbreiding aan en constateert, dat er sprake is van een trendsetter. Dit wordt in het welstandsadvies vermeld. De afd. vergunningen werkt de bouwaanvraag af en meldt aan de aanvrager dat dit een trendsettend plan is en gehonoreerd wordt met 0 euro welstandsleges. Gelijktijdig verzoekt hij de indiener om zijn plan ( mogelijk om niet of tegen een geringe vergoeding) ter beschikking te stellen aan de komende trendvolgers. De afd. vergunningen meldt de loketfunctionaris, dat een plan trendsetter is en overlegt de goedgekeurde bouwaanvraag. De loketfunctionaris(sen) dient bij te houden, welke plannen door de welstandscommissie als trendsetter bestempeld worden. Op een plattegrond van Emmen, zo mogelijk digitaal toegankelijk, wordt deze trendsetter met adres vermeld. Hij dient elke volgende bouwaanvrager in hetzelfde soort blok met dezelfde architectuur aan te bevelen om gebruik te maken van het al goedgekeurde trendsetterplan. De trendvolger maakt gebruik van het reeds goedgekeurde plan en krijgt direct aan de balie welstandsgoedkeuring, en wellicht zelfs bouwvergunning. De loketfunctionaris legt de trendvolger ook vast op de kaart. Eens per jaar meldt de loketfunctionaris aan de welstandscommissie het aantal trendvolgers. De welstandscommissie neemt dit aantal op in haar jaarrapportage aan B en W. 6 Evaluatie en aanpassing van het welstands- en monumentenbeleid 1. Burgemeester en wethouders brengen aan de gemeenteraad jaarlijks verslag uit over de uitvoering van het welstands- en monumentenbeleid. Voor de aspecten die in dit verslag tenminste aan de orde moeten komen, wordt verwezen naar artikel I, onderdeel F, lid 12c van de Woningwet. 2. Tenminste eenmaal per jaar vindt een evaluatiegesprek plaats tussen een vertegenwoordiging van het gemeentebestuur en de commissie. 3. De gemeenteraad beslist op grond van de jaarverslagen en evaluaties over eventuele aanvullingen en/of aanpassingen van de gemeentelijke welstandsnota en de monumentenverordening en of het monumentenbeleid.. 14
7 Protocol Supervisor Inleiding. Sinds enige tijd kennen we het fenomeen van de supervisor. De rol en de positie van de supervisor zijn echter niet voor iedereen even helder. In de praktijk leidt dit tot onduidelijkheid over vraagstukken als wanneer moet de supervisor worden geraadpleegd, mag welstand een adviesaanvraag onbehandeld laten als de supervisor daarover nog niet is geraadpleegd en wat gebeurt er bij conflictsituaties, dus als de supervisor en de welstandscommissie tegenstrijdige adviezen uitbrengen? Ook is niet altijd de verhouding tussen de supervisor en de Welstandscommissie even duidelijk. Wanneer wordt de commissie ingeschakeld en aan wie brengt de commissie advies uit? Dit protocol moet op al deze vragen antwoord geven. Supervisoren worden met name aangesteld voor die gebieden waar een zekere transformatie plaatsvindt. In die gevallen schieten de vastgestelde welstandskaders te kort en moeten nieuwe kaders worden geschapen. De supervisor is meer dan de Welstandscommissie betrokken bij de onderlinge afstemming van de architectuur en kan tijdens het proces bijsturen. De Welstandscommissie toetst in feite alleen achteraf en beoordeelt alleen het voorliggende plan. De supervisieopdracht. De supervisieopdracht maakt deel uit van het aanstellingsbesluit van de supervisor. Hierin wordt uitvoerig beschreven wat van een supervisor wordt verwacht. De supervisie is integraal en bestrijkt daarmee de ruimtelijke kwaliteit op alle in het gebied voorkomende schaalniveaus, althans voor zover er sprake is van vergunningplichtige werken en/of inrichting van de openbare ruimte ( rood, groen en grijs ). De juridische status van de supervisor. De supervisieopdracht is een overeenkomst tussen de gemeente en de supervisor. Dit betekent dat derden zoals opdrachtgevers aan de inhoud van dit contract niet gebonden zijn en dat de supervisieopdracht alleen een interne werking heeft. Om de rol van de supervisor te benadrukken verdient het aanbeveling de positie van de supervisor ook in de contracten met de verschillende opdrachtgevers vast te leggen. Het taakveld van een supervisor. De supervisor heeft de taak om de ruimtelijke ambities van een plan op een inspirerende wijze uit te dragen naar de architecten, opdrachtgevers en alle bij het plan betrokken ontwerpende disciplines. Hierbij moet een klimaat ontstaan dat uitdaagt tot hoogwaardige en waar mogelijk zelfs avontuurlijke architectuur. De supervisor adviseert de opdrachtgever en de gemeente over de keuze van de ontwerper(s). Een supervisor werkt per plangebied en dus territoriaal. Daarnaast moet de supervisor er voor zorgen dat de binnen een gebied werkzame architecten de ontwerpen waar nodig op elkaar afstemmen. Dit gebeurt vanuit een door de supervisor gecreëerd klimaat en opgezette overlegstructuur waardoor een natuurlijke afstemming tussen de diverse architecten en ontwerpers (van groen, rood en grijs ) kan ontstaan. Om aan de supervisieopdracht invulling te kunnen geven neemt de supervisor het initiatief tot de concrete invulling van een plangebied en gaat daarvoor met de verschillende opdrachtgevers en ontwerpers om de tafel zitten. De supervisor communiceert rechtstreeks met genoemde partijen, hij informeert de projectleider en het hoofd FRO over de inhoud en de voortgang van de besprekingen. Wanneer de uiteindelijke plannen worden ingediend bekijkt de supervisor of deze plannen passen binnen de vastgestelde kaders en geeft aan of een bouwplan aan de welstandscommissie kan worden voorgelegd. Het advies van de supervisor is schriftelijk. 15
De duur van de supervisie. In de opdrachtverstrekking is bepaald dat een opdracht eindigt zodra het laatste bouwplan binnen het supervisiegebied is vergund. Dit impliceert dat de supervisor zich uitsluitend bezighoudt met de (ontwikkeling van de) hoofdbebouwing binnen een bepaald plangebied (de invulling van een plangebied in grote lijnen). Overigens worden in deze fase wel zoveel mogelijk de zogenaamde opties (bijvoorbeeld dakkapellen, aan- of uitbouwen, erkers) aan de supervisor voorgelegd zodat hij of zij deze reeds kan beoordelen in relatie tot de gewenste ruimtelijke samenhang. De supervisor houdt zich dus alleen bezig met de totstandkoming (realisering) van een project en is bij het verdere beheer ervan niet meer betrokken. Bouwen en verbouwen is immers dynamisch in de zin dat er altijd wel weer wordt gebouwd en verbouwd. Wanneer het de bedoeling zou zijn dat een supervisor zich ook daar mee bemoeit kan er geen sprake zijn van een einddatum en zou de supervisor voor het leven moeten worden benoemd. Wanneer een ruimtelijk plan is gerealiseerd, wordt het beheer ervan overgelaten aan het gewone toezicht conform het welstandsbeleid. Om naar alle betrokken partijen duidelijkheid te scheppen verdient het aanbeveling de supervisie opdracht niet alleen formeel te starten, maar ook formeel af te sluiten. Het is aan het hoofd FRO hiervoor het juiste moment te bepalen en dit aan de supervisor (schriftelijk) mee te delen. Verhouding Welstandscommissie en de supervisor. De supervisie vindt plaats binnen de kaders van het vastgestelde ruimtelijke plan en de daarin opgenomen kwaliteitsambities, binnen het vastgestelde bestemmingsplan en binnen de gemeentelijke beleidskaders voor het ruimtelijke kwaliteitsbeleid De Welstandscommissie wordt op meerdere momenten in de procedure met betrekking tot de totstandkoming van een ruimtelijk plan en de concrete invulling ervan betrokken. Zo is de commissie betrokken bij het voorlopig ontwerp van een stedenbouwkundig (ruimtelijk) plan of een bestemmingsplan en doet de commissie aanbevelingen over het definitieve ontwerp van dit stedenbouwkundig (ruimtelijk) plan of bestemmingsplan en de bijbehorende gebiedsgerichte welstandscriteria waarbij met name ook wordt gekeken naar de werkbaarheid (uitvoerbaarheid) van een en ander. De Welstandscommissie komt later opnieuw in beeld en wel bij de toetsing van de concrete bouwplannen in het kader van vooroverleg (schetsplan) en bij de afdoening van de formele aanvragen om bouwvergunning. Teneinde te voorkomen dat bouwplannen rechtstreeks aan de welstandscommissie worden voorgelegd met het gevaar dat het definitieve plan afwijkt van hetgeen in een eerder stadium door de supervisor met de opdrachtgevers en ontwerpers is overeengekomen, is afgesproken dat de daarvoor in aanmerking komende bouwplannen pas aan de welstandscommissie worden voorgelegd nadat de supervisor hierover (schriftelijk) heeft geadviseerd. Het college kán besluiten om de taakomschrijving van de supervisor uit te breiden en hem voor dit project te laten benoemen als lid van de welstandscommissie. In deze taakomschrijving kan het college ook besluiten om het supervisielid van de welstandscommissie een mandaat te verstrekken, zodat een door de supervisor begeleid plan niet meer aan de welstandscommissie te goedkeuring voorgelegd moet worden. Werkwijze bij advisering supervisor. Om invulling te kunnen geven aan de supervisieopdracht is contractueel vastgelegd dat alle bouwplannen eerst worden beoordeeld door de supervisor die toetst of het ingediende bouwplan past binnen de stedenbouwkundige en architectonische ambities van een 16
plangebied. In de regel zal het uiteindelijk ingediende bouwplan een resultaat zijn van overleg tussen de supervisor en de verschillende ontwerpers. Bij de definitieve indiening van een bouwplan kan het oordeel van de supervisor zich beperken tot de vraag of het bouwplan nog overeenkomt met het eerder besproken en beoordeelde ontwerp. In de supervisieopdracht is vastgelegd dat de supervisor bepaalt wanneer een plan aan welstand kan worden voorgelegd. Dit is dus nadat hij zelf schriftelijk advies heeft uitgebracht (hetzij positief, hetzij negatief). De Welstandscommissie wacht eerst het oordeel van de supervisor af voordat zij zelf advies uitbrengt. Ook wanneer de supervisor van mening is dat een bepaald project niet voldoet aan de uitgangspunten van het ruimtelijke plan, moet het bouwplan toch aan de Welstandscommissie worden voorgelegd. Hiermee wordt recht gedaan aan de uitgangspunten van de Woningwet waarin is voorgeschreven dat de welstandscommissie advies uitbrengt aan het college. Toetsing aan redelijke eisen van welstand is immers één van de verplichte toetsingscriteria van de Woningwet. De supervisor heeft hierin geen bevoegdheid. Voor de goede orde: dit laatste geldt alleen voor de bouwvergunnigplichtige activiteiten. Voor andere plannen zoals de inrichting van de openbare ruimte geldt deze verplichting niet. In de praktijk is het de bouwplanbeheerder die er voor zorgt dat een aanvraag bouwvergunning vóór behandeling in de Welstandscommissie is beoordeeld door de supervisor. De bouwplanbeheerder is immers vooral ook een bouwplancoördinator die ervoor zorgt dat een aanvraag bouwvergunning alle stadia heeft doorlopen voordat de uiteindelijke beslissing kan worden genomen. De bouwplanbeheerder zorgt er ook voor dat de supervisor een afschrift krijgt van het uitgebrachte advies. Tenslotte moet worden bedacht dat de afdoening van bouwvergunningen aan wettelijke termijnen is gebonden (behoudens in die gevallen waarin een bouwplan niet voldoet aan de bestemmingsplanvoorschriften en er ter zake een vrijstelling noodzakelijk is). Dit betekent dat de hele procedure binnen een beperkte tijd moet worden afgerond. Wanneer niet tijdig een advies wordt uitgebracht (positief of negatief) bestaat de mogelijkheid dat een bouwvergunning van rechtswege is verleend. Dit betekent dat het bouwplan dan mag worden uitgevoerd zoals dat is aangevraagd, ook al zouden daarmee de ruimtelijke ambities van een plangebied geweld worden aangedaan. Het is met name aan de bouwplanbeheerder om dit proces te bewaken, hij is immers de bouwplancoördinator. Het pleit er dan ook voor om met name voor de bouwplannen waarover een oordeel moet worden gevraagd van de supervisor, eerst een zogenaamd schetsplan in te dienen (voorheen het verzoek vooroverleg bouwplan ). Een schetsplan is niet aan wettelijke afdoeningtermijnen gebonden hetgeen voor zowel de gemeente als de aanvrager belangrijke voordelen oplevert. De rol en de positie van de supervisor: De supervisor heeft de taak om de ruimtelijke ambities van een plan op een inspirerende wijze uit te dragen naar de architecten, opdrachtgevers en alle bij het plan betrokken ontwerpende disciplines, zodat een klimaat ontstaat dat uitdaagt tot hoogwaardige en waar mogelijk zelfs avontuurlijke architectuur; De rol van de supervisor is vastgelegd in de welstandsnota van Emmen, de supervisor wordt benoemd door B&W op voordracht van de directeur van de Dienst Beleid ; De exacte taakomschrijving en juridische status van de supervisor wordt vastgelegd in de supervisieopdracht, deze opdracht maakt deel uit van het contract met de supervisor; De supervisor kán door de Raad benoemd worden als (gemandateerd) lid van de welstandscommissie 17
De supervisie is integraal en gaat over grijs (de openbare ruimte), rood (bebouwing) en groen; De supervisie is territoriaal, het gebied is in de supervisieopdracht vastgelegd; De inhoudelijke kaders (stedenbouwkundig plan, het beeldkwaliteitplan of de welstandsnota en de gebiedsgerichte criteria) voor de supervisie worden besproken met en van advies voorzien door de Welstandscommissie Aanvragen op grond van de Woningwet in de supervisiegebieden worden nadat deze door de supervisor akkoord zijn bevonden (schriftelijk advies) door de Welstandscommissie getoetst binnen de daartoe gestelde kaders; De supervisor licht zonodig de aanvragen toe in de Welstandscommissie; Wanneer een ontwerp of schetsplan in een eerder stadium is behandeld en akkoord is bevonden, kan de officiële aanvraag door de secretaris van de Welstandscommissie onder mandaad worden afgedaan en vindt niet opnieuw een inhoudelijke beoordeling plaats. Dit uiteraard alleen in het geval het ontwerp niet afwijkt van hetgeen reeds eerder is besproken; De rol van de supervisor moet ook in de contracten met de verschillende opdrachtgevers/ projectontwikkelaars vast worden gelegd teneinde te voorkomen dat de supervisor wordt gepasseerd en bouwplannen rechtstreeks aan de Welstandscommissie (moeten) worden voorgelegd; De functie van de supervisor is tijdelijk en vervalt zodra het laatste bouwplan is vergund. Teneinde de tijdelijkheid te benadrukken en om duidelijkheid te scheppen dient de directeur Dienst Beleid ook het beëindigen van de opdracht (schriftelijk) te bevestigen; De betrokkenheid van de Welstandscommissie bij nieuwe ruimtelijke plannen (in de brede zin van het woord) is vastgelegd in de bij deze notitie behorende bijlage. Afspraken voor de praktijk: Zonder schriftelijk advies van de supervisor worden geen plannen aan de Welstandscommissie voorgelegd dan wel behandeld; De kaders waarbinnen de supervisor moet werken staan in het ruimtelijke plan en de daarin opgenomen notities omtrent architectuur en de inrichting van de openbare ruimte; De bouwplanbeheerders zorgen voor de coördinatie, zij zorgen ervoor dat de supervisor het bouwplan van advies heeft voorzien voordat het aan welstand wordt voorgelegd. Ook zorgt de bouwplanbeheerder ervoor dat de supervisor een afschrift krijgt van de uitgebrachte adviezen; De supervisor is geen welstand, dit betekent dat het feitelijke welstandsadvies alleen door de Welstandscommissie kan worden uitgebracht; Een negatief oordeel van de supervisor is op zich geen weigeringgrond voor de bouwvergunning, wel dient dit advies te worden meegewogen in de verdere advisering door de afdeling FRO en de Welstandscommissie; Het inschakelen van een supervisor schort de behandeling en afhandelingtermijn van een bouwvergunning niet op. Het is aan de bouwplanbeheerder deze termijnen te bewaken en te voorkomen dat een vergunning van rechtswege wordt verleend en de stedenbouwkundige en architectonische uitgangspunten van een plangebied geweld wordt aangedaan. 18