Statuten gemeentelijke culturele raad van Dentergem Artikel 1: In Dentergem wordt een gemeentelijke culturele raad opgericht in uitvoering van het decreet van 6 juli 2012. De gemeentelijke culturele raad zal binnen het wettelijk kader van het decreet van 6 juli 2012 initiatieven nemen met als doel een evenwicht te bereiken tussen het culturele aanbod en de culturele behoeften binnen de gemeente. Hoofdstuk 1: Zetel en leden Artikel 2: Contactgegevens van de gemeentelijke culturele dienst o Cultuurfunctionaris: Heleen Vullers o Adres: Sporthal Markegem, Brouwerijstraat 21, 8720 Markegem o Telefoonnummer: 051 57 55 12 o E-mailadres: cultuurfunctionaris@dentergem.be Artikel 3: Leden Algemene Vergadering Alle aangesloten verenigingen zijn lid van de Algemene Vergadering (zie socio-culturele verenigingen van Groot-Dentergem op de gemeentelijke website). Artikel 4: Leden Raad van Bestuur: 2013-2018 o Voorzitter: Ludwig Vankeirsbilck o Secretaris: Heleen Vullers of plaatsvervanger o Penningmeester: Frieda Neirynck o Leden: Jolanda Kause, Eric Vaernewijck, Isabelle Verkinderen Hoofdstuk 2: Doelstellingen Artikel 5: De gemeentelijke culturele raad heeft als doel het bevorderen van een integraal en duurzaam cultuurbeleid in het belang van alle inwoners van de gemeente. Artikel 6: Om de doelstellingen te verwezenlijken, zal de gemeentelijke culturele raad: a. Op vraag van het gemeentebestuur, de beheerraden van de gemeentelijke gebouwen en op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden van het cultuurbeleid, met uitzondering van het jeugd- en sportbeleid waarvoor andere raden bevoegd zijn. Die materies zijn: o Planning, aankopen, bouw en verbouw van de gemeentelijke culturele infrastructuur o Taal, muziek en andere kunsten o Bibliotheken o Erfgoed en cultureel patrimonium o Toerisme o Gemeenschapsvorming b. Overleg en samenwerking tot stand brengen, stimuleren en optimaliseren tussen verenigingen, diensten, instellingen en andere organisaties die actief zijn in de culturele sector. c. Onderzoek verrichten naar, documentatie en informatie verzamelen over het cultureel leven en de culturele behoeften in het werkingsgebied en de bevolking daarover inlichten. d. Aanmoedigen en ondersteunen van vorming en cultuureducatie, zowel binnen als buiten de gemeente. e. Advies geven over en deelnemen aan het beheer van de gemeentelijke culturele infrastructuur in overeenstemming met de ter zake geldende wetgeving. f. Advies geven in verband met de subsidies die de socio-culturele verenigingen krijgen. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem Statuten 18/09/2013 1
Hoofdstuk 3: Structuur Artikel 7: De gemeentelijke culturele raad moet zo representatief mogelijk zijn voor de culturele diversiteit in de gemeente. De gemeentelijke culturele raad van Dentergem is als volgt samengesteld: o Algemene Vergadering o Raad van Bestuur o Eventuele werkgroepen Hoofdstuk 4: Algemene Vergadering Artikel 8: Procedure van samenstelling o Bij het begin van elk werkjaar, dat loopt van 1 september tot 31 augustus, worden alle culturele verenigingen, instellingen, organisaties en diensten die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de Algemene Vergadering aangeschreven met de vraag om een afgevaardigde aan te duiden. o Wie nog geen deel uitmaakte van de Algemene Vergadering, wordt aangesproken met een oproep in de gemeentelijke infokrant en op de gemeentelijke website. o Wie lid wil worden, dient een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de gemeentelijke cultuurfunctionaris. De betrokkene krijgt binnen de twee weken na de aanvraag een antwoord en de uitnodiging voor de volgende Algemene Vergadering. Artikel 9: Leden De Algemene Vergadering van de gemeentelijke culturele raad kan bestaan uit onderstaande leden. Het aantal leden onder b. mag niet meer bedragen dan een vijfde van het aantal leden onder a. a. Eén afgevaardigde van elke private of publieke vereniging, instelling, organisatie of dienst die een actieve culturele werking kan aantonen in de gemeente of een deel van de gemeente. De afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging, instelling, organisatie of dienst en moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: o Minimum achttien jaar oud zijn o Geen politiek mandaat uitoefenen of lid zijn van de OCMW-raad o Actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waarvoor ze worden aangeduid o Niet meer dan 1 organisatie vertegenwoordigen b. Deskundigen en geïnteresseerde individuele burgers die gecoöpteerd worden door de Algemene Vergadering. Kandidaten moeten voldoen aan volgende voorwaarden: o Minimum achttien jaar oud zijn o Geen politiek mandaat uitoefenen of lid zijn van de OCMW-raad o Woonachtig zijn in de gemeente De Algemene Vergadering is openbaar dus er kunnen individuele personen aanwezig zijn. Individuele personen hebben enkel stemrecht als ze door de Algemene Vergadering gecoöpteerd werden. Artikel 10: Stemgerechtigde leden In de Algemene Vergadering van de gemeentelijke culturele raad hebben enkel onderstaande leden stemrecht. a. Eén afgevaardigde van elke private of publieke vereniging, instelling, organisatie of dienst die een actieve culturele werking kan aantonen in de gemeente of een deel van de gemeente. De afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging, instelling, organisatie of dienst en moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: o Minimum achttien jaar oud zijn o Geen politiek mandaat uitoefenen of lid zijn van de OCMW-raad Gemeentelijke culturele raad van Dentergem Statuten 18/09/2013 2
o Actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waarvoor ze worden aangeduid o Niet meer dan 1 organisatie vertegenwoordigen b. De leden die door de AV gecoöpteerd werden. Artikel 11: Stemmen o Om een geldige stemming te kunnen houden in de Algemene Vergadering moet ten minste de helft + 1 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. De beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid. o Voor de wijziging van de statuten moet twee derde van de stemgerechtigde cultuurraadsleden aanwezig zijn. De beslissingen worden genomen met een meerderheid van 2/3. o Onthoudingen worden niet meegeteld bij het bepalen van de meerderheid. o Indien de quota niet worden bereikt bij een tweede bijeenroeping, kan de vergadering wel beslissen, ongeacht het aantal aanwezigen. Artikel 12: Bevoegdheden Tot de bevoegdheden van de Algemene Vergadering behoren: o De wijziging van de statuten en de ontbinding van de gemeentelijke culturele raad. o Het aanvaarden en uitsluiten van de leden van de Algemene Vergadering. o De aanstelling en het ontslag van de leden van de Raad van Bestuur. o Het goedkeuren en wijzigen van het huishoudelijk reglement. o Het coöpteren van individuele leden. o Het goedkeuren van verslagen en adviezen die zijn gemaakt door de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur of werkgroepen. o Het formuleren van voorstellen en adviezen. Artikel 13: Begin van het mandaat De gemeentelijke culturele raad moet uiterlijk 6 maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad opnieuw worden opgericht. Artikel 14: Einde van het mandaat Aan het mandaat van de stemgerechtigde leden wordt een einde gesteld o Door het intrekken van de opdracht door de vereniging, instelling, organisatie of dienst die zij vertegenwoordigen. Die intrekking moet schriftelijk en gemotiveerd aan de Raad van Bestuur van de gemeentelijke culturele raad worden meegedeeld. o Door het ontslag van de betrokkene zelf uit de gemeentelijke culturele raad of uit de organisatie waarvoor hij/zij afgevaardigd is. Dat ontslag moet schriftelijk worden meegedeeld door de betrokkene of door de organisatie. o Door drie opeenvolgende onwettige afwezigheden. De Raad van Bestuur van de gemeentelijke culturele raad zal de afwezigheden vaststellen en het ontslag meedelen aan het betrokken lid, de organisatie en de algemene vergadering van de gemeentelijke culturele raad. Met een schriftelijke aanvraag aan de Raad van Bestuur kan de organisatie onmiddellijk een nieuwe afgevaardigde aanduiden. o Door overlijden of rechtsonbekwaamheid. o Een mandaat van een lid duurt 6 jaar. Het wordt beëindigd ten laatste binnen de vier maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem Statuten 18/09/2013 3
Hoofdstuk 5: Raad van Bestuur Artikel 15: Procedure van samenstelling De Raad van Bestuur wordt samengesteld door de Algemene Vergadering. Die bepaalt op welke manier de leden van de Raad van Bestuur worden verkozen en neemt daartoe de nodige bepalingen op in het huishoudelijk reglement. Artikel 16: Leden De Raad van Bestuur bestaat minstens uit: o Een voorzitter o De gemeentelijke ambtenaar belast met cultuuraangelegenheden die het secretariaat waarneemt. o Twee leden Bovenstaande functies zijn ook geldig op de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur bestaat maximaal uit 11 leden. De schepen bevoegd voor cultuur (of een ander lid van het Collega van Burgemeester en Schepenen indien de schepen bevoegd voor cultuur verhinderd is) en/of de voorzitter van de beheerraden van de gemeentelijke infrastructuren mogen als waarnemer aanwezig zijn op de vergaderingen van de Raad van Bestuur. Artikel 17: Begin van het mandaat De gemeentelijke culturele raad moet uiterlijk 6 maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad opnieuw worden opgericht. De duur van een mandaat bedraagt 6 jaar, behoudens herverkiezing. Artikel 18: Bevoegdheden De Raad van Bestuur organiseert en bereidt de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering voor. De bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering zijn toegewezen, behoren tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur. De bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn altijd ondergeschikt aan de bevoegdheden van de Algemene Vergadering. Ze dienen enkel om de werking van de culturele raad in goede banen te leiden. Artikel 19: Einde van het mandaat Aan het mandaat wordt een einde gesteld o Door het intrekken van de opdracht door de organisatie, vereniging of instelling die zij vertegenwoordigen. Die intrekking moet schriftelijk en gemotiveerd aan de Raad van Bestuur van de gemeentelijke culturele raad worden meegedeeld. o Door het ontslag van de betrokkene zelf uit de gemeentelijke culturele raad of uit de organisatie waarvoor hij/zij afgevaardigd is. Dat ontslag moet schriftelijk worden meegedeeld door de betrokkene of door de organisatie. o Door drie opeenvolgende onwettige afwezigheden. De Raad van Bestuur van de gemeentelijke culturele raad zal de afwezigheden vaststellen en het ontslag meedelen aan het betrokken lid, de organisatie en de algemene vergadering van de gemeentelijke culturele raad. Met een schriftelijke aanvraag aan de Raad van Bestuur kan de organisatie onmiddellijk een nieuwe afgevaardigde aanduiden. o Door overlijden of rechtsonbekwaamheid. o Een mandaat van een lid duurt 6 jaar. Het wordt beëindigd ten laatste binnen de vier maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem Statuten 18/09/2013 4
Artikel 20: Vacature Raad van Bestuur Wanneer een mandaat van een lid van de Raad van Bestuur tussentijds vacant wordt, kan de Algemene Vergadering een opvolger aanwijzen die het mandaat van de voorganger voltooit. Hoofdstuk 6: Werkgroepen Artikel 21: De Algemene Vergadering kan steeds werkgroepen oprichten. Elk lid van de gemeentelijke culturele raad kan daaraan deelnemen. Ook andere geïnteresseerde mensen en/of deskundigen kunnen lid worden van een werkgroep. Die hebben echter geen stemrecht binnen de Algemene Vergadering, tenzij ze gecoöpteerd werden door de Algemene Vergadering. Artikel 22: De resultaten van de werkgroep worden telkens toegelicht en voorgelegd aan de Algemene Vergadering, die er over stemt indien nodig. Hoofdstuk 7: Erkenning, toelage en lokaal Artikel 23: De gemeentelijke culturele raad vraagt zijn erkenning aan de gemeenteraad en legt daartoe zijn statuten en huishoudelijk reglement, en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad. Artikel 24: Binnen het kader van de goedgekeurde gemeentebegroting voorziet het gemeentebestuur een werkingstoelage voor de gemeentelijke culturele raad. Artikel 25: Het gemeentebestuur stelt een vergaderlokaal ter beschikking aan de gemeentelijke culturele raad. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem Statuten 18/09/2013 5
Huishoudelijk reglement gemeentelijke culturele raad van Dentergem Artikel 1: Huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement regelt de interne werking van de gemeentelijke culturele raad en vormt een aanvulling op de statuten van die raad. Artikel 2: Samenstelling gemeentelijke culturele raad De gemeentelijke culturele raad bestaat uit een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur en wordt voorgezeten door de voorzitter (of de plaatsvervanger). De Algemene Vergadering van de gemeentelijke culturele raad is publiekelijk toegankelijk. Let wel: enkel de leden van de Algemene Vergadering hebben stemrecht. Bij de Algemene Vergadering dienen zowel de leden van de Algemene Vergadering als de leden van de Raad van Bestuur aanwezig te zijn. Meer informatie over wie kan toetreden, staat in de statuten van de gemeentelijke culturele raad (zie hoofdstuk 4, artikel 8 procedure van samenstelling ). Artikel 3: Werking De cultuurraad ontwikkelt een open en probleemoplossende werking, los van alle politieke en geloofsovertuigingen. Artikel 4: Uitnodiging De leden van de Algemene Vergadering en de leden van de Raad van Bestuur worden telkens schriftelijk of via mail uitgenodigd door de secretaris. Bij de uitnodiging worden de agendapunten meegedeeld. Indien iemand niet aanwezig kan zijn, dient die zich uitdrukkelijk te verontschuldigen of een plaatsvervanger aan te duiden. Artikel 5: Verslaggeving De secretaris maakt het verslag op van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur en bezorgt elk lid het verslag ten laatste twee weken na het aflopen van de bijeenkomst. Het verslag wordt schriftelijk of per mail bezorgd. De verslagen van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur worden ook op de gemeentelijke website geplaatst zodat die voor iedereen te raadplegen zijn. Er kan ook telkens een exemplaar worden ingekeken op het secretariaat van de Dienst Vrije Tijd. Artikel 6: Stemming Elke stemming aangaande een agendapunt van de cultuurraad wordt voorafgaand de stemming gemotiveerd en toegelicht door de Raad van Bestuur. Er wordt tijd genomen om vragen van de leden te beantwoorden. Artikel 7: Advies Om de adviesfunctie van de gemeentelijke culturele raad ten volle mogelijk te maken, wordt de volgende regeling gevolgd. o Elke adviesvraag die aan de cultuurraad wordt gesteld, zowel door verenigingen als door de gemeenteraad of de beheerorganen, moet schriftelijk worden gesteld met toevoeging van: - De datum van indiening van het advies. - Het volledige dossier in verband met het advies. De cultuurraad heeft inzage in alle documenten die betrekking hebben tot de adviesaanvraag. - Een opgave van de wettelijke voorwaarden en de financiële basisgegevens waar de cultuurraad dient rekening mee te houden. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem - Huishoudelijk reglement 18/09/2013 1
o De cultuurraad brengt een advies uit binnen de dertig dagen na een adviesaanvraag. Slechts omwille van hoogdringendheid kan die termijn door de adviesaanvrager gemotiveerd ingekort of verlengd worden. o De cultuurraad kan ook op eigen initiatief een advies geven aan de gemeenteraad of de beheerorganen. Dat wordt schriftelijk gedaan met toevoeging van: - De datum van indiening van het advies. - Het volledige dossier in verband met het advies. - Een opgave van de wettelijke voorwaarden en de financiële basisgegevens waarmee rekening gehouden dient te worden. o De cultuurraad deelt zijn adviezen steeds schriftelijk mee aan de betrokken partijen zowel bij een adviesaanvraag als bij een advies op eigen initiatief. Daarbij wordt melding gemaakt van: - De wijze waarop het advies tot stand kwam en wie geconsulteerd werd. - De motivering als grondslag voor het advies. - Afwijkende meningen of minderheidsstandpunten worden op verzoek van de leden van de cultuurraad, de gemeenteraad, het schepencollege, de beheerorganen en bibliotheek, aan het advies toegevoegd. o De adviesaanvraag en het eigenlijke advies worden als bijlage bij het verslag van de Algemene Vergadering toegevoegd. o Aan de cultuurraad worden, om zijn adviesfunctie ten volle mogelijk te maken, de volgende documenten tijdig door de beheerorganen overgemaakt: - Agenda van de gemeenteraad - Verslag van de gemeenteraad - Agenda van de beheercommissies van de gebouwen waar culturele activiteiten plaatsvinden. - Verslag van de vergaderingen van bovenstaande beheercommissies. - Agenda van het beheerorgaan van de bibliotheken. - Verslag van de vergaderingen van bovenstaand beheerorgaan. - Daarenboven kan de cultuurraad steeds informatie inwinnen bij de gemeenteraad, het schepencollege of bij de beheerorganen. De gevraagde informatie wordt binnen de 14 dagen verstrekt aan de cultuurraad. Artikel 8: Rekeningen Elk jaar worden de rekeningen van het verlopen jaar voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Alle gelden worden beheerd door de penningmeester. Artikel 9: Verbintenissen met beheerorganen Om een vlotte werking te garanderen gaat de cultuurraad volgende verbintenissen aan met de beheerorganen van gemeente Dentergem. o De cultuurfunctionaris (of de plaatsvervanger) dient altijd aanwezig te zijn op de Algemene Vergadering. o De schepen van cultuur wordt uitgenodigd op de Algemene Vergadering. o Op elke Algemene Vergadering worden uitgenodigd: - Een vertegenwoordiger van de beheercommissies van de gebouwen waar culturele activiteiten doorgaan. - Een vertegenwoordiger van de bibliotheken. - Een vertegenwoordiger van de jeugd-, sport- en seniorenraad om de samenwerking tussen de verschillende raden te stimuleren en om nuttige informatie aan elkaar te kunnen doorspelen. - Deskundigen op het gebied van culturele aangelegenheden, indien nodig. Bovenstaande personen hebben geen stemrecht binnen de Algemene Vergadering. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem - Huishoudelijk reglement 18/09/2013 2
Artikel 10: Ondersteuning door gemeentebestuur en schepencollege Het gemeentebestuur en het schepencollege ondersteunen de cultuurraad door: o Jaarlijks een werkingstoelage voor de cultuurraad op te nemen in de begroting. o Een cultuurfunctionaris ter beschikking te stellen. o Ter dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de leden van het bestuur van de cultuurraad, geldig voor activiteiten die worden uitgevoerd door de cultuurraad. o Het bedrag voor de subsidieverdeling voor de verenigingen wordt minimaal behouden. De eindbeslissing om deze subsidie toe te kennen is en blijft volledig in handen van het gemeentebestuur en schepencollege. Artikel 11: Bepalingen die verband houden met verspreiden en ontvangen van informatie die betrekking hebben met de cultuurraad. o Alle informatie wordt, schriftelijk of per mail, doorgegeven aan de cultuurfunctionaris (of de plaatsvervanger) om alle informatie-uitwisseling op een plaats te bundelen. o De bestuursleden kunnen altijd persoonlijk gecontacteerd worden om informatie te ontvangen van de leden van de cultuurraad, of om problemen te helpen oplossen. o Alle informatie van de cultuurraad wordt verspreid via de gemeentelijke website of via het gemeentelijk infokrantje. o De cultuurraad behoudt zich ook het recht om onafhankelijk van deze kanalen informatie te verstrekken. Gemeentelijke culturele raad van Dentergem - Huishoudelijk reglement 18/09/2013 3