TECHNISCHE OPLEIDING : AEDES VERZEKERINGEN INHOUDSTAFEL 1. OPMAKEN VAN EEN OFFERTE / VOORSTEL / POLIS 2. AANVRAGEN VAN EEN UITZONDERING AUTO / MOTO 3. DOMICILIATIEBERICHTEN AANMAKEN 4. BOEKHOUDING 5. SCHADEGEVALLEN: OPVOLGING IN DE KANTOREN 6. OEFENINGEN Voor en door de makelaars N.V. AEDES VLAANDEREN Coupure, 228 B - 9000 GENT Tel : +32 9 265 08 08 Fax : +32 9 270 33 27 info.gent@aedesvl.be www.aedesvl.be FSMA 101924A RPR Oudenaarde BE 0881.934.985 BELFIUS 068-2467783-33 IBAN BE 79 06824677 8333 BIC : GKCCBEBB
1. OPMAKEN VAN EEN OFFERTE / VOORSTEL / POLIS A. OPMAKEN VAN EEN OFFERTE Voor het opmaken van een offerte kiest u in de takenbalk voor TARIEFBEPALING. Daarna kan u het product aanduiden waarvoor u een tarief wenst te berekenen. 2
Indien er gekozen wordt voor het maken van een tarief BA AUTO, krijgt men volgend scherm te zien: Het tabblad ALGEMEEN: - FORMULE: steeds KOPPEL - MERK: intikken van het merk of met de muisknop klikken op de 3 puntjes achteraan, waarbij u een volledige lijst krijgt van alle merken. - TYPE: klikken op het rode wagentje. Belangrijk hierbij is dat het type correct is. Het KW van het voertuig kan aangepast worden. - OMNIUM: DATUM VAN: datum eerste inschrijving VRIJSTELLING: o% is een Engelse vrijstelling van 600 EUR VERZEKERDE WAARDE: cataloguswaarde excl BTW CONTINUITEIT: aanduiden indien er een lopend omniumcontract wordt overgenomen van een andere maatschappij. In dat geval kan de formule 100 verder toegepast worden bij Aedes Verzekeringen. GEEN SCHADE SINDS 3 JAAR: aanduiden indien er gedurende de laatste 3 jaar (bewezen) geen uitbetaling boven de 1.000 EUR is geweest in het omniumcontract van uw klant (voor zover er een omnium in voege was). 3
Het tabblad ALGEMEEN: Voor het berekenen van een premie, klikt men op BEREKENEN. Wenst u de commissie te zien klikt u op UITGEBREID. Zowel in BA als in omnium ziet u de verschillende commissieklassen. 4
B. OPMAKEN VAN EEN VOORSTEL Voor het opmaken van een voorstel, kan u het beste starten met het aanmaken van de verzekeringsnemer. Volgend scherm komt te voorschijn: Door het klikken op het tweede icoontje, komt men in de gegevensfiche van uw klant terecht: 5
Verplicht in te vullen velden zijn: Naam, Voornaam, Adres, postcode en Plaats. Hier dient u ook aan te duiden of het gaat om een natuurlijk persoon of rechtspersoon.na het invullen van de gegevens klikt men onderaan rechts op TOEPASSEN. De gegevens van de verzekeringsnemer zijn nu bewaard in het systeem. Door het klikken op AANBOD kan er nu een verzekeringsvoorstel opgemaakt worden Links krijgt men een lijst van elk Aedes verzekeringsproduct waarvoor er een voorstel kan opgemaakt worden. Voor het opmaken van een voorstel klikt men eerst met de linkermuisknop op het gezochte product. Eenmaal dit in blauw wordt aangeduid, klikt men met de rechtermuisknop en komt er een vakje NIEUW te voorschijn: 6
Daarna komen volgende schermen tevoorschijn: 7
Volgende opmerkingen: - VERVALDAG: men kan kiezen tussen eenmalig/vast (eerste vervaldag is 31/12) of vrij (looptijd van het contract is 1 jaar) - VERVALDAGBERICHT: daar kan u uit volgende mogelijkheden kiezen Eerste voor makelaar: het eerste vervaldagbericht wordt verstuurd naar de makelaar die het vervaldagbericht aan de cliënt zal bezorgen. Daarna wordt elk volgend vervaldagbericht rechtstreeks naar de cliënt gestuurd. Inning van de premie is wel steeds inning maatschappij. Steeds makelaar: elk vervaldagbericht wordt naar de makelaar verstuurd Steeds verzekerde: elk vervaldagbericht wordt automatisch naar de klant verstuurd. Voorgeschiedenis BA: De maatschappij waar de vorige polis lopende was, dient hier ingevuld te worden, samen met het correcte polisnummer. Indien men bij het opmaken van de polis nog niet over het polisnummer / maatschappij beschikt is het niet toegelaten een fictief nummer in te vullen. 8
Ook indien het ingegeven polisnummer niet op naam van de verzekeringsnemer staat (polis vader, moeder,.) mag deze niet in het vakje van voorgeschiedenis ingevuld worden. Men dient Aedes Vlaanderen nv te contacteren die een uitzonderingscode kan doorgeven op het gebied van BM graad. In het tabblad BESTUURDER kan men andere bestuurders gaan vermelden die ook het voertuig courant zullen gebruiken. Indien het gaat om een occasionele bestuurder kan deze in de vrije tekst van het voorstel ingevuld worden. 9
In het tabblad TARIEFkan de commissie aangepast worden in het vakje Burgerlijke Aansprakelijkheid. Door het klikken op Berekenen krijgt men de premie inclusief taksen en lasten te zien. Door het klikken op Toepassen wordt het voorstel in het Aedes systeem bewaard en kan dit later terug opgevraagd worden om eventueel nog aanpassingen aan te brengen of om het voorstel om te zetten in een polis. Dit gebeurt door na het bewaren van het voorstel te klikken op Polis. Het systeem zal vragen of men zeker is de polis op te stellen. Na het klikken op JA zal de polis onmiddellijk opgemaakt worden. Het vakje AANVERWANT kan gebruikt worden om een voorstel connexpolis op te maken. Dit kan zijn een omnium (volledig of beperkt), oldtimer, fiets, moto,.. Het vakje Afdrukken kan gebruikt worden voor het afdrukken van het voorstel. 10
C. OPMAKEN VAN EEN POLIS Het opmaken van een polis kan op 2 manieren gebeuren: 1) We vertrekken vanuit het reeds opgemaakte verzekeringsvoorstel Hier krijgt u een overzicht van alle opgemaakte voorstellen. Door het dubbelklikken op het gewenste voorstel. Onderaan links kiest u dan voor POLIS. De polis is nu opgemaakt. 2) We maken rechtstreeks een polis op 11
We vertrekken opnieuw vanuit de gegevens van de verzekeringsnemer In plaats van het kiezen voor het opmaken van een voorstel (AANBOD), kiezen we nu voor POLISSEN. In de linkerlijst klikken we terug op het product waarvoor we een polis wensen op te maken, om daarna met de rechtermuisknop te kiezen voor NIEUW. Volgende schermen worden zichtbaar: 12
De schermen zijn dezelfde zoals bij het opmaken van een voorstel. Bij klikken op toepassen zal het systeem onmiddellijk vragen of u akkoord bent voor het opmaken van de polis. Bij Afdrukken kan u dan de polisstukken en de Verklaring op Eer afdrukken om aan uw klant te bezorgen. Na het opmaken van de polis vindt u onderaan links nog een aantal optiemogelijkheden: Voor het opmaken van een bijvoegsel klikt u op deze optie. Dit kan gebruikt worden voor het doorvoeren van een voertuigwijziging, nummerplaat,.. Een polis kan tijdelijk geschorst worden in het systeem. Indien uw klant kiest voor een schorsing van de polis, zal deze gedurende 6 maanden geschorst blijven. Na de periode van 6 maanden zal de polis opgezegd worden en zal uw klant de teveel betaalde premie teruggestort krijgen. Bij opzegging van de polis wordt de polis onmiddellijk stopgezet en wordt de teveel betaalde premie ook onmiddellijk teruggestort. De opzegging van de polis kan in het kantoor enkel gebeuren op hoofdvervaldag. Opzeg van een polis na schrapping nummerplaat dient te gebeuren door Aedes Verzekeringen. 13
Bij deze optie kan u een dubbel van de definitieve groene kaart afprinten of kan u kiezen voor het opmaken van een voorlopige groene kaart van 1 maand. Hierbij tikt u het merk en type van de wagen in, samen met de nummerplaat en/of chassisnummer Via Opties kan u dus ook kiezen voor Bijhorende creatie. Dit kan u gebruiken om een connexpolis op te maken na het maken van een BA auto. Een connexpolis kan zijn: omnium, fiets, tractor, oldtimer,. Elke connexpolis is een aparte polis gelinkt aan de BA Auto polis. Zonder opmaak van een BA Auto kan er geen connexpolis opgemaakt worden. 14
Via Opties kan u ook kiezen voor Bijhorende lijst. Hierbij krijgt men een overzicht van alle connexpolissen die gelinkt zijn aan de BA Auto van de verzekeringsnemer. 2. AANVRAGEN VAN EEN UITZONDERING AUTO / MOTO A. UITZONDERING MOTO Het aanvragen van een uitzondering in acceptatievoorwaarden voor moto kan gebeuren door het klikken op Dossiers Uitzondering. Volgend scherm krijgt u te zien: 15
Door het klikken op het tweede icoontje wordt de aanvraag tot uitzondering opgemaakt. Volgende gegevens worden gevraagd: 16
Bij verklaring en rechtvaardiging van de aanvraag is het zeer belangrijk om zo een volledig mogelijk beeld te schetsen van de situatie, zowel wat betreft het schadeverleden, als de rijervaring met moto, enz. Op basis van deze gegevens zal Aedes Verzekeringen beslissen al dan niet een uitzondering toe te staan. Indien er een uitzondering wordt gegeven voor een moto, zal u daarvan bevestiging ontvangen via mail. Daarna dient u volgende stappen te volgen: 17
U kiest voor Dossiers Uitzonderingen en daarna klikt u op het vakje AANVAARD Men krijgt een overzicht te zien van alle uitzonderingen die werden aanvaard. U dubbelklikt op de door u gevraagde uitzondering. Onderaan links van het scherm kiest u voor Opties en daarna voor Oprichting van contract. De uitzonderingscode wordt hier automatisch doorgegeven in het systeem en u kan zelf de polis voor de verzekeringsnemer opmaken. B. UITZONDERING AUTO Voor het aanvragen van een uitzondering Auto kan bij voorkeur hetzelfde document worden gebruikt als voor de moto. Eventueel kan u de gegevens ook doorgeven via mail (standaardmail) of via het standaarddocument die te vinden is onder Formulieren Vraag tot uitzondering. U zal een uitzonderingscode ontvangen indien de zaak wordt aanvaard. U volgt daarna de normale procedure voor het opmaken van een polis BA Auto. Afhankelijk van de soort uitzonderingscode, zal u dit in het desbetreffende vakje moeten invullen. 18
3. DOMICILIATIEBERICHTEN AANMAKEN Indien uw klant kiest voor een maandelijkse premiebetaling dient er uiteraard een domiciliatiebericht aangemaakt te worden. U gaat hiervoor naar de klantenfiche van de verzekeringsnemer. U dubbelklikt op de fiche van de gekozen verzekeringsnemer. Op het tabblad Algemeen ziet u uiterst rechts volgende melding: Naast IBAN tikt men het IBANnummer van uw klant in. Vervolgens klikt men op toepassen. Onderaan links vindt u een vakje OPTIES 19
U klikt op Afdrukken aanvraag SDD domiciliëring. Uw klant dient dit document getekend terug aan ons te bezorgen. De domiciliatie wordt dan verder geregeld tussen Aedes Verzekeringen en de financiële instelling van uw klant. 4. BOEKHOUDING Vanuit het kantoor kan u zelf een volledige opvolging doen wat er gebeurt op het vlak van betaling van premies, terugbetalingen aan de cliënt, enz. We vertrekken vanuit de klantenfiche van de verzekeringsnemer We dubbelklikken op de fiche van de gekozen verzekeringsnemer en komen in de fiche terecht. Daarna gaan we in de verschillende tabbladen kiezen voor het tabblad BOEKHOUDING Aan de linkerzijde kiezen we voor de optie ALLE. Hierbij krijgen we een overzicht van alle verrichtingen op klantenniveau, waarbij we een totaalbeeld krijgen van alle polissen van uw klant bij Aedes Verzekeringen en de daaraan gelinkte betalingen en terugbetalingen. 20
5. SCHADEGEVALLEN Het Aedes Verzekeringen systeem is volledig transparant en laat toe dat men éénder waar de opvolging kan doen en de behandeling van de schadegevallen. U heeft steeds een correct overzicht van de ondernomen acties in een dossier en van de stand van zaken. Indien men klikt op Algemeen Overzicht krijgt men een overzicht van alle schadegevallen binnen het kantoor, dit van de verschillende producten. Om de details van een bestaand schadedossier te bekijken, kan men dubbelklikken op het dossier zelf. 21
In het tabblad Algemeen krijgt u een korte beschrijving van het dossier, evenals de aangelegde provisies, betalingen die zijn gebeurd, verhaal, recuperatie en de persoon die het dossier binnen Aedes Verzekeringen beheert. Bij afsluitdatum kan u zien of het dossier nog lopende is of reeds werd afgesloten. In het tabblad detail krijgt u de gegevens van de bestuurder tijdens het schadegeval en de plaats waar het ongeval zich heeft voorgedaan. In het tabblad Briefwissling kan u zien welke partijen er reeds betrokken zijn bij de behandeling van het schadedossier. Onderaan links kan u ook kiezen voor Opties 22
Hierbij speelt Historiek een belangrijke rol. Door het kiezen van Historiek kan u een volledig overzicht krijgen van de stand van zaken van een specifiek dossier Indien men klikt op Boekhouding, kan men zien welke kosten er intussen werden betaald en aan welke betrokken partij of derde. Indien men klikt op Correspondentie, krijgt men een overzicht van elke mail, brief, fax, telefoongesprek die is gebeurd tussen hoofdzetel en makelaar, klant, tegenpartij, experts,. ALS AFSLUITER NOG ENKELE OEFENINGEN Heeft u nog verdere vragen? Contacteer ons! Aedes Productie : Eva Van Coster : eva.vancoster@aedesvl.be Aedes Schade : Marc De Bruyne : marc.debruyne@aedesvl.be Telefoonnummer : 09/265.08.08 23
24