Evenementenmakers gezocht! Het Diemerbos is op zoek naar muziek, cultuur, sport & lifestyle evenementen Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 1
Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 2
Het Diemerbos Het Diemerbos vormt samen met de Bijlmerweide, het PEN-bos en de Gaasperplas een lint van natuur- en recreatiegebieden aan de zuidoostkant van Amsterdam. De bomen in het Diemerbos werden in het begin van de jaren negentig van de vorige eeuw aangeplant in een open polder met veel water; het Diemerbos is een jong bos. Het bos bestaat uit twee delen met elk een eigen karakter. Het grootste deel van het Diemerbos ligt ten westen van de A9 en grenst aan Diemen en Amsterdam-Zuidoost. Dit deel is het meest ingericht voor recreatie. Je vindt er picknickplekken, bankjes, waterpartijen, een speelbos voor kinderen en een grote ligweide. De wandelpaden zijn geschikt voor rolstoelen, rollators en wandelwagens. In het bos aan de andere kant van de A9 mag de natuur meer haar eigen gang gaan. Het Diemerbos loopt hier door tot het Amsterdam-Rijnkanaal. De natuur is hier waterrijk, met moerasbos, nat grasland, ruigtes, plassen en rietland. Je kunt er bijzondere soorten planten en dieren zien. Je kunt er luieren op de picknickweide, hardlopen, wandelen en fietsen of lekker spelen in het speelbos. Het Diemerbos Het Diemerbos is onderdeel van het Nederlandse Natuur Netwerkt (NNN, voorheen de Ecologische Hoofdstructuur). Dat betekent dat er altijd een balans moet zijn tussen het gebruik door mensen en de flora en fauna. Tijdens het broedseizoen (15 maart 15 juli) van (bos)vogels wordt extra opgelet door de beheerders. Het bos is in beheer bij Staatsbosbeheer en Groengebied Amstelland. Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 3
De evenementenlocaties In het Diemerbos liggen 3 locaties waar evenementen mogen worden georganiseerd: De Ligweide, Achter Landlust en De Parkeerplaats. De categorieën, locaties en spelregels daarvoor zijn vastgelegd door gemeente Diemen in het Draaiboek evenementen. Staatsbosbeheer en Groengebied Amstelland vragen een marktconforme vergoeding voor het gebruik van (een) locaties(s). De kosten die samenhangen met de vergunningaanvragen en eventueel benodigde onderzoeken, zijn voor rekening en risico van de organisator. 9 7 8 De Ligweide (locatie 7) Het hart van het westelijke deel van het Diemerbos is een ruime ligweide, die geschikt is voor evenementen met meer dan 5.000 bezoekers. De te benutten ruimte van deze locatie is ruim 1,3 hectare, exclusief de waterpartij in het midden van het terrein. De lob die eraan kan worden toegevoegd is 0,26 hectare. Op deze locatie vonden in de afgelopen jaren diverse muziekevenementen plaats. Er zijn geen nutsvoorzieningen aanwezig. Achter Landlust (locatie 8) Op de rand van het Diemerbos, achter boerderij Landlust, ligt een tweede weide. Deze weide is 0,8 hectare. Langs deze weide ligt een halfverhard wandelpad en een ruim opgezette bomenrij. Er zijn geen nutsvoorzieningen aanwezig. De Parkeerplaats (locatie 9) Langs de Muiderstraatweg in Diemen, ligt een parkeerterrein van circa 0,4 hectare. Dit terrein bestaat uit een geasfalteerd gedeelte (0,17 hectare) en een verhoogd, halfverhard deel (0,2 Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 4
hectare). Dit terrein is hét parkeerterrein voor gebruikers van het Diemerbos en biedt, mits efficiënt geparkeerd, ruimte aan circa 80 auto s. Er zijn geen nutsvoorzieningen aanwezig. Samen met een aangrenzend, halfverhard overloopterrein (0,4 hectare), is de parkeercapaciteit bij het Diemerbos te verhogen naar circa 100 auto s. Op het aangrenzende bedrijventerrein is in overleg met de daar aanwezige bedrijven mogelijk extra parkeergelegenheid te creëren. Dit gaat buiten de beheerders om. De parkeermogelijkheden zijn beperkt en organisatoren moeten het vervoer van bezoekers/deelnemers daarom dan ook primair organiseren via fiets, openbaar vervoer of pendeldiensten. Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 5
Bron: Eva Plevier (Het Parool) Onze wens Muziekevenementen We zijn op zoek naar een producent voor muziekevenementen voor 5000+ bezoekers passend binnen de hogere geluidsnormen zoals opgenomen in het Draaiboek evenementen Gemeente Diemen* gedurende 2 aaneengesloten weekenden (twee keer een zaterdag en zondag met in totaal 4 geluidsdagen) op locatie 7 met parkeermogelijkheden op locatie 9. De producent programmeert eigen evenementen en/of evenementen van derden (hierna te noemen: organisatoren). We sluiten een overeenkomst af voor 4 geluidsdagen in 2017 en zijn voornemens om bij een positieve evaluatie maximaal 3 keer een jaar te verlengen. Een terugkerend karakter van de evenementen en diversiteit in de conceptuele en programmatische opzet van de evenementen zijn van belang. Daarnaast wordt van de producent verwacht dat hij meewerkt aan het behoud van de kwaliteit van de evenementenlocatie(s) in het Diemerbos. In het bijzonder wordt verwacht dat hij verzakking en verdichting van het terrein - paden en groen - tegengaat, door mee te werken aan de bodemmonitoring door de terreinbeheerders én maatregelen te nemen die verzakking en verdichting tegengaan. Specifiek betreft het maatregelen op het gebied van de belasting/bewegingen van vervoersmiddelen, podiumbelasting en bescherming van kwetsbare Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 6
plekken. Ook wordt van de producent verwacht dat hij streeft naar een duurzame bedrijfsvoering en hergebruik van materialen. Vanwege de nog beperkte draagkracht en het beperkte herstelvermogen van locatie 7 in 2017, is ervoor gekozen om in 2017 niet meer dan 2 aaneengesloten weekenden beschikbaar te stellen. Staatsbosbeheer en Groengebied Amstelland behouden zich het recht voor om de extra vergunningsruimte vanaf 2018 te benutten en daarvoor te zijner tijd aanvullende evenementen te werven, alsook om bij onomkeerbare schade aan het terrein (zoals onaanvaardbare bodemverzakking of -verdichting) de samenwerking voortijds te beëindigen. Normaliter moeten grotere evenementen (van 2000 personen en meer) vóór 1 december zijn aangemeld via gemeente Diemen voor de veiligheidsregio Amsterdam, voor het navolgende jaar. Staatsbosbeheer en Groengebied Amstelland hebben daarom pro-forma de volgende weekenden bij de gemeente aangevraagd in de categorie grote evenementen, voor 5000+ bezoekers: - 22 en 23 juli 2017-29 en 30 juli 2017-26 en 27 augustus 2017-2 en 3 september 2017 Gemeente Diemen wil medewerking verlenen aan evenementen die passen binnen de kaders van het Draaiboek Evenementen. Groengebied Amstelland en Staatsbosbeheer kunnen echter niet verantwoordelijk worden gehouden voor de medewerking van de gemeente en diensten. Overige evenementen Naast de hierboven beschreven werving zijn we áltijd op zoek naar andere (kleinschalige) cultuur, sport & lifestyle evenementen voor het Diemerbos. Deze kunnen plaatsvinden op locaties 7, 8 en 9 of in de vorm van een parcours door het gehele bos. Geïnteresseerde organisatoren worden via deze weg ook uitgenodigd om zich te aan melden via evenementendiemerbos@staatsbosbeheer.nl. Het betreft bij voorkeur evenementen waarvoor de natuur van het Diemerbos een meerwaarde is. Maar ook evenementen die een aanvulling zijn op bestaande evenementen in Diemen en Amsterdam-Zuidoost. Een terugkerend karakter, diversiteit én spreiding in de programmering van het Diemerbos, zijn ook belangrijk voor ons. Begin 2017 wordt contact opgenomen met *In de gemeenteraadsvergadering van gemeente Diemen wordt op 1 december 2016 nog vergaderd over festivals in het Diemerbos. De besluiten kunnen nog consequenties hebben voor de inhoud van het Draaiboek en daardoor op deze werving. Wanneer je over dit besluit wil worden geïnformeerd, kun je je contactgegevens achterlaten via evenementendiemerbos@staatsbosbeheer.nl Let op: om een evenement in het Diemerbos te kunnen organiseren, is niet alleen een overeenkomst nodig met Staatsbosbeheer en Groengebied Amstelland maar in ieder geval ook een evenementenvergunning van gemeente Diemen. Voor grote (muziek)evenementen is een ecologische quickscan/natuurtoets verplicht. Die moet ook uitwijzen of er wel of geen natuurvergunning/ontheffing nodig is van de provincie Noord-Holland. Het verkrijgen van vergunningen en ontheffingen, komen altijd voor rekening en risico van de indiener. Let op: het verkrijgen van een ontheffing heeft een lange doorlooptijd! Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 7
Bron: www.daaromdiemen.nl Interesse? Graag nodigen we je uit om vóór 15 december 2016 12.00 uur een plan in te dienen. Je plan bevat in elk geval informatie over de volgende onderdelen: Content evenement (Kwaliteit van de conceptuele, programmatische opzet van de evenementen) Conceptomschrijving evenementen/omschrijving programmering Doelgroepomschrijving en verwacht aantal bezoekers in 2017 en de 2 navolgende jaren Referentiebeelden voor de beoogde evenementen Korte omschrijving van de promotiestrategie Gewenste data (en alternatieve data) Aanvullende gegevens (Kwaliteit van de productie) Omschrijving van het gevoerde en eventueel toekomstige duurzaamheidsbeleid Wijze van productie Omschrijving maatregelenpakket om bodemverzakking en -verdichting tegen te gaan Referenties (Kwaliteit van de producent en organisatoren) Naam en contactgegevens producent Naam en contactgegevens organisatoren Uitgebreid CV van de producent en organisator(en) waaruit ook de ervaring met outdoor locaties en/of natuurterreinen volgt Informatie over 2 of 3 reeds produceerde evenementen (inclusief een korte beschrijving van de concepten met referentiebeelden, informatie over bezoekersaantallen) Ingediende plannen worden op bovengenoemde onderdelen met een rapportcijfer beoordeeld door Groengebied Amstelland en Staatsbosbeheer. Hoe vollediger en passender de omschrijving op de onderdelen, hoe hoger het rapportcijfer. Bij de beoordeling wordt een collectief producent en betrokken organisatoren - als één geheel beoordeeld. Ingediende plannen zullen worden getoetst bij gemeente Diemen en kunnen op hoofdlijnen worden gedeeld met andere stakeholders. Met het beste plan/de beste producent (en organisatoren) uit de ranking zal een gebruiksovereenkomst worden afgesloten. De concept gebruiksovereenkomst die gehanteerd zal worden voor 2017, is ter informatie bijgevoegd. De gunning is pas definitief zodra de gebruiksovereenkomst door alle partijen is ondertekend. Indien partijen niet tot een overeenkomst komen, zal het plan/de producent die op de tweede plaats is geëindigd, worden uitgenodigd. En zo verder. Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 8
Uiterlijk begin januari 2017 maken de beheerders bekend, wie is/zijn geselecteerd voor het produceren en organiseren van evenementen in het Diemerbos in 2017. Meer informatie en indienen plan Contactpersoon voor deze werving is Hannie Verburgt, te bereiken via 06-20677985 (op maandagochtend, dinsdag, woensdag en donderdag) en evenementendiemerbos@staatsbosbeheer.nl. Vragen kunnen tot maandag 5 december per e-mail worden gesteld en zullen zo kort mogelijk na die datum per e-mail worden beantwoord via een Q&A. Wanneer je die Q&A wil ontvangen, kun je je daarvoor via voorgenoemd e-mailadres aanmelden. Plannen kunnen tot uiterlijk 15 december 12.00 uur worden gemaild naar evenementendiemerbos@staatsbosbeheer.nl, al dan niet via WeTransfer wanneer er sprake is van grote bestanden. Organisatoren die hun plan hebben ingestuurd, ontvangen altijd een ontvangstbevestiging. Plannen die na deze deadline worden ingediend, worden niet geaccepteerd. Het Diemerbos is op eigen gelegenheid te bezoeken. Uiteraard is een bezoek op afspraak ook mogelijk. Bijlagen Concept gebruiksovereenkomst (voor 2017) Draaiboek Evenementen gemeente Diemen (https://admin.sduconnect.nl/linked_links/1467107414draaiboek_evenementen_7_6_2016.pdf) Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 9
Disclaimer Alle inschrijvingen moeten voor de deadline zijn ingeleverd. Pas na het ontvangen van een ontvangstbevestiging telt een inschrijving als ingeleverd. Na de deadline ingeleverde inschrijvingen worden niet beoordeeld. Indien nodig voor de beoordeling van een plan treden de beheerders ook na de inschrijvingsdeadline in contact met de opsteller om eventuele toelichting en/of aanvullende informatie te verkrijgen. De beheerders houden zich het recht voor de ingediende plannen te laten beoordelen door belanghebbenden en de bevindingen mee te laten wegen in de besluitvorming. De ingediende plannen worden gedeeld met de gemeente Diemen. De beheerders behouden zich het recht voor om zonder opgave van reden te kunnen afzien van gunning zonder gehoudenheid tot schadevergoeding. De gunning is pas definitief zodra er een getekend contract ligt. In het bijgevoegde contract is de gebruiksvergoeding voor 2017 bepaald. Voor 2018 en verder bepalen de beheerders de gebruiksvergoeding opnieuw. Bij het bepalen van de gebruiksvergoeding voor 2018 en verder spelen het wegvallen van ingroeikortingen, verhoging van ticketprijzen en toename van aantallen bezoekers een rol. Alle kosten voor het inleveren en eventueel aanvullen van een plan zijn voor eigen rekening en risico. De opstellers behouden auteursrecht op de ingediende plannen. Alle verdere kosten na het indienen van de plannen en de gunning die bijvoorbeeld samenhangen met de vergunningaanvragen en eventueel benodigde onderzoeken zijn voor rekening en risico van de inschrijver tot anders schriftelijk overeengekomen met de beheerders. Aan het einde van het seizoen - na afloop van de evenementen - evalueren de beheerders geheel ter vrije beoordeling van de beheerders de georganiseerde evenementen. Alhoewel de beheerders de intentie hebben om de evenementen meerdere jaren te gaan toestaan, resulteert een evaluatie met een negatief advies tot het stopzetten van de muziekevenementen in het Diemerbos. Het ontstaan van onomkeerbare schade aan het terrein is in ieder geval een directe reden om het organiseren van muziekevenementen te stoppen. Deze evaluatie vindt ieder jaar plaats. Daarbij houden de beheerders zich het recht voor om bij een negatieve evaluatie in een andere vorm en/of met een andere producent en organisatoren met de muziekevenementen verder te gaan. Aan het moeten inleveren van bezoekcijfers voor meerdere jaren is door de producent en organisatoren geen recht te ontlenen voor het mogen organiseren van de muziekevenementen voor meerdere jaren. Via deze werving wordt een invulling gezocht voor 4 geluidsdagen. Het streven is om in 2018 en navolgende jaren meer geluidsdagen in te vullen. De beheerders houden zich het volledige recht voor om geheel ter vrije beoordeling te bepalen hoe deze extra ruimte in te vullen. Om een muziekevenement in het Diemerbos te kunnen organiseren, is niet alleen een overeenkomst nodig met de beheerders maar ook een evenementenvergunning van gemeente Diemen. Voor deze grote evenementen is een ecologische quickscan (natuurtoets) verplicht. Uit deze natuurtoets kan volgen dat een vergunning/-ontheffing inzake natuurbeschermingswetgeving noodzakelijk is. De producent en organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde vergunningen en ontheffingen. Met name vergunningen en ontheffingen inzake de natuurbeschermingswetgeving kennen lange proceduretijden waar de producent en organisatoren zich bewust van moeten zijn. De beheerders kunnen niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk gehouden worden voor medewerking van de gemeente, provincie en eventuele andere overheidsinstanties en diensten. De beheerders beogen snel tot een beoordeling, afstemming met derden en contractvorming te komen. Daarbij zijn de beheerders afhankelijk van derden wat kan resulteren in het uitlopen van het bekend maken van de geselecteerde producent en/of organisatoren. Evenementenmakers gezocht! Diemerbos 25 november 2016 10