o Oceanis 37 o Oceanis 45 o 46 Cruiser Naam schipper: Aantal personen op boot: In te vullen door de Organisatie ZeeZeilRace 2016: Inschrijfdatum en tijd: Inschrijf nummer: 1
Beste zeezeiler, Dit is het inschrijfpakket van de ZeeZeilRace 2016, hierin vind je alle formulieren en informatie die je nodig hebt om je in te schrijven. De inhoud van dit pakket bestaat uit: Inschrijvingsvoorwaarden Schippers CV Deelnemerslijst En in de Appendices: Informatie over de zeiljachten Een financieel overzicht Planning Belangrijk: Om je in te schrijven stuur je de volgende delen op (voorblad plus pagina 1 t/m 10): Volledig ingevuld en ondertekend inschrijfformulier Volledig ingevulde en ondertekende inschrijfvoorwaarden Volledig ingevuld schippers CV Alle pagina s geparafeerd Naar: ZeeZeilRace Commissie 2016 Oude Delft 50 2611CD Delft Zorg dat het pakket uiterlijk 18 december 2015 daar aanwezig is. Na ontvangst van alle formulieren wordt er meteen een boot voor je team gehuurd. Op dat moment staat deelname aan de race vast met de rechten en plichten die daarbij horen. Uitzondering treedt op als het schippers C.V. niet wordt goedgekeurd. In dat geval nemen wij contact op met de schipper. Bij goedkeuring krijgt de schipper de papieren van de boot via BQ Yachting. Deze moeten ingevuld geretourneerd worden aan BQ Yachting. Het inschrijfpakket is ook te vinden op www.zeezeilrace.nl. Als er nog vragen zijn, kijk dan even op de site, spreek iemand van de Orga aan of stuur een mailtje naar orga@zeezeilrace.nl. Succes met het vormen van je team en het inschrijven, ZeeZeilRace Commissie 2016 2
1. Algemene begripsomschrijvingen In deze voorwaarden wordt verstaan onder: 1. Stichting ZeeZeilRace: Rechtspersoon van waaruit de ZeeZeilRace commissie wordt aangesteld. 2. Organisatie: De ZeeZeilRace commissie 2016 van Stichting ZeeZeilRace. 3. Race: De week van zaterdag 30 april 2016 tot-en-met zaterdag 7 mei 2016, waarin een door de Organisatie nader te bepalen aantal wedstrijden gevaren zal worden in de kustwateren van Griekeland. 4. Student: Persoon die studeert aan een erkende universiteit of hogeschool in Nederland. 5. Zeiljacht: Zeiljacht dat door de verhuurder aan een schipper met team wordt verhuurd. 6. Team: groep personen die op een zeiljacht deelneemt aan de race. Maximaal aantal personen in een team hangt af van de gekozen en daadwerkelijk verkregen zeiljacht. 7. Schipper: Persoon, deel uitmakend van een team, die verantwoordelijkheid draagt voor dat team, bijbehorend zeiljacht en financiële afhandeling naar de Organisatie en de verhuurder. 8. Deelnemer: Persoon, deel uitmakend van een team. 9. Verhuurder: Bedrijf, aangewezen door de Organisatie, dat een zeiljacht verhuurt aan de schipper volgens de voorwaarden van dat bedrijf. 10. BPR: Binnenvaart Politie Reglement zoals dat van kracht is in Nederland. 11. BVA: Bepaling ter Voorkoming van Aanvaringen op zee. 12. ICC: International Certificate for operators of pleasure Craft. 13. Klein Vaarbewijs: Vaarbewijs, afgegeven door de VAMEX en bestaande uit twee delen waarvan deel II Verplicht is voor minstens één lid van een deelnemend team. 14. Marifoon bewijs: bedieningscertificaat, waarvan de voorwaarden zijn opgesteld door het Agentschap Telecom en de examinering geschied door o.a. VAMEX. Basiscertificaat Marifonie is verplicht voor minstens een lid van een deelnemend team. 2. Inschrijving Inschrijving geschiedt door het volledig invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier door de schipper en het doen toekomen daarvan aan de Organisatie uiterlijk 18 december 2015, inclusief het schippers C.V. Met het indienen van een inschrijving huurt de schipper tevens een zeiljacht. Contactgegevens van de schipper worden doorgegeven aan BQ Yachting te Amsterdam. BQ Yachting zal daarna contact opnemen met de schipper. Met het inschrijven verplicht de schipper zich van de volgende taken: 1. Huren van de toegewezen boot via BQ Yachting onder diens voorwaarden. 2. Voldoening door de schipper van 50% van de huurprijs, te weten de aanbetaling, van zijn zeiljacht aan de verhuurder binnen de door BQ Yachting gestelde termijn. 3. Voldoening door de schipper van 50% van de huurprijs, te weten de rest van de huurprijs, van zijn zeiljacht aan de verhuurder binnen de door BQ Yachting gestelde termijn. Bij overschrijding van het aantal inschrijvingen behoud de Organisatie zich het recht voor om teams te selecteren op basis van een aantal o.a. datum van inschrijving of het toewijzen van een ander formaat/type zeiljacht. 3. Betaling Inschrijfgeld: Het inschrijfgeld bedraagt 60,- per student en 85,- per niet-student. De schipper is verantwoordelijk voor de 3
betaling van het inschrijfgeld van zijn team, en zal het totaal bedrag in een keer aan de Organisatie overmaken. Er is een minimum inschrijving van 5 deelnemers. De schipper krijgt van de Organisatie een e-mail met de benodigde gegevens voor de betaling. De uiterste datum voor het voldoen van de inschrijfgelden is 13 februari 2016. Indien een deelnemer niet mee gaat, maar er wel inschrijfgeld betaald is, kan zijn inschrijfgeld overgenomen worden door een andere deelnemer uit datzelfde team. Zeiljachthuur: De schipper regelt de betaling van de zeiljachthuur rechtstreeks met BQ Yachting, volgens diens voorwaarden. Zij kunnen hiervoor de mogelijkheid bieden een automatische incasso te tekenen. Dit heeft de voorkeur, in verband met het op tijd betalen van de tweede termijn. 4. Vervoer Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het op tijd aanwezig zijn bij de reder in Athene voor instructies over de boot. De exacte locatie en tijd ontvangt de schipper via de verhuurder, maar over het algemeen is dit s middags op zaterdag 30 april. Deelnemers zijn uiteraard vrij om eerder in Athene aan te komen, of langer te blijven. 5. Zeiljachttypen De zeiljachten voor de ZeeZeilRace 2016 zijn reeds geselecteerd. De verdeling van de zeiljachten over de teams gebeurt op basis van de op het inschrijfformulier aangegeven voorkeur van het team. Als er niet aan ieders voorkeur voldaan kan worden zal naar het moment van inschrijven worden gekeken. Indien dit nog steeds geen volledige verdeling van de zeiljachten heeft opgeleverd zal er worden gekeken naar het aantal deelnemers in een team. Een team zal echter nimmer een grotere zeiljacht toegekend worden dan zij hebben aangegeven als voorkeur zonder dat de Organisatie dit eerst met hen zal voorleggen. Door de inschrijvingsformulieren in te sturen gaat de schipper akkoord met de uitkomst van deze verdeling en verplicht hij zich alle aan zijn toegewezen zeiljacht verbonden gelden tijdig over te maken. De zeiljachten zijn van de serie Bavaria 46 cruiser, en van de serie Beneteau van de Oceanis 37 en Oceanis 45. Deze zijn voorzien van o.a. een kleuren GPS kaartplotter, autopilot, alle vereiste veiligheidsmiddelen voor het zeilen op zee, zijn goedgekeurd, voorzien van geldige papieren en all risk verzekerd met een eigen risico ten hoogte van de borgsom. Ook een marifoon behoort tot de uitrusting. De Organisatie behoudt het recht het gebruik van sommige attributen (b.v. motor, spinaker e.d.) aan banden te leggen tijdens de race. Dit kan per zeiljacht verschillen. 6. Veiligheid Iedere schipper dient te allen tijde goed zeemanschap toe te passen. Iedere schipper is verantwoordelijk voor het eigen zeiljacht en de eigen bemanning. Alle wettelijke bepalingen in Griekenland zijn van toepassing in het gebied waar we varen. Daarnaast dienen de schippers het BPR en het BVA te kennen en dit toe te passen, behalve wanneer dit in tegenspraak is met de eerdergenoemde wetgeving in Griekeland. 4
Aanvaringen dienen te allen tijde voorkomen te worden. Voor elke afvaart, wedstrijd en/of pleziertocht zal een schippersoverleg plaatsvinden. Tijdens dit overleg zullen o.a. de weersgesteldheid en vooruitzichten besproken worden. In overleg met de schippers zal worden besloten of afvaart verantwoord is. Elke schipper heeft de plicht het aan te geven, als hij of zij het onverantwoord vindt om uit te varen, om wat voor reden dan ook. Een team heeft te allen tijde het recht om niet uit te varen als hiermee hun veiligheid in het geding komt. De schipper die dit formulier ondertekent, zal door de verhuurder aansprakelijk worden gesteld voor schade aan de boot. In de praktijk hoeft deze schipper niet de daadwerkelijke kapitein te zijn. Op het water geldt in Griekenland dat de schipper nuchter moet zijn op het moment dat hij een boot bestuurt. 7. Verantwoordelijkheid en verzekering De Organisatie kan op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gesteld voor schade aan zeiljachten en/of persoonlijk letsel ontstaan voorafgaand, tijdens of na afloop van de race. De schipper is te allen tijde verantwoordelijk voor het eigen zeiljacht en de bemanning en dient hiervoor derhalve voldoende bekwaam te zijn. Teams zijn zelf verantwoordelijk voor de noodzakelijke verzekeringen. 8. Mooring- en havengelden Deze zijn voor rekening van de schipper en zijn bemanning. De Organisatie stelt alles in het werk om deze kosten zoveel mogelijk te beperken. 9. Het programma Het programma van de race zal worden opgesteld door de Organisatie, en van tevoren schriftelijk aan de contactpersonen van de deelnemende teams worden medegedeeld. Ook zal er een route worden uitgestippeld, die afhankelijk van de weersomstandigheden, en met meenemen van input van de deelnemende schippers, pas de avond voor afvaart, wedstrijd en/of pleziertocht precies wordt vastgesteld. De Organisatie behoudt zich het recht om, als de omstandigheden dit noodzakelijk maken, van de geplande route af te wijken. Een zeiljacht neemt niet deel aan een wedstrijd: - Vóór het officiële startsein gegeven door de Organisatie - Na het officiële finishsein gegeven door de Organisatie. - Wanneer de Organisatie om welke reden dan ook, de wedstrijd beëindigt en dit kenbaar maakt via de marifoon. 10. Reglementen De reglementen worden door de Organisatie samengesteld uit bestaande wedstrijdreglementen voor zeilwedstrijden, aangevuld met enkele bijzondere bepalingen. Deze regels en reglementen zullen door de Organisatie van tevoren schriftelijk aan de schippers worden verstrekt. 11. Sponsoring Teams zijn verplicht eventueel sponsormateriaal volgens de door de Organisatie nader aan te geven regels te gebruiken. 5
12. Beëindiging contract 1. Indien na de inschrijving toch wordt besloten om niet deel te nemen en wordt dit niet voor 15 februari schriftelijke gemeld aan de Orga, dan dient voor ten minste 3 deelnemers het inschrijfgeld voldaan te worden. 2. Als de ervaring en kennis van de schipper, kenbaar gemaakt aan de Organisatie middels CV, als niet voldoende wordt beschouwd, vervalt dit contract en de inschrijving. 3. Indien de schipper het voorschot, zijnde 50% van de huurprijs van zijn zeiljacht, niet aan de verhuurder betaald, heeft de verhuurder het recht geen zeiljacht ter beschikking te stellen. 4. Indien de schipper het resterende bedrag, zijnde 50% van de huurprijs van zijn zeiljacht, niet voor door de verhuurder bepaalde datum aan de verhuurder betaald, heeft de verhuurder het recht geen zeiljacht ter beschikking te stellen. Als er geen zeiljacht gehuurd wordt, vervalt ook de inschrijving. 5. Indien de schipper niet op verzoek van de verhuurder kan aantonen dat hij/zij of een bemanningslid in het bezit is van klein vaarbewijs 2, vervalt ook de inschrijving. 6. Indien de schipper niet op verzoek van de verhuurder kan aantonen dat hij/zij of een bemanningslid in het bezit is van een marifonie certificaat, vervalt ook de inschrijving. 7. Als de race is afgelopen en aan alle daaruit volgende verplichtingen is voldaan vervalt dit contract en de inschrijving. 8. Indien de inschrijving komt te vervallen na 13 februari door een van bovenstaande gevallen (met uitzondering van punt 1 en punt 7) dan zal het inschrijfgeld voor ten minste 3 deelnemers betaald moeten worden. Deze voorwaarden dienen door de schipper ondertekend retour gezonden te worden met de andere inschrijfformulieren. Schipper naam: Plaats: Datum: Handtekening: 6
Schippers CV Waarom dit C.V.? Het schippers C.V. is bestemd om aan de Organisatie voldoende aannemelijk te maken dat de schipper in kwestie vaardig genoeg is om veilig aan de ZeeZeilRace deel te nemen. Dit doet niets af aan de verantwoordelijkheid van elke schipper om zijn eigen vaardigheid te beoordelen t.b.v. deelname aan de ZeeZeilRace. Naam schipper : Team : Aantal jaren zeilervaring : Zeildiploma s : Eerder een boot geschipperd tijdens ZeeZeilRace? In bezit van Vaarbewijs II? Ja in. / Nee Ja / Nee Geef aan of je al eerder een jacht hebt gehuurd: Jaar Type jacht Schipper of Crew? Locatie Geef aan welke noemenswaardige zeilervaring je nog meer hebt: Jaar Type boot Schipper of Crew? Locatie Heb je zelf een zeilboot (gehad)? Welke? 7
Schrijf hier verdere informatie op die van invloed kan zijn op je beoordeling: ondergetekende verklaart alles naar waarheid te hebben ingevuld. Plaats: Datum: Naam: Handtekening: Extra Info: In Griekeland moet een schipper in het bezit zijn van Klein Vaarbewijs 2. Mocht de schipper geen Klein Vaarbewijs 2 hebben en dit voor de start van de race ook niet kunnen halen, maar heeft wel iemand anders van de bemanning een Klein Vaarbewijs 2: dan kan dat ook, neem dan wel contact op met de Organisatie. Tevens is het in Griekeland verplicht voor schepen groter dan 7 meter een marifoon aan boord te hebben, hierbij is een Basis Certificaat Marifonie verplicht. Dit hoeft niet de schipper te zijn, de schipper is wel verantwoordelijk dat er iemand aan boord is met een marifonie certificaat. De verhuurder kan dit controleren. 8
Deelnemerslijst Voorkeur voor zeiljacht: o Oceanis 37 o Oceanis 45 o Cruiser 46 Naam team:... Schipper 1 Naam: Telefoon: Adres: Postcode: Plaats: Student op 30-04-2016? Ja / Nee 9
Deelnemers: 2 Naam: 3 Naam: 4 Naam: 5 Naam: 6 Naam: 7 Naam: 8 Naam: 10
9 Naam: 10 Naam: * op 30 april 2016 11
Appendix A: Informatie over de zeiljachten Voor deze editie van de ZeeZeilRace is gekozen voor vier boottypes: de, de Beneteau Oceanis 37, de Beneteau Oceanis 45 en de Bavaria 46 Cruiser. Van deze boten is een aantal boten gereserveerd t/m 20 december 2015. Hierna heeft de verhuurder het recht om niet verhuurde boten aan een andere partij te verhuren en bestaat de kans dat de prijzen aanzienlijk stijgen. Bij een groter aantal inschrijvingen kan de Organisatie nog meer boten aanbieden. Details van deze boten zijn nog niet beschikbaar, maar zal in overleg met de resterende schippers gebeuren. De gegevens hier onder geven slechts een indicatie van de boten, details kunnen anders zijn. Beneteau Oceanis 37 Lengte: 11,13 m Breedte: 3,92 m Diepgang: 1,65 m Zeil oppervlak 65 m 2 Diesel: 130 l. Water: 361 l. WC: 1 Bouwjaar: 2008-11 Max personen: 6+2 Hutten: 3 Prijs 1595 Beneteau Oceanis 45 Lengte: 13,49 m Breedte: 4,50 m Diepgang: 2,16 m Zeil oppervlak 100 m 2 Diesel: 200 l. Water: 572 l. WC: 2 Bouwjaar: 2013 Max personen: 8+2 Hutten: 4 Prijs 2595 Bavaria 46 Cruiser Lengte: 14,40 m 12
Breedte: 4,35 m Diepgang: 1,85 m Zeil oppervlak 117 m 2 Diesel: 210 l. Water: 460 l. WC: 2 Bouwjaar: 2008 Max personen: 8+1 Hutten: 4 Prijs 1750 13
Appendix B: Financieel overzicht Hier volgt een stukje financiële informatie om mogelijke onduidelijkheden weg te nemen. De schipper neemt de verantwoordelijkheid voor de financiële afhandeling tussen het team, de verhuurder en de Organisatie. Natuurlijk stellen wij als Organisatie alles in het werk om de kosten zo laag mogelijk te houden. Inschrijfgeld 60 per student 85 per niet-student Kosten per zeiljacht De boten worden gehuurd via BQ Yachting, gevestigd in Amsterdam. Zodra de schipper zijn team bij ons inschrijft, brengen wij BQ Yachting op de hoogte. Zij zullen zelf contact opnemen met de schipper over contracten, betalingen, eventuele verzekeringen en extra s. De kale huurprijs bedraagt: Oceanis 37 1.595 Oceanis 45 2.595 46 Cruiser 1.750 50% hier van moet bij het inschrijven betaald worden, de overige 50% wordt uiterlijk 6 weken voor vertrek verrekend. Deze betalingen geschieden door machtigingen die BQ Yachting opstuurt aan de schipper. De huurprijs is inclusief: bijboot met buitenboordmotor, eindschoonmaak zeiljacht, linnenpakket (lakens, kussenslopen, dekens en douchehanddoeken). Borgsom De borgsom bedraagt: Oceanis 37 2.000 Oceanis 45 2.000 46 Cruiser 2.200 Er zal geprobeerd worden om een regeling te treffen om de borg af te kopen. Het is aan te raden hiervan gebruik te maken mits dit mogelijk blijkt. De ervaring leert dat als er schade ontstaat het dan snel om grote bedragen gaat. Met het afkopen van het eigen risico kom je niet voor verrassingen te staan. De afkoopsom zal ter plekke bij de verhuurder betaald worden. Op dit moment is hier te weinig informatie over. Zodra hier meer over bekend is, zal dit gecommuniceerd worden. Let op: Bijboten en eventuele buitenboordmotoren zullen niet onder de afkoopsom vallen. Schade aan deze dienen dan alsnog betaald te worden! 14
Appendix C: Overzichten Betalingen Datum Wat? Hoeveel? Aan wie? 8 januari Eerste deel boten 50% van boothuur BQ Yachting 6 weken voor vertrek Tweede deel boten 50% van boothuur BQ Yachting 13 februari 2016 Inschrijfgeld 21 april 2016 Borgsom of afkoopsom Per Student 60 Per Niet-student 85 Borg: 1500,- tot 2300,- Eventuele Afkoop ZeeZeilRace Verhuurder 30 april 2016 Borg incasseren Verhuurder Activiteiten Datum Wat? Bij wie? 18 december 2016 Deadline voor inschrijven ZeeZeilRace Februari/maart Teampresentatieborrel Op DSV Sint Jansbrug 29 april 2016* Vertrek naar Athene 30 april 2016 Boot ophalen Verhuurder 7 mei 2016 Boot inleveren en borg incasseren 7 mei 2016* Vertrek vanuit Athene Verhuurder * afhankelijk van eigen planning 15