1 EVALUATIEREGLEMENT - GROEP T HOGESCHOOL LEUVEN -
2 Voorafgaand Het hogescholendecreet van 13 juli 1994, zoals gewijzigd, bepaalt in artikelen 77 en volgende dat het hogeschoolbestuur een (personeels-) evaluatieregeling dient vast te leggen. De evaluatie van elk personeelslid dient (minimaal) vijfjaarlijks te worden uitgevoerd. Onderhavig evaluatiereglement werd opgesteld conform de decretale richtlijnen. Anderzijds is het belangrijk aan te geven dat deze formele evaluatie slechts een element is in een globaal personeelsbeleid. Het is hierbij van veel meer belang voor de hogeschool én voor het personeelslid om op regelmatige ogenblikken een constructieve dialoog tussen beide partijen te organiseren aangaande het functioneren in de hogeschool en de verwachtingen van elkeen. Een dergelijk proces is gericht op ontwikkelingen naar de toekomst toe, waarbij samen wordt gezocht naar mogelijkheden om het persoonlijk functioneren waar nodig te verbeteren. In onderstaande evaluatieregeling wordt dan ook naast het proces van de formele evaluatie, aandacht besteed aan plannings- en functioneringsgesprekken om deze doelstelling te kunnen realiseren. Hoofdstuk 1 - doel van de evaluatie art. 1. De evaluatie heeft tot doel op grond van een objectieve inschatting van de geschiktheid, de inzet, de prestaties en de verdiensten, een beoordeling te geven over de wijze waarop een personeelslid in de uitgeoefende functie presteert. Een regelmatige evaluatie moet ertoe leiden dat de mogelijkheden van elk personeelslid van Groep T Hogeschool Leuven beter worden benut en moet derhalve worden beschouwd als een instrument om het functioneren van elk personeelslid individueel en van de Hogeschool in haar geheel te optimaliseren. art. 2. De evaluatie bepaald in dit reglement, geldt voor àlle personeelsleden van Groep T Hogeschool Leuven. Hoofdstuk 2 - functiebeschrijving art. 3. Voor elk personeelslid van Groep T Hogeschool Leuven wordt voorafgaandelijk aan de evaluatie een functiebeschrijving opgemaakt. Voor personeelsleden die worden aangeworven na de inwerkingtreding van dit reglement, wordt de functiebeschrijving onmiddellijk bij de indiensttreding opgemaakt. In de functiebeschrijving worden de opdracht en de taak van elk personeelslid algemeen beschreven, inbegrepen het doel van de functie, de resultaatsgebieden en de evaluatiecriteria. In uitvoering hiervan kunnen meer gedetailleerde taakbeschrijvingen worden opgemaakt en persoonlijke doelstellingen worden bepaald in overleg met het personeelslid.
3 art. 4. In beginsel wordt jaarlijks de functiebeschrijving door een van de evaluatoren, - zoals bepaald in art. 9 - met het betrokken personeelslid besproken in een planningsgesprek. Tijdens dit planningsgesprek worden persoonlijke doelstellingen bepaald en kan het personeelslid mondeling of schriftelijk opmerkingen en aanvullingen formuleren bij de functiebeschrijving die door het Hogeschoolbestuur wordt voorgesteld. De functiebeschrijving en de eventuele opmerkingen en aanvullingen worden opgenomen in het evaluatiedossier van het betrokken personeelslid. Het Hogeschoolbestuur kan echter gemotiveerd bepalen dat ten aanzien van bepaalde personeelsleden of groepen personeelsleden de planningsgesprekken niet jaarlijks dienen plaats te hebben. Deze beslissing dient gemotiveerd te worden meegedeeld aan het hogeschoolonderhandelingscomité. art. 5. De functiebeschrijving kan op gemotiveerde vraag van het betrokken personeelslid worden aangepast door het Hogeschoolbestuur. Indien de functiebeschrijving wordt aangepast op initiatief van het Hogeschoolbestuur dient een nieuw planningsgesprek te worden georganiseerd. Een wijziging van de opdracht of van de functie van het betrokken personeelslid, leidt steeds tot de aanpassing van de functiebeschrijving. art. 6. In beginsel wordt jaarlijks eveneens een functioneringsgesprek gehouden door een van de evaluatoren met het betrokken personeelslid. Tijdens dit gesprek wordt nagegaan in hoeverre het functioneren van het personeelslid beantwoordt aan de functiebeschrijving of kan worden verbeterd en in hoeverre de persoonlijke doelstellingen worden gerealiseerd. Er kunnen met het betrokken personeelslid afspraken worden gemaakt, ondermeer m.b.t. nascholing en activiteitenbijsturing. Er wordt een verslag opgemaakt van dit gesprek dat toegevoegd wordt aan het evaluatiedossier. Het Hogeschoolbestuur kan echter gemotiveerd bepalen dat ten aanzien van bepaalde personeelsleden of groepen personeelsleden de functioneringsgesprekken niet jaarlijks dienen plaats te hebben. Deze beslissing dient gemotiveerd te worden meegedeeld aan het hogeschoolonderhandelingscomité. art. 7. Het Hogeschoolbestuur kan beslissen dat voor de opmaak van de functiebeschrijvingen een beroep wordt gedaan op externe deskundigen. Hoofdstuk 3 - de evaluatieprocedure art. 8. De evaluatie is verplicht voor elk personeelslid en gebeurt minstens vijfjaarlijks, behalve in het geval het personeelslid de evaluatie "onvoldoende" krijgt. In dit laatste geval dient na één jaar een nieuwe evaluatie te gebeuren.
4 In afwijking van de termijn van vijf jaar, gebeurt de eerste evaluatie van het personeelslid na de eerste aanstelling, benoeming of bevordering, na maximum drie jaar. Het Hogeschoolbestuur bepaalt de volgorde van de evaluatie en de tijdsplanning. De evaluatoren en/of het betrokken personeelslid kunnen het Hogeschoolbestuur verzoeken om een tussentijdse bijkomende evaluatie. Het Hogeschoolbestuur neemt hierover een gemotiveerde beslissing die aan de betrokkene wordt meegedeeld. art. 9. Het Hogeschoolbestuur duidt in principe voor elk personeelslid twee evaluatoren aan. Een personeelslid kan om een tweede evaluator verzoeken indien slechts één evaluator werd aangeduid. De namen van de evaluatoren worden aan het betrokken personeelslid meegedeeld met ingang van elke nieuwe evaluatieperiode en onverwijld bij tussentijdse wijzigingen Het Hogeschoolbestuur kan externe evaluatoren aanduiden. Minstens eén van de evaluatoren is verbonden aan de hogeschool. Het personeelslid kan uitzonderlijk en op gemotiveerde wijze het Hogeschoolbestuur verzoeken om één of twee andere evaluatoren aan te duiden. Het Hogeschoolbestuur neemt hierover een gemotiveerde beslissing die aan de betrokkene wordt meegedeeld. De beslissingen in dat verband worden aan het hogeschoolonderhandelingscomité meegedeeld. De evaluatie geschiedt aan de hand van de evaluatiecriteria voorafgaandelijk vastgesteld voor het Hogeschoolbestuur, conform art. 20. Deze criteria kunnen verschillen per functie of per personeelslid. Zij worden aan de personeelsleden meegedeeld. De functiebeschrijvingen en de verslagen van de plannings- en functioneringsgesprekken vormen onderdeel van het evaluatiedossier, zoals bepaald in art. 10. Het Hogeschoolbestuur kan voor de evaluatoren vormingsactiviteiten inrichten. art. 10. Voor ieder personeelslid wordt een personeelsevaluatiedossier aangelegd door het Hogeschoolbestuur. In dit dossier bevinden zich ondermeer de volgende documenten: de functiebeschrijving de eventuele aanpassingen en aanvullingen aan de functiebeschrijving de verslagen van de jaarlijkse functionerings- en planningsgesprekken de evaluatieverslagen opgemaakt door de evaluatoren de documenten opgesteld door het personeelslid of de evaluatoren n.a.v. de functionerings- en planningsgesprekken of de evaluatiegesprekken de documenten en de beslissingen van eventueel gevoerde beroepsprocedures tegen een "onvoldoende" evaluatie de documenten m.b.t. eventuele tuchtmaatregelen in zoverre zij relevant zijn voor het goed functioneren in de hogeschool.
5 De personeelsevaluatiedossiers worden bijgehouden door de personeelsadministratie. Deze dossiers zijn vertrouwelijk. Het betrokken personeelslid en/of zijn raadsman kunnen steeds inzage nemen van het persoonlijke evaluatiedossier. Hiertoe richt het personeelslid een schriftelijk verzoek aan het Hogeschoolbestuur. Er wordt een afspraak gemaakt binnen de 8 werkdagen. Het betrokken personeelslid kan steeds schriftelijke opmerkingen formuleren bij de documenten aanwezig in het personeelsevaluatiedossier. Deze opmerkingen worden aan het dossier toegevoegd. art. 11. Voorafgaand aan het evaluatiegesprek ontvangt elk personeelslid een document dat ter zelfevaluatie en voorbereiding zal worden aangewend. Ook de evaluatoren bereiden op basis van een dergelijk document het evaluatiegesprek voor. Tijdens het evaluatiegesprek zullen beide partijen hun opinie ter zake formuleren. Het personeelslid kan mondeling of schriftelijk bijkomende elementen aanreiken die aan het evaluatiedossier worden toegevoegd. Na het evaluatiegesprek stellen de evaluatoren de definitieve versie van het evaluatieverslag op, dat eveneens ter beschikking gesteld wordt van het personeelslid Het definitieve evaluatieverslag wordt bezorgd aan het Hogeschoolbestuur dat bevoegd is voor de einduitspraak. Het Hogeschoolbestuur kan hierbij beschikken over het volledige evaluatiedossier indien gewenst. art. 12. Op basis van het evaluatieverslag opgesteld door de evaluatoren en in voorkomend geval het volledige evaluatiedossier, doet het Hogeschoolbestuur een einduitspraak. Een wijziging van het voorstel tot einduitspraak, zoals geformuleerd door de evaluatoren, dient door het Hogeschoolbestuur te worden gemotiveerd. De einduitspraak zal de beoordeling "voldoende" of "onvoldoende" inhouden.. Het Hogeschoolbestuur kan beslissen om de evaluatoren en het betrokken personeelslid te horen vooraleer de einduitspraak te doen. Zij kunnen met elkaar worden geconfronteerd. De leden van het Hogeschoolbestuur die zetelen als effectief of plaatsvervangend lid in het "College van Beroep inzake Evaluatie" nemen niet deel aan de beraadslagingen over de einduitspraken. art.13. De einduitspraak wordt binnen de 15 kalenderdagen aan het betrokken personeelslid meegedeeld door middel van een brief of tegen ontvangstbewijs. Een einduitspraak die een "onvoldoende" bevat, moet per aangetekend brief met ontvangstmelding worden meegedeeld of tegen ontvangstbewijs worden overhandigd.
6 Hoofdstuk 4 - einduitspraak die een "onvoldoende" omvat en de beroepsmogelijkheden art. 15. Een personeelslid met een "onvoldoende" als einduitspraak, kan tegen deze einduitspraak beroep instellen bij het "College van Beroep inzake Evaluatie" binnen de 15 kalenderdagen bij middel van een aangetekend schrijven. Deze termijn neemt aanvang de dag nà ontvangst van de aangetekende brief of bij overhandiging, de datum van het ontvangstbewijs. Dit beroep is opschortend. Het "College van Beroep inzake evaluatie" bestaat uit 5 leden en 5 plaatsvervangende leden, aangesteld door het Hogeschoolbestuur. Als leden worden al dan niet personeelsleden van de Hogeschool en/of leden van het Hogeschoolbestuur aangeduid. Minstens één van de leden en de plaatsvervangende leden behoort niet tot de personeelsleden of tot het Hogeschoolbestuur. Het hogeschoolonderhandelingscomité moet instemmen met drie van de vijf leden en met drie van de vijf plaatsvervangende leden. De aanstelling geldt voor een periode van 4 jaar en is hernieuwbaar. De personeelsleden, de interne of externe evaluatoren of de leden van het Hogeschoolbestuur die het betrokken personeelslid hebben geëvalueerd of de einduitspraak hebben geformuleerd, kunnen geen zitting hebben in het "College van Beroep inzake Evaluatie" dat zich dient uit te spreken over het aangetekende beroep. Minstens 3 van de 5 zetelende leden moeten aangesteld zijn met instemming van het hogeschoolonderhandelingscomité. Zolang het "College van Beroep inzake Evaluatie" niet is opgericht, kan geen "onvoldoende" worden toegekend. art. 16. Het "College van Beroep inzake Evaluatie" hoort het betrokken personeelslid binnen 15 dagen na ontvangst van het beroep. Het "College van Beroep inzake Evaluatie" hoort eveneens de evaluatoren en kan alle inlichtingen inwinnen die het nodig acht. Zowel het betrokken personeelslid als het "College van Beroep inzake de Evaluatie" kunnen zich laten bijstaan door een raadsman. art. 17. Het "College van Beroep inzake Evaluatie" neemt een gemotiveerde beslissing binnen de 15 kalenderdagen na het betrokken personeelslid te hebben gehoord. Deze beslissing wordt genomen met een gekwalificeerde meerderheid van twee derde van de stemmen en kan de "onvoldoende" evaluatie bevestigen of teniet doen. In dit laatste geval wordt de "onvoldoende" evaluatie omgezet in een "voldoende" evaluatie. Deze beslissing wordt aan het betrokken personeelslid meegedeeld per aangetekende brief met ontvangstbevestiging.
7 art. 18. Een "onvoldoende" evaluatie treedt slechts in werking nadat de beroepstermijn is verstreken of bij een bevestigende beslissing door het "College van Beroep inzake Evaluatie". art. 19. Voor een benoemd personeelslid betekent gedurende twee opeenvolgende academiejaren, of vijf keer in zijn loopbaan binnen de Hogeschool de evaluatie "onvoldoende" te hebben gekregen voor het ambt waarop de evaluatie betrekking heeft, de aanleiding tot definitieve ambtsneerlegging conform de bepalingen van artikel 93 van decreet van 13 juli 1994, zoals gewijzigd. Hoofdstuk 5 - overleg art. 20. De evaluatieprocedure zoals bepaald in dit reglement, de evaluatiecriteria en de samenstelling van het "College van Beroep inzake Evaluatie" zijn het voorwerp van onderhandeling in het hogeschoolonderhandelingscomité. Na deze onderhandeling worden ze definitief door het Hogeschoolbestuur vastgesteld. Hoofdstuk 6 - slotbepalingen art. 21. Het is verboden om op enigerlei wijze deel te nemen aan de evaluatie van een echtgenoot, partner, bloed- en aanverwant tot en met de vierde graad. art. 22. Dit evaluatiereglement wordt na de eerste evaluatieronde geëvalueerd. Het Hogeschoolbestuur neemt hiertoe de nodige initiatieven. art. 23. Aan elk personeelslid wordt een kopie van dit reglement overhandigd. art. 24. Dit evaluatiereglement werd opgesteld in uitvoering van het decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen van de Vlaamse Gemeenschap, zoals gewijzigd. Leuven, 20 november 2000 Bijlage 1: functiebeschrijvingen (en evaluatiecriteria) ; ac.jaar 2000/2001. Bijlage 2: schema van de evaluatoren ; ac.jaar 2000/2001.