Onderwerpen Achterban ACHTERBAN (1) Wij willen graag onze achterban inlichten over het besluit dat de bestuurder heeft genomen. En aangeven wat zijn mening daarover is. We zijn het namelijk niet met haar eens, maar hebben besloten dat een procedure een zinloze weg is. De individuele medewerker kan misschien nog wel wat en daarom willen we de achterban goed informeren. Maar, de bestuurder heeft ons nu verboden gebruik te maken van de e-mailfaciliteiten én zij wil ons bericht van te voren zien en goedkeuren. Daar voelen we niets voor. Maar wat kunnen we nu wel en/of niet doen? Het is onbetwist dat een or het recht heeft de achterban te informeren en te raadplegen. Duidelijk is dat er tussen de or en de achterban een goede communicatie moet zijn. Een belangrijk aspect bij het functioneren van een or is het vorm en inhoud geven aan de relatie met de achterban. Zonder een behoorlijke communicatie met zijn achterban kan een or zijn taak als vertegenwoordiger van de werknemers van de onderneming niet goed vervullen. De or is een vertegenwoordigend orgaan en kan dus niet los van de wensen en verlangens van de achterban optreden. De Sociaal Economische Raad zegt dat een eerste aandachtspunt voor de or is het overdragen van relevante informatie; voorop staat dat de or regelmatig contact onderhoudt met zijn achterban op basis van agenda s en besluitenlijsten/verslagen van vergaderingen en eventuele andere in de onderneming gebruikelijke vormen van communicatie, zoals nieuwsbrieven. Als het alleen om informatieoverdracht gaat, kan vaak worden volstaan met het schriftelijk of via het bedrijfscomputernetwerk communiceren van de informatie. 9
vraag het martine Daarbij ligt het voor de hand dat de or zoveel mogelijk gebruik maakt van de voorzieningen van de eigen onderneming. De ondernemer dient dan ook het gebruik toe te staan van de voorzieningen waarover hij als zodanig kan beschikken en die de or voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft, waarbij natuurlijk doel en middel wel in een redelijke verhouding tot elkaar moeten staan. In dit geval vraagt de or niet om het verschaffen van een faciliteit die niet bij de ondernemer aanwezig is of die de ondernemer veel geld kost. De faciliteit is aanwezig en het versturen van e-mail is niet dusdanig kostbaar dat de or zich om die reden niet van het middel zou mogen en kunnen bedienen om zijn achterban van de actuele stand van zaken op de hoogte te houden en hen te raadplegen. Er is een goede verhouding tussen het doel, de mogelijkheden en het daartoe gekozen middel. En voor het tweede deel; het is aan de or welke informatie hij aan de achterban wil verstrekken; de ondernemer/bestuurder heeft geen zeggenschap over de inhoud van de informatie die de or wil verstrekken anders dan dat de or zich aan artikel 20 WOR heeft te houden. Een werknemer is bij het verrichten van zijn/haar or-werk niet ondergeschikt aan de ondernemer, tussen or en werkgever bestaat in dat opzicht geen gezagsverhouding en daarom kan de werkgever zijn gezagsbevoegdheid niet aanwenden om het e-mailgebruik van or-leden in hun functie te controleren. De or bepaalt dus binnen de kaders van art. 20 WOR welke informatie hij aan de achterban wil verstrekken. Daarbij is het natuurlijk wel zo dat ook een or-lid zich als een goed werknemer heeft te gedragen en de berichtgeving zorgvuldig gebeurt. Vaak wordt de communicatie wel afgestemd, maar er zijn natuurlijk voldoende situaties waarin dat niet aan de orde is, bijvoorbeeld als partijen een tegengesteld belang hebben. En dan kan het niet zo zijn dat de ondernemer de or inhoudelijk of d.m.v. het intrekken van faciliteiten de mogelijkheid ontneemt om met zijn achterban te communiceren. Ik denk dat het aan te raden is dat or en bestuurder voor het vervolg afspraken maken over de communicatiemiddelen die de medezeggenschap ter beschikking worden gesteld en de wijze waarop hiermee om zal worden gegaan. ACHTERBAN (2) We hebben een adviesaanvraag gekregen over een behoorlijke reorganisatie. Er zullen waarschijnlijk ook gedwongen ontslagen vallen. Binnen de or wordt er nu gediscussieerd over de vraag of we onze achterban moeten raadplegen. Een 10
onderwerpen aantal or-leden is zelfs van mening dat we zonder zo n raadpleging geen advies kunnen geven. Wat zijn de regels? Het is onbetwist dat een or het recht en eigenlijk ook de plicht heeft de achterban te informeren en te raadplegen. Duidelijk is dat er tussen de or en de achterban een goede relatie moet zijn. Een goed functionerende or is immers van belang voor de onderneming als geheel. Zonder een behoorlijke communicatie met zijn achterban kan een or zijn taak als vertegenwoordiger van de werknemers van de onderneming niet goed vervullen. De SER beveelt aan het overdragen van relevante informatie niet alleen op basis van agenda s en besluitenlijsten/verslagen van vergaderingen te doen, maar ook door middel van andere in de onderneming gebruikelijke vormen van communicatie, zoals nieuwsbrieven. Het is van belang dat de or zijn achterban van de actuele stand van zaken op de hoogte houdt en haar, indien aan de orde, raadpleegt. De wijze waarop dat gebeurt, is aan de or (per mail, brief thuis, bijeenkomst etc.). Aan de andere kant is het zo dat de or zonder last of ruggespraak kan en mag beslissen. De or is gekozen, en daarna is het aan de or-leden om zelf standpunten in te nemen en advies dan wel instemming te geven. Het is ook aan de or zelf om te bepalen of hij daarbij zijn achterban wil raadplegen of niet en, als de achterban wel wordt geraadpleegd, wat hij met de inbreng van de achterban doet. Ik zou zeggen, informeer de achterban in ieder geval en geef mensen daarbij ook de gelegenheid op de informatie te reageren (bij vragen en/of opmerkingen bel of mail met.). Op die manier hebben mensen ten minste ook de mogelijkheid om richting de or te reageren, en als je dat op prijs stelt, kun je ze in jullie informatievoorziening ook uitnodigen tot het geven van een reactie. Of je de achterban ook echt zou moeten raadplegen, is een andere vraag waarbij ik mij voor kan stellen dat de or meerdere dingen laat meewegen (waar gaat de reorganisatie precies over, hoe fors word er gereorganiseerd, wat wil je van de achterban weten, hoe ga je het organiseren, wat ga je met de informatie doen etc.). We hebben besloten om in ieder geval de achterban te informeren. Daarbij hebben we de gewoonte om het bericht dat de or wil verspreiden eerst even voor te leggen aan de bestuurder. Overigens geldt dat vice versa ook. Maar nu is de bestuurder van mening dat wij teveel een vakbondsstandpunt verkondigen en hij weigert het bericht te laten versturen. Kan de bestuurder zich op deze manier met de inhoud van ons bericht bemoeien? Nee. Het is, binnen grenzen, aan de or welke informatie hij aan de achterban wil verstrekken. De grenzen die aan de berichtgeving worden gesteld, zijn: 11
vraag het martine het moet gaan om zaken die de or in het kader van zijn taak als ondernemingsraad wil communiceren (het moet redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van zijn taak ); de or houdt zich aan artikel 20 WOR (geheimhouding); en de berichtgeving gebeurt zorgvuldig. Ik vraag me af waarom de bestuurder het niet met jullie berichtgeving eens is. Als hij vindt dat het onderwerp niet belangrijk genoeg is om aan iedereen te versturen, of dat het een onderwerp is waar de or eigenlijk helemaal niet over gaat, dan zal de or de discussie hierover met de bestuurder aan moeten gaan. Gezien het feit dat er binnen de onderneming behoorlijk gereorganiseerd gaat worden en de or de achterban daarover wil informeren, lijkt de communicatie mij evident. En in dat geval, als aan de randvoorwaarden is voldaan, heeft de bestuurder geen zeggenschap over de inhoud van de informatie die de or aan de achterban wil verstrekken. ACHTERBAN (3) Wij willen graag onze achterban informeren en op de hoogte houden van waar wij zoal mee bezig zijn. Inmiddels hebben we bij ons bedrijf een interne e-mail en (bijna) iedereen is hierop aangesloten. De bestuurder maakt hier regelmatig gebruik van om besluiten van algemeen belang aan iedereen kenbaar te maken. Wij zijn van mening dat in dit tijdperk van elektronische mail het ook voor de or handig zou zijn om zich van dit medium te bedienen. De bestuurder wil hier echter niet van horen, we mogen wel een eigen intranetsite opzetten, maar onze achterban actief benaderen via de interne e-mail kan volgens hem niet door de beugel. Kunnen wij toch gebruik maken van de interne e-mail? Het is onbetwist dat een or het recht heeft de achterban te informeren en te raadplegen. Duidelijk is dat er tussen de or en de achterban een goede relatie moet zijn. Een goed functionerende or is immers van belang voor de onderneming als geheel. Zonder een behoorlijke communicatie met zijn achterban kan een or zijn taak als vertegenwoordiger van de werknemers van de onderneming niet goed vervullen. Bij het informeren van de achterban ligt het voor de hand dat de or zoveel mogelijk gebruik maakt van de voorzieningen van de eigen onderneming (art. 17 WOR). Hierbij moeten doel en middel wel in een redelijke verhouding tot elkaar staan en zal het volgens de WOR wel moeten gaan om zaken die de or in het kader van zijn taak als ondernemingsraad wil communiceren. Er moet 12
onderwerpen sprake zijn van redelijkerwijs noodzakelijk voor de vervulling van zijn taak. Wel kan ik mij zo voorstellen dat er een aantal randvoorwaarden aan het versturen van de e-mails worden gesteld. Zo kan (als het goed is) niet iedereen aan allen in dienst een e-mail versturen en kan ik mij ook voorstellen dat er geen ellenlange berichten worden verstuurd met bijlagen die het volledige systeem vast zetten. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken dat er alleen een kort bericht wordt verstuurd waarin de or verwijst naar de intranetsite voor mensen die meer willen weten, dat de mail wordt verstuurd op een moment dat het systeem het toelaat, etc. Maar wanneer de onderneming beschikt over een goede interne e-mailservice en de bestuurder daar zelf met enige regelmaat gebruik van maakt, zou een dergelijk gebruik ook aan de or toegestaan moeten worden. De faciliteit is aanwezig en het versturen van e-mail is niet dusdanig kostbaar dat de or zich om die reden niet van het middel zou mogen en kunnen bedienen om zijn achterban van de actuele stand van zaken op de hoogte te houden en haar te raadplegen. ACHTERBAN (4) Wij willen een achterbanraadpleging houden, maar van de directie mag dit niet. Kunnen we de raadpleging tóch houden? Volgens de WOR (artikel 17) moet de ondernemer de ondernemingsraad in de gelegenheid stellen om de in de onderneming werkzame personen te raadplegen. En dat niet alleen, de ondernemer moet de werknemers ook in staat stellen om deel te nemen aan die raadpleging. Én de ondernemer moet de ondernemingsraad de faciliteiten geven om de achterban te raadplegen. Oftewel, houdt de ondernemingsraad een schriftelijke raadpleging dan moet hij gebruik kunnen maken van kopieermachines, interne postverspreiding, intranet etc. etc. Wil de ondernemingsraad een achterbanbijeenkomst houden dan zal de ondernemer ruimte ter beschikking moeten stellen, bijvoorbeeld de kantine, of een vergaderruimte. Als het nodig is, moet de ondernemer zelfs toestaan dat de raadpleging tijdens werkuren wordt gehouden. Niets staat de ondernemingsraad dan ook in de weg om de raadpleging te houden. Maar de raadpleging moet wel noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad. Dat zal al snel het geval zijn wanneer de ondernemingsraad zijn achterban wil raadplegen over een ter advisering of instemming ingediend voorgenomen besluit. Maar voor de raadpleging van het personeel 13
vraag het martine over het al dan niet installeren van limonadefonteintjes zal de ondernemingsraad (bij weigering van de ondernemer) iets anders moeten verzinnen. Moeten we toestaan dat de directie bij de achterbanraadpleging aanwezig is? De achterban van de ondernemingsraad zijn de in de onderneming werkzame personen. Volgens artikel 1 lid 4 WOR horen de bestuurders in ieder geval niet tot de in de onderneming werkzame personen. Het gaat dan om alle bestuurders en niet alleen om de bestuurder die het overleg met de ondernemingsraad voert. De bestuurders zijn dan ook geen achterban van de ondernemingsraad en mogen niet naar de achterbanraadpleging als de ondernemingsraad dat niet wil. Dat is natuurlijk ook logisch. De bestuurders vertegenwoordigen immers de onderneming in het overleg met de ondernemingsraad. Verder kan ik mij voorstellen dat het ongewenst is als de directie bij het achterbanoverleg aanwezig is. De werknemers zullen minder makkelijk (of misschien wel helemaal niet) geneigd zijn hun kritische opmerkingen te spuien als de directie er bij is. Wij hebben geen grote kantine o.i.d. waar we een achterbanvergadering kunnen houden. We hebben daarom een andere ruimte gehuurd. De ondernemer weigert nu de rekening te betalen. Heeft hij gelijk? Volgens artikel 22 WOR komen de kosten die redelijkerwijs nodig zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad ten laste van de ondernemer. De vraag die dan moet worden gesteld is of het achterbanberaad nodig was voor vervulling van de taak van de ondernemingsraad. Zoals ik hierboven al heb aangegeven, zal dat zo zijn als het gaat om de raadpleging van de achterban in het kader van het raadplegen over een ter advisering of instemming voorgelegd voorgenomen besluit van de ondernemer. Als dat zo is, dan zal de ondernemer de kosten van de zaal (en de koffie!) moeten betalen. Adviseren ADVISEREN (1) We hebben na veel aandringen een adviesaanvraag gehad over een wijziging in onze organisatiestructuur. Nu hebben we advies uitgebracht, maar de bestuurder heeft het advies niet opgevolgd. Wel heeft hij aangegeven dat hij de uitvoering een maand zal opschorten en dat hij met ons in gesprek wil. Maar dat gesprek vindt pas plaats op de dag voordat de opschortingstermijn afloopt. Nu hebben 14
onderwerpen wij aangegeven dat we in beroep willen gaan en dat we dat dan intrekken als we er met hem uitkomen. De bestuurder heeft gezegd dat hij dan wel met ons wil afspreken dat de opschortingstermijn een week wordt verlengd, zodat we nog geen kosten hoeven te maken. Is het daarmee ook echt goed geregeld? Nee. Daarmee is het zelfs helemaal niet geregeld. In artikel 25 lid 6 WOR staat dat tenzij het besluit van de ondernemer overeenstemt met het advies van de or, de ondernemer verplicht is de uitvoering van zijn besluit op te schorten tot een maand na de dag waarop de ondernemingsraad van het besluit in kennis is gesteld. Deze termijn kan zonder problemen worden verlengd en dat kan de ondernemer zelf besluiten. De termijn kan alleen korter worden wanneer de or dat te kennen geeft. Maar dan is er ook nog de termijn van artikel 26 lid 2 WOR. Hierin staat dat als de or beroep wil instellen tegen het besluit van de ondernemer, hij dit met een verzoekschrift moet doen, en dat verzoekschrift moet binnen een maand nadat de or van het besluit in kennis is gesteld. En die termijn kun je niet in onderling overleg verlengen! Deze termijn is bindend en fataal; is de or te laat met het indienen van het verzoekschrift, dan is hij niet ontvankelijk. Dus die termijn kan de or niet in overleg met de bestuurder verlengen. Als de or in beroep wil, moet het verzoekschrift binnen de termijn van art. 26 lid 2 zijn ingediend. Wij willen niet bij voorbaat al het beroep opgeven en hebben dus besloten om door te zetten. De bestuurder vertelde ons dat we de termijn veilig kunnen stellen door de advocaat een kort briefje te laten sturen waarin wordt aangegeven dat we beroep instellen, maar dat de gronden later zullen worden aangevuld. Klopt dat? Een procedure bij de Ondernemingskamer begint met het indienen van een verzoekschrift door de ondernemingsraad. In dat verzoekschrift moet de or duidelijk aangeven dat hij in beroep gaat, tegen welk besluit hij in beroep gaat en waarom hij in beroep gaat. De or kan niet volstaan met een kort verzoekschriftje om de termijn te redden, met de mededeling dat hij zijn bezwaren later nog wel bekend zal maken. Dat kan bij sommige andere rechterlijke instanties wel, maar bij de Ondernemingskamer zeker niet. Wij willen wel graag weten tot wanneer we ons beroep nog kunnen intrekken. Het is namelijk wel onze intentie om er met de bestuurder uit te komen; maar moet dat dan nog voor een bepaalde datum? 15