Bespaar op uw Marian Koek Accountantskosten in 7 stappen managerincontrol.nl
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Inhoud Voorwieisdite+boekbedoeld? 3 Passieen incontrol 4 Vijfredenenomaccountantskostentebesparen 7 Bespaaropuwaccountantskostenin7stappen 11 Hoevindtueenaccountantdiebijuworganisatieen uwbudgetpast?eenkortehandleiding 21 Totslot 25 Overdeauteur 26 www.managerincontrol.nl 2
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Voorwieisdite1boekbedoeld? Hartelijk dank voor het downloaden van Bespaar op uw accountantskostenin7stappen. Hiermee heeft u de eerste aanzet gegeven om daadwerkelijk accountantskostentebesparen.entevensinzichttekrijgenin deverdertenemenstappen. Dit e+boek is bedoeld voor managers, bij uitstek binnen non+ profit organisaties. Managers die hun financiële processen binnen hun organisatie beter willen beheersen en kosten willenbesparen,bijvoorkeuraccountantskosten. In dit e+boek vertel ik hoe u in 7 stappenaccountantskosten kunt besparen. En wijs ik op 7 valkuilen dieuonderweg tegenkomt. Als bonus geef ik u een handleiding om de accountant te kiezendiehetbestebijuworganisatieenuwbudgetpast. Ukuntdezetipsdirecttoepasseninuworganisatie. Gratis Umagdite+boekgratisverspreiden.Hetisechterniet toegestaanwijzigingenaantebrengenindeopmaakofinhoud ofhete+boekopeenanderewijzetegebruikenzonder toestemmingvandeauteur. www.managerincontrol.nl 3
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Passieen incontrol EenaantaljarengeledenwasikeenzomerinSaltLakeCityen bezochtikhetolympischdorpdaar.ikkeekgefascineerdnaar eentrainingvaneengroepfreestyleskiërs,springendboven een zwembad. Ik was gebiologeerd door hun timing en control. De skiërs hadden bij elke sprong een doel en een strategie. Keeropkeerwerdditherhaaldtotbeheersinginperfectie. Wind,zonofregen,zeblevendoorgaan. Zoishetookmetmanagers.Om incontrol tezijnmoetje eendoelenstrategiehebben,endiekeeropkeertotperfectie herhalen. Watwerktwel/niet,welkefoutenmaakjeenwelkesuccessen behaalje,watverdientaanpassingen?waarliggenrisico sen hoekunnenderisico sbeheerstworden? Ook al hangen er donkere wolken boven je pad, heb je tegenwindofwordjeverblinddoordezon,jemoetdoorgaan totdat je doel is bereikt. Dat is managen, opgeven is geen optie. Hetismijnpassieommanagerstehelpenbeter incontrol te zijnvanhunfinanciëleprocessenenhunorganisatie. Een van mijn belangrijkste drijfveren hierbij is een besparing opaccountantskostentebewerkstelligen. www.managerincontrol.nl 4
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Ikhoorudenken: Watvreemd,eenaccountantdiewilhelpen de accountantskosten te verlagen. Dat heeft echter een reden. Vooralvoororganisatiesdieafhankelijkzijnvansubsidiegelden is elke euro die bespaard kan worden op accountantskosten belangrijk.ditgeldtvooralleorganisaties,maarsubsidiesvoor instellingenzijntochbijuitstekbedoeldvoorhetuitvoerenvan activiteitenennietzozeeromhogebedragenaanaccountants aftedragen. Natuurlijkishetgoeddateraccountantsverklaringen worden gevraagd als onderdeel van de verantwoording overde bestedingen, maar het is een doorn in mijn oog dat het allemaalzoveelgeldmoetkosten. Het is bijna een sport gewordenomdaaraandachtaante besteden en het proces tot lagere accountantskostenofhet zoekenvaneennieuweaccountantpersoonlijktebegeleiden. Begeleidingdooriemanddiedezelfdetaalspreektenbegrijpt wat een accountant doet. Iemand die kan helpen om het gestelde doel tebereikenenweetwelkewerkzaamheden wel/nietuitbesteedkunnenworden. Daarnaastbegeleidikmanagersencontrollersdiehulpnodig hebbenbijhetbepalenvandejuistemanagementinformatie informatiediedemanagernodigheeftomtesturen),dewijze waarop dit wordt verkregen en de inrichting van de administratiehierop.belangrijkis:wetenwatjewiltmeten Alle managers willen sturen op maximalisatie van het resultaat. Hiervan zijn accountantskosten onderdeel en een relatiefeenvoudigepostomoptesturen. Dite+boekhelptubijdeeerstestappenomgriptekrijgenop uwaccountantskosten. www.managerincontrol.nl 5
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Mijndoelis,wanneerudite+boekleest,datunadenktoverde manierenwaaropudezestappenbinnenuweigenorganisatie kuntzetten. Hetisaanuomalletipsdaadwerkelijkuitterollenbinnenuw organisatie.hetlevertflinkwatgeldenmogelijkhedenop. Belangrijkste advies: bepaal de doelen strategieenneem actie www.managerincontrol.nl 6
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Vijfredenenomaccountantskostentebesparen Welkeredenenheeftuomaccountantskostentebesparen? Accountantskosten besparen heeft direct effect op uw organisatie,maarwelkeeffecten? Iknoemeenvijftal: 1. Meergeldvooractiviteiten. Indetijddatikveeljaarrekeningenlasomtebeoordelenof deverstrektesubsidiesjuistbesteedwaren,zagikhoeveel stichtingen betaalden voor administratie+ en accountantskosten.datverbaasdemij.waaromzoveelgeld uitgeven aan financiële verantwoordingen en minder geld overhouden voor activiteiten, waarvoor het geld toch bedoeldwas? Minderadministratie1enaccountantskostenbetekentdus meergeldvooractiviteiten. www.managerincontrol.nl 7
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen 2. Kostenbesparingheefteendirectenpositiefeffectophet resultaat. Ikhelpveelcontrollersendirecteuren,onderanderebijhet maken van begrotingen om een inschatting van het resultaattemakenendebegrotingtegebruikenalsmiddel voor sturing vandeorganisatie.erwordtaltijdeen inschattinggemaaktvandemogelijkeopbrengstenvande producten of diensten en de bijbehorende kosten. Het resultaatwordtbepaalddoordematewaarinopbrengsten worden binnengehaald en de hoogte van de kosten. Ikkrijgvaakdevraaghoeeenbegrotingtemaken.Ikgeef dan aan te beginnen met de kostenbegroting. De kosten zijn eenvoudiger in te schatten dan de opbrengsten. Het binnenhalen van opdrachten kost namelijk meer tijd en moeite en is daardoor een onzekere factor. Indienerkeuzesgemaaktmoetenwordenomhetresultaat te verhogen, loont het beginnen met kostenbesparingde moeite. Het effect van besparingen waaronder de besparingopdeaccountantskosten)isdirectzichtbaar. 3. Groterevoorspelbaarheidvanadministratie1en accountantskosten. Stijgenuwaccountantskostenelkjaar? Weetuprecieswaardoorditkomt? Accountancydienstverlening is in Nederland de afgelopen drie jaar gemiddeld achttien procent duurdergeworden, aldus het CBS. Fusies en overnames van accountantskantoren zouden de oorzaak zijn van kostenopdrijving. Zijn uw administratie+ enaccountantskostenelkjaar voorspelbaar of hangt dit af van de uren die de accountantbesteedt? Zijn uw accountantskosten gestegen doordat de accountant meer werkzaamheden moet verrichten om tekomentoteengoedkeurendeverklaring? www.managerincontrol.nl 8
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Of worden veel taken sowieso uitbesteed aan de accountant? Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van tussentijdseoverzichtenofadvisering. Inzichtindebenodigdeaccountantsdienstenenhetmaken vannieuweafsprakenhierovermetdeaccountantkunnen de voorspelbaarheid van de kosten verhogen. Hierdoor krijgtumeergripopdezekosten. 4. Sturing op accountantskosten leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering. Beterlettenopdehoogtevandeaccountantskostenmaakt onderdeeluitvankostenbewakinginhetalgemeeneneen efficiënterebedrijfsvoering. Er is een groeiend besef om inkomsten en uitgaven in de hand te houden. Inzicht in de exacte kosten van alle accountantsdiensten is essentieel om als manager op te sturen.hetisdusbelangrijkominzichtteverkrijgenwelke werkzaamheden de accountant verricht tegen welke tarieven.danpaskanbekekenwordenofditopeenandere wijzeingerichtkanwordenzodatditleidttotefficiëntie. 5. Beterebalanstussentoegevoegdewaarde/kwaliteiten prijs. Waarbetaaltuvoor? Bent u tevreden over de werkzaamheden van uw accountantinrelatietotdekosten? Krijgtuwaarvooruwgeld? Kuntuditgoedbeoordelen? Inzichtinkwaliteitendehoogtevandekostenkanleiden tot het opnieuw bekijken van uw relatie met uw accountant. Misschien is dit het moment om van accountant te veranderen en kosten te verlagen door andereafsprakentemaken. www.managerincontrol.nl 9
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Bij een van mijn klanten is besloten om niet elk kwartaal eenfinancieeloverzichtdoordeaccountanttelatenmaken weetuwatditkost??),maarditzelftedoen. Devragenwaren: watisdetoegevoegdewaardevanhetoverzichtalsde accountantditopstelt? Ishetnodig? En wat kost het als het door de accountant wordt opgesteld? Staatditinverhoudingtotdetoegevoegdewaardevan hetoverzicht? Antwoordenopdezevragenleiddentothetbesluitomde tussentijdse overzichten niet meer door de accountant te latenopstellen,maardittelatendoenwanneernodig:twee keerperjaar,op31augustusenjaareinde. Ditbesluithadgeeneffectopdekwaliteit,maarwelopde kosten. De toegevoegde waarde van de beoordeling door de accountant tussentijds was minimaal, dus dit was een goedekeuze. Of dit ook vooruworganisatie geldt,is afhankelijk van de aanwezige financiële kennis. Die moet wel voldoende zijn omdewerkzaamhedenovertekunnennemen. www.managerincontrol.nl 10
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Bespaaropuwaccountantskostenin7stappen Eenmanagerdientfinancieel incontrol tezijn. In control zijn kanvooriedereeneenanderebetekenis hebben. Voor mij betekent in control zijn beheersing. Dit houdt in dat het management de bedrijfsvoering en bijbehorende risico s beheerst om de gestelde doelen/resultaten te realiseren. Kostenbewustzijnisdaarbij eenbelangrijkeattitude. Een van de kostenposten om bij stil te staan is de accountantskosten. Tijd om de werkzaamheden van de accountantinrelatietotdekostentebeoordelen.vooralalsu niet tevreden met de accountantsdiensten bent, is het een aanraderomgoednaardeaccountantskostentekijken. Opdevolgendepagina sgeefikzevenstappenomtekomen totbesparingopaccountantskosten. www.managerincontrol.nl 11
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen STAP1 Krijginzichtindeaccountantskosten: vraagomeenspecificatie. Weet u welke werkzaamheden inrekeningzijngebracht, hoeveeluurergewerktisentegenwelketarieven? Vraaguwaccountantomeenspecificatiehiervan. Kijkofdekostenelkjaarstijgen. Beoordeelwatderedenenzijnwaaromdeaccountantskosten zijn gestegen. Komt dit doordat de accountant meer werkzaamheden moet verrichten om te komen tot een goedkeurende verklaring, worden veel werkzaamheden uitbesteed aan de accountantofzijndetarievenaanzienlijk gestegen? Duidelijkisdatgestegenaccountantskostenmindergeldvoor activiteitenbetekenen.hetloontzichdemoeiteomhiernaar tekijken. Devalkuilisomvoorallefinanciëledienstendeaccountantin teschakelen.dangaatderekeningoplopen.ikzievaakdater onvoldoende aandacht voor de rekening is en niet stil wordt gestaanwathetkost,totdatdekostendepanuitrijzen. Vaak is de rekening ook ondoorzichtigzodatnietduidelijkis voorwelkewerkzaamheden,urenentarievenbetaaldworden. Inzicht verkrijgen in de wijze waarop de facturen zijn opgebouwd,isdaneenbegin. www.managerincontrol.nl 12
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen STAP2 Begrijpwatdeaccountantdoetenwathetkost. Weet u welke werkzaamheden deaccountantuitvoerten waarom? De tweede stap is om aan de hand van de gespecificeerde rekening precies te achterhalen wat uw accountant doet en wathetkost. Als u niet begrijpt wat bepaalde werkzaamheden inhouden, vraagdanuitlegaandeaccountant. Deel de werkzaamheden in groepen in, bijv. werkzaamheden voor de jaarrekening controle en/of samenstellen), werkzaamheden voor verzorging administratie, werkzaamheden voor tussentijdse overzichten, advies+ werkzaamhedenspecificeer)etc. Zet de kosten van twee jaar naast elkaar, zodat u de kosten kuntvergelijken. Defactuurvanuwaccountantkomtaltijdachteraf.Danzietu pas wat de werkzaamheden hebben gekost. En dat kan best heelhoogzijnopgelopen. Kijktugoednaardezefactuurofbetaaltudezefactuuromdat hetwerkalgedaanisenunietmoeilijkwildoen? Onlangskwamdefactuurvandeaccountantvoormijnklanten wij vergeleken de specificatie van de factuur met het jaar daarvoor. Toen bleek dat de accountant het tarief van zijn controlemanagermet20%hadverhoogd,zonderditvoorafte overleggen. U begrijptdatditnaeenonderhoudmetde accountantdirectisteruggedraaid. www.managerincontrol.nl 13
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Veel managers geven aan geen verstand van financiënte hebben. Zijgevenaandatzenietprecieswetenwelkewerkzaamheden de accountant uitvoert.doorgebrek aan kenniszijnzedus afhankelijk geworden van de accountant en niet in staat om goede beslissingenhierovertenemen.belangrijkisomzelf enige kennistevergarenoverwatgedaanmoetwordenen waarom.danpaskuntuhieropsturen. STAP3 Wordendedienstenvandeaccountantnaar tevredenheiduitgevoerd? Trouw zijn aan uw accountant is tegenwoordig geen reden meeromnietvanaccountantteveranderen.hetloontomna verloop van tijd te beoordelen of de accountant zijn werkzaamhedennaartevredenheiduitvoert. Bentunogtevreden? Heeft u een goede verstandhouding click ) met uw accountant? Over welke werkzaamheden bent u tevreden? Dat kan bijvoorbeelddeprijszijn,deinzetvanuwaccountantofde dienstverleningzelf. Geefvoorelkesoortwerkzaamheidofelketypeklus)bijstap2 dematevantevredenheidaan. Vraag naar ervaringen vananderemanagersmetdiverse accountantskantorenindebuurt. www.managerincontrol.nl 14
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Veelmanagersdenkendatdeaccountantnetalsdehuisartsis, dusdaargajenietsnelweg.maarhetisjuistgoedenhoudtu scherpomvanaccountantteveranderenofnieuweafspraken te maken. Na een tijdje treedt er altijd enige vorm van bedrijfsblindheidop.hetisdusbelangrijkomnaverloopvan tijduwaccountantendewerkzaamhedenteevalueren:wathij doet en de wijze waarop, in relatie tot hetgeen u betaalt.en steluzelfdevraag:beniknogtevredenmetmijnaccountant? STAP4 Beoordeelwelkeaccountantskostenukunt ofwiltbesparen. Accountantskosten kunnen onder andere bespaard worden door: Nieuwe afsprakentemakenmetuwhuidigeaccountant: wievoertwelkewerkzaamhedenuit? Een nieuwe accountant te zoeken met nieuwe prijsafspraken. U weet nu wat de diensten van de accountant kosten en waaroverutevredenbent. Beoordeelnuwelkeactiviteitenuopeenanderewijzekuntof wilt invullen. Bijvoorbeeld door zelf de administratie bij te houdendooreenboekhoudkundigmedewerkeraantenemen of voorbereidende werkzaamheden voor de jaarrekening zelf tedoen. De accountant kan door middel van een prepared by client1 lijst aangeven op welke wijze deze voorbereidende werkzaamheden door u gedaan moeten worden. www.managerincontrol.nl 15
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Werkzaamheden binnen de organisatie beleggen, kan leiden totaanzienlijkekostenbesparingen. Ikbegeleideenstichtingdieeenadministratiefmedewerkster in dienst heeft. Zij boekte degegevensineenverouderde administratie, maar werd hierbij niet begeleid door het accountantskantoor dat de jaarrekening samenstelde.gevolg wasdatzijnietgoedwistwatzepreciesdeedendeinformatie uit de administratie niet direct voorhanden was voor de directeur. Hiermee was er een afhankelijkheid van het accountantskantoor. Door de administratief medewerkster te begeleiden en uitleg te geven over de administratie zijn de kostenvandeaccountantdirectgedaaldmet20%.doormeer kennis in de organisatie worden in de toekomst meer werkzaamhedenovergenomen,waardoorersnellerenbetere managementinformatieaandedirecteurverstrektkanworden. Hetmessnijdthierdusaan2kanten Devolgendestapvoordestichtingis:eennieuweaccountant Ukunterdusookvoorkiezenomeennieuweaccountantte zoeken. In het volgende hoofdstuk wordt eenhandleiding gegevenvoorhetkiezenvaneennieuweaccountant. Veelmanagersdenkendatfinanciënlosstaanvandetakendie zij uitvoeren. Ze zeggen vaak dat ze hiervoor iemand hebben ingehuurd.gevolgisdatdeadministratieteweinigaandacht krijgt en hoge kosten worden gemaakt voor de administratie enaccountant.eigenlijkleidtgebrekaankennisdantothogere kosten. Enige kennis van financiële zaken is dus de sleutel tot kostenbesparing zie ook stap 2 en 5). Dan kan beoordeeld wordenwelkewerkzaamhedeninuweigenorganisatiebelegd kunnenworden. www.managerincontrol.nl 16
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen STAP5 Besliswatuzelfkuntofwiltdoenenbelegdeze werkzaamhedenbinnenuworganisatie. Spreek duidelijkafmetuwaccountantwie wat doet. Daar kunt u ver in gaan. Bijv. door een boekhoudpakket aan te schaffenofeenboekhouderindiensttenemendiedegehele administratie zelf bijhoudt. Iemand die u in dienst neemt, is altijd goedkoper dan iemand die hiervoor wordt ingehuurd. Belangrijk bijkomend voordeel is dat uw administratie altijd bijgewerkt is en u niet afhankelijk bent van de medewerkers van het accountantskantoor. Hierdoor heeft u de managementinformatiesnellerenkuntuerdirectopsturen. Een stapverderisdatallespecificatieswordengemaakten controles zelf worden uitgevoerd voor tussentijdse financieel overzichtenen/ofjaarrekening. Endelaatstestapisdatdejaarrekeningzelfwordtopgesteld. Hoe meer werkzaamheden u zelf doet, hoe lager de accountantskosten. Schrijf voor1ennadelenopvoorhetzelfverrichten van de werkzaamheden binnen uw eigen organisatie. Wegendevoordelenoptegendenadelenenhetgemakom uwadministratiegeheeluittebestedenaanuwaccountant? Indien u besluit om een aantal werkzaamheden binnen uw organisatie te beleggen, maak dan een planning voor de aanleveringvandeinformatiediedeaccountantnodigheeft. Heeft u onvoldoende kennis in uw organisatie overweeg dan een expert in te schakelen om deze werkzaamheden te begeleidenofmedewerkersopteleiden.doorteinvesterenin kennis bespaart u op langere termijn kosten.envaakishet www.managerincontrol.nl 17
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen uurtariefvaneenexpertbeduidendlagerdanhetuurtariefvan hetaccountantskantoor Een valkuil is: te weinig kennis indeorganisatieomdeze beoordelinguittekunnenvoerenofteweiniginzichtinwelke werkzaamhedenbelegdkunnenwordenindeorganisatie. Huurdaneenexpertindieditopeenrijtjezetenoplossingen kan aandragen. Een expert die helpt de werkzaamheden te beleggeninuworganisatieenmedewerkerskanopleiden. Kennisbinnenuworganisatieleidtdandirecten/ofoplangere termijn tot aanzienlijke kostenbesparingen in uw accountantskosten www.managerincontrol.nl 18
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen STAP6 Maakeenberekeningvandebesparing oplangeretermijn. Maakeenlijstvanallewerkzaamhedendiebinnenuw organisatiewordenbelegdendewerkzaamhedendieworden uitbesteedaanuwaccountant. Vraagdeaccountantvooreennieuweoffertewaarin vastgelegdiswelkewerkzaamhedendoorwiegedaanworden. Vraagomeenvasteprijs. Rekenuitwelkebesparingenwordenbehaaldindienmeer activiteitenbelegdwordenbinnenuworganisatie,inrelatietot deofferteendeaccountantskostenvanvoorgaandejaren. Kiestuvooreennieuweaccountant,gadannaarhetvolgende hoofdstukenvolgdehandleiding. Berekenjaarlijksofdebesparingenwordenbehaaldenzoniet, watderedenenzijn.alsderedenenaantewijzenzijn,dankan hieropbijgestuurdworden. Eenvalkuilisdateronduidelijkeafsprakenzijngemaaktmet deaccountantwaardoordetaak1enrolverdelingnietgoedis besprokenenvastgelegd. Hierdoorkunnenoverlappingenindetakenleidentotminder kostenbesparingendangewenst. www.managerincontrol.nl 19
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen STAP7 Neemeenbesluit,maakconcreteafsprakenen stuurhierop. Weeg zorgvuldig af wie wat doet en bespreek intern wie welke werkzaamheden uitvoert en op welke wijze. Spreek duidelijke doelen af. Stuur op het bereiken van deze doelen en de kwaliteit van de werkzaamheden binnen uw organisatie,zodatkostenbesparingenwordenbereikt. Maak goede afspraken metdeaccountant.maak concrete afspraken over zaken als prijs, de werkzaamheden, de tijdsplanning,despreidingvanhetwerkenhetverloopvande controle.komtoteenfixedprijsafspraak. Evalueer elk jaar de werkzaamheden van de accountant. Hernieuw jaarlijks de afspraken met uw accountant. Stuur zonodigbij. Veelmanagerskunnennietgoedaangevenwaaropzijsturen en welke concrete doelen zij willen bereiken. Met concreet wordt hier bedoeld: meetbaar. Ook kunnen zij niet goed aangevenwaardezeinformatievandaanmoetkomen.delink met de financiële gegevens wordt vaak onvoldoende gelegd, omdatdeadministratiealseenblackboxwordtgezien. Valkuilisdatdewerkzaamhedenonvoldoendewordenbelegd binnen de organisatie en dat er geen concrete afspraken wordengemaaktmetdeaccountant. Alsopdewerkzaamhedenbinnendeorganisatieonvoldoende wordtgestuurd,ishetgevolgdatdebesparingennietof onvoldoendewordengerealiseerd. www.managerincontrol.nl 20
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Hoevindtueenaccountantdiebijuw organisatieenuwbudgetpast? Eenkortehandleiding. Eengoedeaccountantvindenwaarmeeueen click hebt,is nognietzoeenvoudig. Onderstaande tipskunnenuhelpen om een goede keuzete maken. 1. Bepaalwatuvaneenaccountantverwacht. Bepaal uw selectiecriteria voor de keuze van uw accountant, bijv. specialistische kennis van uw sector, man/vrouw, Register Accountant RA) of Accountant+ Administratieconsulenten AA+accountant), goede communicatieve eigenschappen etc. Hierop gaat u de accountantbeoordelen. 2. Bepaalwelkewerkzaamhedendoordeaccountantworden gedaan en welke belegd worden binnen de organisatie. Weesduidelijkoverdewerkzaamhedendiedeaccountant dient uit te voeren en welke werkzaamheden binnen de organisatie worden uitgevoerd. Dit moet glashelder in de gesprekken met de accountants naar voren komen. 3. Bepaal welke accountants u wilt uitnodigen voor een gesprek. Bepaal voordat u in gesprek gaat met accountants welke accountantsuwiltuitnodigen.afhankelijkvandedienstdie uwiltafnemenkuntueenaccountantkiezen. Overlegmetanderemanagerswathunervaringenzijnmet hunaccountants. www.managerincontrol.nl 21
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Nodig vier tot vijf vertegenwoordigers van accountantskantorenuit:uituwdirecteomgeving,opbasis van specialisatie van de accountant, op basis van ervaringen, grote en kleine kantoren, Accountant+ Administratieconsulent AA+accountant) of Register AccountantRA). 4. Bereid de gesprekken met de accountants goed voor. Stel een team van twee tot drie medewerkerssamendie de gesprekken voeren met de kandidaat+accountants. Bepaal de vragen die zullen worden gesteld. Omschrijf duidelijk welke diensten uverwachtvanuw accountant en welke werkzaamheden uw organisatie zelf uitvoert. 5. Bepaal de criteria waarop de keuze van de accountant wordtgemaakt. Maak een lijst met beoordelingscriteria, bijv. prijs, specialisme, presentatie, kennis van de markt/regelgeving etc. Geef de wegingaanvandecriteriaomtoteenkeuzete komen. 6. Beoordeeldeofferten. Omdeoffertentekunnenvergelijkenenbeoordelenmoet uervoorzorgendatalleoffertendezelfdeuitgangspunten hebben.dezeuitgangspuntenzijndeafsprakendieutijdens degesprekkenmetdeaccountantmaakt. 7. Spreekeenvasteprijsaf. Laat dit vastleggen in de offerte. Een vaste prijsafspraak zorgt ervoor dat de jaarlijkse accountantskosten voorspelbaarzijnengeenverrassingenbrengen. www.managerincontrol.nl 22
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen 8. Maakopbasisvandeofferteneenkeuze.Maakduidelijke afspraken met uw nieuwe accountant en leg deze vast. Leg alle afspraken in een contract vast. Laatdeaccountanteenpreparedbyclientlijstopstellenen loop deze samen door. Dan is duidelijk wanneer en welke gegevens u moet aanleveren, zodat de accountant de werkzaamheden kan uitvoeren zoals afgesproken. GoedeafsprakenVOORAFvoorkomendiscussieACHTERAF overdefactuurendeeventueleextrauren 9. Vraagomduidelijkgespecificeerdefacturen. Vraaguwaccountantomduidelijkgespecificeerdefacturen met verrichte werkzaamheden, uren en tarieven. Hierdoorkuntuachterafbeoordelenofdewerkzaamheden conform de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd en gefactureerd. 10. Zorgvooreenvastaanspreekpunt. Hetishandigomeenvastaanspreekpunttehebbenbijhet accountantskantoor. Dan weet u wie u kan bellen als u vragenhebt. 11.Evalueer jaarlijks de dienstverlening en de gemaakte accountantskosten. Het is belangrijk om de diensten te evalueren, zodat alle partijen de kans krijgen om wijzigingenaantebrengen. Bouweenjaarlijksevaluatiemomentinomhetcontractte verlengen,indiengewenst.ukuntdanookbeoordelenof de werkzaamheden binnen uw eigen organisatie zijn uitgevoerd zoals afgesproken) of dat u moet bijsturen. www.managerincontrol.nl 23
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen 12. Veranderelkevijfjaarvanaccountant Na verloop van tijd treedt er bedrijfsblindheid op. Omdeaccountantenuzelfscherptehouden,ishetaante raden na verloop van vijf jaar weer opnieuw een selectieprocedurevooreenaccountanttestarten.herhaal danstap1totenmet12 www.managerincontrol.nl 24
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Totslot Tijdvooractie Inheteerstehoofdstukgafikeen vijftaldrijfverenomaccountants+ kostentebesparen. Welke drijfverenheeftuomuw accountantskostentebesparen? Welkdoelheeftuvoorogen? De7stappenindite+boekhelpen u om griptekrijgenop uw accountantskostenendaarmeekostente besparen. Grip krijgenopuwaccountantskosten begintbijhetbesluit welke werkzaamheden u zelf wilt doen en welke werkzaamheden u uitbesteedtaanuwaccountantuheeftechterenigefinanciëlekennis nodigomdejuistebeslissingentenemen. Sleuteltotbesparing van accountantskostenisvoldoendefinanciële kennisbinnenuworganisatie,zodatwerkzaamhedenuitgevoerdkunnen wordendooruwmedewerkers. Hoemeerwerkzaamhedenulaatuitvoerenbinnenuworganisatie,hoe meeraccountantskostenubespaart VeelSucces Copyright* 2012*Marian*Koek* *Alle*rechten*voorbehouden* * www.managerincontrol.nl 25
Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen Overdeauteur MarianKoekisaccountant,managerialcontroller, financialcoach/adviseurentrainer.zijissinds2001 zelfstandigondernemerencombineerthaarin20jaar opgedanekennisenvaardighedenvooralinopdrachten voorderijksoverheidennon@profitorganisaties. Marianheeftalsfinancieeladviseurvelejaarrekeningen vancultuurorganisatiesenfondsenbeoordeelden voorbereid. Endiversestichtingenbijgestaanbijdeinrichtingvanhun financiëleprocessenenadministratie. Daarnaastcoachtzijcontrollershunadviestaakvoorhetmanagement beteruittevoeren. Marianhelptdirecteurenvandoordeoverheidgesubsidieerdeprojecten in Mumbai, Istanbul, Hong KongenShanghaibijdeontwikkelingvan hun ondernemerschap, business model en het opstellen van begrotingenenfinanciëleverantwoordingen. Zijgeeftgeregeldworkshopsomhaarkennisovertedragen. UkuntmeeroverMarian'sactiviteitenlezenop: www.managerincontrol.nl Uwreactienahetlezenvanmijne1boek Ikbenbenieuwdofhetvolgenvandeindite+boekbeschrevenstappen kostenbesparingenvooruworganisatieopleveren. Ikzouhetopprijsstellenalsuuwervaringenwiltdelendooreenreactie achtertelatenopmijnwebsitewww.managerincontrol.nl Copyright* 2012*Marian*Koek* *Alle*rechten*voorbehouden* * www.managerincontrol.nl 26