Nota Verbonden Partijen Handboek 5: Bestuurlijke vertegenwoordiging Gemeente Zaanstad Januari 2014 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Het vraagstuk rondom gemeentelijke vertegenwoordiging... 3 2.1 Afvaardiging in publiekrechtelijke verbonden partijen (spelregel 5b)... 4 2.2 Afvaardiging in privaatrechtelijke verbonden partijen (spelregel 5c)... 4 2.3 Afvaardiging in raad van commissarissen of raad van toezicht (spelregel 5f)... 5 2.4 Wie wordt afgevaardigd? (spelregel 5a,b,d,e)... 5 3 Als bestuurder in een verbonden partij... 6 3.1 Wat is goed bestuur?... 6 3.2 Bestuurdersaansprakelijkheid... 6 4 Bestuurder versus collegelid... 9 4.1 Collegetaken verbonden partijen... 9 4.2 Bestuurder versus collegelid... 10 4.3 Dubbele petten problematiek en functiescheiding... 11 5 Een nieuw college - een goede start... 12 2
1 Inleiding Dit is het vijfde handboek van de nota verbonden partijen Zaanstad. Dit handboek gaat in op de bestuurlijke vertegenwoordiging van Zaanstad in verbonden partijen. De gemeente Zaanstad heeft altijd een bestuurlijk belang in haar verbonden partijen. In veel gevallen wordt dit bestuurlijke belang ingevuld door iemand van de gemeentelijke organisatie af te vaardigen in het bestuur van de verbonden partij. De gemeentelijke vertegenwoordiger is meestal een collegelid. Dit handboek is geschreven voor die personen die de gemeente gaan vertegenwoordigen in het bestuur van een verbonden partij. Dit handboek gaat nader in op: Het vraagstuk rondom gemeentelijke vertegenwoordiging (spelregel 5a t/m 5f); Het vraagstuk rondom gemeentelijke verantwoording: bestuurder versus collegelid Een nieuw college, wat nu? 2 Het vraagstuk rondom gemeentelijke vertegenwoordiging De gemeente Zaanstad heeft altijd een bestuurlijk belang in haar verbonden partijen 1. Van een bestuurlijk belang is sprake indien de gemeente rechtstreeks invloed heeft op de besluitvorming binnen de verbonden partij. Deze invloed kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Zo kan een wethouder namens de gemeente plaats nemen in het algemeen bestuur (AB) of dagelijks bestuur (DB) van een verbonden partij of kan deze persoon stemmen namens de gemeente in de vergadering van aandeelhouders. Of je als gemeente wel of niet kiest voor gemeentelijke vertegenwoordiging hangt van een aantal zaken af. In dit hoofdstuk worden spelregels 5a t/m 5f over gemeentelijke vertegenwoordiging toegelicht. Spelregel 5a t/m 5f: Bestuurlijke vertegenwoordiging a) De gemeente Zaanstad vaardigt in beginsel geen raadslid af in het bestuur van verbonden partij. Zo wordt de controlerende taak van de raad geborgd. b) De gemeente Zaanstad vaardigt een bestuurder af voor het AB van publiekrechtelijke verbonden partijen. c) De gemeente Zaanstad is terughoudend bij het afvaardigen van een bestuurder/ambtenaar in het bestuur van een privaatrechtelijke verbonden partij. Dit geldt niet voor privaatrechtelijke verbonden partijen met enkel een bestuurlijk belang. d) Afvaardiging van een collegelid heeft de voorkeur boven afvaardiging van een ambtenaar. e) De gemeente Zaanstad is terughoudend in het afvaardigen van meer dan één collegelid in het bestuur van een verbonden partij. f) De gemeente Zaanstad is terughoudend over het afvaardigen van een bestuurder/ambtenaar in de raad van commissarissen of raad van toezicht van een verbonden partij. 1 Zie het handboek 1 algemeen 3
2.1 Afvaardiging in publiekrechtelijke verbonden partijen (spelregel 5b) Er zijn verschillende publiekrechtelijke rechtsvormen. Bij de zwaardere publiekrechtelijke vormen van samenwerking is er altijd sprake van gemeentelijk vertegenwoordiging in de verbonden partij middels een AB en/of DB(zie ook tabel 1). Tabel 1: bestuur in publiekrechtelijke samenwerkingsvormen Organisatievorm Bestuur Van zwaar naar licht Openbaar lichaam Bedrijfsvoeringorganisatie (nieuwe WGR) Gemeenschappelijk orgaan Centrum gemeente Regeling zonder meer AB + DB + Voorzitter DB DB Geen bestuur, B&W mandaat Geen bestuur, Bestuurlijke overeenkomst De gemeente Zaanstad vaardigt dus altijd een bestuurder af voor het AB van een openbaar lichaam. De algemene bestuursleden van het AB hebben een informatieplicht en een verantwoordingsplicht aan de gemeenteraad die hen afgevaardigd heeft. De gemeenteraad heeft ook de bevoegdheid om het door hen aangewezen bestuurslid te ontslaan 2. 2.2 Afvaardiging in privaatrechtelijke verbonden partijen (spelregel 5c) Er zijn veel grote risico s verbonden aan bestuurlijke afvaardiging in een privaatrechtelijke verbonden partij. Daarom is Zaanstad terughoudend bij het afvaardigen van een bestuurder of ambtenaar in het bestuur of de directie van een privaatrechtelijke verbonden partij. De volgende risico s kunnen een rol spelen: Ongewenste belangenverstrengeling of dubbele pettenproblematiek Onheldere positie van de gemeentelijke vertegenwoordiger Professionaliteit en aansprakelijkheid Bovengenoemde risico s worden verder toegelicht in hoofdstuk 4. Naast genoemde risico s dient afgewogen te worden of het publieke belang zonder gemeentelijke vertegenwoordiging geborgd kan worden. Misschien is gemeentelijke vertegenwoordiging alleen voor een bepaalde periode relevant. Bijvoorbeeld bij het verzelfstandigen van dienstonderdelen kan het wenselijk zijn dat (tijdelijke) grote betrokkenheid van de gemeente wenselijk is. Ook in de startfase van een nieuwe onderneming kan dit een rol spelen. De hierboven genoemde voorbeelden van situaties waar sprake is van tijdelijke bestuurlijke vertegenwoordiging komen vaak voor bij verbonden partijen met enkel een bestuurlijk belang en geen financieel belang. Zaanstad is daarom niet terughoudend bij het afvaardigen van een collegelid/ambtenaar in privaatrechtelijke verbonden partijen met alleen een bestuurlijk belang en geen financieel belang. 2 Zie artikel 16 van de Wgr 4
2.3 Afvaardiging in raad van commissarissen of raad van toezicht (spelregel 5f) In privaatrechtelijke verbonden partijen kan een toezichthoudend orgaan worden aangesteld. Dit orgaan heet een raad van commissarissen bij een NV en/of BV en een raad van toezicht bij een stichting of vereniging. Deze organen hebben meerdere taken, onder andere houden ze toezicht op het bestuur van de verbonden partij. Voor gemeenschappelijke regelingen is de gemeenteraad het toezichthoudende orgaan. De gemeente Zaanstad is terughoudend met het afvaardigen van een bestuurder/ambtenaar in de raad van commissarissen (commissaris) of raad van toezicht (toezichthouder) van een verbonden partij. Overwegingen hiervoor zijn: 1. Op afstand: Zaanstad zet namelijk niet voor niets een bepaalde taak op afstand. Op afstand zetten impliceert dat je als gemeente niet meer direct betrokken bent bij de uitvoering van de taak. 2. Onafhankelijkheid: Het is voor privaatrechtelijke organisaties wettelijk geregeld dat een commissaris/ onafhankelijk handelt in het belang van de private organisatie. Hij/zij hoeft geen verantwoording af te leggen aan welke belanghebbende dan ook 3. Een commissaris hoeft dus ook geen verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Echter zal het wel de neiging van de gemeenteraad, pers en burgers zijn om een commissaris wel aan te spreken op de performance van de organisatie. 3. Aansprakelijkheid: Er worden aan privaatrechtelijke organisaties strenge eisen gesteld aan het toezicht op het organisatiebestuur. Commissarissen en bestuurders kunnen zelfs aansprakelijk worden gesteld als de organisatie bijvoorbeeld schulden maakt. Hieruit kan worden geconcludeerd dat de rol van commissaris in beginsel niet voor een bestuurlijke of ambtelijke functionaris is weggelegd. Gebrekkig toezicht is in strijd met de beginselen van goed bestuur en wordt niet geaccepteerd. Toezichthouders van publiekrechtelijke organisaties kunnen niet aansprakelijk worden gesteld. Ondanks dat Zaanstad liever geen commissaris of toezichthouder uit eigen kring afvaardigt bij een verbonden partij, is het wel belangrijk dat de kwaliteit van de raad van commissarissen of raad van toezicht goed is. Het is dus geen bezwaar dat de gemeente gebruik maakt van het recht een commissaris of toezichthouder voor te dragen uit externe kring. 2.4 Wie wordt afgevaardigd? (spelregel 5a,b,d,e) Zaanstad heeft de voorkeur om een collegelid af te vaardigen in het bestuur van een verbonden partij. Afvaardiging van een collegelid heeft de voorkeur boven afvaardiging van een ambtenaar of een raadslid. Een ambtenaar in de rol van gemeentelijke vertegenwoordiger heeft enerzijds een verantwoordelijkheid naar de verbonden partij en is anderzijds ondergeschikt aan het college van B&W. Om rolconflict bij ambtenaren te voorkomen is het niet wenselijk om een ambtenaar in het bestuur van een verbonden partij te plaatsen. Daarnaast vaardigt Zaanstad in beginsel geen raadslid af in het bestuur van een verbonden partij 4. Zo wordt de controlerende taak van de raad geborgd. De gemeente Zaanstad is terughoudend in het afvaardigen van meer dan één collegelid in het bestuur van een verbonden partij. Wanneer een collegelid participeert in het bestuur van een verbonden partij, dan vertegenwoordigt hij/zij in deze positie het gehele college van B&W. Het is daarom niet nodig meerdere collegeleden af te vaardigen. Wel kunnen tijdens het opstarten van een verbonden partij afspraken worden gemaakt over stemverhouding (zie ook het handboek oprichten). Benoeming van wethouders en burgemeester in het bestuur van een verbonden patij is geregeld in artikel II.1 van het delegatiebesluit 2010. De raad van Zaanstad draagt hierin de bevoegdheid over aan het college ten aanzien van de benoeming van een lid van het college van burgemeester en wethouders in het bestuur van een gemeenschappelijke regeling of een andere organisatie. 3 art. 140, boek 2 Burgerlijk Wetboek. 4 Uitzondering hierop is de Stadsregio Amsterdam(SRA) 5
3 Als bestuurder in een verbonden partij 3.1 Wat is goed bestuur? Als bestuurder van een verbonden partij draag je andere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden dan als bestuurder van een gemeente. Voor bestuurders van gemeenten zijn er verschillende richtlijnen en gedragscodes 5. Maar wat is goed bestuur bij verbonden partijen? Voor publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen verschillen de model-gedragscodes met principes over goed bestuur. Integriteit van bestuurders moet bespreekbaar zijn. Het wordt aanbevolen om een integriteitovereenkomst op te stellen die de bestuurders van de verbonden partij tekenen. Bestuurders die in een publiekrechtelijke verbonden partij zitting nemen volgen de Nederlandse code voor goed openbaar bestuur van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) 6. De Nederlandse code van goed openbaar bestuur waarborgt dat politieke en maatschappelijke belangen democratisch gelegitimeerd zijn. De Code is geen juridisch document, maar een ethisch/moreel document. De code doet een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van besturen. In de code wordt een vertaalslag gemaakt van bestaande wet- en regelgeving en andere maatstaven. De zeven beginselen staan weergeven in tabel 2. Bestuurders die in een privaatrechtelijke verbonden partij zitting nemen volgen de uitgangspunten van de Nederlandse Corporate Governance Code van de Code Tabaksblat 7. Deze code is in 2009 geactualiseerd. De Corporate Governance Code is een gedragscode voor beursgenoteerde bedrijven. Deze gedragscode bevat zowel principes als concrete bepalingen die de bij een vennootschap betrokken personen en partijen (o.a. bestuurders, commissarissen, beleggers) tegenover elkaar in acht zouden moeten nemen. De principes van de gedragscode worden breed gezien als algemene opvattingen over goede corporate governance. Corporate governance gaat over het besturen, beheersen, verantwoording geven en toezicht houden over een organisatie. Integriteit en transparantie spelen hierbij een grote rol. De gedragscode bestaat uit een aantal principes welke worden toegelicht door middel van best practice bepalingen. In tabel 3 zijn de belangrijkste uitgangspunten voor bestuurders en aandeelhouders samengevat. De gedragscode bevat ook principes voor goed bestuur voor toezichthouders. Deze zijn echter niet in tabel 3 opgenomen omdat Zaanstad ontraad om een gemeentelijke toezichthouder aan te stellen. 3.2 Bestuurdersaansprakelijkheid Bestuurdersaanprakelijkheid speelt nauwelijks voor publiekrechtelijke verbonden partijen. In de gemeenschappelijke regelingen wordt namelijk verplicht opgenomen dat het openbaar lichaam te allen tijde moeten voorzien van voldoende middelen om aan de financiële verplichting jegens derden te kunnen voldoen. De gemeente kan dus rechtsreeks worden aangesproken voor schulden bij de gemeenschappelijke regeling. Het ligt daarom niet voor de hand om de bestuurders in persoon op grond van onrechtmatige daad aan te spreken. Bestuurdersaanprakelijkheid speelt echter wel voor privaatrechtelijke verbonden partijen. Een bestuurder van een BV/NV, vereniging, stichting of coöperatie dient zijn taak goed uit te voeren anders komt bestuursaansprakelijkheid in beeld. Weliswaar is de verbonden partij aansprakelijk voor schulden die worden gemaakt, maar daarnaast kan ook een bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. De bestuurder wordt geconfronteerd met persoonlijke aansprakelijkheid als hij zijn taak als bestuurder niet behoorlijk ( onbehoorlijk bestuur ) heeft vervuld. Volgens wet- en regelgeving dient een bestuurder van een private verbonden partij zich niet schuldig te maken aan onbehoorlijk bestuur. Onbehoorlijk bestuur, het niet voldoen aan gedragscodes als in tabel 3, leidt tot bestuursaansprakelijkheid. 5 Zie de gedragscode voor de burgemeester van Zaanstad en de gedragscode voor de wethouders van Zaanstad. 6 Zie het rapport Nederlandse code voor goed openbaar bestuur van BZK, Gemeentewet en Wgr 7 http://www.commissiecorporategovernance.nl/corporate-governance-code en boek 2 BW 6
Verschillende vormen van bestuurdersaansprakelijkheid Interne aansprakelijkheid: Een bestuurder heeft een verplichting naar de verbonden partij tot een behoorlijk vervulling van de aan hem opgedragen taak. Indien de bestuurder hierin tekortschiet, kan verbonden partij, of in geval van faillissement, de curator, een beroep doen op aansprakelijkheid uit hoofde van het niet voldoen aan de verplichting tot een behoorlijke vervulling van de aan hem opgedragen taak. Externe aansprakelijkheid: Iedere verbonden partij kan in het maatschappelijk verkeer onrechtmatig handelen naar derden toe, bijvoorbeeld leveranciers. Naast verbonden partij kan een bestuurder aansprakelijk worden gesteld voor de schade die het gevolg is van het plegen van een onrechtmatige daad of het niet nakomen van contractuele verplichtingen. Voor een bestuurder geldt een collectieve verantwoordelijkheid voor alle bestuurstaken (collegiaal bestuur). Voor de bestuurder geldt derhalve een hoofdelijke aansprakelijkheid. Dat houdt in dat een individuele bestuurder in beginsel aansprakelijk kan worden gesteld en aansprakelijkheid draagt voor de volledige schade die voortvloeit uit fouten van een individuele bestuurder en zijn medebestuurders. Hoe kan het bestuurdersaansprakelijkheidsrisico worden beperkt? Verzekering: - Bij oprichting van een verbonden partij zal gemeente Zaanstad als eis moeten stellen dat de verbonden partij zelf een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afsluit. Als dit niet lukt, zal gemeente Zaanstad zelf de bestaande verzekeringspolis uit moeten breiden - Bij het toezicht op de verbonden partij zal periodiek moeten worden nagegaan of het balanstotaal van de verbonden partij significant veranderd is. Dan moet aanpassing van de verzekering of bijverzekeren overwogen worden omdat het maximaal uit te keren bedrag per gebeurtenis niet langer volstaat Vrijwaring: Via een vrijwaringovereenkomst tussen bestuurder en gemeente wordt geregeld dat het risico dat een bestuurder persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld verder verminderd. In het collegebesluit 2012/48048 is dit voor de bestaande verbonden partijen geregeld. Voor toekomstige verbonden partijen en bij wisseling van bestuurleden die namens Gemeente Zaanstad in de verbonden partijen deelneemt, geldt 8 : - dat de Gemeente Zaanstad de bestuurder die namens de gemeente Zaanstad deelneemt in het bestuur van een verbonden partij volledige vrijwaring verleent voor alle aanspraken van derden die verband houden met de bestuurstaken die deze bestuurder gedurende zijn bestuursperiode binnen de verbonden partij vervult; - dat er geen vrijwaring wordt verleend indien de bestuurder heeft gehandeld in strijd met de openbare orde of goede zeden ingeval de schade is veroorzaakt door opzettelijk en bewust roekeloos handelen dan wel vrijwaring naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. 8 Na de verkiezingen zullen de bestuurders namens Zaanstad opnieuw worden benoemd in een voorstel aan B&W; in dit voorstel zal het punt van een vrijwaringovereenkomst tussen bestuurder en gemeente voor toekomstige verbonden partijen als beslispunt worden meegenomen. 7
Tabel 2: Zeven beginselen van goed openbaar bestuur (BZK) 1. Openheid en integriteit Het bestuur is open en integer en maakt duidelijk wat het daaronder verstaat. Het bestuur geeft in zijn gedrag het goede voorbeeld, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. 2. Participatie Het bestuur weet wat er leeft in de maatschappij en laat zien wat het daarmee doet. 3. Behoorlijke contacten met burgers Het bestuur zorgt ervoor dat hijzelf en de organisatie zich behoorlijk gedragen in contacten met burgers. 4. Doelgerichtheid en doelmatigheid Het bestuur maakt de doelen van de organisatie bekend en neemt de beslissingen en maatregelen die nodig zijn om de gestelde doelen te behalen. 5. Legitimiteit Het bestuur neemt de beslissingen en maatregelen die het mag nemen en die in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving. De beslissingen zijn te rechtvaardigen. 6. Lerend en zelfreinigend vermogen Het bestuur verbetert zijn prestaties en die van de organisatie, en richt de organisatie hier op in. 7. Verantwoording Het bestuur is bereid zich regelmatig en ruimhartig jegens de omgeving te verantwoorden. Tabel 3: Samenvatting van de richtlijn Code-Tabaksblat 2008. Bestuur: Bepalen van de doelstellingen, strategie en het besturen van de organisatie; Verantwoording afleggen aan de toezichthouder; Houdt bij de vervulling van zijn taak rekening met belangen van derden; Verschaft de toezichthouder alle informatie die nodig is voor haar taak; Verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; De bezoldiging is marktconform (of WNT-norm bij semi-publiek); Bezoldiging staat in verhouding tot beloningssystematiek binnen de organisatie; De bezoldigingsstructuur is eenvoudig en inzichtelijk; De hoogte van een ontslagvergoeding is maximaal eenmaal het jaarsalaris; Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling wordt vermeden. Aandeelhouders: Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering; De algemene vergadering dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van checks and balances in de vennootschap; Besluiten van het bestuur omtrent een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van de vennootschap of de onderneming zijn aan de goedkeuring van de algemene vergadering onderworpen; Certificering van aandelen is een middel om te voorkomen dat door absenteïsme ter algemene vergadering een (toevallige) meerderheid van aandeelhouders de besluitvorming naar haar hand zet. Certificering van aandelen wordt niet gebruikt als beschermingsmaatregel; Het bestuur zal alle aandeelhouders en andere partijen op de financiële markt gelijkelijk en gelijktijdig informeren over aangelegenheden die invloed kunnen hebben op de koers van het aandeel; Aandeelhouders gedragen zich ten opzichte van de vennootschap, haar organen en hun mede-aandeelhouders naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid. 8
4 Bestuurder versus collegelid In paragraaf 6.1 kwam naar voren dat als Gemeente Zaanstad kiest voor bestuurlijke deelname in een verbonden partij, de voorkeur uitgaat naar benoeming van een wethouder als bestuurder in de verbonden partij. Wethouders die ook bestuurder zijn hebben te maken met een ingewikkeld takenpakket. Ze hebben taken en verantwoordelijkheden als wethouder en ook als bestuurder. Deze paragraaf gaat in op de verschillende taken die de leden van het college hebben en wat er kan gebeuren als belangen overlappen. Deze paragraaf gaat in op spelregel 5g en 5h. Spelregel 5g en 5h: Bestuurlijke verantwoording b) Bij afvaardiging van bestuurders in verbonden partijen ziet het college van B&W van de gemeente Zaanstad toe op functiescheiding en het voorkomen van de dubbele petten - problematiek. Hiermee wordt voorkomen dat een bestuurder in een situatie terechtkomt dat de belangen van de verbonden partijen conflicteren met de belangen van de gemeente c) Wethouders die bestuurder zijn bij een verbonden partij: informeren het college actief over ontwikkelingen bij de verbonden partij, zoals bestuurswijzigingen, aanpassing van statuten, risico s, bestuurlijke conflicten, dreigende financiële tegenvallers, problemen in de bedrijfsvoering en politieke risico s. agenderen, voorafgaand aan de vergadering van het bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders, in het college van B&W de onderwerpen waar vooraf door het college van B&W een standpunt over moet worden ingenomen. Dit zal vooral betrekking hebben op de hierboven genoemde ontwikkelingen. Maken tijdig aanvullende afspraken in B&W als conflicterende belangen zich dreigen voor te doen zoals onder (g) beschreven wordt 4.1 Collegetaken verbonden partijen De gemeente bestaat uit de gemeenteraad, het college, de burgemeester en het ambtelijk apparaat. In tabel 3 worden de (belangrijkste) taken van het college in relatie tot de verbonden partij, gemeenteraad en ambtelijk apparaat kort toegelicht. Tabel 3: Het college versus verbonden partij/gemeenteraad/ambtelijk apparaat College versus verbonden partij College versus Gemeenteraad Het college Het college volgt of de doelstellingen worden gehaald; beslist welke positie de gemeente inneemt richting een verbonden partij; geeft reacties naar de verbonden partij. Het college informeert de raad via de P&Ccyclus over de verbonden partijen. De ander De verbonden partij Legt verantwoording af aan het college en raad De gemeenteraad Heeft een kaderstellende en controlerende rol; Stelt de kader vast in de nota verbonden partijen Geeft een reactie op de 9
College versus Ambtelijk apparaat Het college bereidt de zienswijzes voor en maakt een raadsvoorstel met de visie van het college en een concept-reactie aan de gemeenschappelijke regelingen. Het college beantwoordt vragen van de raad over de verbonden partij Geeft invulling aan de actieve informatieplicht Het college Nav het stafoverleg wordt het college geïnformeerd over de verbonden partijen door de portefeuillehouder Gebruikt deze informatie in haar taken richting de verbonden partij en gemeenteraad. De ander begroting en begrotingswijzigingen van gemeenschappelijke regelingen dmv een zienswijze. Stelt vragen aan het college over (risicovolle) ontwikkelingen bij een verbonden partij Het ambtelijk apparaat voert het beheer- en control instrumentarium verbonden partijen uit en informeert hierover het college en raad 4.2 Bestuurder versus collegelid Wanneer een collegelid participeert in het bestuur van een verbonden partij, dan vertegenwoordigt hij in deze positie het gehele college van B&W. Dit betekent dat afspraken die een collegelid als bestuurder maakt in een verbonden partij, moeten zijn afgestemd met de rest van het college. Dit leidt tot verschillende taken en verantwoordelijkheden voor het college als geheel en als vakwethouder afzonderlijk. Deze taken en verantwoordelijkheden zijn: Het college als geheel: a. beslist welke positie de gemeente inneemt richting een verbonden partij b. wordt geïnformeerd door de vakwethouder over risicovolle gebeurtenissen (zie kader). De vakwethouder: a. draagt primair de verantwoordelijkheid voor het borgen van de gemeentelijk beleidsmatige doelstellingen bij de verbonden partij b. ontvangt (on)gevraagde adviezen van de vakdienst c. informeert actief het college over risicovolle gebeurtenissen (zie kader). d. brengt voorstellen in het college mbt verbonden partij Risicovolle gebeurtenissen Wees als bestuurder extra alert als een van de onderstaande gebeurtenissen zich voordoen in de verbonden partij. Deze gebeurtenissen kunnen extra risico met zich meebrengen voor de gemeente Zaanstad. - Bestuurswijzigingen; - Aanpassing van statuten; - Bijstelling risico s / risicoprofiel; - Bestuurlijke conflicten; - (Dreigende) financiële tegenvallers; - Ernstige problemen in de bedrijfsvoering; - Toegenomen politieke risico s. e. informeert de wethouder financiën alvorens een voorstel met grote financiële consequenties in te brengen in het college f. draagt genoemde onder (d) over aan de collega-wethouder als de vakwethouder een belangrijke bestuurlijke invloed heeft binnen de verbonden partij waardoor er een belangenconflict kan optreden 10
g. agendeert in het college van B&W tijdig de agenda(stukken) van het bestuur / vergadering van aandeelhouders van een verbonden partij. Zodoende kan het gehele college over de onderwerpen vooraf adviseren/beslissen. h. Indien de vakwethouder ook de functie van wethouder financiën bekleedt, dan wordt bij de bespreking van een voorstel met financiële consequenties in B&W, de rol van wethouder financiën door een andere wethouder behartigd. De wethouder financiën: a. behandelt alle college voorstellen over verbonden partijen in de staf Financiën en beoordeelt de financiële consequenties van het voorstel b. heeft de mogelijkheid om vóór behandeling in het college een reactie op het voorstel richting vakwethouder te geven c. ontvangt (on)gevraagde adviezen van concerncontrol d. neemt niet de rol over van inbrenger van het B&W voorstel van een vakwethouder om de onafhankelijke positie van wethouder financiën te borgen 9 e. draagt zijn verantwoordelijkheid van wethouder financiën over aan een collega wethouder in het geval hij/zij voorstellen indient vanuit een vakportefeuille. Op besluiten die in een verbonden partij worden genomen heeft de gemeente altijd maar deels invloed. Er zitten ook andere partijen in een verbonden partij die andere wensen kunnen hebben dan de gemeente. In bestuurlijke onderhandelingen kan het daarom voorkomen dat besluiten net wel of net niet binnen het mandaat of grenzen vallen die de wethouder heeft meegekregen van het college. Bestuurders hebben daarom de mogelijkheid om bij moeilijke besluiten te stemmen onder voorbehoud van goedkeuring van zijn/haar college. 4.3 Dubbele petten problematiek en functiescheiding Als de gemeente bestuurlijk deelneemt in een verbonden partij ontstaat het risico op een dubbele rol. De gemeente is aan de ene kant eigenaar (BV/NV) of opdrachtgever (GR/Stichting) van een verbonden partij, aan de andere kant bestuurder. In het eerste geval dient de eigenaar c.q. opdrachtgever het belang van de gemeente, in het tweede geval, als bestuurder, moet de gemeentelijk vertegenwoordiger het belang van de verbonden partij dienen. Als deze belangen niet parallel lopen dan kan dat problemen opleveren, vooral als de rollen van eigenaar/opdrachtgever en bestuurder in een persoon, meestal de wethouder, verenigd zijn. Dubbele petten problematiek speelt voornamelijk bij verbonden partijen waar zowel een financieel als bestuurlijk belang is. Om deze problematiek te beperken is het college verantwoordelijk voor duidelijke functiescheiding van de collegeleden. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: a) Een andere wethouder dan de betreffende vakwethouder neemt zitting in het bestuur van een verbonden partij. b) Een plaatsvervangend wethouder wordt aangewezen om de plannen en wensen van de verbonden partij voor te leggen aan het college voor besluitvorming. Deze plaatsvervangende wethouder is niet de wethouder financiën (zie punt c). Deze optie is vooral toe te passen op privaatrechtelijke verbonden partijen. Bij publiekrechtelijke verbonden partijen is sprake van verlengd openbaar bestuur en kan de vakwethouder zelf de voorstellen blijven inbrengen in het college. c) De wethouder financiën bij voorkeur niet bestuurlijk te laten deelnemen in samenwerkingsverbanden waarmee Zaanstad ook een financiële relatie heeft (lening, garantstelling of subsidie). Hierdoor kan de wethouder financiën een onafhankelijk tegenwicht bieden tegen een eventueel dubbel belang van de vakwethouder. Idealiter worden alle B&Wvoorstellen over verbonden partijen besproken in de staf van de wethouder financiën. De wethouder financiën beoordeelt deze voorstellen met een accent op de bedrijfsvoeringaspecten 9 Uitzonderingen zijn die verbonden partijen die onlosmakelijk gekoppeld zijn aan de wethouder financiën zoals de BNG en de EZW 11
en de financiële consequenties. De wethouder financiën heeft vervolgens de mogelijkheid zijn/haar visie te geven over het voorstel richting de betreffende vakwethouder. Uiteindelijk beslist het college als geheel welke positie de gemeente inneemt richting een verbonden partij. Dubbele petten problematiek kan ook plaatsvinden in de verhouding wethouder en ambtelijk apparaat. Wethouders moeten zich ervan bewust zijn dat zij als collegelid een beroep doen op het ambtelijk apparaat. In de functie van bestuurder van een verbonden partij kan dit echter niet. Wanneer er een impasse dreigt te ontstaan tussen het ambtelijk apparaat, en een wethouder in de rol als bestuurder van een verbonden partij, dan heeft het ambtelijk apparaat de mogelijkheid om de concerncontroller van Zaanstad in stelling te brengen om de belangen van Zaanstad te behartigen. De concerncontroller adviseert dan de gemeentesecretaris. 5 Een nieuw college - een goede start Iedere nieuwe collegeperiode worden de kaarten opnieuw geschud en verdeeld. Een aantal van deze kaarten betreffen de verbonden partijen. Om het nieuwe college zo snel mogelijk te laten meedraaien op het dossier verbonden partijen wordt aan het nieuwe college een integrale zienswijze verbonden partijen aangeboden. Vervolgens besluit het college gezamenlijk over de verdeling van bestuursposities. Waar staan we? Integraal advies verbonden partijen Eén keer in de vier jaar, tijdens de collegewisseling, worden alle verbonden partijen geëvalueerd door het ambtelijk apparaat 10. Deze evaluatie heeft als doel de verschillende samenwerkingsverbanden te heroverwegen. Niet alleen wordt nagegaan of de beoogde doelstellingen van de gemeente met de verbonden partij worden behaald, ook wordt gekeken of deelname van de gemeente aan de verbonden partij nog steeds van toegevoegde waarde is voor de gemeente. Op basis van deze vierjaarlijkse evaluatie wordt een integraal advies verbonden partijen opgesteld voor het nieuwe college. In de integrale zienswijze wordt per verbonden partij een korte samenvatting weergeven van de stand van zaken. Daarnaast krijgt het college een advies of de gemeente Zaanstad moet doorgaan met de verbonden partij, doorgaan met een aantal aanpassingen of moet worden gestopt met de verbonden partij. Wisseling van de wacht Bij verbonden partijen waar een collegelid in het bestuur plaats neemt, kan een wisseling van de wacht plaatsvinden: het oude collegelid treedt af en één van de nieuwe collegeleden neemt zitting in de verbonden partij. Ook wanneer collegeleden voor een tweede termijn aantreden kan het gunstig zijn om een wissel te laten plaatsvinden. De vraag is, wie gaat in welke verbonden partij plaatsnemen? Om deze vraag te beantwoorden zijn een aantal overwegingen van belang: Portefeuille verdeling: Is het juist wel of niet verstandig om de betreffende portefeuillehouder zitting te laten nemen in het bestuur van een verbonden partij? Houdt rekening met de dubbele petten problematiek. Houdt rekening met de onafhankelijke rol van de wethouder financiën. Zodra voor alle verbonden partijen een portefeuillehouder is benoemd voor de bestuurlijke functies, wordt dit vastgesteld door B&W en worden de in- en uitschrijving van de oude en nieuwe bestuurders in het handelsregister van de Kamer van Koophandel geregeld. 10 Zie het handboek 4 Evalueren. 12
13