Procedure werving en selectie De Groeiling De Groeiling, stichting voor katholiek en interconfessioneel primair onderwijs Gouda en omstreken
Bestuurskantoor De Groeiling Aalberseplein 5 Postbus 95 2800 AB Gouda secretariaat@degroeiling.nl www.degroeiling.nl Procedure werving en selectie versie 2014 2
0. Vooraf De procedure Werving en selectie vormt een onderdeel van het integraal personeelsbeleid en heeft raakvlakken met enkele andere aspecten van dit beleid. In dit verband bedoelen we met name het onderdeel 'Mobiliteit en gedwongen overplaatsing. De Groeiling heeft net als andere besturen in de regio Midden-Holland te maken met een daling van het aantal geboorten ( krimp ). Het gevolg is dat er minder instroom van leerlingen is en er boventalligheid van personeel kan ontstaan. De Groeiling heeft de regeling Werkgelegenheidsbeleid en afvloeiing van personeel is dan ook niet aan de orde. Bij boventalligheid van personeel is er de inspanningsverplichting om werkgelegenheid te behouden. Deze verplichting geldt zowel voor de organisatie als voor betrokken boventalligen. Bovenstaande betekent dat de werving en selectie in eerste instantie beperkt blijft tot het personeel met een vast dienstverband. Slechts in specifieke situaties (bijvoorbeeld de benoeming van een directeur) kan externe werving aan de orde zijn ondanks de boventalligheid van (overige functiecategorieën) personeel. Voor alle interne vacatures die uitsluitend open staan voor personeel met een vast dienstverband (alle functiecategorieën) wordt uitgegaan van de geschiktheid van betrokken kandidaten. Men heeft immers al een vast dienstverband in de desbetreffende functie. Wanneer er een kandidaat is dan vindt een kennismakingsgesprek plaats met (een deel van) het team. Wederzijdse verwachtingen worden daarin besproken en vervolgens kan betrokkene benoemd worden. Als er meer kandidaten zijn dan is wel een benoemingsadviescommissie nodig om de keuze te kunnen maken. Er wordt vervolgens een keuze gemaakt uit een van de kandidaten. In het mobiliteitsbeleid is aangegeven dat ook sprake kan zijn van een ruil van werkplek. Deze procedure is in het betreffende beleidsdocument beschreven. Tenslotte is ook bepaald dat directeuren niet meer voor onbepaalde tijd aan dezelfde school verbonden blijven maar na een bepaalde periode van school veranderen. In beide situaties is formeel geen sprake van het ontstaan van een vacature maar van mobiliteit (een ruil van werkplek). In onderstaande wordt uitgegaan van het ontstaan van een vacature. 1. Werving Op het moment dat in de (school)organisatie een vacature ontstaat, bepaalt het College van Bestuur/de directie van de school of deze ook dient te worden vervuld. Als dat inderdaad het geval is, treedt de werving- en selectieprocedure in werking. Op schoolniveau wordt allereerst een analyse gemaakt van de personeelsbehoefte, die afgeleid is van de toekomstige ontwikkelingen van de schoolorganisatie. Vragen als welke visie hebben wij op de schoolontwikkeling, welke taken moeten uitgevoerd worden, welke kwaliteiten/competenties/ deskundigheid zoeken we, moeten eerst beantwoord worden. Ook is het zinvol om vooraf een beeld te hebben van de huidige teamsamenstelling qua persoonlijkheid (bijvoorbeeld allemaal waarnemers, volgers, informele leiders ) en ook vanuit dit perspectief te bekijken wie nodig is. Functieprofiel Vervolgens kan een actueel functieprofiel opgesteld worden. Hierin wordt bepaald aan welke vereisten een toekomstig personeelslid moet voldoen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de functiebeschrijving uit het functieboek; de kerncompetenties zoals opgenomen in tool for talent en overige aspecten Procedure werving en selectie versie 2014 3
(bijvoorbeeld: motivatie, belangstelling, gevoel voor humor) samengebracht. Ook identiteit wordt hierbij vermeld ( de doelstelling van de stichting onderschrijven en mede vorm geven ). Op bovenschools niveau (medewerkers van het bestuursbureau waaronder ook functies bij De GroeiAcademie) stelt het College van Bestuur een functieprofiel op, dat eveneens gebaseerd is op de functiebeschrijving in het functieboek en de kerncompetenties in tool for talent (en aanvullende gewenste aspecten). 1.1. Interne procedure bij boventalligheid 1.1.1. Onderwijsgevend/Onderwijsondersteunend personeel scholen Binnen De Groeiling worden vacatures op schoolniveau gemeld bij de stafmedewerker P&O. De school levert de advertentietekst + bovengenoemd functieprofiel aan. De stafmedewerker P&O plaatst beide documenten op intranet. Bij boventalligheid kunnen alleen personeelsleden met een vast dienstverband reageren op de vacature. Belangstellenden reageren naar de desbetreffende directeur en die nodigt kandidaten uit. Als er geen kandidaat is dan vindt binnen de betrokken school een herschikking in de formatie plaats waardoor een nieuwe vacature ontstaat. De procedure (vermelding op intranet en gesprekken) vindt dan opnieuw plaats. 1.2 Volgorde bij vacature directeur scholen Betreft de vacature die van een directeur dan wordt de vacature eerst onder de aandacht gebracht van de zittende directeuren. Voor hen geldt een maximale termijn van directeurschap aan een school (i.c. 8-9 jaar) en zij kunnen zo gebruik maken van de mogelijkheid om eerder dan wel tijdig over te stappen naar een andere school. Wanneer bovenstaande niet aan de orde is of geen van de directeuren reageert dan wordt de vacature opengesteld voor alle personeelsleden. Reageert ook nu niemand van het personeel dan wordt de vacature extern opengesteld. 1.3. Bovenschoolse functies Als er een vacature ontstaat voor een bovenschoolse functie (i.c. stafmedewerker, directiesecretaresse, preventief ambulant begeleider, orthopedagoog, speltherapeut, coördinator De GroeiAcademie) dan stelt het College van Bestuur een advertentie + functieprofiel op en wordt de vacature eerst intern opengesteld. Als er geen benoembare kandidaten zijn dan wordt de functie extern opengesteld. De benoeming van leden van het College van Bestuur is een zaak voor de Raad van Toezicht (i.c. de werkgever van deze functionarissen). De Raad van Toezicht stelt hiertoe een eigen werving- en selectieprocedure op. 1.4. Interne procedure zonder boventalligheid Als er in de stichting geen boventalligheid is dan kunnen naast personeelsleden met een vast dienstverband ook tijdelijk benoemde personeelsleden reageren. Laatstgenoemden zullen veelal jonge leraren zijn en om de kansen voor hen op een baan te vergroten hebben zij dan ook voorrang op personeel met een vast dienstverband die een uitbreiding van hun benoemingsomvang wensen. Als er geen tijdelijk benoemden zijn dan kan de school besluiten om eerst intern te bekijken of de vacaturevervulling mogelijk is (uitbreiding werktijdfactor van deeltijders) alvorens een externe procedure gestart wordt. Procedure werving en selectie versie 2014 4
1.5. Omgekeerde bewijslast Een interne kandidaat met een vast dienstverband wordt in de regel benoemd, tenzij de betrokken school kan aantonen dat sprake is van ongeschiktheid voor de functie ( omgekeerde bewijslast ). Als hier sprake van is dan wordt de stafmedewerker P&O en het College van Bestuur hierover nader geïnformeerd. Als vervolgens is vastgesteld dat, na overleg, de interne kandidaat niet in aanmerking komt, kan met externe werving worden gestart. 1.6. Externe procedure Wanneer er geen boventalligheid is, er geen interne belangstelling is en/of geen geschikte kandidaat is worden externe wervingskanalen benut. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van: plaatselijke en/of regionale en/of landelijke week-/dagbladen; vakbladen; Pabo s; internet (vacature op de eigen website of sites van instellingen plaatsen). 2. Selectie Wanneer zich binnen de organisatie (bovenschools- en schoolniveau) een vacature voordoet, wordt bij interne werving met meerdere kandidaten en/of externe werving uitgegaan van de Sollicitatiecode die onderdeel uitmaakt van de CAO PO. Voor de onderstaande functies onderwijsgevend personeel, onderwijsondersteunend personeel op schoolniveau en directeur geldt het volgende. Wanneer er één kandidaat is dan vindt een kennismakingsgesprek plaats tussen (een deel van) het team en betrokken kandidaat. In het gesprek worden over en weer verwachtingen uitgesproken. Vervolgens vindt - uitgaande van overeenkomstige verwachtingen - benoeming plaats. Er is dan geen benoemingsadviescommissie. Wanneer er meerdere belangstellenden zijn voor de functie dan vindt ook een gesprek plaats maar nu met een benoemingsadviescommissie, bestaande uit de functionarissen die in onderstaande paragrafen genoemd worden). Er moet immers een keuze worden gemaakt, waarbij alle kandidaten benoembaar zijn maar het nu gaat om de nuance (bijvoorbeeld specifieke kennis/ vaardigheden/opleiding). Vervolgens vindt benoeming plaats. 2.1. Procedure voor onderwijsgevend personeel De directeur van de school stelt vast, dat er een vacature is of komt. De directeur van de school stelt in overleg met het team en de oudervertegenwoordiging een profiel op (zie pagina 3/4)van de benodigde functie en de tekst voor de advertentie. De advertentie en het profiel worden aangeleverd bij de stafmedewerker P&O die zorg draagt voor plaatsing op intranet. Betrokkenen (vast dienstverband, vast dienstverband + tijdelijk dienstverband) kunnen reageren. Eventuele kandidaten hebben zeven dagen de tijd om te reageren. In geval van een interne kandidaat volgt een benoeming (tenzij zwaarwegende argumenten dit verhinderen). Is er sprake van meerdere kandidaten dan wordt een benoemingsadviescommissie samengesteld. In deze commissie hebben zitting: -de directeur (tevens voorzitter van de commissie); -maximaal twee teamleden; -één ouder. Procedure werving en selectie versie 2014 5
Levert de interne werving geen benoeming op dan krijgt de directeur van de stafmedewerker P&O het bericht dat externe werving plaats kan vinden. Daarbij kan de directie besluiten tot het plaatsen van een advertentie. De voorzitter van de commissie ontvangt de sollicitatiebrieven, draagt zorg voor het versturen van een ontvangstbevestiging, en stuurt de brieven direct door naar de overige leden van de commissie. De commissie selecteert op basis van de brief en het c.v. van kandidaten en voert gesprekken met kandidaten. In het gesprek komen ook arbeids- en rechtspositionele aspecten ter sprake (inschaling, begeleiding, et cetera). Er worden referenties ingewonnen. Er wordt bij meerderheid van stemmen besloten (waarbij ook de directeur voor stemt). De directeur bekrachtigt formeel de benoeming. De directeur van de school verwerkt de benoeming in CSS. Het OHM draagt zorg voor de administratieve afhandeling van de benoeming. De voorzitter van de commissie draagt zorg voor het afzeggen van de niet geselecteerde kandidaten. 2.2. Procedure voor onderwijsondersteunend personeel (school- en bovenschools niveau) De procedure voor benoeming in een onderwijsondersteunende functie verloopt overeenkomstig de procedure voor de benoeming van een leraar. Uitzondering vormt de procedure voor een onderwijsondersteunende functie op bovenschools niveau. In die situatie wordt als volgt gehandeld: Het College van Bestuur stelt vast dat er een vacature is of komt. Het College van Bestuur stelt een profiel op van de benodigde functie (zie pagina 3/4) alsmede de tekst voor de advertentie en meldt de vacature aan al het personeel binnen de Stichting. Eventuele kandidaten hebben zeven dagen de tijd om te reageren. In geval van een kandidaat volgt de interne procedure (zie eerder). Is er na zeven dagen geen uitzicht op een interne kandidaat, dan wordt de sollicitatieprocedure vervolgd met de externe procedure. Het College van Bestuur start na zeven dagen de externe werving. Daarbij kan besloten worden tot het plaatsen van een advertentie. Het College van Bestuur ontvangt de sollicitatiebrieven en draagt zorg voor het versturen van een ontvangstbevestiging. Het College van Bestuur selecteert op basis van de brief en het c.v. van kandidaten en voert, samen met tenminste één stafmedewerker, gesprekken met kandidaten. In het gesprek komen ook arbeids- en rechtspositionele aspecten ter sprake (inschaling, begeleiding, et cetera). Er worden referenties ingewonnen. Vervolgens wordt een keuze gemaakt. Bij twijfel is de stem van de voorzitter van het College van Bestuur doorslaggevend. Het College van Bestuur benoemt de voorgedragen kandidaat en draagt zorg voor verwerking in CSS. Het OHM draagt zorg de administratieve afhandeling van de benoeming. Het College van Bestuur draagt zorg voor het afzeggen van niet geselecteerde kandidaten. 2.3. Procedure voor leidinggevend personeel In tegenstelling tot de benoeming van een onderwijsgevend/ondersteunend personeelslid wordt bij de benoeming van directeuren een ontwikkelassessment afgenomen, als onderdeel van de procedure. Dit is niet van toepassing als blijkt dat: betrokken kandidaat binnen twee jaar voorafgaand aan de procedure een assessment, gericht op een leidinggevende functie gehad heeft en bereid is het rapport ter beschikking te stellen aan de voorzitter van de benoemingscommissie; betrokken kandidaat een interne kandidaat is, werkzaam in de desbetreffende leidinggevende functie. Procedure werving en selectie versie 2014 6
2.3.1. Een vacature voor directeur aan een school Het College van Bestuur stelt in overleg met de school vast, dat er een vacature is of komt. De school (het team van de school en afgevaardigden van de ouders) stelt in samenspraak met het College van Bestuur een profiel op van de nieuw te benoemen directeur (zie pagina 3/4), alsmede de tekst voor de advertentie. De vacature wordt vanuit het bestuursbureau gemeld aan alle directeuren van de stichting (om interne mobiliteit mogelijk te maken). Eventuele kandidaten hebben zeven dagen de tijd om te reageren. In geval er één kandidaat is vindt een gesprek plaats met de kandidaat en (een deel van) het team waarbij wederzijdse verwachtingen ter sprake komen. Uitgaande van een positief resultaat vindt vervolgens benoeming plaats. Zijn er meer kandidaten dan wordt de benoemingsadviescommissie gevormd. Na de gesprekken wordt een kandidaat benoemd. Is er na zeven dagen geen reactie van zittende directeuren dan wordt de vacature opengesteld voor alle personeelsleden. Kandidaten worden door de benoemingsadviescommissie uitgenodigd en er volgt wel/geen benoeming. Als er geen interne kandidaten zijn of er kan geen benoeming plaats vinden dan wordt een externe procedure gestart. De voorzitter stelt een benoemingsadviescommissie samen. In deze commissie hebben tenminste zitting: - twee teamleden (waaronder de adjunct-directeur/plaatsvervangend directeur); - één ouder; - een collega-directeur; - lid College van Bestuur (voorzitter). De voorzitter van de commissie laat een advertentie plaatsen. In die advertentie wordt ook opgenomen dat de maximale benoemingsomvang 0,8 wtf. is. De voorzitter van de commissie ontvangt de sollicitatiebrieven, draagt zorg voor het versturen van een ontvangstbevestiging, en stuurt de brieven direct door naar de overige leden van de commissie. De commissie maakt een selectie op basis van de brieven en c.v. s in relatie tot het functieprofiel. In het gesprek komen ook arbeids- en rechtspositionele aspecten ter sprake (inschaling, begeleiding, en het mobiliteitsbeleid inzake directeuren). De voorzitter van de commissie meldt op grond van het gesprek/de gesprekken één kandidaat aan voor een assessment. Uitzondering: wanneer het twee gelijkwaardige kandidaten betreft en het assessment de doorslag moet geven. Er worden referenties ingewonnen. Als er geen geschikte kandidaat blijkt te zijn, wordt de procedure opnieuw gestart. Het assessment wordt afgewerkt zoals omschreven in de bijlage van de procedure. Uiteindelijk doet de commissie een schriftelijk benoemingsvoorstel (bij meerderheid van stemmen) aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur benoemt de voorgedragen kandidaat, verzorgt de verwerking in CSS en het onderwijsbureau OHM zorgt voor de verdere afhandeling. De voorzitter van de benoemingsadviescommissie draagt zorg voor het afzeggen van niet geselecteerde kandidaten. 3. Werkzaamheden benoemingsadviescommissie Binnen de benoemingsadviescommissie vindt een taakverdeling plaats: -wie zit voor; -wie draagt/dragen zorg voor de schriftelijke verwerking/correspondentie van een en ander. De voorzitter draagt er zorg voor dat vooraf duidelijke criteria beschreven zijn ter beoordeling van de brief en de wijze waarop deze criteria gewogen worden. Procedure werving en selectie versie 2014 7
De commissieleden bereiden gezamenlijk (over de wijze van) de te stellen vragen aan de kandidaten voor. In de uitnodiging aan de geselecteerde kandidaten wordt de procedure van het gesprek kenbaar gemaakt, alsook de inhoudelijke wijze waarop het gesprek wordt aangegaan (type van de te stellen vragen: criteriumgericht interview, open vragen en dergelijke). Na afloop van de gesprekken wordt besloten met welke kandidaten verder gegaan wordt in de procedure. Bij de besluitvorming is consensus het uitgangspunt. Lukt dit niet, dan wordt een besluit bij meerderheid genomen. De leden van de commissie gaan, conform het gestelde in de Sollicitatiecode (zie Bijlage) vertrouwelijk met de verkregen informatie om. Bij de selectie van de reacties verdienen interne kandidaten een bijzondere en zorgvuldige behandeling. Als de commissie van mening is dat een interne kandidaat onverhoopt en op basis van de omgekeerde bewijslast - niet in aanmerking komt voor de vacature, motiveert de voorzitter van de commissie dat in een gesprek aan de kandidaat. 4. Assessment Het assessment wordt door de voorzitter van de benoemingsadviescommissie georganiseerd. Het is van essentieel belang, dat er bij de keuze van het assessmentbureau vanuit gegaan wordt, dat vanuit een onderwijskundige achtergrond gewerkt wordt. De leden van de benoemingsadviescommissie bepalen in overleg met het assessmentbureau de inhoud en vorm van het assessment. Hierbij wordt uitgegaan van de profielschets, die eerder gemaakt is. Ook kunnen vanuit de benoemingsadviescommissie aan de standaardprocedure gerichte vragen naar aanleiding van de gesprekken toegevoegd worden, alsmede het competentieprofiel dat bij de desbetreffende functie van toepassing is. De resultaten van het ontwikkelassessment (waarin wordt aangegeven wat de sterke punten van de kandidaat zijn en waarin hij/zij zich nog verder moet ontwikkelen) dienen ook benut te kunnen worden voor het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan van betrokkene. Met de uitslag van het assessment wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Het assessmentbureau bespreekt eerst de uitslag van het onderzoek met de kandidaat. Deze geeft wel of niet toestemming voor verspreiding. Bij geen toestemming wordt aangenomen, dat de kandidaat zich terugtrekt. Bij wel toestemming wordt de uitslag van het assessment uitgebracht aan de voorzitter van de benoemingsadviescommissie. Indien deze uitslag naar de mening van de benoemingsadviescommissie positief is, vervolgt de commissie de procedure. Indien het assessment vraagtekens oproept, treedt de benoemingsadviescommissie in overleg met de opdrachtgever en vervolgens overlegt de commissie met de betrokken kandidaat. Dit overleg leidt tot beëindiging van de procedure als vraagtekens niet worden beantwoord, of de kandidaat zich zelf terugtrekt. Daarna kan gesproken worden met de andere kandidaten en/of wordt de procedure opnieuw gestart. Hetgeen besproken wordt is vertrouwelijk en met de informatie wordt niet naar buiten getreden. 5. Aard van het dienstverband Bij een eerste benoeming wordt in principe een benoeming uitgereikt voor één jaar, tenzij de formatie waarin wordt benoemd binnen een jaar vervalt. Gedurende deze periode dient de betrokkene minstens éénmaal een functioneringsgesprek te krijgen en formeel beoordeeld te worden. Deze beoordeling moet schriftelijk worden vastgelegd en mede door betrokkene onder- Procedure werving en selectie versie 2014 8
tekend worden. Aan de hand van deze beoordeling door de directeur kan een vaste benoeming voor onbepaalde tijd volgen. Van een vast dienstverband direct bij aanvang kan sprake zijn als eerder opgedane ervaringen in dezelfde functie of de situatie op de arbeidsmarkt een belangrijke rol spelen. 6. Overige zaken betreffende de benoeming Bij een vacature in de school komen de (eventuele) kosten van werving en selectie voor rekening van de school, met uitzondering bij de vacature directeur (dit zijn bovenschoolse kosten). Daartoe wordt in voorziene omstandigheden een bedrag opgenomen op de begroting van de school/het bestuur. Het in dienst treden is afhankelijk van opzegtermijnen bij werkgever en persoonlijke omstandigheden van de sollicitant. Bij de sollicitatiegesprekken worden hierover nader afspraken gemaakt. Bij vervanging van zieke personeelsleden is geen sprake van een vacature. De invulling van de vervanging wordt zo snel en adequaat mogelijk door de directeur van de betreffende school geregeld. Het kan voorkomen dat een noodsituatie ontstaat (plotseling vertrek van een leidinggevende en geen adequate vervanging). In dit geval moet snel en slagvaardig gehandeld kunnen worden. Hierbij zal veel telefonisch afgehandeld moeten worden. Hoewel in dit geval vaak door minder mensen en in kortere tijd besluiten genomen moeten worden, is het wel de bedoeling om in de geest van de procedure te blijven handelen. 7. Instemming Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) De procedure werving en selectie heeft in de vergadering van 27 februari 2014 de instemming van de personeelsgeleding van de GMR verkregen. Deze procedure is vervolgens door het College van Bestuur definitief vastgesteld en treedt in de plaats van de voorgaande procedure. Procedure werving en selectie versie 2014 9
BIJLAGE: Voorbeeld tijdspad benoeming directeur (extern) Week: Actie: Door: 35 Opstellen van een profiel door team en akkoord CvB Opstellen van de advertentietekst. Samenstellen van een benoemingsadviescommissie bestaande uit: - lid College van Bestuur; - max. 3 teamleden, waaronder de adjunct-directeur of een lid van het managementteam; - een collega-directeur; - 1 MR-lid (ouder). 36 Contact assessmentbureau voor afspraak [periode] Bij geen reactie: plaatsing van de advertentie bij VK-banen, AVS-site. Reactietermijn: 14 dagen 38-39 Brieven komen binnen Verstrekken van informatiepakket en/of mondelinge toelichting Ontvangstbevestiging naar alle sollicitanten + tijdspad/data Brieven worden vermenigvuldigd en verzonden naar alle commissieleden 40 Selectie door de commissieleden Uitnodiging van de geselecteerde kandidaten voor de eerste gespreksronde 41 Eerste gespreksronde met kandidaten Uitnodiging kandidaten voor tweede gespreksronde en afzegging niet-geselecteerde kandidaten 42 Tweede gespreksronde met kandidaten Assessment voor te dragen kandidaat [datum] Benoemingsvoorstel commissie aan het CvB School/CvB School/CvB School/CvB CvB CvB BK School/CvB BK BK 43 Het assessment wordt uitgewerkt door het bureau 44 Nagesprek [datum]; benoeming nieuwe directeur door het CvB en mededeling aan kandidaat Afzegging niet-geselecteerde kandidaten Kandidaat zegt bij de huidige werkgever schriftelijk op en treedt per [datum] in dienst CvB Kandidaat Cv=College van Bestuur BK=bestuurskantoor Procedure werving en selectie versie 2014 10