Werken met vrijwilligers Hoe begin ik eraan?

Werken met vrijwilligers Hoe begin ik eraan? servicepunt vrijwilligers editie: november 2012

Inhoudsopgave 1. Hoe zoek ik vrijwilligers?...2 1.1. Hoe schrijf ik een goede vacature?... 2 1.2. Wat moet er in een vacature staan?... 3 1.3. Hoe verspreid ik een vacature?... 4 2. Hoe verwelkom ik vrijwilligers?...6 2.1. Waarom is een goed onthaal belangrijk?... 6 2.2. Kennismakingsgesprek... 6 2.3. Werk met meters en peters... 8 3. Hoe motiveer ik vrijwilligers?...9 3.1. Ken uw vrijwilliger... 9 3.2. Link motivaties aan taken... 9 3.3. Extra tips om vrijwilligers te motiveren... 10 4. Hoe informeer ik vrijwilligers?...11 5. Hoe vergoed ik vrijwilligers?...11 5.1. Vrijwilligersvergoeding... 11 5.2. Exacte bedrag terugbetalen... 12 5.3. Extra tips... 12 6. Hoe verzeker ik vrijwilligers?...13 6.1. Welke verzekering is verplicht?... 13 6.2. Welke verzekeringen raden we aan?... 14 7. Extra: personen met uitkering/leefloon...15 7.1. Uitkeringsgerechtigde werklozen... 15 7.2. Personen met een leefloon... 16 7.3. Personen met een ziekte- of invaliditeitsvergoeding... 16 7.4. Ambtenaren... 16 1 / 17

1. Hoe zoek ik vrijwilligers? Als uw organisatie vrijwilligers zoekt, moet u rekening houden met twee dingen: U moet een goede vacature opstellen. U moet de vacature op een goede manier verspreiden. 1.1. Hoe schrijf ik een goede vacature? Denk na over de taakinhoud Soms is het beter om een vacature op te splitsen in twee vacatures. Elke vacature heeft dan een duidelijke taakomschrijving. Dit verlaagt de drempel voor kandidaten om te solliciteren. Beschrijf ook wat uw organisatie te bieden heeft, maar beloof de kandidaat niet te veel. Beantwoord alle mogelijke vragen Een goede vacature beantwoordt de vragen van een kandidaat. Geef in uw vacature een antwoord op volgende vragen: Wat doet mijn vereniging? Wie zijn de klanten en medewerkers van mijn vereniging? Wat moet de kandidaat kunnen om het werk goed uit te voeren? Met wie werkt de kandidaat samen? Waar en wanneer vindt het vrijwilligerswerk plaats? Moet de kandidaat goed Nederlands kunnen lezen en schrijven? Is de locatie toegankelijk voor personen met een handicap? Schrijf in toegankelijke taal Gebruik duidelijke woorden en schrijf korte zinnen. Zo ben je zeker dat alle kandidaten uw vacature goed begrijpen. Tips en informatie over toegankelijk schrijven vindt u op www.antwerpen.be/diversiteit. Tips: Denk samen met verschillende medewerkers van uw organisatie na over de vacature. Bekijk bijvoorbeeld de vacature met een lid van de raad van bestuur. Laat de vacature ook nalezen door een vrijwilliger die al voor uw organisatie werkt. Zo test u of de vacature duidelijk is. 2 / 17

1.2. Wat moet er in een vacature staan? Informatie over uw vereniging - naam - doelstellingen - doelgroep - sfeer - andere informatie: aantal leden, locaties, - aanbod voorbeeld: veel mensen ontmoeten, Nederlands leren, nieuwe dingen leren, Functiebenaming - geef de functie een duidelijke naam voorbeeld: administratieve kracht, begeleider van sportactiviteiten, afficheplakker - de naam moet mannen en vrouwen aanspreken voorbeeld: niet secretaresse, wel medewerker voor het secretariaat - vermeld dat u een vrijwilliger zoekt Taakomschrijving - beschrijf duidelijk wat de vrijwilliger moet doen - beschrijf de taken op een eerlijke manier - beschrijf de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger Profiel - beschrijf het type persoon dat u zoekt voorbeeld: iemand die sociaal is, iemand die graag alleen werkt, iemand die graag bijleert, Kennis en vaardigheden - beschrijf wat de vrijwilliger moet kunnen voorbeeld: computerkennis, kennis van een bepaalde doelgroep, werken met bepaalde gereedschappen, Talenkennis - beschrijf de talen die de vrijwilliger moet kunnen - beschrijf het niveau van de talenkennis via de taalniveaus (NT2) - beschrijf het niveau van de talenkennis met voorbeelden voorbeeld: korte of lange gesprekken, specifieke woorden, vooral praten of spreken, Werktijden - beschrijf de weekdag(en) en tijdstip waarop de vrijwilliger werkt voorbeeld: elke week op dinsdag en donderdag van 10 tot 16 uur - beschrijf de periode waarin de vrijwilliger werkt voorbeeld: in de maanden juli en augustus - vermeld of de werktijden aanpasbaar zijn of niet 3 / 17

Locatie - geef een wegbeschrijving naar de locatie van het vrijwilligerswerk - vermeld de bus- en tramlijnen naar de locatie - beschrijf of de locatie toegankelijk is voor personen met een handicap Vergoeding en verzekering - vermeld hoe de vrijwilliger wordt verzekerd - vermeld of en hoe de vrijwilliger wordt vergoed voorbeeld: vaste kostenvergoeding (max. 31,44 euro/dag), terugbetaling van onkosten, terugbetaling in natura (bv. tickets, T-shirt, middagmaal, ) Contact - vermeld de naam en contactgegevens van een contactpersoon - geef duidelijk aan tot wanneer kandidaten kunnen solliciteren 1.3. Hoe verspreid ik een vacature? Het is belangrijk dat u uw vacature op een goede manier verspreid. Zo bereikt u de juiste mensen. Er zijn verschillende kanalen om een vacature te verspreiden. Internet Plaats uw vacature op het internet. U kunt uw vacature plaatsen op www.vrijwilligerswerk.be, www.vrijwilligersjob.be of www.11.be. Heeft uw organisatie een pagina op Facebook? Post de vacature dan ook op die pagina. Let op: - Wilt u deze websites gebruiken? Dan moet u zich registreren als gebruiker. - Is uw vacature ingevuld? Verwijder ze dan van de websites. - Niet iedereen heeft internet. Gebruik dus ook andere kanalen. Andere organisaties Maak uw vacature bekend bij organisaties voor vrijwilligers. Deze organisaties kunnen uw vacature bekendmaken. Ze kunnen ook tips geven over hoe u het best vrijwilligers bereikt. Voorbeeld: - Zoekt u inburgeraars? Neem dan contact op met Inburgering Antwerpen of het Huis van het Nederlands. - Zoekt u voetbaltrainers? Werf dan op sportevenementen. 4 / 17

Flyers Een flyer maken voor één vacature heeft weinig zin. Hebt u verschillende vacatures? Dan kunt u een flyer maken om te werven voor alle vacatures. Dit is vooral handig als u verschillende vacatures binnen hetzelfde thema zoekt (bv. vacatures rond sport). Let op: - Denk goed na over de verspreiding van uw flyer. U verspreidt beter weinig flyers op veel locaties dan andersom. - Beschikt uw organisatie over internet en e-mail? Dan kunt u een digitale flyer maken. stad Antwerpen De stad organiseert de ikvrijwillig-dagen en ikvrijwillig-beurs. Tijdens deze evenementen kunt u kandidaten laten kennismaken met uw vacatures. Meer informatie over deze evenementen vindt u op www.antwerpen.be/vrijwilligerswerk. Eigen netwerk en mond-aan-mond reclame Spreek mensen persoonlijk aan. U kunt dit doen tijdens evenementen, opendeurdagen, onthaalavonden in het districtshuis, Aarzel niet om tussenpersonen aan te spreken en hoor eens rond in uw eigen kennissenkring. Nuttige informatie Boek: In-team: vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in tien stappen - prijs: 23,5 euro - uitgeverij: Politeia - kopen via de website van Politeia Website: www.wablieft.be - informatie over toegankelijke taal Website: www.antwerpen.be/diversiteit - informatie over toegankelijke taal 5 / 17

2. Hoe verwelkom ik vrijwilligers? Het is belangrijk dat u een nieuwe vrijwilliger goed verwelkomt. Het komt het vooral op aan om de vrijwilliger gerust te stellen en te informeren. Besteed daarom extra aandacht aan de vrijwilliger tot hij/zij zich helemaal op zijn gemak voelt. Wanneer u een vrijwilliger verwelkomt, moet u op twee zaken letten: Stel de vrijwilliger gerust. Geef de vrijwilliger alle informatie die hij/zij nodig heeft. 2.1. Waarom is een goed onthaal belangrijk? Het zorgt voor een vertrouwensband tussen uw vereniging en de vrijwilliger. U kunt dan sneller de wensen van uw vereniging en die van de vrijwilliger op elkaar afstemmen. De vrijwilliger voelt zich dan sneller welkom en zal dan langer voor uw organisatie blijven werken. U kunt sneller vragen van de vrijwilliger beantwoorden. De vrijwilliger is dan minder onzeker. 2.2. Kennismakingsgesprek Wilt u de vrijwilliger goed leren kennen? Organiseer dan een kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek komt u meer te weten over zijn/haar motivaties, competenties en groeipotentieel. Neem de tijd voor dit gesprek en zorg voor een informele en vriendschappelijke sfeer. Wat vraag ik tijdens een kennismakingsgesprek? Wat vindt de vrijwilliger leuk? Wat vindt de vrijwilliger interessant? Wat wil en kan de vrijwilliger doen? Heeft de vrijwilliger ervaring met uw doelgroep? Heeft de vrijwilliger al gewerkt als vrijwilliger? Heeft de vrijwilliger kinderopvang? Heeft de vrijwilliger vervoer? Tip: Geef de vrijwilliger de mogelijkheid om vragen te stellen. Geef ook uw contactgegevens. 6 / 17

Kennismakingsgesprek: stap voor stap 1. Onthaal de vrijwilliger op een rustige plek. Biedt hem/haar een drankje aan. 2. Stel uzelf en uw vereniging voor: Wie bent u? Wat doet u? wat doet uw vereniging? 3. Leer de vrijwilliger beter kennen: stel de vragen van punt 2.2. 4. Licht toe wat u verwacht van de vrijwilliger: - Welke taken moet de vrijwilliger uitvoeren? - Aan wie kan de vrijwilliger hulp vragen? - Hoe vaak moet de vrijwilliger aanwezig zijn? - Moet de vrijwilliger discreet omgaan met bepaalde informatie? 5. Overloop de juridische zaken de vrijwilliger: - Vrijwilligersvergoeding - Verzekering - Documenten RVA en mutualiteit - Statuut van de vrijwilliger 6. Maak afspraken met de vrijwilliger: - Waar en wanneer vindt het vrijwilligerswerk plaats? - Praktische afspraken over de eerste werkdag. - Praktische afspraken binnen uw vereniging. Tips: Loopt het kennismakingsgesprek vlot? Dan kunt u samen met de vrijwilliger de vrijwilligersovereenkomst overlopen en ondertekenen. U kunt ook een nieuwe afspraak maken. Dan krijgt de vrijwilliger tijd om goed na te denken voor hij/zij de overeenkomst ondertekent. Laat de vrijwilliger kennismaken met andere vrijwilligers. Stel ook enkele activiteiten van uw vereniging voor. Zo maakt de vrijwilliger op een praktische manier kennis met uw vereniging. 7 / 17

2.3. Werk met meters en peters U kunt de vrijwilliger verwelkomen door hem/haar een meter of peter te geven. Iemand die al langer voor uw vereniging werkt, voert dan samen met de vrijwilliger allerlei taken uit. De meter of peter: Stelt de vrijwilliger gerust. Stelt de vrijwilliger voor aan andere vrijwilligers. Beantwoordt vragen van de vrijwilliger. Tip: Spreek in het begin regelmatig af met de vrijwilliger. Vraag hem/haar hoe het gaat en of alles duidelijk is. Nuttige informatie Boek: In-team: vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in tien stappen - prijs: 23,5 euro - uitgeverij: Politeia - kopen via de website van Politeia 8 / 17

3. Hoe motiveer ik vrijwilligers? Uw vrijwilliger toont engagement en werkt in zijn/haar vrije tijd. Het is belangrijk dat u weet waarom hij/zij werkt als vrijwilliger. 3.1. Ken uw vrijwilliger U leert de vrijwilliger kennen tijdens het kennismakingsgesprek. Maar dit is niet genoeg. Toon interesse in het persoonlijke leven van de vrijwilliger. Ga regelmatig na of de vrijwilliger het werk nog graag doet. U hoeft dit niet tijdens een formeel gesprek te doen. U kunt dit ook tijdens een gezellig middagmaal of tijdens een kort informeel gesprek vragen. 3.2. Link motivaties aan taken Hieronder vindt u een schema dat u helpt om taken toe te bedelen aan de vrijwilliger. Aan de hand van de doelstelling van de vrijwilliger kunt u taken toewijzen. Doelstelling Voorbeelden Soort taken Opmerkingen Sociaal contact Ik leer graag mensen kennen. Ik ben veel alleen thuis. Taken binnen een vaste groep of team. Taken die in groep uitgeoefend worden. Stel de vrijwilliger voor aan andere vrijwilligers. Betrek de vrijwilliger in activiteiten voor de groep. Persoonlijke ontwikkeling Ik wil mijn Nederlands oefenen. Ik wil ervaring opdoen. Taken waarbij de vrijwilliger kan oefenen. Organiseer interessante vormingen. Geef de vrijwilliger taken waar hij/zij veel Nederlands moet praten. Iets betekenen voor de samenleving Ik wil me inzetten voor het milieu Ik wil mensen in armoede helpen Inhoudelijk werk. Taken met een maatschappelijke meerwaarde. Taken die de vrijwilliger zelf invult. 9 / 17

Tips: Merkt u dat de vrijwilliger minder gemotiveerd is? Pas dan zijn/haar takenpakket aan. Zorg voor een haalbaar takenpakket. U moet zeker zijn dat de vrijwilliger de taken kan uitvoeren. Stel daarom volgende vragen: - Vind de vrijwilliger kinderopvang? - Geraakt de vrijwilliger op tijd op het werk? - Wil de vrijwilliger ook van thuis uit werken? Er zijn altijd taken die niemand wil uitvoeren. Leg de vrijwilliger goed uit waarom ook deze taken belangrijk zijn. 3.3. Extra tips om vrijwilligers te motiveren Geef de vrijwilliger verantwoordelijkheid Betrek de vrijwilliger bij de activiteiten van uw organisatie. Geef hem/haar verantwoordelijkheid en laat hem/haar mee beslissen. Toon waardering voor het werk van de vrijwilliger - Toon elke dag uw waardering: groet en bedankt de vrijwilliger, geef een schouderklopje, - Neem de vrijwilliger mee naar een vergadering. Biedt de vrijwilliger aan om een vorming te vormen. Zo toont u dat u de vrijwilliger belangrijk vindt. - Zet elk jaar enkele de vrijwilliger(s) in de kijker (bv. een receptie of geschenkje). Organiseer een groepsactiviteit voor al uw vrijwilligers 10 / 17

4. Hoe informeer ik vrijwilligers? Voor uw vrijwilliger start met werken, moet u hem/haar informeren over: de sociale doelstelling van uw vereniging (= statuten) het juridisch statuut van uw vereniging - voor een feitelijke vereniging: de naam of namen van de verantwoordelijke(n) de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (= verzekert de risico s van het vrijwilligerswerk voor organisaties die onder de verzekeringsplicht vallen. De onafhankelijke feitelijke verenigingen informeren de vrijwilliger dat de regels van gemeen recht gelden) andere verzekeringen (bv. rechtsbijstand, lichamelijke ongevallen, ) de vergoeding die de vrijwilliger krijgt de geheimhoudingsplicht en specifieke afspraken binnen de vereniging U kunt zelf kiezen hoe u de vrijwilliger informeert. U kunt de vrijwilliger ook vragen om een informatienota te ondertekenen. Dit is niet verplicht. 5. Hoe vergoed ik vrijwilligers? U mag uw vrijwilligers niet betalen. U kunt wel de kosten van de vrijwilliger terugbetalen. U kunt een vrijwilligersvergoeding uitbetalen of de exacte onkosten terugbetalen. U bent niet verplicht om de vrijwilliger te vergoeden. Maar u kunt op deze manier de vrijwilliger extra motiveren. 5.1. Vrijwilligersvergoeding U betaalt een vast bedrag een de vrijwilliger. Dit bedrag dekt alle kosten die de vrijwilliger maakt. U kunt maximaal 31,44 euro per dag betalen. De vrijwilliger moet op dit bedrag geen belastingen betalen. Let op: Per jaar mag de vrijwilliger maximaal 1257,51 euro ontvangen. Als de vrijwilliger meer verdient, moet hij/zij wel belastingen betalen. De vrijwilliger moet kunnen bewijzen dat de vergoeding dient om zijn/haar onkosten te dekken. Is dit niet het geval? Dan moet hij/zij belastingen betalen. 11 / 17

5.2. Exacte bedrag terugbetalen U kunt ook het exacte bedrag van de onkosten terugbetalen aan de vrijwilliger. De vrijwilliger bezorgt u dan alle kastickets. Tip: spreek altijd goed af wat u wilt terugbetalen. Zo vermijdt u dat er nadien misverstanden ontstaan. 5.3. Extra tips Wilt u de vrijwilliger vergoeden? Dan moet u kiezen tussen een van de bovenstaande systemen. U kunt dus niet een vrijwilligersvergoeding uitbetalen en tegelijkertijd sommige onkosten terugbetalen. Onkosten voor vervoer zijn een uitzondering U mag de vervoerskosten van de vrijwilliger terugbetalen en tegelijkertijd een vrijwilligersvergoeding uitbetalen. Dit bedrag mag niet hoger zijn dan 0,3456 euro per kilometer. Gebruikt de vrijwilliger een auto? Dan mag u maximaal 2000 kilometer per jaar vergoeden. U moet kunnen aantonen welke vervoerskosten werden gemaakt. Hou dus voor elke vrijwilliger volgende gegevens bij: - datum van de verplaatsing - start- en eindbestemming - reden van de verplaatsing - aantal kilometer 12 / 17

6. Hoe verzeker ik vrijwilligers? 6.1. Welke verzekering is verplicht? U bent verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor uw organisatie en uw vrijwilligers. Voor wie geldt de verzekering? Verenigingen met rechtspersoonlijkheid (= vzw en openbare besturen). Feitelijke verenigingen die een deel zijn van een koepel ( bv. een lokale afdeling van Chiro, Scouts, Gezinsband, Willemsfonds, ). Feitelijke verenigingen die personeel tewerkstellen (bv. vakbond). Wat is er verzekerd? Schade aan de organisatie. Schade aan de begunstigde (tijdens activiteiten en onderweg naar en van de activiteiten). Schade aan collega s of derden (tijdens activiteiten en onderweg naar en van activiteiten). Tips: Lees de polis goed na. Schrijf de taken van de vrijwilligers uit. Zorg ervoor dat alle vrijwilligers en alle taken opgenomen worden in de polis. Noteer ook wanneer vrijwilligers aanwezig moeten zijn. 13 / 17

6.2. Welke verzekeringen raden we aan? Sommige verzekeringen zijn niet verplicht, maar wel aan te raden. Verzekering lichamelijke ongevallen De vrijwilliger is verzekerd wanneer hij/zij een ongeval heeft en een lichamelijk letsel heeft. Dit is een dure verzekering. De kostprijs hangt af van het risico en de reikwijdte van de verzekering. Tips: Druk de kostprijs door een hogere franchise te nemen. Voorbeeld: De vrijwilliger heeft een ongeval. U betaalt elk jaar 600 euro voor een verzekering lichamelijke ongevallen. De verzekering betaalt dan alles terug. U hebt geen franchise. Stel dat u elk jaar 300 euro betaalt. Dan betaalt de verzekering de helft van de kosten terug. U betaalt de andere helft. Dan hebt u een hogere franchise. Zoek formules voor collectieve verzekeringen. Hoe groter de spreiding van het risico, hoe lager de premie. Rechtsbijstand Rechtsbijstand helpt vrijwilligers die betrokken zijn bij een rechtszaak. Dankzij de rechtsbijstand kan de vrijwilliger zich onder andere laten bijstaan door een advocaat. Tip: vraag aan uw verzekering om de clausule rechtsbijstand in de polis burgerlijke aansprakelijkheid op te nemen. Dit is goedkoper dan de twee verzekeringen apart af te sluiten. Nuttige informatie Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk Boomgaardstraat 22 bus 100 2600 Berchem tel : 03 240 61 72 fax : 03 240 61 62 e-mail : danielle.serre@welzijn.provant.be Het Steunpunt heeft een gratis verzekering die burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand bevat. Het vervangt niet de jaarverzekering van de leden en de vrijwilligers. 14 / 17

7. Extra: personen met uitkering/leefloon 7.1. Uitkeringsgerechtigde werklozen Is uw vrijwilliger een uitkeringsgerechtigde werkloze? Dan moet hij/zij het vrijwilligerswerk melden aan zijn/haar uitbetalingsinstelling (bv. HVW, ABVV, AVW, ). De vrijwilliger en u vullen dan het formulier C45B in. De RVA moet het formulier ontvangen voor het vrijwilligerswerk start. De RVA heeft 12 dagen tijd om het vrijwilligerswerk te weigeren. Dit kan om volgende redenen: Het is geen vrijwilligerswerk zoals de wet het omschrijft. Het is een taak die normaal niet door een vrijwilliger wordt gedaan. De beschikbaarheid van de werkloze voor de arbeidsmarkt vermindert. Als de RVA het vrijwilligerswerk weigert, moet de vrijwilliger: Stoppen met het vrijwilligerswerk. Of de activiteit aangeven op de controlekaart door een vakje zwart te kleuren op de dag van het vrijwilligerswerk. Dit moet hij/zij doen voor de start van het werk. Als de RVA niet binnen de twee weken antwoord, mag de werkloze werken als vrijwilliger. U vindt de RVA Antwerpen in de Lentestraat 23, 2018 Antwerpen. De openingsuren en de wegbeschrijving vindt u op de website van de RVA. Extra: Een vrijwillige activiteit voor een privépersoon is geen vrijwilligerswerk. De vrijwilliger en de privépersoon vullen dan het formulier C45A in. U kunt voor uw vereniging een algemene toelating aanvragen bij de RVA. U doet dit door het formulier C45F in te vullen. U stuurt het formulier naar Hoofdbestuur RVA Directie Werkloosheidsreglementering en Geschillen Keizerslaan 7-9 1000 Brussel 15 / 17

7.2. Personen met een leefloon Ontvangt de vrijwilliger een leefloon? Dan moet de vrijwilliger het vrijwilligerswerk melden aan zijn/haar maatschappelijk assistent of dossierbeheerder. 7.3. Personen met een ziekte- of invaliditeitsvergoeding Wil iemand met een ziekte- of invaliditeitsvergoeding van een ziekenfonds werken als vrijwilliger? Dan moet hij/zij door een dokter laten bevestigen dat hij/zij kan werken als vrijwilliger. Tip: help de vrijwilliger. Niet iedereen kent deze regel. Bovendien heeft elk ziekenfonds een andere aanvraagprocedure. 7.4. Ambtenaren Wil een ambtenaar werken als vrijwilliger? Dan moet hij/zij toestemming krijgen van zijn/haar overste. Hebt u nog vragen? Neem dan contact op met het servicepunt vrijwilligers van de stad Antwerpen: tel. e-mail: U vindt het servicepunt vrijwilligers in Atlas, Carnotstraat 110, 2060 Antwerpen. Het servicepunt is open op: dinsdag van 17 tot 19 uur woensdag en vrijdag van 9.30 tot 12.30 uur 16 / 17