Memo aan: alle medewerkers van: Marcel Poulisse datum: 01-04-2014 betreft: Handleiding medewerkers Digitale urenbriefje Digitale urenbriefje: Deze handleiding leidt je door het hele systeem. Steeds als je iets moet doen is dit in de handleiding aangegeven in: En dan vette tekst Inloggen: Je kunt inloggen via onderstaande link: internetadres: http://urenregistratie.kinderwoud.nl/index.php Via de mail heb je een registratie nummer en wachtwoord gekregen. Voer deze in bij: uw registratienummer: uw wachtwoord: xxxxxxx xxxxxxx klik daarna op verzenden In dit scherm heb je in de linkerkantlijn de menukeuzes staan: - uren invoeren - verlofkaart - mijn werktijden 1
- Handleiding (Als je binnen Kinderwoud ook leidinggevende bent is je kantlijn menu wat uitgebreider. In deze handleiding gaan we alleen in op datgene wat je als medewerker met het systeem moet doen. Leidinggevenden ontvangen een aparte handleiding voor de extra menukeuzes die bij hun rol horen.) Ga nu als volgt te werk: Stap 1 klik met je linkermuisknop op mijn werktijden je komt dan in dit scherm: Dit scherm is bedoeld om je meest voorkomende diensten in te vullen. Als je b.v. op maandag (bijna) altijd van 9.00 uur tot 17.00 uur werkt kun je dat hier invullen. Deze tijden worden dan steeds overgenomen als je bij stap 2 je uren gaat invoeren. Voer voor elke dag jouw tijden in Zet een vinkje bij pauze als je tijdens de dienst een pauze hebt Kies de juiste kostenplaats, door in het veld kostenplaats te klikken: Je komt dan in dit vervolg scherm: Door op het eerste pijltje te klikken kun je kiezen uit de kostenplaatsen die onder jouw leidinggevende het meest voorkomen. Als je een andere kostenplaats nodig hebt, kun je klikken op het pijltje bij Filter type. Dan krijg je een lijstje met opvangsoorten. Kies dan de juiste opvangsoort en vervolgens bij het eerste pijltje de juiste lokatie Klik daarna op de knop selecteren Indien je op een bepaalde dag vaak meerdere dezelfde diensten werkt, kun je op dezelfde wijze ook een 2 e of 3 e dienst toevoegen. Zo kun je voor de hele week, je zogenaamde standaard rooster invoeren. Sluit af door onderin het scherm op de knop: opslaan te klikken 2
Stap 2: Klik nu in het kantlijn menu op: uren invoeren Hier kun je voor elke maand de uren invoeren. Klik op de groene knop uren invoeren bij de betreffende maand Dan kom je in dit scherm: In dit scherm ga je vervolgens dag voor dag je uren invoeren. Je hoeft dat niet in één keer voor de hele maand te doen. Tussentijds kun je via de witte knop : uren opslaan, zodat je een andere keer verder kunt gaan. Pas als je alle dagen van de maand hebt ingevoerd kies je voor de groene knop: uren voorleggen. Klik bij de eerste dag op de tijden 0:00 0:00 In dat scherm zie je voor die dag de begin en eind tijd van de 1 e dienst zoals je die bij stap 1 voor die betreffende dag van de week hebt ingevoerd. Als je bent afgeweken van die tijden, kun je de tijden aanpassen. Klik daarvoor op de pijltjes en kies het juiste getal voor uur en minuten. (We ronden af op kwartieren) Bepaal of je een pauze hebt in je dienst. Zo ja dan laat je het vinkje naast Pauze aanstaan. Zo nee, dan zet je het vinkje uit door erop te klikken. Uursoort: Deze staat standaard op regulier. Dat geldt voor alle uren die je gewoon werkt in je functie als groepsleidster of in welke andere functie dan ook. Naast de uursoort Regulier bestaan er nog een aantal andere uursoorten, die je kunt zien als je op het pijltje klikt: 3
Als je kiest voor de uursoort Overig kom je in een vervolgschermpje: Bij specificatie kun je uit een aantal vervolgsoorten kiezen: Oudercontact Volgen en Signaleren Thema s en Activiteiten Inhoudelijk Overleg Begeleiding Overig Indien je kiest voor de vervolgsoort Overig kun je vervolgens een korte toelichting hierop geven. Voor oproepkrachten met een nulurencontract is zijn de uursoorten Vakantie uren en verlofuren niet zichtbaar, omdat zij immers ook geen verlofkaart hebben en deze uursoorten dus nooit hoeven te gebruiken. Kies dus steeds voor de juiste uursoort die van toepassing is Kies daarna de juiste kostenplaats. Hierbij is standaard de kostenplaats ingevuld waar je het meeste werkt. Maar als je ergens anders hebt gewerkt kun je dus via het pijltje kiezen uit de andere kostenplaatsen. Bij Filter type kun je eerst een opvangsoort selecteren, zodat je alle kostenplaatsen van die opvangsoort in beeld kunt krijgen bij het eerste pijltje kostenplaats. Tot slot kies je dan voor de paarse knop selecteren Je komt dan weer terug in het scherm met alle dagen van de maand: Je kunt zien dat het scherm is aangevuld met de gegevens die jij hebt ingevoerd bij die dag.tevens kun je in de paarse balk het totaal aantal uren zien, dat je hebt ingevoerd. Twee verschillende diensten op 1 dag? 4
Het kan zijn dat je s ochtends op een andere locatie hebt gewerkt dan s middags. In dat geval kun je de diensten gescheiden invoeren. Dat doe je als volgt: Voer eerst de uren van de eerste dienst in (zoals hierboven beschreven) Klik daarna op de groene knop met het plusje Er wordt dan een dagdeel toegevoegd bij die dag: Klik dan bij dat dagdeel weer op de tijden 0:00 0:00 Vul op dezelfde wijze het vervolgschermpje in en sluit af met de paarse knop selecteren In het weekend gewerkt? Het kan soms voorkomen dat je in een weekend hebt gewerkt. Klik dan op de knop weekend. Dan komt er weer een vergelijkbaar invulscherm voor de dagen in dat weekend tevoorschijn. Zo voer je voor de hele maand dag voor dag in. Wil je tussentijds stoppen bewaar dan je invoer door: Onder in het scherm op de grijze knop uren opslaan te klikken Als je alle dagen van de maand hebt ingevoerd, kun je de uren voor akkoord doorsturen naar je leidinggevende. Dat doe je door Onder in het scherm op de groene knop uren opslaan en voorleggen te klikken. Je komt dan in een vervolg scherm: Als je zeker weet dat je alles hebt ingevuld klik je nogmaals op de groene knop uren opslaan en voorleggen Daarna kom je terug in het beginscherm, waarbij je kunt zien dat je de uren van die maand hebt voorgelegd: Hoe moet ik invoeren bij de feestdagen: (Nieuwjaarsdag, 1 e en 2 e Kerst/Paas/Pinksterdag, Hemelvaartsdag)? 5
Oproepkrachten met een nulurencontract hoeven hier geen uren in te voeren. Alle andere medewerkers wel. Op deze dagen ben je weliswaar vrij, maar ze tellen wel mee als gewerkte uren. Dit betekent dat je op deze dagen dus wel uren moet invoeren: Voer de uren in die je, conform de jaar-urensystematiek, als vervangend verlof mag opnemen, met als uursoort regulier en de kostenplaats waar je normaliter werkt. Dit geldt dus niet voor oproepkrachten. Die kunnen deze dagen leeg laten. Stap 3: accorderen door de leidinggevende De volgende stap is dan dat je leidinggevende jouw urenbriefje van die maand kan accorderen. Hierbij kan de leidinggevende eventueel de uursoort of de kostenplaats corrigeren als je daar een vergissing hebt gemaakt. Je leidinggevende kan nooit het aantal uren veranderen op jouw urenbriefje. In dat geval zal je urenbriefje worden afgekeurd. Jij krijgt hier dan een mailtje over met het verzoek je urenbriefje aan te passen. De werkwijze is dan weer hetzelfde als hierboven beschreven. Kies in het kantlijnmenu voor uren invoeren Je kunt dan het urenbriefje voor die maand opnieuw openen en de correcties aanbrengen Stap 4: Verlofkaart bekijken Zodra een urenbriefje is goedgekeurd door de leidinggevende wordt je verlofkaart automatisch bijgewerkt in het systeem. Je kunt dus elk moment je verlofkaart raadplegen en deze is dan bijgewerkt tot en met de laatste maand die door de leidinggevende is geaccordeerd. Klik in het kantlijn menu op verlofkaart Je ziet dan een scherm met je verlofkaart: In de gekleurde kadertjes zie je de verlofstanden. In de tabel daaronder zie je een samenvatting van de totalen van de geaccordeerde urenbriefjes per maand. Als je voor het eerst uren invoert staat er in deze tabel eerst alleen maar het aantal contract uren per maand. Voor iemand met een contract van 20 uur zal hier dan 20 uur*52 weken/12 maanden = 86,67 uur staan. Let op: Als je vakantie/verlofuren hebt ingevoerd zie je die pas terug op je verlofkaart als de leidinggevende de uren van die maand heeft geaccordeerd. 6