code BIPVS-17 versie 01 ingangsdatum 11-11-2013 pag. 1 van 5 versie datum toelichting 01 11-11-2013 Dit voorschrift vervangt de op Schiphol gehanteerde afgesproken werkwijze. 1 Onderwerp Deze noodprocedure beschrijft hoe er gehandeld moet worden indien er een storing optreedt in het elektronische berichtenverkeer t.g.v. een storing in VGC, in de software van de aanbieder of bij Portbase/Cargonaut/etc., waardoor het digitaal aanmelden en/of afhandelen van veterinaire partijen tijdelijk niet mogelijk is. Tevens geldt het ook voor storingen die bij de douane (Douane Schiphol Cargo) kunnen optreden, van welke aard dan ook. Gelet op het feit dat de papieren GDB s niet meer voorhanden zijn, vervangt dit protocol het vorige. 2 Begrippen Zie Werkhandboek Buitengrens Inspectieposten hoofdstuk 2 begripsbepalingen. 3 Werkwijze 3.1 Algemeen Bij een storing in VGC en na het verhelpen van een dergelijke storing informeert de NVWA zo spoedig mogelijk de keurpunthouders en de Douane(GDB blok). Bij een storing aan de kant van de aanbieder informeert deze zo spoedig mogelijk het functioneel applicatiebeheer VGC (VWA ZW VGC Applicatiebeheer: VWAZWVGCApplicat@minlnv.nl, 088-2230445 / 2233255), douane en de NVWA. Wanneer de storing niet binnen een uur na de melding opgelost is en er geen zicht is op een spoedige oplossing, kan overgestapt worden op de noodprocedure, een beslissing hiertoe neemt de NVWA en informeert alle betrokkenen. 3.2 Storing bij aanbieder / Portbase / Cargonaut/ en eventuele andere Wanneer een aanbieder vanwege een technische storing in de eigen software of bij Portbase / Cargonaut / etc. tijdelijk niet in staat is elektronische berichten in te sturen en te ontvangen, mag de aangifte op formulier VGC 12010F/VGC 12011F (Bijlage) en het gezondheidscertificaat bij de douane worden aangeboden voor de documentencontrole. Rest van de noodprocedure traject is in detail in 3.3.en 3.4 beschreven. Zodra de storing is opgelost dient de aanbieder voor deze partijen alsnog een elektronisch bericht in te sturen, zodat de controles die op dat moment al gedaan zijn eenvoudig in VGC overgenomen kunnen worden. De aanbieder meldt het elektronische GDB-nummer zo spoedig mogelijk aan de douane, zodat het gescande certificaat aan het elektronische GDBnummer gekoppeld kan worden. De douane geeft het elektronische nummer door aan de NVWA op het keurpunt zodat daar de overige controles in VGC aangevuld kunnen worden.
code BIPVS-17 versie 01 ingangsdatum 11-11-2013 pag. 2 van 5 3.3 Storing in het VGC systeem van de NVWA 3.3.1 Partij is reeds door de aanbieder in het VGC systeem aangemeld en is in Traces als zodanig bekend (m.a.w. partij is door de koppeling gekomen) De aanbieder van de partij brengt het originele gezondheidscertificaat naar de Douane (GDB blok) in een envelop met een ingevulde Vooraanmelding formulier (VGC 12010F/VGC 12011F). De douane verricht de D controle en zet de uitslag hiervan (inhoudelijk conform ja of nee) op het Registratie document Controle Douane Schiphol Cargo - Voedsel Waren Autoriteit Schiphol; dit samen met een kopie van het gezondheidscertificaat voorzien van de gewaarmerkt stempel wordt in een verzegelde envelop door de aanbieder z.s.m. opgehaald en naar de het betreffende keurpunt gebracht. De NVWA handelt de partij af middels het Traces systeem en vermeldt op het formulier uitslag DOM controles dat het VGC traject is niet voltooid middels een NP (noodprocedure) teken. Z.s.m. na herstel van de storing zal de douane het betreffende GDB zoals gebruikelijk alsnog afwerken, d.w.z.: origineel gezondheidscertificaat alsnog scannen, koppelen en beoordelen. De NVWA zal ook na herstel van de storing er voor zorg dragen, dat zowel de digitale als de papieren dossiers weer kompleet zijn. 3.3.2 Partij is onbekend in Traces: De aanbieder van de partij brengt het originele gezondheidscertificaat naar de Douane (GDB blok) in een envelop met een ingevulde Vooraanmelding formulier (VGC 12010F/VGC 12011F).waarbij het lege vakje van het GDB Nummer door de douane wordt voorzien van een tijdelijk nummer. De douane verricht de D controle en zet de uitslag hiervan (inhoudelijk conform ja of nee) op de Registratie document Controle Douane Schiphol Cargo - Voedsel Waren Autoriteit Schiphol; dit samen met een kopie van het gezondheidscertificaat voorzien van de gewaarmerkt stempel wordt in een verzegelde envelop door de aanbieder z.s.m. opgehaald en naar de het betreffende keurpunt gebracht De NVWA klopt de partij in Traces en overhandigd de CVEDA/P. Zodra de storing is hersteld, wordt de partij alsnog door de aanbieder in VGC aangemeld,het toegewezen GDB nummer. wordt dan z.s.m. aan de NVWA gemeld. De NVWA werkt de partij conform de voorgeschreven procedure in VGC af, de koppeling met Traces is dan tot stand gekomen,deze wordt dan in Traces gedelete en in VGC gepoetst.(dit laatste om te voorkomen dat overige EU lidstaten twee meldingen zullen ontvangen van een en dezelfde partij) 3.4 Storing in VGC of het computer systeem van de douane 3.4.1 Douane kan niet scannen en/of koppelen Gezondheidsdocument wordt elektronisch beoordeeld, het origineel wordt samen met een document Controle Douane West Voedsel Waren Autoriteit Schiphol in een verzegelde envelop door de aanbieder opgehaald en naar het keurpunt gebracht, aldaar wordt het origineel alsnog door de NVWA gescand en gekoppeld, het origineel blijft bij de NVWA.
code BIPVS-17 versie 01 ingangsdatum 11-11-2013 pag. 3 van 5 3.4.2 Storing VGC systeem van de douane Douane verwittigt de NVWA Idem de aanbieders middels de door de NVWA reeds de vorige dag verzonden planning lijst of een cluster SMS / E mail bericht. De aanbieders brengen alle relevante originele documenten naar het keurpunt, vervolgens handelt de NVWA het gehele dossier af.
code BIPVS-17 versie 01 ingangsdatum 11-11-2013 pag. 4 van 5 Bijlage:
code BIPVS-17 versie 01 ingangsdatum 11-11-2013 pag. 5 van 5