PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Gelderland. Nr. 5267 23 september 2016 Wijziging Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 en Instructie secretaris provincie Gelderland 2009 Bekendmaking van het besluit van 20 september 2016 zaaknummer 2016-011945 tot wijziging van een regeling GEDEPUTEERDE STATEN VAN GELDERLAND Gelet op het bepaalde in artikel 100 tweede lid en artikel 158 eerste lid onder c van de Provinciewet; BESLUITEN Vast te stellen de volgende wijziging van de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 en de Instructie secretaris provincie Gelderland 2009. Artikel I De Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 wordt als volgt gewijzigd: A Artikel 1 komt als volgt te luiden: Artikel 1 1. De ambtelijke organisatie bestaat hiërarchisch uit een directie en afdelingen. 2. De directie bestaat uit de algemeen directeur en één of meer directeuren. 3. De in het eerste lid genoemde afdelingen kunnen worden onderverdeeld in teams. B Artikel 2 komt als volgt te luiden: Artikel 2 1. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd tot vaststelling van de doelen en de taken van de organisatieeenheden als bedoeld in artikel 1, eerste lid via de programmabegroting en de productbegroting. 2. De algemeen directeur is bevoegd tot vaststelling van de inrichting van de organisatie-eenheden als bedoeld in artikel 1, eerste lid. C Artikel 3 komt als volgt te luiden: Artikel 3 1. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur, aan het hoofd van een afdeling en aan het hoofd van een team staat een leidinggevende. 2. De algemeen directeur is werkzaam onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten en is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. 3. Een directeur is werkzaam onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. 4. Een leidinggevende van een afdeling is werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de directie. 5. Een leidinggevende van een team is werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende van een afdeling. D Artikel 4 komt te vervallen. 1
E Artikel 5 lid 2 komt als volgt te luiden: De algemeen directeur kan ten behoeve van de in het eerste lid uitgeoefende taken aan een directeur specifieke aandachtsvelden toewijzen. F Artikel 6 komt te vervallen. G Artikel 7 komt te als volgt te luiden: Artikel 7 Een leidinggevende als bedoeld in artikel 3 draagt zorg voor regelmatig werkoverleg binnen zijn organisatie-eenheid. Het werkoverleg omvat in ieder geval overleg over de inhoud van het werk, de integrale afstemming, de te hanteren werkwijzen en de werkomstandigheden. H Artikel 8 komt als volgt te luiden: Artikel 8 In het mandaatreglement wordt de vervanging van leidinggevenden opgenomen. I Het opschrift van hoofdstuk III komt als volgt te luiden: De coördinatie en voorbereiding van de besluitvorming. J Artikel 9 komt als volgt te luiden: Artikel 9 1. Bij de beleidsvoorbereiding en uitvoering zorgt de eerst betrokken organisatie-eenheid voor de afstemming op beleidsterreinen, behartigd door andere organisatie-eenheden. 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid is de algemeen directeur belast met de zorg voor de algemene coördinatie en met de zorg voor de inhoudelijke en procesmatige kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering. K Artikel 10 komt als volgt te luiden: Artikel 10 1. In het voorstel voor een besluit aan Gedeputeerde Staten wordt de opvatting van de eerst betrokken portefeuillehouder bij de betreffende aangelegenheid ter besluitvorming voorgebracht. Het voorstel wordt door de secretaris naar Gedeputeerde Staten gezonden. 2. Degene die als opsteller van het voorstel of anderszins een ambtelijke verantwoordelijkheid voor het voorstel draagt, kan een vertrouwelijke beleidsopvatting naar voren brengen. L Artikel 11 komt als volgt te luiden: 1. Voorstellen die krachtens mandaat genomen kunnen worden door leden van Gedeputeerde Staten worden via de secretaris naar de eerst betrokken portefeuillehouder gezonden. 2. Voorstellen aan de Commissaris van de Koning waarvoor behandeling in de vergadering van Gedeputeerde Staten niet noodzakelijk is kunnen via de secretaris naar de Commissaris van de Koning gezonden worden, met uitzondering van de taken bedoeld in artikel 182 van de Provinciewet. M Artikel 12 komt te vervallen. N 2
Artikel 13 komt als volgt te luiden: Artikel 13 Er is een concerncontroller die onderzoekt en signaleert of de ambtelijke organisatie rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneert. Hij rapporteert en adviseert hierover aan de leidinggevenden, directie en Gedeputeerde Staten. Artikel II De Instructie secretaris provincie Gelderland 2009 wordt als volgt gewijzigd: A Het opschrift van hoofdstuk 1 komt als volgt te luiden: Hoofdstuk 1 Rol B Artikel 2 komt te vervallen. C Artikel 3 komt als volgt te luiden: Artikel 3 De secretaris is verantwoordelijk voor de bijstand aan Gedeputeerde Staten en met name de inbreng van de integrale, ambtelijke overwegingen bij de voorstellen in de beraadslagingen en besluitvorming. De secretaris kan zich in overleg met de Commissaris van de Koning in de vergaderingen van Gedeputeerde Staten doen bijstaan door, een door hem aan te wijzen, ambtenaar. D Het opschrift van hoofdstuk 2 komt als volgt te luiden: Hoofdstuk 2 Taak E Artikel 4 komt te vervallen. F Artikel 5 komt te vervallen. G Artikel 6 lid 3 komt als volgt te luiden: Indien de secretaris bedenkingen heeft uit hoofde van een of meer van de in het vorige lid bedoelde gezichtspunten, verzoekt hij de auteur het voorstel in heroverweging te nemen. Indien deze heroverweging niet tot een ander voorstel leidt, heeft de secretaris de mogelijkheid om zijn zienswijze kenbaar te maken aan de besluitnemer. Artikel 6 lid 4 komt als volgt te luiden: De secretaris is bevoegd wijzigingen van tekstuele of ondergeschikte aard in de voorstellen bedoeld in de voorgaande leden aan te brengen. Artikel 6 lid 5 komt als volgt te luiden: De secretaris kan de bevoegdheden als bedoeld in het tweede, derde en vierde lid aan een of meer door hem aan te wijzen ambtenaren opdragen. H Artikel 7 komt te vervallen. I Artikel 8 komt te vervallen. 3
J Artikel 9 komt als volgt te luiden: Artikel 9 De secretaris wordt vervangen door één of meer van de door Gedeputeerde Staten aangewezen ambtenaren. Vervanging vindt plaats in een door Gedeputeerde Staten vastgestelde volgorde, die per kalenderjaar kan worden gewijzigd. Artikel III Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst Gedeputeerde Staten van Gelderland voornomed Gepubliceerd te Arnhem Gedeputeerde Staten van Gelderland C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koning P.G.G. Hilhorst - secretaris Meer informatie De geconsolideerde versie van de regeling is beschikbaar op www.overheid.nl onder Lokale wet- en regelgeving. 4
TOELICHTING OP DE REGELING AMBTELIJKE ORGANISATIE GELDERLAND 2016 ALGEMEEN Op grond van artikel 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet zijn Gedeputeerde Staten bevoegd regels vast te stellen met betrekking tot de ambtelijke organisatie van de provincie, met uitzondering van de organisatie van de griffie. De Regeling ambtelijke organisatie Gelderland bevat de hoofdlijnen van de verhouding tussen Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie en van de verhouding tussen de onderdelen van de ambtelijke organisatie. De financiële structuur van de ambtelijke organisatie is neergelegd in de Financiële verordening Gelderland. Veel van de in deze verordening geregelde onderwerpen zijn nader uitgewerkt in de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland. Om een compleet beeld van de ambtelijke organisatie te verkrijgen, is het wenselijk voornoemde regelingen naast de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland te leggen. Voor het inzicht in de ambtelijke organisatie is daarnaast de Instructie secretaris provincie Gelderland van belang. In deze instructie zijn de taken en bevoegdheden van de secretaris geregeld. Hieronder volgt voor zover noodzakelijk - een artikelsgewijze toelichting op de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2016. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 De ambtelijke organisatie bestaat hiërarchisch uit een directie, afdelingen en teams. Daarnaast zijn er tijdelijke werkstructuren zoals programma s, processen en projecten e.d. De leidinggevenden zijn primair verantwoordelijk voor de afdeling of het team waar zij leiding aan geven. Dit laat evenwel onverlet dat de algemeen directeur eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie in zijn geheel. De algemeen directeur staat immers aan het hoofd van deze ambtelijke organisatie (zie artikel 3). Artikel 2 De hoofdlijnen van de ambtelijke organisatie worden door Gedeputeerde Staten vastgesteld via de programmabegroting en de productbegroting. Onder hoofdlijnen wordt in dit verband verstaan de primaire doelen en taken van de ambtelijke organisatie. Binnen deze hoofdlijnen is de algemeen directeur bevoegd tot vaststelling van de organisatorische inrichting. Dit zal veelal geschieden aan de hand van een voorstel van de leidinggevende van de betreffende afdeling. Daarnaast is denkbaar dat de algemeen directeur bepaalde onderdelen van zijn bevoegdheid als bedoeld in het tweede lid mandateert. De in het tweede lid neergelegde bevoegdheid van de algemeen directeur doet recht aan het feit dat hij het hoofd van de ambtelijke organisatie is. Artikel 3 De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Dit betekent derhalve dat de directeuren en de leidinggevenden hiërarchisch ondergeschikt zijn aan de algemeen directeur. De directeuren zijn tevens leidinggevende zoals bedoeld in de Regeling jaargesprekken. In een aantal van zijn taken wordt de algemeen directeur bijgestaan door één of meer directeuren. Dat is vastgelegd in dit reglement. De voornaamste bevoegdheden van de leidinggevende liggen besloten in zijn aanstelling als leidinggevende van één of meer organisatie-eenheden. Hiermee beschikt hij over de hiërarchische bevoegdheid ten opzichte van de binnen die organisatie-eenheid werkzame ambtenaren. Artikel 7 Iedere leidinggevende heeft te zorgen dat er binnen de organisatie-eenheid in voldoende mate overleg over het verrichten van de werkzaamheden plaats vindt. Artikel 10 Het voorstel dat ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten wordt voorgelegd, bevat de opvatting van de eerst betrokken portefeuillehouder. Het staat de auteur van het voorstel of degene die anderszins verantwoordelijk is voor het betreffende voorstel vrij een vertrouwelijke beleidsopvatting naar voren te brengen. De vertrouwelijke beleidsopvatting is een persoonlijke beleidsopvatting als bedoeld in artikel 11 van de Wet openbaarheid van bestuur. Artikel 11 Een voorstel voor een vergadering van Gedeputeerde Staten wordt voorbesproken met de eerste of - bij diens afwezigheid in de betreffende vergadering - de tweede portefeuillehouder. Immers een portefeuillehouder kan in een vergadering van Gedeputeerde Staten niet worden geconfronteerd met een voorstel dat hem onbekend is. Afstemming vooraf kan plaats vinden in bijvoorbeeld een portefeuilleberaad, bilateraal overleg of andere overlegvorm naar keuze van de gedeputeerde. Op grond van het Algemeen reglement mandaat Gelderland 2009 en afzonderlijke door Gedeputeerde Staten genomen mandaatbesluiten, zijn leden van Gedeputeerde Staten bevoegd bepaalde besluiten te nemen. Derge- 5
lijke besluiten kunnen door het betreffende lid van Gedeputeerde Staten direct worden afgedaan, met dien verstande dat de routing via de secretaris verloopt. Eén en ander geldt ook voor de provinciale taken van de Commissaris van de Koning, echter niet voor zijn zogenaamde Rijksheertaken bedoeld in artikel 182 van de Provinciewet. Artikel 13 De ambtelijke organisatie heeft een concerncontroller. De concerncontroller heeft een taak ten aanzien van het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren van de ambtelijke organisatie. De concerncontroller onderzoekt, signaleert, rapporteert en adviseert hierover aan de leidinggevenden. Tevens kan de concerncontroller aan Gedeputeerde Staten signaleren en adviseren, zoals ook de overige ambtenaren van de ambtelijke organisatie kunnen doen. 6