Een Activiteit beheren

EEN ACTIVITEIT Een Activiteit beheren Met de Activiteitentool begeleiden we je bij het beheren van je projecten. een Activiteit Een Activiteit Met deze ministructuur beheer je je projecten op een veilige, eenvoudige en legale manier en heb je bovendien het statuut van loontrekkende. voor wie? VOOR PROFESSIONALS Met diverse beroepsactiviteiten Die alleen of in groep werken Die les geven of creaties verkopen Met uiteenlopende professionele onkosten Die meestal handelen als een ondernemer Die subsidies ontvangen Die auteursrechten willen factureren Verenigde Producties is de structuur die binnen SMart de Activiteiten beheert. Via haar kan je je prestaties factureren, je onkosten inbrengen, enz. Hoe werkt het? OM EEN SMART-ACTIVITEIT TE OPENEN MOET JE: Een informatiesessie volgen. Eventueel een afspraak met een Activiteitenbeheerder maken om je project te bespreken. De beheerder heeft als taak om je met woord en daad bij te staan: advies, boekhoudkundig, praktisch Je Activiteit online beheren. Via onze website www.smartbe.be heb je steeds toegang tot je persoonlijke account voor het beheer van je persoonlijke administratie. Je kan er de financiën van je Activiteit opvolgen, alle nodige administratieve documenten downloaden en informatie doorgeven over je inkomsten of uitgaven. 1

UNE EEN ACTIVITEIT ACTIVITÉ Wie doet wat? De manager: dit is het SMart-lid dat verantwoordelijk is voor de Activiteit. Hij of zij voert de beheersdocumenten in, geeft de betalingsopdrachten door en beheert het budget. Per Activiteit is er één manager. De beheerder: deze advies verlener is je aanspreekpunt bij SMart. Voor de manager is deze vertrouwenspersoon niet alleen een hulp en toeverlaat; de beheerder is ook verantwoordelijk voor de verwerking van alle documenten die de manager invoert. De deelnemer: dit SMart-lid werkt voor de Activiteit en kan loon, auteursrechten en onkosten laten uitbetalen. Het lid kan zien wat er binnen de Activiteit gebeurt, maar kan zelf geen opdrachten doorgeven. Een Activiteit kan een of meerdere leden tellen. De occasionele deelnemer: deze deelnemer heeft in tegenstelling tot gewone deelnemers geen inzagerecht in de administratie van de Activiteit. Hoeveel kost dit? Hoeveel kost dit? Een Activiteit openen kan snel gebeuren en is volledig gratis. Van alle inkomende bedragen (zonder btw) houden wij de beheerskosten af: 6,5%. De leden betalen ook een jaarlijks lidgeld van 25. Dit wordt afgehouden bij eerste inkomsten hoger dan 150 per dag. Aan welke criteria moet ik voldoen om een Activiteit te openen? Sinds 1 januari 2012 aanvaarden wij enkel leden die actief zijn binnen creatieve beroepen. Op onze website (klik op: Voor wie? ) vind je een overzicht van deze beroepen. Daarnaast zijn er nog een aantal criteria waaraan een Activiteit moet voldoen vooraleer we deze aanvaarden. Het is niet de bedoeling om bepaalde projecten uit te sluiten. We willen er alleen zeker van zijn dat alles correct verloopt als het gaat om risicovolle of wettelijk gereglementeerde activiteiten. Daarbij bekijken en bespreken we elk geval afzonderlijk. 2

EEN ACTIVITEIT UNE ACTIVITÉ Praktisch EEN ACTIVITEIT JE KAN HET BUDGET VAN JE ACTIVITEIT AANVULLEN DOOR: - Een bestelbon: je krijgt een bestelling binnen of je verkoopt bepaalde goederen of diensten. - Een financieringsovereenkomst: iemand wil graag je Activiteit ondersteunen door middel van subsidies, een beurs, een gift - De facturatie van auteursrechten en/of naburige rechten voor het gebruik van je (kunst)werk of je prestatie. INKOMSTEN Bestelbon klant / Facturatie klant Financieringsovereenkomst Facturatie Auteursrechten en/of Naburige rechten Je Activiteit Activiteit Prestatie Onkostennota Concessie van auteursrechten UITGAVEN JE KAN HET GELD VAN JE ACTIVITEIT GEBRUIKEN OM: - Gewerkte dagen of andere prestaties uit te betalen. Verenigde Producties is dan je werkgever. - Je beroepsonkosten te recupereren. - Auteurs- en naburige rechten te innen, volgend op een facturatie van auteursrechten en/of naburige rechten. 3

BESTELBON EEN ACTIVITEIT EE HET BUDGET AANVULLEN Je wilt factureren aan een klant? Dat kan dankzij de bestelbon. Een bestelbon Dit is zoals een bestek of een facturatieaanvraag: van zodra je aan een klant een bepaald bedrag wilt factureren, voor geleverde diensten of goederen, stel je op diens naam een bestelbon op. Van zodra de klant de bestelbon ondertekent, kunnen wij mits je toestemming een factuur opstellen en verzenden. De betalingstermijn bedraagt normaalgezien 10 dagen, tenzij anders vermeld op de bestelbon of akkoord tussen de klant en Verenigde Producties. WIE IS JE KLANT? Wij hebben uiteraard de gegevens van je klant nodig. Er kunnen zich vier situaties voordoen: WAT FACTUREER JE? Je hebt al eerder via je Activiteit voor deze klant gewerkt. Dan vind je de klant terug onder Kies in uw gebruikelijke klanten. Dit is de eerste keer dat je voor de klant werkt, maar SMart heeft wel al diens gegevens. In dit geval kan je de klant gewoon opzoeken in onze klantendatabase. De klant is nog niet opgenomen in onze database. Dan moet je een identificatiefiche aanmaken. Je hebt geld ontvangen maar je klant heeft geen factuur nodig (verkoop op een markt, betaling muzieklessen...)? Je voert een bestelbon in op naam van 'M. Particulier' om het geld op de rekening van je Activiteit te kunnen zetten. Als je een bestelbon invoert, moet je duidelijk vermelden waarvoor je hem aanmaakt (goederen, diensten, prestaties). Deze omschrijving wordt achteraf ook vermeld op de factuur. HOEVEEL? Dit is het bedrag dat je met je klant onderhandeld hebt voor deze bestelling. Het is belangrijk te vermelden of de btw al dan niet in dit bedrag is inbegrepen. BTW? Voor artistieke goederen, diensten of prestaties: 6% btw. Voor niet-artistieke goederen of prestaties: 21% btw. Voor uitzonderlijke situaties (btw-vrijstellingen, facturatie naar het buitenland) contacteer je je Activiteit-beheerder. TIP VAN SMART: aarzel niet te overleggen met je adviesverlener over de prijzen die je wil hanteren Eenmaal je alle gegevens ingevoerd hebt, moet je de bestelbon uitprinten. Zowel jij als je klant moeten dit document ondertekenen voor je het aan ons bezorgt. Van zodra SMart de ondertekende bestelbon ontvangt, versturen wij de factuur naar de klant en wordt dit bedrag in het budget van je Activiteit gestort. 4

FINANCIERINGSOVEREENKOMST HET BUDGET AANVULLEN Je wilt bepaalde inkomsten (giften, subsidies ) in je budget invoeren? Dat kan via een financieringsovereenkomst. De financieringsovereenkomst De financieringsovereenkomst is ideaal om fondsen zoals subsidies of giften op een legale manier te ontvangen. Voor deze financiële ondersteuning is er geen factuur nodig en er mag geen commerciële tegenprestatie geleverd worden. VAN WIE KOMEN DEZE FONDSEN? Net zoals voor alle andere documenten in je Activiteit, moet je ook hier vermelden met welke financierder je een overeenkomst wil afsluiten. Drie situaties kunnen zich voordoen: OMSCHRIJVING? Je hebt al eerder via je Activiteit met deze financierder gewerkt. Dan vind je deze terug onder Kies in uw gebruikelijke financierders. Dit is de eerste keer dat je met deze financierder werkt, maar SMart heeft wel al diens gegevens. In dit geval kan je de financierder gewoon opzoeken in onze database. De financierder is nog niet opgenomen in onze database. Dan moet je voor deze financierder een identificatiefiche aanmaken. Je omschrijft de aard van de overeenkomst (subsidie, beurs, wedstrijd, gift...) HOEVEEL? Je moet ingeven voor welk bedrag je een overeenkomst hebt afgesloten. Btw is hier niet van toepassing. Eenmaal je alle gegevens ingevoerd hebt, moet je de financieringsovereenkomst uitprinten. Zowel jij als je financierder moeten dit document ondertekenen voor je het aan ons bezorgt. Van zodra we de ondertekende financieringsovereenkomst ontvangen, wordt dit bedrag in het budget van je Activiteit gestort en sturen wij de betalingsaanvraag naar de financierder. Het is mogelijk dat de financierder je een document bezorgt waarin de fondsen bevestigd worden. Als de subsidieaanvraag op naam van Verenigde Producties ingediend werd, kan je dit document toevoegen aan de andere documenten van dit dossier. 5

FACTURATIE VAN AUTEURSRECHTEN HET BUDGET AANVULLEN De auteursrechten van je artistieke prestaties of creaties ontvangen? Dat kan dankzij de facturatie van auteursrechten. WIE IS JE KLANT? Net zoals voor alle andere documenten in je Activiteit, moet je ook hier vermelden aan wie wij deze concessie van rechten moeten factureren. Drie situaties kunnen zich voordoen: Je hebt al eerder via je Activiteit voor deze klant gewerkt. Dan vind je de klant terug onder Kies in uw gebruikelijke klanten. Dit is de eerste keer dat je voor de klant werkt, maar SMart heeft wel al diens gegevens. In dit geval kan je de klant gewoon opzoeken in onze klantendatabase. De klant is nog niet opgenomen in onze database. Dan moet je voor deze klant een identificatiefiche aanmaken. WAARUIT BESTAAT DE OVEREENKOMST? In de overeenkomst moeten de volgende elementen staan: De naam van de auteur of kunstenaar. Het werk of de werken waarop de overeenkomst betrekking heeft. De verschillende manieren waarop dit werk gebruikt mag worden. Het grondgebied waarbinnen dit werk gebruikt mag worden. De periode waarin dit werk gebruikt mag worden. Heb je hulp nodig voor het nalezen of onderhandelen van een overeenkomst? Op onze website vind je verschillende checklists. Je kan je ook inschrijven voor een infosessie of een opleiding over deze materie. HOEVEEL? Dit is de vergoeding die je afgesproken hebt voor het gebruik van je artistieke creaties en prestaties. BTW? De facturatie van rechten Dankzij de facturatie van de concessie van auteursrechten en/of naburige rechten kan een kunstenaar betaald worden voor het gebruik van zijn artistieke prestaties of creaties. Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de concessiegever (auteur, kunstenaar ) en concessienemer (klant). Voor de facturatie van auteursrechten en naburige rechten wordt er altijd 6% btw aangerekend. Voor prestaties uit de publiciteitssector wordt er 21% gerekend. Eenmaal je alle gegevens ingevoerd hebt, moet je de facturatieaanvraag voor auteursrechten uitprinten. Zowel jij als je klant moeten dit document ondertekenen voor je het aan ons bezorgt. Van zodra SMart de ondertekende facturatieaanvraag ontvangt, wordt dit bedrag in het budget van je Activiteit gestort en sturen we de factuur naar je klant. SMart OKtober 2014 6

HET BUDGET GEBRUIKEN PRESTATIE Je wilt iemand aanwerven of een loon uitbetalen? Dat kan via de prestatie. De prestatie Via de prestatie kan je je eigen loon uitbetalen en andere medewerkers van de Activiteit aanwerven. Voor medewerkers die hun prestaties niet kunnen factureren, is een aanwerving via je Activiteit een eenvoudige oplossing. Het is de manager van de Activiteit die de prestaties voor de medewerkers van de Activiteit moet ingeven. Daarna moet het contract ondertekend worden door de prestatieverstrekker (die aangeworven wordt), dit kan zowel de manager als een deelnemer van de Activiteit zijn. HOE WERKT HET? Alle prestaties moeten op voorhand aangegeven worden via de webtool. Op deze manier kan SMart de prestatie aangeven bij de sociale zekerheid (Dimona). Dankzij deze aangifte : kan je legaal werken ben je in orde met de sociale zekerheid ben je in orde met onze verzekeringen in geval van een ongeval WAT ZIJN DE LOONLASTEN? +/-50% Het door jou bepaalde loonbudget - (25 lidgeld voor het eerste contract van het jaar dat meer dan 150 bedraagt) - De werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid (ten laste van de werkgever). - Verzekeringen - Vakantiegeld* = brutoloon - De werknemersbijdragen voor de sociale zekerheid. = het belastbaar loon - De belastingen: afhouding van een bepaald percentage bedrijfsvoorheffing (dit is een voorschot op de belastingen die je later moet betalen via je belastingsaangifte). = het nettoloon Eenmaal je alle gegevens ingevoerd hebt, print je de prestatie. Dit document moet ondertekend worden door de prestatieverstrekker voor je het ons bezorgt. Verenigde Producties tekent dit daarna als werkgever. Van zodra wij dit document ontvangen, zal het overeenkomstige bedrag van het budget van de Activiteit verminderd worden met het overeenkomstige bedrag. Het nettoloon wordt binnen de zeven werkdagen na de gepresteerde data op de bankrekening van de prestatieverstrekker gestort. * Voor artistieke prestaties wordt dit het daaropvolgende jaar uitbetaald door de RJV. Voor niet-artistieke prestaties wordt dit meteen bovenop het nettoloon uitbetaald. 7

ONKOSTENNOTA HET BUDGET GEBRUIKEN Je wilt onkosten recupereren? Dat kan via de onkostennota. De onkostennota Met een onkostennota kan je onkosten die je binnen het kader van je Activiteit maakt, laten terugbetalen. Jij of een andere deelnemer van de Activiteit schiet deze onkosten voor waarna deze terugbetaald kunnen worden indien er voldoende budget voorhanden is. WELKE SOORTEN ONKOSTEN? Er bestaan drie soorten onkosten: Facturen met btw op naam van Verenigde Producties vzw: Als je professionele uitgaven (facturen van leveranciers, voor diensten, van onderaannemers, verbruiks - en kapitaalgoederen voor maximaal 250 zonder btw) doet, is het vaak mogelijk om een factuur te laten opmaken op naam van Verenigde Producties vzw. Wanneer je zo n factuur indient, kan je ook de btw laten terugbetalen. Andere kosten: Dit zijn alle andere kosten waarvoor je geen aankoopfacturen op naam van Verenigde Producties hebt. Deze kosten geef je in onder de post andere kosten (voor verplaatsingen, telefoon en internet, kasticketjes, enz.). Hier is het niet mogelijk om de btw te recupereren. Terbeschikkingstelling van materiaal: Voor de dagen dat je bij Verenigde Producties een contract hebt, kan je ook een vergoeding krijgen voor het ter beschikking stellen van materiaal waarvan jij eigenaar bent. De manager en beheerder van de Activiteit bepalen daarvoor samen een vaste dagprijs. Dit soort kosten geef je in onder de post andere kosten. In een speciaal document (terbeschikkingstelling van materiaal) vermeld je alle details: de dagprijs, de data en de totaalprijs. Eenmaal je alle kosten ingevoerd hebt, moet je de onkostennota printen. Je moet deze onkostennota, samen met alle originele bewijsstukken (facturen, ticketjes), per post of persoonlijk aan ons bezorgen. Van zodra we deze documenten ontvangen, wordt dit bedrag van het budget van je Activiteit afgehouden. 8

CONCESSIE VAN AUTEURSRECHTEN HET BUDGET GEBRUIKEN Je wilt inkomsten uit auteursrechten of naburige rechten uitbetaald krijgen? Dat kan via de concessie van auteursrechten. De concessie van auteursrechten Als je inkomsten uit auteursrechten of naburige rechten volledig of gedeeltelijk als auteursrechten (en dus niet als loon) wilt laten uitbetalen, kan dat via de uitbetaling van de concessie (of licentie) van auteursrechten. Daarvoor dien je het gelijknamige document in te vullen. HOEVEEL BELASTINGEN WORDEN ER AFGEHOUDEN? Voor inkomsten uit auteursrechten wordt er tot 57.080 slechts 15% belastingen geheven. Dit stemt overeen met de belasting op roerende inkomsten. Voor deze inkomensschaal is het mogelijk om forfaitaire kosten in te brengen volgens een degressief systeem. Deze cijfers gelden voor de aangifte van 2015 (inkomsten 2014) en worden jaarlijks aangepast. Van 0 tot 15.220 : 50% van de inkomsten worden als forfaitaire onkosten beschouwd. De 15% belastingen worden enkel op de andere 50% geheven. Van 15.220 tot 30.440 : 25% van de inkomsten worden als forfaitaire onkosten beschouwd. De 15% belastingen worden enkel op de resterende 75% geheven. Van 30.440 tot 57.080 : voor deze schijf gelden geen forfaitaire onkosten. De 15% belastingen worden dus op het volledige bedrag geheven. Inkomsten uit auteursrechten boven 57.080 worden als beroepsinkomsten beschouwd. In de praktijk wordt er aan de bron altijd 15% belastingen afgehouden. Deze afhoudingen dienen dan als voorschot op de personenbelasting. HOE WERKT DIT? Je moet een aanvraag voor de uitbetaling van de concessie van auteursrechten ingeven. In de overeenkomst moeten de volgende elementen staan: Het werk of de werken waarop de overeenkomst betrekking heeft. De verschillende manieren waarop dit werk gebruikt mag worden. Het grondgebied waarbinnen dit werk gebruikt mag worden. De periode waarin dit werk gebruikt mag worden. Eenmaal je alle gegevens ingevoerd hebt, moet je het document printen en aan ons bezorgen. Van zodra we het document ontvangen, wordt dit bedrag van het budget van je Activiteit afgehouden. 9

HET BUDGET GEBRUIKEN OF AANVULLEN OVERDRACHT VAN BUDGET Je wilt samenwerken met een andere Activiteit binnen SMart? De overdracht van budget maakt het mogelijk. Overdracht van budget Het is een manier om geld van jouw Activiteit over te schrijven naar het budget van een andere Activiteit van SMart die voor jou een prestatie levert. Om dit te doen dien je een formulier Overdracht van budgetten in te vullen. (Je beheerder kan je dit bezorgen) Bij een overdracht van budgetten worden geen btw noch kosten aangerekend. Bij een overdracht van budgetten zal de beheerder van de andere Activiteit levert de administratie op zich nemen. Opgepast: wanneer je samenwerkt met een SMartlid dat geen Activiteit heeft, doe je er goed aan deze persoon toe te voegen als (occasionele) deelnemer en zijn prestaties aan te geven. DE VERSCHILLENDE STAPPEN: Infosessie volgen Aangifte van het contract voor het begin van de prestatie Realisatie van de prestatie/het werk Versturen van de ondertekende documenten aan de beheerder Een adviesverlener contacteren om een Activiteit op te richten Ondertekening van een bestelbon voor een prestatie Eventueel kostennota indienen Datum van de eerste afspraak: Naam van de beheerder: Telefoonnummer en e-mailadres van de beheerder: Indien je ergens vragen over hebt kan je steeds contact opnemen met je Activiteitbeheerder! 10