Aansluiting op het Datawarehouse Stappenplan 2012 en verder BIEB, BIEB, BIEB... GOt E-books Hoe kunt u als bibliotheek aansluiten op het Datawarehouse (DWH) van Bibliotheek.nl volgens de subsidievoorwaarden van het ministerie van OCW?
Datawarehouse: wat is het? Het Datawarehouse is een eenduidige, efficiënte verzameling van bibliotheekgegevens. Het Datawarehouse wordt gevoed met gegevens vanuit de verschillende systemen die bibliotheken gebruiken. De bibliotheken zelf, maar ook de brancheorganisaties kunnen gebruikmaken van (delen van) deze informatie. Hiermee vormt het Datawarehouse een gemeenschappelijke bron voor beleids- en branche-informatie. Ook kunnen gegevens uit het Datawarehouse in combinatie met Customer Relationship Management (CRM) worden gebruikt om leden een gepersonaliseerd aanbod te doen. In het Datawarehouse zijn onder meer gegevens opgenomen met betrekking tot de basisbibliotheken, de leden, de titels, objecten en transacties.
U heeft subsidie aangevraagd bij OCW voor aansluiting op de landelijke digitale infrastructuur. Hoe nu verder? Het Datawarehouse is een van de drie onderdelen waarop u volgens de subsidieregeling van OCW dient aan te sluiten. De andere twee onderdelen zijn de White Label Websiteinfrastructuur en de Nationale Bibliotheekcatalogus*. Deze folder gaat alleen over de aansluiting op het Datawarehouse. Hoe gaat dat in zijn werk? * Meer informatie over deze twee onderdelen vindt u in onze brochure Implementatie Landelijke Digitale Infrastructuur 2012. Deze is in november 2011 aan alle bibliotheken gestuurd en tevens te vinden op www.stichtingbibliotheek.nl onder Documenten. Stap 1. De Provinciale Coördinator Implementatie (PCI) of BNL neemt contact op met uw bibliotheek en stuurt u de benodigde documentatie*. In deze documentatie staat beschreven welke data-elementen er als eerste uit de transactiesystemen worden opgevraagd (de zogeheten Minimale Dataset), en hoe dit in zijn werk gaat. U kunt deze documentatie ook terugvinden op onze website www.stichtingbibliotheek.nl onder Datawarehouse. * Bij de planning wordt rekening gehouden met de deadlines die het ministerie van OCW heeft gesteld. Een overzicht van PCI s en de contactpersoon bij BNL vindt u in deze brochure. Stap 2. Verzamelen van gegevens BNL begint met het verzamelen van gegevens uit de lokale bibliotheeksystemen. In eerste instantie gaat het hierbij om de Minimale Dataset*, met gegevens uit 3 tabellen: 1. Klanten: leners, nieuwe leners, uitgeschreven leners, enz. 2. Bezit: exemplaren, aanwinsten, afschrijvingen, boektitel, auteur, enz. 3. Transacties: uitleningen, verlengingen, enz. *De Minimale Dataset (MDS) is de dataset die iedere deelnemer minimaal dient aan te leveren. De set bestaat in aanvang uit circa 50 velden. Welke datavelden er precies worden opgevraagd, kunt u lezen in de MDS-documentatie die u krijgt toegestuurd en die ook te vinden is op www.stichtingbibliotheek.nl. Het is de bedoeling om deze dataset zo snel mogelijk uit te breiden, zodat bibliotheken nog meer rapportages op maat kunnen maken. Ook streven we ernaar om gegevens m.b.t. financiën, personeel en webstatistieken opvraagbaar te maken. Stap 3. Export vanuit systeem Via een exportroutine worden de gevraagde gegevens uit uw bibliotheeksysteem gehaald. BNL heeft geregeld dat uw bibliotheeksysteemleverancier (HKA, Infor, enz.) de exportroutine bouwt voor de bibliotheek. De exportroutine wordt op het lokale bibliotheeksysteem geïnstalleerd. De geëxporteerde bestanden worden door u met Secure FTP* op de landelijke server geplaatst in een eigen afgeschermde directory. * Secure FTP wil zeggen dat de overdracht van de gegevens beveiligd is via versleuteling en een inlog.
Stap 4. De bestanden worden gevalideerd Voordat de bestanden in het Datawarehouse terechtkomen, worden ze gecontro leerd op juistheid. De exportbestanden worden eerst gevalideerd, onder andere met behulp van mappingtabellen*. Deze worden door de bibliotheek aangeleverd. - Indien oké: De tabellen worden ingelezen in de laadtabellen. - Indien niet oké: Afzender krijgt mail met reden van weigering. De bestanden worden gewist en de afzender stuurt nieuwe bestanden. * Een mappingtabel is een overzicht van alle lokaal gehanteerde definities van lenerscategorieën, abonnementsoorten, locaties, enz. Deze definities moeten overeenkomen met de geleverde databestanden. Exporteren met Secure FTP Mail-server Datawarehouse-server Bestanden niet akkoord Bestanden akkoord Bibliotheek SFTP-server Stap 5. De gegevens worden verrijkt De lokale data worden verrijkt d.m.v. hulptabellen met bijvoorbeeld gegevens uit de Nationale Bibliotheekcatalogus, CBS- of Mosaicgegevens. De aangeleverde lokale data worden gekoppeld aan landelijk gehanteerde definities. Hierdoor kan uw bibliotheek vanaf 2013 meedoen aan vergelijkende rapportages, KPI s, onderzoeken en services, waarbij de gegevens geanonimiseerd zijn. Voorbeelden: BIS, St. Leenrecht, SIOB, Romanadvies. De lokale bibliotheekorganisatie blijft eigenaar van de gegevens die aangeleverd zijn. Niemand heeft zonder toestemming van die organisatie toegang tot deze brongegevens. Deze gegevens zijn wel beschikbaar voor de eigen rapportages, dashboards, KPI s en eigen marketingacties. Een bibliotheekorganisatie kan naar eigen behoefte toestemming geven aan andere orga nisaties, zoals PSO s, BNL, SIOB om speciale rapportages/ dashboards te maken voor die bibliotheek en/of te gebruiken om landelijke of regionale marketingacties uit te voeren.
Datawarehouse DWH Abstract Gepersonaliseerd t.b.v. landelijke acties en marketing (CRM) Data geanonimiseerd voor rapportages & benchmarking, bijv. BIS-enquête DWH Totaal Privacyvoorwaarden Gepersonaliseerd/beveiligd: alleen bieb heeft inzage in eigen gegevens Bieb Bieb Bieb Opt-in Alleen met toestemming bieb Stap 6. Toegang U heeft toegang tot het Datawarehouse Na het doorlopen van voornoemde stappen is de aansluiting een feit! Wel moet u de data blijven aanleveren, eerst in een frequentie van 1 x per week. Als uw bibliotheek eenmaal is aangesloten op de servicebus, wordt de procedure geautomatiseerd en vindt aanlevering dagelijks plaats. De servicebuskoppeling kunt u begin 2013 tegemoetzien. Per deelnemende bibliotheek worden voor de aansluitprocedure afspraken op maat gemaakt. Datawarehouse en privacy Het Datawarehouse wordt door BNL fasegewijs ingericht in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). De lokale bibliotheek is en blijft eigenaar van de gegevens die zij ten behoeve van het Datawarehouse inbrengt. De bibliotheek is degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt en kan daarom voor het Datawarehouse aangemerkt worden als verantwoordelijke in de zin van de Wbp. Voor zover BNL persoons gegevens verwerkt als onderdeel van het Datawarehouse kan BNL worden aangemerkt als bewerker in de zin van de Wbp. Bewerker is de persoon die ten behoeve van de verantwoordelijke (in dit geval de bibliotheek) gegevens verwerkt. In de eerste fase zijn er een aantal privacy-aspecten die toezien op het Datawarehouse opgenomen in de Algemene Voorwaarden van BNL. Bijvoorbeeld de verplichte bewerkersbepalingen, een verwijzing naar een beschrijving op hoofdlijnen van beveiligingsmaatregelen, het recht van BNL om subbewerkers in te schakelen en de verplichting van de bibliotheek om ervoor te zorgen dat de door hen aangeleverde data voldoen aan de Wbp en dat de bibliotheek de (resultaten van de) digitale infrastructuur alleen zal gebruiken in overeenstemming met de Wbp. BNL raadt de bibliotheek aan om de verrijkte data uit het Datawarehouse alleen te gebruiken in overeenstemming met de Wbp.
Datawarehouse en privacy vervolg In een volgende fase (wanneer het Customer Relation Management (CRM) en het Identificatie- en Autorisatiemanagement (IAM) in gebruik worden genomen), maken we nadere afspraken met de bibliotheken over de privacyvoorwaarden. BNL kan gedragscodes of policies op laten stellen die de bibliotheken kunnen hanteren ter voldoening aan de Wbp. U zult daar nog nader over worden geïnformeerd. BNL zal niet zelfstandig acties of diensten uitvoeren met of richting de leden van de bibliotheek. Indien een bibliotheek wenst deel te nemen aan een landelijke (marketing)actie of dienst met inzet van haar ledenbestand, tekent de bibliotheek daarvoor (per keer) in en machtigt BNL voor de inzet van haar klantgegevens en/of data. Voor de verwerking van data in het Datawarehouse ten behoeve van het samenstellen van landelijke statistieken, benchmarking en andere rapportages, zullen persoonsgegevens geanonimiseerd verwerkt worden. De bibliotheek is en blijft dus baas over haar eigen data en BNL zal steeds conform deze richtlijn en wettelijke verplichtingen handelen. Meer informatie Zodra Bibliotheek.nl of de PCI contact met u opneemt, krijgt u de bijbehorende documentatie toegestuurd. Deze informatie is ook te vinden op onze website www.stichtingbibliotheek.nl onder Datawarehouse. De Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op het Datawarehouse vindt u ook op onze site, onder Documenten. Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met projectmanager Hein Morel van Mourik, tel 06-29091864, hein.morelvanmourik@bibliotheek.nl van Bibliotheek.nl of met uw PCI. Overzicht Provinciale Coördinatoren Implementatie (PCI s) Nr PSO Provinciaal coördinator e-mail telefoon mobiel 1 Biblionet Groningen Ewout Clarenburg e.clarenburg@mijneigenbibliotheek.nl 050-365 09 11 06-811 566 50 2 Biblioservice Friesland Bertus Douwes a.douwes@bfrl.nl 058-284 77 84 3 Biblionet Drenthe Leendert den Heyer l.den.heijer@biblionetdrenthe.nl 0592-381 111 06-127 796 10 4 Overijsselse Bibliotheekdienst / Blauwe brug 5 Biblioservice Gelderland Erwin Dekker erwin.dekker@blauwebrug.nl 06-575 907 43 Perry de Wit perry.d.wit@biblioservice.nl 026-386 03 51 06-132 593 01 Rob de Bie rob.d.bie@biblioservice.nl 026-386 03 62 06-136 228 93 6 Biblioservice Flevoland Ronald Spanier r.spanier@sfb-net.nl 0320-269 555 06-220 256 11 7 BISC Utrecht Guy Miellet g.miellet@bibliotheek-utrecht.nl 06-421 296 80 8 ProBiblio Ineke Goedhart igoedhart@probiblio.nl 023-554 62 07 06-245 585 21 9 Zeeuwse bibliotheek Jos Vastenhoud j.vastenhoud@zeeuwsebibliotheek.nl 0118-654 302 10 Cubiss Ron van Agtmaal r.vanagtmaal@cubiss.nl 013-465 61 63 06-819 549 62 11 Bibliotheekhuis Limburg Johan Hoenink johan.hoenink@bibliotheekhuis.nl 046-420 80 81 06-183 825 10