Wiebe Buising, OCW Patries van de Kamp, DUO Henk-Jan van Ginkel, sambo-ict Geesje Elting, DUO Regiobijeenkomsten januari 2016
Programma Welkom Wat is Doorontwikkelen BRON Implementatie en planning Pauze Wat wordt van de instellingen verwacht Ruimte voor stellen van vragen Lunch Uitleg conversie en data-op-orde Ruimte voor stellen van vragen Afsluiting 2
Wat is Doorontwikkelen BRON Wat is het? Technische vernieuwing Vervangen van gegevensuitwisseling op basis van bestanden door berichtenverkeer Vervangen van BRON door OD en OR Vervangen van BRIN, Crebo etc. door OA Functionele vernieuwing DUO levert diensten (services) aan instellingen Persoonsgegevens Individuele status bekostiging (voorlopig en definitief) Vooropleidingsgegevens 3
Wat is Doorontwikkelen BRON Bouwstenen / projecten Bouwsteen Service Proces Informatiediensten -leveren gewijzigde persoonsgegevens -leveren vooropleidingsgegevens Aanmelden Inwinnen -identificeren persoon Inschrijven BPV Examineren Bekostigen -leveren voorlopige status bekostiging -leveren definitieve status bekostiging Bekostigen Onderwijsaanbod -nog te bepalen Registreren en ontsluiten van gegevens over instellingen en opleidingen 4
Wat is Doorontwikkelen BRON Waarom doen we dit? Betere dienstverlening aan instellingen Eenvoudiger uitvoeringsprocessen Meer en sneller gegevens van DUO Vernieuwing systemen van DUO Aansluiten bij ROSA, uniforme koppelvlakken Uitfaseren legacy Doorontwikkelen BRON als randvoorwaarde Invoeren van nieuw beleid 5
Wat is Doorontwikkelen BRON 2015 januari 2017: MBO inwinnen en MBO bekostigen MBO inwinnen: Uitwisselen van gegevens over inschrijvingen, diploma s en BPV Inclusief Herziening Kwalificatiestructuur Inclusief optimalisering BPV keten MBO bekostigen Leveren van voorlopige en definitieve status bekostiging op individueel niveau Accountantscontrole 6
Wat is Doorontwikkelen BRON BPV-keten: huidig Identificeren leerbedrijf Check erkenning leerbedrijf DUO instellingen SBB 7
Wat is Doorontwikkelen BRON BPV-keten: nieuw Identificeren leerbedrijf Check erkenning leerbedrijf DUO instellingen SBB 8
Wat is Doorontwikkelen BRON Eind 2017: MBO informatiediensten Leveren vooropleidingsgegevens Eind 2017: implementatie OA mbo Services nader te bepalen Let op: BRON VO en VAVO Blijven voorlopig huidige bestandsuitwisseling 9
Implementatie en planning 10
Implementatie en planning Implementatie Voorbereiding (januari november 2016) Data op orde / proefconversies Veldtest Livegang (december 2016 januari 2017) Definitieve conversie Aansluiting van de instellingen op nieuwe BRON mbo Nazorg (februari maart 2017) 11
Implementatie en planning Implementatie activiteiten Voorbereiding Brief aan de CvB s Vaste contactpersoon per instelling Startbijeenkomst voor contactpersonen Implementatieplan voor de instellingen Themabijeenkomst data op orde / proefconversies Draaiboek data op orde / proefconversies Bezoek per instelling Monitoring voortgang bij de instellingen Themabijeenkomst veldtest Draaiboek veldtest 12
Implementatie en planning Implementatie activiteiten Livegang Themabijeenkomst livegang Draaiboek livegang Nazorg Themabijeenkomst evaluatie 13
PAUZE 14
Wat wordt van de instellingen verwacht Per fase bespreken wat van scholen verwacht wordt Data op orde / proefconversies SIS voorbereid Testen Periode dat BRON dicht is Aansluiting en productie 15
Wat wordt van de instellingen verwacht Data op orde / proefconversies Voldoende capaciteit Mogelijkheden om oude data te wijzigen Details vanmiddag bespreken 16
Wat wordt van de instellingen verwacht SIS voorbereid Berichtenuitwisseling (i.p.v. bestand) Verwerken berichten in pakket (bekostiging en spontane mutaties) Processen scholen aanpassen White label (BPV), let op als (nog) niet gekoppeld aan SIS Herziening Kwalificatiestructuur (Keuzedelen / BPV / AmvB certificaten al in SIS kunnen registreren vanaf 1 aug 2016) 17
Wat wordt van de instellingen verwacht Testen Ketentest (niet-saas gebruikers) Kopie productiedata + conversie (allemaal op hetzelfde moment) Voldoende testcapaciteit instellingen 18
Wat wordt van de instellingen verwacht Periode dat BRON dicht is Streef naar eind november BRON goed op orde 8 dec laatste mogelijkheid aanleveren, 9 dec laatste terugkoppeling, 10 dec BRON definitief dicht SIS versie bij? Conversie SIS? Maatregelen voor als BRON dicht is: december diplomering? Studiefinanciering? VSV 19
Wat wordt van de instellingen verwacht Aansluiting en productie Voldoende capaciteit scholen Voldoende capaciteit leverancier (na)leveren HKS 20
VRAGEN 21
LUNCH 22
Conversie Doorontwikkelen Bron Onderwerpen Toelichting conversie algemeen Deel 1 - Strategische keuzes Deel 2 - Data-op-orde Deel 5 - Testen, Proefconversies Pauze Deel 2 Data op orde in detail doornemen Vragen 23
Toelichting Conversie December 2016 Conversie BRON naar Registers Daar is voor nodig: Dat betekent: 1. Opstellen Strategie en Plan - Vaststellen door PG 2. Data-analyse en Data-op-orde - door Instelling + DUO 3. Bouwen conversie + controles - door DUO 4. Zorgen dat de keten blijft werken - door DUO 5. Controle & Verantwoording, Testen 9 proefconversies en audit door ADR - door DUO Veldtest met geconverteerde data - door Instelling + DUO Finale proefconversie - data moet op orde zijn: Instelling + DUO 6. Uitvoeren van de conversie - door DUO, impact instelling 24
Toelichting Conversie Op de tijdslijn Audit Audit aanpak Toetsing Proefconv Audit conversie aug Proefconversie 6 t.b.v. Veldtest feb - apr 2. Data op orde Deel A mei okt 2. Data op orde Deel B nov Finale Proefconversie Data moet op orde zijn okt-15 jan-16 apr-16 jul-16 okt-16 jan-17 okt dec 1. Strategie 1. Plan van Aanpak jan nov 3. Bouwen conversie 4. Keten synchroon 5. Proefconversies (9) 10 dec BRON dicht 6. Conversie 25
Deel 1. Strategische keuzes Geen verrijking nodig Naleveren via berichtenverkeer vanaf 1-1-2017 (door instelling) Keuzedelen (nieuw vanaf 1-8-2016) Soort diploma (nieuw vanaf 1-8-2016) AMvB certificaat (nieuw vanaf 1-1-2016) Resultaten Het resultaatvolgnummer wordt gelijk aan inschrijfvolgnummer Losse generieke examenonderdelen Dubbel: de juiste wordt meegenomen in conversie Enkel: conversie bepaalt bij welke inschrijving deze behoort Leerbedrijf identificatie (door conversie) Omgezet o.b.v. WAS-WORDT lijst, of naar onbekend 26
Deel 2. Data op Orde Data-analyse De resultaten per 15 januari 2016 Totaal 40 controles Deel A: Analyse en aanpassing vereist door Instelling Deel B: Conversie kan deel oplossen, rest analyse en aanpassing door instelling Deel C: Conversie kan het volledig oplossen, geen actie instellingen vereist 24 controles : 0 meldingen of niet van toepassing 03 controles : minder dan 50 meldingen (allen A) 04 controles : minder dan 1.000 meldingen (2-A, 2-B) 05 controles : minder dan 10.000 meldingen (4-A, 1-B) 04 controles : meer dan 10.000 meldingen (allen C) 27
Deel 2. Data op Orde Het proces voor Data op orde brengen Stap 3. Ophalen bestanden van zakelijk portaal Stap 4. Analyseren meldingen Stap 5. Aanpassingen doorvoeren en aanleveren aan DUO Instellingen School Informatie Systeem DUO BRON Beveiligde Site (Zakelijk Portaal) Aanleverpunt MBO gegevens Stap 1. Controleren BRON gegevens Stap 2. Bestanden op zakelijk portaal plaatsen Stap 6. Mutaties verwerken in BRON (regulier proces) 28
Deel 2. Data op Orde Het proces voor Data op orde brengen Wanneer welke meldingen wegwerken Deel B vanaf mei (conversie lost namelijk ook deel op) Deel A feb t/m april (daarna komen de meldingen per keer voorbij) Draaiboek en Aparte mailbox conversie_bron@duo.nl Team ter ondersteuning De bijzondere situaties 29
Deel 5. Testen / Proefconversies Specifieke zaken m.b.t. het testen Veldtest Op geconverteerde data D.m.v. Proefconversie 6 week 34 O.a. testen bruikbaarheid van de geconverteerde gegevens Finale proefconversie Proefconversie 9 week 45 Alle data moet dan op orde zijn 30
Conversie Doorontwikkelen Bron PAUZE 31
Deel 2. Data op Orde Het proces voor Data op orde brengen Voorbeeld meldingen bestand 32
Deel 2. Data op Orde Data op orde brengen deel A Nr Controle Code Melding Totaal Actie 18 Datum inschrijving mag niet vóór de begindatum- of ná de einddatum van de instelling liggen. 31 De inschrijving waar de BPV deel van uitmaakt mag op de begindatum van de BPV geen exameninschrijving zijn. datum_inschrijving_buiten _instellingsperiode_mbo BPV_exameninschrijving_ MBO 4958 4244 3 Datum resultaat mag niet vóór de begindatum of ná de einddatum van de instelling liggen. datum_resultaat_buiten_in stellingsperiode_mbo 2965 Aanpassen in SIS of BRIN gegevens aan laten passen 5 Een instelling mag voor een student maar één diploma voor dezelfde opleiding aanleveren. dubbel_diploma 2788 Aanpassen in SIS 33
Deel 2. Data op Orde Data op orde brengen deel A (vervolg) Nr Controle Code Melding Totaal Actie 32 De datum inschrijving van de inschrijving waarvan de BPV deel uitmaakt mag niet na de datum begin BPV liggen 11 Het eindcijfer moet het gemiddelde zijn van de cijfers voor het instellingsen centraal examen, (74,5 wordt 7, 75 wordt 8). 29 Als de opleidingscode BPV gevuld is moet deze voorkomen in de bijbehorende referentietabel 33 De geplande datum einde BPV moet op of na de datum begin BPV liggen. 34 De werkelijke datum einde BPV moet op of na de datum begin BPV liggen. datum_begin_bpv_datum _inschrijving_mbo GE_combinatie_eindcijfer _IE_CE_onjuist opleidingscode_bpv_onbe kend_mbo datum_einde_bpv_geplan d_mbo datum_einde_bpv_geplan d_mbo 522 Alleen bij NBI 114 Aanpassen in SIS 37 1 1 34
Deel 2. Data op Orde Data op orde brengen deel B Nr Controle Code Melding Totaal Actie 23 Als het om een gewone inschrijving (geen exameninschrijving) gaat moet de gevolgde opleiding voorkomen in de bijbehorende referentietabel op datum begin periode. 20 Als de Gevolgde opleiding een opleidingsdomein of een kwalificatiedossier is, moet niveau gevuld zijn. 40 Een generiek examenonderdeel moet een bijbehorende inschrijving hebben. opleidingscode_onb ekend_op_datum_m BO niveau_verplicht_m BO 7432 Conversie doet aanpassingen aan inschrijvingsperiodes. Rest aanpassen door instelling 263 Zie hiervoor 184 Vooralsnog onder handen bij DUO 35
Deel 2. Data op Orde Data op orde deel C Nr Controle Code Melding Totaal Actie 24 De begindatum van de eerste periode moet gelijk zijn aan de datum inschrijving. 28 Bij een inschrijving moeten Reden uitstroom en Werkelijke datum uitschrijving beide gevuld zijn of beide leeg zijn. 37 Opleidingscode en keuzedeel van BPV mogen niet beide leeg zijn 38 Code leerbedrijven in BRON moeten voorkomen in de waswordt lijst van SBB. datumbegin_eerste_peri ode_mbo datum_uitschrijving_en_ reden_uitschrijving_mbo 409.597 Door conversie aangepast. Geen actie nodig 985.369 Door conversie aangepast. Geen actie nodig 3,3 milj Door conversie aangepast. Geen actie nodig 12.868 Deze worden op onbekend gezet door conversie. Geen actie nodig 36
Conversie Doorontwikkelen Bron VRAGEN 37
Meer informatie: Internet: Email: www.sambo-ict.nl/programmas/doorontwikkelen-bron Implementatie-bron@duo.nl Wiebe Buising, OCW Programmamanager Patries van de Kamp, DUO Projectleider implementatie Henk-Jan van Ginkel, sambo-ict Implementatiemanager