Aan de leden van de verenigde vergadering V.V: 25 maart 2009 Datum 24 februari 2009 Agendapuntnr. 9 Bijlagen Onderwerp Overleg- en vergaderstructuur 1. Inleiding Op 8 januari 2009 is het nieuwe algemeen bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard aangetreden. Besloten is om, in afwachting van gedachtenen besluitvorming over een nieuwe vergader- en overlegstructuur, vooralsnog tot en met juni 2009 te werken met de bestaande vergaderorde. Een uitzondering daarbij is gemaakt voor de territoriale commissies en de rekeningcommissie. In afwachting van de uitkomst van de nadere beraadslagingen zijn er in het eerste half jaar voor deze commissies geen vergaderingen gepland. Een eerste oriënterende bespreking over de gewenste vergader- en overlegstructuur heeft plaatsgevonden op 30 januari jl. Tijdens deze trainingsdag van het algemeen bestuur zijn verschillende opvattingen hierover gewisseld. Daarnaast beschikken we over een aantal jaarlijkse schriftelijke evaluaties van het samenspel tussen VV en college van D&H. De laatste evaluatie van september 2008 u reeds toegezonden voor de verenigde vergadering van 8 januari jl. In deze notitie worden voorstellen gedaan voor de wijze waarop de nieuwe VV de vergaderorde kan inrichten. 2. Voorstel 1. Met ingang van 1 juli 2009 over te gaan op de volgende overleg- en vergaderstructuur: a. vier verenigde vergaderingen per jaar, voorafgaand daaraan bijeenkomsten van de vaste adviescommissies IWBV en AZM. b. informele verenigde vergaderingen en een voor- en najaarsschouw 2. Over de gewenste vorm van de rekenkamerfunctie een discussie te voeren ter voorbereiding van besluitvorming hierover in de verenigde vergadering van juni as 3. Kennis te nemen van het concept-vergaderschema 2009 en 2010 (uit te reiken in de commissievergaderingen), ter definitieve vaststelling in uw vergadering van 24 juni 2009 3. Achtergrondinformatie Bestaande situatie Uit de wet en regelgeving vloeit voort dat de Verenigde Vergadering (VV) het hoogste bestuurlijke gezag binnen het waterschap is. De VV is gerechtigd tot het vaststellen van de begroting en de jaarrekening, de aanstelling en ontslag van de hoogheemraden en de secretaris-directeur en het nemen van kredietbesluiten en alle overige niet-overgelaten of gemandateerde besluiten. Dit betekent dat de VV ongeveer 4 of 5 keer per jaar bijeenkomt om besluiten te nemen. De VV-vergaderingen worden inhoudelijk voorbereid door een drietal commissies; te weten Algemene Zaken en Middelen (AZM), Integraal Waterbeheer (IW) en Waterkeringen en Wegen (WW). De commissies vergaderen voorafgaand aan de VV-vergaderingen. Ongeveer vier keer per jaar is er een informele VV. Tijdens deze bijeenkomsten wordt van gedachten gewisseld over actuele onderwerpen.
Naast deze inhoudsgeoriënteerde structuur bestaat er ook een territoriale overlegstructuur. Na de fusie in 2005 is er voor gekozen om met een drietal territoriale commissies, te weten Ringvaartdistrict, Rottedistrict en Krimpenerwaarddistrict te gaan werken. De districten komen gemiddeld drie keer per jaar bijeen en ondernemen elk één keer per jaar een inspectietocht in hun eigen gebied Tenslotte is er in de afgelopen periode voor gekozen om een rekeningcommissie door (en vanuit) de VV in te stellen. De werkzaamheden van deze rekeningcommissie zijn afzonderlijk geëvalueerd (bijlage 1). Ervaringen in de afgelopen periode Jaarlijks is tijdens de afgelopen periode het functioneren van de vergader- en overlegstructuur geëvalueerd. De evaluatie van het samenspel van VV en college van D&H heeft onder meer de volgende aandachtspunten opgeleverd: - De VV functioneert, zeker na de aanpassing van de (volgorde in) de agenda, naar tevredenheid. De nieuwe programmabegroting biedt de mogelijkheid om verschillende kredietbesluiten niet langer punt voor punt te agenderen. In het laatste bestuursjaar is er voor gekozen om 5 in plaats van 4 vergaderingen te organiseren. Dit betekende dat niet pas in maart de algemeen bestuursleden voor het eerst in het jaar bijeenkwamen. Vanuit het oogpunt van een betere verdeling van onderwerpen over de verschillende VV s door het jaar heen, bleek een extra vergadering geen toegevoegde waarde te hebben. - De informele VV voorziet in een behoefte. Wel is aandacht gevraagd voor het risico dat de bijeenkomst af en toe tendeert naar een normale (besluitvormende) vergadering - De adviescommissies worden gewaardeerd vanwege het informatieve en voorbereidende karakter. Wel wordt een onevenwichtigheid in de verschillende agenda s geconstateerd. De commissie Waterkeringen en Wegen heeft regelmatig onvoldoende agendapunten. Dit betekent dat de attandance (aanwezigheid) in deze commissie laag was. Ook wordt er tijdens de vergaderingen geen directe relatie gelegd met het gebied en blijkt de agenda en de wijze van vergaderen niet uitnodigend voor het bijwonen door belanghebbenden. - Territoriale commissies geven de mogelijkheid om gebiedsgerelateerde vraagstukken met elkaar en belanghebbenden te bespreken. Er bleek echter een onvoldoende duidelijke doelstelling van deze commissies. Dat betekende dat er soms zaken werden geagendeerd die feitelijk in de adviescommissies thuishoren. Daarnaast werd niet goed duidelijk wat met de uitkomsten van discussies in de territoriale commissies verder moest gebeuren. Ook was er weinig of geen belangstelling van belanghebbenden uit het betrokken gebied. De inspectietochten werden zeer gewaardeerd, maar het werd als een gemis ervaren dat niet alle VV-leden gezamenlijk een gebied bezoeken. Dit is inmiddels ondervangen door alle leden bij de verschillende inspectietochten uit te nodigen. - De rekenkamercommissie heeft de eigen werkzaamheden geëvalueerd. Binnen de gestelde kaders, een uit leden van de VV samengestelde commissie met een beperkte taak- en onderzoeksopdracht, wordt er met tevredenheid teruggekeken op het functioneren. Binnen de VV bleef daarbij wel verschil van opvatting bestaan over de taak en positie van de rekeningcommissie of een meer onafhankelijke rekenkamerfunctie. Besloten is om de nieuwe VV daar zelf een keuze in te laten maken. 4. Motivering voorstel Overwegingen bij het kiezen van een nieuwe vergader- en overlegstructuur Van belang is om vast te stellen aan welke vereisten de vergader- en overlegstructuur moet voldoen. Gegeven de positie van het waterschap als onderdeel van het overheidsbestuur en in acht genomen de ervaringen in de afgelopen bestuursperiode kan een beperkt aantal kern vereisten voor een goede en bij de organisatie passende vergader- en overlegstructuur worden geformuleerd. De vergader- en overlegstructuur moet ten dienste staan aan een aantal kernvereisten: 2
- Waarborging formele positie van de VV als hoogste bestuurlijke orgaan (besluitvorming) - Goede en voldoende mogelijkheid om gezamenlijk, met ondersteuning vanuit het ambtelijk apparaat, de formele VV-vergaderingen voor te bereiden (advies en voorbereiding) - Ruimte voor informatievergaring en informele toetsing standpunten (informatie en klankbord) - Mogelijkheden tot interactie met belanghebbenden bij de waterschapstaken (interactie) - Zicht houden op het werkgebied en de waterstaatkundige werken (gebiedskennis) - Het institutionaliseren van de controletaak van de VV (controle) Op basis van deze kernvereisten is een nieuwe vergader- en overlegstructuur vast te stellen. Naast deze kernvereisten dient het nieuwe algemeen bestuur ook besluiten te nemen over vergadertijdstippen en vergaderlocaties. Bij deze laatste punten geldt dat er tot op heden in beginsel overdag wordt vergaderd. In de afgelopen periode is daarop een uitzondering gemaakt voor de commissie waterkeringen en wegen en de informele VV-bijeenkomsten en de territoriale commissie in de Krimpenerwaard. Over het algemeen worden vergadering in het gemeenlandshuis in Rotterdam gehouden. Uitzonderingen waren de vergaderingen van het Ringvaartdistrict en het Krimpenerwaarddistrict die op locatie werden gehouden. Daarnaast waren er gemiddeld drie districtsinspectietochten per jaar. Voorstel voor een nieuwe vergader- en overlegstructuur Voorgesteld wordt om de volgende vergader- en overlegstructuur voor de komende bestuursperiode vast te stellen. Verenigde Vergadering De Verenigde Vergadering komt als besluitvormende vergadering 4 keer per jaar bijeen in het gemeenlandshuis in Rotterdam. De vergaderingen worden gehouden op woensdag om 14.00 uur en vinden plaats in de laatste weken van maart, juni, september en november. VV-conferentie en informele VV-bijeenkomsten Elk jaar vindt op de laatste vrijdag van januari een VV-conferentie plaats (gehele dag) in het gemeenlandshuis. Doel van de dag is het bespreken van een actueel thema op het terrein van het waterbeheer. Gestreefd wordt naar een aantrekkelijk programma met externe sprekers en deskundigen. Daarnaast biedt het programma gelegenheid voor reflectie op het functioneren van de verschillende bestuursorganen. Daarnaast is er drie keer per jaar een informele VV. Doel van deze bijeenkomsten is het oriënteren op, en bijpraten over, actuele onderwerpen die verbonden zijn met de taakuitoefening van het hoogheemraadschap. De bijeenkomsten worden ingeleid en bijgewoond door bij het onderwerp betrokken medewerkers. De informele VV s worden gehouden op woensdagmiddagen vanaf 14.00 uur in het gemeenlandshuis in Rotterdam. Gekozen wordt voor de laatste woensdagen februari, mei en oktober. Wellicht is het zeer de moeite waard een of meer informele vergaderingen op jaarbasis op locatie te houden en er een veldbezoek aan te koppelen. Commissies voor advies en voorbereiding Twee weken voorafgaand aan de VV-vergadering vergaderen de commissies voor advies en voorbereiding. Er zijn twee commissies: - Algemene Zaken en Middelen (AZM) - Integraal Waterbeheer en Veiligheid (IWBV) De commissies hebben tot taak de VV voor te bereiden en over de voorgelegde stukken advies uit te brengen. Ook wordt er in de commissies nadrukkelijk ruimte gemaakt (via de agendering) voor interactieve beleidsvorming over zich voordoende (verstrekkende) 3
onderwerpen, die nog in een pril stadium van beleidsontwikkeling verkeren. Gedacht wordt (in beginsel) aan een tweedeling in de agenda: een informeel deel en een formeel deel. Er is voor gekozen om de taken van de huidige commissie waterkeringen en wegen onder te brengen in de nieuwe commissie IWBV. Met de keuze voor twee commissies wordt een helder onderscheid gemaakt tussen inhoud (IWBV) en middelen (AZM) en wordt er in beide commissie zorg gedragen voor een evenwichtige agenda. De commissies vergaderen (ruim twee weken voor de VV) op vrijdag. IWBV start om 9.30 uur en AZM om 14.00 uur. Tussen 12.00 en 14.00 uur is er voor leden van beide commissies gelegenheid om belanghebbenden (ingelanden/organisaties/bedrijven) te ontmoeten en te horen, voorgelicht te worden over waterstaatkundige werken en ontwikkelingen in het gebied en gezamenlijk te lunchen. In de media komen mede met het oog op het stimuleren van de burger de commissievergaderingen (interactie met belanghebbenden) te bezoeken duidelijke aankondigingen (agenda, aanvangstijdstip en locatie) van deze openbare vergaderingen en wordt met nadruk gewezen op de mogelijkheid om tussen 12.00 en 14.00 uur zaken bij de VV-leden aan de orde te stellen. De commissies IWBV en AZM worden voorgezeten door een lid van het college. De overige portefeuillehouders wonen, indien de onderwerpen hun portefeuille raken, de vergaderingen bij. Een afdelingshoofd is secretaris van de commissies. Daarnaast wonen ter zake deskundige ambtenaren de vergaderingen bij. Voor een goede interactieve discussie in de commissies is het gewenst de grootte van de groep te maximeren: de commissies bestaan elk uit maximaal 13 leden. Voorjaars- en najaarsschouw In april en september worden er bestuurlijke werkbezoeken aan het beheersgebied georganiseerd. De werkbezoeken starten om 13.00 uur en duren tot ongeveer 17.00 uur. De najaarsschouw in september wordt afgesloten met een diner voor leden van het algemeen bestuur en hun partners. Territoriale commissies In bovenstaande structuur is geen sprake meer van territoriale commissies. Als functies van deze commissies kunnen worden benoemd: de oog- en oorfunctie c.q. de mogelijkheid van interactie met belanghebbende uit het gebied, het op peil houden van gebiedskennis alsmede de, in de vorige bestuursperiode toegevoegde, functie van interactieve beleidsontwikkeling. Al deze functies kunnen naar ons idee op goede en natuurlijke wijze worden vervuld binnen de hier voorgestelde nieuwe overleg- en vergaderstructuur. De gebiedskennis wordt verkregen via de voor- en najaarsschouwen en de eventuele veldbezoeken gekoppeld aan de informele VV s. In de commissievergaderingen (het informele deel) kunnen eventuele gebiedsaspecten aan de orde komen. Vanzelfsprekend kunnen eventuele gebiedsvragen ook via het ambtelijk apparaat worden beantwoord. Tot slot zien wij, zoals gezegd, de lunchgelegenheid van 12.00 tot 14.00 uur tussen de commissievergaderingen op vrijdagen als een zeer goede gelegenheid voor de interactie met belanghebbenden (ingelanden/organisaties/bedrijven) uit het gebied. Rekeningcommissie of rekenkamer(functie) Het instellen van een rekeningcommissie of een rekenkamer(functie) is facultatief. In de afgelopen bestuursperiode is er voor gekozen om ervaring op te doen met een rekeningcommissie die namens het algemeen bestuur de controlerende taak voor een deel uitvoert. Zowel de voorzitter als de leden van de rekeningcommissie zijn lid van de VV. Hoewel waterschappen de vrije keuze hebben hoe de controlerende functie van de VV het beste kan worden ingericht, hebben nagenoeg alle waterschappen, al of niet in samenwerking en al of niet onafhankelijk, vorm gegeven aan een rekenkamerfunctie. Teneinde de discussie over de meest geschikte vormgeving voor ons waterschap te kiezen goed te kunnen voeren wordt voorgesteld een definitief besluit in de VV van juni 2009 te nemen. In de tussenliggende periode wordt onze accountant gevraagd om in een bijeenkomst in het voorjaar 2009 de verschillende mogelijkheden toe te lichten en wordt de organisatie gevraagd de verschillende door collega-waterschappen gekozen vormgeving in 4
kaart te brengen. Vervolgens zal een voorstel aan de commissies en VV van juni worden voorgelegd. Overigens heeft het weergegeven besluitvormingsproces (met de afronding juni as.) wel de consequentie, dat de jaarrekening 2008 niet onderzocht zal worden door een bestuurlijke commissie, daar dit onderzoekswerk in maart en april zal dienen plaats te vinden om in juni de rekening vast te kunnen stellen. Spreiding bijeenkomsten en activiteiten door het jaar heen De nieuwe vergader- en overlegstructuur biedt een evenwichtige spreiding van bestuurlijke bijeenkomsten en activiteiten door het jaar heen: - Januari: VV-conferentie (laatste vrijdag, gehele dag) - februari: Informele VV (laatste woensdag, middag) - maart: - Commissie IWBV en AZM en lunchbijeenkomst (eerste of tweede - VV (laatste woensdag, middag) - april: Voorjaarschouw (dag nader te bepalen, middag) - mei: Informele VV (laatste woensdag, middag) - juni: - Commissie IWBV en AZM en lunchbijeenkomst (eerste of tweede - VV (laatste woensdag, middag) - juli/augustus: reces - september: - Commissie IWBV en AZM en lunchbijeenkomst (tweede of derde - Najaarschouw (dag nader te bepalen, middag en avond) - VV (eerste woensdag, middag) - oktober: Informele VV (laatste woensdag, middag) - november: - Commissies IWBV en AZM en lunchbijeenkomst (eerste of tweede - VV (laatste woensdag, middag) - december: reces 5. Gevolgen/consequenties Financieel Niet van toepassing Personeel Niet van toepassing Juridisch/Risico s Niet van toepassing 6. Aspecten voor de omgeving, communicatie en wijze van publiceren Een van de kernvereisten voor de overleg- en vergaderstructuur is de mogelijkheid tot interactie met belanghebbenden bij de waterschapstaken. In de media wordt gewezen op de gewijzigde structuur waarin aan dit kernvereiste wordt voldaan. Zo komen mede met het oog op het stimuleren van de burger de commissievergaderingen te bezoeken duidelijke aankondigingen (agenda, aanvangstijdstip en locatie) van de openbare commissie vergaderingen en wordt met nadruk gewezen op de mogelijkheid om tussen 12.00 en 14.00 uur zaken bij de VV-leden aan de orde te stellen. 7. Verdere aanpak, procedure, planning Vergaderschema wordt uitgereikt in de commissievergaderingen. 5
8. Evaluatie De nieuwe overleg- en vergaderstructuur en het samenspel tussen college en VV zal jaarlijks geëvalueerd worden tijdens de jaarconferentie. In de verenigde vergadering van maart van elk jaar kan op basis daarvan een herijking plaatsvinden. Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard, secretaris-directeur, dijkgraaf, M.J.H. van Kuijk mr. J.H. Oosters 6