SUPPLIER KIT E-FACTUREN VERZENDEN SEPTEMBER 2018 Leveranciers volgen de Supplier Kit. verbetert de inkoopen betalingscyclus en verhoogt de efficiëntie. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Alle rechten voorbehouden Facturen worden op tijd betaald. Zo bespaart u tijd en geld.
2 (14) Inhoud Nieuwe richtlijnen voor facturering aan -bedrijven... 3 Specifieke informatie over als ontvanger van e-facturen... 4 A. E-factuuradressen... 4 B. Inhoud van de factuur... 10 C. Aanvullende informatie houd rekening met het volgende... 11 D. E-facturen verzenden via uw serviceprovider... 12 E. Dien PDF-facturen in via e-mail... 13 F. Via de Key-In-portal... 13 G. Papieren facturen... 14
3 (14) Nieuwe richtlijnen voor facturering aan -bedrijven Geachte leverancier, stapt over op elektronische facturering. Vanwege onze nieuwe factureringsrichtlijnen gebruiken we van nu af aan standaard elektronische facturering en zullen andere factureringsmethoden stapsgewijs worden uitgefaseerd. Basware is geselecteerd als onze partner voor de verwerking van elektronische facturen. U kunt als volgt elektronische facturen indienen bij : 1. E-facturen verzenden via uw serviceprovider Dien via uw serviceprovider gestructureerde factuurgegevens rechtstreeks vanuit uw factureringssysteem in bij. Zie de Supplier Kit voor informatie over de adressering en inhoudsvereisten van e-facturen. 2. PDF-facturen indienen Als u gebruikmaakt van de gratis PDF-service, kunt u PDF-facturen via e-mail indienen bij. Omdat de facturen elektronisch worden verwerkt, moet de PDF-factuur machineleesbaar zijn. Het is daarom niet mogelijk om handgeschreven of ingescande facturen in te dienen als PDF. U kunt deze service hier activeren: https://portal.basware.com/open/konepdf Zie deel E van deze Supplier Kit voor meer informatie en instructies. 3. Via de Key-In-portal Meld u aan bij de Basware-portal en begin met het gratis verzenden van e-facturen via de online portal. In de portal kunt u uw factuurgegevens invoeren en als e-factuur indienen bij. U kunt deze service activeren door u aan te melden bij de Basware-portal via: https://portal.basware.com/open/koneportal Zie deel F van deze Supplier Kit voor meer informatie en instructies. Als u vragen hebt over het versturen van facturen naar, kunt u altijd contact met ons opnemen via de onderstaande adressen: Contactgegevens Bedrijf Contactgegevens Voor vragen over facturering Nederland: ContactAP_NL@kone.com Basware Voor vragen over de portal Contact Formulier (in Engels) Met vriendelijke groet,
4 (14) Specifieke informatie over als ontvanger van e-facturen A. E-factuuradressen Gebruik voor een correcte verwerking van uw e-factuur het juiste e-factuuradres. Hieronder vindt u een overzicht van alle e-factuuradressen: Bedrijfsunit Btw-nummer of ander identificatienummer E-factuuradres E-mailadres voor PDF-facturen (registratie vereist) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: 47000142423 KEPAU201 kone.kep.au@email.basware.com 26-961-408 KEPNZ202 kone.kep.nz@email.basware.com ACN 003 986 436 ACN003986436 kone.holdings.au@email.basware.com AG ATU 14651205 ATU14651205 kone.ag@email.basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd. 99698-1 BH996981.Bahrain.SPC@email.basware.com 67721-1 BH677211.Elevators.SPC@email.basware.com BE0436407453 BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com BE0444307015 BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com 103753497 103753497CKE kone.inc.cke@email.basware.com 103753497 103753497CKQ kone.inc.ckq@email.basware.com 10100106J CY10100106J.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com
5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ00176842 CZ00176842 kone.as@email.basware.com Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ27111440 CZ27111440 kone.industrial.koncern@email.basware.com DK62953519 DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com LLC 67523 EG67523.LLC@email.basware.com ESTONIA: AS EE100085310 EE100085310 AS.@email.basware.com FINLAND: Oyj FI19274001 003719274001 kone.oyj@email.basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 kone.industrial.oy@email.basware.com 003719042921 kone.hissit@email.basware.com FI27784642 003727784642 kone.export.oy@email.basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 GERMANY: FR06592052302 kone.sa@email.basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE260260937 DE260260937 kone.montage.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com DE196233671 DE196233671KGM kone.holding.gmbh@email.basware.com
6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE239780388 DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com DE220493160 DE220493160 kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com DE227883394 DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com 441616 HK441616 kone.elevator.hk@email.basware.com 28642 HK28642 kone.bfm.hk@email.basware.com 10851285-2-41 10851285241 kone.felvono@email.basware.com IE4815768T IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 slimpa@email.basware.com Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com S.p.A IT12899760156 IT12899760156 kone.spa@email.basware.com KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A02134566P A02134566P.Kenya.Limited@email.basware.com LV40003226874 LV40003226874 SIA..Lifti.Latvija@email.basware.com UAB LT234477811 LT234477811 UAB.@email.basware.com LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 kone.luxembourg@email.basware.com
7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B 138491 LUB138491 kone.lumico@email.basware.com 1707311104 MY1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN050429782 KIN050429782 N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V. 1657902 NL1657902 kone.holland@email.basware.com B.V. 1190994 NL1190994 kone.bv@email.basware.com Hissi B.V. 810356995 NL810356995 hissi.bv@email.basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV 810540678 NL810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com 008132148 NL008132148 kone.deursystem@email.basware.com 807557316 NL807557316 kone.finance.holding@email.basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com OMAN: Assarain LLC 1149803 OM1149803.Assarain.LLC@email.basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 PL5210534532 kone.sp.zoo@email.basware.com
8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: 46630 R3 PT46630R3 kone.portugal@email.basware.com 32647 QA32647.Elevators.LLC@email.basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: 7704186604 RO7704186604 N/A Areeco Ltd SINGAPORE: 4030093714 SA4030093714.Areeco.Ltd@email.basware.com Pte. Ltd. 197801381N 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 kone.sro@email.basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: 2021862315 SX2021862315 kone.ssc@email.basware.com d.o.o. SI 94615225 SI94615225 kone.doo@email.basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: 4850103047 ZA4850103047.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com A28791069 A28791069 kone.elevadores@email.basware.com B60600897 B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com Ab SE556234463901 SE556234463901 kone.ab@email.basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST kone.schweiz@email.basware.com
9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: 8340057092 TR8340057092 N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: 1003964115 UG1003964115.Uganda.Limited@email.basware.com Middle East LCC 59446 AE59446.Middle.East.LCC@email.basware.com UNITED KINGDOM: Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 kone.plc@email.basware.com (NI) Ltd. USA: GB 222 2269 79 GB222226979 kone.ni.ltd@email.basware.com Inc. 36-2357423 US362357423MKO kone.inc@email.basware.com Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS marine.elevators.llc@email.basware.com Niet in staat om e-facturen te verzenden: Als u niet in staat bent om e-facturen in te dienen, kunt u contact opnemen met via een van de landspecifieke e-mailadressen op pagina 3. Andere documenten: Alle andere documenten, zoals aanbiedingen, bankgaranties, certificaten van oorsprong, rekeninguittreksels en andere soortgelijke documenten, moeten naar het postadres worden gestuurd. Gegevens van onze serviceprovider Alle e-facturen die worden ingediend bij, worden verwerkt via het netwerk van onze serviceprovider Basware. Basware heeft de opdracht ervoor te zorgen dat de facturen in de juiste indeling ontvangt, voor automatische verwerking door. Serviceprovider Operator-id Meer informatie Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/
10 (14) B. Inhoud van de factuur In de tabel hieronder staat welke gegevens verplicht zijn in uw e-facturen voor. De rest van de gegevens zijn wettelijk verplicht per land of gebaseerd op uw overeenkomst met. Soort gegevens Opmerking E-factureringsadres van leverancier Naam leverancier Adres leverancier Btw-nummer leverancier Bankrekening/IBAN-nummer van leverancier Naam en SWIFT/BIC-code van de bank van leverancier Btw-nummer: E-factureringsadres van Zie deel A. Bedrijfsnaam Adres Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum factuur Bruto factuurbedrag Netto factuurbedrag Valuta Inkoopordernummer (PO) -referentie Voor SEPA-betalingen is een correct IBAN-nummer vereist. Voor SEPA-betalingen is een correcte BIC-code vereist. Geef duidelijk aan voor welk -bedrijf de factuur bedoeld is. De vervaldatum van de factuur moet op de factuur worden vermeld. De valuta(code) moet duidelijk worden vermeld. Als de factuur is gebaseerd op de inkooporder, moet het inkoopordernummer van worden vermeld. Het inkoopordernummer ontvangt u van. Door gevraagde referentie, bijvoorbeeld een contactpersoon of kostenplaats.
11 (14) C. Aanvullende informatie houd rekening met het volgende 1. Andere documenten: Alle andere documenten, zoals aanbiedingen, bankgaranties, certificaten van oorsprong, rekeninguittreksels en andere soortgelijke documenten, moeten naar het post- of e-mailadres worden gestuurd (zie contactgegevens op pagina 3). 2. We gebruiken REFERENTIENUMMERS voor automatische verwerking van facturen: Daarom is het belangrijk dat u dit nummer vermeldt op de factuur. Zorg dat u het referentienummer in exact dezelfde vorm vermeldt als in de velden Purchase order number (inkoopordernummer) en Customer reference (naam inkoper). Breng geen wijzigingen aan in het nummer of de naam. 3. Bijlagen bij e-facturen: Dien bijlagen in in hetzelfde document als uw elektronische factuur. Facturen met losse bijlagen worden niet goedgekeurd. 4. Losse of gegroepeerde facturen: Stuur bij voorkeur alleen losse facturen. Hierdoor kunnen facturen efficiënter en sneller automatisch worden verwerkt, afgehandeld en betaald. Hoewel het mogelijk is om ook gegroepeerde facturen elektronisch in te dienen, heeft dat niet onze voorkeur. Gegroepeerde facturen kunnen niet volledig automatisch worden afgehandeld en maken het lastiger om het geautomatiseerde proces te onderhouden. Voor gegroepeerde facturen is mogelijk ook een specifieke indeling nodig, die extra kosten oplevert voor alle betrokken partijen. 5. Bijzondere eisen per leverancier: Naast de vereisten die in dit document zijn beschreven, kunnen er voor sommige leveranciers specifieke informatie-eisen gelden. Welke dat zijn, staat in uw overeenkomst met. 6. Indeling: Wij kunnen facturen ontvangen in alle relevante gestandaardiseerde XML-indelingen. In dit document wordt het gebruik van de nieuwste versie van _XML-indeling_ aangenomen. Neem contact op met Basware of uw serviceprovider voor e-facturering voor een gedetailleerde beschrijving van de indeling. 7. Bijgevoegde beeldfacturen: Alle bijgevoegde beeldfacturen moeten worden ingediend als PDF-bestand of TIFF-bestand. Als er geen beeldfactuur is toegevoegd, wordt er een gestandaardiseerde beeldfactuur gegenereerd door Basware. Mogelijk bevat de door Basware gegenereerde beeldfactuur niet alle informatie die u wilt delen met. Het wordt daarom dringend geadviseerd om zelf een PDF/TIFF-indeling van uw factuur mee te sturen.
12 (14) D. E-facturen verzenden via uw serviceprovider Als u meer dan 500 facturen per maand verstuurt en reeds een overeenkomst met een serviceprovider voor e-facturen hebt, kunt u deze facturen rechtstreeks vanuit uw factureringssysteem indienen. STAP 1. Neem contact op met uw serviceprovider voor e-facturering Werkt u al samen met een serviceprovider voor e-facturering? Neem dan contact op met uw serviceprovider om te controleren of deze al een koppeling met Basware heeft. Hier vindt u een lijst met beschikbare partners: (https://www.basware.com/enus/solutions/network-services/interoperability-partners). Als uw operator niet in deze lijst staat, stuurt u de 'Vragenlijst operators' door naar uw serviceprovider. Dit document kunt u hier downloaden: https://kb.basware.com/sites/default/files/basware_operator_questionaire.pdf. Als u niet in staat bent om e-facturen in te dienen of geen gebruikmaakt van serviceprovider voor e-facturering, helpen we u graag. Neem contact op met onze verkoopafdeling via www.basware.com/en-gb/contact-us. STAP 2. Inhoud van de factuur De factuur moet voldoen aan de inhoudseisen die in deze Supplier Kit vermeld staan, zodat de verwerking van facturen kan automatiseren. STAP 3. Dien uw facturen in Stuur uw facturen naar de Basware-server bt.basware.com. Vraag uw serviceprovider om e-facturen aan via Basware te versturen. Stuur een e-mail naar het landspecifieke e-mailadres van (zie pagina 3) wanneer u uw eerste e-factuur hebt verstuurd. Dan zullen we controleren of deze correct is ontvangen. Het is niet nodig om testfacturen te verzenden. Vraag bij onduidelijkheden of uw serviceprovider kan bevestigen dat de factuur is ingediend bij Basware.
13 (14) E. Dien PDF-facturen in via e-mail Als u nog geen oplossing voor het verzenden van e-facturen hebt, vragen wij u om u aan te melden voor de PDF-factureringsservice en e-facturen in PDF-indeling per e-mail bij in te dienen. Deze service is kosteloos voor de leverancier. Bekijk deze korte registratievideo en activeer de services. Meld u hier aan: https://portal.basware.com/open/konepdf Gebruik van de PDF-factureringsservice: 1. Aanmelden bij de service met uw e-mailadres 2. Bevestigingsmail ontvangen 3. Bevestigingsmail openen en registratie voltooien 4. Open uw e-mail- of factureringssoftware en voeg een PDF-factuur als bijlage toe aan uw e-mailbericht. Stuur uw PDF-factuur naar het -adres voor e-mailfacturen in de PDF Supplier Kit. Omdat de facturen elektronisch worden verwerkt, moet de PDF-factuur machineleesbaar zijn. Het is daarom niet mogelijk om handgeschreven of ingescande facturen in te dienen als PDF. F. Via de Key-In-portal Als u minder dan 100 facturen per jaar verstuurt, kunt u gratis gebruikmaken van de service voor e-facturen via de Basware-portal. Wij verzoeken u vriendelijk om u te registreren voor de online portal en daar e-facturen voor te maken. Meld u hier aan: https://portal.basware.com/open/koneportal Gebruik van de Key-In-service: 1. Aanmelden bij de service met uw e-mailadres 2. Bevestigingsmail ontvangen en e-mailadres bevestigen 3. Registratie voltooien 4. Volg de gebruikersinstructies voor het indienen van een factuur bij. Zie de supportpagina's binnen de portal voor meer aanwijzingen.
14 (14) G. Papieren facturen Let op: de postbusadressen zijn gewijzigd. Deze adressen zijn uitsluitend bedoeld voor facturen. Niet alle -bedrijven hebben al een nieuwe postbus. De voorkeursmethoden voor het indienen van facturen bij zijn e-facturen, PDF-facturen en Key-In-facturen. Bedrijfsunit Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab Postbus PL 964, 00026 BASWARE PL 965, 00026 BASWARE PL 966, 00026 BASWARE FE779, 107 77 Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN 46242 GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, 12678 Berlin Po box 4602, 12678 Berlin +++70720+++, 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo NORWAY PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore 916422