Bijlage afwijkingsberichten 19-05-2015
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd en worden administratief afgehandeld en worden middels een re-audit beoordeeld Uiterste datum inzending corrigerende maatregelen: Uiterste datum inzending corrigerende maatregelen: 21-07-2015 dd-mm-yyyy 1 Audit Soort Datum beoordeling maatregelen Status HCA 1 4.4.2 B dd-mm-yyyy Open/Gesloten De interne audit 2014/2015 is doorgevoerd op alle documenten van het HKZ kwaliteitshandboek en directiezaken (o.a. personeel). De overige onderdelen komen naar mondelinge informatie van de externe kwaliteitsmanager en auditor in 2015 aan de orde. Echter hieraan ligt geen intern auditprogramma ten grondslag waardoor de reikwijdte van de audit (welke onderdelen wanneer bij welke functies te auditeren) onvoldoende zichtbaar is. De laatste interne audit op de groepen heeft plaatsgevonden op 20-05-2014. In 2014/2015 heeft de prioriteit gelegen op het doorlichten van het totale kwaliteitssysteem m.b.t. de HKZ normering en zijn alle 9 hoofdstukken geanalyseerd en zonodig onderhanden genomen. Nieuw intern auditprogramma met reikwijdte van de audit zichtbaar maken. Er ligt een nieuwe interne auditplanning waarbij specifiek per groep gaat worden geaudit op de primaire processen. Daarnaast komt er een interne audit voor de ondersteunende processen (kantoor). 2 Audit Soort Datum beoordeling maatregelen Status HCA 1 5.10 B dd-mm-yyyy Open/Gesloten Er is een vrijwilliger (J.) werkzaam op peutergroep Duimelot. Echter, Dikkertje Dap beschikt niet over een vrijwilligersbeleid. Kerntaken en functie van betreffende vrijwilliger zijn niet gedefinieerd. Werkoverleg en werkwijze m.b.t. deskundigheidsbevordering vrijwilligers is niet traceerbaar. Het vrijwilligersbeleid maakte tot 2013 (zie wijzigingsblad kwaliteitshandboek) onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Echter, vrijwilliger ging elders werken waardoor er geen noodzaak meer voor het vrijwilligersbeleid was. Het vrijwilligersbeleid en vrijwilligersovereenkomst weer actualiseren/implementeren in het kwaliteitssysteem. Om herhaling te voorkomen is het verstandig om het vrijwilligersbeleid (ook al is er geen vrijwilliger) te behouden. 3 Audit Soort Datum beoordeling maatregelen Status HCA 1 3.4 A/B dd-mm-yyyy Open/Gesloten Meting van ervaringen van ketenpartners heeft niet aantoonbaar plaatsgevonden. Conform de door de organisatie vastgelegde frequentie zou dit 1 x per jaar plaatsvinden. IFO OPS 309 2014 07 09 1 / 3
Overleg met ketenpartners is in het najaar van 2013 opgestart. De frequentie van 1x per jaar was te ambitieus is gebleken. De ervaringen van de ketenpartners over de afgelopen periode worden door de directeur alsnog geïnventariseerd. (in juni 2015). De frequentie bijstellen naar 1x per 3 jaar in het algemeen beleidsplan (1.04) en de ervaringen met ketenpartners voor 2015 meenemen op de HKZ kalender en koppelen aan de medewerkers/klanttevredenheidsonderzoeken. 4 Audit Soort Datum beoordeling maatregelen Status Soort audit 1.1 B dd-mm-yyyy Open/Gesloten De prospectieve risico-inventarisatie is niet aantoonbaar uitgevoerd. De door de organisatie vastgestelde methode Mindmapping heeft onvoldoende gewerkt, echter bijsturingsmaatregelen zijn niet genomen. (1.1.4, 1.1.6). De Mindmapping is wel aantoonbaar uitgevoerd. Echter dit heeft onvoldoende resultaat opgeleverd. Prospectieve risico-inventarisatie bespreken in teamoverleg van 8 juni 2015 en resultaat vastleggen met eventuele acties in de notulen. De prospectieve risico-inventarisatie voor 2016 meenemen op de HKZ kalender. (verbeterpunt voor 2015/2016). Jaarlijks agendapunt om eerst gezamenlijk in het teamoverleg te brainstormen. Aan de hand van de in kaart gebrachte risico s worden de resultaten geregistreerd in de notulen en zonodig verbetermaatregelen voorgesteld en opgepakt. IFO OPS 309 2014 07 09 2 / 3
Invulinstructie Bijgaand formulier dient volledig ingevuld inclusief bewijs digitaal ingestuurd te worden naar TÜV Nederland naar het e-mailadres ops@tuv.nl. De volgende rijen/velden dienen door de geauditeerde organisatie volledig ingevuld te worden: ; ; en. Overige informatie wordt door de auditor ingevuld. Toelichting De oorzaakanalyse betreft een onderzoek naar de grondoorzaak van het ontstaan van de afwijking. De correctie is gericht op het opheffen van de afwijking, en De corrigerende maatregel is gericht op het voorkomen van herhaling in de toekomst. Bewijs Lever tegelijkertijd met het formulier tevens bewijs aan van getroffen correcties en/of corrigerende maatregelen. Zonder bewijs van getroffen maatregelen kan de auditor de afwijking niet sluiten. Vervolg Na ontvangst van de documenten zal de lead-auditor beoordelen of de oorzaakanalyse, correctie en corrigerende maatregelen juist- en adequaat zijn. Indien de lead-auditor niet akkoord kan gaan met uw voorstel zal de lead-auditor contact met u opnemen en een toelichting geven waarom hij/zij niet akkoord is. De deadline voor het aanleveren van een correcte oorzaakanalyse en bijbehorende maatregelen blijft zoals in het formulier aangegeven. Stuur het ingevulde document inclusief bewijs naar ops@tuv.nl IFO OPS 309 2014 07 09 3 / 3
TÜV Nederland De Waal 21 C 5684 PH BEST P.O. Box 120 5680 AC BEST NETHERLANDS T: F: E: W: +31 (0) 499-339 500 +31 (0) 499-339 509 info@tuv.nl www.tuv.nl