Het Nieuwe Studielink Berichtenboek voor onderwijsinstellingen Versie: 0.7 Datum: 13-09-2018 Auteur: Jessica Leich
Documentbeheersing Versie Datum Beknopte beschrijving van wijzigingen Auteur(s) 0.1 04-04-2018 Eerste opzet Jessica Leich 0.2 15-06-2018 Aanvulling volgende berichten: 3.5 E-mailadres reeds in gebruik 3.6 Account geblokkeerd wegens overschrijden aantal inlogpogingen 3.7 Niet mogelijk om wachtwoord te resetten omdat account type DigiD is 7.10 Opengestelde betaalwijze Proces: Uitschrijving (alle berichten) Proces: Selectie en Plaatsing (alle berichten) Berichten die op specifieke datum verstuurd worden (beide berichten) Mededeling van de onderwijsinstelling (MSG22) Jessica Leich De volgende e-mails zijn verwijderd: 5.4 Kopie ID opsturen (opgevoerd door instelling) 5.5 Je adresgegevens zijn gewijzigd 6.12 Je inschrijving is ingetrokken 6.13 Vooropleidingsniveau niet voldoende 8.8 Studiestaking bevestigd door instelling 0.3 03-07-2018 Bericht 3.1 Activeer je Studielink-account aangepast ivm uitbreiding trigger bericht Jessica Leich 0.4 19-07-2018 Bericht verwijderd: 5.5 Je adresgegevens zijn gewijzigd 0.5 26-07-2018 Bericht aangepast: 3.5 Emailadres al in gebruik Jessica Leich 0.6 04-09-2018 Triggers verhelderd / meer uitgebreid beschreven voor de volgende e-mails: 7.4 Hoogte collegegeld gewijzigd 10.2 Opengestelde betaling Bericht aangepast: 9.2 Je verzoek tot inschrijving (fixus) is geannuleerd Jessica Leich 1
0.7 13-09-2018 3.8 + 5.2 + 5.3 Opmerking dat deze berichten pas na livegang gebouwd gaan worden. Jessica Leich 2
Inhoud 1. Doel en inhoud berichtenboek... 6 1.1 Type berichten... 6 1.2 Trigger... 6 1.3 Aanpasbare e-mailteksten... 6 2. Inrichten e-mailteksten via Instellingen Dashboard... 9 2.1 Standaardblok met opleidingsgegevens... 10 2.2 Standaard header en footer... 10 2.3 Talen... 10 2.4 Bericht uitschakelen... 10 3. Proces Account aanmaken... 12 3.1 Activeer je Studielink-account... 12 3.2 Nieuw wachtwoord Studielink... 12 3.3 Je Studielink-accounts zijn samengevoegd... 13 3.4 Je Studielink-accounts zijn samengevoegd (DigiD)... 13 3.5 Emailadres al in gebruik... 14 3.6 Studielink-account geblokkeerd... 14 3.7 Inloggen met DigiD... 14 3.8 Controleer je gegevens... 15 4 Proces: Inschrijfverzoek... 16 4.1 Verzoek tot inschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling... 16 4.2 Je verzoek tot inschrijving is geannuleerd (intrekking)... 16 5 Proces: Identificatie en verificatie... 18 5.1 Kopie ID opsturen... 18 5.2 Wijzigingen persoonsgegevens zelf doorgeven... 18 5.3 Identificatie geheimhouding gewijzigd... 19 5.4 Kopie ID opsturen (bericht wordt niet meer verstuurd)... 19 5.5 Je adresgegevens zijn gewijzigd... 19 5.6 Kopie diploma opsturen... 20 6 Proces: Wijzigingen op het inschrijfverzoek... 21 6.1 Je verzoek tot inschrijving is afgewezen... 21 6.2 Hogerejaarsverzoek afgewezen... 21 6.3 Taaltoets vereist... 22 6.4 Taaltoets niet meer van toepassing... 22 6.5 Aanvullende eisen van toepassing... 23 3
6.6 Te verrichten werkzaamheden vereist... 23 6.7 Resultaat taaltoets... 23 6.8 Voldaan aan aanvullende eisen... 24 6.9 Niet voldaan aan aanvullende eisen... 24 6.10 Voldaan aan te verrichten werkzaamheden... 25 6.11 Niet voldaan aan te verrichten werkzaamheden... 25 6.12 Je inschrijving is ingetrokken (bericht wordt niet verstuurd)... 26 6.13 Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding (bericht wordt niet meer verstuurd)... 26 7 Proces: Betaling... 28 7.1 Betaallink voor bevestiging machtiging - bericht dat student doorstuurt aan derde partij... 28 7.2 Machtiging bevestigd door derde... 28 7.3 Machtiging bevestigd... 29 7.4 Hoogte collegegeld gewijzigd... 29 7.5 Incassomachtiging bevestigd... 30 7.6 Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw bevestigen... 30 7.7 Incassomachtiging bevestigd door derde... 31 7.8 Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw laten bevestigen... 31 7.9 Betalingsverplichting voldaan... 32 8 Proces: Uitschrijving... 33 8.1 Verzoek tot uitschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling... 33 8.2 Bevestiging uitschrijving... 33 8.3 Verzoek tot uitschrijving afgewezen... 34 8.4 Uitschrijving ongedaan gemaakt... 34 8.5 Annulering verzoek ongedaan gemaakt... 35 8.6 Annulering inschrijving ongedaan gemaakt... 35 8.7 Datum uitschrijving aangepast... 36 8.8 Studiestaken bevestigd door instelling (bericht wordt niet verstuurd) 36 9 Proces: Selectie en Plaatsing... 38 9.1 Verzoek tot inschrijving (fixus) verstuurd naar de onderwijsinstelling. 38 9.2 Je verzoek tot inschrijving (fixus) is geannuleerd... 38 9.3 Maximum aantal verzoeken bereikt: annuleer een van je verzoeken... 39 9.4 Uiterste aanmelddeadline fixusopleiding verstreken... 39 9.5 Toewijzing rangnummer... 40 4
9.6 Accepteer binnen 14 dagen je plaats in Studielink... 41 9.7 Herinnering accepteer je plaats... 42 9.8 Plaats vervallen... 42 9.9 Controleer je verbruikte selectiepogingen voor 1 september [artal (huidig)]... 43 9.10 Selectiepoging verwijderd... 44 9.11 Selectiepoging hersteld... 44 10 Berichten die op een specifieke datum worden verstuurd... 45 10.1 Je kunt je nu herinschrijven... 45 10.2 Opengestelde betaling... 45 11 Mededeling van de onderwijsinstelling (MSG22)... 47 11.1 Mededeling van de onderwijsinstelling... 47 5
1. Doel en inhoud berichtenboek In het Nieuwe Studielink is het voor onderwijsinstellingen mogelijk om de inhoud van bepaalde berichten naar eigen inzicht aan te passen of in zijn geheel uit te schakelen. Het doel van dit berichtenboek is om per procesflow in Studielink Frontoffice (dat wat de student ziet in Studielink) inzicht te geven in: - Welke e-mails worden verstuurd vanuit Studielink; - Welke berichten door de instelling ingericht kunnen worden. 1.1 Type berichten In dit berichtenboek is per bericht aangegeven om welk type bericht het gaat: - Niet aanpasbaar: deze teksten zijn alleen door Studielink aanpasbaar en kunnen niet worden uitgeschakeld. - Aanpasbaar: deze teksten zijn volledig aanpasbaar voor de onderwijsinstelling en kunnen wel worden uitgeschakeld. 1.2 Trigger Per bericht wordt aangegeven welke trigger ervoor zorgt dat het bericht wordt verstuurd. 1.3 Aanpasbare e-mailteksten De tekst die in dit berichtenboek worden getoond bij berichten van het type Aanpasbaar, dienen enkel als voorbeeld voor wat er in dit bericht gezet kan worden. Deze voorbeeldteksten zullen niet worden vertaald in Engels en Duits. In de tabel hieronder is aangegeven welke parameters / tags in het bericht opgenomen kunnen worden en of er een standaard opleidingsblok wordt meegestuurd. 6
Onderwerp e-mail Mogelijke tags Standaardblok met opleidingsgegevens Voorbeeld in berichtenboek? Bevestiging verzoek tot inschrijving Datum VTI Bevestiging verzoek tot inschrijving (fixus) Datum VTI Je kunt je nu herinschrijven Opleidingsnaam (instelling) Uit te voeren toets taaltoets Taaltoets niet meer van toepassing Uit te voeren toets Aanvullende eis Uit te voeren toets Te verrichten werkzaamheden Resultaat taaltoets Afgewezen Resultaat aanvullende toets Goedgekeurd Resultaat aanvullende toets Afgewezen Resultaat te verrichten werkzaamheden Goedgekeurd Resultaat te verrichten werkzaamheden Afgewezen Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding Zelf identificatie regelen via de instelling Instellingsnaam Nee Laten identificeren bij instelling Instellingsnaam Nee 7
Adresgegevens gewijzigd bij decentrale identificatie Instellingsnaam Nee Vooropleiding moet door de onderwijsinstelling gecontroleerd worden Instellingsnaam Nee Opengestelde betaalwijze Instellingsnaam, Nee Bedrag collegegeld, Administratiekoste n, Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Ontvangen collegegeld Instellingsnaam Nee Hoogte van het collegegeld Instellingsnaam, Nee is gewijzigd Bedrag collegegeld, Administratiekoste n, Aantal termijnen, Incassodatum termijnen, Incassodatum ineens Verzoek is door instelling afgekeurd Datum bericht Verzoek inschrijving als hogerejaars Afgekeurd Datum bericht Je inschrijving is ingetrokken Huidige datum Verzoek tot uitschrijven niet gehonoreerd Datum bericht Studiestaken bevestigd door instelling Datum bericht Uitschrijving bevestigd door instelling Datum bericht, Opleidingsnaam 8
Uitschrijving ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Annulering ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Intrekking ongedaan gemaakt door instelling Instellingsnaam Datum uitschrijving aangepast Instellingsnaam, Datum uitgeschreven 2. Inrichten e-mailteksten via Instellingen Dashboard In het Instellingen Dashboard onder Instellingen > E-mailteksten is een overzicht van de door instellingen in te richten e-mails te vinden. Door op de knop Gegevens wijzigen te klikken, kan het bericht worden gevuld. Let op: Bij de oplevering van het Dashboard zijn de berichten leeg, het is dus noodzakelijk dat de instelling de berichten vult, anders worden ze NIET verstuurd. Achter de knop Gegevens wijzigen staat of het bericht op dit moment wel of niet wordt verzonden, met andere woorden; is er wel of niet een tekst in het Nederlandse bericht ingevuld. Door op de titel van de e-mail te klikken klapt de e-mailtekst open en kan de inhoud bekeken worden. De titel van de e-mail is tevens het onderwerp van de e-mail, deze kan niet door de instelling worden aangepast. De parameters of tags die gebruikt kunnen worden zijn per bericht zichtbaar in de vorm van een knop. In het voorbeeld hieronder is de beschikbare parameter Datum VTI. 9
2.1 Standaardblok met opleidingsgegevens Bij een aantal van de e-mails zal een standaardblok met opleidingsgegevens worden toegevoegd aan de e-mail indien deze wordt verstuurd. Dit blok ziet er als volgt uit: Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> De gegevens tussen < > worden gevuld met gegevens uit de database. 2.2 Standaard header en footer Alle e-mails die worden uitgestuurd worden voorzien van een standaard header en footer. De header is: Beste <roepnaam student> en footer is: Met vriendelijke groet, Studielink. Alle instellingse-mails worden voorzien van de volgende footer: Met vriendelijke groet, Studielink namens <instellingsnaam>. De gegevens tussen < > worden gevuld met gegevens uit de database. Het is dus niet nodig zelf een header of footer in Dashboard in te vullen, want dan wordt deze dubbel verstuurd. 2.3 Talen De teksten kunnen in Nederlands, Engels en Duits worden ingevoerd. Als alléén Nederlands wordt ingevuld, dan ontvangen studenten met een Engelse en Duitse taalvoorkeur het bericht in het Nederlands. Wordt Engels ook ingevuld, maar geen Duits, dan krijgen studenten met een Duitse taalvoorkeur het bericht in het Engels. Aandachtspunt: Wanneer dezelfde tekst in meerdere taalopties is gekopieerd en er moet een wijziging in de tekst plaatsvinden, dan moet de wijziging bij alle taalopties worden doorgevoerd. Dit gebeurt niet automatisch. 2.4 Bericht uitschakelen Om het bericht uit te schakelen kan de instelling het Nederlandse bericht leeglaten. Dit zorgt ervoor dat het bericht niet wordt verstuurd. Overigens hebben studenten tijdens workshops aangegeven dat zij sommige e- mails (bijvoorbeeld Bevestiging ingediend verzoek en Voldaan aan betalingsverplichting ) op prijs stellen als bewijs. Advies is om hier rekening 10
mee te houden wanneer er besloten wordt een e-mail via Studielink uit te schakelen, door bijvoorbeeld een soortgelijke e-mail vanuit het eigen pakket te versturen. 11
3. Proces Account aanmaken 3.1 Activeer je Studielink-account Trigger: email wordt verstuurd: - na het klikken op Aanvragen account wanneer de student voor het eerst zijn account aanmaakt. - nadat de instelling via een msg34 een account heeft aangemaakt. - Nadat de student zijn emailadres heeft aangepast in zijn Dashboard onder Gegevens. - Nadat de instelling het emailadres van de student heeft aangepast. Onderwerp: Activeer je Studielink-account / verifieer je e-mailadres Je ontvangt deze e-mail om een van onderstaande redenen: je hebt een Studielink-account aangemaakt; de onderwijsinstelling heeft een Studielink-account voor je aangemaakt; je hebt je e-mailadres aangepast; de onderwijsinstelling heeft je e-mailadres aangepast; Als je nog geen wachtwoord hebt, dan ontvang je hierover nog een aparte e- mail. Klik op onderstaande link om je account te activeren / je nieuwe e-mailadres te verifiëren: Activeer account / Verifieer e-mailadres Opent de link niet? Kopieer en plak onderstaande regel dan in de adresbalk van je internetbrowser: <url> De activatielink is 2 dagen geldig. Is de activatielink verlopen? Maak dan een nieuw account aan of log in met je oude e-mailadres om nogmaals je e-mailadres te wijzigen. 3.2 Nieuw wachtwoord Studielink Trigger: Email wordt verstuurd: Wanneer student klikt op de knop Wachtwoord vergeten. Wanneer de onderwijsinstelling in het Dashboard het emailadres van de student heeft aangepast én de student nog niet eerder een wachtwoord heeft gehad in Het Nieuwe Studielink Wanneer de onderwijsinstelling middels een MSG34 een account heeft aangemaakt voor de student. 12
Onderwerp: Nieuw wachtwoord Studielink Je ontvangt deze email omdat: - je een verzoek hebt gedaan voor een nieuw wachtwoord voor je Studielink-account, of; - de onderwijsinstelling je e-mailadres heeft aangepast, of; - de onderwijsinstelling een Studielink-account voor je heeft aangemaakt. Klik op onderstaande link om je wachtwoord aan te maken. Nieuw wachtwoord aanmaken Opent de link niet? Kopieer en plak onderstaande regel dan in de adresbalk van je internetbrowser: <url> Let op, de link is 2 dagen geldig. Maak daarom direct je nieuwe wachtwoord aan. 3.3 Je Studielink-accounts zijn samengevoegd Trigger: Studielink voegt twee accounts van dezelfde student samen zonder DigiD Onderwerp: Je Studielink-accounts zijn samengevoegd Studielink heeft meer dan een account gevonden onder jouw persoonsgegevens. De accounts zijn samengevoegd onder het volgende e-mailadres: [Emailadres student]. Je kunt voortaan inloggen met dit e-mailadres. De overige accounts zijn opgeheven en kunnen niet meer gebruikt worden. Om in te loggen ga je naar www.studielink.nl. 3.4 Je Studielink-accounts zijn samengevoegd (DigiD) Trigger: Studielink voegt 2 accounts van een student samen. Op minimaal één van beide accounts had de student al eens ingelogd met DigiD. Onderwerp: Je Studielink-accounts zijn samengevoegd (DigiD) Studielink heeft meer dan een account gevonden onder jouw persoonsgegevens. De accounts zijn samengevoegd. Je kunt voortaan inloggen met je DigiD. De overige accounts zijn opgeheven en kunnen niet meer gebruikt worden. Het 13
volgende e-mailadres is nu in Studielink opgenomen: [Emailadres student]. Om in te loggen ga je naar www.studielink.nl. 3.5 Emailadres al in gebruik Trigger: Er is geprobeerd een nieuw Studielink-account (DigiD of Studielink) aan te maken met een e-mailadres dat al bekend is in Studielink. Studielink stuurt in dat geval deze e-mail naar het betreffende e-mailadres. Onderwerp: E-mailadres al in gebruik Iemand heeft geprobeerd een Studielink-account aan te maken met het e- mailadres waarop je deze e-mail ontvangt. Was je dit zelf? Als je wilt inloggen met DigiD dan moet je eerst je Nederlandse woonadres in Studielink zetten. Als je adres in Studielink is aangepast naar een Nederlands adres kun je op dit account voortaan inloggen met je DigiD. Tot die tijd kun je alleen inloggen via Inloggen zonder DigiD. Heb je geen DigiD, kies dan voor Inloggen zonder DigiD. Via Wachtwoord vergeten kun je eventueel een nieuw wachtwoord aanvragen. Was je dit niet zelf? 3.6 Studielink-account geblokkeerd Trigger: Zodra de student met een account zonder DigiD 5 keer het verkeerde wachtwoord heeft ingevoerd, wordt deze email verstuurd. Onderwerp: Studielink-account geblokkeerd Je Studielink-account is geblokkeerd omdat je vijf keer een verkeerd wachtwoord hebt ingevoerd. Deblokkeer je account via www.studielink.nl. Klik op Inloggen zonder DigiD en kies voor Wachtwoord vergeten?. 3.7 Inloggen met DigiD Trigger: Een student met een DigiD account kiest voor Inloggen zonder DigiD 14
en klikt op Wachtwoord vergeten. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een student zijn DigiD niet meer weet. Onderwerp: Inloggen met DigiD Je hebt een nieuw wachtwoord voor je Studielink-account aangevraagd. Dit kan niet omdat je met DigiD inlogt. Weet je je DigiD gebruikersnaam en/of wachtwoord niet meer? Ga dan naar www.digid.nl. 3.8 Controleer je gegevens Let op: deze e-mail is nog niet gebouwd voor livegang en zal nog niet worden verstuurd. Ontwikkeling van deze e-mail staat gepland voor Q1 2019. Trigger: Wanneer er ten tijde van het aanmaken van het Studielink account mbv DigiD geen verbinding mogelijk was met DUO dan kan de student toch doorgaan met het aanmaken van het account en het indienen van het verzoek. Zodra er weer contact is met DUO worden vooropleiding- en persoonsgegevens die door de student zijn ingevuld, overschreven door de gegevens van DUO. Op dat moment ontvangt de student deze mail met het verzoek de overschreven gegevens te controleren. Onderwerp: Controleer je gegevens Je hebt onlangs een Studielink-account aangemaakt. Op het moment van het aanmaken was er tijdelijk geen verbinding met DUO. Inmiddels is de verbinding met DUO hersteld en zijn de door jou ingevulde vooropleiding- en persoonsgegevens overschreven door de bij DUO geregistreerde gegevens. Controleer deze gegevens de eerstvolgende keer dat je inlogt in Studielink. Klopt er iets niet aan je persoonsgegevens? Neem dan contact op met de gemeente waar je ingeschreven bent. Klopt er iets niet aan je vooropleidinggegevens? Neem dan contact op met de school waar je de opleiding volgt/hebt gevolgd. 15
4 Proces: Inschrijfverzoek 4.1 Verzoek tot inschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling Trigger: De student doet een nieuw inschrijfverzoek in Studielink, wat een bericht03 (inschrijfverzoek) naar de instelling tot gevolg heeft. Onderwerp: Verzoek tot inschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is ingediend op [Datum VtI] en is doorgestuurd naar de onderwijsinstelling. Wat moet je nu doen? Houd je To Do acties in Studielink in de gaten voor aanvullende acties om je inschrijving af te ronden. Controleer regelmatig de voortgang van je verzoek. Ga hiervoor naar je Studielink Dashboard en kijk onder Opleidingen. Controleer de website van de onderwijsinstelling voor eventuele vervolgstappen om je inschrijving af te ronden. Controleer regelmatig de inbox en de spamfolder van het e-mailadres dat in Studielink geregistreerd staat. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 4.2 Je verzoek tot inschrijving is geannuleerd (intrekking) Trigger: De student voert een verzoek tot intrekking in bij Studielink en de instelling ontvangt bericht 35 met daarin status = G. Of de instelling heeft een msg31 gestuurd met status = G. Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is geannuleerd Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is geannuleerd op [Datum bericht]. 16
De betalingsverplichting voor deze opleiding is hiermee komen te vervallen. Indien van toepassing ontvang je restitutie van het collegegeld. Indien je ook een verzoek tot inschrijving hebt ingediend bij (een) andere onderwijsinstelling(en), zorg er dan voor dat je de betaling van het collegegeld bij deze instelling(en) regelt. Opleidingsnaam (instelling) Opleidingsnaam (landelijk) Soort opleiding <naam opleiding> <naam opleiding> <periode> 17
5 Proces: Identificatie en verificatie 5.1 Kopie ID opsturen Trigger: Student heeft een buitenlands woonadres en heeft een VTI ingediend (en er is een msg03 verstuurd). Voorwaarde is tevens dat de student deze email niet al op een eerder moment heeft ontvangen. Onderwerp: Kopie ID opsturen Je persoonsgegevens moeten door [Instellingsnaam] worden gecontroleerd. Stuur daarom een kopie van je identiteitsbewijs (geen rijbewijs) naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je persoonsgegevens. 5.2 Wijzigingen persoonsgegevens zelf doorgeven Let op: deze e-mail is nog niet gebouwd voor livegang en zal nog niet worden verstuurd. Ontwikkeling van deze e-mail staat gepland voor Q1 2019. Trigger: DUO ontvangt bericht van de BRP (voorheen GBA) dat de gegevens van de student niet langer meer zijn opgenomen in de BRP (doorgaans omdat de student naar het buitenland is verhuisd). DUO stuurt een bericht naar Studielink dat het niet langer mogelijk is geactualiseerde gegevens te leveren. Studielink stelt de student op de hoogte dat deze voortaan wijzigingen zelf moet doorgeven. Onderwerp: Wijzigingen persoonsgegevens zelf doorgeven Studielink heeft bericht ontvangen dat je persoonsgegevens en woonadres niet meer zijn opgenomen in de Basisregistratie personen (BRP). Dit betekent dat je gegevens niet bekend zijn bij de hogeschool of universiteit waar je studeert en bij DUO. Geef wijzigingen in je persoonsgegevens en/of woonadres zelf door aan deze instanties. Vanaf het moment dat je weer in Nederland woont en je actuele Nederlandse adres bekend is bij de Basisregistratie personen (BRP) neemt Studielink dat adres automatisch over. 18
5.3 Identificatie geheimhouding gewijzigd Let op: deze e-mail is nog niet gebouwd voor livegang en zal nog niet worden verstuurd. Ontwikkeling van deze e-mail staat gepland voor Q1 2019. Trigger: DUO ontvangt bericht van de BRP (voorheen GBA) dat de student zijn status in de BRP heeft omgezet naar BRP gegevens geheim. DUO stuurt een bericht naar Studielink dat het niet langer mogelijk is geactualiseerde gegevens te leveren. Studielink stelt de student op de hoogte dat deze voortaan wijzigingen zelf moet doorgeven. Onderwerp: Indicatie geheimhouding gewijzigd Studielink heeft bericht ontvangen dat je hebt gekozen voor geheimhouding van je persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP). Dit betekent dat je eventuele wijzigingen in jouw persoonsgegevens en/of woonadres zelf tijdig moet doorgeven aan de hogeschool of universiteit waar je studeert en aan DUO. 5.4 Kopie ID opsturen (bericht wordt niet meer verstuurd) Let op: deze e-mail is in HNS niet herbouwd, echter staat deze nog wel tussen de in te richten e-mails in Dashboard Instellingen. Het vullen van deze e- mail zorgt er dus niet voor dat het bericht wordt verstuurd naar de student. Na livegang zal het bericht in Dashboard Instellingen worden verwijderd. Trigger: De onderwijsinstelling heeft een student opgevoerd in Studielink (via msg34) of heeft de gegevens van de student gewijzigd zonder een decentrale verificatie af te geven (msg04). De student is nog niet geïdentificeerd en voldoet niet aan één van bovenstaande situaties. Onderwerp: Kopie ID opsturen opgevoerd door instelling Je persoonsgegevens moeten door [Instellingsnaam] worden gecontroleerd. Stuur daarom een kopie van je identiteitsbewijs (geen rijbewijs) naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je persoonsgegevens. 5.5 Je adresgegevens zijn gewijzigd Let op: deze e-mail is in HNS niet herbouwd, echter staat deze nog wel tussen de in te richten e-mails in Dashboard Instellingen. Het vullen van deze e- mail zorgt er dus niet voor dat het bericht wordt verstuurd naar de student. Na livegang zal het bericht in Dashboard Instellingen worden verwijderd. Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student geïdentificeerd is (persoonsverificatie uitgevoerd). De instelling stuurt bericht 04 naar Studielink, met daarin: Geverifieerd status personalia = C of D. Hierbij wordt het BRP adres van de student veranderd van een Nederlands adres naar een buitenlands 19
adres. Onderwerp: Je adresgegevens zijn gewijzigd [Instellingsnaam] heeft je persoons- en/of adresgegevens gewijzigd. Je adres is gewijzigd van een Nederlands naar een buitenlands adres. Zolang je een buitenlands adres hebt, moet je wijzigingen in dit adres zelf in Studielink doorvoeren. Vanaf het moment dat je weer in Nederland woont en je actuele Nederlandse adres bekend is bij de Basisregistratie personen (BRP) neemt Studielink dat adres automatisch over. Vanuit het buitenland kun je je DigiD blijven gebruiken om in te loggen op Studielink. Log minstens één keer per jaar in met je DigiD zodat deze niet verloopt. 5.6 Kopie diploma opsturen Trigger: Dit is een bulk e-mail, wat betekent dat op gezette tijden wordt gekeken of er studenten zijn die deze email moeten ontvangen. Deze wordt onder de volgende voorwaarden uitgestuurd: De student heeft voor deze instelling alleen niet-geverifieerde vooropleidingen (dus geen DUO vooropleidingen en geen verificaties van deze instelling) De student heeft minimaal één actief VtI bij deze instelling (status = V) De student heeft nog geen e-mail ontvangen van deze instelling over kopie diploma opsturen. De student krijgt deze e-mail maar één keer per instelling. Onderwerp: Kopie diploma opsturen Je vooropleiding moet door [Instellingsnaam] worden gecontroleerd. Stuur daarom een gewaarmerkte kopie van je diploma en cijferlijst naar je onderwijsinstelling. Het kan zijn dat er een deadline geldt voor de verificatie van je vooropleiding. 20
6 Proces: Wijzigingen op het inschrijfverzoek 6.1 Je verzoek tot inschrijving is afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het inschrijfverzoek van de student is afgewezen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: Status = R Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is afgewezen Je verzoek tot inschrijving is afgewezen door de onderwijsinstelling op [Datum bericht]. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.2 Hogerejaarsverzoek afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het verzoek om als hogerejaars in te stromen niet is geaccepteerd. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: nonfirstyearaccepted = F Onderwerp: Hogerejaarsverzoek afgewezen Je verzoek tot inschrijving als hogerejaars is afgewezen op [Datum bericht]. Wil je je als eerstejaars inschrijven voor deze opleiding, trek dan het huidige verzoek in en dien vervolgens een nieuw verzoek tot inschrijving in. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 21
6.3 Taaltoets vereist Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student een taaltoets moet doen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = O Onderwerp: Taaltoets vereist Voor onderstaande opleiding gelden aanvullende eisen waaraan je moet voldoen voordat je ingeschreven kunt worden. De onderwijsinstelling verzoekt je een taaltoets met goed gevolg af te leggen. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.4 Taaltoets niet meer van toepassing Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student geen taaltoets (meer) hoeft te doen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = N Onderwerp: Taaltoets niet meer van toepassing In tegenstelling tot eerder bericht, is de taaltoets voor onderstaande opleiding niet (meer) van toepassing. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 22
6.5 Aanvullende eisen van toepassing Trigger: De instelling geeft door aan Studielink dat de student moet voldoen aan aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statusadditionalrequirement = O Onderwerp: Aanvullende eisen van toepassing Voor onderstaande opleiding gelden aanvullende eisen waaraan je moet voldoen voordat je ingeschreven kunt worden. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.6 Te verrichten werkzaamheden vereist Trigger: De instelling geeft door aan Studielink dat de student moet voldoen aan eisen te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = O Onderwerp: Te verrichten werkzaamheden vereist Er gelden voor onderstaande opleiding eisen met betrekking tot te verrichten werkzaamheden. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.7 Resultaat taaltoets Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student de taaltoets niet 23
met goed gevolg heeft afgelegd. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statuslanguagerequirement = A Onderwerp: Resultaat taaltoets Voor onderstaande opleiding heb je een taaltoets afgelegd. Het behaalde resultaat is niet voldoende. Hierdoor voldoe je niet aan de aanvullende eisen voor inschrijving. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.8 Voldaan aan aanvullende eisen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student heeft voldaan aan de aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusjobrequirement = G Onderwerp: Voldaan aan aanvullende eisen Je hebt voldaan aan de aanvullende eisen voor onderstaande opleiding. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.9 Niet voldaan aan aanvullende eisen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student niet heeft voldaan aan de aanvullende eisen. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusjobrequirement = A Onderwerp: Niet voldaan aan aanvullende eisen 24
Je hebt niet voldaan aan de aanvullende eisen voor onderstaande opleiding. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.10 Voldaan aan te verrichten werkzaamheden Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student heeft voldaan aan de te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = G Onderwerp: Voldaan aan te verrichten werkzaamheden Je hebt voldaan aan de eisen die worden gesteld aan de te verrichten werkzaamheden voor onderstaande opleiding. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.11 Niet voldaan aan te verrichten werkzaamheden Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de student niet heeft voldaan aan de te verrichten werkzaamheden. De instelling stuurt bericht 31 of 34 naar Studielink met daarin: statusactivityrequirement = A Onderwerp: Niet voldaan aan te verrichten werkzaamheden Je hebt niet voldaan aan de eisen die worden gesteld aan de te verrichten werkzaamheden voor onderstaande opleiding. 25
Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.12 Je inschrijving is ingetrokken (bericht wordt niet verstuurd) Let op: deze e-mail is in HNS niet herbouwd, echter staat deze nog wel tussen de in te richten e-mails in Dashboard Instellingen. Het vullen van deze e- mail zorgt er dus niet voor dat het bericht wordt verstuurd naar de student. Na livegang zal het bericht in Dashboard Instellingen worden verwijderd. Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de inschrijving van de student is ingetrokken. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink, met daarin: Status = G. Dit gebeurt op verzoek van student of onderwijsinstelling. Onderwerp: Je verzoek tot inschrijving is ingetrokken Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is door de onderwijsinstelling ingetrokken op [Huidige datum]. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 6.13 Vooropleidingsniveau niet voldoende voor deze opleiding (bericht wordt niet meer verstuurd) Let op: deze e-mail is in HNS niet herbouwd, echter staat deze nog wel tussen de in te richten e-mails in Dashboard Instellingen. Het vullen van deze e- mail zorgt er dus niet voor dat het bericht wordt verstuurd naar de student. Na livegang zal het bericht in Dashboard Instellingen worden verwijderd. Trigger: De onderwijsinstelling geeft aan Studielink door dat de student deficiënt is. Een bericht msg31 of msg35 van de onderwijsinstelling naar Studielink met 26
daarin: Deficiëntie status = D Onderwerp: Vooropleidingsniveau niet voldoende Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is afgewezen. De onderwijsinstelling heeft bepaald dat je niet voldoet aan de vooropleidingseisen. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 27
7 Proces: Betaling 7.1 Betaallink voor bevestiging machtiging - bericht dat student doorstuurt aan derde partij Trigger: De instelling stuurt bericht 20 naar Studielink met daarin de hoogte van het collegegeld en de student heeft aangegeven dat iemand anders betaalt per digitale machtiging. Onderwerp: Betaallink voor bevestiging machtiging In Studielink heb je aangegeven dat iemand anders het collegegeld gaat betalen met een digitale machtiging. De machtiging moet bevestigd worden door degene die betaalt. Stuur dit bericht met betaallink door naar de betreffende persoon (dit kan alleen vanuit je mailbox, je hebt dit bericht ook als e-mail ontvangen). Betaallink Opent de link niet? Kopieer en plak dan de onderstaande regel in de adresbalk van je internetbrowser: [Uitgeschreven URL] De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.2 Machtiging bevestigd door derde Trigger: De persoon die de machtiging moet ondertekenen (de derde ) heeft de machtiging bevestigd. Onderwerp: Machtiging bevestigd door derde De digitale machtiging is bevestigd door degene die je collegegeld betaalt. De machtiging is verstuurd naar de [onderwijsinstelling] voor het studiejaar [studiejaar]. Met het bevestigen van de digitale machtiging is een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Wil je nog veranderingen aanbrengen in je betaalgegevens? Neem dan contact op met je onderwijsinstelling. 28
De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.3 Machtiging bevestigd Trigger: De student heeft de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verzonden naar de onderwijsinstelling. De student krijgt een mededeling dat hij een betaalverplichting is aangegaan. Onderwerp: Machtiging bevestigd Je hebt de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verstuurd naar de [instellingsnaam] voor het studiejaar [studiejaar]. Met het bevestigen van de digitale machtiging ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Wil je nog veranderingen aanbrengen in je betaalgegevens? Neem dan contact op met je onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.4 Hoogte collegegeld gewijzigd Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat de hoogte van het collegegeld gewijzigd is. De instelling stuurt bericht 20 naar Studielink, met daarin tuitionamount > 1.0 NADAT de student de digitale machtiging bevestigd heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er in de loop van het collegejaar veranderingen optreden vanwege veranderingen in de situatie van de student of omdat de student bijvoorbeeld een andere opleiding erbij doet die duurder is. Voor deze email draait elke zes uur een batchproces dat controleert of er aan de voorwaarden wordt voldaan. De email wordt meestal dus niet onmiddellijk na de msg20 verstuurd, maar binnen 6 uur daaropvolgend. Onderwerp: Hoogte collegegeld gewijzigd [Instellingsnaam] heeft de hoogte van je collegegeld gewijzigd. Het nieuwe 29
collegegeldbedrag is [Bedrag collegegeld]. Dit wordt verrekend met het reeds betaalde collegegeld. Als iemand anders het collegegeld betaalt, breng diegene dan van deze wijziging op de hoogte. De onderwijsinstelling kan het bedrag van de machtiging aanpassen als er veranderingen optreden in de hoogte van het te betalen bedrag collegegeld als gevolg van wet- en regelgeving of wijzigingen in de inschrijfhistorie. 7.5 Incassomachtiging bevestigd Trigger: De student heeft de digitale incassomachtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Succes van de bank. De validationreference wordt opgeslagen en naar de instelling gestuurd via de msg47. Onderwerp: Incassomachtiging bevestigd Je hebt de digitale machtiging bevestigd. De machtiging is verstuurd naar de [onderwijsinstelling] voor het studiejaar [studiejaar]. Met het bevestigen van deze betaling ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. Verandert je rekeningnummer? Geef dit dan door via Studielink. 7.6 Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw bevestigen Trigger: De student heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Pending of Open van de bank. De validationreference wordt opgeslagen. De transaction zal periodiek worden vervolgd in het batchproces tot er een andere status wordt ontvangen. Zodra de status Cancelled, Expired of Failure wordt teruggegeven ontvangt de student deze email. Onderwerp: Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw bevestigen Het is niet gelukt de digitale machtiging voor betaling van je collegegeld af te geven. Voer opnieuw je betaalgegevens in via de actie in je To Do lijst. In je digitale bankomgeving kun je nagaan waarom het machtigen mislukt is. Neem bij vragen contact op met je bank. 30
Heb je je verzoek tot inschrijving inmiddels ingetrokken, dan ontvang je dit bericht ter kennisgeving en hoef je verder geen actie te ondernemen. 7.7 Incassomachtiging bevestigd door derde Trigger: Een derde heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Succes van de bank. De validationreference wordt opgeslagen en naar de instelling gestuurd via de msg47. Onderwerp: Incassomachtiging bevestigd door derde De digitale machtiging is bevestigd door degene die je collegegeld betaalt. De machtiging is verstuurd naar de onderwijsinstelling. Met het bevestigen van deze betaling ben je een onomkeerbare betalingsverplichting aangegaan met de onderwijsinstelling. Deze betaalverplichting kan uitsluitend ongedaan worden gemaakt door voor aanvang van het studiejaar het verzoek tot inschrijving te annuleren / in te trekken. Na aanvang van het studiejaar kan uitsluitend nog een verzoek tot uitschrijving worden ingediend. Hieraan zijn wettelijke termijnen en financiële consequenties verbonden. 7.8 Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw laten bevestigen Trigger: De persoon die het collegegeld gaat betalen heeft de digitale incasso machtiging afgegeven en deze krijgt de StatusRespons Pending of Open van de bank. De validationreference wordt opgeslagen. De transaction zal periodiek worden vervolgd in het batch-proces tot er een andere status wordt ontvangen. Zodra de status Cancelled, Expired of Faillure wordt teruggegeven ontvangt de student deze email. Onderwerp: Nieuwe To Do actie: machtiging opnieuw laten bevestigen Degene die je collegegeld betaalt, heeft geprobeerd de digitale machtiging te bevestigen. Dit is niet gelukt. Voer opnieuw je betaalgegevens in via de actie in je To Do lijst. In de digitale bankomgeving kan worden nagegaan waarom het machtigen mislukt is. Neem bij vragen contact op met de bank. Heb je je verzoek tot inschrijving inmiddels ingetrokken, dan ontvang je dit bericht ter kennisgeving en hoef je verder geen actie te ondernemen. 31
7.9 Betalingsverplichting voldaan Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het collegegeld betaald is. De instelling stuurt bericht 19 naar Studielink daarin tuitionpaid = T. Onderwerp: Betalingsverplichting voldaan Je hebt voldaan aan de betalingsverplichting van het collegegeld bij [Instellingsnaam]. Volgens de wet ben je maar bij één onderwijsinstelling het wettelijk bepaalde collegegeld verschuldigd. Als je ook een opleiding bij een andere onderwijsinstelling gaat volgen, vraag dan bij de onderwijsinstelling waar je wettelijk collegegeld hebt betaald een bewijs van betaald collegegeld (BBC) aan. Mogelijk geeft het BBC vrijstelling van het betalen van collegegeld aan de andere instelling. Deze regeling geldt niet wanneer je instellingscollegegeld betaalt, in dat geval is het mogelijk dat je twee keer het instellingscollegegeld dient te betalen. Voor meer informatie, klik hier. Tip: in het bericht kan eventueel een link worden opgenomen naar een website of -formulier waar(mee) een BBC aangevraagd kan worden. 32
8 Proces: Uitschrijving 8.1 Verzoek tot uitschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling Trigger: De student dient een verzoek tot uitschrijving in bij Studielink of geeft aan dat hij niet wil herinschrijven. Studielink stuurt bericht 35 status = U of 25 status N naar de instelling. Onderwerp: Verzoek tot uitschrijving verstuurd naar de onderwijsinstelling Je verzoek tot uitschrijving is ingediend op [Datum verzoek tot uitschrijving ingediend]. Je hebt verzocht om uitgeschreven te worden per [Datum wanneer student uitgeschreven wil worden]. Je onderwijsinstelling informeert je over de voortgang van de afhandeling van je verzoek tot uitschrijving en eventuele restitutie. Indien je nog bij (een) andere instelling(en) ingeschreven bent, moet je daar mogelijk op een andere manier je betaling regelen. Neem hierover contact op met de betreffende instelling(en). Wil je nog veranderingen aanbrengen in je verzoek tot uitschrijving neem dan direct contact op met je hogeschool of universiteit. Gebruik je in Studielink nog het e-mailadres van je hogeschool of universiteit? Hier heb je mogelijk binnenkort geen toegang meer toe; verander daarom je e- mailadres in een privé e-mailadres zoals Hotmail of Gmail zodat je ook na uitschrijving gebruik kunt blijven maken van Studielink. 8.2 Bevestiging uitschrijving Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het verzoek tot uitschrijven is gehonoreerd. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: Status = U Onderwerp: Bevestiging uitschrijving De onderwijsinstelling heeft laten weten dat je per [Datum bericht] bent uitgeschreven of uitgeschreven wordt voor de opleiding [Opleidingsnaam]. Gebruik je in Studielink nog het e-mailadres van je hogeschool of universiteit? Hier heb je mogelijk binnenkort geen toegang meer toe; verander daarom je e- mailadres in een privé e-mailadres zoals Hotmail of Gmail zodat je ook na uitschrijving gebruik kunt blijven maken van Studielink. Houd er rekening mee dat je uitschrijving gevolgen kan hebben voor je recht op studiefinanciering en studentenreisproduct. Ga hiervoor naar de website van DUO. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> 33
Opleidingsnaam (landelijk) Soort opleiding <naam opleiding> <periode> 8.3 Verzoek tot uitschrijving afgewezen Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het verzoek tot uitschrijven niet is gehonoreerd. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink, met status = I en stopinfo datum gevuld Onderwerp: Verzoek tot uitschrijving afgewezen Je verzoek tot uitschrijving voor onderstaande opleiding is afgewezen. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 8.4 Uitschrijving ongedaan gemaakt Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat een eerder door de instelling bevestigde uitschrijving ongedaan is gemaakt. De status van het verzoek tot uitschrijven bij de student gaat terug naar Verzoek tot uitschrijving. (NB: de onderwijsinstelling kan het verzoek tot uitschrijving hierna opnieuw in behandeling nemen of het verzoek, via msg31, afwijzen). De instelling stuurt bericht 48 naar Studielink met daarin: Soort herstel = U. Onderwerp: Verzoek tot uitschrijving ongedaan gemaakt [Instellingsnaam] heeft een eerder doorgevoerde uitschrijving van de hieronder genoemde opleiding ongedaan gemaakt. Dit betekent dat de status van het verzoek tot inschrijving is teruggezet naar de status die het had voordat de uitschrijving door de onderwijsinstelling werd bevestigd. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Met opmerkingen [JL1]: Bericht nog niet ontwikkeld voor livegang, trigger mogelijk herzien 34
Soort opleiding <periode> 8.5 Annulering verzoek ongedaan gemaakt Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat een eerder door de instelling uitgevoerde annulering van een verzoek tot inschrijving (status Verzoek tot inschrijving) onterecht was en ongedaan is gemaakt of dat een eerdere bevestiging van een verzoek tot annuleren ten onrechte is verzonden. De status van het verzoek bij de student gaat terug naar verzoek tot inschrijving. De instelling stuurt bericht 48 naar Studielink met daarin: Soort herstel = G Onderwerp: Annulering verzoek ongedaan gemaakt [Instellingsnaam] heeft een eerder doorgevoerde annulering van de hieronder genoemde opleiding ongedaan gemaakt. Dit betekent dat de status van het verzoek tot inschrijving is teruggezet naar de status die het had voordat de uitschrijving door de onderwijsinstelling werd bevestigd. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> Met opmerkingen [JL2]: Bericht nog niet ontwikkeld voor livegang, trigger mogelijk herzien 8.6 Annulering inschrijving ongedaan gemaakt Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat een eerder door de instelling uitgevoerde intrekking van een Inschrijving (status Ingeschreven vóór startdatum) onterecht was en ongedaan is gemaakt of dat een eerdere bevestiging van een verzoek tot intrekking ten onrechte is verzonden. De status van het verzoek bij de student gaat terug naar Ingeschreven. De instelling stuurt bericht 48 naar Studielink met daarin: Soort herstel = W Onderwerp: Annulering inschrijving ongedaan gemaakt [Instellingsnaam] heeft een eerder doorgevoerde annulering van de hieronder genoemde opleiding ongedaan gemaakt. Dit betekent dat de status van het verzoek tot inschrijving is teruggezet naar de status die het had voordat de uitschrijving door de onderwijsinstelling werd bevestigd. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Met opmerkingen [JL3]: Bericht nog niet ontwikkeld voor livegang, trigger mogelijk herzien 35
Opleidingsnaam (landelijk) Soort opleiding <naam opleiding> <periode> 8.7 Datum uitschrijving aangepast Trigger: De onderwijsinstelling geeft aan Studielink door dat een eerder doorgegeven datum waarop de student wordt / is uitgeschreven is aangepast omdat de datum in eerste instantie foutief was doorgegeven. De instelling stuurt bericht 48 naar Studielink met daarin: Soort herstel = D Onderwerp: Datum uitschrijving aangepast [Instellingsnaam] heeft de datum van uitschrijving aangepast naar [Datum uitgeschreven]. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> Met opmerkingen [JL4]: Bericht nog niet ontwikkeld voor livegang, trigger mogelijk herzien 8.8 Studiestaken bevestigd door instelling (bericht wordt niet verstuurd) Let op: deze e-mail is in HNS niet herbouwd, echter staat deze nog wel tussen de in te richten e-mails in Dashboard Instellingen. Het vullen van deze e- mail zorgt er dus niet voor dat het bericht wordt verstuurd naar de student. Na livegang zal het bericht in Dashboard Instellingen worden verwijderd. Trigger: De instelling geeft aan Studielink door dat het verzoek tot studiestaken is gehonoreerd. De instelling stuurt bericht 31 naar Studielink met daarin: Status = S Onderwerp: Uitschrijving einde studiejaar De inschrijving voor onderstaande opleiding is gestopt op {37}. Gebruik je in Studielink nog het e-mailadres van je hogeschool of universiteit? Hier heb je mogelijk binnenkort geen toegang meer toe; verander daarom je e- 36
mailadres in een privé e-mailadres zoals Hotmail of Gmail zodat je ook na uitschrijving gebruik kunt blijven maken van Studielink. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 37
9 Proces: Selectie en Plaatsing 9.1 Verzoek tot inschrijving (fixus) verstuurd naar de onderwijsinstelling Type bericht: aanpasbaar, onderstaand bericht is een voorbeeld Trigger: De student heeft een verzoek tot inschrijving voor een fixusopleiding ingediend via de Front Office Student en ontvangt een e-mailbericht met een bevestiging. Het verzoek wordt via een Studielinkmsg03inschrijving naar de instelling verstuurd, het gegeven Lotingvorm wordt hierbij gevuld met de waarde S (Selectie en Plaatsing (opleiding met capaciteitsbeperking)). Onderwerp: Verzoek tot inschrijving (fixus) verstuurd naar de onderwijsinstelling Je verzoek tot inschrijving voor onderstaande opleiding is ingediend op [Datum VTI]. Volg de status ervan in je Studielink-account. De onderwijsinstelling voert de selectie uit. Meer informatie hierover vind je op de website van de onderwijsinstelling. Met dit verzoek tot inschrijving verbruik je een selectiepoging, tenzij je het verzoek vóór de uiterste aanmelddatum intrekt. Opleidingsnaam (instelling) <naam opleiding> Opleidingsnaam (landelijk) <naam opleiding> Soort opleiding <periode> 9.2 Je verzoek tot inschrijving (fixus) is geannuleerd Trigger: De student heeft een verzoek tot inschrijving ingetrokken voor een numerus fixusopleiding of de instelling heeft het verzoek geannuleerd middels een msg31 status G. Onderwerp: Verzoek tot inschrijving (fixus) is geannuleerd Je verzoek tot inschrijving is geannuleerd op [Datum bericht]. Je hebt een verzoek tot inschrijving voor een fixusopleiding geannuleerd of de instelling heeft dit gedaan. Door het annuleren van je verzoek tot inschrijving voor deze opleiding kan je niet verder deelnemen aan de selectie / een eventueel aangeboden plaats niet accepteren. Is je verzoek tot inschrijving vóór 15 januari 23:59 uur (CET) geannuleerd? Dan 38