Koninklijke Federatie van Belgische Transporteurs en Logistieke Dienstverleners Fédération Royale Belge des Transporteurs et des Prestataires de Services Logistiques Königlicher belgischer Verband der Transportunternehmen und der Logistikdienstleister Naar aanleiding van de vraag vanuit de sector van ontwikkelaars van boekhoudsoftware, zal de administratie tussen 01.01.2015 en 30.06.2015 soepel optreden ten opzichte van belastingplichtigen die nog niet in staat waren hun computersystemen aan te passen aan de nieuwe regels. Meer specifiek zal worden toegestaan dat de oude regeling (zie beslissing nr. E.T. 123.563 van 19.12.2012 en E.T. 124.705 van 22.11.2013) tijdelijk verder kan worden toegepast. DEFINITIEVE REGELING VOORSCHOTFACTUREN Vanaf 1 januari 2015 treedt de definitieve regeling voor voorschotfacturen in werking (Beslissing Btw nr. E.T. 126.003 dd. 07.10.2014). Sinds 1 januari 2013 is de uitreiking van de factuur, vooraleer het belastbaar feit 1 (invoer, levering van goederen, dienstverrichting of intracommunautaire verwerving) zich heeft voorgedaan, geen oorzaak van opeisbaarheid 2 van de btw meer. Gelet op de praktische moeilijkheden die de belastingplichtigen daardoor ondervonden, voorzag de administratie in een overgangsregeling die afloopt op 31.12.2014. De beslissing bevat een aantal toleranties die de praktische gevolgen van deze nieuwe regels voor de belastingplichtigen dienen te beperken. Hieronder kan u in grote lijnen terugvinden wat dit nu inhoudt. 1. Algemeen Sedert 1 januari 2013 is de datum van de uitreiking van de factuur geen tijdstip van opeisbaarheid meer voor de btw. Dat heeft voornamelijk gevolgen voor het uitreiken van voorschotfacturen. Een voorschotfactuur is een factuur die alle verplichte vermeldingen bevat, behalve de datum van de opeisbaarheid van de btw en die wordt uitgereikt voordat het belastbaar feit heeft plaatsgevonden én voordat een betaling wordt ontvangen. Aanvankelijk werd verduidelijkt dat de leverancier of de dienstverrichter in principe dient te werken met twee boekhoudkundige documenten. Eerst zal de belastingplichtige een ander document (bijvoorbeeld een verzoek tot betaling) uitreiken dat geen factuur vormt (zonder btw en ook het tarief en de reden van vrijstelling mogen niet vermeld worden). Dat document geeft geen aanleiding tot afdracht van de btw door de leverancier of aftrek van de btw door de klant. Vervolgens dient een (echte) factuur uitgereikt te worden op het moment dat de btw opeisbaar wordt (d.w.z. op het moment van betaling of de levering/voltooiing van een dienst). Indien evenwel toch een voorschotfactuur met btw wordt opgesteld, wordt de btw onmiddellijk opeisbaar en dient de leverancier die btw op te nemen in de periodieke btw-aangifte. De afnemer daarentegen kan de btw op een voorschotfactuur pas in aftrek brengen wanneer hij de voorschotfactuur betaalt of wanneer het belastbaar feit zich voordoet. Door de praktische moeilijkheden die de belastingplichtigen door die nieuwe regels ondervonden, voorzag de administratie in een overgangsregeling op basis waarvan de oude regels op vlak van opeisbaarheid van btw verder konden worden toegepast (zie Beslissing BTW E.T. 123.563 van 19 december 2012 en Beslissing BTW E.T. 124.705 van 22 november 2013). Die overgangsregeling loopt af op 31 december 2014 waardoor een administratieve verduidelijking van de definitieve toepassing 1 Definitie belastbaar feit: het feit waardoor de wettelijke voorwaarden worden vervuld die vereist zijn voor het opeisbaar worden van de belasting. 2 Definitie opeisbaarheid van de btw: het recht dat de Schatkist heeft om krachtens de wet de belasting vanaf een bepaald tijdstip te vorderen van de persoon die de belasting moet voldoen, ook al kan de betaling daarvan worden uitgesteld. Met andere woorden het recht dat de Staat heeft om de betaling van de belasting te eisen.
van de nieuwe regels zich opdrong. Dat is gebeurd in de Beslissing BTW E.T. 126.003 van 7 oktober 2014. 2. Bevestiging principes In de Beslissing wordt herhaald dat de wettelijke regels met betrekking tot de voorschotfacturen eigenlijk niet worden gewijzigd. Dit betekent dus dat de leverancier of dienstverrichter in principe dient te werken met twee boekhoudkundige documenten. De klant kan pas btw-aftrek uitoefenen op het ogenblik waarop de voorschotfactuur wordt betaald of het belastbaar feit zich realiseert. De beslissing voorziet echter ook in nieuwe toleranties voor de voorschotfactuur. Dat is de uitreiking van een (conforme) voorschotfactuur met btw, waarbij nadien geen corrigerend stuk meer moet worden uitgereikt. Het is wel belangrijk te benadrukken dat die toleranties niet verplicht moeten worden toegepast. Zowel de leverancier of de dienstverrichter, als de afnemer hebben, los van elkaar, de vrije keuze om de tolerantie al dan niet toe te passen. Bovendien heeft elke belastingplichtige steeds, handeling per handeling, de keuze om hetzij de wettelijke regeling toe te passen, hetzij gebruik te maken van de toleranties. 3. Lokale handelingen (zonder verlegging van heffing) 3.1 Leverancier of dienstverrichter: keuze 1 De wettelijke regeling: Het voorschot wordt gevraagd aan de hand van een ander document dan een factuur en het document vermeldt de btw niet apart, vermeldt geen btw-tarief en geen reden waarom er geen btw wordt aangerekend (geen verwijzingen naar de schuldenaar van de btw of naar vrijstellingen, geen vermelding BTW inclusief ). De echte factuur moet dan worden uitgereikt, uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin de betaling werd ontvangen of het belastbaar feit zich voordeed. 2 De tolerantieregeling: - Er kan een voorschotfactuur met btw worden opgesteld indien de datum van de factuur en de datum van opeisbaarheid zich in dezelfde aangifteperiode situeren. - Wanneer het belastbaar feit zich effectief voordoet binnen de 7 dagen na het uitreiken van de factuur, dan wordt de voorschotfactuur op zich beschouwd als een definitieve factuur. De administratie aanvaardt in dat geval dat enkel de factuurdatum wordt vermeld en niet de datum van het belastbaar feit. - Indien er na de uitreiking van de factuur meer dan 7 dagen verstrijken vooraleer het belastbaar feit plaatsvindt, moet de leverancier of dienstverrichter, naast de andere verplichte vermeldingen, de vermoedelijke datum van opeisbaarheid van de btw op de factuur vermelden. Die verplichting kan worden voldaan door de vermelding van hetzij de geraamde betalingsdatum of de (overeengekomen) ultieme betalingsdatum, hetzij en indien eerder, de geraamde of de geplande datum van het belastbaar feit. Op die manier wordt deze factuur als een volledige factuur beschouwd en dient er geen tweede document te worden uitgereikt bij het opeisbaar worden van de btw. De modaliteiten van de voorschotfactuur doen niets af aan het feit dat de leverancier (of dienstverrichter) de onderliggende handelingen pas moet opnemen in zijn btw-aangifte met 2
betrekking tot de periode waarin de btw echt opeisbaar is geworden door de betaling of het zich voordoen van het belastbaar feit. Wel vereist men dan dat het uitgaand facturenboek wordt verbonden met het financieel dagboek. Dus: < 7 dagen Voorschotfactuur = definitieve factuur Datum belastbaar feit niet nodig Voorschotfactuur belastbaar feit > 7 dagen Voorschotfactuur moet vermoedelijke datum opeisbaarheid van de btw vermelden Voorschotfactuur belastbaar feit 3.2 Klant: window van drie maanden 1 Wettelijke regeling: Onder de wettelijke regeling kan de klant zijn recht op aftrek pas uitoefenen op voorwaarde dat de btw opeisbaar geworden is voor zijn leverancier of dienstverrichter (ontvangst van de betaling of belastbaar feit) en wanneer hij in het bezit is van een factuur. 2 Tolerantieregeling: Indien een leverancier een voorschotfactuur uitreikt met btw dan wordt aanvaard dat de klant de btw onmiddellijk in aftrek kan brengen in de periodieke aangifte met betrekking tot de maand/het kwartaal waarin de voorschotfactuur werd uitgereikt, zonder dat een bewijs van opeisbaarheid moet kunnen worden voorgelegd (bewijs van het belastbaar feit/bewijs betaling). Dit geldt ongeacht het feit of de voorschotfactuur al dan niet de vermoedelijke datum van opeisbaarheid vermeldt. De beslissing voorziet evenwel in een window periode van drie maanden vanaf het einde van de maand waarin de voorschotfactuur werd uitgereikt om over het bewijs van opeisbaarheid te beschikken. Wanneer binnen die window periode geen bewijs van opeisbaarheid kan worden geleverd, dan is de klant verplicht om de uitgeoefende btw-aftrek te regulariseren. Indien de btw nadien toch nog opeisbaar wordt, kan de regularisatie worden teruggedraaid. De beslissing biedt enige soepelheid aangezien het bewijs van opeisbaarheid nog kan geleverd worden tot het einde van de aangifteperiode waarin de termijn van drie maanden verstrijkt. Merk dus op dat de window periode niet helemaal dezelfde is voor maand- en kwartaalaangevers, kwartaalaangevers zullen in de regel over een langere periode beschikken om het bewijs van opeisbaarheid aan te brengen. 3
Daarnaast bevat de beslissing een aantal verduidelijkingen over de situatie waarin de btw wordt gecorrigeerd, situaties van faling van de klant en situaties van teruggave van de belasting waarbij er wordt verduidelijkt dat de correcties voor de btw onmiddellijk dienen te gebeuren en er niet gewacht mag worden tot het einde van de window periode. Voorbeeld 1: Een belastingplichtige klant, een maandindiener, ontvangt een voorschotfactuur met datum 10.02.2015. De belasting mag in aftrek genomen worden in de aangifte met betrekking tot februari, in te dienen uiterlijk 20.03.2015, indien de klant een bewijs van opeisbaarheid kan leveren ten laatste 28.02.2015 (wettelijke regels). Bewijs van opeisbaarheid wordt geleverd uiterlijk op 28.02.2015 Voorschotfactuur 28.02.2015 20.03.2015 10.02.2015 de btw mag in aftrek genomen worden in de aangifte van februari De belasting op deze voorschotfactuur mag echter ook zonder bewijs van opeisbaarheid in aftrek genomen worden in de aangifte met betrekking tot februari, in te dienen uiterlijk 20.03.2015. Na een tolerantieperiode van drie maanden vanaf het einde van de maand waarin de voorschotfactuur werd uitgereikt, namelijk uiterlijk 31.05.2015, moet de klant een bewijs van opeisbaarheid kunnen voorleggen. Windowperiode van 3 maanden: bewijs opeisbaarheid wordt geleverd Voorschotfactuur 20.03.2015 31.05.2015 10.02.2015 Btw mag afgetrokken worden in de aangifte van februari Indien de belasting niet opeisbaar is geworden uiterlijk op 31.05.2015, is de klant ertoe gehouden de reeds afgetrokken belasting terug te betalen aan de Staat door middel van de periodieke aangifte met betrekking tot mei, in te dienen uiterlijk 20.06.2015. 4
Windowperiode van 3 maanden: bewijs opeisbaarheid wordt NIET geleverd Voorschotfactuur 20.03.2015 31.05.2015 10.02.2015 Btw wordt afgetrokken worden in de aangifte van februari 20.06.2015 Regularisatie: de afgetrokken btw moet worden terugbetaald in de periodieke aangifte van de maand mei (uiterlijk in te dienen op 20.06.2015) Voorbeeld 2: Een belastingplichtige klant, een kwartaalindiener, ontvangt een voorschotfactuur met datum 10.03.2015. De belasting op deze factuur mag in aftrek genomen worden in de aangifte met betrekking tot het eerste kwartaal, in te dienen uiterlijk op 20.04.2015, indien de klant een bewijs van opeisbaarheid kan leveren ten laatste 31.03.2015. Bewijs van opeisbaarheid wordt geleverd uiterlijk op 31.03.2015 Voorschotfactuur 31.03.2015 20.04.2015 10.03.2015 de btw mag in aftrek genomen worden in de aangifte van het 1 ste kwartaal De belasting op deze voorschotfactuur mag echter ook zonder bewijs van opeisbaarheid in aftrek genomen worden in de aangifte met betrekking tot het eerste kwartaal, in te dienen uiterlijk 20.04.2015. Windowperiode van 3 maanden: bewijs opeisbaarheid wordt geleverd Voorschotfactuur 20.04.2015 30.06.2015 10.03.2015 Btw mag afgetrokken worden in de aangifte van het 1 ste kwartaal 5
Indien evenwel de belasting niet opeisbaar is geworden, in casu uiterlijk op het einde van het tweede kwartaal, is de klant ertoe gehouden de reeds afgetrokken belasting terug te betalen aan de Staat door middel van de periodiek aangifte met betrekking tot het tweede kwartaal, in te dienen in principe uiterlijk 20.07.2015 (door de vakantieregeling in voorkomend geval uitstel tot een nader te bepalen datum begin augustus). Windowperiode van 3 maanden: bewijs opeisbaarheid wordt NIET geleverd Voorschotfactuur 20.04.2015 30.06.2015 10.03.2015 Btw wordt afgetrokken worden in de aangifte van het 1 ste kwartaal 20.07.2015 Regularisatie: de afgetrokken btw moet worden terugbetaald in de periodieke aangifte van het 2 de kwartaal Indien de btw opeisbaar wordt op bijvoorbeeld 04.10.2015, kan deze opnieuw gerecupereerd worden door opname in de aangifte met betrekking tot het vierde kwartaal, in te dienen uiterlijk op 20.01.2016. 4. Handelingen met verlegging van heffing (andere dan intracommunautaire handelingen) Voor leveringen en diensten (andere dan intracommunautaire handelingen) waarvoor wel een verlegging van heffing (bvb. bij werk in onroerende staat voor een btw-plichtige ontvanger) bestaat, gelden vergelijkbare toleranties. Het verschil is wel dat hier geen "windowperiode" van toepassing is. De btw-plichtige klant heeft hier eveneens de keuze om de factuur te vroeg op te nemen in de btwaangifte en de btw dan ook te vroeg te voldoen. Er wordt hem echter expliciet ook onmiddellijk het recht op btw-teruggave toegestaan, ook al is de btw nog niet opeisbaar. 5. Intracommunautaire handelingen Voor de intracommunautaire transacties bestaan er wegens het grensoverschrijdend karakter geen specifieke toleranties in hoofde van de leverancier of dienstverrichter. Voorschotfacturen m.b.t. intracommunautaire leveringen van goederen moeten verplicht worden opgenomen in de btw-aangifte en IC-listing m.b.t. de maand waarin de levering heeft plaatsgevonden (i.e. wanneer de goederen zijn aangekomen) Voorschotfacturen m.b.t. intracommunautaire diensten moeten verplicht worden opgenomen in de btw-aangifte en de IC-listing m.b.t. de periode waarin de btw opeisbaar is geworden (i.e. ontvangst van de voorafbetaling) of het belastbaar feit (i.e. verrichten van de dienst) zich heeft voorgedaan. In hoofde van de (Belgische) klant wordt er wel toegestaan om de intracommunautaire verwervingen (aankoop van goederen in een andere EU-lidstaat) op te nemen in de btw-aangifte voor de maand/kwartaal waarin de (voorschot)factuur wordt uitgereikt. 6
6. Handelingen met particulieren Wat betreft het leveren van roerende goederen en het verrichten van diensten voor particulieren waarvoor geen factuur uitgereikt moet worden, verandert er niets. De btw wordt slechts opeisbaar in verhouding tot het ontvangen van een betaling. En hoewel de btw pas opeisbaar wordt naarmate van de incassering, zelfs wanneer er vrijwillig gefactureerd wordt, staat het de belastingplichtige vrij om de btw vrijwillig te vroeg te voldoen bij de uitreiking van de factuur of wanneer het belastbaar feit zich voordoet. 7