Portfolio in het VUmc-compas Faculteit Geneeskunde (VUmc) Projectvoorstel Educatieve Middelen Pool 2008-2009
1. Samenvatting Alles wat je aandacht geeft, groeit Cora Smit Evenals in voorgaande jaren doen we een beroep op de Educatieve Middelen Pool (EMP) ten behoeve van de ontwikkeling en implementatie van het digitale portfolio in het VUmccompas. Concreet gaat het in deze fase van de ontwikkeling van het portfolio om drie invalshoeken: het ontwerpen van het portfolio voor de master VUmc-compas, het reviseren van het portfolio in de Bachelor VUmc-compas en het opstellen van de begeleidings- en beoordelingsstructuur. Het doel van het project is ervoor te zorgen dat het portfolio in het VUmc-compas ontwikkeld en op basis van de reeds opgedane ervaringen aangepast wordt. Het eindresultaat bestaat uit verschillende documenten. Het project levert allereerst een visiedocument op over het portfolioleren, waarin de functie en de inrichting van het portfolio duidelijk wordt. In dat visiedocument zetten wij ook het mentoraat duidelijk neer door in te gaan op welke begeleiding wij voorstaan en wanneer het portfolio beoordeeld wordt. Daarnaast komt er een document waarin procedures en richtlijnen voor mentoren en studenten in staan. Tot slot is er een bruikbaar digitaal portfolio voor studenten van bachelorfase en masterfase 1. 2. Rechtvaardiging van het project Motivatie In de komende periode wil de faculteit naast de implementatie van de masterfase de bachelorfase van het VUmc-compas reviseren. Voor het portfolio gaat dat ook gebeuren. We hebben inmiddels 3 jaar ervaring met portfolioleren in de bachelor. Portfoliogebruik krijgt ook in de vervolgopleiding na het artsenexamen, een verplichtend karakter. Belangrijk is dan ook dat de studenten daar vroeg vertrouwd mee raken. Het portfolio is binnen VUmc-compas nieuw onderwijsmateriaal. Het heeft dus een lange incubatietijd nodig, waarin het steeds meer van onszelf gaat worden. Een eerste evaluatie onder mentoren (februari 2008) maakt een aantal kritiekpunten duidelijk: het wordt ervaren als relatief veel werk, en het lijkt te weinig toegevoegde waarde te hebben. Het aangevraagde project is nodig om gericht verder te werken aan de ontwikkeling portfolio. We gaan het huidige mentoraat en portfolioleren analyseren. We gaan portfolio s binnen de VU en andere medische faculteiten bestuderen en we komen met voorstellen tot aanpassing van het bachelorportfolio en de vormgeving van het masterportfolio. De voorstellen worden omgezet in documenten en richtlijnen na een brede discussie binnen de faculteit, met name met mentoren en studenten. Deze project-aanvraag gaat formeel over de periode van september 2008-september 2009. Het lopende EMP project over digitaal portfolio (2007-2008) ligt niet op schema, in verband met het ontbreken van een projectleider. Deze nieuwe aanvraag beschrijft doelstellingen, resultaten en de projectaanpak al vanaf 1 april 2008. Het laat het geheel aan maatregelen zien van meer sturing en inbedding in de organisatie. De noodzakelijke activiteiten borduren voort op eerdere projecten EMP digitaal portfolio. 2
Bijdragen aan facultair onderwijsbeleid Met het portfolio laat de faculteit zien aandacht te hebben voor de ambitie van de individuele student en ruimte voor diversiteit en excellentie. Daarmee realiseren wij één van de kenmerken van de onderwijsvisie VU. In het nieuwe onderwijsprogramma VUmccompas stroomt in 2008-2009 het vierde cohort studenten de bachelor in en wordt gestart met de master. De Plan-do-check-Act cyclus is onderdeel van kwaliteitssysteem van VUmc-compas. Het portfolio valt binnen het toetsbeleid VUmc-compas. De ontwikkeling van het VUmc-compas heeft een prominente plaats in het meerjarenbeleid van de faculteit. Aansluiting EMP thema s Het project past binnen het thema ICT en Onderwijs aangezien gewerkt gaat worden met een digitale portfolio. 3. Projectdefinitie Projectdoelstellingen Na het afronden van dit project is een digitaal portfolio beschikbaar voor de bachelor studenten en voor de studenten in de masterjaar 1 (M-1). De faculteit is hiermee in staat studenten een portfolio aan te bieden waarin zij hun competentieontwikkeling tot arts kunnen bijhouden. Er is duidelijkheid over gebruik van portfolio en over de rol van de mentor in begeleiding en beoordeling. Na afloop van het project is er binnen de faculteit overeenstemming over functie, nut en belang van portfolioleren. Projectbereik Dit EMP project richt zich op twee dingen. Ten eerste op het ontwerpen van het portfolioleren en ten tweede op het expliciteren van de begeleidings- en beoordelingssystematiek. Dit project borduurt voort op eerder ingediende projecten. We hebben inmiddels de beschikking over een systeem van digitaal portfolio. Daar gaan we mee verder. De professionalisering van de mentoren valt buiten de scoop van het project. Daar draagt het team docentprofessionalisering binnen de faculteit zorg voor. In dit project gaan we wel meer tijd en aandacht besteden aan draagvlak van de visie betreffende het portfolio bij mentoren en studenten Voor het verder uitwerken van het portfolio in de Bachelor en de ontwikkeling van het portfolio in Master jaar 1 nemen we als uitgangspunt het eindresultaat van het portfoliogebruik bij de afronden van de masterfase. Vanuit de visie op de organisatie en functie van het protfolio in het laatste jaar van de Master gaan we retrograad uitwerken wat dat betekent voor de afronding van de bachelor VUmc-compas en welke stappen de student gaat zetten om die eindstreep te halen. Projectresultaat Na afloop van het project beschikt de faculteit over de volgende resultaten: 1. Een document waarin scenario s staan uitgewerkt over functie en invulling van portfolio bij afronding master geneeskunde; 3
2. Een visie document over portfolioleren in de bachelor en de masterfase; 3. Een visie op begeleiden van studenten in het portfolioleren; 4. Een aangepaste beoordelingsprocedure voor de bachelorfase; 5. Een digitaal portfolio voor de bachelor en voor 1 e jaar master 6. Een handleiding voor studenten is herschreven voor de bachelorfase en ontwikkeld voor 1 e jaar master; 7. Een handleiding voor mentoren is herschreven voor de bachelorfase en ontwikkeld voor 1 e jaar master; 8. Een evaluatierapport over behaalde doelen van dit project. Relaties met andere projecten Allereerst is er een duidelijke relatie met het project docentprofessionalisering. Het informeren van mentoren over het portfolio, het trainen en scholen in het begeleiden en beoordelen van het portfolio van studenten, valt binnen het project docentprofessionalisering. In dit EMP project ontwikkelen we de richtlijnen voor begeleiding en geven we inzicht in de noodzakelijke competenties voor mentoraat. Het onderwijs dat nodig is om de mentoren competent te maken en te houden, valt binnen het project docentprofessionalisering. Hier ligt een duidelijk raakvlak waarover afstemming noodzakelijk en gewenst is. Dit is geregeld in de projectorganisatie, door deelname aan de projectgroep van een onderwijskundige vanuit het team docentprofessionalisering. De tweede relatie ligt op het terrein van de automatisering. Het portfolio wordt digitaal aangeboden. Om die reden is het van groot belang dat een ICT-deskundige, bekend met Blackboard, in de projectgroep zitting neemt. Tot slot is het portfolio een belangrijke voorwaarden voor het competentiegericht curriculum binnen VUmc compas. De competentieontwikkeling valt onder verantwoording van 8 rolcoördinatoren. Onder leiding van de profielcoördinator werken zij gezamenlijk aan het profiel van de arts in opleiding. Het gaat hierbij specifiek om rollen als: medisch expert, communicator, samenwerker, organisator, gezondheidsbevorderaar, beroepsbeoefenaar, academicus en reflector. De profielcoördinator neemt zitting in de projectgroep om het toetsen van competenties met behulp van portfolio mee te ontwikkelen. En natuurlijk neemt de rolcoördinator reflector een belangrijke plaats in in het project. Zij is verantwoordelijk voor het onderwijsmateriaal op gebied van leren reflecteren. Voor de reflector is het portfolio een belangrijk middel daartoe. 4. Kwaliteit en disseminatie Kwaliteitseisen De kwaliteitseisen waar de verschillende resultaten aan moeten voldoen, wordt bepaald door de projectgroep en wordt geaccordeerd door de opdrachtgevers. Daarnaast voldoen de resultaten aan de volgende eisen: 1. Het scenariodocument geeft zicht op verschillende modellen portfolio, met de consequentie voor implementatie. Hierin zijn tevens uitwerkt de ervaringen met portfolio in zusterfaculteiten; 4
2. Het visiedocument portfolio maakt de keuze en overwegingen van de faculteit voor portfolioleren duidelijk. Hierin is tevens uitgewerkt waar de faculteit met portfolio naar toe wil op lange termijn; 3. Het visiedocument over begeleiden van portfolioleren maakt de keuze en overwegingen van de faculteit duidelijk. Wanneer, waarom en hoe vaak begeleiden wij de studenten in het portfolioleren; 4. Een aangepaste procedure van beoordelen maakt duidelijk wanneer wij een oordeel uitspreken over de resultaten en prestaties op gebied van competentieontwikkeling bij de student; 5. Het functioneel digitaal portfolio past binnen de visie op portfolioleren én de digitale leeromgeving. Het is toegankelijk, gebruiksvriendelijk en het heeft een heldere structuur; 6. De handleiding voor studenten staat op blackboard en is zo geschreven dat de student zelfstandig kan werken aan het portfolio. De handleiding is kort en overzichtelijk. Het ademt een sfeer uit van inspiratie en werkt motiverend; 7. De handleiding voor mentoren bevat competenties voor de begeleider en beoordelaar. Bevat tevens richtlijnen voor begeleiding en procedures van beoordeling. De handleiding ademt een sfeer uit van inspiratie en werkt motiverend; 8. Het evaluatierapport gaat in op de behaalde resultaten en effecten van het project. Borging van kwaliteit van de resultaten Met de opdrachtgevers (stuurgroep) maakt de projectleider afspraken over de (kwaliteit van de) resultaten. Op regelmatige basis overleggen we over voortgang en inhoud. De mentoren betrekken we in een vroeg stadium bij dit project om ze zoveel mogelijk bij de ontwikkeling te betrekken. De studenten vormen de doelgroep waar het uiteindelijk om gaat. Zij spreken zich in studentenfora uit over portfolio. Mentoren en studenten zullen betrokken worden bij de evaluatie van mentoraat en portfolioleren. In de projectgroep portfolio hebben zowel mentoren als studenten zitting. Bruikbaarheid van de resultaten De resultaten van het project zijn te vinden op blackboard. Met de dienst communicatie stellen we een communicatieplan op. Dat is heel belangrijk voor het creëren van draagvlak bij mentoren, studenten en binnen de organisatie van het onderwijs. Via het netwerk Nederlandse Vereniging Medisch Onderwijs kunnen wij andere faculteiten informeren. Via het onderwijscentrum kunnen de resultaten gebruikt worden voor andere faculteiten. Voor onze eigen faculteit biedt het project kans om ervaringen en kennis te delen als het gaat om de portfolioleren in de vervolgopleiding. 5. Projectstructuur Opdrachtgevers (stuurgroep) geven richting aan het project. Zij zijn verantwoordelijk voor de bachelor - en masterfase VUmc compas. Het is essentieel dat de ontwikkeling van het portfolioleren aansluit bij doelstelling van het VUmc compas. Prof. Dr. H.J. Groenewegen, programmaleider Bachelor Dr. M.G.A.J. Wouters, projectleider ontwikkeling master VUmc-compas Projectgroep De projectgroep komt maandelijks anderhalf uur bijeen. Onder voorzitterschap van de projectleider werkt de projectgroep aan de resultaten. 5
Naam, functie Afdeling Jacqueline Gerritsen Docentprofessionalisering Frits Kleinen-Hammans/ Kelly. studenten Sanne Meeder Onderwijskundige OC-VU Veronica Selleger Vice-rolcoördinator reflector Irene Slootweg Examinator portfolio Onderwijsinstituut Mentor 1 klinisch Mentor 2 niet-klinisch Profielcoördinator Medewerker automatisering O&S Secretariaat O&S Projectrol Adviseur en ontwikkelaar Uur Tel. E-mail p/w 2 4448339 j.gerritsen@vumc.nl 1 jfkleinenhammans@hot mail.com 8 5985499 s.meeder@ond.v.u.nl 2 4448421 Vj.selleger@vumc.nl Project-leider 8 4448568 ia.slootweg@vumc.nl planning en notulen 1 1 1 2 2 Ondersteuning vanuit het onderwijscentrum VU (Sanne Meeder) Het betreft onderwijskundige ondersteuning op gebied van digitaal portfolio en implementatie van het onderwijs, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Wij vragen ondersteuning aan voor 0.2 FTE. Voornaamste taken zijn: Inbreng van expertise over portfolioleren vanuit VU en andere faculteiten (expert-rol) De projectleider gevraagd en ongevraagd adviseren over voortgang en kwaliteit van de resultaten (partner-rol) Ontwerpen van onderwijsmateriaal (rol van ontwikkelaar) Facultair commitment De twee opdrachtgevers van het project zijn lid van het managementteam van de faculteit. Zij dragen zorg voor draagvlak bij het management over inhoud en voortgang van dit project. De projectleider overlegt waar nodig, maar 1x in 2 maanden over het project met de opdrachtgevers. De projectleider legt verantwoording af en komt met de opdrachtgevers tot overeenstemming over inhoudelijke en organisatorische zaken. Zo nodig vindt naar aanleiding van dat overleg bijsturing van het project plaats. De opdrachtgevers dragen uit, bij mentoren en studenten, dat het project belangrijk is. Dat is vooral merkbaar tijdens bijeenkomsten waarin gezocht wordt naar draagvlak voor portfolioleren. 6
Naast de mentoren spelen de rolcoördinatoren een belangrijke rol in de ontwikkeling van het portfolio. Zij zijn tenslotte verantwoordelijk voor de competentieontwikkeling. Zodra uit de scenariodiscussie een model is gekozen, zullen zij nauwgezet betrokken worden bij de invulling en uitwerking van de visie. 6. Projectaanpak Activiteiten Hoofdactiviteit Omschrijving Relatie met 1 Organisatie raadplegen over ervaringen tot nu toe en wensen voor toekomst 2 Opstellen actieplan voor periode september 08 september 09 3 Commitment bereiken over portfolio in master, na een brede discussie in de organisatie 4 Globale aanpassingen doen voor start nieuwe cohort bachelor 5 Instelleren van projectgroep 6 Ontwerpen onderwijsmateriaal master 1 en ontwerpen digitaal portfolio 7 Ontwerpen handleidingen over begeleiden en procedures over beoordelen 8 Ontwerpen onderwijsmateriaal master 2,3 en ontwerpen digitaal portfolio 9 Schrijven van evaluatierapport Evaluatie mentoren analyseren Mentoren raadplegen resultaten 1,2,3 1-8 Ervaringen elders analyseren 1,2,3 Senario s bespreken en komen tot visie portfolioleren in master Visie vaststellen, verwachtingen zijn helder Rolcoordinatoren raadplegen Onderwijsmateriaal aanpassen aan de 4,5,6,7 hand van visie Handleidingen aanpassen Werkafspraken maken 1-8 Evaluatie projectgroep en opdrachtgevers Evt. formuleren van vervolg project 4,5 6,7 4,5,6,7 1-8 7
Planning April Mei Juni Juli/aug Sept. Okt. Nov. Dec. Jan. Febr. Mrt. April Mei Juni Juli Aug. 1 x x x x 2 x x 3 x x 4 x x 5 x 6 x x 7 x x 8 x x x 9 x x x Ondertekening: Mede namens, Dr. M.G.A.J. Wouters; Prof. Dr. H.J.Groenewegen datum: 8