HANDOUT 1 e netwerklunch voor congresorganisatoren 30 mei 2017 Landgoed Zonheuvel Bedankt dat je er was.
10 tips om het netwerken te faciliteren op je congres Marijke Krabbenbos, Bites & Business 1. Zorg dat bij aanmelden de bezoekers weten welke velden gebruikt worden voor op de batch, zodat ze die duidelijk kunnen invullen. 2. Zorg dat de batch goed leesbaar is, ook van een afstand. 3. Geef de deelnemers inzicht in wie de andere deelnemers zijn, door een digitale deelnemerslijst beschikbaar te stellen. Contacten met deelnemers kunnen immers net zo waardevol zijn als een spreker. Bang voor privacy-gedoe? Vraag dan een vinkje bij inschrijven. 4. Start het event met een korte kennismaking. Kort even een hand schudden aan de buurman links en rechts of plenair. Laat bijvoorbeeld de zaal weten wie er (globaal) in de zaal zit. Met de instructie ga staan als je xxx bent. Geef dan wel even de tijd aan iedereen om rond te kijken. Met 5 vragen weet je al een stuk meer over elkaar. 5. Geef ruimte om te netwerken, houd de pauzes niet te kort. Laat sprekers niet uitlopen, pauzes zijn minstens zo belangrijk. 6. Bied begeleiding bij het netwerken door tijdens de lunch bijvoorbeeld een ludieke matchmaker in te huren, door een netwerktafel a la Bites & Business te bieden of door een netwerkapp aan te bieden aan de deelnemers. 7. Laat in je praktische informatie die je vooraf aan de deelnemers stuurt, weten hoe ze kunnen netwerken. Zo kunnen ze zich goed voorbereiden. Het simpele zinnetje: vergeet uw visitekaartjes niet! is al nuttig. 8. Bouw naast de plenaire sessies ook workshops in. Zorg dat deze echt interactief zijn en dat de workshopleider start met een kort voorstelrondje. 9. Laat de dagvoorzitter diverse keren op de dag aandacht besteden aan het netwerken. 10. Gebruik de kennis en kunde van de zaal tijdens de plenaire sessies. Stel vragen aan het publiek, laat ze meedenken met een centrale case. Input kan via social media of speciale tools als Buzzmaster gevraagd worden. 2
10 tips om te zorgen voor online impact voor, tijdens èn na je congres Bianca de Wit en Eva van der Meer, EventContent 1. Denk na over welke social media je doelgroep gebruikt en ga daar je congres promoten. 2. Maak een contentkalender voor je congres en plan je posts zoveel mogelijk in. 3. Reageer op mensen die online iets zeggen over je congres en like en deel hun posts. 4. Start een inhoudelijk blog rond je congres, plaats bijvoorbeeld vooraf een interview met een spreker en achteraf een aantal reacties van bezoekers. 5. Bouw een actieve community (in dit interview lees je wat daarvoor nodig is). 6. Verleid mensen om naar de online congresomgeving te gaan (ter inspiratie hier een casus over gamification). 7. Zorg voor een goede #hashtag en communiceer deze duidelijk aan de deelnemers. 8. Zorg op de dag zelf voor social media impact en zet een social team in als je daar zelf geen tijd voor hebt. 9. Laat je congres online vastleggen op inhoud, dynamiek en sfeer en verstuur dit verslag (liefst gepersonaliseerd) naar bezoekers en geïnteresseerden. 10. Zorg ervoor dat het verslag online goed vindbaar is, niet alleen op je website maar ook via zoekmachines. 3
10 tips om alles uit je dagvoorzitter te halen Tineke Stuifzand, 10 voor je dag 1. Een dagvoorzitter kan zijn werk beter doen, als voor ieder onderdeel van de dag helder omschreven is, wat er nu precies gecommuniceerd moet worden en aan/met wie. Omschrijf wat deelnemers aan het eind van de sessie geleerd moeten hebben en pas daar de opzet van de presentatie/discussie op aan. 2. Huur een professional in; huur geen bekende namen, maar kwaliteit (uiteraard is een combinatie van beiden ook mogelijk). 3. Begin vroeg met het voorbereiden van het congres / evenement, de dagvoorzitter kan helpen met het zoeken van de beste sprekers. Raadpleeg tijdig de nodige (ervarings)deskundigen; zij weten waar de valkuilen liggen, wat de do s en don ts zijn. 4. Schakel de dagvoorzitter in bij het Meeting Design. Dit houdt bijvoorbeeld in: kies de juiste zaalindeling, het bedenken van een aansprekende vorm, etc. 5. Neem in het contract een voorwaarde op, die de dagvoorzitter verplicht stelt research te doen (en wees dan ook bereid daarvoor te betalen) en de presentatie aan te passen aan publiek en communicatiedoel. Alles begint met een goede voorbereiding. 6. Kijk goed naar je locatie/techniek. Een slechte locatie en techniek kunnen het succes van een zorgvuldig samengesteld programma volledig teniet doen. Check daarom liefst samen met de dagvoorzitter het licht, het geluid, de zichtlijnen, de projectie etc. 7. Een goede dagvoorzitter is een betrokken, frisse buitenstaander, bewaakt de tijd, durft vragen te stellen, geeft prikkelende aankondigingen. Hij of zij is de spreekbuis van de gasten en stelt de vragen die bij het publiek leven ook (of misschien wel juist ) de vragen die het publiek niet durft te stelen. 8. Een goede dagvoorzitter is iemand die daarnaast het publiek inspireert, het energieniveau hoog houdt, deelnemers betrekt, interactie creëert, en aanwezigen tot nieuwe inzichten brengt. Hij/zij zorgt voor samenhang tussen de verschillende lezingen, laat de programmaonderdelen goed in elkaar overlopen, en brengt discussie op gang. En dit allemaal met een blik op de klok om uitloop te voorkomen. 9. Een dagvoorzitter moet ingrijpen wanneer een spreker over zijn of haar tijd heen gaat en natuurlijk zelf binnen de tijd blijven. Zorg als dagvoorzitter en organisatie van tevoren voor goede en strakke afspraken en geef aan de sprekers aan wat er gebeurt als ze toch over hun spreektijd heengaan. Daarnaast is het natuurlijk erg prettig als je als dagvoorzitter seintjes geeft aan de sprekers hoeveel tijd ze nog hebben. 10. De rol van dagvoorzitter is essentieel voor een zinvolle bijeenkomst. Hij of zij legt verbinding met de deelnemers of klanten op een manier die bij hen past. De dagvoorzitter voelt aan of er een anekdote, een grap of juist een vraag nodig is om de juiste dynamiek te creëren. En de dagvoorzitter heeft een opdracht. Een opdracht die ervoor gaat zorgen dat de gestelde doelen voor de bijeenkomst gehaald kunnen worden. Kortom, dagvoorzitterschap is een vak. 4
Checklist met 10 vragen om direct de juiste offerte aan te vragen bij uw congreslocatie Itje Verhagen, Landgoed Zonheuvel 1. Dag/datum van de bijeenkomsten eventuele alternatieve dag/datum? Het komt soms voor dat de door u gevraagde datum niet meer beschikbaar is. Men kijkt graag naar alternatieven. Het is voor u zelf ook prettig om te weten of er een uitwijkmogelijkheid is naar een andere datum. 2. Aantal zalen? Heeft u alleen een plenaire zaal nodig? Of wordt er in groepen uiteen gegaan? 3. Aantal personen per (sub)zaal? 4. Zaalopstelling per zaal? Het is fijn te weten welke zaalopstelling de trainer/voorzitter van de bijeenkomst wenst. Hiermee wordt voorkomen, dat op de dag van aankomst de zaal niet naar wens is opgesteld en de trainer/voorzitter nog niet aan zijn voorbereidingen kan beginnen. 5. Aantal hotelkamers? Is er behoefte aan een voor- of na-overnachting? Zijn de hotelkamers voor 1-of 2-persoonsgebruik? Zijn er deelnemers die eventueel een kamer kunnen delen? 6. Gewenste apparatuur? Vaak zijn zalen uitgerust met een beamer, schermen draadloos internet. Het kan zijn dat er aanvullende wensen zijn. Te denken valt aan een laptop, geluid etc. 7. Materialen? Vaak verzorgt de locatie een schrijfblokje, pen en naambordje in de zalen. Mogelijk dat er materiaal van te voren bezorgd gaat worden? Laat dat altijd aan de locatie weten, dan zorgen zij dat dit op tijd in de zaal wordt gezet. Vermeldt u wel duidelijk de naam en datum van uw bijeenkomst? 8. Catering? Wat zijn de wensen m.b.t. eten en drinken? Wilt u de deelnemers met iets lekkers bij de koffie ontvangen? Heeft u lunch en diner nodig? Zijn er pauzes gepland? Of een afsluitend drankje om met de deelnemers nog even ontspannen na te kunnen praten? Misschien wil de trainer/voorzitter wel graag voor de file uitreizen en gebruik maken van een ontbijt? 9. Acties? Ook bij locaties zijn er hoogseizoen en laagseizoen prijzen. Informeer eens naar eventuele prijsverschillen als u een andere dag (bijv. een maandag of vrijdag) zou plannen voor uw congres. 10. Aanvullende informatie Hoe beter een locatie weet wat het doel is van de bijeenkomst, hoe beter zij met u kunnen meedenken en u kunnen adviseren. Is het bijvoorbeeld een training, vergadering of congres? Is er ruimte voor beweging nodig? Misschien worden er rollenspellen gedaan, of gaat u een activiteit (in of outdoor) inplannen? Hoeveel capaciteit op het netwerk heeft u nodig? Op basis van deze specifieke wensen kan de locatie rekening houden met de zaalkeuze, voor zowel u als de andere gasten. 5