Onthaal van nieuwe medewerkers CHECKLIST voor LEIDINGGEVENDE & MENTOR Katholieke Hogeschool Limburg
Inhoudsopgave: Inhoudsopgave... 1 Het wat en waarom van mentoring... 2 Wat is mentoring?... 2 Wat is de bedoeling van mentoring?... 2 Wat zijn onze verwachtingen van de mentor?... 3 Welke hulpmiddelen stelt de KHLim ter beschikking?... 3 Gebruik van de checklist... 4 De voorbereiding van het onthaal... 5 De eerste werkdag... 6 De eerste werkweek... 7 De tweede werkweek... 8 De derde werkweek... 9 De vierde werkweek... 10 Einde tweede werkmaand... 11 Na tweede werkmaand... 11 Pagina 1 van 11
1. Het wat en waarom van mentoring Binnenkort komt een nieuwe medewerker bij de KHLim in de dienst. Je bent door je leidinggevende aangesproken om de rol van mentor op te nemen. Deze checklist zal je helpen om deze belangrijke taak te vervullen. Vooraleer je deze rol opneemt, willen we uitleggen wat een mentor is, wat de bedoeling ervan is, wat we concreet van jou verwachten en welke middelen je hierbij kunnen helpen. a. Wat is mentoring? Het Koninklijk Besluit van 27 maart 1998 regelt de verplichtingen die in acht moeten genomen worden door de werkgever en de leden van de hiërarchische lijn bij het onthaal van beginnende medewerkers. Artikel 1. Artikel 13, tweede lid, van het Koninklijk Besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de medewerkers bij de uitvoering van hun werk, wordt in het Koninklijk Besluit van 25 april 2007 aangevuld als volgt : «8 het onthaal van elke beginnende werknemer organiseren en een ervaren werknemer aanduiden die ermee belast is deze te begeleiden. Het door de werkgever aangeduid lid van de hiërarchische lijn, belast met het verzekeren van het onthaal, tekent onder zijn naam een document waaruit blijkt dat in het kader van zijn taken bedoeld onder 6 en 7 de nodige inlichtingen en instructies werden verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk.» Mentoring houdt dus in dat een nieuwkomer begeleid wordt door een ervaren collega binnen de dienst en de organisatie. De begeleiding is laagdrempelig en informeel. De mentor werkt bij voorkeur op hetzelfde niveau als de nieuwkomer. Verder in de tekst wordt de term de leidinggevende gebruikt in plaats van de term het lid van de hiërarchische lijn. b. Wat is de bedoeling van mentoring? Het is de bedoeling dat de nieuwkomer een goede en snelle start krijgt. De mentor geeft informatie en adviezen over de dienst en de organisatie, zodat de nieuwkomer snel de nieuwe werkomgeving en de nieuwe collega s leert kennen, alsook de procedures en gebruiken aanleert. Dankzij de begeleiding en ondersteuning door de mentor zal de nieuwkomer zijn/haar werk met meer vertrouwen kunnen uitvoeren, wat de samenwerking met collega s en de inburgering in de groep zal bevorderen. Pagina 2 van 11
c. Wat zijn onze verwachtingen van de mentor? Elke nieuwe medewerker krijgt door de leidinggevende een mentor toegewezen en eventueel een opleider. Iedereen kan de rol van mentor opnemen op vraag van de leidinggevende. Van de mentor wordt verwacht dat hij/zij aan de hand van de checklist informatie overbrengt over de organisatie, de werking en de procedures, terwijl de opleider de nieuwkomer in zijn nieuwe taak opleidt. Afhankelijk van de dienst kan de rol mentor en opleider ook door één en dezelfde persoon worden opgenomen. In eerste instantie rekenen wij op de bereidheid van de mentor om zijn/haar kennis en ervaring met een positieve ingesteldheid te delen met de nieuwkomer en hiervoor de nodige tijd uit te trekken. De leidinggevende blijft zijn verantwoordelijkheid uitoefenen als leidinggevende. Het blijft dus de taak van de leidinggevende om de nieuwkomer taken toe te wijzen, bij te sturen en te beoordelen. De leidinggevende kan eventueel ook in samenspraak met de mentor bepaalde punten van de checklist voor zijn rekening nemen. d. Welke hulpmiddelen stelt de KHLim ter beschikking? De bijgevoegde checklist is je belangrijkste hulpmiddel. Het dient als leidraad. Daarnaast krijgt de nieuwe medewerkers zelf een onthaalbrochure van de personeelsdienst. Ook biedt het intranet heel wat informatie die de nieuwe medewerker steeds kan raadplegen. In het begin van het academiejaar organiseert de personeelsdienst een infosessie voor de nieuwe medewerkers. Ondervind je problemen met het mentoring of heb je zelf ideeën om het mentoring te verbeteren, geef ze dan door aan je leidinggevende. Ons onthaalbeleid wordt regelmatig bijgestuurd en daarbij zijn jouw voorstellen en opmerkingen onontbeerlijk. Tot slot wensen wij onze waardering uit te drukken dat jij de rol van mentor wilt opnemen. Wij hopen dat de geïnvesteerde tijd en energie jou een nieuwe waardevolle collega zal opleveren en de basis zal leggen voor een duurzame samenwerking. Pagina 3 van 11
2. Gebruik van de checklist Voor elke nieuwe medewerker wordt een nieuwe checklist gebruikt. De checklist omvat een reeks punten die voor elke nieuwkomer gemeenschappelijk zijn. Naast de algemene punten zijn er ook punten die enkel van toepassing zijn op één of meerdere van de volgende personeelscategorieën a. Administratief personeel b. Leidinggevend personeel c. Personeel van het onderhoud/de keuken Het toevoegen van specifieke departementale info of info specifiek gericht naar een dienst is mogelijk. Elk punt dat is afgewerkt, wordt ook afgevinkt door jou als mentor. Na het afwerken van de checklist (einde tweede werkmaand) leg je als mentor de ingevulde checklist zo vlug mogelijk voor aan de leidinggevende. De leidinggevende bespreekt met de nieuwe medewerker de onthaalperiode, vergewist zich ervan dat voldoende informatie is bezorgd aan de nieuwe medewerker, ondertekent de checklist en bezorgt ze aan de interne preventieadviseur uiterlijk binnen de drie maanden na indiensttreding van de nieuwe medewerker. Pagina 4 van 11
3. De voorbereiding van het onthaal Naam nieuwe medewerker: Datum in dienst: Naam leidinggevende: Naam opleider aangewezen door leidinggevende: Naam mentor aangewezen door leidinggevende: Wat moet er gebeuren vóór de nieuwe medewerker start? Nakijken met de leidinggevende om (indien noodzakelijk) praktische regelingen te treffen inzake: - voorzien van bureau, stoel, kast, bureaumateriaal, telefoon, en de nieuwe medewerker laten toevoegen aan de telefoonlijst. (dienst logistiek) - voorzien van PC, mailadres, personeelskaart, (dienst ICT) - voorzien van de nodige sleutels. (dienst logistiek) - voorzien van persoonlijke beschermingsmiddelen: enkel voor personeel onderhoud / keuken. (dienst logistiek) - voorzien van sticker parking Diepenbeek. (personeelsdienst) Afspreken met de leidinggevende over het verloop van de eerste werkdag Op welk tijdstip wordt de mentor verwacht om het onthaalprogramma over te nemen: Zijn er punten van de checklist onthaal die de leidinggevende wil overnemen? De collega s verwittigen over de komst van de nieuwe medewerker. Pagina 5 van 11
4. De eerste werkdag Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor op de eerste werkdag: Algemeen voor elke nieuwe medewerker Kennismakingsgesprek tussen mentor en nieuwkomer Uitleg over de rol van de mentor en het onderscheid met leidinggevende en opleider Bereikbaarheid van de mentor Voorstelling aan de collega s Rondleiding met voorstelling aan de voornaamste diensten waarmee de nieuwkomer zal samenwerken en aanwijzen van de faciliteiten (sanitair, eetplaats, vergaderzalen, nooduitgangen, brandblussers, EHBO, ) Bezoek aan de mediatheek en kennismaking met het personeel Informatie over de mogelijkheden i.v.m. het nemen van maaltijden en warme/koude dranken (waar/gewoonten binnen de dienst, ) Informatie over de parking en fietsstalling, openbaar vervoer, Doorverwijzen bij wie de nieuwkomer terecht kan voor taakinformatie (opleider, leidinggevende, administratie van de dienst, ) Doorgeven belangrijkste telefoonnummers en bereikbaarheid van de dienst Informatie over werktijden en uurrooster Belangrijke basisattitudes meegeven: respect, integriteit, betrokkenheid, samenwerking, veilig werken, Specifiek voor het personeel onderhoud/keuken Informatie over de dagindeling Uitleg bij arbeidskledij (bij wie te verkrijgen, hoeveel stuks, gebruik, herstelling, onderhoud). Pagina 6 van 11
5. De eerste werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor in de eerste werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker Uitleg bij de communicatiekanalen binnen het bestuur (hiërarchische weg, omzendbrieven, mail, intranet, telefoon, ) Uitleg bij gebruiken binnen de dienst (sleutels en sluiting van de bureaus/ het gebouw, afspraken onder de collega s, postverdeling binnen de dienst, vakantieaanvragen, ) Vergaderstructuur (wanneer en waar teamvergaderingen, agenda en inhoud van de teamvergadering) in het algemeen advies en tips geven aan de nieuwkomer en zijn/haar vragen beantwoorden Uitleg bij taakverdeling onder de collega s Introductie en instructie van de informatiebronnen door het mediatheekpersoneel (na afspraak) Kopiëren : plaatsen, code en gebruik van de kopiemachine Computergebruik : inloggen, bestandsstructuur, mailgebruik, capaciteit van de mailbox, intranet, internet,.) Brandveiligheid (vuurvergunningen, chemische agentia, ), brandevacuatie (evacuatieweg, sluiten ramen en deuren, ) en jaarlijkse brandoefening (meer informatie bij preventieadviseur). Specifiek voor administratief personeel en leidinggevend personeel Post: wijze van postverdeling op de dienst, wijze van verzenden (prior/non-prior), en deadline van postverzending Correspondentie : ondertekening van brieven (door wie) en huisstijl Pagina 7 van 11
6. De tweede werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor in de tweede werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker De vragen van de nieuwe medewerker overlopen en bespreken Overlopen of er zaken over het hoofd gezien werden in de eerste week Wie is wie binnen de instelling/het bestuur? (vooral in functie van de job): overlopen organigram Meldpunt pesten, geweld, ongewenst sexueel gedrag Uitleg over de rol van vertrouwenspersonen en interne preventieadviseur. Aangifte incidenten: bijna-ongevallen, schadegevallen en EHBO-/arbeidsongevallen, gebruik van registratieformulier, (meer informatie bij preventieadviseur). Nut van labreglementen uitleggen, het toepassen van de instructies benadrukken, code van goede labpraktijken toelichten. Specifieke departementale info / Specifieke info dienst Bijzondere informatie per departement of per dienst welke belangrijk is om mee te delen aan de nieuwe medewerker. Studiegids (ECTS-fiches, ) Cursusdienst Brandhok, stock, veiligheidskast Ingeven punten in ibamaflex Intranet (emailadressen personeel en studenten, raadplegen documenten, ) Bestellingen (boeken, labomateriaal, bestelformulieren, ) Toledo Afvalbeleid van de labo s (WGK-codes, afvaltonnen, ) Restaurant (gebruik personeelskaart, openingsuren, ) Openingsuren gebouw Pagina 8 van 11
7. De derde werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor in de derde werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker De vragen van de nieuwe medewerker overlopen en bespreken Bestelprocedures: hoe benodigdheden aanvragen, veiligheidseisen bij bestelbon, indienststelling nieuwe goederen, Procedure ziekte: wie en wanneer verwittigen Procedure vakantieregeling: bij wie en hoe aanvragen Specifieke departementale info / Specifieke info dienst Bijzondere informatie per departement of per dienst welke belangrijk is om mee te delen aan de nieuwe medewerker. Pagina 9 van 11
8. De vierde werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor in de vierde werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker Bespreking houden van de afgelopen periode: vragen en indrukken overlopen en bespreken Procedures bij technische problemen: Wie en hoe verwittigen? Uitleg bij functiegesprek, functioneringsgesprek, evaluatiegesprek en het evaluatierapport. (meer informatie bij leidinggevende) Overlopen of er zaken van de checklist over het hoofd werden gezien Specifieke departementale info / Specifieke info dienst Bijzondere informatie per departement of per dienst welke belangrijk is om mee te delen aan de nieuwe medewerker. Pagina 10 van 11
9. Einde tweede werkmaand Welke informatie krijgt de nieuwe medewerker van de mentor in de tweede werkmaand: Algemeen voor elke nieuwe medewerker Een moment vrijmaken om de bijkomende vragen en indrukken van de nieuwe medewerker te overlopen en te bespreken Overlopen of er zaken van de checklist over het hoofd werden gezien Evaluatie van het mentoring. Mentor en nieuwkomer wisselen hun bevindingen van de afgelopen periode uit. De mentor krijgt feedback van de nieuwkomer. 10. Na tweede werkmaand Checklist voorleggen aan de leidinggevende Hierbij verklaar ik, (leidinggevende) dat.. (nieuwe medewerker) a. de nodige inlichtingen werden verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk b. de inlichtingen goed begrijpt en in de praktijk brengt. Datum en handtekening leidinggevende.. Uiterlijk binnen de drie maanden na indiensttreding van de nieuwe medewerker bezorgt de leidinggevende de volledige en door hem/haar ondertekende checklist aan de interne preventieadviseur. Pagina 11 van 11